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• LUZ ANGELA CASTILLO ESPITIA

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Informe Final

Heidy Escobar Peña ID 603954 Luz Angela Castillo ID 595632 Yeferson Carvajal ID 601991 Monica Arias ID 507784

Corporación Universitaria Minuto de Dios Facultad. Ciencias Empresariales Contaduría Publica Auditoria Bogotá D.C. 2019

INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA

1 1.1

INFORMACIÓN GENERAL Información general del sujeto auditado

Nombre o razón Social: El Caldero S.A.

Dirección y Ubicación de la entidad auditada: Carrera 57 # 126-38 Barrio La Esmeralda, Bogotá D.C

Número de Identificación Tributaria: 800.156.876-9

Email notificacion judicial: [email protected] Objeto Social: Fabricación y distribución de productos lácteos, helados y materias primas para helados. Tipo de Entidad Auditada: Industrial y Comercial

Dirección de correspondencia del Representante Legal de la Entidad Auditada: Carrera 57 # 126-38 Barrio La Esmeralda

Representante Legal: Erik Rodríguez

Identificación Representante Legal: 1.033.656.689 de Bogotá

1.2

Información de la auditoría y del equipo auditor

Fecha de la 20 de julio de 2016

auditoría:

Lugar de la auditoría: Barrio la Esmeralda, Bogotá D.C. Duración 3 meses

de

la

auditoría:

Ordenador de la auditoría: Luisa Milena Martinez AUDITORES CY SAS CONTADORES PÚBLICOS Cargo: Gerente General Identificación: 1.033.705.987 Líder de la Yeferson Carvajal Rios

Auditoría:

Identificación: 1.023.892.849 Profesión: Contador Público Cargo: Auditor Senior

Equipo Auditoría: Nombre completo: Luz Angela Castillo Identificación: 1.013.633.285

Profesión: Contador Público Cargo: Auditor Junior Nombre completo: Mónica Andrea Arias Identificación:1.033.707.094 Profesión: Contador público Cargo: Auditor Junior Nombre completo: Heidy Escobar Peña Identificación: 1.028.967.009 Profesión: Contador Público Cargo: Auditor Junior

1.3

Objeto de la Auditoría

Evaluar el sistema y manejo de los procedimientos correspondientes al área de tesorería, específicamente sobre el componente de efectivos y equivalentes y sobre ello la afectación que se presenta en el manejo y su presunción sobre los estados financieros generales para la empresa, tomando criterios de confiabilidad de la información que se presenta y la cual se ejecuta para la toma de decisiones, considerando la eficiencia y la eficacia de los procesos y procedimientos con base a la erradicación de riesgos en el manejo de á-rea contable y financiera. Objetivos generales

● Uno de los objetivos más importantes de la auditoría es la verificación de la veracidad de la información suministrada, el cumplimiento de cada uno de los procesos de acuerdo con la normatividad vigente, y la organización de la compañía auditada. ● Evaluar áreas con falencias: Planeación estratégica, Tesorería y Talento humano ● Identificar si se está garantizando cumplimiento de la normatividad legal y asimismo en los diferentes procesos que abarcan un estándar de calidad. ● Planeación y ejecución de la auditoría para la entrega de resultados seguros. ● Efectuar sugerencias que permitan un mejor alcance de objetivos y cumplimiento en procesos.

2

ANTECEDENTES

La auditoría generada para la Empresa el Caldero S.A., en el área de Tesorería será ligada totalmente al área financiera y comprenderá el periodo vigente del año 2016, nuestro foco será el manejo de los recursos y la implementación del manejo financiero, regido bajo normas de control interno para el componente de efectivos y equivalentes. La auditoría es solicitada por parte de la junta directiva, con el fin de evaluar los procesos, permitiendo identificar algún tipo de falencias con el fin de que la empresa pueda tomar mejores decisiones para el mejoramiento administrativo financieros y estratégicos, como primera instancia se tendrá en cuenta la evaluación a los estados financieros, seguido de ello se realizará un estudio preliminar en el cual se identifiquen algunas irregularidades en el manejo administrativo financiero y

