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UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Departamento de Contabilidad y Finanzas

Material de clase para la asignatura Contabilidad I para Administración de Empresas

Colectivo de Contabilidad

Managua, Mayo 2010

Contabilidad I (Administración de Empresas)

ÍNDICE Página A. JUSTIFICACIÓN

3

B. OBJETIVOS GENERALES

4

C. DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES

5

D. CONTENIDO TEMÁTICO

6

UNIDAD I : INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

6

1.1. Conceptos básicos de la contabilidad

7

1.2. Objetivos y funciones de la contabilidad

13

1.3. Usos y Usuarios de la información contable

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UNIDAD II. TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. 2.1. Teoría de la partida doble 2.2. Concepto y naturaleza de la cuenta 2.3. Tipos de cuentas: Balance (estado de la posición financiera) y Resultado. Naturaleza, movimientos y saldos de las cuentas 2. 4. Libros principales de la Contabilidad ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 1. EJERCICIOS PROPUESTOS

25 26 33 34 69 79

2.5. Elaboración de Estados Financieros

81

ACTIVIDAD PRÁCTICA No.2. EJERCICIOS PROPUESTOS

89

ACTIVIDAD PRÁCTICA Nº 3. EJERCICIOS PROPUESTOS

106

UNIDAD III: MÉTODOS DE REGISTRO DE OPERACIONES CON INVENTARIO

111

3.1. Introducción al registro y control de las operaciones con inventarios

113

3.2.

114

Registro de inventario. Sistema perpetuo

ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 4. EJERCICIOS PROPUESTOS 3.3. Sistema de registro analítico

135 140

ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 5. EJERCICIOS PROPUESTOS

149

UNIDAD IV: MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

159

4.1. Concepto e importancia de la depreciación en los negocios

160

4.2.

169

Métodos de depreciación

ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 6. EJERCICIOS PROPUESTOS

179

E. BIBLIOGRAFÍA

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A. JUSTIFICACIÓN En la actualidad, la información juega un papel importante en la toma de decisiones, cualquiera que ésta sea. En las empresas, la información es registrada de forma exhaustiva, proporcionando las pautas para cualquier plan de acción. Sin embargo, para obtener resultados positivos, la información utilizada debe ser real, comprensible y comparable. La información es comprensible y comparable cuando la clasificación y registro de las distintas operaciones económicas y financieras cumplen ciertas normas y principios contables, permitiendo orden y claridad de la información. La contabilidad ofrece una serie de herramientas para cumplir estos objetivos. En cualquier actividad se requiere un riguroso control, la contabilidad es fundamental para la realización de esta tarea, ya que todas las operaciones son registradas, de forma detallada, es decir “qué tipo de operación se realizó, cuánto fue su valor y cuándo sucedió esta operación”. La contabilidad responde a estas preguntas, ya que su función básica es el registro de la información de manera cronológica, expresando todas las características de cada operación en particular. Si un gerente, observa los resultados del presente trimestre que el negocio ha tenido pérdidas durante el ejercicio, llamará inmediatamente al responsable de los ingresos y gastos, pero a la vez requerirá de mucha información, sobre los distintos gastos incurridos en el trimestre, evaluará el concepto de los gastos así como la cuantía de los mismos, los niveles de ventas, su comportamiento, política de ventas, etc. En este caso, la información contable ha cumplido una función de control interno. En el presente material de estudio “CONTABILIDAD I (para Administración de Empresas), estudiará la contabilidad como el mecanismo de registro de operaciones realizadas por un negocio, generando información sobre la ejecutoria de la empresa. En cada una de las unidades, encontrará aspectos fundamentales para que este proceso contable se realice correctamente. Así mismo, este aprendizaje será de gran utilidad para el estudio de otras asignaturas incluidas en su plan de estudios que tienen vinculación con la contabilidad. Todo el conocimiento adquirido, lo podrá aplicar en su área de trabajo, con lo que contribuirá de una forma positiva al logro de los objetivos de su organización, a través de un adecuado proceso de control, a fin de contribuir a la maximización de las utilidades. Esta asignatura, al desarrollarse bajo esta modalidad, permite que usted combine toda su experiencia práctica y conocimientos adquiridos en otras disciplinas y mediante el proceso de autoaprendizaje que implica esta modalidad, logre adquirir ciertas habilidades y destrezas en este campo específico de las contabilidad, así como su interés para que, luego de su estudio, amplíe sus conocimientos a través del autoestudio, investigaciones que de manera particular realice, o ya sea desempeñándose en dicho campo.

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B. OBJETIVOS GENERALES Al finalizar el estudio de la asignatura el estudiante estará en capacidad de: 1. Identificar la naturaleza e importancia de la contabilidad financiera, así como la relación que guarda con otras actividades empresariales. 2. Explicar el concepto, objetivos e importancia de la contabilidad en el registro y análisis de la información a fin de comprender la relación que guarda con otras actividades administrativas en un negocio. 3. Caracterizar el ciclo contable, iniciando el registro contable en los libros como el Diario y Mayor, su estructura, elaboración y relación entre ellos. 4. Explicar el concepto, objetivo y composición de los estados financieros como el Balance General y Estado de Resultado, para establecer sus diferencias y relaciones que guardan entre si y hacer ajustes de cierre Identificar los grupos básicos de cuentas y su utilización en la clasificación y registro de las operaciones. 5. Aplicar los conocimientos en el área contable mediante la utilización de las diferentes técnicas de control, registro y análisis de las operaciones de la empresa. 6. Identificar el principio de la partida doble, mediante el registro de operaciones tanto económicas como financieras, mediante la utilización de las distintas cuentas de activo, pasivo y capital a fin de aplicarlos en el registro de las operaciones de un negocio. 7. Evaluar el efecto de los distintos métodos de valuación de inventario, en las utilidades de la empresa. 8. Valorar las características de los sistemas de registro de inventario y contabilizar las operaciones de inventarios de acuerdo a la aplicabilidad que tiene cada sistema en función del tipo de negocio. 9. Calcular mediante distintos métodos de depreciación de activos fijos,

el valor de la

depreciación anual, realizar los asientos contables correspondientes, así como el efecto que tiene cada uno de los métodos en las utilidades de la empresa.

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C. DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES Con el propósito de formarse una visión general de los contenidos del material de la asignatura Contabilidad Financiera para Economía Aplicada, a continuación se le presenta una breve descripción de las unidades contenidas en la asignatura: I UNIDAD: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD En esta unidad se abordarán los aspectos básicos de la contabilidad, permitiendo que el estudiante se familiarice con los conceptos más importantes de la asignatura. Iniciará definiendo la contabilidad, los objetivos e importancia en el control de las operaciones contables así como las características básicas de la contabilidad. II UNIDAD: TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. En esta unidad se desarrollará el concepto y aplicación de la partida doble, el concepto de cuenta, desarrollando las reglas del cargo y el abono de cuentas, se explicará en forma clara y detallada los grupos de cuentas que generalmente son utilizadas en la contabilidad. El estudio de los grupos de cuentas permitirá la estructuración de los principales libros utilizados en la contabilidad para el registro de las operaciones: libro diario, mayor y balanza de comprobación. A partir de la información recogida en estos documentos se elaborarán los principales estados financieros de la contabilidad: El Balance General y el Estado de Resultados. III UNIDAD:

MÉTODOS DE REGISTRO DE OPERACIONES CON INVENTARIOS

En esta unidad se identificarán los sistemas de registro de inventario utilizados en la contabilidad, relacionando este sistema de registro con los distintos tipos de empresas. En el desarrollo se explicará el procedimiento de registro de los inventarios a través del sistema de registro de inventarios denominado analítico o pormenorizado y el sistema perpetuo, sus características, proceso de contabilización, así como sus ventajas y desventajas, a fin de aplicar este procedimiento en la solución de un caso práctico.

IV UNIDAD: MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Esta unidad brindará los conocimientos relacionados con los métodos de cálculo de la depreciación de los activos fijos de la empresa, lo que le permitirá a la empresa realizar la reposición de los bienes agotados durante el desarrollo de las operaciones. Se estudiarán el método de línea recta y los métodos acelerados.

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D. CONTENIDO TEMÁTICO UNIDAD I : INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD Contenido: Conceptos Básicos de la Contabilidad Objetivos y funciones de la Contabilidad. Usos y Usuarios de la información contable Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Objetivos de la Unidad. Al finalizar la presente unidad el estudiante estará en capacidad de: 1. Comprender el concepto y objetivo de la contabilidad para identificar la importancia que tiene en los negocios. 2. Identificar las funciones que cumple la contabilidad al momento de la contabilización de las operaciones de un negocio a fin de valorar la importancia de la información contable para los distintos usuarios internos y externos en la toma de decisiones. 3. Distinguir los principales documentos primarios y secundarios que son utilizados como fuente de información en el registro contable. 4. Identificar los principales libros de contabilidad que son utilizados en el registro de las operaciones en una organización. 5. Valorar el papel de la contabilidad dentro de una organización, desde el punto de vista económico para el análisis en la toma de decisiones. 6. Conocer y aplicar los principios que rigen el registro y control de las operaciones económicas y financieras a través de la contabilidad.

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1.1. Conceptos básicos de la contabilidad Un año después de operación, una empresa comercializadora, desea conocer cuál ha sido el producto que tuvo mayor rotación durante el período. En la actualidad vende 20 artículos y no está muy seguro que todos sean muy rentables. El propietario el Sr. López, conversando con el administrador, se entera que la información de todas las operaciones del negocio como facturas, minutas, etc., están apiladas en un cuarto de la empresa. ¿Acaso, no hemos registrado toda esta información en libros, no se ha hecho resúmenes de todas las ventas realizadas y gastos efectuados en el período?- Pregunta con ansiedad el Sr. López. Recuerde, dice el administrador, que usted no contrató ningún contador, para ahorrar costos. No existe un sistema contable, no hay nada registrado y en la medida de lo posible, realice ciertos registros muy generales de las ventas. -Hice lo que pude-, tal como usted me pidió. La información que no puedo brindarle son las ventas por producto por que esa labor es más complicada y -ese no era mi trabajo por el que contrató¿Cómo responder entonces para la declaración de impuestos sobre la renta en este período? ¿ Cómo proyectaremos nuestras ventas en el próximo período?¿Cómo evaluaremos la empresa?-Expresó el Sr. López-

Concepto de la Contabilidad Muchas empresas consideran el registro cronológico de la información como una actividad irrelevante, como la de nuestro ejemplo. ¿Usted imagina cuántas operaciones realizará diariamente un negocio, como un supermercado, una venta al detalle, un cine, etc? Las operaciones son muchísimas y podríamos imaginarnos cuánta información tendrá acumulada una empresa, al final de un mes, un semestre o al final del año?. Por ejemplo, una distribuidora de productos diversos, elabora al menos 400 facturas mensuales. Si la empresa no establece un mecanismo adecuado de registro de esta información, será imposible que trate de evaluar su negocio, tal como se preguntaba el Sr. López. ¿Qué nos indica esto? Simplemente, que para llevar a cabo una evaluación correcta del negocio, proyectar los ingresos y gastos, saber con exactitud si la empresa requiere un préstamo bancario o no, necesitaremos información confiable. Esta confiabilidad, va asociada a los valores y principios éticos de la persona encargada de esta función, pues es una profesión sensible a fraudes y mal manejo de fondos. “La contabilidad no es más que un mal necesario”, afirma un contador de una firma especializada en contabilidad y auditorias. ¿Cómo podemos lograr una información confiable? Estableciendo, entonces un mecanismo de registro contable adecuado a las condiciones del negocio en particular. Esta tarea la desarrolla la contabilidad sin importar qué tipo de negocio se trate.

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¿Y cómo podemos comprender la tarea de la contabilidad? En la presente unidad, estudiaremos la actividad contable e identificaremos la importancia que ésta tiene en la calidad, y confiabilidad de la información del negocio. Analizo lo siguiente: La contabilidad es el medio a través del cual los administradores, propietarios, acreedores, gobiernos y otros interesados pueden evaluar el progreso o retroceso de un negocio, así como la situación financiera de las unidades comerciales. Por medio de los datos contables estas entidades pueden tomar las decisiones pertinentes relacionadas con las actividades de los negocios quienes llevan a cabo inversiones, contratan o despiden administradores, fabrican y venden productos, calculan y pagan impuestos, amplían o restringen las actividades, todo esto con base en la interpretación de los datos contables. Observe que la contabilidad cumple una serie de funciones importantes dentro de las empresas, no solamente para registrar hechos contables, sino para generar información de acuerdo a las necesidades de los distintos usuarios de la contabilidad. Retornando a nuestra definición de la contabilidad, tomamos cuenta de cuatro funciones principales: registrar, clasificar, resumir e interpretar. La Teneduría de Libros se refiere primordialmente a los dos primeros. Por lo general, los libros se abren y se llevan en una forma que asegure la clasificación y registro ordenado de las transacciones comerciales. La contabilidad incluye el arte de la teneduría de libros, pero va mucho más lejos. Como la teneduría de libros se ha mecanizado en gran parte en los últimos años, se han registrado una reducción en la demanda del tenedor de libros normal. Pero, para el contador la mecanización viene a ser una valiosa ayuda. Lo ha liberado en gran parte de la función rutinaria y tediosa de los registros, permitiéndole que dedique más tiempo al área importante de la interpretación. Y es esta la última función, la de interpretación de los resultados de las actividades financieras, la que mejor distingue a la contabilidad de la teneduría de libros. Cómo podemos definir la contabilidad? “...es el arte de registrar, clasificar y resumir en una forma significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, cuando menos parcialmente, de carácter financiero, así como la interpretación de sus resultados”. Expliquemos en más detalle este concepto. Observe que hemos definido la contabilidad con la palabra “arte” y en esta definición parece tener un significado muy particular. Se debe tomar nota de que la contabilidad no ha sido denominada una “ciencia”, sino un “arte”. En realidad, no existe nada especial en el hecho de denominarla como una “ciencia o un arte”. Analicemos la siguiente situación: Se afirma que no es una ciencia, ya que la contabilidad no se basa en un conjunto exacto de principios que al ser aplicados siempre nos dan el mismo resultado.

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Ejemplifiquemos la afirmación anterior: Bajo circunstancias adecuadas dos átomos de hidrógeno se combinan con uno de oxígeno para producir agua. Esto es un hecho científico. Los buenos pintores utilizarán principios reconocidos del arte como son la perspectiva y la armonía, pero están limitados por estos principios, y no hay dos pintores que hagan exactamente la misma aplicación. ¿Qué significa esto? Estos dos ejemplos nos tratan de decir que ambos hechos se diferencian fundamentalmente en la consideración de un principio natural como ley. En caso del primer ejemplo, siempre que estos átomos se combinen se producirá agua, en cambio el ejemplo dos nos indica que un pintor lo que trata de hacer es tomar los principios como una guía, pautas sobre las cuales todo pintor debe realizar su arte. Apliquemos esto a la contabilidad: En la contabilidad, existen ciertas reglas generales de conducta, ciertas indicaciones, sobre las cuales los contadores están de acuerdo en forma general. Las indicaciones o guías dentro de las cuales trabajan los contadores se califican a veces como principios o normas de la contabilidad. Estos principios son denominados “Principios de Contabilidad generalmente aceptados” Es importante analizar la concepción que otros autores tienen sobre la contabilidad. Lea y compare: Según Meigs en su texto “Contabilidad Base para la toma de decisiones”, la contabilidad se define de la siguiente manera: Como el nombre genérico de todas las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de proporcionar: a)

Una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa; es decir, conocer el patrimonio y sus modificaciones.

b)

Una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.

c)

La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.

Veamos cómo define la Contabilidad el autor Elías Lara en su texto “Primer curso de Contabilidad”: Disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades o mercantiles (bancos, industrias, comercios e instituciones de beneficencia, etc.).

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De igual manera, Gerardo Guajardo (Contabilidad Financiera. Segunda edición), define la Contabilidad como una importante herramienta estratégica. Las empresas de hoy en día no pueden lograr competitividad si no cuenta con un sistema de información eficiente, incluyendo la Contabilidad. En este sentido, la calidad en los procesos de información y más los de carácter contable, juegan un papel muy importante en la competitividad, ya que muchas de las decisiones son tomadas con base en los resultados de esos procesos. Concluyamos: Todos estos autores coinciden en que la contabilidad es una fuente importante de información necesaria para la evaluación económica y financiera que permite la toma de decisiones empresariales. Esta información es producida desde el momento que se registran en forma detallada, cada una de las actividades desarrolladas por la organización.

Historia de la Contabilidad En el siguiente tema, hablaremos sobre algunos hechos importantes que dieron origen a la actividad contable. Si bien es cierto la contabilidad es tan antigua como la civilización misma, trataremos de resumir y explicar los aspectos más relevante e influyentes de los 500 años de su historia. No se conoce con exactitud la fecha en que la contabilidad apareció como el instrumento necesario para registrar y analizar las operaciones de una persona o empresa. Pero podemos considerar que, cuando el hombre conoció el concepto de propiedad tuvo la necesidad de contar, además de que, al almacenar sus bienes o provisiones en épocas difíciles para poder subsistir, debió llevar un control de las existencias y del uso y las aplicaciones de las mismas. Todo ello planteó la necesidad de llevar un registro (invención de la escritura y los números). Transcurrido el tiempo, el hombre empezó a intercambiar sus bienes mediante el trueque, cuyo volumen, al ir aumentando dificultó el comercio, lo cual volvió indispensable el uso de una unidad de valor de cambio que resolviera el problema. Para tal fin surgió la moneda, que además fue una ayuda para que la actividad contable pudiera darse. La información anterior nos indica el origen de la contabilidad a partir de la evolución de la raza humana, es decir cuando se inicia la formación de la propiedad privada y el hombre crea la necesidad de controlar aquellos bienes materiales e inclusive humanos, “que pertenecen a su familia”. La actividad de controlar se traducía en la protección de las propiedades a medida que se daban las conquistas de territorios. En este sentido, deben considerarse tres fenómenos históricos indispensables que dieron origen a la Contabilidad: a. La constitución de unidades económicas con base en la división del trabajo. b. La invención de la escritura y los números. c. La existencia de una medida de valor

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Sin embargo, la evolución del hombre en los distintos estadios de la humanidad, fue cambiando su forma de vida, de trabajo y de generación de riqueza, desde las guerras, hasta el intercambio comercial. Posteriormente, en la edad moderna que abarca desde el año 1473 hasta la Revolución Francesa, en el año 1789 el conocimiento de la contabilidad se pudo propagar debido al uso general de los números arábigos y la invención de la imprenta. Se considera como precursor en el estudio de la partida doble a Benedetto Contrulirangeo, quien en su obra, publicada en 1473, señaló el uso de tres libros: Mayor, Diario y Borrador o Recordatorio. Posteriormente Fray Lucas da Borgo Paccioli redactó un tratado de contabilidad llamado Summa arithmetica, geometría proportioni et proportionalita en 1492, en donde establece los libros principales y las reglas para su manejo: El Memorial, Diario y Mayor. Es el primer libro que describe lo que conocemos como la teoría de la partida doble. Formalizó un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles que realizaba la congregación de la cual él formaba parte. A ese primitivo y sencillo sistema de registro o contabilización de mercancías, se le consideró, con el paso del tiempo, como la base de la contabilidad. En 1795, en Paris, Edmond Le Grange, al que se considera precursor de los registros contables, fundó la primera agrupación profesional de contadores, a la cual la Reina Victoria concedió la Carta Real, señalando así el inicio del auge e importancia de la Contaduría Pública. En 1881, surge la primera escuela de comercio en la Universidad de Pensilvania, que enseñó contabilidad como una técnica académica. En 1887, surgió la agrupación de contadores denominada, American Association of Public Accountants. En 1917, se fundó la Asociación de Contadores Públicos Titulados y el Instituto Americano de Contadores Públicos de Estados Unidos1.

Crisis financiera mundial En 1933 ocurrió lo que se conoce como la Gran Depresión de los treinta, la cual afectó las grandes empresas norteamericanas y ocasionó problemas financieros en empresas más pequeñas y hasta a las personas. Lo anterior ocasionó una crisis generalizada que tuvo origen en Estados Unidos y repercusiones a nivel mundial. Consecuencia de esta crisis: Estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la Contabilidad, para evitar en el futuro, la generación de situaciones similares.

La Contabilidad de hoy, nuevas tendencias 1

Consulte: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/contaysiscontable.htm http://www.content4reprint.com/view/spanish-23799.htm http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=43994 http://boletinopinioncontabilidadusat.blogspot.com/2008/01/la-contabilidad-lenguaje-de-los.html http://www.cantuflores.com.mx/docs/El%20Papel%20de%20la%20Contabilidad%20Administrativa.pdf

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En el mundo de hoy la contabilidad está inmersa en la forma de hacer negocios y se retroalimenta de los retos y los cambios que deben experimentar las organizaciones para lograr su misión. A principios del siglo XXI, se han incorporado conceptos nuevos en el mundo de los negocios, tales como globalización, competitividad, calidad, productividad, alianzas estratégicas, empresas de clase mundial, libre comercio, valor agregado y reingeniería de procesos administrativos, los cuales han incrementado el grado de dificultad en la operación de las empresas. Expliquemos algunos aspectos relevantes de la contabilidad de hoy:

a

Globalización

Podemos decir que es un nuevo orden mundial que pretende armonizar las economías y políticas en ese contexto, para llegar a establecer una sola unidad global. No persigue Únicamente el intercambio de bienes y servicios entre los países, sino que va más allá, abarcando aspectos económicos y legales.

b

Competitividad

Es ofrecer al cliente bienes y servicios con atención, calidad, oportunidad y precio que represente un valor superior al que proporcionaría la competencia. Si combinamos la competitividad con la globalización, comprenderemos la magnitud del reto que representa competir en un contexto mundial, el cual se siente en todas las áreas funcionales de una empresa.

c

Calidad y productividad

La competitividad en un contexto global ha traído como consecuencia que todas las organizaciones, públicas o privadas, dirijan sus esfuerzos hacia la productividad y la obtención de la calidad total, para poder sobrevivir. En este sentido, la calidad debe entenderse como la realización de una actividad con eficiencia y eficacia simultáneas. Es hacer las cosas bien la primera vez y en el menor tiempo posible, sacándole el mayor provecho a los recursos con que se cuenta en ese momento. Los estándares de calidad cambian día con día. Sin calidad en los diferentes procesos que intervienen en una organización no se da la productividad, y si no se es productivo no se puede ser competitivo en un ambiente de globalización. 4. La ética en la Contabilidad: En los últimos 15 años el mundo empresarial ha sido testigo de fraudes cometidos por los ejecutivos de esas organizaciones. Fraudes cometidos principalmente en el manejo de la información, a través del maquillaje de la información contable. Podemos mencionar algunos fraudes como ENRON, Stanford Bank, World Com y en Nicaragua, casos como AGAVE AZUL y MARCA MÓVIL.2 La gran mayoría de los contadores efectúan su labor de una manera profesional y ética, aunque nunca oigamos hablar de ellos. Por desgracia, tan solo aquellos que cometen fraudes aparecen 2

Puede consultar :

http://www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF8&rlz=1T4ADBS_esNI243NI243&q=FRAUDE+MARCA+MOVIL+EN+NICARAGUA http://www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF8&rlz=1T4ADBS_esNI243NI243&q=FRAUDE+AGAVE+AZUL+EN+NICARAGUA

http://news.bbc.co.uk/hi/spanish/business/newsid_2069000/2069306.stm

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en los titulares de los periódicos. En años recientes hemos visto más escándalos contables, que en cualquier otro momento desde la década de 1920. A raíz de los fraudes como Enron y la empresa World Com, se promulgó la conocida “Ley Sarbanes y Oxley”, la cual convirtió en delito grave la falsificación de estados financieros, también creo una nueva agencia de vigilancia, Public Companies Accountaning Oversight Borrad, para que vigilara el trabajo de los contadores independientes que se encargan de auditar compañías públicas. Concluyamos: La contabilidad tiene su origen desde los inicios de la humanidad y desde entonces ha sido concebida como un conjunto de tareas encaminadas en asegurar la permanencia de los bienes de la familia, la comunidad y el Estado. En las primeras etapas de la humanidad, la contabilidad se percibía como la forma que el hombre protegía los bienes conquistados. En la medida que la humanidad creó nuevas formas de vida y de trabajo, hasta nuestros días la contabilidad fue también evolucionando hasta la aparición de Fray Lucas Pacciolli que estableció la teoría de Partida doble, como la base fundamental de la contabilidad. En la actualidad, la contabilidad se ha constituido en una importante actividad administrativa relacionada con el control interno dentro de una organización que ha venido fortaleciéndose y adecuándose a los avances logrados por la humanidad desde su creación e introduciendo nuevos conceptos y herramientas, facilitando la calidad y competitividad de las organizaciones.

LECTURA DE INTERÉS La siguiente lectura muestra los fraudes más conocidos de la historia, seguro que habrán otros; sin embargo, a medida que vamos leyendo el artículo iremos identificando algunas particularidades comunes a cada estafador. Además, que guarda estrecha relación con el tema que hemos tratado en contabilidad. Disfrute de su lectura y luego conversaremos para conocer su opinión. Mientras lee piense: ¿Qué características tiene cada uno de estos estafadores? motivaba a cometer estos delitos?

¿Qué los

Los 10 Impostores más grandes de la historia 1. Víctor lustig. Su primera trampa fue vender una máquina para imprimir dinero que no funcionaba bien. En 1925 Lustig se hizo pasar por una persona del gobierno de Francia, después de leer en los diarios los problemas que la ciudad de París tenia con el mantenimiento de la torre eiffel, junto un grupo de gente que trabajaba con metal y les dijo que el mantenimiento de la torre era tan caro que no se podía mantener y que querían vender el metal de la torre. El vendió la torre eiffel a uno de los interesados y tomo

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un tren a Viena con una maleta llena de efectivo. El comprador se sintió tan humillado que no fue a la policía a poner una demanda. Después Lustig convenció a AL Capone para invertir 40 mil dólares en la bolsa de valores. Lustig se quedó con el dinero y lo puso en una caja fuerte por dos meses, después le dijo a Capone que se había perdido todo. Impresionado con la integridad de lustig, Capone le dio 5 mil dólares. En 1907 lustig llego a los estados unidos donde realizó varios fraudes hasta que lo arrestaron y fue mandado a la prisión de Alcatraz.

2. Frank Abagnale, atrápame si puedes. Frank William Abagnale Jr., nació abril 27 de 1948, fue un impostor por 5 años en los 60's. Su primer fraude fue escribir cheques de su propia cuenta sobregirada. Obtuvo más de 40 mil dólares imprimiendo su número de cuenta en una ficha de depósito en blanco y la ponía en un montón de fichas reales en el banco. Por un período de dos años pasó como piloto de Pan Am para sacar vuelos gratis alrededor del mundo. Después se hizo pasar por un pediatra en un hospital en Georigia. Tenía un diploma de leyes falso de Harvard y así pasó el examen para obtener el trabajo de state attorney general de Lousiana.

3. Christopher Rocancourt, el rockefeller francés. EL hizo fraudes a gente de dinero haciéndose pasar como un miembro francés de la familia Rockefeller. Su mama trabajo como prostituta y si papa era un alcohólico que lo llevo a un orfanato rió cuando el niño tenia 5 años. El se escapó y llegó a Paris donde hizo su primer fraude, falsificar papeles de una propiedad que no era de el y luego la vendió por 1.4 millones. Para llegar a USA, uso muchos nombres distintos, en Los Angeles se hicieron pasar por un productor de cine, un boxeador, o un ejecutivo. Usaba nombres como el de su mama "Sophia Loren" o sus tíos Oscar de la Renta y Dino de Laurentis, y se relacionaba con varias celebridades. Se caso con la modelo de playboy Pia Reyes, tuvieron un hijo , Zeus. En Canadá, Rocancourt escribió una autobiografía en la cual ridiculizó a sus víctimas. En marzo del 2002 lo extraditaron a Nueva York, se declaró culpable de 3 de 11 cargos. Dice que hizo como 40 millones de dólares.

