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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAS

MATERIA: Organización y sistema GRUPO: ADM 200- M3 DOCENTE: Lic. Aguilar Contreras Noemi Mirtha EMPRESA: HANSA Ltda APELLIDO Y NOMBRE 1. 2. 3. 4. 5.

REGISTRO

Choquehuanca Daniela Cordero Susara Agar Yovana Torrico Zurita Saúl Perez Choque Damaris Nataly Garcia Laime Milton

Santa Cruz – Bolivia 05/07/2016

215010493 215011831 214139166 214020150 215016785

PRIMERA PARTE DISEÑO DE INVESTIGACION 1.1. ENUNCIADO DEL TEMA DE INVESTIGACION Es el diagnóstico acerca de la empresa HANSA Ltda. En la forma de cómo está organizada y las dificultades que le rodea, también encontrar un problema para darle solución obteniendo mejores resultados en beneficio del cliente interno y externo. 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Para determinar los problemas que tiene HANSA Ltda. Hay que nombrar varias causas y/o problemas que provoca ineficiencia. 1.3. DELIMITACION DEL PROBLEMA  Delimitación geográfica.- La empresa hansa se encuentra ubicada en la AV. Cristo Redentor entre 2do y 3er anillo.  Delimitación Temporal.- se realizará durante un mes.  Delimitación Sustantiva. Teoría organizativa 1.4. OBJETIVOS  Solucionar los conflictos que se destaca en la empresa HANSA Ltda. para que en los siguientes años tenga una mejor gestión. 1.5. HIPOTESIS

Buscar mecanismos necesarios para solucionar los problemas tentativos de la investigación dada. 1.6.

JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

El problema de la investigación que se va realizar, son críticos y que afectara en el desarrollo de la investigación empresarial es por lo tanto buscaremos una solución al problema justificado. 1.7. METODOLOGIA El procedimiento para recolectar la información de la investigación empresarial será en base a la hipótesis sugerida que deseamos confirmar o ratificar. Los instrumentos que utilizaremos será:  La observación  La entrevista

1.8.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MESES

No.

ACTIVIDADES

1.

Revisión bibliográfica

2.

Elaboración del diagnóstico organizativo Análisis del entorno Elaboración del sistema organizativo Pautas generales para su implementación Presentación, exposición y defensa del T.P.F.A.

3. 4. 5. 6.

1er. Abril 30/04/16

2do. Mayo

Junio

Julio

16/05/16 08/06/16 16/06/16 22/06/16 05/07/16

SEGUNDA PARTE DIAGNOSTICO ORGANIZATIVO 2.1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA 2.1.1. Identificación de la empresa 2.1.1.1. Razón Social Existimos para asumir desafíos que tengan impacto en el país, solo con los mejores, que posean un espíritu de emprendimiento y lucha. 2.1.1.2. Siglas o abreviación habitual 2.1.1.3. Forma jurídica Una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o sociedad limitada (SL) es un tipo de sociedad mercantil en la cual la responsabilidad está limitada al capital aportado, y por lo tanto, en el caso de que se contraigan deudas, no responde con el patrimonio personal de los socios. (Limitada LTDA) 2.1.1.4. Domicilio real de la empresa SANTA CRUZ Av. Cristo Redentor Esq. Duran Canelas No 470 Tel. 342 4000 Fax 342 3233 Casilla 28 2.1.1.5. Sucursales de la empresa LA PAZ Calle Yanacocha Esq. Mercado No. 1004, Edif. HANSA Tel. 240 7777 - 214 9800 * Fax 240 7788 Casilla 10800 COCHABAMBA Av. Blanco Galindo, kilómetro 4 1/2 Tel. 444 1824 - 444 1826 Fax 424 0260 TARIJA Calle Villamontes No 50, barrio San Gerónimo, zona aeropuerto Tel. 466 75790 SUCRE Calle J.A. Martínez No 250, zona Bancaria Tel. /Fax: 469 11889 2.1.2. Historia de la Empresa 2.1.2.1. Antecedentes históricos La empresa Ltda. fue fundada el 1 de agosto de 1907 por Guillermo Kliman cuando funda la oficina de E. WHARTT EN BOLIVIA la cual era subsidiaria de hartt & CO de Berlín. Los principales productos que comercializan son telas importadas el 19 de julio 1914 estalla la primera guerra mundial y por ende la empresa alemana no puede enviar mercadería a su filiar en Bolivia y para sobrevivir se amplía el portafolio de productos de productos a telas nacionales y mercaderías y productos comestibles. En 1930 se inicia la gran depresión y el mundo cae en Una severa crisis económica incluyendo Bolivia. En 1932 estalla del chaco causante de una gran déficit fiscal una recesión y una elevada inflación. En 1933 se cierra su sucursales en