estratégico, el cual nos permitirá analizar la fiabilidad en la presentación de información en los estados financieros ceñidos en la normatividad legal y vigente. Con base en este preliminar determinaremos el plan de trabajo y el tiempo en el cual se desarrollará, para lograr una auditoría que conlleve a un dictamen profesional donde dejaremos en claro los tipos de riesgos en los que podrían estar incurriendo. La compañía de helados El Caldero S.A. ha iniciado labores durante el cuarto trimestre del año 2016; su objeto social es la fabricación y distribución de productos lácteos, helados y materias primas para helados. En diciembre de 2016, la Junta Directiva, para evaluar su gestión administrativa, legal y financiera, ha contratado nuestros servicios como auditores para realizar un análisis objetivo sobre el adecuado cumplimiento de sus procesos y de las leyes, sobre la razonabilidad de las cifras de sus estados financieros y sobre los principales riesgos no cubiertos. Producto del estudio preliminar del cliente, se han observado las siguientes situaciones: No existen procedimientos claros ni escritos sobre los controles que deben llevarse para el ciclo de tesorería, la custodia física de valores en caja se realiza por fuera de la caja fuerte de la compañía, los análisis de las conciliaciones bancarias arrojan partidas conciliatorias con antigüedad superior a 3 meses por consignaciones de clientes no identificadas. La persona encargada de los registros contables es un ingeniero industrial, jefe del Departamento de Control de Calidad, con mucha experiencia en el campo contable. El Gerente de la compañía, está encargado de las labores de tesorería y de la coordinación de la fuerza de ventas. El jefe de la bodega realiza las labores de facturación, despachos y cobranza. Al preguntar por el organigrama de la compañía, se nos indicó que este no se encuentra elaborado. Los libros oficiales de actas de Junta Directiva no han sido registrados en la Cámara de Comercio; sin embargo, estos se encuentran al día con la elaboración de la última acta correspondiente a la reunión de noviembre de 2016. Los estados financieros, Balance y Estado de Resultados fueron emitidos el 30 de noviembre de 2016. No existe código de buen gobierno corporativo. Después de consolidar la información preliminar de la COMPAÑÍA DE HELADOS EL CALDERO S.A., en donde los primeros hallazgos realizados por el grupo auditor son: La planeación de la compañía, estrategias de recursos humanos y en los manejos de las herramientas contables al igual que su entrega de información financiera.

En el consenso de la relación del ente económico con la normatividad vigente se estructura en el cumplimiento de la ley 1314 de 2009 en la implementación de las normas internacionales tratándose de ser una empresa perteneciente al grupo de las PYMES y su cumplimiento a cabalidad para el año 2015, en conocimiento de las partes de la auditoría en manejo de su información financiera y contable que se presenta en actas y libros generales sin consecución y registro en cámara de comercio de Bogotá, se evidencia falta de estructuración de cargos y manuales de procedimientos adicional de la evaluación de cargos, funciones y personal adecuado para el correcto manejo de funciones internas. Se considerará nombrar focos de riesgos inminentes en el área de facturación manejo de ventas, inventarios y en si el área de tesorería que el cual presenta falencias importantes en las observaciones iniciales y trabajo posterior. Se considera que la auditoría general se centrará en el adecuado manejo de áreas intercaladas en común, fundamentada en soportes documentales, manejo de la información, gestión y calidad, controles y validación de los mismos y la normatividad vigente dando así su cumplimiento dentro de la implementación ya ejecutada y los hallazgos posteriores adicional de la confidencialidad y valores éticos que brinda el equipo auditor.

2.1

Marco Legal

Normativos: NIIF para PYMES, código sustantivo de trabajo, manual de tesorería superintendencia de sociedades versión 003 agosto de 2016, manual de políticas contables, procedimientos y funciones versión 002 diciembre de 2015, resolución 357 de 2008, de la contaduría general de la nación, que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la citada entidad

2.2

Generalidades de la Entidad Auditada

La COMPAÑÍA DE HELADOS EL CALDERO S.A., en donde los primeros hallazgos de un estudio preliminar realizados por el grupo auditor como en la

planeación de la compañía, estrategias de recursos humanos y tesorería y en general los manejos contables. En el consenso de la relación del ente económico con la normatividad vigente se estructura en el cumplimiento de la ley 1314 de 2009 en la implementación de las normas internacionales tratándose de ser una empresa perteneciente al grupo de las PYMES y su cumplimiento a cabalidad para el año 2015, en conocimiento de las partes de la auditoría en manejo de su información financiera y contable que se presenta en actas y libros generales sin consecución y registro en cámara de comercio de Bogotá, se evidencia falta de estructuración de cargos y manuales de procedimientos adicional de la evaluación de cargos, funciones y personal adecuado para el correcto manejo de funciones internas.