4. Ferdinand Demara, el gran impostor. Estuvo en la armada de usa en 1941 y empezaba nuevas vidas usando los nombres de sus compañeros de la armada, después hacía como que se suicidaba y empezaba con otro nombre, se hizo pasar por un psicólogo, después la armada y la naval se dieron cuenta y fue a prisión por 18 meses. Después una cadena de carreras pseudo académicas siguieron, fue un ingeniero civil, un diputado de sherif, asistente de guardia en la prisión, doctor, abogado, experto en cuidados de niños, monje benedictino, monje trapista, editor, investigador de cáncer y maestro. Nunca hizo mucho dinero con lo que hacia, solo una respetabilidad temporal.

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Su más famosa trampa fue pasar por un cirujano en la guerra contra Corea, hizo operaciones y combatió infecciones con penicilina, esto hasta que lo descubrieron y lo reportaron, en el se baso la película El gran impostor. Murió en 1982 como un ministro bautista.

5. David Hampton Era africo¬americano, como no podía entrar a la disco Studio 54, dijo que era el hijo de Sidney Poitier y rápido lo dejaron entrar como una celebridad. Comenzó a usar la identidad de David Poitier para comer gratis en restaurantes, después convencía a mucha gente de dejarlo vivir con ellos en sus casas o prestarle dinero, incluyendo a Melanie Grifith, Gary Sinise y Calvin Klein. Le dijo a algunos que era amigo de sus hijos, a otros que su avión lo había dejado y su equipaje se quedo en el avión o que se lo habían robado. En 1983 Hampton fue arrestado y convicto por sus fraudes y se le ordenó pagar 4490 dólares a sus víctimas. Su historia inspiro la película"six degrees of separation". Murió de complicaciones por el sida en el 2003.

6. Milli Vanilli, el dúo del pop que no podía cantar. Este fue un dúo vocal pop compuesto por Fab Morvan y Rob Pilatus, que se formo en Alemania a mitad de los 80's. Empezaron a crecer a nivel mundial en 1988. Ganaron el premio grammy como mejor artista nuevo en 1990. Pero en ese mismo año durante una presentación en "vivo" en MTV, la canción girl you know it's true empezó a rayarse lo que resulto en uno de los momentos mas vergonzosos en la música del pop Así que la verdad se revelo: el sonido de milli vanilli era creado por frank farian en donde cantaban otros artistas, Morovan y Pilatus no cantaban para nada. Después de esto se les quito el premio grammyy tuvieron por lo menos 26 demandas por fraude.

7. Cassie Chadwick, la hija ilegitima de Andrew Carnegie. Es el más famoso nombre de una canadiense nacida como Elizabeth Bigley. A la edad de 22 anos fue arrestada en woodstock, ontario , por falsificación, pero la soltaron por declararla loca. En 1882 se caso con Wallace Springsteen, quien la corrió a los once días cuando se entero de su pasado. Después se caso con un Dr Chadwick en 1897, y empezó su fraude mas exitoso, se dijo ser la hija de andrew carnegie, falsificó una nota por 2 millones de dólares con la firma de carnegie. L información se filtro a los mercados financieros y los bancos empezaron a ofrecerle sus servicios. Los siguientes ocho anos uso esta identidad para obtener entre 10 y 20 millones de dólares. Cuando se le pregunto a Carnegie sobre ella, dijo que ni siquiera la conocía, y todo se vino abajo, la arrestaron y el juicio fue todo un circo de los medios. Murió en la cárcel.

8. Mary Baker, la princesa caraboo de la isla de Javasu.

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En 1817, un zapatero en Inglaterra, conoció a una mujer desorientada con ropas exóticas, que hablaba un lenguaje que nadie podía entender. Los locales trajeron extranjeros para ver que idioma hablaba la mujer, hasta que un marino portugués"tradujo" su historia, era la princesa caraboo de la isla de javasu, en el océano indico, ella había sido capturada por piratas después la tiraron por la borda y nado hasta la orilla. En las siguientes semanas la representante de la realeza exótica fue la favorita de los dignatarios locales. Usaba arco y flechas, esgrima, nadaba sin ropa y le rezaba a dios, a quien le llamaba Allah Tallah. Adquirió ropas exóticas y se le hizo un retrato que salió en los diarios. Eventualmente la verdad salio: ella era la hija de un zapatero, mary baker de Devon. Había sido sirvienta en varios palacios de Inglaterra pero no encontraba un lugar para quedarse. Invento el idioma falso de su imaginación y palabras gitanas. Trato de hacer lo mismo en usa, Francia y España sin la misma suerte, su historia es la base para la película"princess caraboo".

9. Wilhelm Voigt, el entretenido capitán de kopenick EL fue un impostor alemán que se disfrazo como militar de Prusia en 1906 y se convirtió en el famoso capitán de kopenick. En 1906 compro partes del uniforme usado de un capitán y ya en kopernick, fue al cuartel de la armada, paro a cuatro granaderos y un sargento en su camino de regreso al cuartel y les dijo que fueran con el, ellos obedecieron. Mando arrestar al secretario del pueblo y al alcalde por sospechas de malos manejos de fondos, los llevo junto con el tesorero a Berlín para interrogaciones. Le dijo a los guardias que quedaban que se quedaran en sus puestos por media hora y se fue a la estación del tren. En el tren se cambio a ropas de civil y se fue. Voigt fue arrestado y sentenciado a cuatro años en prisión por falsificación, pasar por un oficial y tomar prisioneros indebidamente, a pesar de todo la opinión publica estaba a su favor, el Káiser alemán lo perdono en 1908, dicen que le pareció divertido lo que hizo.

10. George Psalmanazar el primero de Formosa en visitar Europa. Dijo ser el primero de Formosa en visitar Europa. Apareció en el norte de Europa por el año 1700, su apariencia era europea pero decía venir de la lejana isla de Formosa, seguía un calendario extranjero que adoraba el sol y la luna. Psalmanazar publico el libro "una histórica descripción de la isla de Formosa", una isla sujeta al emperador de Japón, y revelo una cantidad de hábitos extraños. Formosa era un país prospero con mucho dinero y una ciudad capital llamada xternetsa. Los hombres andaban desnudos, solo con plata y oro cubriendo sus partes privadas. Su alimento principal era la serpiente que cazaban con ramas de árbol. Eran polígamos y el marido tenía el derecho de comerse a las esposas por infidelidad. Ejecutaban asesinatos colgando a las personas de cabeza y les disparaban flechas. Anualmente sacrificaban los corazones de 18 mil jóvenes para los dioses y los sacerdotes se comían los cuerpos. Usaban caballos y camellos como transporte publico, el libro también describía el alfabeto de Formosa.

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El libro fue exitoso, el obispo de Londres lo apoyo. Hablo ante la sociedad real. Después se cansó del engaño y en 1706 confeso, primero a sus amigos y después en público.

1.2. Objetivos y funciones de la contabilidad Objetivos de la contabilidad En el siguiente tema, estudiaremos los objetivos de la contabilidad a partir de la importancia de la información que genera. Reflexionemos: La empresa de hoy no puede ser competitiva si no cuenta con sistemas de información eficientes, incluyendo un sistema de contabilidad. La contabilidad como sistema de información expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a los distintos usuarios. La calidad en la toma de decisiones dependerá de la eficiencia en la implementación de un sistema de contabilidad, proporcionando información oportuna, veraz y comprensible. Los objetivos de la contabilidad como sistema de información son los siguientes: Podemos agrupar los objetivos que la contabilidad debe cumplir en los siguientes aspectos: 1. Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio. 2. Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. 3. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio. 4. Prever con anticipación el futuro de la empresa. 5. Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley. El objetivo final de la contabilidad es, pues, generar y comunicar información útil para la toma de decisiones oportuna de los diferentes usuarios de la misma. Concluyamos:

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La contabilidad, deberá tener en resumen los objetivos siguientes: 1.2.3.4.-

Registro claro de las operaciones Control de los registros Servir de fuente de información oportuna Ayudar a la previsión.

Funciones de la contabilidad Continuando con el estudio de la contabilidad, explicaremos las funciones de la contabilidad en una organización. Reflexionemos en lo siguiente: Las funciones de la contabilidad facilitan a las organizaciones el uso de la información. La información contable es resumida de forma tal, que logre mayor eficiencia a través de la cantidad y calidad ofrecida; sin embargo, la calidad de la información está en función de las personas encargadas de llevar a cabo el registro de la misma. Expliquemos las distintas funciones que cumple la contabilidad en una organización: a. Función Histórica 

Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa.



Facilita el control interno del negocio, identificando el momento exacto de una operación en particular.



A través de la contabilidad se logra conocer la operatividad de la empresa desde su creación, es decir su historia.

Veamos el ejemplo siguiente: Al determinar la antigüedad que tienen las ventas a crédito en una empresa, el contador recurre a la información existente identificando la fecha de venta al crédito para cada cliente y la fecha de vencimiento. Con esta información podrá identificar cuentas vencidas y no pagadas, ventas a crédito recientes o ya sea próxima al vencimiento. b. Función Estadística A medida que el negocio va funcionando, la información es minuciosamente almacenada. La utilidad estadística de la información contable permite a los directivos evaluar los resultados de la empresa mediante la determinación de parámetros o índices estadísticos, facilitando la tarea de evaluación y proyección de las actividades de la empresa. Veamos el siguiente ejemplo: La información contable puede ser utilizada por los directivos al momento de evaluar el desempeño de la organización durante los últimos 10 años. En este caso, sería importante Colectivo de Contabilidad

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determinar índices estadísticos como el valor medio de las ventas anuales, trimestrales o mensuales, análisis de frecuencias. A la vez, los instrumentos estadísticos facilitarían la tarea de proyección de ingresos, gastos, demanda, entre otros. c. Función Económica 1. A través de la información contable podemos estudiar el proceso que se sigue para la obtención del producto. 2. Permite la determinación e interpretación de índices económicos a fin de evaluar la ejecutoria de la empresa a partir de las ventas y las utilidades generadas. Reflexionemos en lo siguiente: Mediante la información contable los directivos y propietarios pueden medir la rentabilidad del capital invertido en la empresa. Es decir cuánta utilidad se ha generado por córdoba invertido. Si en la empresa El Hogar los socios han invertido capital propio por C$ 200,000.0 y al final del período contable la ganancia del negocio ha sido de C$ 35,000.0, la rentabilidad del capital invertido será: Valor de las ganancias del negocio El capital propio invertido

C$ 35,000.0 = 17.5% C$ 200,000.0

En este caso, los socios han obtenido una rentabilidad del 17.5% sobre la inversión realizada. En la medida que el negocio obtenga mayor rentabilidad con la misma inversión de capital, la empresa tendrá mayor valor. d. Función Financiera La utilidad financiera de la información contable se muestra: 1).

Al momento del registro de las operaciones relacionadas con la obtención de fondos, ya sea a través de financiamientos externos como una deuda bancaria o internos como el dinero que aporta cada uno de los socios para la puesta en marcha del negocio.

Esta información permite al directivo descubrir la situación financiera de la empresa como producto de las decisiones tomadas por la administración financiera de la empresa en cuanto a deudas adquiridas, capacidad de tomar nuevas deudas, deudas vencidas y no pagadas, crecimiento del capital de los socios, etc. 2).

Al momento del registro de inversiones realizadas en la compra de bienes necesarios para el funcionamiento de la empresa como vehículos, instalaciones, maquinarias, equipos, etc.

Para lograr realizar la actividad económica, las empresas invierten en bienes que son fundamentales para tal fin. Al momento de la compra, la contabilidad se encarga del registro oportuno y preciso de dichas operaciones; sin embargo, los directivos encargados llevan a cabo

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revisiones constantes de esta información con el objetivo de identificar requerimiento de nuevos equipos, modernización o ampliación de la capacidad, costo de las mercancías compradas, etc.

Veamos un ejemplo: Una empresa requiere un financiamiento bancario para ampliar la red de distribución de sus productos. Para ello, visita un banco de la localidad y ha negociado un préstamo por el 80% de su inversión y a un plazo de 4 años. Esta decisión de financiamiento ha sido fundamentada por la seguridad que el banco ha identificado en la empresa, es decir, la existencia de inversiones en bienes, cuyo valor supera el financiamiento recibido. e. Función Fiscal La información contable permite: 1).

El registro detallado y oportuno de los impuestos causados por la operatividad de la empresa, es decir, según lo establece la ley correspondiente. Pago oportuno de las obligaciones fiscales del negocio, evitando multas y recargos por atrasos en los pagos. La declaración de los impuestos cada vez, según lo establece la ley, esto facilita al director la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios.

2). 3).

f.

Función Legal

Todas las formas de empresas están sujetas a las leyes según el tipo de organización o actividad. Por lo tanto, las diversas actividades llevadas a cabo en la empresa tendrán un fundamento legal. La contabilidad es una actividad administrativa basada en el cumplimiento de determinadas normas y procedimientos establecidos según la ley correspondiente. A medida que la contabilidad cumple esta función legal, la información generada se caracterizará por la veracidad, comparabilidad y claridad, permitiendo mayor efectividad en la toma de decisiones. Concluyamos: La contabilidad al igual que otras actividades realizadas por una organización, requieren de un desempeño eficiente en el registro, procesamiento y resultados de la información. En este sentido, la calidad en los procesos de información de carácter contable, juega un papel muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones tomadas son con base en los resultados o productos de esos procesos. La calidad y oportunidad de la información se observará en la medida que facilite la tarea de interpretación de los resultados:

1.3. Usos y Usuarios de la información contable El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones necesitan información financiera de una empresa para facilitar la planeación y el control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable en una organización es generar y comunicar esta información.

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Esto significa que la contabilidad juega un papel muy importante en las organizaciones. Analizamos: En una Empresa, la contabilidad juega un papel muy importante en la presentación y comunicación de la información. Significa que el proceso de registro y clasificación de las transacciones, no son sino un medio para comunicar la información. De la afirmación anterior podemos deducir que la contabilidad para cumplir con su papel deberá poseer las características siguientes: a. Es un proceso de identificación, medida y comunicación de hechos económicos. El contador debe registrar para que la información sea comprendida por todos los usuarios. ¿Qué significa esto? Ello significa que la contabilidad se va a concentrar en las actividades económicas y esas actividades económicas van a ser, posteriormente objeto de identificación. b. La Contabilidad no se justifica solo por la identificación y la medida de los hechos económicos, además ha de comunicarse dicha información. Es por ello que los administradores financieros basan su análisis en los estados financieros, ya que les proporciona todo lo que ha sucedido en el negocio durante un período determinado. c. La comunicación de la información contable tiene un referente: EL USUARIO DE LA MISMA. Los juicios que resultan de la información contable dependen en gran medida del usuario de ésta. Cada usuario utilizará determinada información de la cual dependerá el tipo de decisión que este tomará. Debido que la información contable incluye distintos aspectos de la actividad de la empresa, la información que utilice cada uno de los usuarios, dependerá del objetivo a cumplir. Una empresa que ha solicitado un préstamo bancario, incluirá como información relevante, aquella que la Institución bancaria considere, como por ejemplo, el Balance General para poder medir la capacidad de pago a corto plazo, mediante la evaluación de los activos circulantes. Observemos el siguiente esquema, donde se representa el flujo de información contable hacia los usuarios de la contabilidad.

El uso de la información contable CONTABLE: Mide Registra Informa

comuni ca

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USUARIO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

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ENTORNO ECONOMICO

FORMACIÓN DE JUICIOS

DESICION

Gráfico # 1 Observemos que el contador se encarga de registrar las operaciones del negocio, posteriormente las comunicadas a los distintos usuarios, luego la consideración del entorno económico y relacionados con la información contable, permiten la formación de juicios que contribuirán a la elección de la mejor alternativa. ¿Quienes son los usuarios de la información contable? Los usuarios de la contabilidad pueden ser usuarios internos y externos. Estudiemos los usuarios internos: Este grupo lo conforman principalmente: los directivos, los accionistas, los mandos intermedios y los trabajadores Los usuarios internos son los que integran la organización, cada uno de ellos con una responsabilidad determinada dentro de la empresa. Los usuarios internos requieren de información sobre el desempeño del negocio, es decir, las utilidades, distribución de dividendos, generación de ingresos, etc. Esto hace que guarden una estrecha relación con todo el proceso contable. ¿Cómo podemos explicar la relación de la contabilidad con la empresa? Veamos el siguiente gráfico: RELACION DE LA CONTABILIDAD CON LA EMPRESA La actividad e la empresa genera operaciones

Las Operaciones tienen un

Los Documentos son la base de los registros contables

La contabilidad ofrece resúmenes de la situación y los resultados reflejados en los estados financieros

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El Análisis de los datos orienta las decisiones de la empresa

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Podemos observar como las distintas operaciones de la empresa generan información, es registrada y comunicada para realizar el análisis de la situación de la empresa y sobre esa base tomar decisiones. Serán usuarios externos aquellos que no forman parte del negocio; sin embargo, tienen un interés particular por la situación del negocio, ya sea para control o inversión. Los usuarios externos pueden ser los siguientes: a. Los acreedores Los acreedores necesitan conocer cuál es la situación de solvencia de la empresa, es decir la capacidad de pagar las deudas, con el fin de evaluar el riesgo de la misma, ya sea al momento de otorgar algún financiamiento o cuando éste ya existe. b. Los proveedores Los proveedores, quienes suministran materia prima y materiales siempre estarán interesados en conocer, por ejemplo, la liquidez en el corto plazo, a fin de conocer el tipo de cliente y definir la forma de crédito. c. Los sindicatos Estos demandan información contable respecto a la empresa qué será útil, por ejemplo durante la negociación de convenios colectivos, así como el seguimiento de estos convenios. Esto les proporciona datos acerca de la marcha de la Empresa, de sus costos y de su productividad. d. Instituciones públicas Estas instituciones pueden ser el Fisco, Dirección General de Aduanas, Superintendencia de Bancos, Contraloría de la República, etc. En general, estas instituciones requieren información contable con el objetivo de ejercer cierto orden y control en el manejo de los registros en los diferentes negocios. Leo y no olvido: Algo muy importante a destacar es el papel de los usuarios en la empresa. Por ejemplo los usuarios internos producen una retroalimentación (llamada en inglés “feed back”) a la calidad de la información que les es suministrada. En cambio los usuarios externos no van a producir una retroalimentación de tipo contable respecto de su satisfacción con la forma en que la información se les presenta. ¿Cómo podemos definir el término retroalimentación?

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La retroalimentación se da cuando en una actividad cualquiera, luego de finalizada, evaluamos la forma la ejecución, identificando desempeños favorables o desfavorables, con el fin de corregir los errores y fortalecer los aciertos. Veamos el siguiente ejemplo: Una empresa ha establecido como estándar, que cada empleado del área de producción fabrique 3 unidades por hora. Al momento de la evaluación de desempeño, encontramos que ningún trabajador cumplió el plan. A través de la evaluación logramos identificar algunas causas del resultado obtenido. Una de ellas es el ingreso devengado por unidad, otra causa es la disponibilidad de materia prima, capacidad de la máquina o quizás, el estándar de 3 unidades es muy alto para la capacidad productiva del empleado, etc. Esta información, facilitará a la administración la corrección de aquellos aspectos negativos en el desempeño del empleado. ¿Cuándo se da la retroalimentación? Se da al momento de planificar las actividades del período siguiente. Será importante, la consideración de todos los factores que podrían generar desempeños ineficientes, incluyendo en los nuevos planes las acciones encaminadas a mejorar el trabajo de cada centro de responsabilidad3. Concluyamos: Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente técnico que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. Ya sea que se esté preparando un presupuesto para el hogar, conciliando la chequera, preparando la declaración de renta, o manejando una empresa, se está trabajando con conceptos contables y con información contable. El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización. La información financiera también la requieren personas externas - propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno, y el público - quienes han proporcionado dinero a la empresa o quienes tienen algún interés en el negocio. Dicha información permite conocer la posición financiera y resultados de sus operaciones de la empresa en un momento determinado. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.

6. Documentos fuente de la contabilidad 3

Léase: Capítulo I. Contabilidad. La base para la toma de decisiones gerenciales. Undécima Edición.. Meigs William

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Para llevar a cabo el registro de las operaciones se requiere que la información cumpla ciertos requisitos: 1). 2). 3). 4). 5).

Identificar la fecha de la operación. El tipo de operación realizada. Cantidad en términos físicos y monetarios. Entidades quienes realizaron dicha actividad. Cumplir con los procedimientos de carácter administrativos establecidos por la empresa.

La contabilidad utiliza diversos documentos para el reporte de las distintas operaciones que lleva a cabo la empresa. Algunos ejemplos de dichos documentos, los presentamos a continuación:

a. La factura: Es un documento que muestra operaciones de compra o venta de mercancías o servicios, ya sean de contado o crédito, indica claramente el tipo de mercancías vendida y datos del cliente. En general contiene los siguientes elementos: 1. Encabezado o Membrete: Incluye:        

Nombre de la empresa Dirección y teléfono Número RUC Número de factura Fecha Nombre y dirección del cliente Forma de venta, si es de contado o crédito Condiciones de crédito 2. Cuerpo de la Factura:

Consta del número de la orden, descripción del artículo, unidad de medida, precio unitario y precio total. FERRETERÍA LA MAXIMA Colonia Centroamérica C-200 Télefax : 2785933 - 2780025 Nº RUC 101070-0525 Factura Nº 0001 Contado:  Crédito:  Vence:_______________ Cliente: ___________________________________________________________________ Dirección: __________________________________________________________________ Fecha:______ de ________ de _____

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Nº

DESCRIPCIÓN

Subtotal Impuesto ____________ Cliente

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

TOTAL

_________________ Entregado Total

Suárez S.

b. Recibo de caja Es un documento diseñado para el reporte de entradas y salidas de dinero en efectivo en concepto pagos o desembolsos realizados por la empresa. La persona encargada de llenar este formato es el encargado de caja y tiene la responsabilidad de presentar en forma clara y ordenada las distintas operaciones. Un formato de recibo oficial de caja es el siguiente: FERRETERÍA LA MAXIMA Colonia Centroamérica C-200 Télefax : 2785933 - 2780025 Nº RUC 101070-0525 RECIBO OFICIAL DE CAJA Nº : 1548 C$ _______________ Fecha

:

________________________________________

Recibí de

: _______________________________________________________________

En concepto : _______________________________________________________________ La cantidad de: ______________________________________________________________

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Efectivo

: ____________

Cheque

:

Nº : ____________

________________ Cajero

c. Comprobante de pago El comprobante de cheque es un documento que indica una salida de dinero a través de un cheque, en él se deben incluir la justificación por la cual se genera, la actividad para la cual se ha destinado, el monto y tipo de moneda por el cual se emite, así como todos los documentos que soportan tal hecho. A continuación se muestra un ejemplo de formato de comprobante de pago:

FERRETERÍA LA MAXIMA Colonia Centroamérica C-200 Télefax : 2785933 - 2780025 Nº RUC 101070-0525 COMPROBANTE DE PAGO Nº :

0008

Aquí va el cheque. (Formato)

Concepto:___________________________________________________________________

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Cuenta Nº

DESCRIPCIÓN

PARCIAL

DEBE

HABER

TOTAL ___________ Elaborado

_______________ Autorizado

________________ Recibido

Cada uno de estos documentos permiten un flujo continuo y ordenado de información hacia la contabilidad, asegurando la calidad y veracidad de los registros contables. Así mismo, facilitan el control dentro de la empresa, evitando actividades ilícitas que afecten la situación económica y financiera de la empresa.

UNIDAD II.

TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Objetivos de la Unidad: Al finalizar la presente unidad el estudiante estará en capacidad de: 1.

Explicar los componentes de los libros principales, la forma de pasar los datos a los libros principales de registro contable.

2.

Aplicar las técnicas contables para el registro y control de las cuentas de Balance y Resultados.

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3.

Aplicar la teoría de la partida doble en el registro de las operaciones mediante el uso de la regla de los cargos y abonos.

4.

Identificar el concepto, estructura y movimientos de la cuenta, a fin de diferenciar los tipos de cuenta utilizados en el Balance General y en el Estado de Resultado.

Contenido: 2.1 Teoría de la Partida Doble 2.2 Concepto y estructura de la cuenta. 2.3 Tipos de cuentas: Balance y Resultado. Naturaleza, movimientos y saldos de las cuentas 2.4 Libros Principales 2.4.1 Auxiliar Mayor 2.4.2 Diario 2.5 Elaboración de Estados Financieros 2.5.1. Balance General 2.5.2. Estado de Resultados

2.1. Teoría de la partida doble Concepto y utilidad de la partida doble En este momento usted ha llegado a uno de los temas importantes dentro de la práctica contable, pues es la base del registro de las operaciones. Los conocimientos anteriores son fundamentales para el desarrollo de la presente temática. Recuerde: En temas anteriores estudiamos dos elementos importantes del proceso contable, como son los objetivos y funciones de la contabilidad; los grupos básicos de cuentas y los estados financieros. Así mismo establecimos una interrelación entre ellos. Sin embargo, la práctica contable va más allá de una simple clasificación de las operaciones, abarca la tarea de registro de la información considerando la naturaleza de la operación y las cuentas específicas. De igual forma es obligación del contador mantener un balance en el manejo de fondos e inversiones.

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¿Qué significa el manejo de fondos e inversiones? Nos estamos refiriendo a la administración de los bienes y derechos llamados activos y las fuentes de financiamientos conocidos como pasivos y capitales. El balance en las inversiones y fuentes de financiamiento significa que un negocio, por ejemplo:   

No podrá invertir en activos por encima del valor de los fondos disponibles. No registrará más ingresos que los devengados en el período Deberá registrar correctamente los pagos en efectivo realizados por los clientes, etc.

En el ejemplo anterior indicamos la función de la contabilidad en cuanto a la calidad de la información proporcionada luego de transcurrido un período contable. Toda operación registrada debe mantener el balance, es decir, qué tipo de inversión realizó y cuánto dinero utilizó y ambos deberán ser iguales en valor. Para mantener el equilibrio en el balance de las operaciones, se utiliza el mecanismo contable denominado partida doble. ¿Qué es la partida doble?: La partida doble es un mecanismo mediante el cual se lleva a cabo el registro contable, controlando que los fondos disponibles, se han invertido en operaciones en igual cantidad. De esta forma, el total de fuentes serán iguales al total de inversiones.

Veamos un ejemplo: Si la empresa “Naciente” ha comprado al crédito, insumos y materiales necesarios para la producción valorados en C$ 12,100.00, ¿Cuál es el registro contable? En este ejemplo, la empresa al comprar insumos y materiales para la producción los registra inmediatamente en una cuenta que se llama “Inventarios de materia prima y materiales”. Esta cuenta, habrá aumentado sus niveles en C$ 12,100.00, es decir, realizamos una inversión; sin embargo, habrá de preguntarse, ¿De dónde obtuvimos los fondos necesarios para adquirir la materia prima? La compra fue financiada por los proveedores, pues se ha tomado un crédito y afectaremos una cuenta denominada, “Cuentas por pagar” con un valor igual a la cuenta anterior por C$ 12,100.00

1. Concepto de la Cuenta. Para explicar la teoría de la partida doble, utilizaremos la cuenta, como un elemento importante en el registro. Recordemos: La cuenta es el registro sistemático de un determinado tipo de operación. Una operación utilizará dos o más cuentas, cada una de las cuales describirá una determinada clase de activo, pasivo, capital, ingresos o egresos.

