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COLEGIO VOCACIONAL MONSEÑOR SANABRIA SECCIÓN TECNICA NOCTURNA

CONTABILIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL FONDO DE CAJA CHICA

SUSTENTANTES: NANCY F. CALVO RODRÍGUEZ. CÉDULA 1-144-20938 – SONIA GUZMÁN GUZMÁN. CÉDULA 1-859-394 DESAMPARADOS, SAN JOSÉ COSTA RICA

ABRIL 2012

Resumen Ejecutivo En el presente proyecto elaborado en equipo, se presenta la creación de nuestra empresa AGROSA, la naturaleza del negocio, así como parte de su estructura gerencial. En éste trabajo detallamos específicamente la importancia de nuestro Departamento de Finanzas y Control, al cual le conciernen todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico o a través de otros instrumentos, como cheques o tarjetas de créditos. La gestión financiera es la que convierte a la visión y a la misión de nuestra empresa en operaciones monetarias. El desarrollo empresario depende de los Recursos Financieros Reales y Potenciales; por ésta razón hemos creado un manual de procedimientos para el uso correcto de caja chica, como control interno para salvaguardar este activo. El Manual de Procedimientos para el uso correcto de Caja Chica, está sustentado con Justificación para su Uso y Cumplimiento. En dicho Reglamento se especifica:        

Monto Y Creación Del Fondo De Caja Chica Modificaciones Y Cancelación De Los Fondos De Caja Chica Manejo De Los Fondos De Caja Chica Custodia Y Responsable Del Fondo Fijo Registro Y Control Del Manejo De Los Fondos Anticipo A Vales Provisionales De Caja Chica Reembolso De Gastos Gastos O Desembolsos Definitivos  Condiciones Y Restricciones.

  

Arqueo Reembolso Del Fondo Papelería

Asumiendo el Correcto Uso de éste MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, creemos firmemente que el activo efectivo de nuestra caja chica estará salvaguardado fielmente.

Muy contentos por la enseñanza y el conocimiento adquirido en la elaboración de éste proyecto, ofrecemos el mismo cómo ejemplo para la elaboración de otros reglamentos de control interno. Participantes: Nancy F. Calvo Rodríguez, Sonia Guzmán Guzmán, Daniela Aguilar Ramírez y Jorge Vargas Rivera, todos de la sección 2-2, del COLEGIO VOCACIONAL MONSEÑOR SANABRIA-SECCIÓN TÉCNICA NOCTURNA.

Introducción El presente trabajo, es referido a lo que son “Controles Internos del Activo, Efectivo - Caja Chica”, lo cual es de gran importancia para una empresa cualesquiera que sea su actividad. Para que se tengan buenos controles internos, la empresa debe de conocer bien los movimientos que realiza, pues esto le ayudara a poder colocar candados de seguridad en toda operación, y para ello también es necesario contar con personal capaz, eficiente y sobre todo honrado. *Control Interno: Es Un Conjunto De Reglas y Procedimientos que Adopta Una Empresa Para Salvaguardas Sus Activos*

1. Objetivo General: Demostrar y Exponer el Conocimiento General, Adquirido del Manejo del Activo, Efectivo-Caja Chica; Dentro de una Empresa Específica.

2. Objetivos Específicos: 

Señalar y explicar los aspectos más importantes del departamento, al cual está asignado el fondo de Caja Chica.



Exponer un Manual de Procedimiento para el uso del Fondo de Caja Chica, donde: Se determina el monto de caja chica. Se determinará la política del uso de los vales provisionales. Se determinará el monto máximo a reintegrar comprobantes mediante el fondo de Caja Chica.