Sudamérica y new york y Guillermo y su yerno compran las acciones de las afiliada en Bolivia y se cambia de razón social kyllman bawer& CIA y ese mismo año se construye el edificio el más alto de 4 pisos en la paz sobre la calle de yanacocha esquina mercado. En 1939 estalla la segunda guerra mundial y se confisca los bienes de los alemanes y se vende la empresa a la familia Gumucio. En 1953 Gerardo guilman asume el liderazgo de la empresa ya que se la compra a la familia gumucio y cambia de razón social a HANSA Ltda. y el 1957 se compra la fábrica HICOBA en Cochabamba para producir y comercializar cremas para la piel bajo licencia de la empresa alemana y se introduce la marca NIVEA en el territorio nacional. 2.1.2.2. Evolución de la Empresa La empresa hansa Ltda. Realmente ha evolucionado con los transcursos de los años ya que esta empresa empezó comercializando telas importadas pero después empieza a comercializar telas nacionales, mercerios y productos comestibles. Pero ahora es una organización líder en la comercialización de la solución de telefonía, energía, gas y petróleo, técnica médica, industria, construcción, transporte, automotriz y producto de consumo masivos. 2.2. DISPOSICIONES LEGALES 2.2.1. Disposiciones Gubernamentales Paga: IVA, IT, IUE, RC – IVA, ICE, IJ. 2.2.2. Disposiciones municipales La empresa paga patentes municipales 2.2.3. Disposiciones Prefecturales Registro sanitario de los productos que se elaboran en el país como Windsor. 2.2.4. Otras disposiciones 2.3. IDEOLOGIA EMPRESARIAL 2.3.1. Misión Existimos para asumir desafíos que tengan impacto en el país, solo con los mejores, que posean un espíritu de emprendimiento y lucha. 2.3.2. Visión Convertirnos en un reconocido y exitoso operador comercial y logístico en todo el país, asegurando:  Que los clientes prefieran nuestros servicios para abastecerlos de manera segura y confiable.  Que nuestros proveedores alcancen presencia nacional con sus marcas y productos.  Que nuestra gente nos califique como un excelente lugar de trabajo con oportunidades de desarrollo profesional. 2.3.3. Objetivos Nuestro propósito es crear una alianza con nuestros clientes con el objetivo de siempre generarles valor. Clientes fuertes y en crecimiento son la mejor garantía para nuestra continuidad. Queremos ser "socios estratégicos" de nuestros clientes. Esto nos permitirá desarrollar relaciones a largo plazo y establecer el componente más importante - la confianza.

2.3.4. Políticas básicas 2.3.5. Valores  No toleramos la mediocridad, la pasividad y el conformismo.  Asumimos la responsabilidad con excelencia, haciendo las cosas bien la primera vez, sobrepasando las expectativas.  Trabajamos en equipo y reconocemos a nuestra gente.  Contribuimos con pasión y gran dedicación al éxito de nuestros clientes generándoles siempre valor. 2.4. ACTIVIDAD DE LA EMPRESA 2.4.1. Productos o servicios principales La División Consumo & Pharma participa en un mercado altamente competitivo, y en constante cambio, a través de las marcas que representa y comercializa. Ha desarrollado un set de servicios para adaptarse a las necesidades de los proveedores así como de los clientes en los diferentes canales que participa. Canal Moderno Canal Tradicional Supermercados, Micromercados, Cadenas de Mayoristas, Minoristas, Mercados de Abasto, Farmacias, Farmacias, Veterinarias y Detallistas, Tiendas de Barrio (Bodegas). Criadores

La gran variedad de productos que distribuyen en los canales que se especializan, que les permite cada día tener una mayor y mejor cobertura.

www.tehindu.com

www.aldoronline.com

www.nivea.com.bo

www.glaxosmithkline.com.ar

www.hersil.com.pe

www.manitoba.com.co

www.pedigree.com.ar / www.whiskas.com.ar

www.sancela.com.pe

www.signagrain.com.cl

www.medifarma.com.pe

2.4.2. Estudios anteriores en materia de organización No se realizó estudios de organización. 2.4.3. Posición de la empresa en su sector HANSA Ltda. Es una empresa comercial de marcas líderes en el mundo, con mayor experiencia en el mercado Boliviano que contribuye al progreso de Bolivia. Además se diría que es la líder en el mercado por ser conocida por sus varios y diversos productos que importa y distribuye en los diferentes departamentos de Bolivia. 2.5. BREVE DESCRIPCION DEL PROCESO DE PRODUCCION 2.5.1. Proceso productivos de sus principales productos Los productos que son importados 3 días con anticipación avisan que día llegara alistan el almacén para cierta cantidad que llegará el lugar que debe estar el producto. Llega el camión hay un personal encargado de controlar la cantidad que debe llegar otro que verifica las fecha y el estado del producto y otros encargado de mover el producto al lugar que debe descargar los productos en el almacén, de ahí los dos encargados realiza su informe y entrega a sus superior y a la asistente para que la información llegue al gerente (jefe de consumo & pharma) 2.5.2. Proceso de prestación de productos Las ventas es al contado con descuento delos productos a clientes que no están en la lista o están en la lista especial también depende si es un cliente es mayorista es decir rota rápido los productos con ese cliente y está en la lista especial les da los productos a crédito pero con un determinado tiempo para cancelarlo con sus respectivos descuentos especiales. La empresa le informa las fechas de los respectivos pagos por sms al cliente de sus números telefónicos. 2.5.3. Flujogramas de los procesos No cuenta con flujograma 2.6. RECURSOS DE LA EMPRESA 2.6.1. Instalaciones o infraestructura HANSA LTDA. Cuenta con un edificio propio Superficie: 1.412m2 Ubicación: Av.Banzer Construcción estilo moderno, Cubierta con estructura metálica y teja Duralit, Carpintería de madera, Cielo falso tipo Durlock, piso de porcelanato, Inst. Eléctricas, Inst.

Hidrosanitarias, Sistema de Aire Acondicionado Central, Carpintería de Aluminio, Vidrios blindex incolor. Que en el planta bajo están las oficinas y los productos a la vista para los clientes de Automotriz E industria & construcción. 2.6.2. Recursos materiales Con locales propios en las principales ciudades del país Los mismos cuentan con las normas para mantener los productos en óptimas condiciones. Se cuenta con más de 7000 m2 y 2500 posiciones en racks en los mismos. Para farmacia se cuenta con estructuras especializados en base a las normas de BPA. La flota de camiones y furgonetas con más de 30 unidades están en permanente renovación para poder trasportar los productos a los clientes en las condiciones y plazos que lo requieren. Cuenta con 2 almacenes que reciben las importaciones tanto del lado del Pacífico (La Paz) como del Atlántico (Santa Cruz) a partir de los cuales se realiza la distribución a las diferentes ciudades del país. Recientemente los almacenes han sido auditados por uno de los proveedores internacionales para quien distribuimos sus productos. A través de una muy buena calificación han ratificado la confianza en HANSA para los siguientes años.