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La forma más simple expresar una cuenta es la “Cuenta T o esquema en forma T”. También se le denomina esquema de mayor. La cuenta T es un formato simple utilizado para el registro de los aumentos y disminuciones de cada una de las cuentas. Veamos la representación del esquema de mayor a través de una cuenta T, mediante un ejemplo de una cuenta de activos: Efectivo en caja Aumentar Deducir Saldo inicial Operaciones 500 3.500 19.000 Total deducciones Saldo neto

C$ 10.000 5.000

Operaciones 4.000 3.000 Total deducciones

C$ 2.000 9.000

9.000 10.000

Observemos: La cuenta T, es una hoja de papel, dividida en dos partes. En cada lado, se van anotando las operaciones ya sea como aumentos o disminuciones. El ejemplo anterior, muestra una cuenta del grupo de los activos. Observe el lado izquierdo de la cuenta donde registra aumentos de la cuenta y al lado derecho las disminuciones de la cuenta. La cuenta de efectivo, inició el período con C$ 10,000.00, realizó operaciones por C$ 5.000.00, C$ 500.00 y C$ 3,500.00, que provocaron un aumento en la cuenta hasta C$ 19,000.00. Sin embargo, ocurrieron disminuciones por C$ 9,000.00 Al finalizar el período, la cuenta tiene un saldo de C$ 10,000.00. Esto es, la resta del total de aumentos menos el total de disminuciones. Veamos ahora la representación de una cuenta “T” o esquema de mayor, mediante un ejemplo de una operación con pasivos: Cuentas por pagar Disminuir Operaciones 7,300 10,100

Aumentar C$ 2,800

Saldo inicial Operaciones 2,780 5,000 30,300 Total deducciones Saldo neto

C$ 8,900 13,650

10,100 20,230

Observemos:

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En este caso, la cuenta denominada “cuentas por pagar”, perteneciente al grupo básico de pasivos, difiere en sus movimientos, aumentando al lado derecho y disminuyendo al lado izquierdo. Durante el período contable, el negocio tomó deudas por un monto de C$ 30,300.00; sin embargo, muestra disminuciones por C$ 10,100.00, por pagos realizados a los proveedores y saldo final de la cuenta es C$ 20,230.00 Reflexionemos a partir de los ejemplos anteriores:   

El estilo de cuenta “T”, nos ayuda al registro ordenado de todas las operaciones, identificando los aumentos o disminuciones en cada una de ellas. De acuerdo al grupo básico de cuenta los aumentos y disminuciones serán registradas a la izquierda o derecha de la cuenta. Al restar las disminuciones del total de aumentos nos da como resultado el saldo final de la cuenta.

De los ejemplos anteriores, podemos deducir la estructura de la cuenta “T”: a. El nombre de la cuenta: Nos referimos a las cuentas de cada grupo básico. b. El saldo inicial de la cuenta: Expresa el valor de la cuenta al inicio del período contable. Es el primer valor colocado en la cuenta al lado de sus aumentos. En el caso de la cuenta de efectivo en caja, el saldo inicial es de C$ 10,000.00 Este valor refleja el saldo de dicha cuenta al final del período anterior y será el monto para iniciar el período siguiente. c. Aumentos y disminuciones de la cuenta durante el período contable. d. Saldo final de la cuenta: Se obtiene restando del total de aumentos, las disminuciones. Este saldo final constituirá el saldo inicial del siguiente período contable. 2. Movimientos de la cuenta. Los cargos y abonos: Los movimientos de una cuenta, expresan los aumentos y disminuciones ocurridas durante un período contable y según la naturaleza de la operación. Analicemos: El registro de los movimientos de la cuenta, dependerá del grupo básico de cuentas, es decir, de Activos, Pasivos, Capital, Ingresos o Gastos. Los cargos y abonos se conocen también como:   

Débitos y Créditos Debe y Haber Deudor y Acreedor

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Los cargos y abonos representan los distintos movimientos en una cuenta, ya sean disminuciones o aumentos. Los términos cargo y abono son indicativos y solo tienen un significado de acuerdo con las reglas del registro contable. No tienen significados ocultos o misteriosos. Se utilizan para indicar si la cuenta debe aumentarse o disminuirse, según la clasificación de la cuenta que se trate. En una cuenta “T”, los cargos y abonos se encuentran ubicados de la siguiente forma: (Nombre de la cuenta) Izquierda

Derecha

CARGOS

ABONOS

El lado izquierdo expresa todos los cargos registrados en la cuenta y el lado derecho, expresa todos los abonos. ¿Cómo realizamos los registros contables? Para realizar un registro, seguiremos los seis pasos siguientes: a. Identificar la operación a registrar. A partir de los documentos fuentes de la contabilidad, se procede a identificar las características de la operación. Veamos un ejemplo: Según factura de venta Nº 13003, con fecha 14 de Octubre, se vendió al Sr. Roger Suárez 20 pares de zapato a un costo unitario de C$ 125.00. Dicha venta se realizó al crédito y el Sr. Suárez firmó un pagaré a favor de la empresa y se comprometió a pagar la deuda dentro de 15 días. En este ejemplo identificamos fácilmente la operación realizada, ya que los documentos explican por sí solos la transacción llevada a cabo entre la empresa y el Sr. Suárez. b. Identificar las cuentas a utilizar. Esto significa que de acuerdo con la naturaleza de la operación se clasificará según el grupo y subgrupo de cuentas de Activos, Pasivos y Capital al que pertenece. Utilizando el ejemplo anterior, podemos identificar las cuentas siguientes: 

Cuenta de Ventas: La factura indica que se ha vendido 20 pares de zapato a un precio de C$ 125.00, por tanto, las ventas totales son de C$ 2,500.00.



Documentos por Cobrar: Hemos identificado esta cuenta, ya que la operación nos indica que el cliente firmó un pagaré, el cual es considerado como un documento a favor de la empresa. Así mismo, el valor de dicho documento es de C$2,500.00.

c. Identificar el tipo de movimiento, es decir, si la cuenta va a experimentar un aumento o una disminución.

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En el caso de nuestro ejemplo, los movimientos identificados en cada cuenta son: 

Cuenta de Ventas: Experimenta un aumento de la cuenta y el registro lo haremos en el lado derecho de la cuenta por un valor de C$ 2,500.00.



Documentos por Cobrar: Experimenta un aumento de la cuenta y el registro lo haremos en el lado izquierdo de la cuenta por un valor de C$ 2,500.00.

d. Como ubicar un cargo y un abono. Cuando ya tenemos reconocido el tipo de movimiento, ubicarlo como un cargo o un abono, de acuerdo al tipo de cuenta. En este punto es importante explicar que los cargos y abonos se caracterizan de manera distinta en las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos. A continuación explicaremos los movimientos de cargos y abonos considerando el grupo básico: CARGOS AUMENTO DE ACTIVOS DISMINUCIÓN DE PASIVO DISMINUCIÓN DE CAPITAL AUMENTO DE GASTOS

ABONOS DISMINUCIÓN DE ACTIVOS AUMENTO DE PASIVO AUMENTO DE CAPITAL AUMENTO DE INGRESOS

Si una cuenta de activo y gastos experimenta un aumento, el valor será colocado al lado izquierdo o “cargos”. Lo contrario, si la operación en esta cuenta de activo y gastos experimenta una disminución, el valor será registrado al lado derecho o “abonos”. Cuando ocurren aumentos en las cuentas de pasivo, capital e ingresos serán registrados al lado derecho o abonos y las disminuciones serán registrados al lado izquierdo o cargos. e. Suma de los movimientos de cargos y movimientos de abono. El quinto paso, es sumar todos los movimientos de cargos y movimientos de abonos en cada una de las cuentas. Cuando una cuenta registra al lado de los cargos, ha tenido un movimiento deudor, si registra al lado de los abonos, entonces ha tenido un movimiento acreedor. Definamos un movimiento deudor: Una cuenta tendrá un movimiento deudor cuando la operación se ha registrado en el lado izquierdo de la cuenta, es decir hemos registrado un cargo a la cuenta. Veamos el siguiente ejemplo: Nombre de la cuenta Cargos C$ 100.000.0 30.000.0 50.000.0 Movimiento deudor 180.000.0

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Definamos un movimiento acreedor: Una cuenta tendrá un movimiento acreedor cuando el registro se realice en el lado derecho de la cuenta, es decir hemos registrado un abono a la cuenta. Veamos el siguiente ejemplo. Nombre de la cuenta Abonos C$ 120.000.0 10.000.0 20.000.0 150.000.0 Movimiento acreedor 3.

Calcular el saldo de una cuenta:

Hemos explicado que el saldo de una cuenta es la diferencia entre el total de aumentos y total de disminuciones de una cuenta. Si consideramos los grupos básicos: 

En el caso de los activos y gastos, el saldo final se obtendrá restando del total de cargos el total de abonos registrados a la cuenta.



El saldo final de las cuentas de pasivo, capital de ingresos se obtendrá restando del total de abonos el total de cargos registrados a la cuenta.

El saldo final de una cuenta nos indicará el valor de dicha cuenta al final de un período contable. En este caso, existen dos clases de saldos:  

Saldo deudor Saldo acreedor

Expliquemos cada uno de ellos: Saldo deudor :

Una cuenta tiene saldo deudor cuando la suma de los cargos es mayor a la suma de los abonos registrados en la cuenta.

Veamos el siguiente ejemplo: Cargos Movimiento deudor Movimiento deudor Saldo deudor

Nombre de la cuenta Abonos C$ 120,000.0 Movimiento acreedor C$110,000.0 60,000.0 30,000.0 20,000.0 10,000.0 200,000.0 Movimiento acreedor 150,000.0 50,000.0

Podemos observar que esta cuenta ha registrado un total de cargos por C$ 200,000.00 y abonos por C$ 150,000.00. Al restar ambos movimientos, nos resulta un saldo deudor en la cuenta de C$ 50,000.00

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Saldo acreedor:

Una cuenta tiene saldo acreedor cuando la suma de cargos es menor a la suma de los abonos registrados en la cuenta.

Veamos el siguiente ejemplo: Nombre de la cuenta: Abonos C$ 110,000.0 C$ 130,000.0 30,000.0 20,000.0 10,000.0 30,000.0 Movimiento deudor 150,000.0 Movimiento acreedor 180,000.0 Saldo acreedor 30,000.0 Cargos

Observe que en esta cuenta, el saldo aparece al lado derecho de la cuenta, los abonos son mayores a los cargos registrados en dicha cuenta. Analizo lo siguiente: Cuando hablamos de esquema de mayor, nos estamos refiriendo a un formato utilizado para el registro de las operaciones en una empresa. El esquema de mayor es un libro de contabilidad con una estructura definida y cuyo objetivo es registrar los aumentos y disminuciones de las cuentas. El esquema de cuenta “T” es una representación gráfica del libro mayor utilizado en la contabilidad; sin embargo, es importante explicar brevemente la utilidad de estos libros contables.

2.2.

Concepto y naturaleza de la cuenta

Con el desarrollo de esta temática iniciamos el aprendizaje de distintos procedimientos contables a través de la explicación detallada de los grupos básicos utilizados en la actividad contable. Al hablar de grupos básicos de la contabilidad nos estamos refiriendo a las distintas cuentas clasificadas según su naturaleza u origen. Al clasificarlas considerando este criterio, encontraremos tres grupos básicos importantes denominados, activo, pasivo y capital, los que explicaremos más adelante. ¿Qué significa la naturaleza de una cuenta? Una cuenta tiene su origen en una actividad u operación específica, cuyas particularidades la diferencian de otras operaciones.

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Veamos el siguiente ejemplo: Suponga que los socios de la empresa DELSUR han decidido ampliar su negocio y han realizado una nueva inversión de capital por parte de los socios por C$ 25,000.00 y además han obtenido un crédito hipotecario por C$ 80,000.00 a un plazo de 5 años. Supongamos además que el capital total recibido se depositará en un banco comercial. Al momento de depositar el efectivo en el banco, el contador tendrá una minuta de depósito donde reflejará el valor depositado, la fecha y el tipo de moneda y el número de cuenta. Posteriormente, el contador registrará esta operación en la contabilidad del negocio, utilizando una cuenta específica, relacionada con depósitos bancarios. A esta cuenta le podríamos llamar Cuenta de Banco. Esta cuenta conservará los depósitos realizados y los retiros de efectivos. Esta información servirá para saber el saldo de efectivo que la empresa tiene en la cuenta bancaria. Ahora bien, como el capital obtenido proviene de fuentes distintas, habrá de separar cada tipo de fuente de financiamiento, ya que la naturaleza es totalmente diferente. En el caso del crédito hipotecario, la naturaleza es una deuda a largo plazo. El capital aportado por los socios tendrá un origen relacionado con los aportes entregados por cada uno de los socios a la empresa, por tanto, su registro se hará en cuentas diferentes. Luego de explicar la naturaleza de una cuenta, estableceremos una definición de una cuenta. ¿Cómo podemos definir qué es una cuenta? Establezcamos su concepto: Es un lugar donde se anotan los aumentos y disminuciones en un valor determinado, producto de una operación en particular. Podemos decir entonces, que la cuenta es un formato donde anotan todas las operaciones de forma separada, ya sea por aumentos o disminuciones en las distintas cuentas utilizadas. Veamos el siguiente ejemplo: Si la empresa paga salario a sus empleados por un monto total de C$ 10,000.00, deberá registrarlo en una cuenta que guarde relación con la naturaleza de la operación que es “salario”. En este caso, el registro contable se hará en una cuenta que podremos llamar “gastos de salario” o quizá “salario a empleados”. Luego de estar claros en el concepto de Cuenta, estudiemos lo que se denomina “grupo básico de cuentas”. Definamos: Un grupo básico es un concepto que resume una serie de cuentas relacionadas por características comunes, aunque sean diferentes en su naturaleza individual. Ejemplifiquemos el concepto anterior: Imagínese un empleado de correos al momento de clasificar toda la correspondencia por sus relaciones. En este caso, separará toda correspondencia que va dirigida a Managua del resto de

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departamentos; sin embargo, esta correspondencia de Managua, será dividida por su origen, es decir, para cada dirección específica dentro de la ciudad. Para aclarar mejor este concepto, explicaremos que en contabilidad, existen distintos grupos de cuentas, los que se conocen como: - Activos - Pasivos - Capital - Ingresos - Gastos

2.3. Tipos de cuentas: Balance (estado de la posición financiera) y Resultado. Naturaleza, movimientos y saldos de las cuentas 2.3.1. Cuentas de Balance (estado de la posición financiera de la empresa) 

Cuentas de Activo

Un activo es todo elemento de valor, propiedad de un negocio o un individuo. Es el conjunto de recursos económicos propiedad de un negocio, de los cuales se espera que rindan beneficios en el futuro. Podemos también definir los activos, como el conjunto de bienes y derechos que posee la empresa y que utiliza en sus operaciones, es decir, todo lo que posee y que tiene derecho a usarlo. De las distintas definiciones anteriores, los aspectos más importantes que nos guían hacia la identificación de un activo son los conceptos de bienes y derechos. ¿Por qué se le denomina “bienes y derechos”? Cuando la empresa adquiere un vehículo para realizar las tareas de distribución de los productos se constituye en un bien físico, propiedad de la empresa. En cambio si vende artículos al crédito y por ello el cliente firma la factura de crédito o ya sea un documento legal, la empresa en este caso no posee un “bien físico”, sino un “derecho”. Este documento o factura le concede a la empresa el “derecho” de cobrar esa factura en el tiempo estipulado en ella. Establezcamos el concepto de un bien: En contabilidad, un bien es el conjunto de recursos de uso inmediato, que generan ingresos a la empresa, ya sea por su venta o utilización en el proceso productivo o prestación del servicio. Veamos el siguiente ejemplo: Para un negocio que comercializa vestuario, sus activos o bienes serán el local de tienda, los artículos para la venta, los vehículos que utiliza para la distribución de los productos, computadoras, calculadora, sumadoras, exhibidores, escritorios, el dinero efectivo en caja y banco, etc. Colectivo de Contabilidad

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Establezcamos el concepto de un “derecho” Es un activo representado por un documento que da legalidad al poseedor de convertirla en dinero efectivo o recibir un servicio o producto en una fecha futura. Veamos el ejemplo siguiente: Un negocio lleva a cabo una venta al crédito y los clientes firmaron un documento y han convenido pagar dentro de 15 días. Veamos la primera operación: Al momento de la venta, el cliente ha recibido una cantidad determinada de mercancías, de las cuales no se ha recibido ningún pago en efectivo; sin embargo, el cliente habrá firmado un documento donde establece su responsabilidad en el pago de la deuda con la empresa. Este documento firmado por el cliente se convierte en un valor a favor de la empresa. Si este documento está a favor de la empresa, ésta tendrá el derecho de recuperar el valor del crédito en el tiempo estipulado. ¿Cuál es el activo en estos casos? Tanto la factura como el documento que posee la empresa, donde aparece estipulado el compromiso de los deudores, constituye el derecho del negocio, ya que transcurrido los 15 días, la empresa solicitará al cliente el pago inmediato del valor expresado en la factura. Concluyamos: El activo será entonces un conjunto de recursos que la empresa posee y utiliza para generar ingresos durante un período determinado. El activo puede ser un bien físico o tangible como un vehículo, maquinaria, un derecho o activo intangible como una factura pendiente de cobro a un cliente determinado. Cuando estudiamos los activos, lo hemos definido desde un punto de vista general, es decir un “activo”. Sin embargo, dentro de este grupo básico, encontramos subgrupos de cuentas. Recordemos la definición de “cuenta”: La cuenta es un formato donde se registran aumentos y disminuciones y se clasifica de acuerdo a su naturaleza u origen. Así, estos subgrupos de cuentas tienen una naturaleza específica. Los activos de una empresa pueden clasificarse de la manera siguiente: a. Activo Circulante o corriente.

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El Activo Circulante es el conjunto de bienes y derechos que tienen capacidad de convertirse en dinero efectivo en el corto plazo. Cuando un negocio adquiere activos circulantes, lo hace con el objetivo de convertirlos en dinero líquido o fondos disponibles. Veamos el siguiente ejemplo: Una empresa vende artículos deportivos, posee en almacén determinada cantidad de artículos valorados en C$ 10,000.00. Luego de transcurrido un mes, los artículos en almacén están valorados en C$ 5,000.00, puesto que vendió artículos por C$ 5,000.00 ¿Qué significa esto? La empresa al vender artículos que tenía en su almacén, generó dinero efectivo por C$ 5,000.00, es decir, ha convertido un “artículo” en dinero líquido. El resto de artículos se encuentran aún en almacén. Los activos circulantes permiten a la empresa obtener disponibilidad de fondos necesarios para cubrir determinadas salidas o desembolsos de efectivo. En contabilidad es necesaria la clasificación de los activos circulantes en función de su naturaleza. Esto facilitará la acumulación e interpretación de la información por los distintos usuarios. ¿Qué significa esto? Una empresa vende artículos deportivos para generar efectivo; sin embargo, puede generar efectivo mediante la recuperación de las ventas a crédito realizadas por los clientes del negocio. Presentaremos algunas cuentas que representan el grupo de los activos circulantes: - Caja - Banco - Deudores diversos - Documentos por cobrar

-

Inventario Inversiones temporales - Cuentas por cobrar o clientes

La característica común a todas estas cuentas, es que pertenecen al subgrupo de activos circulantes, por lo tanto su objetivo fundamental es general efectivo disponible. Estudiemos el concepto de cada una de ellas: 1).

Caja

Por caja entendemos dinero efectivo, o sea, los billetes de banco, las monedas, etc., que un negocio posee para cubrir gastos diarios, o que requieren un desembolso inmediato y no de gran cuantía. En esta cuenta siempre registraremos todas las operaciones que conllevan a que el negocio tenga en su poder una determinada cantidad de billetes.

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Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos la empresa vende artículos deportivos, al finalizar el día ha tenido ventas por C$ 50,000.00 y éstas han sido de contado. En este caso, el dinero ha permanecido en la caja de la empresa. Posteriormente sería depositado en la cuenta bancaria de la empresa. Si la caja al inicio del día tenía solamente C$ 25,000.0 en efectivo, al finalizar el día la caja de la empresa ha aumentado a C$ 75,000.00, debido a la venta del día valorada en C$ 50,000.00. Esto quiere decir que la cuenta de caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo. 2).

Banco

Por banco entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias. Banco es cuenta de activo por que representa el dinero propiedad el dueño del negocio, depositado en cuentas bancarias. La empresa utiliza esta cuenta, cuando hace depósito en la cuenta bancaria o algún retiro de fondos. Lea y no olvide: La cuenta de bancos aumenta cuando se deposita dinero. Disminuye cuando se expiden cheques contra el banco y a nombre de terceras personas. Sigamos con el ejemplo anterior: Si la empresa en lugar de mantener el dinero en la caja, decide depositar el 80% del dinero que tiene en la caja de la empresa, en el banco de la Ciudad, la cuenta de caja disminuirá en C$ 60,000.00 y la cuenta de banco aumentará en la misma cantidad. En este caso: CUENTA DE CAJA: DISMINUYE EN C$ 60,000.00 CUENTA DE BANCO: AUMENTA EN C$ 60,000.00 3).

Inventario:

Podemos definir la cuenta de inventario de la siguiente forma:   

Es una cuenta de activo Está constituida por bienes comprados o producidos por la empresa que están disponibles para la venta. Aumenta su valor cuando la empresa produce o compra más artículos y disminuye cuando la empresa vende artículos.

En contabilidad, esta cuenta requiere de un manejo especial, ya que su composición dependerá de ciertos factores: 1. Del tipo de negocio

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2. Del tipo de existencias Expliquemos más claramente: Existen por lo general, tres tipos de negocios:   

Productivo: Una empresa es productiva cuando su actividad incluye el procesamiento de materias primas en la fabricación de productos. Comercial: Es comercial, cuando las mercancías no han sido producida por la empresa y se han comprado a otra empresas llamada proveedores. De servicio: Estas empresas no utilizan la cuenta de inventario, ya que su actividad principal es brindar un servicio, el cual no puede inventariarse. Mantendrá inventarios relacionados con materiales de oficina, repuestos, etc., al igual que toda empresa.

Cuando la empresa es productiva la cuenta de inventario estará compuesta por las siguientes sub -cuentas: a. Inventario de Materia Prima y materiales Son los insumos y distintos materiales que la empresa ha adquirido, ya sea al contado o al crédito para utilizarlo en el proceso productivo. Esta cuenta aumenta cuando la empresa compra de contado o al crédito materia prima y disminuye cuando utiliza en la producción.

Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos una empresa que fabrica zapatos para damas. Este negocio tendrá una cuenta de inventario de materias primas y materiales compuesto por: - Cuero - Clavos - Pegamento

-

Clavos Hilo Accesorios

-

Otros insumos

Todos estos constituyen los “insumos” básicos para fabricar un zapato. Si falta alguno de estos insumos o ya sea un sustituto del mismo, no podremos finalizar un zapato. Así mismo este negocio adquirirá ciertos materiales necesarios como el empaque, colorantes, etc.

b. Inventario de Productos en Proceso Son aquellos productos que finalizado el período contable, aun permanecen en la planta, para acabar su proceso, pues a la fecha aún no han sido elaborados totalmente.

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Esta cuenta aumenta cuando se trasladan artículos por encontrarse semi elaborados y disminuye cuando han finalizado su proceso productivo y son trasladados a la cuenta de inventario de productos terminados. Expliquemos esta cuenta mediante el siguiente ejemplo: La empresa Zapatos, S.A., realiza un cierre contable al 30 de septiembre y existe una cantidad de zapatos que a dicha fecha aún no se hayan finalizado. El contador haciendo una inspección al taller, identificó que había una cantidad de productos aún no finalizados en la proporción siguiente:   

Cuatro pares finalizados hasta un 80%, es decir que para obtener el producto completo falta un 20% de fabricación. Tres pares finalizados hasta un 65%, en este caso le falta al producto el 35% de fabricación. Cinco pares finalizados hasta un 20%

Por tanto la cuenta de inventario de productos en proceso estará compuesta de los 12 pares de zapatos aún no finalizados, pero valorados de acuerdo con los costos incurridos a la fecha. c. Inventario de Productos Terminados Son los artículos cuyo proceso de producción ha finalizado y están dispuestos a la venta. Estos productos han absorbido totalmente el costo de producción. Esta cuenta aumenta cuando la empresa produce determinada cantidad de artículos y los mantiene en inventarios listos a la venta, disminuye cuando se realiza una venta. Expliquemos el concepto anterior mediante este ejemplo: Siguiendo con el ejemplo, si la empresa ha hecho un cierre contable al 30 de septiembre, la cuenta de inventario estará compuesta por el valor de la totalidad de productos cuya fabricación ha finalizado a esa fecha. No olvide: Un negocio dedicado a la producción, utiliza para el manejo de su inventario, las cuentas de inventario de materias primas y materiales, inventario de productos en proceso e inventario de productos terminados. ¿Qué pasa cuando la empresa es comercial: La cuenta de inventario estará compuesta solamente por las mercancías para la venta. Analicemos el siguiente ejemplo.

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La empresa “La Hogareña” cuyo giro es la venta de artículos para el hogar, mantiene en su almacén todos los artículos comprados a sus fabricantes o distribuidores en el extranjero, como televisores, radio grabadoras, refrigeradoras, cocinas, etc. Esta empresa no fabrica dichos artículos y su cuenta de inventario está valorada sobre la totalidad de artículos existentes en almacén. Esta cuenta de inventario, se le llama Mercancías para la venta, Mercancías o Inventario de Mercancías. Ahora bien, si la empresa es de servicios, como por ejemplo un banco, no existirá la cuenta de inventario, ya que el servicio brindado ocurre hasta el momento de llegada del cliente al Banco; sin embargo, es probable la existencia de un inventario de materiales necesarios para la actividad bancaria, como materiales de oficina, útiles de oficina, equipos, etc., pero no reflejan el giro del negocio, al igual que la empresa productiva y comercial. 4).

Cuentas por cobrar o Clientes

Esta cuenta está compuesta por las personas, las cuales adeudan cierta cantidad de dinero al negocio por la compra de productos, mercancías o servicios al crédito y a quienes no se exige especial garantía documental. Esta cuenta constituye un derecho para la empresa expresada a través de la factura de crédito, siendo efectivo al momento de la recuperación del crédito a la fecha de vencimiento. Clientes es cuenta de activo, porque representa el valor de las ventas hechas al crédito y que el dueño del negocio tiene derecho a cobrar. La cuenta de clientes aumenta por la venta de productos, o servicios a crédito y disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, cuando devuelve mercancías se concede alguna rebaja.

5).

Documentos por cobrar

Entendemos por documentos por cobrar, títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc. Documentos por cobrar es cuenta de activo porque representa el importe de las letras y pagarés que el negocio tiene derecho de cobrar. Observe: Esta cuenta tiene la misma naturaleza de la cuenta de clientes, es decir, se crea cuando se da una venta al crédito y esta venta forma parte del giro del negocio. ¿Cuál es entonces la diferencia? La diferencia es simple, en la cuenta de clientes el soporte que da el derecho a la empresa es la factura de crédito; sin embargo en la cuenta de documentos por cobrar el soporte lo da un título contractual, un título de deuda con mayor legalidad, es decir protegido por la ley. Este título de deuda puede ser un pagaré.

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Otra diferencia es la aplicación del derecho que tiene el acreedor. Qué significa esto? 

Si el cliente, llamado también “el deudor”, no cumpliese con el pago según lo acordado y el soporte es un pagaré, el acreedor puede hacer uso de la legalidad que dicho documento le ofrece.



Si el soporte es una factura de crédito, el acreedor no puede ejercer el derecho de manera formal o contractual, como el caso del pagaré, puesto que la factura carece de esa legalidad.

La cuenta documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cuando se recupera el valor consignado en el documento. 6).

Deudores diversos

Esta cuenta la constituyen las personas que deben al negocio por un concepto distinto al giro del negocio. Deudores diversos es cuenta de activo porque representa el importe de los adeudos de personas o empresas y dicha operación no es clasificada como clientes o documentos por cobrar. La cuenta de deudores diversos aumenta cada vez que nos que dan a deber por un concepto distinto al giro del negocio por ejemplo, prestar dinero en efectivo, vender al crédito cualquier valor que no sea producto, etc. Esta cuenta disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidación o devuelven los valores que estaban a su cargo.

b. Activo Fijo Antes de explicar cada una de las cuentas de este subgrupo, definamos qué es un activo fijo.  

Este subgrupo contiene el conjunto de bienes y derechos cuya duración es mayor de un año. Son las distintas inversiones realizadas por la empresa con el objetivo de generar ingresos mediante su uso y no mediante su venta.

Las principales cuentas de este subgrupo son las siguientes: Terrenos, Edificios, Maquinaria y Equipos, Herramientas, Vehículos y Equipo de entrega, Mobiliario y Equipos de oficina, Inversiones permanentes. Expliquemos el concepto de cada cuenta: 1).

