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Impacto del home office en las organizaciones El “Home Office” es la oportunidad que brinda la empresa a sus empleados de trabajar desde su casa u otro lugar de trabajo alternativo, lo cual se denomina como trabajo a distancia. Esta tendencia se ha transformado sobre todo en países desarrollados, manejándose como un sistema productivo, alternativo y válido, con la finalidad de combatir situaciones como el tráfico, reducir el impacto en el medio ambiente, tener horarios más productivos, entre otros. Distingue entre cuatro tipos de trabajadores a distancia: 1. 2. 3. 4.

Teletrabajadores: definidos como empleados que trabajan para una empresa desde sus hogares, mediante una conexión de Internet y un ordenador personal Trabajadores multilocalizados: definidos como trabajadores que alternan el trabajo entre una oficina y su hogar u otras localizaciones. e-Freelances: trabajadores autoempleados que, haciendo uso de las Nuevas Tecnologías, venden sus servicios a otras empresas. Autoempleados online: trabajadores que hacen uso de las Nuevas Tecnologías desde sus hogares como complemento a otras actividades, y por tanto no obtienen un rendimiento directo de aquéllas.

Las Nuevas Tecnologías constituyen un elemento indispensable para el cumplimiento de la actividad laboral, un crecimiento superior a un millón de trabajadores a distancia anualmente, hasta superar la cifra de los 27 millones en Europa. 78 millones en USA. 55% de los empleados de grandes compañías ese país trabajará en algún momento de manera remota o desde múltiples localizaciones. Por lo que se refiere a las pymes, la proporción es aún mayor, alcanzando hasta el 63% de los empleados. Por ejemplo, Sun Microsystems logró reducir los costos en 63 millones de dólares cortando 6,660 puestos de trabajo físicos. Otra de las tendencias que están en auge es la conocida como Hot Desking, que consiste en que varias personas compartan un escritorio que utilizan a diferentes horas. “Este ahorro de espacio se traduce en una reducción de costes que, en algunos casos, puede alcanzar hasta el 30%”. Según un estudio de SonicWall, “el 37% de los empleados de TI afirmó que aceptarían un salario inferior hasta un 10% por trabajar a jornada completa desde sus hogares”, son las principales causas del aumento del trabajo a distancia. Martín Folino, socio director de Accenture, y Lorenzo Mendoza, líder en consultoría de negocios de la misma firma, comentaron que los recientes sucesos, como la influenza o las inundaciones en diferentes partes del país, han hecho que las empresas se den cuenta de la importancia que tiene el hecho que los empleados pueden ser productivos sin necesidad de trasladarse. RESISTENCIA AL CAMBIO Podemos enfrentar nos a trabajadores tradicionales, los cuales tienen una mentalidad muy arraigada y poco creativa, la cual se basa “estar forzosamente" en el lugar de trabajo; gustan de sentirse arropados por la empresa manejando un horario y sueldo fijo, rutina de tareas, estructura y un apegado seguimiento de actividades diarias Este tipo de personalidades difícilmente se podrían adaptar a un ambiente laboral por Home Office, sin embargo, hoy la flexibilidad laboral, la adaptabilidad y la capacidad para aprender cosas nuevas, son las virtudes más valiosas en un trabajador. El objetivo de esta tendencia es implementar el teletrabajo como modalidad laboral, sin que ello implique una pérdida de las responsabilidades de la empresa ante sus empleados, ni de éstos frente a sus obligaciones. TECNOLOGIA La seguridad y la velocidad de conexión suponen las mayores preocupaciones a la hora de desempeñar sus tareas mediante estas nuevas prácticas, sin embargo la tecnología ha traído como consecuencia la caída de barreras, especialmente económicas y sociales, producto de que, pla digitalización eliminó la distancia, haciéndose única la economía y el mercado, de forma tal que la competencia no conoce fronteras.