2.6.3. Recursos económicos – financieros No fue dada la información por las diversidades de movimiento económico entre los socios y proveedores. 2.6.4. Recursos Humanos 2.6.4.1. Políticas de personal La empresa HANSA Ltda. Contrata personas con dos años de experiencias. 2.6.4.2. Formación del personal En hansa Ltda. Trabajan profesionales técnicos, Ing. de sistema o Licenciados de informática, ing. Comerciales, ing. financieros, en cada unidades que tiene la empresa. En el operativo cuenta con personal básico académica solidas escolar. 2.6.4.3. Programas de capacitación del personal Continúa capacitación para ofrecer al cliente de servicio oportuno y profesional Es constante la capacitación en la tecnología, información sobre el mercado y otros.

2.6.4.4. Motivación del personal El personal están motivadas en remuneración de acuerdo a sus responsabilidades, son remunerados también de las líneas de productos a los ejecutivos en mayor ventas . También en el transcurso del año se realiza eventos para festejar los logros y buenos desempeños del personal. De la unidad de Div. Consumo & pharma, el personal operativo como los reponedores que van constantemente al cliente a realizar sus servicios (Acomodar, limpiar, ordenar los diversos productos que la empresa distribuye) son remunerados como las cenas entre el personal operativo por satisfacer al cliente por sus servicios. 2.6.4.5. Clasificación del personal por categorías 1. GERENTE GENERAL. 1.1 ASESOR LEGAL. 1.2 SECRETARIA. 2 UNIDAD DE INDUSTRIA & CONSTRUCCIONES. 2.1 ASISTENTE 2.2 DPTO. 2.3 DPTO. 2.4 JEFE DE OPERACIONES. 2.4.1 TECNICOS. 2.4.2 AUXILIARES. 3 UNIDAD DE AUTOMOTRIZES. 3.1 ASISTENTE 3.2 DPTO. 3.3 DPTO. 3.4 DPTO. 3.5 JEFE DE REORGANIZACION DEL PERSONAL. 4 UNIDAD DE CONSUMO & PHARMA. 4.1 ASISTENTE 4.2 DPTO. 4.3 DPTO. 4.4 DPTO. 4.5 JEFE DE OPERACIONES. 4.5.1 REPONEDORES. 5 UNIDAD DE SOLUCIONES MÉDICAS. 5.1 ASISTENTE 5.2 DPTO. 5.3 DPTO. 5.4 DPTO. 5.5 JEFE DE OPERACIONES.

2.6.4.6. Expansión o reducción de planillas Contrataron más personal en los niveles operativos hubo expansión de planilla de sueldos. 2.6.4.7. Existencia de Reglamentos Internos Actualmente no hay un reglamento interno, solo un guía de trabajo. 2.7. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA 2.7.1. Organigrama general de la empresa GERENTE GENERAL

ASESOR LEGAL SECRETARIA

UNIDAD DE INDUSTRIA & CONSTRUCCIONES

UNIDAD DE AUTOMOTRIZ

UNIDAD DE CONSUMO & PHARMA

DEPARTAMENTO DE SOLUCIONES MÉDICAS

ASISTENTE

ASISTENTE

ASISTENTE

ASISTENTE

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

JEFE DE PERACIONES

JEFE DE PERACIONES

JEFE DE PERACIONES TECNICOS AUXILIAR TECNICO

JEFE DE REORGANIZACION DEL PERSONAL

REPONEDORES

2.7.2. Descripción de los niveles jerárquicos Nivel gerencial: gerente general Nivel de asesoría y apoyo: asesor legal y la secretaria general Nivel administrativo: Divisiones de las unidades. Nivel ejecutivo: asistentes de las cuatros unidades y los departamentos Nivel de jefatura: jefes de operaciones, reorganización del personal, y otros. Nivel técnico: técnicos y otros. Nivel operativo: auxiliares técnicos, supervisor, reponedores, promotoras y otros 2.7.3. Modificaciones importantes en la estructura de la organización No hubo solo en las 4 unidades van subiendo de cargo el personal 2.7.4. Contactos existentes para coordinar actividades El gerente de división y consumo (obteniendo a través de sus departamentos a cargo la información acerca de los productos que se dan a pedido) realiza un informe, para entregar al gerente general a través de una reunión gerencial. 2.7.5. Descripción de funciones de cada cargo Nivel gerencial: programar las actividades, controlar para alcanzar las metas siguiendo la misión, objetivos, estrategias. Nivel de asesoría y apoyo: control en los documentos de la empresa, ventas de clientes y otros. Nivel administrativo: controlar las actividades para llegar las metas que se determinan. Nivel ejecutivo: verificar las informaciones, y realizar breves y atender las llamadas. Nivel de jefatura: planificaciones de cada dpto. que se tienen que realizan en un determinado tiempo. Nivel técnico: realizar las actividades planificadas. Nivel operativo: realizar las actividades o tareas puestas por sus superiores con fin de satisfacer al cliente de la empresa. 2.8. ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 2.8.1. Procedimientos administrativos 2.8.1.1. Descripción de los principales procedimientos administrativos El de recursos humanos que revisa en la página web de la empresa los solicitudes de trabajo con sus respectivos curriculum y que puesto desea trabajar, revisa y analiza en qué áreas se necesita personal y ve si se necesita lo llaman o es sobresaliente en su respectivo curriculum también deciden contratarlo.