Terrenos: Esta cuenta incluye todos los predios pertenecientes al negocio, ya sea, donde está ubicado el negocio o se encuentran baldíos. Pueden ser: terrenos para la siembra, potreros, donde están ubicadas las oficinas, la planta, etc. Colectivo de Contabilidad

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2). 3). 4). 5). 6).

Edificios: Esta constituidos por la infraestructura de la empresa. Incluye: edificios, bodegas, oficinas, planta, en una empresa agropecuarias lo constituyen las galeras para ganado, salas de ordeno, cercas, etc. Mobiliario y equipo de oficina: Se considera mobiliario y equipo a escritorios, sillas, máquinas de escribir, libros, computadoras, sumadoras, etc. Equipo de entrega y reparto: Se refiere a la flota vehicular de la empresa, para desarrollar las actividades de traslado de productos, o cualquier otra actividad. Se incluyen vehículos de transporte de la gerencia, del área de ventas, producción, etc. Maquinaria y Equipos: Representa el conjunto de máquinas de las que se sirven las industrias para realizar su producción, así como los equipos complementarios a éstas. Ejemplo: Sistemas de riego, plantas procesadoras, equipos de trabajo, etc. Herramientas y repuestos: Se incluye todos aquellos activos fijos menores que sirven de apoyo para las distintas operaciones llevadas a cabo con la maquinaria y equipo, brindar mantenimiento, etc.

c. Activo diferido Al igual que el activo fijo, los diferidos tiene un origen común entre las distintas cuentas. ¿Cómo podemos definir un activo diferido? Un activo diferido es el conjunto de gastos realizados por la empresa en concepto de pagos realizados por anticipado, esperando recibir el producto o el servicio al vencimiento. Lo que da origen a este grupo de cuentas es el “pago anticipado”

Veamos el siguiente ejemplo: La empresa “Del Sur”, alquila un local utilizado para su tienda dedicada a la venta de artículos del hogar. Su contrato de arrendamiento establece un pago por C$ 8,000.00 al final de cada mes por el uso de dicho local. En el mes de agosto, la empresa generó algunos excedentes y decidió pagar el día 30 de agosto un monto de C$ 16,000.00 cubriendo el arrendamiento del mes de agosto y septiembre aún no transcurrido.

El activo diferido está formado por los C$ 8,000.00 pagados en concepto de arrendamiento para septiembre de forma anticipada. Concluimos que:

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El activo diferido es, todo pago realizado por la empresa antes de su vencimiento. Este pago es denominado anticipo. Este anticipo genera un derecho adquirido por la empresa y se refiere al hecho de recibir en fecha futura un bien o un servicio, a fin de consumir el pago previamente realizado.

Veamos cuáles son las principales cuentas que podemos incluir en este subgrupo:       

Depósitos en garantía Gastos de instalación Papelería y útiles de oficina Propaganda y publicidad Primas de seguro Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

Establezcamos el concepto de cada cuenta: 1).

Depósitos en garantía:

Esta cuenta se crea cuando la empresa realiza pagos en concepto de un depósito que asegure recibir un producto o servicio en el futuro. Expliquemos este concepto mediante un ejemplo: Suponiendo que la Empresa Sur toma en arriendo un nuevo local debido al crecimiento de su negocio. El dueño del local hará un contrato de alquiler si la Empresa Sur paga además del arrendamiento mensual un monto adicional como garantía a fin de asegurar el contrato.

2).

Gastos de instalación:

Esta cuenta se refiere a los gastos realizados por la empresa en concepto de instalación y puesta en funcionamiento de algún equipo, maquinaria, por ejemplo. ¿Y porqué son denominados diferidos? Simplemente porque este tipo de inversión se realiza de una sola vez, es decir se incluye dentro del costo total de compra del equipo o maquinaria y luego es trasladado a gastos de manera diferida, es decir “paulatinamente” en el tiempo. Este período de tiempo puede ser durante la vida útil del equipo o maquinaria Observemos el ejemplo siguiente: Suponga que la empresa Sur comprará equipos de computadoras para el mes de noviembre y requiere oficinas acondicionadas para su utilización. En el mes de septiembre, la empresa Sur ha invertido C$ 10,000.00 en concepto de acondicionamiento de locales y ha hecho un desembolso en efectivo. Ha planificado una amortización por 10 meses.

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En el grupo de activos diferidos el valor registrado en el mes de noviembre será: ACTIVOS DIFERIDOS Gastos de Instalación...................................... C$ 10,000.0 Luego transcurrido un mes, es decir al finalizar el mes de diciembre, hemos de indicar la amortización de dicho mes: Veamos: ACTIVOS DIFERIDOS Gastos de Instalación ..........................................C$ 10,000.00 (-) Amortización para el mes de diciembre......... ( 1,000.00) Valor neto Gastos de Instalación....................... 9,000.00 ¿Cómo calculamos la amortización? Pues, si el plazo de amortización es de 10 meses, significa que cada mes amortizaremos un 10% de su valor o ya sea un décimo (1/10). Así, el valor de C$ 10,000.00 multiplicado por el 10% nos da como resultado un valor de C$ 1,000.00. 3).

Papelería y útiles de oficina:

Comúnmente las empresas compran materiales de oficina en volúmenes mayores a los requeridos en un período, con el fin de mantener todo el tiempo existencias suficientes de estos materiales y evitar atrasos en la realización de su trabajo. Cada parte utilizada de material es trasladada a la cuenta de gastos y rebajada de los materiales en existencia.

Expliquemos este concepto mediante un ejemplo: La empresa Sur compra los materiales de oficina al inicio de cada año, y en enero adquirió según el presupuesto de compras de materiales un total de C$ 15,500.00 en concepto de papelería y otros materiales de oficina. El consumo de papelería mensual ha sido el siguiente: MES

CONSUMO (C$)

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE

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1,000.00 1,600.00 2,000.00 1,500.00 1,200.00 1,800.00 1,000.00 1,100.00 1,000.00 1,300.00

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Observe que el gasto mensual de materiales de oficina ha sido de acuerdo con las necesidades del negocio. De esta forma, el final del mes de noviembre el consumo ha sido de C$ 13,500.00. La inversión en materiales de oficina ha sido diferida paulatinamente en cada período. El saldo final de esta cuenta sería: Activos diferidos al mes de noviembre: Papelería y útiles de oficina.................................. C$ 15,500.0 (-) Consumo........................................................... (13,500.0) Valor neto de papelería y útiles de oficina....... 2,000.0 En el ejemplo anterior podemos observar existencias de materiales de oficina valorados en C$ 2,000.0 disponibles para el consumo en el mes de diciembre. Analicemos: En cada uno de los meses la empresa ha consumido una porción de los materiales de oficina comprados previamente. Al final de cada mes disminuirán las existencias de materiales y dicho valor será disminuido de las existencias a la fecha. 4).

Propaganda y publicidad:

En esta cuenta se registra el desembolso realizado por la empresa en concepto de propaganda y publicidad que será amortizada durante el período establecido para la prestación de dicho servicio. Por propaganda y publicidad entendemos los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio, o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revista, etc.

5).

Primas de seguro

Esta cuenta se refiere al valor pagado por el negocio en concepto de seguros. Por primas de seguro entendemos los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc.. Esta cuenta aumenta cuando se paga a las compañías aseguradoras primas sobre contratos de seguro; disminuye por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio. 6).

Rentas pagadas por anticipado

En esta cuenta se registran todos los pagos realizados por la empresa en concepto de anticipo sobre rentas cuyo vencimiento aún no ha llegado vencimiento. No olvide:

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Este grupo estará compuesto de todas las cuentas cuya naturaleza sea la misma: Un anticipo o que su valor sea amortizable en varios períodos.

7).

Intereses pagados por anticipado:

En algunas ocasiones la empresa paga de manera anticipada los intereses que adeuda a diferentes instituciones crediticias, con el objetivo de obtener algún descuento. En este caso, los intereses pagados anticipadamente se registrarán en esta cuenta de activo. Concluyamos: En esta primera parte de la unidad hemos estudiado el grupo de cuentas de activos y hemos identificado los activos al conjunto de bienes y derechos que la empresa adquiere. Los sub grupos importantes de activos son: Activo circulante Activo Fijo Activos diferidos Para la identificación de un grupo, subgrupo o cuentas es importante conocer la naturaleza u origen de la operación, facilitando de esta forma, agrupar información a partir de sus características.



Cuentas de pasivo

Regularmente un negocio está invirtiendo en activos, ya sean circulantes fijos o diferidos, con el fin de asegurar el funcionamiento normal de la organización. Para llevar a cabo estas inversiones, el negocio buscará fuentes de financiamiento provenientes de entidades externas o mediante la utilización de capital interno llamado autofinanciación. Como toda actividad administrativa, la correcta selección de las fuentes de financiamiento utilizadas producirá un efecto positivo sobre la rentabilidad de la inversión. Al hablar de fuentes de financiamiento externas nos referimos al capital adquirido a través de préstamos bancarios a corto y largo plazo o compras al crédito de mercancías, materias primas y materiales a proveedores. Estas deudas con terceros, producen obligaciones de pago a la fecha de vencimiento y de los intereses causados. En contabilidad, se les llama pasivos. Expliquemos el concepto de Pasivos:

Los pasivos representan el valor de las deudas adquiridas por el negocio a través de entidades financieras, proveedores, etc., conocidas como acreedores a un plazo de vencimiento determinado y en algunos casos con pago de intereses sobre el monto adeudado.

En este grupo de cuentas estudiaremos todas aquellas operaciones, cuya naturaleza sea la adquisición de deudas o compromisos por parte del negocio.

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Los subgrupos de cuentas más importantes dentro del grupo básico son: 1. 2. 3.

Pasivo Circulante o corriente Pasivo a Largo plazo Pasivo Diferido

1. Pasivo Circulante. El pasivo circulante se define como el conjunto de operaciones cuyo origen es la adquisición de deudas con vencimiento en el corto plazo. El valor de estas cuentas requiere de un pago o cancelación en plazo muy corto. Las cuentas más importantes dentro de este subgrupo de pasivo circulante son: -

Cuentas por pagar o Proveedores Documentos por pagar a corto plazo Préstamos bancarios Salarios por pagar Impuestos por pagar Intereses por pagar Acreedores varios 1. Los proveedores

A esta cuenta se le denomina también Cuentas por Pagar. Son las personas o casas comerciales con quienes la empresa adquiere deudas por compras de mercancías, materia prima, o materiales al crédito, sin darles ninguna garantía documental a un plazo determinado. En estas transacciones la única referencia para el proveedor y el cliente será la factura de crédito. Esta cuenta aumenta cada vez que se compren mercancías o materias primas a crédito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancías o materia prima al proveedor o nos conceden alguna rebaja. 2. Documentos por pagar Entendemos documentos por pagar los títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc, relacionados con una deuda adquirida por la empresa a un plazo determinado a una tasa de interés pactada, así como otras condiciones consignadas en dicho documento. ¿Cuál es la diferencia con la cuenta de proveedores? Ambas pueden referirse a operaciones relacionadas con el giro del negocio; sin embargo, los documentos por pagar incluyen deudas a cargo de la empresa, de carácter contractual, es decir un contrato legal, en cambio los proveedores incluyen deudas contenidas en una factura común de compra-venta.

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Los documentos por pagar incluyen deudas adquiridas de bienes, equipos, vehículos, etc, para uso de la empresa, cuyo valor se ha negociado y consignado en un documento legal. Aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagarés a cargo del negocio, disminuye cuando la empresa paga o cancela uno de sus documentos. Es cuenta de pasivo porque representa el importe de las letras y pagarés que el negocio tiene obligación de pagar. 3. Acreedores Diversos Son las personas o instituciones a quienes les adeudamos por operaciones distintas a la actividad principal o giro del negocio. Expliquemos este concepto mediante un ejemplo: La empresa Sur, dedicada a la compra y venta de equipos de oficina, ha realizado una fiesta a sus empleados en un hotel de la Ciudad, pagó en efectivo el 50% quedándose a deber el monto restante al hotel. La empresa Sur ha realizado una actividad ajena a su actividad principal y la parte pendiente de pago al hotel se registrará en la cuenta llamada acreedores diversos. Aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto al giro del negocio. Disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo. Existen cuentas de pasivo que incluyen operaciones cuya naturaleza es la misma. Nos referimos a cuentas vencidas y no pagadas a la fecha de vencimiento, ya sea total o parcialmente. Estas operaciones, ocasionan deudas corrientes o pasivos circulantes. Tales cuentas pueden ser:      

Salarios por pagar Impuestos por pagar Intereses por pagar Dividendos por pagar Rentas por pagar Otros conceptos por pagar

Ejemplifiquemos una de ellas: Suponga que la Empresa Sur al 30 de junio ha declarado impuestos sobre la renta de C$ 12,000.00 y al 30 de septiembre no se hicieron efectivo. Este valor a la fecha actual, es decir al 30 de septiembre se convertirán en un pasivo, pues son impuestos vencidos y aún no han sido cancelados. En este caso, se crea una cuenta llamada Impuestos por Pagar. b. Pasivos a Largo Plazo

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Este subgrupo está compuesto por los préstamos bancarios y otros financiamientos externos cuyo vencimiento es mayor de un año, es decir de largo plazo. Generalmente se incluyen fuentes de financiamiento utilizadas por el negocio para inversiones fijas, es decir de largo plazo y cuyo costo no podrá cubrirse con capital circulante. Ejemplo de estas inversiones pueden ser: compras de maquinaria, equipos, vehículos, construcciones, entre otros. Las principales cuentas incluidas dentro de este subgrupo son comúnmente las siguientes:   

Acreedores hipotecarios a largo plazo Hipoteca por pagar a largo plazo Documentos por Pagar a Largo Plazo

Observe: Todas las cuentas tienen naturaleza de deuda y reflejan las operaciones del negocio relacionadas con financiamientos a largo plazo. c. Pasivos diferidos Un pasivo diferido está constituido por compromisos adquiridos por el negocio al realizar cobros de forma anticipada.

Esto significa que: Este subgrupo de pasivos tiene las mismas características o naturaleza de los activos diferidos, es decir el pago y cobro anticipado. La diferencia radica en que los activos son derechos a favor del negocio y los pasivos diferidos son compromisos a cumplir Las cuentas tienen la misma naturaleza, es decir se originan por un cobro hecho por anticipado. Estas cuentas pueden ser:   

Intereses cobrados por anticipado Rentas cobradas por anticipado Comisiones cobradas por anticipado

Veamos el siguiente ejemplo: La empresa Sur tiene vehículos para la distribución de artículos a sus clientes y el primer día del mes de noviembre una empresa cercana ha pedido al Gerente que preste servicios de transporte durante todo el mes. El Gerente ha decidido dar en alquiler uno de los camiones, pero él ha cobrado de forma anticipada la renta correspondiente al mes de noviembre, la que asciende a C$ 8,000.00 mensual.

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Al 1º de noviembre, el registro contable en concepto del valor recibido por el cobro de la renta anticipada, se realizará en la cuenta denominada Rentas cobrada por anticipado por C$ 8,000.00. Veamos: PASIVOS DIFERIDOS: Rentas cobradas por anticipado........................ C$ 8,000.00 ¿Porqué un cobro anticipado es una deuda? Un pasivo diferido no es exactamente una deuda como tal, es decir como un préstamo bancario, tomar materia prima al crédito u otro tipo de crédito. Se clasifica como un pasivo ya que el negocio ha recibido dinero de un cliente sin haber entregado nada a cambio, sino hasta una fecha futura. El compromiso finaliza en el momento que la empresa entrega al cliente el producto o servicio ofrecido por el valor de dicho anticipo



Cuentas de capital

En este grupo de cuentas, se incluyen todas aquellas operaciones relacionadas con el dinero que los socios o dueños del negocio han aportado durante un período, así como las ganancias o pérdidas obtenidas. Las cuentas que comúnmente se incluyen dentro de este grupo son:

  

Capital social Utilidades retenidas

Capital Social

Es la aportación de los dueños. Representa la parte de los activos pertenecientes al dueño del negocio. Este capital puede estar representado de dos formas: a) Por aportes en dinero efectivo o bienes Veamos un ejemplo: Tres individuos poseen un capital individual de C$ 5,000.00 y han estado conversando para formar un negocio dedicado a la restauración. Ellos han convenido que para iniciar operaciones aportarán cada uno la cantidad de capital. Con el capital reunido, han adquirido una serie de activos, como mesas, cocinas, sillas, refrigeradores, etc. cuyo valor asciende a C$ 15,000.00 (suma de los aportes). En este caso, el capital propio o social de la empresa es de C$ 15,000.00 y se ha formado por aportes individuales. En el ejemplo anterior, los socios del negocio han aportado dinero en efectivo, podría suceder que uno de los socios interesados no tuviera dinero en efectivo pero si un bien el cual trasladaría

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a los activos del negocio y cuyo valor representaría su aporte al negocio. Como por ejemplo un local para el restaurante, refrigeradores, etc. b) Emisión de acciones ¿Cómo es un capital social accionario? El capital social está compuesto por acciones, cuando los socios para colocar su aporte en el negocio hacer una emisión de acciones, es decir emiten un documento representativo del capital aportado al negocio. Veamos este ejemplo: Suponiendo el ejemplo anterior, imaginemos que los tres socios no tienen la misma cantidad de dinero, pero se requiere C$ 15,000.00 para iniciar el negocio y deciden emitir acciones. Supongan que emitirán 500 acciones, entonces el valor unitario de cada acción es de C$ 30 por acción (C$ 15,000.00/500 acciones). Si cada socio tiene el siguiente capital: Socio 1: Socio 2: Socio 3:

C$ 7,000.00 C$ 2,000.00 C$ 6,000.00

Por tanto el número de acciones que podrá comprar cada uno serán distintas: Socio 1: C$ 7,000.00/C$ 30 por acción = 233 acciones Socio 2: C$ 2,000.00/C$ 30 por acción = 67 acciones Socio 3: C$ 6,000.00/C$ 30 por acción = 200 acciones Observe, el capital social de este negocio es el mismo; sin embargo, el número de acciones de cada socio es distinto, pues depende del dinero disponible de cada socio. Por tanto el capital social de esta empresa será: CAPITAL CONTABLE: Capital social 500 acciones con un valor unitario de C$ 30.................. C$ 15,000.0 Lea y no olvide: La participación de los dueños, o capital, puede aumentar en dos formas: 1. Por la aportación en efectivo o por la aportación de otros activos en el negocio. 2. Por las utilidades provenientes de la operación del negocio y que han sido retenidas. El capital puede disminuir en dos formas: 1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los dueños. 2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.

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Observe: Una empresa individual es propiedad de un solo dueño. Este tiene la facultad de retirar del negocio efectivo o cualquier otro activo para su uso personal en cualquier momento. Siempre que el dueño retira activos disminuye su participación o capital del negocio, y a esto se le conoce como retiro. B. Utilidad Retenida En esta cuenta, se van acumulando todas las utilidades o pérdidas del período. Esta cuenta forma parte del capital contable y constituye el dinero generado por el negocio y por tanto pertenece a los socios. ¿Qué es una utilidad y una pérdida? Trataremos de explicar de forma general estos dos conceptos, ya que serán abordados más ampliamente en el siguiente grupo básico de cuentas. Definamos utilidad: Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generación de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior implica que los ingresos superan a los gastos.

Veamos el siguiente ejemplo: Si el restaurante en el mes de Octubre vendió por su servicio un total de C$ 50,000.0, pero tuvo gastos por C$ 35,000.0 en concepto de salarios a meseros, cocineras, luz, agua, teléfono, etc. Su utilidad sería: Ingresos......................... C$ 50,000.00 (-) Gastos....................... C$ 35,000.00 Utilidad.......................... 15,000.00 El negocio ha obtenido una utilidad de C$ 15,000.00 durante el presente período. Definamos ahora Pérdida: Un negocio obtiene pérdidas en el período cuando los gastos superan los ingresos del negocio.

Veamos este ejemplo: El restaurante obtuvo ingresos de C$ 30,000.00. Los gastos totales del negocio ascienden a C$ 35,000.0. Los resultados del mes fueron: Ingresos......................... (-) Gastos....................... Perdida..........................

C$ 30,000.00 C$ 35,000.00 (5,000.00)

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La empresa ha generado una pérdida de C$ 5,000.00, ya que los gastos han superado sus ingresos en C$ 5,000.00. Como relacionamos estos conceptos con la utilidad retenida: Analizo el siguiente ejemplo: Suponga que el restaurante en el primer período de operaciones ha obtenido una utilidad de C$ 15,000.00. La utilidad retenida al final del mes de octubre sería: CAPITAL CONTABLE Capital social................................ Utilidad Retenida.................... TOTAL CAPITAL CONTABLE

C$ 184,500.00 C$ 15,000.00 199,500.00

Supongamos que en el mes de noviembre el restaurante perdió C$ 5,000.00, el capital contable de la empresa sería: CAPITAL CONTABLE Capital social............................. C$ 184,500.00 Utilidad Retenida.................... C$ 15,000.00 Pérdida del mes....................... (5,000.00) TOTAL CAPITAL CONTABLE 194,500.00 ¿Qué hemos observado en este ejemplo? Que la pérdida ocurrida en el mes de noviembre, disminuyó el capital en C$ 5,000.00. Concluyamos: La utilidad retenida es una cuenta que se utiliza para registrar las utilidades o pérdidas ocurridas en los períodos contables, de manera que una utilidad aumenta su saldo y una pérdida lo disminuye.

2.3.2. Cuentas de Resultado 

Cuentas de ingreso

Continuemos con la explicación del cuarto grupo básico de cuentas denominado Ingresos.

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Cuando abordamos el estudio del capital contable hablamos del término ingresos, al relacionarlo con las utilidades o pérdidas de la empresa. Expliquemos el concepto de ingresos: Los ingresos representan recursos generados en el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se conoce como Cuentas por Cobrar. En este punto destacaremos un aspecto importante relacionado con los ingresos, pues hemos reconocido como ingresos cualquier venta, sea de contado o crédito. Analice: En contabilidad. los ingresos se consideran como tales en el momento de entrega del producto o servicio y no en el momento de recibir el pago en efectivo. Este planteamiento se basa en las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados utilizados en la práctica contable. La contabilización de los ingresos se basa en el principio denominado Principio de reconocimiento del ingreso. Veamos el siguiente ejemplo: La Empresa Sur, durante el mes de octubre realizó la operación siguiente: PRODUCTOS VENDIDOS Televisores Radios Cocinas Total ventas

VALOR C$ 22,000.00 4,000.00 36,000.00 62,000.00

De las ventas totales C$ 8,000.00 fueron realizadas al crédito y el efectivo percibido por la venta en el mes de octubre no ha sido C$ 62,000.00, sino que C$ 54,000.00 (C$ 62,000.00 - C$ 8,000.00). Sin embargo, se han generado ingresos por C$ 62,000.00 en concepto de ventas.



Cuentas de gastos El quinto y último grupo básico de cuentas es llamado gastos: Definámoslo: Es la cantidad de dinero utilizado en la empresa para cumplir con los planes de venta, producción, comercialización y administración del negocio. Podemos definirlo como las erogaciones necesarias para el funcionamiento normal de un negocio, relacionadas con activos consumidos durante un período contable. Veamos el siguiente ejemplo: La empresa Sur incurrió en los siguientes gastos: Costo de compra de artículos vendidos Salario de vendedores..................... Salario de gerentes...........................

C$ 20,000.00 5,000.00 10,000.00

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Publicidad........................................ Arrendamiento de local................. Agua, Luz, teléfono........................ Comisiones a vendedores.............. Total gastos......................................

2,000.00 2,000.00 2,500.00 1,000.00 42,500.00

Los gastos en el mes de octubre para la empresa Sur, ascienden a C$ 42,500.00. Estas erogaciones permitirán la ejecución de actividades de la organización. Leo y no olvido: Las naturalezas de los ingresos y gastos varían en dependencia del giro del negocio. Anteriormente se explicó la cuenta de inventario e hicimos referencia a la utilización de esta cuenta en los distintos negocios. La cuenta de inventarios se relaciona con los ingresos, pues las mercancías y productos fabricados son contabilizados en esta cuenta y al ser vendidos generan los ingresos de la empresa. De acuerdo al giro del negocio, decíamos que un negocio puede ser: Productiva, Comercial y Servicios Concluyamos: Hemos estudiado los grupos básicos de cuentas utilizados para el registro de las operaciones realizadas por un negocio. Nos referimos a los grupos básicos siguientes:     

Activos Pasivos Capital contable Ingresos Gastos

El criterio fundamental para la identificación de las operaciones y su clasificación en los distintos grupos ha sido la naturaleza de las cuentas. Al momento del registro contable es importante la identificación correcta de las operaciones, esto permitirá la obtención de información clara y ésta reflejará la situación real de la empresa, facilitando la interpretación por parte de los usuarios.

2.3.4. Movimientos en las cuentas de Activos, Pasivos, Capital, Ingresos y Gastos Luego de estar claros sobre los movimientos de las cuentas, e identificar los movimientos denominados cargos y movimientos denominados abonos. Así mismo que el saldo de una cuenta puede ser deudor o acreedor, estudiemos, como suceden estos movimientos en las cuentas, atendiendo el grupo al que pertenecen.

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a).

Cuentas de activo:

Recordemos que las cuentas de activos tienen los siguientes movimientos: 1. Los aumentos son registrados al lado izquierdo de la cuenta, es decir son contabilizados como cargos. 2. Las disminuciones son registradas al lado derecho de la cuenta, es decir son contabilizados como abonos. 3. El saldo inicial de esta cuenta, siempre aparecerá como un cargo. 4. El saldo final es siempre deudor. Veamos la representación mediante una cuenta “T”: ACTIVO CARGOS

ABONOS

Aumento

Disminución

Apliquemos la representación anterior a través de un ejemplo sencillo: Si un negocio ha comprado mercancías para la venta por C$ 2,000.00 y lo ha pagado con cheque, el registro sería: La cuenta de Mercancías: Aumenta en C$ 2,000.00 por tanto es un cargo a la cuenta de Mercancías. La cuenta de Banco ha disminuido en C$ 2,000.00 ya que se ha elaborado un cheque por dicho valor para cancelar en efectivo la compra de mercancías. Por tanto este movimiento es un abono a la cuenta de Banco. Observe su registro contable: Mercancías Cargos

Banco

Abonos

C$ 2,000.00

Cargos

Abonos C$ 2,000.00

Tanto la cuenta de Mercancía como la cuenta de Banco pertenecen al grupo de activos. La cuenta de Mercancías ha experimentado un aumento y por ser cuenta de activo, el registro aparece como un cargo. Luego, disminuimos la cuenta de banco, quien constituye la fuente de financiación para la compra de mercancías y por ser cuenta de activo, su valor aparece registrado como abono. Reflexiono: Siempre que realizamos un registro contable, debemos tener presente el concepto de ecuación contable y por tanto, las fuentes deben ser iguales a las inversiones, es decir la ecuación contable debe estar “cuadrada”. En este caso la fuente la constituye la cuenta de Banco y la inversión es la mercancía comprada.

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b).

Cuentas de Pasivo y Capital

Continuemos con las cuentas de Pasivo y Capital Contable Las cuentas de Pasivos y Capital Contable tienen los siguientes movimientos:  Los aumentos son registrados al lado derecho de la cuenta, es decir se contabilizan como abonos.  Las disminuciones son registradas al lado izquierda de la cuenta, se contabilizan como cargos.  El saldo inicial de esta cuenta, siempre aparecerá como un abono.  El saldo final es siempre acreedor. Veamos la representación mediante una cuenta “T”: PASIVO CARGOS

ABONOS

Disminución

Aumento

Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos compras de mercancía por C$ 2,000.00 al crédito a los proveedores por 15 días. En este caso el registro contable es el siguiente: Mercancías Cargos

Proveedores Abonos

Cargos

C$ 2,000.00

Abonos C$ 2,000.00

Analicemos el ejemplo anterior: La cuenta de mercancías aumentó en C$ 2,000.00 y se cargó a la cuenta; sin embargo, la fuente de fondos es diferente, en lugar de pagar al contado, ha quedado pendiente de pago. Este hecho económico ha generado una nueva obligación o deuda con un proveedor, por tanto su naturaleza es una cuenta de pasivo. Esta cuenta ha aumentado en C$ 2,000.00. Por ser una cuenta de pasivo, aumenta por el lado de los abonos y la cuenta de proveedores aparece “abonada”. Veamos ahora, cuál sería el registro contable si en lugar de pagar en efectivo o adquirir una nueva deuda, el dueño del negocio hace un nuevo aporte de capital por C$ 2,000.00 para la compra de mercancías. Observo su registro contable:

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Mercancías Cargos

Capital Social

Abonos

Cargos

C$ 2,000.00

Abonos C$ 2,000.00

En este caso, la compra de mercancías ha sido financiada con capital proveniente de un nuevo aporte del dueño del negocio, su naturaleza es una cuenta de capital contable, denominada capital social. Por ser cuenta de capital los aumentos se reflejan como abonos. c).