Desarrollo Nombre de la Empresa: AGROSA, Comercial, S.A.. Nombre Comercial. AGROSA. (2.1-2.2) Naturaleza del Negocio: AGROSA es una mediana empresa, Industrial- Extractiva de Producción y Consumo Final, que transforma, produce y comercializa sus productos a través de más de 200 puntos de venta, asegurando una total en cobertura del territorio Costarricense. Sus principales productos de formulación son exportados exitosamente a otros países del área. En la actualidad es una empresa líder en la Importación, formulación y comercialización de productos Agroquímicos, Fertilizantes Foliares, Semillas, Surfactantes, Alimentos y Equipo agrícola. Está Gerencialmente Organizada en Departamentos, Áreas y Sub Áreas. En lo que corresponde al proyecto presente, nos referiremos específicamente al Departamento de Finanzas y Control, el cual a su vez se sub divide en Contabilidad y Tesorería. Es EVIDENTE que el dinero mueve el mundo de los negocios. El desarrollo empresario depende en buena medida de una adecuada utilización de sus recursos financieros, reales y potenciales. Departamento de Finanzas y Control Al Departamento de Finanzas y Control le conciernen todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico o a través de otros instrumentos, como cheques o tarjetas de créditos. La gestión financiera es la que convierte a la visión y a la misión en operaciones monetarias. El desarrollo empresario depende de los Recursos Financieros Reales y Potenciales. (2.3) Nuestros Objetivos Específicos se desarrollan en éste departamento, especialmente en el Área de Tesorería. Este departamento cuenta con 5 empleados, de los cuales 3 pertenecen al área de Contabilidad y 2 al área de Tesorería (Tesorero y Auditor). (2.4) Las cobranzas y los pagos son parte esencial de la Gestión Financiera y representan el movimiento de fondos, es decir, de dinero. Es importante señalar que toda empresa, incluso la nuestra contiene un modelo estándar de Control Interno para el buen manejo de las Finanzas. Nuestro Efectivo de Caja Chica no es la acepción y la especificaremos a continuación…

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL FONDO DE CAJA CHICA (2.8)

Justificación Art.01. AGROSA, como entidad Privada, presidida por la Junta Directiva junto con el o los Funcionarios responsables de la Dirección y Administración, deben adoptar las medidas necesarias para el buen funcionamiento de todas las transacciones que realice la Empresa. Art.02. Se creará un fondo fijo de Caja Chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las políticas establecidas por la Empresa. El presente reglamento tiene por objeto establecer el marco de operación y reglamentar los procedimientos internos que rigen las compras con Fondos de Caja Chica que efectúe la empresa para desarrollar las actividades en el ámbito de su competencia, en el orden prescrito y de forma segura, observando la normas técnicas y procedimientos de control interno establecidos por la Contraloría General de la República. Uso y Cumplimiento: Art.03 Este Reglamento es de cumplimiento y uso obligatorio para todos los funcionarios y personal de la Empresa AGROSA. Art.4 Estos fondos no podrán utilizarse para desembolsos que excedan los límites autorizados por la Administración, por lo que habrá de establecerse un monto máximo acorde a las necesidades, el que en ningún momento tanto su valor como el de cada desembolso excederá del límite que se determine en el presente Reglamento emitido para tal efecto. 1.1 MONTO Y CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA. (2.5) Art.05. Considerando que la Empresa tiene que responder a la operatividad de áreas cuya gestión requiere de respuesta rápida y eficaz, además que en la misma no existe la disponibilidad de servicios bancarios, se establece que el fondo de Caja Chica deberá de ser de ¢ 250.000.00 (Doscientos Cincuenta Mil Colones). Art.06. La Junta Directiva y Administración mediante una Resolución aprobará en forma escrita el fondo de Caja Chica y su monto máximo será de

¢ 350,000.00 (Trescientos

Cincuenta Mil Colones) reembolsables periódicamente en dependencia de la disponibilidad de fondos de la Empresa. Dicha resolución será enviada a la Tesorería de la Empresa. para que Auditare y controle su debido cumplimiento, y deberá contener lo siguiente: d) La unidad administrativa a la cual se asigna el fondo. e) El Responsable y Custodio del Fondo.

a) El nombre del Fondo de Caja Chica. b) El monto total en Colones que integra el fondo. c) El límite máximo permitido para cada compra o gasto.