2.8.1.2. Formularios Utiliza la página Web de la empresa OPORTUNIDAD DE TRABAJO Califique como un excelente lugar de trabajo con oportunidades de desarrollo profesional. Si quieres formar parte de nuestra gran familia HANSA, te invitamos a enviarnos tus datos para participar en los diferentes procesos de búsqueda de personal. Nombres

Apellidos E-mail

País

Por que te gustaria trabajar en HANSA?*

Curriculum Comentarios Enviar Formulario

2.8.1.3. Flujogramas No hay 2.9. SISTEMA DE INFORMACION 2.9.1. Información proporcionada por cada servicio Las 4 unidades proporcionan información trimestralmente hacen llegar a la secretaria. 2.9.2. Sector emisor Los gerentes de cada unidad realizan un reporte o información de las actividades que se realizaron y las metas que se cumplieron. 2.9.3. Sector receptor Llega el reporte o información a manos de la secretaria para revisarlo y entregárselo aol gerente general ordenado todo los documentos o reportes. 2.9.4. Periodicidad de los informes Trimestralmente pide los documentos o reportes. 2.9.5. Formas de control El gerente general programa hasta que tiempo deben entregar los reportes o documentos las 4 unidades (gerentes).

2.9.6. Fluograma de sistema de información No tiene la empresa 2.10. RELACIONES EMPRESARIALES 2.10.1. Proveedores y distribuidores Socios y Proveedores Alemania, Argentina y otros países que vienen los respectivos productos.  Industria & Construcción: 

 Consumo & Pharma

 Automotriz

 Soluciones Medicas

 Informática & Comunicaciones

 Windsor

2.10.2. Entidades públicas, financieras y otros Los sueldos y salarios son programados que tiempo deben cobrar de los diferentes niveles y se paga en las oficinas de la empresa. 2.11. PRINCIPALES FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA EMPRESA 2.11.1. Fortalezas Sus grandes fortalezas de la empresa HANSA Ltda.  Innovación tecnológica  Estrategia comercial  Capacitación del personal  Servicio de calidad  Precios accesibles al consumidor  Infraestructura propias 2.11.2. Debilidades Sus grandes debilidades de la empresa HANSA Ltda. :  El contrabando  La competencia  Falta de control en el personal operativo  Falta de marketing 2.12. CONCLUSIONES DEL DIAGNOSTICO 2.12.1. Ideología empresarial La empresa cuenta con misión, visión, objetivos y valores. 2.12.2. Actividad de la empresa La empresa HANSA Ltda. Es una organización que se dedica a los diferentes rubros: Industria & construcción, consumo & pharma, automotriz, soluciones médicas y Informática & comunicaciones. La gente conoce sus productos a través de sus marcas. 2.12.3. Del proceso de producción La Empresa Hansa Ltda. No produce, adquiere sus productos a través de sus proveedores. 2.12.4. Recursos de la empresa La Empresa Hansa Ltda. Cuenta con los siguientes recursos que son: Humanos, Financieros, Materiales-técnicos y/o sistemas. 2.12.5. Organización y estructura La Empresa Hansa Ltda. Desde su creación no cuenta con un organigrama fija, pero su personal conoce quienes son sus jefes, sus subordinados y sus determinadas funciones. 2.12.6. Procedimientos administrativos La empresa no tiene procedimientos administrativos por escrito, pero el personal sabe los pasos que se debe seguir para realizar una determinada función. 2.12.7. Sistema de información La Empresa Hansa Ltda. No tiene un sistema de información

2.12.8. Relaciones empresariales Se relacione con las siguientes entidades: Banco Prodem y Banco BCP. 2.12.9. Principales fortalezas y debilidades de la empresa Fortalezas:  Innovación tecnológica.  Capacitación del personal. Debilidades:  El contrabando.  La competencia. En la empresa son más fuertes sus fortalezas que por eso gana al contrabando y a la competencia principalmente por sus dos fortalezas mencionadas.

TERCER PARTE ESTUDIO DEL AMBIENTE 3.1. INTRODUCCION Las situaciones del ambiente macro y micro es decir, del ambiente externo y interno que le rodea a la empresa HANSA Ltda. Puede ocasionar algunos cambios ya sea en beneficio o en pérdidas. 3.2. ANALISIS DEL MACRO AMBIENTE 3.2.1. SITUACION SOCIO-ECONOMICA Bolivia es uno de los países más atrasados económica y socialmente de América Latina, y en especial de América del Sur. Sus características topográficas, su situación mediterránea, las características de su población, con un alto componente indígena que históricamente ha sido excluida del proceso de desarrollo del país, la debilidad de sus instituciones públicas y privadas, son algunas de las características particulares que explican en algún grado su realidad de país subdesarrollado. EL Ministro de economía y finanzas públicas, Luis Alberto Arce Catacora lamento que una vez más la CEPAL Haya hecho una proyección equivocada de la economía nacional. LA CEPAL Se suma al Fondo monetario Internacional (FMI), Al banco Mundial, que han hecho malas proyecciones normalmente es así. Remarco Arce en la conferencia de prensa en la ciudad de santa cruz refiriéndose a la proyección presentado por la CEPAL Donde rebaja de 4.5 a 3.5% la previsión de crecimiento económico de Bolivia. Al respecto el ministro Arce dijo que la CEPAL Ha quedado por debajo de nuestras proyecciones y que la economía nacional está creciendo por encima del 4.5 % tal como lo indico el director del INE. Afecta a la empresa porque sus clientes no podrían comprar sus productos o a menor cantidad compraría por causa de la economía nacional. 3.2.2 SITUACION POLITICA La mala situación política, social y económica se consolidó en los últimos seis años. Los problemas que llevaron al MAS al poder se acentuaron y cada día parece más difícil encontrar una salida a todas las contradicciones dentro del país. Pese a esto el gobierno de Evo Morales parece no debilitarse del todo, esto gracias a una oposición inepta que aún sigue siendo asociada con los políticos que no supieron dirigir al país en el pasado. Mientras no exista una oposición con un proyecto serio, con una visión de país, con coherencia ideológica y programática, el MAS podrá gobernar aun con las dificultades señaladas, y mientras esto suceda, dada la improvisación del gobierno, muy difícilmente Bolivia podrá solucionar las contradicciones existentes desde antes de la misma Revolución Nacional.