La “era del conocimiento”, no es resultado o consecuencia de los ordenadores y el procesamiento de datos, sino de lo que esto ha desencadenado Internet, como canal más importante de negocios (llámese comercio electrónico) 1.- Impacto sobre el puesto de trabajo y desempeño. Las actividades y tareas que se realizan dentro de la organización han sido modificadas por lo que requieren otro modificar las competencias definidas inicialmente para los puestos 2.- Impacto en Calidad de Vida. Se busca optimizar los tiempos, actividades, tareas, focalizar objetivos, reduciendo el nivel de estrés producido por factores que externos como el tráfico, contaminación, traslados. 3.- El impacto sobre las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo. Se destaca el valor y relevancia que ocupan la comunicación, pues es a través de ésta que se ejerce influencia sobre las personas y se propician los cambios. Sin embargo, la forma de comunicarse, también se han visto transformada en cuanto que ha variado la frecuencia de los contactos y el tipo de interacciones entre las personas a través de la red. Esto implica que la capacidad de influencia entre las personas o grupos está determinada, en su mayoría, por el factor tecnológico. Las funciones de supervisión y control ha sido transferido de las personas a las máquinas, suscitando nuevas necesidades en estas áreas. 4.- Impacto sobre la estructura y procesos organizacionales: Es evidente que ya las organizaciones no son las mismas, por tanto, así como deben cambiar las personas también deben adaptarse a las nuevas condiciones la estructura organizacional, de manera que facilite la incorporación de estos cambios en el ambiente de trabajo. La “forma de hacer” las cosas, también debe asumir e incorporar a la tecnología como centro del proceso. VENTAJAS DEL HOME OFFICE 1.

2. 3. 4. 5. 6.

Incrementar la rentabilidad. Reducciones en costos de oficinas, menor inversión de infraestructura en espacios físico, ahorros en luz, instalaciones, comedor, pérdidas de tiempo por la convivencia diaria y distractores por temas fuera de los objetivos. Reducción de la contaminación como ventaja ambiental global. Mayor productividad al no tener que invertir tiempo de traslados, creación de un ambiente tranquilo y menos ruidoso que el de una oficina. Flexibilidad de horarios que te permite combinar el trabajo con otras actividades cotidianas. Propicia el balance entre la vida personal y laboral. Reducciones en los costos de transporte que incluyen seguro, mantenimiento y desgaste de los automóviles. Retención de empleados calificados y reducción del índice de renovación de empleados debido, en parte, a un aumento de la satisfacción laboral.

DESVENTAJAS DEL HOME OFFICE 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Mantener estrecho contacto ya que se pierde la comunicación gestual y corporal. Disponibilidad de horario, se invierten muchas horas frente a la computadora. Se pierde la retroalimentación que da la interacción con los otros, que permite el desarrollo del pensamiento y la creatividad. Necesidad de grandes dosis de autodisciplina, se debe orientar la actividad hacia la prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que carezcan de poder de autoorganización o autodisciplina tendrán una gran desventaja competitiva. Desarrollo de sensación de aislamiento. Dificultad para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los objetivos de la compañía lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su fuerza corporativa, puede disminuir el nivel de compromiso.

Para definir si el empleado es calificado para trabajar a distancia el gerente y el trabajador deben examinar los requisitos del empleo y determinar qué tareas se pueden realizar en un lugar de trabajo alternativo. Además, el gerente debe determinar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

La habilidad y los conocimientos que el empleado tiene del empleo. Orientación a resultados y con gran autonomía, pues se debe comprometerse a alcanzar el resultado o entregar el servicio en ese tiempo acordado.* Responsabilidad. Organización. Tolerancia a actividades monótonas. Atención a problemas de salud como sedentarismo y obesidad. Centralización de objetivos. Acuerdo preestablecido de horas laborales.

CONTROL DEL TRABAJADOR A DISTANCIA El desempeño del trabajador a distancia se controla de la misma manera que en cual otra modalidad, es decir en base a resultados.