Art. 07 La Empresa emitirá un cheque a nombre de la persona designada para su manejo (el Responsable de Caja Chica), quien deberá firmar un pagaré a favor de la Empresa y no podrá delegar su manejo ni custodia, ni podrá tener acceso a los registros contables relacionados ni podrá aprobar desembolsos de este fondo. 1.2 MODIFICACIONES Y CANCELACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Art.08 La Junta Directiva podrá modificar o anular los fondos autorizados en este manual para Caja Chica de oficio o a solicitud de la Dirección Ejecutiva, teniendo en cuenta siempre las necesidades e intereses de la Empresa. Para autorizar la modificación o cancelación del fondo, la Junta Directiva deberá emitir una Resolución con su aprobación, ordenando según el caso la asignación o cancelación de fondos y enviarla a la Dirección Ejecutiva-Administrativa para su debido cumplimiento, indicando en dicha Resolución lo siguiente: a) El nombre del Fondo de Caja Chica.

b) El monto total en Córdobas que integra el fondo.

c) El monto en Córdobas de la modificación o cancelación del fondo.

1.3. MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA. Art.09 Autorización: Todo pago de Caja Chica debe de estar debidamente autorizado por el Presidente de la Junta Directiva de la Empresa, que deberá de plasmar el Visto Bueno (Vo. Bo.) al documento que soporta y justifica el gasto efectuado, además del autorizado en los recibos de egresos de Caja Chica o en su efecto la persona que designe la Junta Directiva. Art.10. Límite de pago: El límite máximo que se pagará en efectivo será hasta por el 10% del total del fondo asignado, equivalente a veinticinco mil colones (¢25.000,00), del fondo de Caja Chica, los valores que se excedan a este monto se tramitarán por medio de cheques bancarios. Se prohíbe el fraccionamiento de pagos o anticipos para obviar los procedimientos legales para compras, contratación y pago de bienes, obras y servicios. (2.7) Art.11. Uso de los Fondos de Caja Chica: Los Fondos de Caja Chica son para sufragar pagos en efectivo destinados a gastos menores, regulares o corrientes que por su naturaleza o circunstancia, necesiten atención inmediata. Art.12 Podrán pagarse con fondos de Caja Chica únicamente compras y servicios menores que la Empresa requiera como útiles de oficina, accesorios de reparación, servicios de mantenimiento y reparación, acarreos y envíos, útiles de limpieza, viáticos y gastos de viaje imprevistos. Art.13 Los pagos que se realicen con el fondo de Caja Chica deberán estar soportados con la documentación pertinente y debidamente autorizada (facturas, recibos, vales, solicitud de viáticos, rendición de cuentas de viáticos). Art.14. El o la Responsable del fondo fijo exigirá se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarán luego de que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte del Administrador ó Dirección Ejecutiva (Tesorería). Art.15. Prohibición de uso de los fondos de Caja Chica: No deberán utilizarse los fondos de Caja Chica para: a) Cambiar cheques. b) Efectuar adelantos de sueldos o préstamos a los funcionarios y empleados. c) Pagos y/o adelanto de vacaciones y horas extraordinarias. d) Pagos de beneficios sociales.

e) Pagos de servicios básicos y compras programadas mayores de un mil córdobas netos combustibles y llantas. f) Pagos con comprobantes no autorizados.

Art.16. Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a rendición de cuenta, deberá soportarse con un Vale Provisional de Caja Chica, siendo el plazo máximo para la rendición de cuentas tres días (72 horas). 1.4. CUSTODIA: RESPONSABLE DEL FONDO FIJO. Art.17. La Junta Directiva nombrará a un funcionario idóneo para la administración de la Caja Chica, función que será adicional a las que ya tenga en el Manual de Funciones el empleado seleccionado. Art.18. El o la Responsable del fondo fijo deberá ser un empleado o empleada independiente del cajero general y de otros empleados que efectúen o participen directa o indirectamente en labores de registros contables u otras funciones financieras. La independencia de este empleado es necesaria para evitar confusiones en la utilización del fondo. Los deberes y obligaciones del Responsable del fondo deberán estar claramente definidas por escrito y agregadas a sus funciones normales. Bajo ninguna circunstancia el responsable del Fondo de Caja Chica podrá delegar la custodia del mismo a otra persona. Art.19 Delegación Temporal de responsabilidad del Fondo de Caja Chica: En ausencia temporal no mayor a 15 días del Responsable del Fondo de Caja Chica, la Dirección Ejecutiva debe designar al funcionario que asumirá temporalmente la responsabilidad del mismo, previo arqueo y recepción del Fondo, que debe realizarse en presencia del Responsable de Contabilidad y/o Administrador. De éste traslado deberá elaborarse acta donde se plasmará la situación y documentación encontrada. Art.20. Los fondos de de Caja Chica deberán ser manejados solamente por empleados que permanezcan fijos para que puedan cumplir con las normas del control interno establecidas y dar así una respuesta oportuna a los solicitantes de los fondos. Art.21 Entrega del Fondo de Caja Chica al Responsable: La Dirección Ejecutiva (Tesorería) debe hacer entrega oficial de los fondos al Responsable del Fondo de Caja Chica, junto con una copia de la Resolución de la Junta Directiva que crea el Fondo y una copia del presente Manual.. El Responsable del Fondo de Caja Chica debe firmar un recibo oficial al recibir los fondos y documentos mencionados por primera vez.