Cuenta de Ingresos y Gastos. Recordemos la definición de ingresos:

Ingreso es el valor generado por la empresa a partir de las ventas de productos o servicios ya sea de la actividad principal o actividades eventuales. Expliquemos el procedimiento para el registro en la cuenta de ingresos:  

Es de origen acreedora, por tanto, los aumentos en esta cuenta se registran como abonos. Cualquier disminución que ocurra en esta cuenta, se registra como cargo.

Veamos la representación mediante una cuenta “T”: INGRESOS CARGOS

ABONOS

Disminución

Aumento

Analice el siguiente ejemplo. Suponga que un negocio propiedad del Sr. Money ha realizado ventas por C$ 5,000.00 y éstas han sido de contado. El registro contable será el siguiente: Caja Cargos

Ingresos por ventas Abonos

C$ 5,000.00

Cargos

Abonos C$ 5,000.00

Observemos el registro anterior: La cuenta de ingresos ha experimentado un aumento, por tanto su registro es un abono.

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Por la venta se ha recibido dinero en efectivo, hay un aumento en la cuenta de activo llamada caja, el valor de C$ 5,000.00 se registra como un cargo. Continuemos con las cuentas de gastos: Hemos definido a los gastos como el valor de las erogaciones necesarias para llevar a cabo una actividad determinada y en un período establecido, además esta cuenta de gastos es de naturaleza deudora. Ahora, explicaremos la forma de registro de esta cuenta. a.

Los aumentos en esta cuenta se registran como cargos pues su origen es deudor.

b.

Cualquier disminución ocurrida en esta cuenta, se registrará como abono.

Veamos la representación mediante una cuenta “T”: GASTOS CARGOS

ABONOS

Aumento

Disminución

Analice el siguiente ejemplo. Suponga que el Sr. Money pagó en concepto de salarios a vendedores un valor de C$ 1,200.00. Este pago lo realizó con cheque. El registro contable será el siguiente: Gastos de venta Cargos

Abonos

Banco Cargos

C$ 1,200.00

Abonos C$ 1,200.00

Analicemos el registro anterior: La cuenta de gastos ha experimentado un aumento y por ser de origen deudor, el valor de la operación, ha sido cargado. La cuenta se llama Gastos de ventas, ya que los salarios han sido en concepto de pagos a vendedores por la tarea de ventas realizada. Los salarios fueron pagados con cheque, es decir, la fuente de fondos ha sido el dinero en efectivo del negocio en su cuenta bancaria, por tanto abrimos una cuenta denominada “Banco La cuenta de Banco ha disminuido en el valor pagado y por ser cuenta de activo, dicho valor se abonó. Concluyamos:

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   

Las operaciones de un negocio se registran en cada cuenta en dependencia de su naturaleza. La cuenta es una hoja dividida en dos partes. Una parte, expresa los cargos y la otra muestra los abonos. Las cuentas de activo y gastos tienen un origen deudor, registran sus aumentos como cargos y sus disminuciones como abonos. Las cuentas de pasivo, capital contable e ingresos tienen un origen acreedor, registran sus aumentos como abonos y sus disminuciones como cargos.

2.3.5. La ecuación contable Tal como mencionamos anteriormente, el registro contable está basado en la partida doble, la cual señala que cualquier transacción realizada por la entidad, tendrá siempre dos efectos (de carácter monetario) en las fuentes y en las inversiones. A todo cargo le corresponde un abono, de forma tal, que los recursos de capital empleados han sido iguales en valor a las inversiones o usos realizados. A este hecho se le ha llamado en contabilidad, la ecuación contable La ecuación contable puede ser expresada en su más sencillo término, como sigue: TOTAL

ACTIVO =

TOTAL PASIVO + CAPITAL CONTABLE

Expliquemos brevemente la ecuación anterior: La ecuación nos indica que el total de bienes y derechos, llamados también activos, debe ser igual a la suma de los pasivos y capital contable, o sea las fuentes de financiamiento. En la ecuación contable tenemos al lado izquierdo el Activo, es decir todos los bienes y derechos a favor de la Empresa y en el lado derecho las obligaciones y el capital de los propietarios de la Empresa, que expresan las fuentes de financiamiento de capital. Recordemos: Los bienes y derechos son valores, propiedad del negocio. Pueden ser tangibles, como edificios o equipos, o pueden ser intangibles como las patentes, etc.  Las pasivos son las obligaciones de una empresa con sus acreedores en concepto de deudas ya sean éstas de corto o largo plazo.  El capital contable está constituido por las inversiones realizadas por los propietarios del negocio ya sea en efectivo o mediante la entrega de bienes para el funcionamiento del negocio. Analicemos: 

Las transacciones son los eventos económicos que dan lugar a los cambios en la ecuación contable; tales cambios pueden provocar aumentos o disminuciones en los distintos componentes de la ecuación contable. Tal como se ha mencionado antes, la ecuación contable debe estar balanceada en todo momento. Un cambio en una parte de la ecuación es acompañada de un cambio igual en alguna otra parte. Observe cómo estaría compuesta la ecuación contable si la empresa financiara sus activos con capital contable:

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Si una empresa está formada por un edificio y una máquina los cuales fueron adquiridos con capital propio entonces: TOTAL ACTIVO = CAPITAL CONTABLE La ecuación es de esta forma, ya que las inversiones se realizaron sólo con aporte de socios y no con deudas. Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos que el Sr. Polo desea formar un negocio y ha decidido financiarlo con capital propio. El edificio tiene un costo de C$ 7,200.00 y la maquinaria tiene un costo de C$ 4,800.00 La ecuación contable sería: TOTAL ACTIVO = CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 12,000.00 Ahora supongamos que el 3 de noviembre el Sr. Polo compró con sus aportes el edificio (que ascienden a C$ 7,200.00 y la maquinaria la adquirió al crédito por valor de asciende a C$ 4,800.00. La nueva ecuación sería la siguiente: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE Para el caso del negocio del Sr. Polo, la ecuación contable estará compuesta de : TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00

+ CAPITAL CONTABLE + C$ 7,200.00

Analicemos lo anterior: Podemos destacar algunas particularidades de la ecuación contable: 1. La igualdad de la ecuación: La sumatoria de las obligaciones y los aportes de capital propio, serán iguales en valor al total de inversiones realizadas en bienes y derechos. 2. Variaciones en la ecuación: 

Un aumento en los activos producirá un aumento en los pasivos, en el capital o en ambos.



Un aumento en las cuentas de activos producirá una disminución en otra cuenta de activo.



Una disminución en los activos producirá una disminución en los pasivos, capital o en ambos.



Una disminución en las cuentas de activos producirá un aumento en otra cuenta de activo.

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Con el fin de expresar correctamente la relación entre los términos ACTIVO, PASIVO y CAPITAL, lo cual constituyen el concepto fundamental de la Contabilidad y es el criterio básico sobre el cual gira el balance de cualquier empresa, siempre se debe cumplir que: ACTIVO PASIVO TOTAL CAPITAL CONTABLE

= PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE = ACTIVO - CAPITAL CONTABLE = ACTIVO - PASIVO TOTAL

¿Qué significa esto? Esta ecuación nos indica que toda transacción realizada en una empresa afectará los elementos de la ecuación fundamental, sin alterar la igualdad de ella. Siempre el Activo será igual a la suma de los derechos de los acreedores y los derechos de los accionistas o dueños de la empresa sobre ese activo. A continuación se presentan distintas operaciones que pueden ocurrir y que modifican o no la composición de la ecuación contable: a).

Que no tienen ningún efecto sobre el valor total del Activo, Pasivo y Capital, pero haya un cambio dentro del mismo grupo de activos:

Veamos el siguiente ejemplo: Para explicar cada uno de estos puntos, utilizaremos como punto de partida el ejemplo anterior: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 Suponga ahora que el Sr. Polo ha comprado inventarios para la venta valorados en C$ 1,000.00 y los pagó de la cuenta de caja: Los movimientos son: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$4,800.00 + C$ 7,200.00 Incremento de inventario 1,000.00 Disminución de caja y banco ( 1,000.00) Valor del activo total 12,000.00 = 4,800.00 + 7,200.00 En este movimiento, las cuentas de activo tuvieron variaciones, la cuenta de inventario aumentó en C$ 1,000.00 por la compra de mercancías. Esta compra fue cubierta con el efectivo de la empresa, produciendo una disminución en la cuenta de caja y bancos; sin embargo, el valor del activo total no se modificó. b).

Aumento del activo total y aumento del pasivo total

Explicaremos este ejemplo utilizando la ecuación anterior: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00

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Suponga ahora que el Sr. Polo ha comprado inventarios para la venta valorados en C$ 2,500.00 y los tomó al crédito con los proveedores. Los movimientos son:

Incremento de inventario Aumento de pasivo Total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 2,500.00 2,500.00 14,500.00 = 7,300.00 + 7,200.00

Observe: En este caso, los activos incrementaron en C$ 2,500.00 adicionales al adquirir mercancías, los pasivos han incrementado en el mismo valor, pues hemos tomado estas mercancías al crédito. El activo total aumenta a C$ 14,500.00, los pasivos a C$ 7,300.00 y el capital contable permanece invariable. c).

Una disminución del activo y una disminución del pasivo.

Supongamos que el Sr. Polo ha pagado a los proveedores C$ 1,500.00 mediante cheque. Las variaciones en la ecuación contable serían las siguientes:

Disminución del activo Disminución de pasivo Total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 (1,500.00) (1,500.00) 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00

En este caso, los activos han disminuido en C$ 1,500.00 por el pago a proveedores. De igual forma, el pasivo ha disminuido, pues el valor de la deuda es menor. d). Una disminución de pasivo y un aumento de otro pasivo: Continuemos con el ejemplo anterior: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 Suponga que el Sr. Polo pagará una parte de la deuda con los proveedores y para ello obtendrá un préstamo bancario. El pago asciende a C$ 1,500.00

Los movimientos son: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 Aumento de pasivo 1,500.00 Disminución de proveedores (1,500.00) + 7,200.00 Total 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00

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En este caso, el grupo de cuentas de pasivo experimentó un aumento al momento de obtener el financiamiento de C$ 150.00; sin embargo tuvo una disminución a la vez de C$ 1,500.00 al momento de pagar a los proveedores y el total de cada grupo permanece igual. e).

Aumento de los activos y aumento de capital contable.

Veamos el siguiente ejemplo: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 Suponga que el Sr. Polo comprará una máquina de escribir y materiales de oficina y para ello hará un aporte de fondos por el valor de dicha compra, la que asciende a C$ 3,000.00 Los movimientos son: Aumento de activo Aumento de capital Valor del activo total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 3,000.00 3,000.00 13,500.00 = 3,300.00 + 10,200.00

El valor del activo total y el capital aumentaron por un valor equivalente a C$ 3,000.00 Concluyamos: La ecuación contable nos indica la igualdad entre los activos y los pasivos más capital. 

Los saldos de los grupos básicos de cuenta como activo pasivo y capital deben estar “cuadrados”, es decir que la totalidad de bienes y derechos (Activos totales) debe ser igual a la suma de las deudas adquiridas (pasivo total) y el aporte que los dueños del negocio (capital contable).



Los cambios en un lado de la ecuación producirán cambios en otra parte de la ecuación, manteniendo en balance los valores.

CLASE PRÁCTICA: PARTIDA DOBLE Y UTILIZACIÓN DE GRUPOS DE CUENTAS: 1. Compramos mercadería por un valor de C$ 5,500, pagándose con cheque el 50% y el resto será cancelado en un plazo de 8 días. 2. Compramos mercadería por un monto de C$ 7,500 y nos concedieron un descuento del 5%. La compra ha sido cancelada con cheque. Colectivo de Contabilidad

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3. Vendimos un vehículo por un valor de C$ 35,000 siendo su valor en libros C$ 38,000. 4. Cancelamos deuda con el banco con un valor de C$ 18,000 y adicionalmente nos cobraron el 2.5% del monto por concepto de intereses moratorios. 5. Depositamos en la cuenta bancaria un monto de C$ 10,000 6. Compramos papelería para un período de tres meses por un monto de C$ 3,500, pagándose con cheque. 7. Se vendió la cantidad de C$ 8,000 en mercadería al contado, de los cuales concedimos una rebaja del 6%. 8. Compramos mercadería por un monto de C$ 500 al contado, recibiendo una rebaja del 4%. 9. Compramos un vehículo por valor de $ 15,000 (dólares) a un tipo de cambio del 16.8. Esta operación se efectuó al crédito. 10. Un cliente nos pagó la suma de C$ 7,500 por concepto de compra de mercadería y que será entregada en los próximos 8 días. 11. Un cliente nos canceló su deuda por un monto de C$ 6,000. Se le concedió un descuento por pronto pago del 3%. 12. Se canceló la renta de local del mes recién concluyo (Junio) y además se pagó los meses de Julio y Agosto. El pago se realizó con cheque y asciende a C$ 9,000 13. Un socio ha decido retirarse de la Empresa, elaborándose un cheque a su nombre por un monto de C$ 100,000 correspondiente a las aportaciones realizadas. 14. Donamos a la Cruz Roja un monto de C$ 3,000 con cheque. 15. De las utilidades del período (C$ 52,350), se ha decidido entregar con cheque el 50% a los socios en calidad de dividendos y el restante quedará en la empresa como parte de su autofinanciación. 16. La Empresa ha recibido Equipos de Oficina en calidad de donación, ascendiendo a C$ 34,000. 17. Hemos recibido facturas de agua y luz por un monto de C$ 12,000, los cuales quedan pendientes de pago. 18. Pagamos con cheque C$ 5,500 por concepto de propaganda que se encontraba pendiente de pago desde el mes anterior. 19. Otorgamos préstamo personal a empleados por un monto de C$ 15,000 con una tasa de interés del 12% mensual. Ambos montos deben ser pagados a un plazo de 30 días.

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20. Cancelamos salarios con cheque por un monto de C$ 25,000, de los cuales 50% corresponden al área de ventas y el resto al área de Administración. 21. Se incorpora socio a la empresa aportando en efectivo un monto de C$ 15,000 y equipo de oficinas por valor de C$ 10,000. 22. Cobramos intereses por un monto de C$ 500 23. Compramos mercadería por valor de C$ 45,500, de los cuales nos concedieron rebaja por el 4%. El valor fue cancelado con cheque. 24. De la compra de papelería realizada en mes anterior, se ha consumido en el presente mes un monto de 3,500. 25. Compra de una computadora por valor de $ 1,000 (dólares), el tipo de cambio existe es de 16.9 por dólar, pagándose con cheque el 75% y por el resto se firmó un pagaré. 26. Compra de mercadería al crédito, por un monto de C$ 60,000. 27. Pagamos comisiones a vendedores, el monto será en base al 10% de las ventas netas. Para tal fin, la información es la siguiente: Rebajas sobre ventas ascienden a C$ 2,000, las devoluciones sobre ventas ascienden a C$ 1,000 y las ventas totales C$ 140,000. 28. Cancelamos con cheque la compra realizada en el inciso 26 y nos concedieron un 6% de descuento por pronto pago. 29. Se vendió la cantidad de C$ 38,000 en mercadería al contado, de los cuales concedimos una rebaja del 6%. 30. De la venta anterior, un cliente nos devolvió mercadería por un valor de C$ 10,000, lo cual le retornamos su dinero con cheque. 31. Otorgamos préstamo al gerente de ventas por un monto de C$ 50,000 con una tasa de interés del 6% mensual. Ambos montos deben ser pagados a un plazo de 15 días. 32. En base al registro del inciso 31, el gerente ha cancelado el principal e intereses, depositando el monto en la cuenta bancaria de la Empresa. 33. Un cliente nos canceló su deuda por un monto de C$ 36,000, concediéndole descuento por pronto pago del 3%. 34. Pagamos póliza de seguro por un año a la Empresa Metropolitana de Seguros. El valor asciende a $ 10,000 (tipo de cambio C$ 16.9 por dólar), pagándose con cheque. 35. Compramos mercadería por C$ 10,000 al contado, recibiendo una rebaja del 3%. 36. Hemos recibido facturas de agua, luz y teléfono por un monto de C$ 18,000, los cuales quedan pendientes de pago. 37. Donamos a la Cruz Roja un monto de C$ 2,000 con cheque.

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38. Entregamos al proveedor, la suma de C$ 7,500 por concepto de compra de mercadería y que será recibida en los próximos 8 días. 39. En base al registro 38, han trascurrido los 8 días y hemos recibido la mercadería según condiciones pactadas. 40. Se canceló la renta de local del mes recién concluyo (Junio) y además se pagó los meses de Julio y Agosto. El pago se realizó con cheque y asciende a C$ 2,000 por mes.

Ejercicios de clasificación de cuentas: EJERCICIO No.1 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.-

Depositamos en banco la cantidad de C$ 1,000. Compramos mercancía por un valor de C$ 5,000 al crédito. Vendimos la cantidad de C$ 2,000, de los cuales el 50% fue de contado. Compramos una computadora por valor de C$ 10,000 al crédito. Los socios aportaron la cantidad de C$ 20,000 en maquinaria. Cobramos a los clientes un monto de C$ 1,500. Pagamos salarios con cheque por valor de C$ 3,000 Pagamos deuda con los proveedores por un valor de C$ 1,200 con cheque. Solicitamos préstamo al banco de la producción por un monto de C$ 60,000. Dicho préstamo será devuelto en un plazo de 5 años. Compramos al contado un vehículo por valor de C$ 35,000.

EJERCICIO No. 2 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.-

Un socio se retira de la Empresa y se le devuelve sus aportaciones con cheque. El monto total es de C$ 6,000. Compramos mercancía por valor de C$ 10,500, pagando de contado el 75%. Vendimos un monto de C$ 3,500 en mercadería al contado. Vendimos un escritorio fuera de uso por su valor en libros de C$ 1,000. Pagamos cuota del préstamo bancario por un monto de C$ 5,000 Compramos papelería para el presente mes por un monto de C$ 1,000 con cheque. Pagamos con cheque recibos de agua, luz y teléfono por un monto de C$ 2,400. Un cliente nos abonó C$ 2,600 en efectivo. Compramos vehículo por valor de C$ 35,600 al crédito. Se reparó la computadora y pagamos con cheque un valor de C$ 500.0

Ejercicio No. 3. Registro independiente de operaciones Las operaciones del mes de Octubre son las siguientes: 1. 01 de Octubre, se cancela con cheque deuda pendiente con los proveedores por un monto de 25,000, concediéndonos un 5% de descuento por pronto pago.

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2. 07 de Octubre: Compra de mercancía al crédito por un monto de 30,000. Se incurrió en gastos de transporte por un monto de C$ 1,000 pagándose con cheque. 3. 10 de Octubre: Venta por un monto de C$ 54,000, de los cuales cobramos el 50%. 4. 12 de Octubre: De la compra efectuada el 07 de Octubre, devolvimos mercadería por valor de C$ 2,000. Dicho monto fue debitada a nuestra cuenta. 5. 17 de Octubre: Venta de mobiliario que se encontraba fuera de uso, por un valor de C$ 15,000 en efectivo. Dicho mobiliario tenía un valor en libros por C$ 10,000. 6. 20 de Octubre: Pagamos salarios a vendedores por un valor de C$ 12,000 con cheque. 7. 22 de Octubre: Venta al contado de mercadería por un valor de C$ 25,000, de los cuales se le concede rebaja del 5%. 8. 25 de Octubre: Los clientes nos cancelan su deuda por un monto de 35,000, por lo cual concedimos un 3% de descuento por pronto pago. 9. 27 de Octubre: Los clientes nos devuelven mercadería defectuosa por valor de C$ 2,000, por lo que se le entregó cheque por el mismo valor. 10. 30 de Octubre: Por concepto de Servicios Básicos correspondiente al presente mes, pagamos con cheque la cantidad de C$ 1,200. 11. 30 de Octubre. Pagamos el 50% de la deuda presentada con los acreedores a través de cheque (Deuda Total: 88,000) 12. 30 Octubre: Pagamos renta por los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre, por un monto de 5,000 cada mes. 13. 30 de Octubre: Vendimos mercadería por un monto de C$ 60,000, de los cuales solamente nos pagaron el 65% y el resto queda pendiente de cobro. 14. 30 de Octubre. Donamos la cantidad de C$ 1000 a la Cruz Roja. 15. 30 de Octubre. Por la compra al contado de C$ 20,000 en papelería, nos concedieron una rebaja del 10%. Esta papelería será utilizado en los meses Noviembre y Diciembre. 16. Un socio se retira de la Empresa, devolviéndosele la parte correspondiente a su aportación por un monto de C$ 35,000. 17. Depositamos en nuestra cuenta corriente un monto de C$ 68,000 correspondiente a los ingresos del día.

2. 4. Libros principales de la Contabilidad En contabilidad, se utilizan dos libros básicos para el registro de las operaciones de un negocio. Estos libros son: a) El libro diario Colectivo de Contabilidad

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b) El libro mayor c) Balanza de Comprobación de Saldos En Nicaragua, el Código Mercantil capítulo II denominado “ Del registro mercantil” y el Título II “ De la contabilidad mercantil, artículo 28 al artículo 46”, establece la obligación de las sociedades mercantiles sobre los libros de contabilidad que una sociedad debe utilizar. En este caso, explicaremos algunas generalidades sobre el libro diario y libro mayor: a).

El Libro Diario

El Diario, es el libro contable en el cual se registran las transacciones de forma cronológica, es decir el asiento “diario” de todas las operaciones de un negocio. Debido a esta característica, el Diario se conoce a veces como el libro del asiento original. ¿Cuál es la base de información del Libro Diario? Los documentos que sirven de base para los asientos en el diario son conocidos como documentos de origen. Por lo general son archivados en alguna forma sistemática para respaldar los asientos hechos en el diario. Como ejemplo de documentos de origen tenemos las notas de ventas, las tiras de cajas registradoras, las facturas del proveedor, las pólizas de seguros, facturas de venta, etc. Observe: A pesar que el diario puede tener diferentes formas, en este curso será suficiente comprender las mecánicas del diario de dos columnas o diario general, como se presenta en la figura: EMPRESA “x” DIARIO GENERAL al 31 de enero de 200X Fecha

EXPLICACIÓN

FOLIO

CARGOS

ABONOS

Expliquemos la forma de registro en un Diario. Se puede preparar un diario general manuscrito siguiendo estas reglas: 1).

El diario inicia con los saldos iniciales de cada cuenta. Este saldo inicial lo encontramos en el balance general inicial.

2).

Las transacciones se registran cronológicamente en el diario. En un diario es muy importante detallar la fecha de la operación.

3).

Los cargos se registran siempre primero que los abonos en cualquier transacción. La cuenta, o cuentas de cargos, se enlista pegada al extremo izquierdo de la columna de

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explicación. Las cuentas de abonos se apartan unos 2.5 centímetros del principio de los de cargos. 4).

En el diario de dos columnas se cuenta con una columna separada para los cargos y para los abonos. Esto permite que el contador pueda cerciorarse, de un vistazo, de la igualdad de los cargos y los abonos de cada transacción.

5).

Se deja una línea en blanco al finalizar la explicación de una transacción y comenzar otra.

6).

Cada vez que pasamos a una nueva página para continuar los registros, debemos totalizar los cargos y abonos registrados en dicha hoja y luego pasar esos totales a la hoja siguiente donde vamos a iniciar el nuevo registro.

7).

La columna de “folio” es utilizada para relacionar cada asiento del libro diario con el libro mayor. La columna de “folio” se refiere al número de página del libro mayor donde aparece la operación registrada en el diario.

Recuerde: Para mantener la ecuación equilibrada, el total de cargos y abonos deben ser iguales luego del registro de cada operación.

b).

El Libro Mayor

Definamos el Libro mayor: Un libro mayor es simplemente un formato en forma de página dividida a la mitad, donde se muestra separadamente los cargos y abonos de cada una de las cuentas. El libro mayor utiliza el esquema de cuenta “T”, para facilitar el aprendizaje del proceso de registro y aplicación de la partida doble. Un formato simple del libro mayor es el siguiente: Nombre de la cuenta: Fecha

Número:

Descripción

Referencia

Debe

Haber

Saldo

Detalle de la transacción

No. de Página del diario

Sección de los cargos

Sección de los abonos

Saldo final de la cuenta

Se elabora un libro mayor para cada cuenta que la empresa utiliza en la contabilidad. El formato de libro mayor contiene los elementos siguientes:

1). 2). 3). 4).

La fecha de la operación según el documento origen. Se describe la operación registrada, por ejemplo, una venta, un cobro, un pago a proveedores, un depósito en la cuenta bancaria, etc. En la columna de referencia se anota el número de la página del libro diario, donde se registro la misma operación. En la columna del debe se anotan los cargos Colectivo de Contabilidad

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5). 6).

En la columna del haber se anotan los abonos El saldo de la cuenta se calcula cada vez que registramos una operación.

La cuenta “T” es una forma resumida de representar el manejo del libro mayor. En el tema siguiente explicaremos el uso de los libros de contabilidad aplicados a un caso práctico. ¿Cuál es la relación del libro diario y el libro mayor? El diario no reemplaza a la cuenta de mayor, simplemente la antecede en el proceso de registro. Las transacciones se registran, primero en el diario y posteriormente se pasan a las cuentas individuales que forman el libro mayor.

El proceso de pasar las cantidades del diario a las cuentas del mayor se conoce como asiento.

Veamos la relación entre ambos libros, explicando el procedimiento de registro: A medida que vamos asentando cada registro del diario en el libro mayor y en su cuenta respectiva, se utilizan las columnas de “folio’ o referencia. ¿Cuál es la importancia de la columna “folio”? En el diario esta referencia sirve dos propósitos: Primero, indica que se ha terminado el asiento de esa transacción en particular. Si el contador se viese interrumpido durante la ejecución de sus asientos, le es fácil saber dónde estaba. Segundo, la referencia indica el número de la cuenta en la cual se hizo el asiento, facilitando la referencia cruzada. La referencia en las cuentas del mayor en forma similar hace una referencia cruzada a la página específica del diario en la cual se registró inicialmente la transacción. f).

Aplicación de la teoría de la partida doble. Utilización de los cargos y abonos

Luego de estudiar y comprender claramente los conceptos de cargos y abonos, apliquémoslo a la teoría de partida doble. En general la partida doble plantea lo siguiente: a. Por cada cargo efectuado en una o más cuentas, se deberá abonar en una o más cuentas el mismo importe. b. Por cada abono efectuado en una o más cuentas, se deberá cargar en una o más cuentas el mismo importe. ¿Qué quiere decir esto? Se ha comprobado que la ecuación contable debe estar balanceada en todo momento. La ecuación contable expresa la lógica de la partida doble.

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Un sistema contable por partida doble siempre estará balanceado, en tanto que los cargos y los abonos sean iguales en cada transacción.

