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• Luilly Peña Putpaña

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Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación

Administración de Empresas

“FUNCIONES ADMINISTRATIVAS” Tema que presenta el estudiante:

LUILLY PEÑA PUTPAÑA Para el formador:

Lic. Adm. JAVIER NICOLÁS ESPINOZA YBARRA Unidad Didáctica: TÓPICOS AVANZADOS EN ADMINISTRACIÓN Ciclo y Turno:

VI – Noche Aula:

C – 305 TARAPOTO – PERÚ 2015

DEDICATORIA

A

mis

padres

y

hermanas, a quienes le debo toda mi vida, a ustedes quienes formarme

profesores han

sabido

con

buenos

sentimientos, conocimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante buscando

siempre

mejor camino.

el

AGRADECIMIENTO

Quiero

manifestar

mi

agradecimiento

a

mis

amigos, maestros y en especial a mis padres que siempre estuvieron pendientes de que realizara muy bien este trabajo, por el apoyo incondicional, y por todas las palabras de aliento. Sobre todo a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud, fortaleza y valor para lograr mis objetivos, además su infinita bondad y amor. ¡GRACIAS!

I.

FUNCIONES

EMPRESARIALES

PARA

UNA

EMPRESA

COMERCIAL

DESCRIPCIÓN FUNCIÓN DE DIRECCIÓN Gobernar la empresa, tanto para elegir objetivos y políticas, como para tomar medidas operativas para su funcionamiento. Los componentes básicos de esta función son el de información y el de decisión, es decir, ha de estar informada acerca de su propia empresa y de las de su entorno. Además, deberá emprender acciones asumiendo la responsabilidad que esto conlleva. FUNCIÓN DE JURIDICO Vigilar la correcta aplicación de las políticas y lineamientos que regulan y norman las actividades inherentes a la evaluación y suscripción

de

contratos

y

convenios.

Unificar,

definir

y

sistematizar los criterios de interpretación y de aplicación de las leyes, reglamentos, decretos y otras disposiciones jurídicas que normen el funcionamiento del Instituto. Realizar las demás funciones que el Director General le encomiende, verificando la correcta aplicación de la normatividad, políticas y lineamientos que regulen sus actividades institucionales. FUNCIÓN DE SUBDIRECCIÓN

El Subdirector toma las decisiones de las políticas junto con el Director y Jurídico, lo aconseja y le da su opinión también. La persona en este puesto tiene la responsabilidad de asumir la presidencia si algo le ocurre al presidente de la compañía. FUNCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Supervisar y controlar la actualización del manual, descripciones, perfiles de cargo y expedientes de personal con la finalidad de cumplir con las normas. Planificar y supervisar el adiestramiento del personal bajo su supervisión, ejecutando el plan anual de detección de necesidades de formación, con el fin de mantener al personal con los niveles de competencias requeridos por la organización para asegurar la planificación, ejecución, control y mejora de los procesos. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo. FUNCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Planear y programar la reparación oportuna de los bienes muebles, propiedad de la empresa, así como dar servicio a las instalaciones del centro, y demás necesidades en cuanto a mantenimiento distribución del producto y de los bienes del inmueble. Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente el producto y los bienes. Proporcionar al personal, los materiales y útiles de trabajo que requiera para el buen desempeño de sus actividades. FUNCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Difundir la normatividad de carácter administrativo y financiero entre el personal del departamento, así como supervisar su cumplimiento. Programar, gestionar y ejercer el presupuesto asignado y captado, con estricto apego a la normatividad establecida en la materia. Aplicar controle internos auxiliares para el registro del presupuesto asignado y de los ingresos que por diversos conceptos se generen en la empresa. Elaborar y consolidar los estados financieros y presupuestales respectivos, conforme a las normas y procedimiento de Recursos Financieros.

FUNCIÓN DE APOYO LOGÍSTICO Facilitar

eficaz

y

eficientemente

la

oportuna

atención

de

audiencias solicitadas al director general de la empresa. La programación de citas, se realizará diariamente de conformidad con las fechas y horarios disponibles que le indique el Director general a su Departamento de Apoyo Logístico. En los casos de que sean personas externas a la institución, las que requieran cita para audiencia con el Director General, el Departamento de Apoyo Logístico deberá solicitarles sus datos de identificación, asunto y número telefónico para que sean fácilmente localizables para informarles oportunamente de la hora y día la cita.

FUNCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Apoyar a Recursos Materiales en la detección, planeación y atención de los servicios de apoyo que requieran las áreas de la empresa para su mejor desempeño. Supervisar que los bienes y servicios, se entreguen o se presten en el tiempo y lugar convenido, así como con la calidad requerida. Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente la distribución de los insumos, materias primas, etc. FUNCIÓN DE ADQUISICIÓN Adquirir los bienes, servicios e insumos o materiales necesarios para garantizar la operación de la empresa bajo los criterios de economía, transparencia, efectividad y eficacia. Realizar las negociaciones necesarias para adquirir los bienes, equipo en general

e

insumos

necesarios

conforme

a

las

políticas

establecidas. Proporcionar de forma oportuna los materiales necesarios que permitan la adecuada operación y funcionamiento del área. Coordinar de forma general las actividades logísticas con el Almacén principalmente, además de todas las demás áreas de la empresa.

FUNCIÓN DE DISTRIBUCIÓN Planear, organizar, controlar y programar las rutas de distribución del producto para su venta. Controlar e informar a Servicios Generales los servicios de transporte a fin de efectuar las entregas así como los gastos de operación relacionados con la distribución del producto. Supervisar y evaluar las actividades del personal asignado al Departamento. Coordinar el registro, entrega y recepción con Almacén. Proporcionar a Recursos Materiales la información y en su caso, la documentación relacionada con los prestadores

de

servicios

potenciales,

del

ámbito

de

su

competencia, a efecto de integrar y actualizar el catálogo de proveedores, clientes y Prestadores de otros servicios. FUNCIÓN DE ALMACÉN Coordinar de

forma

general

las actividades

logísticas con

Adquisiciones. Supervisar el correcto registro de máximos y mínimos del Almacén. Garantizar el abastecimiento de insumos y que se cumpla el equilibrio de compras contra existencias. Supervisar y controlar el abastecimiento de insumos en los contenedores de vino. Convocar y supervisar al personal en la toma de inventarios físicos. Consolidar el inventario físico y emitir los reportes correspondientes. Supervisar el proceso de selección de frutas en combinación con el área de producción para elaborar el vino y el posterior envío al área de envase y etiquetado atendiendo a atributos y defectos, considerando criterios de inocuidad en el manejo estricto del vino y sanitización de equipos y criterios de seguridad laboral y de ambiente. FUNCIÓN DE EMPAQUE Y EMBALAJE Gestionar y/o supervisar las actividades de ingreso, selección, embalado y despacho del vino conforme orden de trabajo, atendiendo la inocuidad de productos y la sanitización y operatividad de equipos y maquinarias, preservando la seguridad de personas y ambiente. Gestionar el embalado y despacho del vino considerando el destino de conservación y comercialización,

controlando el acondicionamiento, la forma de estibado, la ubicación

y

disposición

de

los

envases,

y

observando

la

preservación de la seguridad laboral. FUNCIÓN DE VENTAS Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del área, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. Establecer metas y objetivos así como el precio del producto para su ingreso al mercado. Delimitar el territorio de ventas según las metas establecidas. Realizar publicidad y promoción de ventas. Llevar un adecuado control y análisis de las ventas. El área de ventas debe mantener una relación directa con el almacén a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.

Generar

recursos

pues

es fundamental

para

la

viabilidad de la empresa. Ser la Imagen Pública de la empresa. Servir como el punto de exposición de la firma ante los clientes potenciales y el público en general. Los miembros de la fuerza de ventas son los representantes de la compañía.

ESTRUCTURA ORGANICA 1. Jefe de ventas

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia comercial y Marketing para el área de ventas nacionales, internacionales e institucionales, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia. Funciones Esenciales  Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa  Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional  Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al mismo  Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes 2. Jefe de logística Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma. Funciones Esenciales  Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación de pedidos y transporte de los mismos).  Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.  Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.  Optimizar procesos de trabajo.  Gestionar y supervisar al personal a su cargo. 3. Auxiliar de operaciones logísticas Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepción, almacenamiento, consolidación y despachos. Funciones Esenciales

 Controlar

el

cumplimiento

de

los

procedimientos

operativos en las actividades de la bodega.  Reportar al Jefe de Logística los indicadores de gestión de la bodega y posibles mejoras en los procesos.  Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.  Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en función de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.  Gestionar la relación con los proveedores y clientes.  Obtener retroalimentación del personal para obtener mejoras en los procesos. Empresa 4. Vendedor Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales. Funciones Esenciales  Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y número de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los clientes.  Asesorar a los clientes en la venta.  Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.  Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y rotación de productos).  Responder por el desarrollo de la zona asignada. 5. Auxiliar logístico Comprender todos los procesos de depósito, almacenamiento y distribución de materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos de venta. Funciones Esenciales  Coordinar, ejecutar

y

controlar

adquisiciones y contrataciones.  Organizar y controlar todas concernientes a los pedidos.  Mantener actualizado el Archivo

los las y

procesos

de

actividades Registro

de

Proveedores en el Banco de Datos.  Firmar las Órdenes de Compra y Prestaciones de Servicios.  Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades.