No le afectaría a la empresa Hansa Ltda. En la situación política. 3.2.3 SITUACION TECNOLOGICA En Bolivia no se cuenta con muchas tecnologías de puntas pero en estos últimos años se están actualizando en beneficio de los bolivianos. La empresa HANSA Ltda. Utiliza tecnología de punta en las diferentes divisiones tanto en el servicio y producto para brindar con excelencia calidad de sus productos que importa y distribuye en el país de Bolivia. 3.2.4 SITUACION LEGAL EL Estado suscribió contratos con tres empresas de nombre CAMCE, aparentemente la central y subsidiarias las que se adjudicaron proyectos millonarios. En una revisión que realizo los tiempos sobre la situación legal de las tres empresas adjudicatarias se observó que solo la empresa china CAMCE Engineering Co, Ltd. (Camce) Especifica en su página web que en Bolivia tiene los proyectos de la fábrica de azúcar en San Buenaventura (La Paz) La construcción de la vía férrea Montero-Bulo Bulo (Santa cruz- Cochabamba), La construcción de la represa de misicuni (Cochabamba) Y La adquisición de equipos de perforación para yacimientos petrolíferos Fiscales Bolivianos. No afecta a la empresa Hansa Ltda. 3.2.5 SITUACION MEDIO AMBIENTAL Bolivia tiene una normativa e institucionalidad para la gestión ambiental desarrollada continuamente desde hace dos décadas, al medio ambiente, la empresa HANSA Ltda. No daña el medio ambiente de Bolivia y realiza eventos sobre el medio ambiente. 3.2.6. SITUACION CULTURAL La cultura de Bolivia se caracteriza por tener una gran diversidad de expresiones, como resultado de la variedad de escenarios geográficos que su actual territorio comprende, así como de la diversidad étnica que la caracterizan. En la empresa Hansa Ltda. Organiza eventos acerca de la cultura del país. 3.2.7. SITUACION DEL CONTRABANDO El fenómeno del contrabando ha sido conceptualizado de diversas formas, las principales indican que éste constituye un delito fiscal, competencia desleal con la producción nacional, agresión al consumidor, forma de vida de un grupo de gente, un área que corresponde a la alta informalidad y, comercio que se realiza en forma imparable por el tamaño de las fronteras del país. Las consideraciones apuntadas, llevan a concluir que el contrabando al ofertar productos con precios más bajos comparados con el mercado formal, hace que una gran parte de la demanda se oriente a consumir preferentemente productos originados en dicha actividad ilícita, dejando de lado la calidad del producto y el daño económico que se produce en la economía. En efecto, las entradas masivas de mercancías de forma ilegal provocan presiones en la apreciación del tipo de cambio en perjuicio de la actividad económica, las exportaciones e

importaciones. Asimismo, dada la magnitud de éste, la salida masiva de los recursos generados por el contrabando daría lugar a depreciaciones grandes del tipo de cambio con efectos en la inflación, o pérdidas en las reservas del Banco Central. Si en varias ocasiones le afecto el contrabando a la empresa Hansa Ltda. En unos de sus productos principales como el Alikal en el año 2014 el paquete de Alikal tenía un precio de 990 Bs a los mayoristas que ha mediado del año hubo pérdidas tanto como en la empresa y en sus clientes mayoristas porque en el contrabando el precio estaba a 600 Bs el paquete del Alikal. 3.2.8. OTROS (INNOVACION EN BOLIVIA) La innovación en Bolivia se puso sus mejores galas y deslumbró, una vez más, el jueves 31 de la mano de los 18 ganadores del concurso Innova Bolivia, que por primera vez se realiza en alianza con Innovadores de América. Las ideas de estos emprendedores superan las expectativas en un país con mínimas políticas de apoyo al emprendimiento. En las dos categorías -empresarial y universitaria- asombraron ideas como un periódico gratuito que se distribuye en las paradas del teleférico de La Paz para ser leído en poco tiempo, una bebida a base de trigo elaborada bajo un plan de negocios integral, un gel comestible fabricado con los más beneficiosos productos alimenticios y un producto sumamente útil para los planes de agencias espaciales. 3.3 ANALISIS DEL MICRO AMBIENTE 3.3.1 COMPETENCIA En el caso de la división consumo & pharma participa en un mercado altamente competitivo y en cuanto a su competencia se encuentra en el laboratorio INTI, Universal PHARMA, Laboratorios PRODEXA LTDA y también MEDICAL PHARMA SRL. 3.3.2 CLIENTES Los clientes en la empresa HANSA Ltda. Son beneficiados de una gran manera ya que las ventas al contado de los productos presentan descuentos sea que estas estén en la lista especial o no, además si el cliente es mayorista se le puede entregar los productos a crédito pero con un determinado tiempo para cancelarlo con sus respectivos descuentos especiales.