Flujo de los datos contables desde el diario hasta el mayor

A fin de comprender mejor lo estudiado en la presente unidad, explicaremos un caso práctico, aplicando la teoría de la partida doble: Supongamos que con fecha 1º de enero la empresa “El Fortín S.A.” inició el período con los saldos siguientes: EMPRESA EL FORTIN S.A. BALANCE GENERAL Al 1º de Enero de 200X ACTIVO Caja Banco Mercancías Mobiliario

PASIVO C$ 50,000.0 Proveedores 100,000.0 Documentos por pagar 300,000.0 Capital 150,000.0 C$600,000.0

C$ 50,000.0 150,000.0 400,000.0 C $600,000.0

Durante el mes de enero se efectuaron las siguientes operaciones: 01/01 Compramos mercancías por C$ 20,000.00 más IVA, y por esta misma suma expedimos un cheque. 03/01 Vendimos a crédito mercancías por C$ 60,000.00 incluyendo el IVA. El costo de venta es $32,000. 05/01 Vendimos en efectivo mercancías por C$ 90,000.00 más IVA. El costo de venta es $72,000.0 10/01 Pagamos en efectivo C$ 10,000.00 a “El universal” por varios anuncios publicados 15/01 Pagamos con cheque una letra de cambio a nuestro cargo de C$ 5,000.00 16/01 Pagamos en efectivo C$ 2,000.00 por el suministro de energía eléctrica. 17/01 Expedimos un cheque por C$ 8,000.00 para liquidar el alquiler del local que ocupan las oficinas. 20/01 Un cliente nos pagó en efectivo C$ 20,000.00

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22/01 Depositamos en el banco C$ 30,000.00 en efectivo. 22/01 La depreciación del mobiliario del área administrativa para el mes es de C$ 20,000.00 Veamos los pasos a seguir para realizar el registro de estas operaciones: a. Abrir las cuentas correspondientes al saldo con que inicia el período contable. Este valor constituirá el saldo inicial para el período que iniciará el 1º de febrero. b. Realizar los registros correspondientes a cada una de las operaciones. c. Sumar todos los cargos y abonos en cada cuenta. d. Calcular el saldo final de cada cuenta, restando el total de cargos y abonos.  Si la cuenta es de origen deudora, colocar el saldo como cargos.  Si la cuenta es de origen acreedora, colocar el saldo como abono. Recuerde: Las cuentas de activos y gastos aumentan al lado de los cargos y disminuyen abonándolos. Las cuentas de pasivo, capital e ingresos aumentan a lado de los abonos y disminuyen abonándolas.

Para iniciar el registro, realicemos los asientos en el libro diario: EMPRESA EL FORTÍN DIARIO GENERAL 31 de Enero de 200X Fecha 1 Ene.

Explicación Caja Banco Mercancías Mobiliario Proveedores Documentos por pagar Capital

1 Ene.

3 Ene.

5 Ene.

Mercancías IVA Acreditable Banco Para registro de compra de mercancías. Factura No. 2333 Ck No. 0078 Cuentas por Cobrar Costo de Ventas Ventas Mercancías IVA por pagar Para el registro de una venta con factura de crédito No. 0025 Caja Costo de Venta Ventas Mercancías Colectivo de Contabilidad

Cargos Abonos 50,000.0 100,000.0 300,000.0 150,000.0 50,000.0 150,000.0 400,000.0 20,000.0 3,000.0 23,000.0 60,000.0 32,000.0 52,173.0 32,000.0 7,827.0 103,500.0 72,000.0 90,000.0 72,000.0

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10 Ene. 15 Ene.

16 Ene.

17 Ene.

20 Ene. 22 Ene.

22 Ene.

IVA por pagar Venta Factura de contado No. 0028 Gastos de Venta Caja Por pago de anuncios publicitarios. Recibo de caja No. 0123 Documento por pagar Banco Pago letra de cambio Gastos Administrativos Caja Para registrar el pago de energía eléctrica de las oficinas Gastos Administrativos Banco Para registrar pago de alquiler de oficinas Caja Cuentas por cobrar Para registrar el cobro realizado al cliente Sr. López Banco Caja Para el registro del depósito a la cuenta Bancaria del efectivo en caja Gastos Administrativos Depreciación Acumulada

13,500.0 10,000.0 10,000.0 5,000.0 5,000.0 2,000.0 2,000.0 8,000.0 8,000.0 20,000.0 20,000.0 30,000.0 30,000.0 20,000.0 20,000.0 985,500.0 985,500.0

Expliquemos los registros de cada operación: a. Para iniciar el registro, consideramos los saldos iniciales de cada cuenta al 15 de enero. El saldo es la primera operación de cada cuenta, de acuerdo a su origen y le colocamos la letra (“s”) a fin de identificarlo. Por ejemplo la cuenta caja tiene su saldo inicial al lado de los cargos, ya que es una cuenta deudora. b. Realizamos el registro de cada operación, cargando o abonando en las cuentas respectivas. Explicaremos cada una de las operaciones: Cuando se realizan los asientos en el Libro Diario se inicia con los saldos iniciales de las cuentas. Por tanto, al 1º de enero hemos colocado el nombre de las cuentas y los saldos iniciales la apertura del mes de enero. Operación 1) cargamos a la cuenta de mercancías y abonamos a la cuenta de banco, ya que se pagó con cheque. El valor del IVA pagado por la compra de mercancías no se acumula a la cuenta de mercancías, pues según la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA) este impuesto no debe considerarse como gasto, ya que tiene un efecto acreditable. Es decir, cuando la empresa

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vende esta mercancía al cliente, le traslada el Impuesto al Valor Agregado y al final quien paga el Impuesto al Valor Agregado es el consumidor. Por tanto registramos el IVA pagado por la empresa en una cuenta llamada “IVA acreditable”. Operación 2) cargamos a cuentas por cobrar, ya que hemos vendido al crédito y abonamos la cuenta de mercancías el valor de la mercancía vendida. En el caso de la venta, cuando la empresa cobra IVA a sus clientes, no debe registrarse como ventas, pues este impuesto no se constituye como tal, pues deberá ser entregado a la Dirección General de Ingresos en los primeros 15 días después de la venta. Si al momento de la venta no declara el valor de IVA cobrado al cliente deberá registrarse en una cuenta de pasivo circulante llamada IVA por pagar. Para extraer el valor del IVA de la venta se divide la venta total con IVA entre el factor de 1.15 ($60,000.0/1.15 = $52,173). Luego la diferencia entre la venta total con IVA menos la venta sin IVA nos dará el IVA por pagar ($60,000 - $52,173 = 7,827.0) Operación 3) cargamos a caja, el dinero recibido en concepto de venta de contado y abonamos a la cuenta de mercancías para disminuir el valor de la mercancía vendida. El registro del IVA será igual a la operación Nº 2. Operación 4) cargamos a la cuenta de gastos de venta, ya que incurrimos en un gasto de publicidad y abonamos a la cuenta de caja, ya que hemos disminuido su valor de la caja. Operación 5) Cargamos a la cuenta de documentos por pagar para disminuir el valor de la deuda pendiente y abonamos la cuenta de banco para disminuir el valor pagado. Operación 6) Cargamos a la cuenta de gastos administrativos. Aumenta ya que se incurrió en gastos de energía eléctrica. Es gasto administrativo, ya que el consumo de energía es del área administrativa. Abonamos a la cuenta de caja, ya que estamos disminuyendo el valor pagado en concepto de energía. Operación 7) Cargamos a la cuenta de gastos administrativos, ya que el alquiler de local pertenece al área de administración. Abonamos a la cuenta de Banco, ya que se elaboró un cheque en concepto de pago de alquiler y la cuenta ha disminuido. Operación 8) Cargamos a la cuenta de caja, ya que aumenta su valor por el dinero recibido del cliente. Abonamos a la cuenta de cuentas por cobrar y la deuda del cliente ha disminuido. Operación 9) Cargamos a la cuenta de banco el depósito realizado, lo que aumenta la cuenta. Abonamos a la cuenta de caja, ya que hemos retirado dinero para depositarlo en una cuenta bancaria. Operación 10) Cargamos a la cuenta de gastos administración, pues el activo fijo depreciado es el mobiliario de oficina. La contra cuenta será Depreciación acumulada, ya que la depreciación es el valor que periódicamente se va acumulando y cuando el activo fijo ha dejado de ser útil, será renovado y la adquisición se hará a través de dicho fondo. Debido a que la cuenta Depreciación acumulada es de naturaleza acreedora, cada vez que registremos la depreciación en las cuentas de gastos, haremos un crédito a la cuenta de depreciación acumulada. Luego de registrar las operaciones en el Libro Diario, deberán trasladarse las operaciones ocurridas en cada una de las cuentas. Veamos el traslado de las operaciones al libro mayor:

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Caja s) C$ 50,000.0 10,000.0 (4 3) 103,500.0 2,000.0 (6 8) 20,000.0 30,000.0 (9 173,500.0 42,000.0 131,500.0 Mercancías s) C$ 300,000.0 32,000.0 (2 1) 20,000.0 72,000.0 (3 320,000.0 104,000.0 216,000.0 Proveedores C$ 50,000.0 (s 50,000.0

Bancos s) 100,000.0 C$ 23,000.0 (1 9) 30,000.0 5,000.0 (5 8,000.0 (7 130,000.0 36,000.0 94,000.0 Mobiliario s) C$ 150,000.0 150,000.0

Documentos por pagar 5) C$ 5,000.0 C$ 150,000.0 (s 145,000.0

Capital C$ 400,000.0 (s 400,000.0

Cuentas por cobrar 2) C$ 60,000.0 20,000.0 (8 40,000.0

Gastos administrativos 6) C$ 2,000.0 7) 8,000.0 10) 20,000.0 30,000.0 Venta 52,173.0 (2 90,000.0 (3 142,173.0 IVA Acreditable 1) 3,000.0

Gastos de venta 4) C$ 10,000.0 10,000.0

Costo de venta Mercancías 2) 32,000.0 3) 72,000.0 104,000.0

IVA por pagar 7.827.0 (2 13,500.0 (3 21.327.0

Deprec. acumulada 20,000.0 (10

El traslado al libro mayor de la Empresa “El Fortín” se realizó de la siguiente forma. a) Hemos trasladado todas las operaciones inicialmente registradas en el Libro Diario con el objetivo de anotar los aumentos y disminuciones de cada cuenta.

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b) Luego de registrar los aumentos y disminuciones calculamos el saldo final de cada cuenta, según su naturaleza. Para comprobar el balance de la ecuación al momento de los traslados al Libro Mayor, debemos elaborar la Balanza de comprobación de saldos. c) Balanza de Comprobación de Saldos Una balanza de comprobación es simplemente una herramienta contable para verificar la igualdad de los cargos y los abonos en el diario, en un momento específico. La balanza de saldos no comprueba si el proceso contable está equivocado, sino simplemente verifica que la suma de los saldos de cargos es igual a la suma de los saldos de los abonos. La balanza de comprobación verifica la exactitud matemática de algunas cosas como el total de cada página del diario, los asientos en la columna adecuada del mayor, y el balance de las cuentas del mayor. Los pasos son los siguientes: 1). 2). 3). 4).

Prepare en encabezamiento adecuado. Haga una lista de los nombres de las cuentas del mayor en el orden apropiado (activo, pasivo, capital, ingresos y gastos). Registre en las columnas del debe y el haber de la balanza de comprobación los saldos deudores o acreedores de cada una de las cuentas del mayor general. Sume tanto la columna del debe como la del haber. Cada pareja debe sumar igual (columna de movimientos y columna de saldos).

Elaboremos una balanza de comprobación para nuestro ejemplo: MOVIMIENTOS CUENTAS Caja Bancos Mercancías Mobiliario Proveedores Documentos por pagar Capital Clientes Gastos de Venta Gastos de Administración Ventas Costo de venta IVA acreditable IVA por pagar Depreciación acumulada Sumas iguales

Deudor

Acreedor

$173,500.0 130,000.0 320,000.0 150,000.0 5,000.0 60,000.0 10,000.0 30,000.0

$42,000.0 36,000.0 104,000.0 50,000.0 150,000.0 400,000.0 20,000.0

SALDOS Deudor $131,500.0 94,000.0 216,000.0 150,000.0 $50,000.0 145,000.0 400,000.0 40,000.0 10,000.0 30,000.0

142,173.0 104,000.0 3,000.0 $985,000.0

Acreedor

142,173.0 104,000.0 3,000.0

21,327.0 20,000.0 $985,000.0

$778,500.0

21,327.0 20,000.0 $778,500.0

Analicemos: En el cuadro anterior mostramos los movimientos de cada cuenta, así como el saldo. Los movimientos deudores y acreedores corresponden a la suma de los cargos y abonos de cada cuenta. El saldo es la resta del total de movimientos deudores y acreedores. Observe que el total

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de cargos es igual a la suma de abonos y por tanto, la ecuación contable está siempre balanceada. El valor que aparece en la columna de deudor, corresponde a las cuentas de activos y gastos, pues su naturaleza es deudora. El valor que aparece en la columna de acreedores corresponde a las cuentas de pasivo, capital. Luego de calcular el saldo final a cada cuenta, observamos que el total de saldo deudor y saldo acreedor están balanceados y la ecuación contable está equilibrada. Concluyamos: 1). La partida doble es el mecanismo utilizado para registrar operaciones, de manera que el total de fuentes se invierta en igual valor en las inversiones. 2). La partida doble indica que por uno o más cargos registrados debe existir uno o más abonos y la ecuación contable permanezca balanceada. 3). Los cargos representan: a). Aumentos de activos y gastos b). Disminuciones de pasivos, capital e ingresos 4).

Los abonos representan: a). Aumentos de pasivo, capital e ingresos. b). Disminuciones de activos y gastos.

5).

Si la ecuación contable está balanceada, el total de cargos es igual al total de abonos.

ACTIVIDAD PRACTICA No. 1. EJERCICIOS PROPUESTOS Ejercicio No. 1. Completo las operaciones siguientes: 1. ____________________ Es el registro sistemático de una determinada operación, expresando sus aumentos y operaciones. 2. Los asientos en el lado izquierdo de la “cuenta T” se llaman __________ , ______________. 3. Los asientos en el lado derecho de la “cuenta T” se llaman_______________, ___________. 4. La partida doble, establece que por cada cargo debe registrarse su correspondiente ________________.

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5. Un negocio adquiere una deuda. Esta operación genera un _______________ a la cuenta, por tanto esta operación se registra como un ________________. 6. El saldo normal de la cuenta de caja debe ser _______________. 7. Un negocio cancela una deuda. Esta operación genera una _________________a la cuenta, por tanto esta operación se registra como un ____________________. 8. El saldo normal de la cuenta de capital es ___________________. 9. Si en una cuenta la suma total de los cargos no es igual a la suma total de abonos quiere decir que __________________ no está balanceada. 10. Si un cliente paga al negocio C$ 100.00 en efectivo, la cuenta de caja experimenta_____________, por tanto es un____________ así mismo, la cuenta de clientes experimenta, por tanto es un______________ . Ejercicio Nº2 a. Uso de vocabulario contable. Resuelva el crucigrama Horizontales 1. 2. 3. 4. 5.

Registra un decremento en un pasivo. Saldo normal de un ingreso Registro de transacciones Un recurso económico El instrumento básico de resumen de la contabilidad

Verticales: 1. La balanza de….. lista todas las cuentas con sus saldos 2. Libro de cuentas 3. Otra forma de nombrar los pasivos 4. Lado derecha de una cuenta

b. Resuelva el siguiente crucigrama: Horizontales 1. Copiado de datos del diario al mayor.

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2. ________ General. Estado de la posición financiera 3. Registra un decremento en un activo (plural) Verticales: 4. Representan los ingresos menos la utilidad neta 5. _________ neta: Última línea de un estado de resultado 6. Registra un decremento en el pasivo 7. _________ por cobrar: Cantidad susceptible a obtenerse de un cliente Ejercicio Nº3 a) Análisis y registro en el libro diario de las transacciones: La empresa Ingenieros S.A. hizo las siguientes transacciones: Septiembre:

2 5 10 12 19 21 27

Pagó gastos por servicios generales $300.0 Compró equipo a crédito, $2,000 Proporcionó un servicio para un cliente a crédito, $1,800.0 Solicitó un préstamo $10,000.0 en efectivo, firmando un pagaré Vendió en $36,000.0 un terreno. Compró suministros en $600.0 y se pagaron en efectivo Pagó el pasivo del 5 de septiembre.

b) Registro en cuentas de mayor y elaboración de balanza de comprobación al 31 de agosto 2009 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

El negocio recibió de su propietario $86,000 en efectivo. Compró suministros de inventario por $700.0 a crédito Pago $58,000 en efectivo por un edificio Proporcionó un servicio para los clientes y recibió efectivo $2,700.0 Pago $100 sobre cuentas por pagar Proporcionó un servicio para los clientes a crédito por $2,100 Recibió $1,300 en efectivo de un cliente. Pagó los primeros gastos: salario, $1,200, Renta $500

c) Registro en cuentas de mayor y elaboración de balanza de comprobación

1. Abrir las cuentas con sus saldos al 1 de septiembre. Efectivo: saldo deudor $3,000; Cuentas por cobrar $0.00; Equipo $0.0; Terreno, saldo deudor $36,000.0; Suministros $0.0; Cuentas por Pagar $.0; Documentos por pagar $0.0; Capital Social, saldo acreedor $39,000; Ingresos por servicios $0.0; Gastos pro Servicios $0.0 2. Trasladar las transacciones del ejercicio a) a las cuentas T.

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3. Calcular el saldo de cada cuenta al 30 de septiembre y demostrar que el total de cargos es igual al total de abonos preparando la Balanza de Comprobación.

d) Registro de transacciones en el diario y elaboración de Balanza de comprobación: En Octubre de 2009, las cinco primeras transacciones de la Empresa “Good Time” se traspasaron a las cuentas como sigue: Efectivo 1) $57,000 31,000 4) 42,000 4,900

Cuentas por pagar 600 (2

-

Suministros (3 (5

Equipo

2) 600

5) 4,900

Documentos por pagar 42,000

(4

Edificio

Capital Social

3) 31,000

57,000

(1

Prepare los asientos de diario que sirvieron como fuentes para las cinco transacciones. Incluya explicación para cada asiento Prepare la Balanza de comprobación de saldos al 30 de septiembre 2009

e) Registro de transacciones en el diario, traspaso a cuentas T y preparación de la Balanza de Comprobación de saldos. SUMMER NIC. Balanza de comprobación 31 de diciembre 2009 Cuenta

Debe

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Haber

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Efectivo

4.000,0

Cuentas por cobrar

8.300,0

Suministros

800,0

Equipo

16.000,0

Cuentas por pagar

5.500,0

Capital Social

23.600,0

Retiros capital social Ingresos por servicios Gastos por salarios Gastos por renta Total

29.100,0

29.100,0

Durante Enero, la empresa realizó las siguientes transacciones: Enero 4 7 12 16 19 24 31 31 -

Cobró $5,000 en efectivo de un cliente, a crédito Realizó un análisis nutricional para un hospital Compró suministros al crédito por $600 El Propietario retiró $2,200, los cuales se deducirán del capital social Pagó $2,600 por una deuda del negocio con los proveedores Recibió $2,400 en efectivo por una consultoría realizada a otra empresa Pagó la renta $700 Pagó el salario de empleados $1,500.0

Registre en el libro diario cada una de las transacciones Traspase las transacciones al mayor Prepare la Balanza de Comprobación de Saldos

Ejercicio Nº 4. Realizo los registros en el libro diario, traslados al mayor y balanza de comprobación de saldos utilizando la información de la empresa “La Fortuna S. A.” Para realizar este ejercicio me guío con el ejemplo que aparece como resolución de la primera operación. 15/01 El propietario invierte C$100,000.00 en efectivo en la empresa. 17/01 El inventario de artículos con un costo de C$25,000.00 más IVA se compra a crédito. 18/01 Las ventas durante el período, a crédito, ascienden a C$47,000.00, incluyendo IVA. El costo de la mercancía es de C$20,000.00 22/01 Se pagan salarios por C$700.00 en efectivo. 24/01 Se cobra de las cuentas por cobrar la cantidad de C$29,000.00. 25/01 Se compró equipo por $10,000 bajo las siguientes condiciones: Pago inicial de C$ 5,000.00 y un documento por el saldo. Por esta compra se pagó IVA. 28/01 Se pagaron C$15,000.00 por la mercancía comprada a crédito anteriormente. Ejercicio Nº 5 El 1° de enero, iniciamos un negocio de ropa denominado La Comercial, con los siguientes saldos:

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ACTIVO Caja Banco Mercancías Clientes Docum. por cobrar Mobiliario

PASIVO C$ 50,000.0 Proveedores 100,000.0 Documentos por pagar 300,000.0 Capital 200,000.0 150,000.0 100,000.0 900,000.0

C$ 150,000.0 250,000.0 500,000.0

900,000.0

Las operaciones realizadas en el mes fueron las siguientes: 1/01 Vendimos en efectivo mercancías por C$ 20,000.0 más IVA. El costo de venta es C$ 11,500.0 2/01 Vendimos a crédito mercancías por C$ 40,000.0, incluyendo IVA. El costo de venta es de C$ 23,000.0 3/01 Compramos en efectivo mercancías por C$ 20,000.0 más IVA. 4/01 Un cliente nos abonó C$ 20,000.0 en efectivo. 5/01 Expedimos un cheque por C$ 8,000.0 para liquidar el valor de varios anuncios publicados en la presente semana. 6/01 Le abonamos a un proveedor C$ 12,000.0 en efectivo. 7/01 Un cliente nos abonó C$ 25,000.0 en efectivo. 8/01 Compramos en efectivo, papelería y útiles de oficina para el uso del presente mes por C$ 8,400.0 9/01 Pagamos con cheque una letra de cambio a nuestro cargo con un valor de $18,000.0 10/01 Pagamos en efectivo los sueldos de la presente quincena, de los cuales corresponden a los empleados de venta, $24,000.00 y $28,000.00 a los de administración.

2.5. Elaboración de Estados Financieros 2.5.1. Introducción a los estados financieros En este momento, usted domina el registro contable, mediante la clasificación de las operaciones e identificación de cuentas según su naturaleza. El aprendizaje obtenido le ayudará a comprender el tema a desarrollarse relacionado con los estados financieros.

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Para explicar la utilidad de los estados financieros, debemos considerar la contabilidad como un proceso sistemático cuya finalidad es presentar de forma clara la información acumulada durante un período determinado. En contabilidad, el producto final del proceso contable es la presentación de la información de la empresa de forma condensada. A esto se le llama, información financiera, la cual es utilizada por los distintos usuarios interesados en conocer las condiciones actuales de un negocio. Esta información se presenta en los estados financieros y en contabilidad se identifican los siguientes: a. El balance general o estado de situación financiera. b. El estado de resultado El término de estados financieros, probablemente le parezca muy familiar, pues en su centro de trabajo, habrá visto que el Departamento de Contabilidad, reporta cada cierto período estados financieros como el balance general y el estado de resultado y el gerente evalúa constantemente y con mucho interés la información presentada. El contenido de esta unidad incluye un estudio detallado sobre la elaboración de los estados financieros y para ello requerirá un buen conocimiento de los distintos grupos y subgrupos de cuentas estudiados en los temas anteriores, esto significa poseer la capacidad de identificar con mucha facilidad las distintas cuentas a partir de su naturaleza. La temática incluye el concepto, características, estructura y utilidad del balance general y el estado de resultado. Para explicar cada uno de los estados financieros, recordemos lo siguiente: Anteriormente, definimos la contabilidad como un proceso de clasificación, registro y acumulación de información económica y financiera del negocio. Al decir clasificación se refiere a la separación de las operaciones según su naturaleza, para luego registrarlas en las cuentas respectivas, sean éstas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos o Gastos. Este registro contable, se hará diariamente, semanalmente, según el volumen de trabajo realizado por el negocio. Quizás usted se haga estas preguntas: ¿Cómo puede manejarse esa gran cantidad de información sin crear confusión al momento de evaluar un departamento o una división? Cuando el Gerente toma una decisión basada en la información contable, ¿Habrá de recurrir a todos los registros, libros o en cada cuenta específica? En realidad, la información contable generada por el negocio es grande y el manejo de ésta es complicado. Imagínese una empresa con un número de clientes de 5,000, a quienes se les da crédito, que se manejan 4 cuentas bancarias, 5 proveedores, etc.

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Si el Gerente financiero desea conocer cómo se están usando los fondos en el negocio, requerirá de una información consolidada que permita evaluar los elementos más importantes del negocio. Luego del registro de cada operación, la contabilidad presentará a los distintos usuarios, una información consolidada, facilitando el manejo de la misma. Para ello elabora informes que contenga saldos finales de cada cuenta al final de un período contable, esto facilitará la tarea de análisis de la situación de la empresa. ¿Cómo podemos definir los estados financieros?

Son definidos como el producto final de la contabilidad y muestran la situación de la empresa, luego de transcurrido cierto período de tiempo. Es decir, el comportamiento de los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Veamos el siguiente ejemplo: Suponga una empresa dedicada a la venta de artículos para el hogar y tiene al 1 de octubre una cartera de clientes de 400. El departamento de cobro es el encargado de llevar el control de la recuperación y el departamento de contabilidad de afectar las cuentas respectivas, cada vez que se efectúa un cobro o se hace una venta al crédito. Llegado el final del mes de octubre el administrador desea conocer cuál es el saldo de la cuenta de clientes a la fecha e identificar el grado de recuperación, disponibilidad de fondos generados y la eficiencia en la recuperación de las cuentas por cobrar. En este caso, el contador elaborará un estado financiero mostrando el saldo correspondiente a dicha cuenta y no la cantidad de tarjetas con los saldos de cada uno de los clientes. Del ejemplo anterior podemos deducir cuál es entonces el objetivo básico de los estados financieros: El objetivo básico es ofrecer información de carácter económico y financiero, que permita a los diversos usuarios tomar las decisiones necesarias. Dicha decisión se basará en el análisis de la situación de la empresa, descubriendo puntos claves de éxito o resultados producto de ciertas debilidades o ineficiencias en el manejo del capital.

2.5.2. Balance General o Estado de Situación Financiera Expliquemos su concepto: El estado de situación financiera también conocido como “Balance General” es un estado contable-financiero que presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y financiamiento.

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Es un estado financiero que muestra el monto del activo (inversiones), pasivo y capital(financiamientos) en una fecha específica. Es decir muestra los recursos en manos del negocio, ya sea proveniente de fuentes externas o internas. Algo muy importante a destacar en el balance general es el valor de las inversiones en relación con el financiamiento obtenido. Cuando elaboramos un balance general, presentamos el valor de los activos, pasivos y capital a la fecha. Por tanto, el capital invertido será igual al valor de las inversiones realizadas. ¿Qué significa esto? Significa que la empresa no pudo realizar mayores o menores disponibles, según lo establecido en la ecuación contable.

inversiones a las fuentes

Dicho de otra forma: INVERSIONES

=

FINANCIAMIENTOS

Veamos el siguiente ejemplo: Si al día de hoy usted posee en su cuenta bancaria un monto de C$ 3,500.00 y desea tomarse unas vacaciones, los gastos en que usted incurrirá serán: 1. 2. 3. 4. 5.

Alquiler de vehículo Alojamiento Alimentación Compras Otros gastos TOTAL GASTOS

C$

400.00 2,500.00 1,500.00 1,200.00 900.00 6,500.00

Usted habrá de requerir un capital por C$ 6,500.00; sin embargo en su cuenta bancaria tiene solamente una parte. Luego hace una visita a su Jefe y le solicita un préstamo por C$ 3,000.00, con lo cual ha cubierto la totalidad de su inversión. En este caso: Total de inversiones

=

C$ 6,500.00

=

Total de fuentes: Capital Ajeno(Pasivo) C$ 3,000.00

+ Capital Propio + C$ 3,500.00

Para realizar las vacaciones usted ha de utilizar C$ 3,500.00 provenientes de la cuenta de ahorro denominado capital propio y C$ 3,000.00 obtenidos a través de un financiamiento externo denominado préstamo. Analice: El balance General es un estado financiero que muestra la cantidad de activo, pasivo y capital en una fecha específica.