3

INFORME TEMÁTICO DE LA AUDITORÍA

3.1

Módulos y estándares a inspeccionar:

COMPONENTE: EFECTIVO Y EQUIVALENTES Conforme al plan de auditoría, el equipo auditor realizó inspección de los siguientes aspectos y estándares durante la auditoría, bajo la técnica de estudio general, observación, investigación y verificación ● Manejo de las cajas menores. ● Personal al cargo del área de tesorería. ● Personal al cargo de labores de cobranza.

● ● ● ● ●

3.2

Custodia física de los valores en caja. Conciliaciones bancarias Conciliaciones de caja general y cajas menores. Control flujo en cajas menores Chequeo de soportes contables.

Aspectos verificados y hallazgos encontrados en cada uno de los módulos y estándares inspeccionados.

Componente: EFECTIVO Y EQUIVALENTES ● En el Área de tesorería la gestión carece de procedimientos adecuados para la custodia del efectivo y demás valores. ● Falta de indicadores de gestión para medir esta área. ● No se encuentra con personal capacitado para ejercer dichas labores según manual de procedimiento. ● Carece de políticas par gestión de cobranza. ● Se incumple según el conducto regular el dinero debe reposar en la caja fuerte. ● Carece de soportes en las salidas y entradas de efectivo. ● No se cuenta con los respectivos extractos bancarios ● No se evidencia control interno sobre las entradas y salidas de dinero. ● Falta de directivas internas que contengan normas y procedimientos para el manejo y control de los fondos. ● No se depositan los ingresos recaudados en forma intacta y de inmediato en bancos. ● No se cuida la separación de funciones entre el que ejerce las funciones de cobranza y prepara los depósitos al Banco de quien realiza la contabilización. ● No se practica arqueos sorpresivos de fondos para alguna persona distinta del que maneja y registra las operaciones de ingresos y egresos.

CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS Componente: EFECTIVO Y EQUIVALENTES Númer Descripción del Hallazgo o del Hallaz go

Norma Presuntamente Violada NIC 7

3.2.1.1 (N1°)

“Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su propósito Se incumple según el conducto es para cumplir los regular el dinero debe reposar compromisos de pago a corto en la caja fuerte plazo”

3.2.1.2 (N°2)

No se practica arqueos sorpresivos de fondos para alguna persona distinta del que “Presentación de un estado de maneja y registra las flujo de efectivo” operaciones de ingresos y egresos.

3.2.1.3 (N°3)

No se cuida la separación de funciones entre el que ejerce las funciones de cobranza y prepara los depósitos al Banco de quien realiza la “Flujo de efectivo por medio de contabilización. actividades de cobranzas”

3.2.1.4 (N°4)

Falta de directivas internas que contengan normas y “La empresa debe revelar los procedimientos para el manejo componentes de la partida de y control de los fondos. efectivo y sus equivalentes”

3.2.1.5 (N°5)

No se evidencia control interno sobre las entradas y salidas de “Presentación de un estado de dinero. flujo de efectivo”

3.2.1.6 (N°6)

En el Área de tesorería la gestión carece de procedimientos adecuados para la custodia del efectivo y demás valores.

Análisis equipo auditor:

“El estado de flujos debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos durante el ejercicio, clasificándolos en actividades de explotación, de inversión o financiación”

Finalizando la Auditoría, se ha realizado gestión de consolidación de información, estudio de papeles de trabajo, identificación de riesgos, y a partir de la información suministrada, hemos llegado a identificar varios factores que demuestran deficiencia en varios de los procesos vinculados al área de tesorería afectando así el manejo clave del efectivo y sus equivalentes En cada uno de los hallazgos identificados mediante la matriz, hemos catalogado los diferentes riesgos: ● Riesgo de control: debido a la falta de control en procesos vinculados al área administrativa de la empresa, hace que haya deficiencias en el desarrollo de las actividades y esto hace que no haya un proceso de calidad. ● Riesgo inherente: la empresa está expuesta al bajo rendimiento por parte de sus trabajadores, puesto que es notorio la carga de procesos y labores para un solo trabajador esto puede conllevar a un alto índice de error en los procesos.

● Riesgo de fraude: debido que los estados financieros se están presentando bajo circunstancias en donde hay falencias a nivel administrativo y organizacional, se exponen al que los manejos dados en la parte financiera sean de manera fraudulenta o el dinero sea destinado con fines ajenos a la actividad económica de la empresa puesto que carece de este control.

Mediante las diferentes técnicas de empleadas para la recolección de información fue escasa la documentación por lo cual no regimos por el método de observación y verificación por medio de listas de chequeo de este modo se deja en claro las siguientes conclusiones: No se evidenció la Entrega de informes a tiempo para realizar el debido proceso, esto permite tener deficiencia en visualizar los valores reales y datos acordes a lo que se está realizando.