3.3.3 PROVEEDORES En el sector de industria & construcción los proveedores son: BOSCH, SKIL, DREMEL, STANLEY, LINCOLON ELECTRIC, WACKER NEUSON, HUSQVARNA, AMMANN, TSURUMI PUMP, HIMOINSA THE ENERGY.  En el sector de consumo & pharma están: HINDU, ALDOR, HERSIL, MARS INCORPORATED, FAMILIA, SIGNA GRAIN S.A, ALL FIT, MANITOBA  En el sector de automotriz: MAN, CAMIONES & BUSES  En el sector de soluciones médicas: DRAGER  En la informática & comunicaciones: SAMSUNG, RADWIN, CALIX, HIMOINSA, EXFO, PHILIPS, OLYMPUS, ELECTROLUX, LINET. 3.3.4 DISTRIBUIDORES En cuanto a las distribuciones de CONSUMO & FHARMA distribuye sus productos en supermercados, micro mercados, cadenas de farmacias, farmacias, veterinarias y criadores como también los mayoristas, minoristas, mercados de abasto, mercado de la ramada, en los pozos y tiendas de barrios (bodegas). 3.3.5 INSTITUCIONES REGULADORAS Son como la Aduana Nacional de Bolivia, instituto Boliviano de normas y calidad – IBNORCA, Servicio de Impuestos Internos, Cámara Nacional de Comercio – Fundo empresa y Instituto Boliviano de Comercio Exterior IBCE. 3.4. INTERPRETACION DE LOS ANALISIS EFECTUADOS EN EL ESTUDIO DEL AMBIENTE 3.4.1. Macro ambiente El ambiente externo que le rodea a la empresa HANSA Ltda. No le afectara en mayor grado sino en pequeñas particularidades dado que el daño tiene solución óptima. 3.4.2. Micro ambiente El ambiente interno de la empresa HANSA Ltda. Provocara grandes daños en la utilidades y beneficios económicos social y jurídico.

CUARTA PARTE SISTEMA ORGANIZATIVO PROPUESTA 4.1. INTRODUCION En este presente capitulo se explicara acerca, del problema que existe en la empresa HANSA Ltda. Sugiriendo la siguiente propuesta para la solución del problema en el nivel organizativo. 4.2. JUSTIFICACION DEL SISTEMA PROPUESTO Se está realizando la siguiente propuesta, porque se detectó esta anomalía en el nivel operativo (REPONEDORES), los cuales no satisfacen al cliente. 4.3. FORMULACION DE LA PROPUESTA Nosotros como futuros analistas de O&M, planteamos la siguiente propuesta para dar solución al nivel operativo (REPONEDORES). 4.3.1. Misión Mejorar el sistema de control en el nivel operativo (REPONEDORES) para poder brindar una mejor atención a los clientes, mediante una modificación en el sistema de control. 4.3.2. Visión Formular un sistema eficiente de control, para poder brindar una mejor atención al cliente. 4.3.3. Objetivos  Mejorar la atención al cliente.  Control del rendimiento del personal.  Verificar que los merchandinsing (camisetas, lapiceros, gorras, chamaras, etc.), lleguen al cliente. 4.3.4. Políticas  Realizar con eficiencia los pasos a seguir para cumplir, con el objetivo deseado.  Desarrollar un seguimiento continuo, de la propuesta planteada. 4.4. PREMISAS DEL SISTEMA 4.4.1. Premisas de oportunidad del medio  Se busca mejorar el rendimiento del nivel operativo, con la satisfacción del cliente.  Indagar en el control del merchandinsing. 4.4.2. Premisas de amenazas del medio  Posibles faltas de recursos y/o coordinación.  Probable falta de fluidez en la comunicación e información. 4.5. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN 4.5.1. Principio de jerarquía El supervisor tendrá a su mando al reponedor. 4.5.2. Principio de paridad de autoridad y responsabilidad El supervisor tiene autoridad & responsabilidad sobre los reponedores y estos a su vez tiene responsabilidad hacia la empresa.

4.5.3. Principio de unidad de mando El jefe de operaciones tiene unidad de mando sobre sus subordinados que son el supervisor y los reponedores. 4.6. BASES DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN 4.6.1. División del trabajo  El jefe de operaciones, tendrá a su cargo dos supervisores.  Los supervisores tendrán a su mando a los reponedores. 4.6.2. Delegación El jefe de operaciones delegara, una autoridad hacia los supervisores. 4.6.3. Coordinación Se dará entre el jefe de operaciones con el supervisor, de las diferentes actividades, que a su vez el supervisor, coordinara con los reponedores para las determinadas actividades, puestas por el supervisor. 4.7.

CAMBIOS

Y

ESPECIFICACIONES

DE

LA

ESTRUCTURA

ORGANIZATIVA

PROPUESTA 4.7.1. Cambios de nombre de cargo No se realiza ningún cambio de nombre, en los diferentes cargos. 4.7.2. Modificaciones al nombre del cargo No se realiza ninguna modificación al nombre de cargo. 4.7.3. Reubicación, cambio de dependencia No se realizó ninguna modificación, en el cambio de dependencia. 4.7.4. Cambio de niveles jerárquicos No hay cambio de niveles jerárquicos. 4.7.5. Creación de nuevos cargos Se crea el cargo de supervisor. 4.7.6. Eliminación de cargos No se elimina ningún cargo. 4.7.7. Fusión de cargos No se da la fusión de cargos. 4.7.8. Otros cambios y modificaciones Aumento de dependencia: el jefe de operaciones tendrá a su cargo al supervisor y el supervisor tendrá a su mando a los reponedores. 4.8. LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROPUESTA 4.8.1. Objetivo Mejorar la comunicación en el nivel técnico y el rendimiento del personal. 4.8.2. Tipo de organigrama Es un organigrama Horizontal.