Art.22 Resguardo de los Fondos de Caja Chica: El dinero que integra el Fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan sus operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de manera ordenada y en un lugar seguro, a fin de evitar cualquier extravío o irregularidad. Diariamente el Responsable del Fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su saldo al final de cada día, sin perjuicio de los arqueos que de manera independiente puedan realizar los funcionarios autorizados y la Dirección Ejecutiva. 1.5. REGISTRO Y CONTROL DEL MANEJO DE LOS FONDOS. Art.23. Registro: Se dispondrá de un libro foliado (páginas numeradas) para evitar desprendimiento y futuras correcciones que hagan dudosos los registros. Este libro deberá en su inicio contar con un acta de apertura con el sello y firma del Presidente de la Junta Directiva, indicando cuantos folios tiene el libro en el uso del mismo, y sellada cada página. Art.24. Los ingresos y egresos: se deberán anotar en el Libro de Caja Chica conforme a los datos que en el se pidan, operando cada vez las columnas de salida/saldo y los ingresos entrada/saldo. Art.25. El Libro de Caja Chica deberá de tener los siguientes encabezados o columnas: AGROSA, Fecha: Fecha de la factura o recibo ó ingreso del fondo. Detalle: Se anotará número de factura o recibo, o número de cheque cuando es ingreso. Beneficiario: Aquí se registrará el nombre de la persona ó proveedor que recepcionará los fondos pagados por la Asociación. Códigos contables: Este espacio se reservará para la imputación del código contable o área a la cual pertenece el gasto Conceptos: Se deberá describir el concepto del pago en forma breve y concisa. Entrada: En esta columna se anotarán los ingresos que reciba la Caja Chica, las devoluciones de dinero pertenecientes al mismo fondo no representaran ingresos ya que estas no modifican el total asignado a la caja. Por eso se recomienda utilizar vales provisionales, cuando las compras o montos se desconozcan, en algunos casos en que se incurra la reversión de una operación se anotará como ingreso, especificando en el concepto el porqué de dicha operación. Salida: Se anotarán todas las salidas o pagos que efectúe la Caja Chica. Saldo: Se deberá de operar el saldo anterior menos la salida inmediata para establecer cada nuevo saldo. Art.26. El trabajo de todas estas operaciones deberá de efectuarse a tinta de color negro y sin borrones o manchas. Art.27. Pasos para el manejo de Caja Chica. 1. Apertura de la Caja Chica con fondos de la Empresa para gastos operativos. 2. Nombramiento del Responsable de Caja Chica: Decisión y comunicación escrita de La Junta Directiva de la Empresa. 3. Solicitud de fondos para la apertura de Caja Chica: Solicitud presentada por el Administrador y/o Departamento de Finanzas y Control, al Presidente de la Junta Directiva. 4. Recepción y pago de materiales y/o servicios (detalle) cuyo ingreso a la Asociación esté debidamente soportado: La Dirección Ejecutiva y/o Administrador autoriza el pago. El Responsable del Fondo de Caja Chica efectúa el pago y hace el registro correspondiente. 5. Pago de facturas y/o recibos: Autoriza la Dirección Ejecutiva y/o Administrador y efectúa la emisión el Responsable del Fondo de Caja Chica. 6. Elaboración del resumen de comprobantes de gastos de Caja Chica y solicitud de emisión de Cheque de reembolso: Lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica, lo revisa la Dirección Ejecutiva y/o Administrador y lo autoriza el Presidente de la Junta Directiva. 7. Elaboración del comprobante de egreso de Caja Chica: es el documento que se emite acompañando facturas o recibos. Autoriza la Dirección Ejecutiva y/o administrador, lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica. 8. El Recibo de Caja Chica, se utiliza únicamente cuando no existe posibilidad de obtener factura membretada o comercial (nombre y apellidos, firma no. cedula y dirección) Autoriza la Dirección Ejecutiva y/o administrador, lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica. 9. Elaboración del Vale Provisional de Caja Chica: Autoriza la Dirección Ejecutiva y/o Administrador, lo elabora el Responsable de Caja Chica quién da el seguimiento debido para que se le rinda cuentas a más tardar a los tres días. No se emitirá nuevo Asociación de Municipios del Departamento de Boaco (AMUB) Vale Provisional de Caja Chica a quién tenga pendiente una rendición de cuentas anterior. 10. Arqueo de Caja Chica: Rutinaria y sorpresivamente lo hace La Tesorería, eventualmente puede arquear cualquier miembro del Departamento de Finanzas y Control. También pueden hacer arqueos sorpresivos el Auditor Interno o los Auditores Externos que autorice la Junta Directiva con la finalidad de verificar la integridad de los fondos, su correcto manejo y el cumplimiento del presente Manual, firmando la hoja de arqueo el funcionario que lo haya realizado y el o la responsable de caja chica. De este documento deben elaborarse dos copias, las cuales deben distribuirse de la siguiente forma:   