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Dicho estado financiero muestra los recursos propiedad del negocio, las obligaciones y el capital aportado por los dueños. Mediante esta información, los directivos podrán conocer la situación financiera de la empresa relacionada con el manejo o administración del capital. La administración del capital está asociada con la adecuada selección de fuentes de financiamiento e inversiones. Esto es, obtener fuentes de financiamiento a menor costo financiero y obtener la mayor rentabilidad por las inversiones realizadas. Observe el ejemplo siguiente: Existen dos negocios con las siguientes características: El Progreso BALANCE GENERAL Activo....................... C$ 1,000,000.00 Pasivo........................... 200,000.00 Capital........................ 800,000.00

La Quebrada BALANCE GENERAL Activo..................... C$ 1,000,000.00 Pasivo....................... 900,000.00 Capital........................ 100,000.00

La situación financiera de la empresa El Progreso es más favorable en relación con la situación financiera de la empresa La Quebrada, pues, el Activo garantiza ampliamente el valor del pasivo, esto es, con el activo se puede liquidar o pagar el pasivo (deudas); sus inversiones son de $1.0 millón y sus deudas alcanzan un 20% de las fuentes totales, mientras La Quebrada, tiene deudas equivalentes a 90% de las fuentes de financiamiento, los bienes de la empresa están comprometidos en un 90% produciendo un alto riesgo financiero. Seguramente, la empresa habrá de vender algún activo para liquidar el pasivo. Del ejemplo anterior, podemos concluir que: 

El balance general es una importante fuente de información sobre la situación financiera de la empresa, facilitando a los directivos el control del capital, el nivel de deudas, el tipo de inversión y tomar las medidas administrativas necesarias en un momento determinado.



La información presentada en el balance general depende del tiempo o de la ocurrencia de sucesos, ya que solamente refleja la situación de la empresa para una fecha determinada o al día de cierre contable y al hacer un nuevo Balance general, por ejemplo al día siguiente, no presentará exactamente la misma situación, los saldos de las cuentas serían distintas, aun cuando no practicáramos ninguna operación, pues hay cuentas que cambian de valor o de saldo por sí solas. Un ejemplo es la baja de valor del mobiliario de oficina en el transcurso del tiempo, pues aunque no se utilicen, el mobiliario está sufriendo deterioro, es superado por nuevos modelos, etc. Otro ejemplo es la pérdida de valor provocada por la volatilidad de líquidos almacenados, etc.

Observemos el balance general de estas dos empresas, una semana después: El Progreso BALANCE GENERAL Activo....................... C$ 1,200,000.00

La Quebrada BALANCE GENERAL Activo..................... C$ 1,200,000.00

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Pasivo........................... Capital........................

400,000.00 800,000.00

Pasivo....................... Capital........................

900,000.00 300,000.00

Observemos, la empresa El Progreso adquirió fuentes de financiación adicionales, modificando el porcentaje de deudas en relación a los activos. Este porcentaje asciende a 33.3% y para la empresa La Quebrada este porcentaje asciende a 75%. ¿Qué ha sucedido? La empresa El Progreso modificó el nivel de deudas en relación a las inversiones. En cambio, la empresa La Quebrada, ha mantenido el valor absoluto de las deudas; sin embargo, las inversiones en activos por $200,000.00 se realizaron mediante la incorporación de capital propio al negocio, logrando reducir el porcentaje de deudas. Concluyamos: El balance general refleja la situación del negocio, considerando los cambios experimentados tanto en las cuentas de activo, pasivo y capital en un momento determinado. El balance general puede variar significativamente de un período a otro en dependencia de las decisiones tomadas por los directivos. El balance general es también una fuente de información utilizada por los distintos usuarios internos y externos a la organización. Para cumplir con este objetivo, la información deberá ser comprensible, comparable y consistente, según lo establecen los principios contables. Analicemos lo siguiente: 1. La situación financiera de la empresa no solo le interesa conocerla al propietario, socios o accionistas; existen otras personas, principalmente el Estado . 2. A los propietarios, socios o accionistas les interesa conocer la situación financiera de la empresa, para saber si los recursos invertidos en ella han sido bien administrados y si han producido resultados satisfactorios. 3. Al Estado, le interesa conocer la situación financiera de la empresa, para saber si el pago de los impuestos respectivos ha sido determinado correctamente. 4. A los acreedores (instituciones de crédito, particulares que otorgan préstamos o proveedores que conceden crédito), les interesa conocer la situación financiera de la empresa, para conceder el crédito respaldados ampliamente con los recursos de la empresa.

Explicaremos ahora, cuál es la estructura y la forma de presentación del balance general: a). El balance General debe contener los siguientes datos: 1. Encabezado: a. Nombre de la empresa b. Indicación de que se trata de un balance c. Fecha de formulación Colectivo de Contabilidad

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2. Cuerpo: a. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo b. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo c. Importe del capital contable 3. Firmas: a. Del contador b. Gerente Financiero /Gerente Administrativo... otra autoridad c. Del propietario del negocio /Gerente General b). El Balance general puede presentarse de dos formas: 1).

Forma de reporte:

Consiste en anotar clasificadamente el Activo, Pasivo y Capital contable en una sola página y a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable.

Veamos el siguiente ejemplo:

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BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE

Librería Margarita Balance General Al 30 de septiembre 2002

ACTIVOS CIRCULANTE Efectivo en Caja Banco Cuentas por cobrar Inventario* Invenario de repuestos

C$ 1,102,477.50 C$

100,000.00

C$

144,000.00

C$

840,000.00

C$

15,000.00 C$

2,201,477.50

FIJO Vehículo de Reparto**

C$ 1,605,000.00 Mobiliario y Equipo de Oficina

(-) Depreciación acumulada

C$ 1,600,000.00 C$

55,350.00

TOTAL ACTIVO FIJO NETO

C$

TOTAL ACTIVOS PASIVO

C$

3,149,650.00

5,351,127.50

CIRCULANTE Cuentas por pagar Proveed. Acreedores (mob. Crédito) Documentos por pagar Impuestos por pagar

C$

110,000.00

C$

750,000.00

C$

560,000.00

C$

125,338.25

TOTAL PASIVOS Capital social Utilidad Retenida

C$

1,545,338.25

855,789.25 C$

3,805,789.25

C$ 2,950,000.00 C$

TOTAL PASIVO Y CAP.

Elaborado por: Contador

C$

Revisado por: Gerente Financ.

5,351,127.50

Autorizado por: Dueño Gerente General

Observe:

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Un balance general en forma de reporte presenta los activos , pasivos y capital detallados en una sola columna, la primera del balance. En las siguientes columnas debe anotarse lo siguiente:    

En la segunda columna se anota el valor de las subcuentas relacionadas a una cuenta específica. En la tercera columna se anota el valor de cada cuenta. En la cuarta Columna: Se anotará el total de cada grupo. Quinta columna: Se anotan el total de los grupos básicos: Activo, Pasivo y Capital 2).

Forma de cuenta.

En esta forma se emplean dos páginas, en la izquierda se anota clasificadamente el Activo y en la derecha el Pasivo y Capital Contable. Generalmente para las anotaciones, se utilizan la segunda y tercera columna. Anotaciones de este tipo de balance   

En la primera columna se anota las cantidades del desglose de cada cuenta En la segunda columna se anotan las cantidades totales de cada cuenta En la tercera columna se anotan los totales de los grupos, así como el total Activo, Pasivo y Capital

Observemos el siguiente ejemplo: BALANCE GENERAL EN FORMA DE CUENTA Librería Margarita Balance General

Al 30 de septiembre 2002

ACTIVOS CIRCULANTE Efectivo en Caja Banco Cuentas por cobrar Inventario* Invenario de repuestos FIJO Vehículo de Reparto** Mobiliario y Equipo de Oficina (-) Depreciación acumulada TOTAL ACTIVO FIJO NETO TOTAL ACTIVOS

Elaborado por: Contador

PASIVO

C$ 1,102,477.50 C$ 100,000.00 C$ 144,000.00 C$ 840,000.00 C$ 15,000.00 C$ 2,201,477.50 C$ 1,605,000.00 C$ 1,600,000.00 C$ 55,350.00 C$ 3,149,650.00 C$ 5,351,127.50

Revisado por:

Gerente Financ.

CIRCULANTE Cuentas por pagar Proveed. Acreedores (mob. Crédito) Documentos por pagar Impuestos por pagar

C$ C$ C$ C$

TOTAL PASIVOS Capital social Utilidad Retenida

C$ 1,545,338.25 C$ 2,950,000.00 C$ 855,789.25 C$ 3,805,789.25

110,000.00 750,000.00 560,000.00 125,338.25

C$ 5,351,127.50

TOTAL PASIVO Y CAP.

Autorizado por: Dueño

Gerente General

En el ejemplo anterior, se muestra el balance general en forma de cuenta de una empresa, donde podemos apreciar tanto la estructura como la composición de sus grupos de cuentas.

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Cuando el desglose de pasivos no finaliza en la misma fila de los activos, se deben igualar mediante una raya llamada “zeta”, puesto que un balance general no debe contener filas vacías. Concluyamos: El balance general es un estado financiero que presenta la situación de la empresa en un momento determinado. Cualquier operación realizada por el negocio producirá un cambio en alguna cuenta, afectando el resultado total de los distintos grupos de cuentas. El balance general puede presentarse en forma de cuenta y en forma de reporte. La sumatoria de los activos debe ser igual a la suma de los pasivos más el capital contable, manteniendo siempre balanceada la ecuación contable.

ACTIVIDAD PRÁCTICA No.2. EJERCICIOS PROPUESTOS Ejercicio No. 1. 1. Explico el concepto de balance general. 2. Redacto con mis palabras la utilidad del balance general para los distintos usuarios de la información contable el objetivo del balance general. 3. Respondo F (falso) o V (verdadero). Fundamente su respuesta. a) El balance general refleja la situación de la empresa en un momento determinado b) El balance general refleja los ingresos y gastos realizados en el período c) PASIVO = CAPITAL CONTABLE + ACTIVO TOTAL d) El balance general solamente se realiza al momento de cierre contable. e) ACTIVO TOTAL = CAPITAL CONTABLE - PASIVO TOTAL f)

El Sr. Polo cobró un saldo de clientes de C$ 200.00 y lo depositó en la cuenta bancaria. Esta operación aumenta el valor de los activos totales.

g) CAPITAL CONTABLE = ACTIVOS TOTALES - PASIVOS TOTALES Ejercicio No. 2. Elaboro el registro de cada operación mediante la utilización de la ecuación contable. 1. El Sr. León invirtió en el negocio C$ 50,000 en efectivo 2. Pagó en efectivo C$ 20,000 por dos terrenos. 3. Compró suministros de oficina al crédito por C$ 500.00 4. Pagó en efectivo C$ 400.00 por la cuenta por pagar pendiente en la operación No.3.

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5. Realizó un retiro de efectivo por C$ 1,200 para gastos personales. 6. Compró un vehículo para el negocio valorado en C$ 2,000 quedando pendiente de pago. 7. Compró en efectivo mercancías para la venta por C$ 2,500. Ejercicio No. 3. Con los datos siguientes elaboro el Balance General en forma de reporte y determino el capital contable. Nombre del negocio: La comercial Fecha de presentación : al 31 de julio de 200X Propietario : Sr. Martínez Terrenos

C$ 18,000.0

Caja

420.0

Edificios

29,000.0

Bancos

2,800.0

Equipos de oficina

12,000.0

Depósitos en garantía

2,100.0

Documentos por pagar a largo plazo

2,100.0

Acciones y valores a largo plazo

1,500.0

Papelería y útiles de oficina

3,100.0

Acreedores diversos

1,600.0

Proveedores

3,700.0

Deudores diversos

15,000.0

Primas de seguros

2,400.0

EJERCICIO No. 4 Cuatro personas deciden formar una sociedad comercial, donde la aportación inicial de cada socio es de C$ 1,000,000.0 Dos de ellos realizan su aportación entregando Mobiliario y Equipo de oficina equivalente C$ 1,000,000.0 por cada uno, el resto de los socios hacen su aporte en efectivo. -

Cuál es el Capital Contable de la Empresa? Cómo está conformado su Activo?

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Si la Empresa adquiere un préstamo bancario de C$ 500,000.0. -

Cómo estaría conformado su Balance General? Cuánto es el Pasivo de la Empresa?

EJERCICIO No. 5 El 31 de Julio del 2001 la Empresa REGALON S.A finalizó sus operaciones correspondientes a su período mensual en la comercialización de Electrodomésticos. A la fecha, esta empresa presenta los siguientes saldos o valores tanto de sus recursos como de sus obligaciones: Efectivo en Caja.................................. C$ Recursos en Bancos........................... Inventario............................................ Documentos por cobrar...................... Cuentas por cobrar.............................. Maquinaria con un valor inicial de ....... Papelería y útiles de oficina (valor inicial) La maquinaria posee una Depreciación Acum. La amortización o consumo de papelería es de:

50,000 75,000 35,000 10,000 10,000 100,000 20,000 10,000 2,000

La empresa a la fecha posee las siguientes obligaciones: Cuentas por pagar a 2 años.................. Deuda con proveedores por.................. Gastos acumulados por pagar de..........

20,000 5,000 5,000

SE PIDE: Elabore el Estado de Situación Financiera en sus dos formas, determinando el capital de la empresa al 31 de Julio del 2001 EJERCICIO No. 6 La Empresa de razón social LAS TRES LLL S.A, elabora Estados Financieros en períodos de dos meses; al 30 de Junio del 2001. Esta finalizó uno de sus períodos de actividad de compra y venta de ropa para damas, por lo cual necesita elaborar sus estados financieros del período. Se sabe que la información requerida para la elaboración de su Estado de Situación Financiera es como sigue: Proveedores............................................................................................... Equipo Rodante......................................................................................... Bancos....................................................................................................... Nóminas por pagar.................................................................................... Anticipo de Clientes................................................................................... Colectivo de Contabilidad

3,000 380,000 750,000 97,000 18,000 99

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Documentos por pagar L/P....................................................................... Documentos por Cobrar............................................................................ Edificios...................................................................................................... Impuestos por pagar................................................................................. Cuentas por pagar a c/p........................................................................... Vacaciones por pagar............................................................................... Intereses pagados por anticipado............................................................ Inventario................................................................................................... Adelanto de salario................................................................................... Hipotecas por pagar l/p............................................................................ Terrenos.................................................................................................... Mob. y Equipo de Oficina........................................................................ Préstamos a empleados........................................................................... Gastos de organización............................................................................ Acreedores diversos................................................................................. Caja............................................................................................................ Intereses por pagar................................................................................... Gastos de instalación............................................................................... Cuentas por cobrar.................................................................................. Utilidades Retenidas.................................................................................

45,000 10,000 870,000 43,500 12,000 25,000 5,000 400,000 9,000 98,000 256,000 72,000 30,000 25,000 24,500 162,000 44,000 25,000 130,000 100,000

SE PIDE: 1).2).-

Elabore el Estado de Situación Financiera en sus dos formas. Determine el Capital Social de la empresa.

EJERCICIO No. 7 La Empresa RINAS S.A, desea que usted elabore el Balance General de la Empresa en forma de reporte, correspondiente al mes de Septiembre del 2000. Para tal efecto, le proporciona la siguiente información: Documentos por pagar (Plazo: 3 años) Proveedores Intereses pagados por adelantado Edificios Equipo Rodante Rentas cobradas por adelantado Acreedores Diversos Capital Social

125,000 34,000 5,000 250,000 180,000 2,000 75,000 ?

Caja 18,000 Reservas 65,000 Hipotecas por pagar 170,000 Inventarios 56,000 Banco 54,000 Donaciones 45,000 Clientes 27,000 Mobiliario y Equipos 67,000

SE PIDE: 1).2).-

Elabore es Estado de Situación Financiera en sus dos formas. Determine el Capital Social de la empresa.

2.5.3. Estado de Resultados

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Al terminar el ejercicio, a todo propietario de un negocio le interesa conocer los resultados finales de su actividad relacionados con la composición de sus activos, pasivos y capital, así como el total de la utilidad o pérdida del ejercicio y la forma en que se han obtenido dichos resultados. El balance general, tal como lo estudiamos en el tema 4.2, brinda información sobre los bienes y derechos de la empresa y cómo éstos han sido financiados; sin embargo, no ofrece información detallada sobre los ingresos, gastos y las utilidades obtenidas por el negocio, ya que solo se observa el comportamiento de las utilidades acumuladas en las cuentas de capital; esto, no permite la evaluación de cada uno de las cuentas específicas de ingresos y gastos, es decir cómo se generaron las utilidades en cada uno de los períodos. El estado financiero que refleja esta información es el Estado de Resultados. El Estado de Resultado es un documento contable que tiene mucha relación con el Balance General. Aunque ambos presenten diferentes resultados de la empresa, reflejan la situación de la empresa en un determinado momento. Expliquemos qué es un Estado de Resultado: a. Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio. Es donde se plasma la operatividad de la empresa. b. Es un documento que muestra detalladamente todos los ingresos obtenidos en la venta de mercancías o por los servicios prestados, así como los gastos necesarios para obtener los ingresos. c. Es como una película de la empresa, donde se refleja toda la operatividad de la empresa durante el período que abarca. ¿Cuál es la importancia de este documento para un negocio? a) Importancia del Estado Resultado 1. Sirve como fuente de información a los propietarios o accionistas sobre la situación del negocio sobre todo en la rentabilidad de sus gastos corrientes y de la eficiencia de sus directivos. Analicemos el siguiente ejemplo: El Sr. Polo, propietario de un negocio, ha solicitado al gerente que le indique cuánto ha ganado en el presente período. El gerente muy eficiente, explica que el año anterior se obtuvo una ganancia de 12%, es decir que por cada córdoba vendido, se incurrió en 88 centavos de costos y gastos y el restante 12 centavos se obtuvieron como ganancia. Ahora en este período la ganancia fue de 22%, ya que se logró un ahorro en costos. El Sr. Polo, luego de esta explicación y con una amplia sonrisa, siguió con su viaje planeado a Miami. 2. Sirve de soporte financiero, cuando la empresa está en proceso o petición de un préstamo bancario, ya sea a Instituciones Bancarias, otros prestamistas, etc. Los ingresos obtenidos son un soporte importante al momento de solicitar un financiamiento, pues aseguran la cobertura de los gastos incluyendo aquellos asociados al préstamo. Mediante el estado de resultado, una institución bancaria, puede evaluar la eficiencia en el control de

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gastos y considerar la capacidad de utilización del financiamiento en función del crecimiento de la empresa. 3. Es una base de información muy útil para aquellos inversionistas potenciales que han tomado la decisión de invertir en una empresa. Continuemos con el ejemplo: A su regreso de Miami, el Sr. Polo ha conversado con unos amigos, que luego de saber los resultados de los últimos períodos, han expresado su interés de participar en el negocio en calidad de socios. El Sr. Polo está muy satisfecho, ya que esto le permitirá disminuir su endeudamiento, no tendrá que recurrir a financiamientos bancarios, disminuyendo el riesgo financiero. 4. Es de gran ayuda para los directivos de la empresa, ya que a través de los resultados reflejados en este documento contable, la empresa puede medir el alcance y eficiencia de las políticas, decisiones tomadas al llevar a cabo un período económico y de esta manera juzgar el trabajo directivo y proponer nuevas alternativas de funcionamiento. Observe: Debido a los excelentes resultados económicos alcanzados en su negocio, el Sr. Polo ha decidido junto con los nuevos socios la realización de inversiones que le proporcionarán incrementos en sus niveles de ingresos, como la publicidad, capacitación e incentivos a vendedores, ampliar su red de distribución. Sin embargo, existe una relación muy estrecha entre el estado de resultado y el balance general. De hecho, ambos estados son complementarios, compartiendo información que permite al usuario identificar mejor la situación de la empresa. Expliquemos la relación del Estado de Resultado y el Balance General: b) Relaciones básicas entre el Estado de Resultado y el Balance General 1. En la cuenta de capital, llamada utilidades retenidas ¿Cuál es la relación con esta cuenta? La cuenta de utilidades retenidas o acumuladas forma parte del grupo de cuentas de capital, es donde se realiza el traslado de la utilidad generada al final de cada período contable y no distribuida como ganancia a los socios y es reinvertida en los activos de la empresa. La utilidad distribuida a los socios se denomina dividendos y la utilidad reinvertida se le llama utilidades acumuladas o retenidas. Analicemos el siguiente ejemplo: Para el mes de Noviembre del 200X, la empresa “SERENA” se ha previsto ingresos por C$ 20,000.00 y costos y gastos por C$ 12,000.00. El impuesto sobre la renta es de 30%. Así mismo se espera distribuir el 50% de las utilidades netas como ganancia a los socios o dueños de la empresa.

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El estado de resultado es el siguiente: EMPRESA SERENA ESTADO DE RESULTADO Al 30 de noviembre de 2001 Ingresos................................................. C$ 20,000.00 Total costos y Gastos.............................. 12,000.00 Utilidad antes de impuestos.................. 8,000.00 (-) Impuesto sobre la renta (30%).......... 2,400.00 Utilidad neta............................................. 5,600.00 (-) Dividendos (50%)................................ 2,800.00 Utilidad no distribuida a socios.............. 2,800.00 Observe, el dividendo es la utilidad que el socio retira del negocio por la inversión realizada en dicho negocio, y ha sido tomado de la totalidad de las utilidades de C$ 5,600.00; sin embargo, los dividendos distribuidos de C$ 2,800.00 (C$ 5,600.00 * 50%) disminuyeron dichas utilidades. Así la utilidad no distribuida por C$ 2,800.00 permanecerá en el negocio y se acumulará en la Cuenta de capital llamada utilidad retenida. ¿Cuál será el registro en el balance general? A fin de explicar este procedimiento solamente presentaremos las cuentas de capital contable. Veamos el registro en el balance general: EMPRESA SERENA BALANCE GENERAL al 30 de noviembre de 200X CAPITAL CONTABLE Capital Social........................ C$ 50,000 Utilidad Retenida.................. 2,800 Total capital contable .............. 52,800 La cuenta de utilidad retenida al final del mes de noviembre incluirá el valor de las utilidades reinvertidas en cada período. Se ha trasladado el valor de la utilidad neta de C$ 2,800 generada por el negocio y como esta cuenta tenía un saldo igual a cero, el valor de las utilidades acumuladas es C$ 2,800.00. 2. Cuenta de Inventario Final: Veamos la relación existente: El inventario final es una cuenta de Balance General donde se refleja el total de productos no vendidos y por lo tanto permanecen en el almacén como existencias disponibles a la venta.

¿Y cuál es la relación con el estado de resultado?

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El valor del inventario final se utiliza en el cálculo del costo de la mercancía tomada del almacén y vendida a un precio de venta por encima del costo al que fueron registradas. Para la determinación del costo de venta existe un procedimiento contable, el cual estudiaremos más adelante, pues constituye una parte importante de los gastos de la empresa. c) Grupos básicos de cuentas utilizados en el Estado de Resultado: A continuación estudiaremos los grupos básicos de cuentas que forman parte del estado de resultado: En el Estado de Resultado encontramos dos grupos básicos de cuentas: Los Ingresos y Los Costos y Gastos

1. Cuentas de Ingresos Recordemos qué es una cuenta de ingresos: En este grupo de cuentas de incluye todos aquellos ingresos generados o devengados por la empresa, ya sea de su actividad principal o de actividades ajenas al giro del negocio, provenientes de la venta de productos o servicios. Los ingresos de un negocio, pueden ser:    

Venta de productos Venta de servicios Productos financieros Otros ingresos (otros productos)

Cada una de ellas constituye una cuenta en la que se registra la operación de acuerdo a su naturaleza. a) La cuenta de Ventas Esta cuenta representan el volumen de ingresos generados a partir de la actividad principal de la empresa, ya sea esta una empresa comercial o productiva. En ella diferenciamos dos etapas: 1) Las ventas brutas, que constituyen el volumen de ingresos obtenidos. 2) Las ventas netas, luego de deducidas las rebajas y devoluciones sobre ventas. Expliquemos más claramente estos conceptos: Rebajas sobre ventas: Representa el importe de las rebajas concedidas por la empresa a sus clientes. Devoluciones sobre ventas: Representan el importe de los productos devueltos por los clientes de la empresa, ya sea por defectos del producto recibido, si lo recibido fue mayor al pedido, si los productos no cumplen con los requisitos de calidad, etc. Estas cuentas disminuyen el valor de las ventas brutas y el procedimiento es el siguiente:

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VENTAS NETAS =

VENTAS BRUTAS (-) REBAJAS SOBRE VENTAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

Veamos el ejemplo siguiente: La Empresa “LUNA” durante el mes de noviembre obtuvo los siguientes resultados: Ventas brutas ..................................... Rebajas sobre ventas.......................... Devoluciones sobre ventas ..............

C$ 12,000.00 C$ 1,200.00 C$ 500.00

A partir de estos datos calcularemos las ventas netas Ventas brutas................................................................ 12,000.00 (-) Rebajas s/ventas.......................1,200.00 Devolución s/ventas............... 500.00 1,700.00 Ventas netas.......................................................... 10,300.00 La empresa ha generado un volumen de ventas brutas de C$ 12,000.00; sin embargo, luego de deducir las rebajas y devoluciones se obtuvo ventas netas por C$ 10,300.00 b) La Venta de Servicios Ahora bien, si la empresa es de servicios, las ventas brutas representan el volumen total de ingresos obtenidos por los servicios prestados. Los clientes podrán obtener rebajas en el valor de los servicios recibidos; sin embargo, habrán servicios que no podrán ser devueltos, pues dicho servicio es intangible, como por ejemplo, una asesoría finalizada no podrá ser devuelta, el trabajo realizado no produce existencias físicas solamente un resultado final. c) Productos financieros. Esta cuenta de ingresos representa el valor de los beneficios obtenidos por la empresa por el uso de un capital. Son ejemplos de algunas cuentas: Intereses cobrados: Estos ingresos son generados a partir del interés que el negocio devenga por tener algún dinero depositado en una cuenta. Dividendos ganados: En esta cuenta se registran ingresos que la empresa obtiene a partir de la inversión en otros negocios, los que generan dividendos periódicamente. Utilidades cambiarias: En esta cuenta se registran ingresos generados a partir de las diferencias cambiarias, es decir diferencias a favor del negocio por el tipo de cambio de la moneda con respecto a otra. En nuestro caso, el tipo de cambio del córdoba con relación al dólar.

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d) La cuenta de Otros Productos y Otros Ingresos Esta cuenta representa el valor de los beneficios obtenidos por la empresa y que no provienen del giro principal de la empresa. Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos que la Empresa “LUNA”, desea vender un vehículo, que a la fecha de balance tiene un valor de C$2,000.00. Si este vehículo es ofrecido, el mercado podrá ofrecer los precios siguientes: a). Menos de C$ 2,000.00 b). Exactamente en C$ 2,000.00 c). Más de C$ 2,000.00 Suponiendo que el vehículo se vendió a C$ 2,500.00. En este caso se ha generado una utilidad por la venta del vehículo de C$ 500.00 ¿Y por qué C$ 500? Es el valor adicional obtenido por la operación de venta del vehículo, ya que los C$ 2,000.00 equivalen al valor del vehículo desembolsado por la empresa de la compra y al vender este vehículo, la empresa recupera lo invertido. En este caso, además de recuperar lo invertido generó un capital adicional por C$ 500.00 constituyendo una ganancia. En el caso que el vehículo se vendiera en C$ 1,500.00, la empresa tendría una pérdida de capital que ascendería a C$ 500.00. En este caso no se ha recuperado el valor total de la inversión y dicho valor será cubierto con los ingresos del período. El valor de la pérdida se enviará a una cuenta de gastos llamada Pérdidas en ventas de bienes de Capital. Recordemos que: Los ingresos registrados en el estado de resultado, se apoyan en la Ley de impuesto sobre la renta, la cual indica las rentas sujetas a gravamen y cuáles no son gravables y por tanto no deben presentarse en el estado de resultado.

2).