4.8.3. Representación gráfica de la organización

GERENTE GENERAL

ASESORIA LEGAL SECRETARIA

DIVISION DE INDUSTRIA & CONSTRUCCIONES

DIVISION DE AUTOMOTRIZ

DIVISION DE CONSUMO & PHARMA

DIVISION DE SOLUCIONES MÉDICAS

ASISTENTE

ASISTENTE

ASISTENTE

ASISTENTE

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

DPTO

JEFE DE OPERACIONES

JEFE DE OPERACIONES

JEFE DE OPERACIONES TECNICOS AUXILIAR TECNICO

JEFE DE REORGANIZACION DEL PERSONAL

SUPERVISOR

REPONEDORES

4.8.4. Propósitos de los niveles jerárquicos Los niveles jerárquicos existen para delimitar la asignación del trabajo, es decir para la división del trabajo en los diferentes niveles, sectores o aéreas para que de esta forma exista una mejor comprensión y así llegar a los objetivos planeados. 4.8.5. Descripción de los niveles jerárquicos Nivel gerencial: gerente general Nivel de asesoría y apoyo: asesor legal y la secretaria general Nivel administrativo: Divisiones de las unidades. Nivel ejecutivo: asistentes de las cuatros unidades y los departamentos Nivel de jefatura: jefes de operaciones, reorganización del personal, y otros. Nivel técnico: técnicos y otros. Nivel operativo: auxiliares técnicos, supervisor, reponedores, promotoras y otros 4.9 DEFINICION DE LA AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 4.9.1. Autoridad lineal El supervisor depende linealmente del jefe de operaciones y este a su vez es subordinado de la unidad de consumo & pharma y este tiene dependencia directamente del gerente general. 4.9.2. Autoridad funcional No existe autoridad funcional, ya que no hay asesor O & M. 4.10. RELACIONES DE LA ORGANIZACIÓN 4.10.1. Relaciones formales Son aquellas que están definidas en la estructura organizacional formal de la empresa y se dan respetando la autoridad y responsabilidad entre el supervisor y el jefe de operaciones. 4.10.2. Relaciones de línea  El supervisor depende directamente del jefe de operaciones.  El jefe de operaciones recibe órdenes directas por parte de la unidad de consumo & Pharma.  La unidad de consumo & pharma depende directamente del gerente general. 4.10.3. Relaciones funcionales No existe relación funcional en la empresa.

4.11. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 4.11.1. Introducción El presente manual de organización y funciones – (MOF), es un instrumento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura organizacional. 4.11.2. Objetivos  Facilitar el proceso de integración al personal.  Determinar las funciones específicas, responsabilidad y autoridad del cargo dentro de la estructura orgánica.  Proporcionar información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones. 4.11.3 Instrucciones para el uso del manual Leer el manual de organización y funciones, para tener una mejor comprensión de las actividades a realizar por el personal. 4.11.4 Estructura del contenido del manual 4.11.4.1. Denominación del cargo Supervisor 4.11.4.2. Depende de: Jefe de operaciones 4.11.4.3. Sectores dependientes Reponedores 4.11.4.4. Objetivo del cargo Controlar con mayor eficiencia a los reponedores, para así tener una mejor calidad de servicios, a través de la implementación del nuevo cargo denominado “supervisor”. 4.11.4.5. Funciones específicas  Dirigir, coordinar y supervisar las actividades a su cargo.  Distribuir equitativamente el trabajo entre el personal.  Custodiar los equipos relacionados con los merchandising tales como poleras, tazas, lapiceros, gorras, etc.  Informar al jefe de operaciones sobre la labor realizada.  Brindar apoyo en cuanto a los mecanismos de comunicación 4.11.4.6. Autoridad Ejerce autoridad sobre los reponedores. 4.11.4.7. Responsabilidad Los supervisores se hacen cargo de los reponedores. 4.11.4.8. Atribuciones El supervisor realizará el control y seguimiento sobre los reponedores 4.11.4.9. Requisitos para el cargo  Secundaria completa

 Conocimientos en el manejo de personas.  Experiencia laboral de un año.  Estudio a nivel medio y técnico. 4.12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS 4.12.1 Introducción: Este manual de procedimientos y normas nos muestra los pasos a seguir para poder realizar bien el trabajo de reponedores y este a su vez debe ser actualizado conforme a los cambios que se realicen en la estructura organizacional y las normas establecidas. 4.12.2 Objetivos El presente manual tiene por objetivo establecer las normas y los procedimientos para la entrega de los merchandinsing de la empresa a los clientes a través de los reponedores como también el control de horario de trabajo de este personal. 4.12.3 Instrucciones para el uso del manual Para el uso de este manual el personal deberá dirigirse hacia el jefe de operaciones el cual podrá brindarle este mecanismo. Este manual podrán utilizarlo los reponedores cuando se les presente alguna duda con respecto a cómo poder realizar su trabajo de forma eficiente. 4.12.4 Estructura del contenido del manual 4.12.4.1 Objetivo del procedimiento  Mejorar la atención hacia los clientes.  Brindar una mejor supervisión al horario de trabajo de los reponedores.  Establecer un mejor control al merchandinsing que los reponedores deben dar a los clientes. 4.12.4.2 Responsables de su ejecución  Jefe de operaciones  Supervisor(a) 4.12.4.3 Sectores que participan  Nivel jefatura  Nivel operativo 4.12.4.4 Alcance de los procedimientos Estos procedimientos están designados solo hacia los reponedores aunque también participaran el jefe de operaciones y el supervisor (a).