Original : Para el o la funcionario que realice el arqueo. 1ra. Copia : Para el Responsable del Fondo de Caja Chica 2da. Copia: Para el Contador

11. Confirmación del saldo de Caja Chica: que es un balance mensual elaborado por el Responsable de Caja Chica, revisado por la Tesorería y/o el Administrador y aprobado por el Presidente de la Junta Directiva. 12. Todas las entradas y salidas se registrarán en el Libro Diario de Caja Chica, anotándose los procesos administrativos, cuantitativa y cualitativamente, resaltando el objetivo de cada proceso. El Libro Diario deberá ser registrado sin borrones, ni enmendaduras, siendo absolutamente prohibido el uso de corrector líquido para sustituir algún posible error. Los errores fortuitos en caso necesario deberán ser anulados pasando una raya horizontal sobre el error que denote claramente lo corregido lo cual deberá de ser debidamente razonado por el Responsable del Fondo y autorizado por la Dirección Ejecutiva(Departamento de Finanzas y Control) y/o Administrador. 1.6. ANTICIPO A VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. (2.6) Art.28 Vale Provisional: Todo desembolso sujeto a rendición de cuenta debe soportarse con un “Vale Provisional de Caja Chica”, el cual deberá de ser aprobado por la Dirección Ejecutiva y/o el Administrador o por quién delegue la Junta Directiva. El Vale Provisional sólo puede emitirse a funcionarios de la Asociación. Se solicitará y autorizará la emisión del Vale sólo cuando se desconozca con exactitud el monto del gasto a realizar o cuando se trate de anticipo sujeto a rendición de cuenta posterior, que no obliga o vincula a la Asociación a un compromiso actual o posterior de efectuar cualquier retención fiscal al proveedor del bien o servicio. Art.29 La rendición de cuentas de estos Vales Provisionales debe efectuarse diariamente, salvo en casos especiales que por fuerza mayor no se puedan realizar el mismo día, se realizarán a mas tardar en un período no mayor de tres días (72 horas); no se deben aceptar rendiciones parciales. Art 30 Procedimiento para adelantos para compras o gastos menores cuyo monto no pueda determinarse previamente (Emisión de Vales): La emisión de vales de adelantos para compras o gastos menores cuyo monto no pueda determinarse previamente deberá realizarse siguiendo los siguientes pasos: Paso #

Unidad o Funcionario

1

Solicitante

2

Responsable del Fondo

Preparará un Vale Provisional de Caja Chica por la suma solicitada y lo entregará a la persona solicitante para el trámite de la firma autorizada.