 Mantener informado al personal de su área sobre las disposiciones y actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos y metas por alcanzar.  Brindar apoyo en Bodega y asegurar así la disponibilidad de productos y mercaderías que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una entrega oportuna al cliente.  Diseñar las rutas de acuerdo a las entregas a realizar.  Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en función de las responsabilidades asignadas.  Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estén a su cargo. 6. Operario de logística Planificar, implementar y controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución. Funciones Esenciales  Almacenar y mover las mercancías.  Distribuir los productos en cada terminal.  Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de     

las operaciones. Procesar los pedidos. Manejar los materiales. Revisión de mercadería. Ordenar y mantener en buen estado la bodega. Decidir que sistemas y formas de protección va a utilizar

para los productos.  Decidir medios de transporte a utilizar y elaboración de los planes de ruta.  Se encarga del control de lotes o números de serie. 7. Ayudante de ventas Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz y eficiente. Funciones Esenciales  Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la empresa  Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales

 Elaboración de estadísticas e informes de ventas  Canalizar las necesidades del cliente  Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago, validez de la oferta etc.)  Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes  Asegurar la entrega del producto

8. Auxiliar de data maestra Crear efectivamente una vista contextual de datos completos, en entornos de datos distribuidos de medianos a grandes, conformado

por

proporcionando

integración

un

nivel

de

de

datos

acceso

del

simplificado

cliente a

las

aplicaciones corporativas. Funciones Esenciales  Crear, modificar y validar el registro de proveedores de materiales y servicios.  Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de acuerdo a la optimización de la creación de los mismos.  Verificar y controlar la creación de los servicios y materiales con las áreas involucradas.  Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros

según

requerimientos

de

las

áreas

Comerciales y Logísticas.  Administrar y activar el plan publi-promocional en las herramientas actuales.  Registrar condiciones de compra y venta en el sistema.  Alineación de datos según indicación del Supervisor de Data Maestra.  Monitorear y controlar inconsistencias en las categorías de su responsabilidad 9. Auxiliar de cartera Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera dentro de la empresa. Funciones Esenciales

 Elaborar diariamente la conciliación bancaria para detectar estado de consignaciones efectuadas por clientes  Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes  Cumplir con las políticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes al recaudo de cartera  Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión

Integral,

para

detectar

las

deficiencias

e

implantación de las acciones correctivas y preventivas necesarias.  Consultar con

los

clientes

sobre

dudas

en

las

consignaciones 10.

Desarrollador comercial

Cumplir

con

brindar

una

excelente

atención,

un

claro

entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente a propiciar en ellos un alto nivel de satisfacción que asegure la recompra y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como representante de la Empresa. Funciones Esenciales  Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean encomendados  Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa, mostrando permanente buena disposición hacia

la

labor

y

hacia

los

conductos

regulares

establecidos.  Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias.  Realizar presentaciones,

ofertas,

tratamiento

de

objeciones, y cierre de la venta.

II.

FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA DE SERVICIO

DESCRIPCIÓN La delegación de funciones en una empresa de servicios se ha hecho en base a sus conocimientos, experiencias y aptitudes; por lo que los empleados tienen un perfecto conocimiento de sus actividades y obligaciones. Además de que la empresa les brinda la oportunidad de superarse y escalar puestos de trabajo a través de capacitaciones constantes y la integración en mecanismo como el circulo de calidad que les da la oportunidad de promover y comunicar sus ideas e integrarse de mejor manera o sus responsabilidades. El ausentismo se pretende disminuir a través de la total integración de los empleados a la esencia y actividades de la empresa; a manera de la realización de diferentes actividades sociales, que además sirven como medios de motivación.

ESTRUCTURA ORGANICA 1. DIRECTORIO Es el órgano colegiado elegido por la junta general. Los directores responden, ilimitada y solidariamente, ante la sociedad, los accionistas y los terceros por los daños y perjuicios que causen por los acuerdos o actos contrarios a la ley, al estatuto o por los realizados con dolo, abuso de facultades o negligencia grave. Es responsabilidad del directorio el cumplimiento de los acuerdos de la junta general, salvo que esta disponga algo distinto para determinados casos particulares. Los directores son asimismo solidariamente responsables con los directores que los hayan precedido por las irregularidades que estos hubieran cometido si, conociéndolas, no las denunciaren por escrito a la junta general. El cargo de director, sea titular, suplente o alterno, es personal, salvo que el estatuto autorice la representación. El cargo de director es retribuido. Si el estatuto no prevé el monto de la retribución, corresponde determinarlo a la junta obligatoria anual. 2. GERENCIA GENERAL El gerente responde ante la sociedad, los accionistas y terceros, por los daños y perjuicios que ocasione por el

incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia grave. El gerente es particularmente responsable por: 1. La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la sociedad y los demás libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante; 2. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno diseñada para proveer una seguridad razonable de que los activos de la sociedad estén protegidos contra uso no autorizado y que todas las operaciones son efectuadas de acuerdo con autorizaciones establecidas y son registradas apropiadamente; 3. La veracidad de las informaciones que proporcione al directorio y la junta general; 4. El ocultamiento de las irregularidades que observe en las actividades de la sociedad; 5. La conservación de los fondos sociales a nombre de la sociedad; 6. El empleo de los recursos sociales en negocios distintos del objeto de la sociedad; 7. La veracidad de las constancias y certificaciones que expida respecto del contenido de los libros y registros de la sociedad. 3. GERENCIA CONTRALORIA La Gerencia de Contraloría es la encargada de vigilar los estados financieros de la empresa a través de auditorías. Se encarga de establecer, vigilar y reportar el cumplimiento y la eficiencia de los sistemas de control interno. 4. GERENCIA DE LOGISTICA Y INVERSIONES Se encarga del movimiento, almacenamiento y manejo de los materiales, de acuerdo a un proceso de información – decisión – acción, esta debe responder de forma objetiva y cuantitativa a cuánto dinero se requiere para los materiales y necesidades del hotel. 5. GERENCIA DE VENTAS Y MARKETING Se encarga de crear un plan de expansión de la fuerza de ventas se busca incrementar la presencia de la empresa a

nivel nacional, obtener un margen de utilidades mucho más amplio y solidificar la empresa como de carácter nacional. Y de todo el material promocional gráfico.

III.

FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA DE PRODUCCIÓN

DESCRIPCIÓN Los empleados son seleccionados según su experiencia, aptitudes y conocimientos, dándoles la oportunidad de escalar puestos y mejorar su estatus de empleado, además de incentivarlos a la correcta realización de sus actividades mediante capacitaciones, eventos sociales, bonificaciones entre otros, con lo cual se pretende también disminuir el ausentismo. Los empleados tienen un buen conocimiento de sus funciones y una constante participación, en los actos de la empresa, mediante su integración, en los “círculos de calidad” en los cuales son involucrados con la calidad y correcto desempeño de su trabajo.

ESTRUCTURA ORGANICA a. Departamento Administrativo. Director general Es el responsable de administrar y dirigir en su totalidad a la empresa, asi como de tomar las decisiones estratégicas relacionadas con el crecimiento de la misma. Gerente general Es el responsable ante el director general de coordinar y controlar todas las actividades administrativas de la empresa mediante la planeación, dirección, organización y control. Director de Compras y Ventas Es el responsable de tener en existencia la materia prima necesaria para realizar el proceso de producción, así como de atender los pedidos de los clientes y realizar el envió de la documentación correspondiente a los agentes aduanales de los clientes. Contador Es el encargado de dirigir y realizar todas las actividades contables

de

la

empresa

que

incluyen

la

preparación,

actualización e interpretación de los documentos contables y estados financieros, así como otros deberes relacionados con el área de contabilidad. Secretaria

Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a los ejecutivos en sus la bores administrativas, así como de realizar el pago en efectivo a proveedores y empleados. b. Departamento de Producción. Director de Producción Es el encargado de coordinar la producción y la programación del trabajo en el área de producción para surtir los pedidos, así como el traslado del producto de la empresa a los clientes que incluye la contratación y monitoreo de los tráileres. Supervisor de Producción Es el encargado de supervisar la calidad del producto que los proveedores entregan en la empresa, así como de verificar el embarque y entarimado de las cajas para su envió. Asistente de Producción Es el encargado de auxiliar al director

y supervisor de

producción, supervisando la calidad del producto que los proveedores entregan, así como la calidad del producto que se envía a los clientes. Jefe de Personal Es el encargado de supervisar y asignar tareas a los trabajadores del área de producción relacionada con la limpieza y empaque del producto. Jefe de Grupo Es el encargado de auxiliar al jefe de personal de producción a coordinar a un grupo de los trabajadores dedicados a la limpieza y empaque del producto, así como de supervisar su trabajo. Operador de Maquina Es el encargado de la operación y limpieza de las maquinas que se emplean en la producción de los productos. Empleado de Producción Es el encargado de la limpieza, selección y empaque de los productos.

c. Departamento de Vigilancia. Portero Es el encargado de controlar la entrada y salida de las personas y tráileres de la empresa.