Las personas al cargo del área carecen de capacitación frente a las labores que se deben desempeñar bajo su responsabilidad como lo es la custodia de valores, entre otras mencionadas de este modo no se realizan actas pertinentes a cada área, para la verificación de actividades desempeñadas

En la empresa no se tienen claros los cargos desempeñados por cada uno de sus empleados, como consecuencia de ello no se han definido los manuales de procedimientos de cada uno, el sistema de gestión no se encuentra implementado, siendo este uno de los requisitos más importantes en una empresa constituida legalmente. Se evidenció que la empresa al no tener registradas debidamente sus actas en la cámara de comercio, no hay ente que regule las decisiones que se han tomado en la empresa, así se tengan al día no son válidas legalmente, como consecuencia de esto, si hubo alguna decisión importante como lo podría ser un cambio en el valor del capital, Representantes legales los que se registraron inicialmente no cambiarán sus derechos legales sobre la empresa. conforme a la NIC 1, se está incumpliendo con uno de los principios de los estados financieros que es presentar información verificable, confiable y con razonabilidad.

4

CONCLUSIONES

La auditoría realizada en la empresa El Caldero S.A.S estructurada dentro de la normatividad vigente y documentos proporcionados reafirmó el conocimiento de los procesos aplicados en su entidad y constatar los procesos y procedimientos ejecutados a través de su historia financiera.

Sin embargo, nuestro equipo auditor ha conformado una serie de exploraciones a nivel financiero en donde definimos unas acciones de gestión en el riesgo inminente frente a su manejo de efectivos y equivalentes asociados al área de tesorería. Es preciso constatar que varias de las acciones que realiza el caldero en el flujo de sus actividades diarias son correctas, pero también muestran las causas de nuestros hallazgos riesgosos conformando así una matriz de que se consideran importantes para el manejo adecuado de esta área y que puedan causar así el éxito que en su estrategia está plasmado no se pueda cumplir al ciento por ciento.

Es importante mostrar que las actividades realizadas por los recursos que ella posee se organicen de manera adecuada no sin antes tomar en cuenta las recomendaciones estructuradas en el informe para conformar así un adecuado uso de estos en la resolución de aquellos conflictos de orden jerárquico administrativo y financiero Es de suma relevancia proponer los procesos de control interno conformados en la planeación y programas de auditoría, diseños de puestos departamentalización con la conformación así de las estrategias para mejorar la calidad del manejo interno de áreas como la de tesorería.

Como actividades de estructuración es de suma necesidad obtener valores de cumplimiento ceñidos de indicadores que confirmen la gestión y las actividades se estén realizando a cabalidad, en donde los actores serán el personal que se concentrada en elevar sus resultados como parte primordial de la Compañía. En conclusión, el Caldero puede proporcionar a sus actividades continuas esta recomendación que fueron diseñadas dentro de los hallazgos de nuestro equipo auditor para el mejor manejo interno de cada proceso enfocándonos en la tesorería y efectivos y equivalentes b asándose en la conformación de la información proporcionada y en cumplimiento de la normatividad vigente.

5. RECOMENDACIONES ● ● ● ● ● ●

Crear políticas contables para la compañía. Elaborar cronogramas de trabajo. Establecer el manual de funciones y diseño de puestos. Llevar un control adecuado en el área de tesorería. Crear cuentas bancarias para así tener control sobre el dinero. Llevar un registro puntual de todas las adquisiciones y del manejo de la caja chica para controlar los gastos y llevar a cabo los trámites fiscales aplicables. ● Custodiar debidamente los libros de ingresos y egresos para que solo las personas autorizadas puedan tener acceso a ellos. ● Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y verificar la procedencia de los ingresos y el destino de los egresos, tanto para fines financieros de la empresa como para estimar correctamente los impuestos a pagar en cada periodo. ● Conjuntar los documentos por tipo. El orden requiere estructura, así que establecer categorías de documentos y luego archivarlos, manual o

electrónicamente garantizará que siempre tengas a la mano comprobantes que necesitas y que no quede ninguno sin contabilizar.

los

Firma del equipo auditor Yeferson Carvajal Rios ______________________________ NOMBRE Cargo : Auditor Senior

Heidy Escobar Peña ______________________________ NOMBRE Cargo: Auditor Junior Fecha: Bogotá D.C.; 25 de Abril de 2019

Mónica Andrea Arias Sierra ____________________________ NOMBRE Cargo: Auditor Junior

____________________________ NOMBRE Cargo: Auditor Junior