3

Solicitante

Tramitará la firma autorizada ante la Dirección Ejecutiva o Administrador y presentará el Vale autorizado a la Encargada del fondo.

4

Responsable del fondo

5

Solicitante

Descripción/Acción Presentará al Responsable del Fondo el requerimiento de dinero, explicando el uso que se le dará.

Entregará el dinero y obtendrá la firma de recibido del solicitante, reteniendo el Vale en archivo temporal. Realiza las compras o gastos y presentará rendición de cuentas por el anticipo recibido a la encargada del fondo. Para ello Preparar un detalle que contenga una relación entre la suma recibida y las compras y/o gastos efectuados, soportado con facturas, recibos, etc., y entrega a la encargada del fondo.

6

Responsable del fondo

Recibirá y revisará el detalle de gastos y los soportes entregados por el solicitante. En caso de que los gastos efectuados sean menores a la suma previamente entregada, la encargada del fondo solicitará la diferencia (vuelto).

7

Responsable del fondo

Preparará un Comprobante de pago de Caja Chica (original y copia), por el total de la compra o gasto, adjuntando los documentos soportes.

8

Responsable del fondo

Solicitará firma de conformidad del solicitante en el Comprobante de pago de Caja Chica y le devolverá el Vale Provisional de Caja Chica.

9

Responsable del fondo

Sella la documentación soporte y el comprobante de pago de Caja Chica con la leyenda “PAGADO”. En el Comprobante de Caja Chica deberá especificarse las cuentas a afectar. Cumplido lo anterior, archivará temporalmente el original del Comprobante de Caja Chica y sus soportes, mientras solicita el reembolso del fondo gastado, para lo cual se sigue el procedimiento de solicitud de cheque. Mantendrá un archivo sucesivo de las copias del comprobante de Caja Chica.