4.12.4.5 Normas a aplicar  El jefe de operaciones deberá entregar el manual de procedimientos hacia el personal para poder leerlo.  El personal para pedir permiso tendrá que llenar un documento y entregar al supervisor el cual después de observarlo lo derivara al jefe de operaciones el cual decidirá si dar el permiso o no.  El personal tendrá que firmar un documento de llegada y huella digital en la maquina en el cual además se indicara la cantidad de mercadería que lleva para entregar a los clientes, además tendrá que firmar el mismo documento y su huella digital cuando tenga que retirarse en el cual indicara cuantos clientes visito y cuanta mercadería de mechandinsing le sobro. 4.12.4.6 Descripción de los pasos a seguir:  El jefe de operaciones les manda la informaciones a los supervisores de las actividades que van a realizar los reponedores.  El supervisor recibe y observa las actividades a realizar ese día y se lo comunica a los reponedores.  El reponedor firma el documento de hora de llegada y la huella digital lo cual recibe las actividades a realizar.  Una vez recibido las actividades pide la mechandinsing al supervisor para que pueda entregar a los clientes.  El supervisor recibe las notas de pedido y le entrega la cantidad que indican y hace firmar un documento de salida de mechandinsing.  El reponedor recibe la mercadería, la controla y procede a entregar a los clientes.  Luego el cliente recibe el merchandinsing y lleva a cabo su servicio.  El reponedor termina su jornada y se dirige a la oficina del supervisor lo cual este firma y su huella digital para poder retirarse de tu trabajo. 4.12.4.7 Formularios a utilizar:  Nota de entrega de mechandinsing y visita al cliente.

4.12.4.8 Flujograma:

EMPRESA: HANSA LTDA. FLUJOGRAMA HORIZONTAL Flujograma de entrega de merchandinsing a los clientes Responsable: Supervisor Sectores participantes: Nivel administrativo, nivel técnico y nivel operativo.

Descripción de actividades Jefe de operación manda informacion al supervisor de las actividades a realizar El supervisor recibe y observa las actividades y se las comunica a los reponedores.

Pasos 1

2

El reponedor firma el documento de llegada

3

El reponedor pide el merchadinsing al supervisor

4

El supervisor le entrega la cantidad que indica y le hace firmar un documento de salida de merchadising

5

El reponedor recibe y controla la mercadería y procede a entregar al cliente.

6

El cliente recibe el mercadinsing y su servicio.

7

El reponedor termina su jornada y para retirarse va ala oficina del supervirsor firma su salida y se retira.

8

Jefe de operaciones

Supervisor

Reponedores

Cliente

Elaborado por:

Fecha:

Firma

Aprobado por:

Fecha

Firma

4.12.4.9. Definición de los términos técnicos utilizados:  Huella digital: es una característica única de cada individuo y permanece asociada a una persona a lo largo de su vida.  Merchandinsing: se refiere a la mercadería como gorras, lapiceros, camisetas, chamarras, etc.

QUINTA PARTE PAUTAS GENERALES PARA LA IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE LA PROPUESTA 5.1 CAPACITACION DEL PERSONAL. Sus respectivas autoridades, realizan capacitación a sus subordinados para ejercer su cargo y un desempeño óptimo. 5.2. INSTRUCCIONES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA. El gerente de la división consumo & pharma pondrá en funcionamiento la propuesta realizada por nosotros hacia el nivel operativo afectado en busca de una solución inmediata. El 05/07/16 será la implementación de la propuesta y la responsabilidad será del jefe de operación de la empresa. 5.3 .RECURSOS Los recursos de HANSA Ltda. Como ser:  Materiales (lector huella digital, equipos tecnológico y material de escritorio además de muebles y enseres) .  La infraestructura (oficina del supervisor) estarán listos para la puesta en marcha y se dé inicio.  Recursos humanos: el nuevo personal (supervisor). 5.4. FIJACION DE LOS PUNTOS DE CONTROL. Realizar un seguimiento para que la propuesta se lleve a cabalidad y evitar fallas tales como omisiones, errores y efectos críticos. Esta propuesta lo realizara el jefe de operaciones y el O&M. 5.5. PUESTA EN MARCHA. La propuesta se realizará el 05 de julio de 2016. 5.6. SEGUIMIENTO Desde el inicio 05/07/16 se está realizando un seguimiento acerca del nuevo puesto (supervisor), que es subordinado por su jefe de operaciones que le dará ordenes de la forma en que se divide las actividades a los reponedores, controlando los merchandinsing y el registro de los trabajos. En el principio el jefe de operaciones realizará mensualmente un control de todas las funciones que debe hacer el nuevo puesto durante un año.

SEXTA PARTE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1. CONCLUSIONES Toda la información proporcionada tiene la finalidad de solucionar uno de los conflictos que atraviesa la empresa HANSA Ltda. Para una mejor gestión que es en beneficio al cliente interno (el personal) y el cliente externos (clientes que compran los productos). 6.2. RECOMENDACIONES  El nuevo puesto tiene que ser firme en los controles de los reponedores.  Tiene que ser claro en la orden y división de las actividades que debe realizar el personal.  Debe haber una buena comunicación e información entre los niveles altos para que sea enviado a los niveles bajos que a la vez se encargaran perfectamente de realizar las actividades a favor a los clientes externos. 6.3. ANEXOS LA EMPRESA:

EL PERSONAL DE COMERCIAL:

CAPACITACION DEL PERSONAL:

EL GUIA DEL PERSONAL:

ALGUNOS DE LOS PRODUCTOS QUE OFRECE Y EL SERVICIO DE LOS REPONEDORES:

EL LECTOR DE HUELLA DIGITAL

6.4. BIBLIOGRAFÍA http://www.hansa.com.bo/ http://www.hansadistribucion.com.bo/servicios-canales.php