El gerente planificará e identificará detenidamente la naturaleza y el objetivo de la tarea, quizás estableciendo fechas límite o solicitando informes de progreso y programando reuniones. Es necesario mantener una distribución equitativa de la carga de trabajo e implementar métodos para asegurar que los empleados de la oficina principal no carguen con las responsabilidades de los trabajadores a distancia. LOS OBJETIVOS DEBEN CUMPLIR CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Desafiantes pero alcanzables: Deben ser estimulantes para retar la capacidad del equipo o la persona. Medibles: al establecer un límite de tiempo para lograrlos. Flexibles: Puede que los objetivos tengan un método establecido pero en la ejecución sucedan cambios o resultados inesperados. Claros y específicos: Clarificar desde la planeación quién es el encargado del proyecto o las tareas que le corresponden a cada miembro del equipo. Evaluados: cuando se trabaja en equipo es importante evaluar cada cierto tiempo los resultados y tiempos. Compensación económica: cuando se trabaja por objetivos se debe dejar claro cómo será compensado económicamente cada resultado o etapas de lo planeado.

MALOS HÁBITOS PARA TRABAJAR EN HOME OFFICE

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No tener un espacio destinado para trabajar que sea independiente al resto de la casa, aislado del ruido Tener la televisión cerca del área de trabajo Mala alimentación, no comer a las horas indicadas o comer de más todo el día. Tener la cama a la vista puede provocar que quieras volver a las sabanas en la mañana. Favores a terceros: Como trabajas desde casa y administras tu horario, a la gente a tu alrededor se le ocurre pedirte miles de cosas, Deja claro que tu trabajas un número de horas al día y no puedes hacerlo. Pereza el trabajar solo en casa muchas veces puede cansarte, te dejas seducir por la pereza y no encuentras motivaciones para trabajar. Es importante comprender que el trabajar de forma independiente requiere responsabilidad y mucho optimismo. Trabajar en pijama No manejar un horario de trabajo, Pasar 10 horas frente a la computadora y no producir nada. Sin embargo, se puede trabajar durante ciertas horas en donde la productividad es óptima. Se tiene que evaluar en qué momento se es más productivo y de esta forma establecer un horario de trabajo para aprovechar esos lapsos, en lugar de perder el tiempo por largos periodos. Descuidar la salud, dedica un par de horas a ejercitar el cuerpo y de esta manera evitar problemas de sedentarismo y obesidad, esto se verá reflejado en una mayor productividad. No tomar vacaciones Trabajar con distracciones, los pagos de la casa, la televisión, el mercado, los videojuegos, bañar a la mascota, la visita de amigos, llamadas al teléfono de la casa y un sin fin de actividades que pueden distraernos del trabajo. Las personas a nuestro alrededor a veces no comprenden que, aunque estamos en casa “estamos trabajando” nuestro tiempo allí representa pérdidas y ganancias. Por ello, se trata de saber detectar las distracciones y buscar alternativas para la productividad.

COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA SER CANDIDATO A HOMEOFFICE. Conocimientos Técnicos

Análisis y Solución de Problemas

Visión Estratégica

Planeación y Organización

Comprende aspectos técnicos y profesionales de trabajo y se mantiene actualizado en sus conocimientos. Analiza los problemas descomponiéndolos en sus partes. Hace juicios racionales y sistemáticos basados en información relevante. Demuestra una base amplia de perspectivas de problemas, eventos y actividades, así como una percepción de su impacto a largo plazo o de sus probables implicaciones mayores. Organiza y planifica eventos, actividades y recursos. Fija y monitorea fechas límite.

Decisión - Orientado a la Acción

Demuestra preparación para tomar decisiones, toma la iniciativa y origina la acción.

Comunicación Verbal

Habla de forma clara, fluida y convincente tanto a individuos como a grupos.

Comunicación Escrita

Autodirigido

Orientación a la Calidad

Escribe de una manera clara y concisa, usando gramática, estilo y lenguaje apropiado para el lector. Sabe establecer objetivos y llegar a ellos sin supervisión constante.

Se muestra consciente de las metas y de los estándares. Se asegura que la calidad y los estándares de productividad sean alcanzados.

Flexibilidad

Se adapta con facilidad y éxito a las demandas y condiciones cambiantes.

Tolerancia a la Tensión

Mantiene una conducta laboral efectiva ante presiones o contratiempos. Se mantiene calmado, estable y en control de si mismo.

Motivación Personal

Se compromete a esforzarse por alcanzar las metas. Muestra entusiasmo y compromiso con su carrera.