Art.31 Procedimiento para la Rendición de Cuenta: Para la rendición de Cuenta sobre un adelanto recibido en efectivo mediante un Vale Provisional deberá seguirse el siguiente procedimiento: 1. Aceptación de la Rendición de Cuenta: El Responsable del Fondo de Caja Chica sólo puede aceptar la rendición de cuentas, sí previa revisión y confrontación del monto y concepto del Vale Provisional con el monto y concepto de los Recibos originales que respaldan se verifica que éstos son válidos y coincidentes. 2. Sólo sí dichos montos son válidos y coincidentes entonces podrá emitir el correspondiente comprobante de pago de Caja Chica, requerir que lo firme el solicitante que recibió el anticipo, lo autorice la Tesorería o el Administrador para cancelar y devolver al solicitante el Vale Provisional de Caja Chica con el sello “Cancelado” y registrar el desembolso efectuado. 3. Vencimiento del plazo para rendición de Cuenta: Si el solicitante que recibió fondos mediante Vale Provisional no hace la rendición de cuentas dentro de las setenta y dos (72) horas hábiles siguientes a su recepción, el Responsable del fondo de Caja Chica informará a Tesorería y/o Administrador de aquellos adelantos que no han sido rendidos en el plazo establecido, quien deberá cargárselo a la persona respectiva lo recibido mediante vale provisional. 4. Razones de fuerza mayor: Cuando por razones de fuerza mayor se haga imposible la rendición de cuenta en el tiempo establecido, la Dirección Ejecutiva y/o Administrador que autorizó el Vale Provisional no cancelado, podrá autorizar la ampliación de dicho plazo por el mismo término. Si vencido el nuevo plazo no se hace la rendición de cuenta, deberá solicitar la responsable de Caja Chica a la Dirección Ejecutiva y/o Administrador que se cargue a la persona la suma recibida. Art.32. No debe entregarse fondos con vales provisionales cuando el solicitante tenga otro pendiente de cancelar. Los Vales provisionales deberán de ser regresados al solicitante cuando este rinda cuentas del mismo. Art.33. Los vales provisionales no deben tener borrones ni enmendaduras, deben de ser claros, especificar fecha, valores en números y letras, concepto del gasto, nombre y firma de quienes reciban. 1.7. REEMBOLSO DE GASTOS Art.34. Para el reembolso de gastos se seguirán los siguientes pasos: 1 Interesado Presenta a la Dirección Ejecutiva y/o Administrador las facturas y recibos objeto de reembolso 2 Dirección Ejecutiva Autoriza las facturas objeto de reembolso, firmando. 3 Interesado Se Presenta ante el Responsable del Fondo y entrega las facturas autorizadas. 4 Responsable del Fondo Recibe facturas con la firma de autorizado y prepara Comprobante de Caja Chica, y entrega al solicitante la suma de dinero a rembolsar, obteniendo la firma recibido en el comprobante de pago. 5 El Responsable del Fondo Sellará con “PAGADO” el Comprobante y sus soportes y obtendrá la firma de la Dirección Ejecutiva y/o Administrador autorizando en el Comprobante. 1.8. GASTOS O DESEMBOLSOS DEFINITIVOS Art.35. Todo desembolso definitivo (gasto) deberá ampararse con un comprobante de pago de Caja Chica prenumerado el que a su vez estará respaldado por los documentos que evidencien al pago efectuado tales como facturas y/o recibos, además del nombre y la firma de la persona que autoriza el gasto. 1.8.1. CONDICIONES Y RESTRICCIONES. Art.36. Los recibos de Caja Chica deben ser pre numerados, al anularse alguno de ellos deberán de marcarse con un sello de “Anulado” y archivarse el juego completo que fue anulado. Art.37. Las facturas o recibos soportes de los gastos deberán ser recepcionados por el responsable de caja sin alteraciones, borrones o enmendaduras que hagan dudoso su origen o validez. Art.38. Cuando las erogaciones no tengan un destino fijo (compras menores sujetas a rendición de cuenta, pago de viáticos, etc.), se hará un vale provisional. Para respaldar este documento deberá guardarse igual como si fuera dinero en efectivo (se anula a la recepción de documentos que liquiden dicho valor). Art.39. Sólo se podrán cancelar facturas o recibos por compras o servicios, viáticos y otros que estén debidamente autorizados por el Presidente de la Junta Directiva, la Dirección Ejecutiva o por el Administrador de la Asociación.

Art.40. Se entenderá por gastos menores toda compra o pago hasta por el monto de ¢25.000,00 (Veinticinco mil colones). Los gastos mayores de ¢ 25.000,00 se cancelarán Invariablemente por medio de cheques. 1.9. ARQUEO. Art.41. Todos los fondos de la Empresa estarán sujetos a comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos y sorpresivos. Art.42. Se efectuarán arqueos semanales para el control de los fondos y determinar si se están utilizando correctamente, sin detrimento de los arqueos diarios sorpresivos que facultativamente podrán realizarse por los funcionarios autorizados para ello. Art.43. Los sobrantes de los arqueos serán incorporados mediante autorización escrita de la Dirección Ejecutiva y/o del Administrador, quien emitirá un Recibo Oficial de Caja. Art.44. Los faltantes deberán ser cancelados por el Responsable de Caja Chica, justificando por escrito a la Dirección Ejecutiva y/o el Administrador la posible causa del faltante para la aplicación de medidas correctivas. Art.45. Como norma fundamental no es aceptable ni los sobrantes ni los faltantes ya que esto es indicio de que el manejo de los fondos no se está haciendo adecuadamente. Art.46. Se efectuarán arqueos mensuales para hacer cortes correspondientes a cada período mensual, pero también se harán arqueos de caja en cualquier momento que la Dirección Ejecutiva y/o la Administración ó la Junta Directiva de la Empresa lo considere conveniente. 1.10. REEMBOLSO DEL FONDO. Art.47. El responsable del Fondo deberá solicitar el reembolso de Caja Chica cuando los fondos hayan sido gastados hasta por el 50% del monto inicial, debiendo procurar que por ningún motivo se agoten los fondos y con esto se paralicen las operaciones normales de la Asociación. El restante 50% de los fondos de Caja Chica servirá para cubrir gastos durante el período de trámite de la elaboración del nuevo desembolso. Art.48. Al final de cada mes se reembolsarán los gastos que se hayan realizado en esa fecha, para que dichos gastos desembolsados se contabilicen en el mes que se efectuaron. Se tramitará un máximo de tres reembolsos del fondo por mes calendario. Art 49. Procedimiento interno de reembolsos al Fondo de Caja Chica: Las solicitudes de reembolsos al Fondo de Caja Chica se deben realizar mediante el siguiente procedimiento interno de reembolsos al Fondo de Caja Chica: 1. Solicitud de reembolsos al Fondo de Caja Chica: El Responsable del Fondo de Caja Chica, debe verificar diario el monto del fondo original asignado para evitar la escasez innecesaria y cuando el monto se agote en un cincuenta por ciento (50%), debe completar el formato “Solicitud de Reembolso” y presentarlo para su revisión ante el Responsable de Contabilidad. 2. Revisión de la Solicitud de Reembolso: La Solicitud de Reembolso debe ser revisada y confrontada por el Responsable de Contabilidad, con el detalle de desembolsos y la documentación original que evidencie el pago correspondiente. Y posteriormente deberá ser remitida a la Dirección Ejecutiva o al Administrador, quien al aprobarla plasmará su Visto Bueno (Vo. Bo.) Una vez aprobada por la Dirección Ejecutiva o por el Administrador, la rendición de cuentas y la Solicitud de Reembolso, deben ser enviadas para su trámite de pago al Presidente de la Junta Directiva de la Empresa. 3. Emisión del cheque de reembolso: El cheque de reembolso de Fondos de Caja Chica debe ser emitido contra recepción de todos los documentos soportes, a favor del Responsable del Fondo de Caja Chica y a quien únicamente debe entregarse, quien lo debe recibir y hacer efectivo. 4. Al emitirse el cheque de reembolso, toda la documentación de respaldo debe ser marcada, mediante un sello que contenga la leyenda: “Pagado, Fecha, Número de Cheque y Banco” para impedir una nueva presentación para su cobro.

1.11. PAPELERÍA Art. 50 Para la administración, control y manejo de los fondos de Caja Chica se utilizarán la papelería consistente en los formatos siguientes que se presentan Anexos a este Reglamento y que serán parte integral del mismo: 1. SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA – Formato No. C.CH 01 2. VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA – Formato No. C.CH 02. 3. CONFIRMACION DE SALDO DE CAJA CHICA - Formato No. C.CH 03. 4. RECIBO ESPECIAL PARA COMPROBAR GASTOS (únicamente cuando no existe posibilidad de obtener factura legal) - Formato: C.CH. 04. 5. Formato de ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA - C.CH. 05.

ACUERDO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE AGROSA. Anexo La Junta Directiva en uso de las facultades que le confieren los Estatutos ACUERDA: 1. Este Manual es de validez indefinida. 2. Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de la Empresa y para todos los proveedores de bienes y servicios que estén contemplados a ser pagados en el presente Manual. 3. El presente Manual pasa a ser parte integral del Manual de Normas y Procedimientos de Control Interno de AGROSA.

Conclusión La elaboración de este proyecto nos ha permitido obtener mayor conocimiento acerca de los Procedimientos y Políticas que se rigen en una empresa para el correcto uso de la Caja Chica. Con todo el esfuerzo en equipo y presentado evidencias de nuestro trabajo, nosotros los estudiantes participantes en este proyecto agradecemos la dirección y asesoramiento de nuestro profesor el Lic. Albert Cambronero.

Bibliografía y Fuentes documentos.cgr.go.cr/.../docs/REGLAMENTO_CAJA_CHICA.pdf www.educarchile.cl/Portal.Base/Web/VerContenido.aspx? portal.ccss.sa.cr/.../MANUAL%20CAJA%20CHICA.pdf contabilidaddmary.blogspot.com/2008/05/la-caja-chica.html www.contador.co.cr/.../REGLAMENTO_DE_CAJA_CHICA.pdf

VALE PROVISIONAL CAJA CHICA

AGROSA