Cuentas de Costos y Gastos En estas cuentas se incluyen todas las erogaciones para obtener determinado volumen de ingresos esperado. En estas cuentas se incluyen: El Costo de Venta, Gastos de venta, Gastos de Administración, Gastos financieros y Otros gastos a) El Costo de Venta. En esta cuenta solamente se incluye el costo de las unidades que fueron vendidas durante el período denominado Costo de venta. Definamos qué es un Costo de Venta:

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El costo de venta es una cuenta de costo que aparece en el estado de resultado y sirve para indicar el costo de producción o compra de los bienes vendidos durante el período contable. ¿Pero, cómo se determina el costo de venta? Para la determinación del costo de venta, utilizamos el procedimiento siguiente: COSTO DE VENTA

=

INVENTARIO INICIAL (+) COMPRAS NETAS (-) INVENTARIO FINAL

En el caso de una empresa productiva el componente de compras netas, será sustituido por el costo de producción, ya que las unidades disponibles a la venta han sido producidas y a un costo determinado. Las empresas comerciales compran las mercancías con el objetivo de venderlas a un precio mayor. El valor del inventario inicial es el valor de las existencias de mercancías al inicio de cada período. Por ejemplo, en un balance general al 31 de diciembre, la cuenta de inventarios presentaba un valor de existencias por C$ 20,000.00. Para iniciar el año, al 1º de enero el valor de las existencias para comenzar el período serán las mercancías contabilizadas al 31 de diciembre. El valor de las compras netas se calcula de la forma siguiente: Compras brutas: (más) gastos de compra:

En esta cuenta se registra el valor de las compras totales. Se registran los gastos en concepto de pago de transporte, almacenaje, fletes, etc. de la mercancía comprada. Constituyen los gastos necesarios para el traslado de la mercancía a las bodegas de la empresa.

= COMPRAS TOTALES:

Es el valor resultante de la suma de las compras brutas más los gastos de compra.

(-) Devoluciones sobre compras:

Es el valor de las mercancías compradas y devueltas al proveedor, por defectos en los productos, lotes no correspondientes al pedido, etc.

Rebajas sobre compras:

Reducción del valor de la compra realizada que el proveedor ofrece a la empresa.

= COMPRAS NETAS:

Es el valor obtenido por la resta de las compras totales y las devoluciones y rebajas sobre compras.

Podemos resumir este procedimiento de la manera siguiente: Para obtener las compras netas:

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COMPRAS NETAS =

COMPRAS TOTALES (-)

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS REBAJAS SOBRE COMPRAS

Las compras totales se calculan de la forma siguiente: COMPRAS TOTALES =

COMPRAS BRUTAS (+) GASTOS DE COMPRA

El valor del inventario final es obtenido mediante un conteo físico realizado por el contador para saber el número y tipo de mercancías en existencia en el almacén y a un costo determinado. Para el cálculo del costo de venta el inventario final es restado del total disponible a la venta. Veamos el siguiente ejemplo: La empresa “SOL” durante el mes de noviembre presentó la siguiente información: 1. El inventario inicial al 1º. de noviembre es de C$ 4,200.00 2. Las compras durante el mes ascendieron a C$ 5,000.00 3. Los gastos de compra fueron de C$ 1,200.00 4. La devoluciones s/compras ascendieron a C$ 300.00 5. Las rebajas s/compras: C$ 450.00 6. El inventario al 30 de noviembre es de C$ 2,300.00 A partir de estos datos, calculemos el Costo de Venta.: Veamos el cálculo del costo de venta: Cuenta Inventario Inicial Compras brutas (+)gastos de compra Compras totales (-) Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras (+)Compras netas (=)Disponible a la venta (- )Inventario final (=)Costo de venta

4,200 5,000 1,200 6,200 300 450

750 5,450 9,650 2,300 7,350

Observe:

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El costo de las unidades vendidas es de C$ 7,350 y las existencias en almacén será la diferencia del total disponible menos las unidades vendidas. (C$9,650 - C$7,350 = C$2,300). Otro aspecto importante es la forma de presentación de los valores de las cuentas en cada una de las columnas. La posición de cada uno permite identificar fácilmente el procedimiento utilizado en el cálculo del costo de venta. b) Cuenta llamada “Gastos de operación” Expliquemos el concepto de gastos operativos: Cuando las mercancías están disponibles en el almacén y listas para la venta, la empresa inicia una nueva fase del negocio relacionada con la venta de las mercancías y el control de las actividades relacionadas con la administración y toma de decisiones. Para ello, la empresa incurre en distintos gastos necesarios para desarrollar el esfuerzo de ventas y controlar la eficiencia de las distintas áreas a través del trabajo gerencial. Dentro de este grupo identificamos dos tipos de gastos: 

Gastos de Ventas:

Representan el total de erogaciones de la empresa a partir del esfuerzo de ventas o realización de los productos. Estos gastos permiten llevar a cabo las ventas. Algunos ejemplos de estos gastos son: - Salario de vendedores - Comisiones de vendedores - Publicidad - Renta de almacén - Depreciación de bodegas - Gastos de transporte de mercancías - Mantenimiento oficinas de ventas - Consumo de teléfono del área de ventas 

- Agua del área de ventas - Luz del área de ventas - Combustible y repuestos - Viáticos de vendedores - Limpieza del área de ventas - Retenciones del área de ventas - Seguros - Salario de gerente de ventas

Gastos Administrativos:

Representan el importe de gastos que la empresa realiza para llevar a cabo la actividad de administración de la empresa, es decir el control, la planeación, la dirección en la empresa, permitiendo lograr el éxito de la misma. Veamos algunos ejemplos de estos gastos: - Salarios de directores - Salarios de secretarias - Salarios de vigilantes - Depreciación de oficinas administrativas - Renta de oficinas - Mantenimiento

- Combustible - Viáticos del personal administrativo - Gastos de representación - Limpieza - Teléfono y correo del área administrativa - Luz y agua del área de administración

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Otro gasto importante en un negocio lo constituyen los gastos financieros. Expliquemos el concepto: 

Gastos Financieros:

Constituyen el importe de las erogaciones por pagos de intereses sobre préstamos obtenidos de instituciones financieras o por descuentos a los clientes por pronto pago. Veamos algunos ejemplos de estos gastos: 

Descuentos por pronto pago: Representa el importe de las bonificaciones que los clientes reciben de la empresa por haber cancelado sus cuentas antes de la fecha de vencimiento, de acuerdo con las políticas de crédito establecidas.



Intereses bancarios: Representa el importe de los gastos en concepto de intereses pagados por préstamos bancarios obtenidos por la empresa 

Otros Gastos:

Son gastos incurridos en concepto de operaciones que no provienen del giro del negocio, por pérdidas eventuales, como de inventario, pérdidas cambiarias, etc. Veamos algunos ejemplos de estos gastos:    

Pérdida en venta de activos fijos Pérdida de inventario Pérdida en venta de acciones Pago por asesorías

Luego de conocer las distintas cuentas utilizadas para el registro de los gastos, explicaremos detalladamente los pasos para la elaboración y la estructura de un estado de resultado. d) Procedimiento para la elaboración del estado de resultado: 1).

2).

Encabezado  Nombre del negocio 

El nombre del estado financiero



El período

Los conceptos que comprenden la compra venta de productos, hasta determinar la utilidad o pérdida bruta, de la siguiente manera:  Se anotan las ventas brutas, si hay devoluciones y rebajas sobre ventas, su valor se resta de dichas ventas para obtener las ventas netas. 

Se anota el valor del inventario inicial



Se anotan las compras, si hay gastos de compra su valor se suma a ellas para obtener las compras totales.

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3).



Del valor de las compras totales se resta el de las devoluciones, rebajas sobre compras para obtener las compras netas.



El valor de las compras netas se suma al inventario inicial para obtener el total de productos disponibles.



Al total disponible se le resta el inventario final para obtener el costo de venta.



Al valor de las ventas netas se le resta el costo de venta para obtener la utilidad bruta

Los gastos y productos que corresponden o no a la actividad principal del negocio, hasta determinar la utilidad o pérdida.  Se detallan los gastos de venta, los gastos administrativos para determinar el total de gastos operativos.  

Luego la utilidad bruta se resta del total de gastos operativos para determinar la utilidad operativa o (UAII utilidad antes de intereses e impuestos). Se detallan los gastos financieros para determinar el total de gastos financieros.



Se detallan los productos financieros y dicho total se le resta a los gastos financieros. Si los ingresos financieros son mayores a los gastos financieros, el producto resultante es positivo y se le suma a la utilidad operativa; en cambio, si los ingresos financieros son menores a los gastos financieros, el producto es negativo y por tanto se restaría de la utilidad operativa. El producto que resulte de la suma o resta se denomina utilidad antes de impuestos.



Se detallan los otros gastos y otros ingresos. Si los otros ingresos son mayores a los otros gastos el producto es positivo y se sumará a la utilidad antes de impuestos; si los otros ingresos son menores a los otros gastos, el producto será negativo y por tanto se restará de la utilidad antes de impuestos.



Se calcula el impuesto sobre la renta, multiplicando la tasa impositiva por la utilidad antes de impuestos, luego el valor de los impuestos se resta de la utilidad antes de impuestos para obtener la utilidad neta o utilidad del ejercicio.

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Veamos un ejemplo que muestra la estructura de un estado de resultado: EMPRESA LA BUENA NOTA ESTADO DE RESULTADO Al 30 de junio 200X Ventas brutas - Devoluciones s/ventas Rebajas s/ventas Ventas netas Inventario inicial compras + Gastos de compras =Compras brutas totales - Devoluciones s/compra Rebajas s/compras = Compras Netas Disponible a la venta - Inventario Final Costo de Venta Utilidad Bruta Gastos operativos Gastos de venta Salarios de vendedores Comisiones Depreciación bodega Transporte Gastos administrativos Salarios Depreciación de oficinas Utilidad operativa - Gastos financieros Intereses bancarios Comisiones pagadas + Productos financieros Intereses cobrados Descuentos ganados Utilidad antes de impuestos -Otros gastos Pérdida en ventas de activos Pérdida en venta de acciones + Otros ingresos Ganancia en venta de activos Utilidad antes de impuestos -Impuestos 20% Utilidad Neta

580,000.0 3,500.0 1,500.0

5,000.0 575,000.0 125,000.0

350,000.0 8,500.0 358,500.0 2,500.0 1,550.0

4,050.0 354,450.0 479,450.0 300,000.0 179,450.0 395,550.0 15,000.0 2,500.0 6,000.0 1,800.0

25,300.0

35,000.0 12,000.0

37,000.0

1,500.0 800.0

2,300.0

3,500.0 2,000.0

5,500.0

1,500.0 2,500.0

4,000.0

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2,500.0

62,300.0 333,250.0

3,200.0 336,450.0

(1,500.0) 334,950.0 66,990.0 267,960.0

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Elaborado Revisado Autorizado Para ilustrar el proceso de elaboración de los estados financieros elaboraremos el Balance general y estado de resultado para la empresa “El Fortín S. A.” de la presente unidad. El primer estado a elaborar será el estado de resultado. Para ello, utilizaremos la información presentada en la balanza de comprobación de saldos elaborada previamente. Seleccionaremos aquellas cuentas de resultado y cuentas balance posteriormente estructuramos los estados financieros. Iniciemos con el estado de resultado: EMPRESA “EL FORTIN S.A.” ESTADO DE RESULTADO Del 1º al 31 de enero de 200X Ventas............................................... Costo de venta.................................. Utilidad Bruta.................................... Gastos operativos Gastos de venta...... 10,000.00 Gastos de administración 30,000.00 Utilidad/pérdida del período

C$ 142,173.00 104,000.00 38,173.00 40,000.00 ( 1,827.00)

En este caso, hemos obtenido una pérdida neta de C$ 1,827.0, pues los ingresos han sido menores a los costos del período. Elaboremos el balance general, utilizando la información de la Balanza de saldos. ACTIVO CIRCULANTE Caja Bancos Mercancías Clientes IVA acreditable FIJO Mobiliario Deprec.Acumulada TOTAL ACTIVO

131,500.0 94,000.0 216,000.0 40,000.0 3,000.0 150,0000.0 (20,000.0)

PASIVO

484,500.0

CIRCULANTE Proveedores Documentos por pagar IVA por pagar CAPITAL CONTABLE Capital social Utilidad retenida

50,000.0 145,000.0 21,327.0

216,327.0

400,000.0 (1,827.0)

388,713.0

130,000.0 614,500.0

TOTAL PASIVO MÁS CAPITAL

614,500.0

El balance general ha resumido las operaciones presentando una visión bastante clara de la situación financiera de la empresa, respecto de los activos y pasivos. Observe que la ecuación contable sigue balanceada, el total de activos es igual a la sumatoria de los pasivos más capital. Debido a que la empresa ha generado una pérdida del ejercicio, el valor será restado del capital, pues toda pérdida es asumida por el negocio. Si la empresa genera utilidades se sumará dicho valor al capital contable y éste aumentará.

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Concluyamos: Hemos estudiado detalladamente el registro contable para un negocio, el aprendizaje deberá ser consolidado mediante la realización de las actividades prácticas y la evaluación final. Estudiamos los grupos básicos de cuentas utilizados, la teoría de la partida doble y la elaboración de los libros contables y estados financieros. Se ha destacado la importancia de la información contable para los distintos usuarios y hemos explicado que la información contable deberá ser confiable, comparable y verificable de forma tal que facilite la toma de decisiones.

ACTIVIDAD PRÁCTICA Nº 3. EJERCICIOS PROPUESTOS. Ejercicio No. 1.

Elaboración de Estado de resultados parcial

Ejercicio 1:

Ejercicio 2:

Utilidad Bruta:

100

Ventas

200

Gasto de Venta: Gastos de Administración Gastos Financieros Productos Financieros Otros ingresos

10 15 5 10 2

Gastos de Venta Gastos de Administración Costos de Venta

50 70 100

Ejercicio 3: Pérdida Bruta Gastos de Venta Gastos de Administración Productos Financieros Gastos Financieros

150 50 70 30 10

Ejercicio 4: Utilidad Bruta Gastos de Venta Gastos de Administración Otros Gastos Otros Productos

70 30 20 10 5

60 30 40 10 25

Ejercicio 6: Ventas Netas Gastos de Operación Otros Ingresos Otros Gastos Costo de Venta

100 20 10 30

Ejercicio 8: Utilidad Bruta Otros Gastos 10 Productos Financieros Gastos de Administración 20

Ejercicio 5: Utilidad Bruta Gastos de Venta Gastos de Administración Otros Gastos Otros Productos Ejercicio 7: Pérdida Bruta Gastos de Venta Gastos de Administración Otros Productos

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500 300 100 30 300 50 5

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Productos Financieros Gastos Financieros Ejercicio 9: Ventas Otros Gastos Otros Productos Gastos de Venta Gastos de Administración Costo de Venta

60 10 300 10 30 50 40 60

Ejercicio 11:

Gastos de Venta

15

Ejercicio 10: Pérdida Bruta Gastos de Venta Otros Gastos Gastos de Administración Otros Productos Productos Financieros

10 30 5 10 30 50

Ejercicio 12:

Utilidad Bruta

80

Utilidad Bruta

70

Otros Ingresos Gastos de Venta Gastos de Administración Productos Financieros

30 20 25 15

Otros Gastos Gastos Financieros Gastos de Ventas Gastos de Administración

30 40 20 25

Ejercicios 2. Completo las preguntas siguientes: 1.

El balance general y el estado de resultado se relacionan en la cuenta de ___________ y _________________.

2.

Las

compras

netas

se

calculan

restando

de

las

compras

brutas

_________,___________y _______________. 3.

Un ejemplo de gastos de venta es _____________________________.

4.

__________________________son gastos incurridos que permiten la realización o venta de los bienes disponibles a la venta.

5.

Cuando la empresa obtiene una ganancia por la venta de un activo, lo clasifica como _________________________.

6.

___________________= Inventario inicial, más compras netas, menos inventario final.

7.

La utilidad bruta es igual a _________________menos ____________________

8.

Los gastos de venta y administrativos se les llama _______________________.

9.

La utilidad operativa es igual a ________________menos ___________________

10.

________________________________ Es un ejemplo de gastos financieros.

Respondo F (falso) o V (verdadero) según convenga 1. La utilidad bruta se obtiene luego de pagar impuestos. 2.

Compras netas = Compras brutas - gastos de compra.

3.

La pérdida cambiaria es una cuenta de otros gastos.

4.

La cuenta de intereses devengados es un gasto.

5.

Un activo que se vende a su valor en libros es un ingreso generado.

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6.

Un pago de interés por préstamos es una cuenta de otros gastos.

7.

El total disponible a la venta = compras netas + inventario inicial.

8.

El total disponible a la venta = Compras netas + inventario final.

9.

Utilidad operativa = Utilidad antes de impuestos - Otros gastos.

10.

Las comisiones pagadas por venta es un ejemplo de gasto administrativo.

Ejercicio No. 3. Elaboro un estado de resultado siguiendo el procedimiento estudiado en el presente tema. CUENTAS Comisiones cobradas Descuentos sobre ventas Intereses cobrados Ventas totales Dividendos cobrados Renta de almacén Rentas de oficinas Gastos de compras Propaganda Papelería y útiles del área de administración Compras Devoluciones sobre ventas. Sueldos de agentes y dependientes Consumo de luz en administración Comisiones de agentes de venta Rebajas sobre ventas Inventario final de mercancías Luz parte de las ventas Pérdidas en venta de mobiliario Sueldos del personal de oficinas Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Inventario Inicial Pérdidas en ventas de acciones Intereses sobre préstamos bancarios Otros gastos financieros Ganancia por venta de vehículo Ingreso por renta de oficinas Impuesto sobre la renta

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VALOR (C$) 2,000 4,500 7,000 1,950,000 4,000 17,000 12,000 20,000 9,000 3,000 800,000 30,000 32,000 2,000 16,000 20,000 600,000 2,000 20,000 43,000 60,000 10,000 1,250,000 6,000 5,000 500 7,000 1,500 30%

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Ejercicio No. 4. A fin de evaluar la comprensión del presente tema de estudio, responda las siguientes preguntas. 1). 2). 3). 4). 5). 6). 7). 8). 9). 10).

Explique el concepto de estado de resultado. Identifique la importancia del estado de resultado para los usuarios de la información contable. Establezca 3 diferencias entre el estado de resultado y el balance general. Explique la relación del balance general y el estado de resultado a través de la cuenta de inventario. Elabore un esquema que explique el procedimiento de cálculo del costo de venta. Enumere 2 diferencias entre los gastos de venta y administrativos. Explique porqué el estado de resultado es una película del negocio. Explique la relación del balance general y el estado de resultado a través de la cuenta de utilidades. Desarrolle el procedimiento de cálculo del costo de venta. Enumere 3 ejemplos para los siguientes gastos: a) Gastos administrativos b) Gastos de venta c) Otros gastos

Ejercicio No. 5. Clasifique las siguientes cuentas y elabore un balance general en sus dos formas para la empresa Almacenes del Norte al 31 de junio del 200X Determine el capital social de la empresa. CUENTAS Proveedores Equipo Rodante Bancos Nómina por pagar Seguros anticipados Anticipo de clientes Documentos por pagar a L/P Valores negociables Edificios Impuestos por pagar Cuentas por pagar a c/p Vacaciones por pagar Intereses pagados por anticipado Depósitos en garantía Inventario de mercancía Adelanto de salario Hipoteca por pagar L/P Terrenos Mobiliario y Equipo de oficina Caja chica Préstamo a empleados Gastos de Organización Acreedores diversos Gastos de Instalación Intereses por pagar Caja Cuentas por cobrar Utilidades Retenidas

VALOR C$

TIPO DE CUENTA

3,000 380,000 750,000 97,000 10,000 18,000 45,000 10,000 870,000 43,500 12,000 25,000 5,000 8,500 400,000 9,000 98,000 256,000 72,000 10,000 30,000 25,000 24,500 25,000 44,000 162,000 130,000 100,000

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Ejercicio No. 6. Clasificación de cuentas. Elaboración de Estados Financieros EMPRESA LOS ROJAS S.A (PERÍODO DEL 1 AL 31 DE JULIO 2002).

Gastos de Instalación Capital Social Sueldos del Area Ventas Caja

25,000.0 2,614,000.0 2,500.0 162,000.0

Cuentas por pagar

12,000.0

Intereses pagados

500.0

Cuentas por Cobrar

130,000.0

Inventario Inicial Merc. Rebajas S/compras Documentos por cobrar Inventarios

18,000.0

Devoluciones S/ Ventas

Préstamos a Empleados

30,000.0

Comisiones a Vendedores

Impuestos por pagar Adelantos de salarios Ventas

350.0 43,500.0 9,000.0 130,000.0

400,000.0

Anticipo de clientes Edificios

Papelería consumida (admón)

10,000.0 72,000.0

45,000.0 3,000.0

1,000.0

Mob. Y Equipo de Oficina

Documentos por pagar Rebajas S/Ventas

45,000.0

Compras

5,000.0 870,000.0 850.0 15,000.0

Pérdida en cambio de moneda

1,000.0

Intereses pag. * anticipado

5,000.0

Acreedores Diversos

24,500.0

Vacaciones por pagar

25,000.0

Gastos de Compras

5,000.0

Inventario Final de Mercadería

30,000.0

Utilidad en venta de Activo fijo

1,000.0

Servicios Básicos (A. Ventas)

560.0

Bancos

750,000.0

Sueldos (A. Admón)

Terrenos

256,000.0

Intereses por pagar

44,000.0 25,000.0

Nómina por pagar

97,000.0

Gastos de Organización

Hipotecas por pagar

98,000.0

Proveedores

Equipo Rodante

380,000.0

Utilidades Retenidas

100,000.0

1,500.0

3,000.0

Ejercicio No. 7. Registro de operaciones. Libro Diario, Mayor, Balanza de Comprobación de saldos y Estados Financieros. Realizo los asientos para las operaciones que se detallan a continuación: El 1° de julio de 200X, la empresa comercial “ALINA S. A.”, tenía los saldos siguientes:

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ACTIVO Caja Bancos Mercancías Clientes Mobiliario Edificio Equipo de oficina Renta pagada/ anticipado Total activo

PASIVO Y CAPITAL C$ 40,000.0 250,000.0 68,000.0 120,000.0 185,000.0 540,000.0 300,000.0 100,000.0 1,603,000.0

Proveedores Documento por pagar a corto plazo Capital social Utilidad retenida

Total pasivo y capital

C$ 105,000.0 250,000.0 1,100,000.0 148,000.0

1,603,000.0

Durante el mes de julio se realizaron las siguientes operaciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13.

El 2 de julio compramos mercancías por C$ 80,000 que pagamos con cheque. Incluir IVA. El 3 de julio vendimos mercancías por C$ 50,000 al contado. El costo de compra de esta mercancía es de C$ 22,000.0 Incluir IVA El 4 de julio vendimos mercancías por C$ 70,000.0 más IVA al crédito. Su costo fue de C$ 38,000.0 El 5 de julio los clientes nos pagaron C$ 80,000.0. El 6 de julio pagamos a los proveedores C$ 20,000.0 El 7 de julio pagamos con cheque C$ 1,500.0 en concepto de luz y agua del área administrativa. El 8 de julio pagamos en efectivo C$ 800.0 en concepto de teléfono del área de ventas. El 10 de julio vendimos mercancías por C$ 80,000.0 más IVA, de los cuales nos pagaron el 50% en efectivo y por el resto nos firmaron un pagaré. El costo de compra de la mercancía es de C$ 25,000.0. El 15 de julio pagamos con cheque salarios por $15,000.0, de los cuales $4,500.0 son del área de ventas. El 18 de julio los clientes nos pagaron C$ 10,000.0 en efectivo. El 25 de julio compramos un terreno por C$ 80,000.0, por su valor firmamos una hipoteca a 5 años. El 31 de julio, la depreciación es la siguiente:  Mobiliario: C$ 8,000.0  Edificio: C$ 12,000.0  Equipo de oficina: C$ 5,600.0 La parte de la renta que hemos consumido en el mes es de C$ 5,000.0

Realizo: 1. Asientos en el Libro Diario 2. Traslados al Mayor General 3. Balanza de comprobación de saldos 4. Estados Financieros.

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UNIDAD III:

MÉTODOS DE REGISTRO DE OPERACIONES CON INVENTARIO

Objetivos de la Unidad: Al finalizar la presente unidad el estudiante estará en capacidad de: 1. Explicar los conceptos que integran las partidas de inventario. 2. Identificar las principales características así como el proceso de contabilización del inventario bajo el sistema perpetuo. 3. Identificar los métodos básicos de evaluar inventarios, a fin de aplicarlos en el registro contable de inventarios mediante el sistema de registro perpetuo. 4. Elaborar los asientos en el libro diario y libro mayor relacionados con la contabilización de inventarios bajo el sistema perpetuo. 5. Identificar las principales características y contabilización de operaciones con mercancías mediante el sistema de registro analítico. 6. Aplicar en un caso práctico cada uno de los procedimientos contables utilizados en el registro de operaciones con inventarios.

Contenidos 3.1.

Introducción al registro y control de las operaciones con mercancías. 1. Concepto de la cuenta de Inventarios 2. Importancia que tiene el control del inventario

3.2.

Registro de inventario. Sistema perpetuo Concepto y características del sistema perpetuo Cuentas básicas que se emplean en el registro mediante el sistema perpetuo 3. Registro de las operaciones con el sistema perpetuo 4. Método de evaluación de inventario 1. 2.

3.3.

Sistema de registro analítico 1. Características básicas del sistema de registro analítico 2. Cuentas básicas que se utilizan para el registro mediante el sistema analítico 3. Registro de las operaciones

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Introducción En todo negocio, es importante el control del inventario, de ello dependerá el buen manejo de las entradas y salidas de productos, así como los saldos de existencias. No solamente habrá de controlar el proceso de producción o compra de productos y mercancías, sino además el inventario del negocio. Este control se basa principalmente en el registro correcto del costo de las unidades fabricadas, unidades vendidas y del saldo final de almacén. Así mismo, es importante la selección de un sistema de registro adecuado de inventario, permitiendo uniformidad en el registro de los costos e ingresos durante un período. En la presente unidad, estudiaremos el manejo contable del inventario, explicaremos los sistemas de registro de inventario utilizados en la contabilidad denominados sistema perpetuo y sistema analítico, así mismo abordaremos aspectos relacionados con los métodos de valuación de inventario. Incluiremos además, el registro de las operaciones en los libros contables y la presentación en el estado de resultado. Para el autoaprendizaje de esta unidad, es necesario un buen dominio de los temas estudiados en la primera unidad , se requiere de la identificación correcta de la naturaleza de las cuentas, la teoría de la partida doble, asientos en libros principales, saldos finales de cuentas y estados financieros. Cualquier dificultad que encuentre en el presente tema, le sugiero una nueva revisión de la unidad I, que le ayudará a reforzar el conocimiento sobre la temática a desarrollar sobre el manejo contable de inventarios. Es también importante el interés que demuestre en adquirir nuevos conocimientos relacionados con la contabilidad.

3.1. Introducción al registro y control de las operaciones con Inventarios 1. Concepto de la cuenta de Inventarios En un negocio, los activos circulantes, constituyen la inversión en capital de trabajo a corto plazo. Se entiende como capital de trabajo las distintas cuentas utilizadas por el negocio para generar efectivo o disponibilidad de capital en el corto plazo. Por ejemplo, la venta de mercancías o una cuenta por cobrar. La eficiencia de una empresa se mide en la capacidad de conversión en efectivo de las cuentas del activo circulante, si se logra además una rentabilidad aceptable. De igual forma, la velocidad de transformación de cada una de estas cuentas del activo circulante en dinero asegura al negocio, cierto grado de liquidez y a la vez, mayor capacidad de financiamiento a corto plazo. Una de estas partidas la constituye la cuenta de inventario, tema a desarrollar en la presente unidad y nos centraremos en el registro de las operaciones que involucran mercancías determinando el costo de las unidades vendidas y de las existencias finales. Al hablar del término inventario, inmediatamente pensamos en un negocio que existencias listas para la venta. Estas existencias están almacenadas en bodega y por supuesto con un estricto control por parte del propietario. Cuando hablamos del control del inventario es muy importante que identifiquemos adecuadamente el tipo de inventario que necesitamos manejar, es decir, lo

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asociaremos a la complejidad en el manejo de una gran cantidad de artículos de diversos modelos, usos y costos. Esto hace que la cuenta de inventario signifique para el contador un trabajo delicado y exigente, por su estrecha relación con la labor de ventas. En todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los procedimientos más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas de dichos artículos. Expliquemos cuál es el concepto de la cuenta de inventario: En general, los inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o para la producción de bienes para su posterior venta. La cuenta de inventario incluye existencias físicas como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales utilizados en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. En este concepto estamos incluyendo todo lo que hemos conocido como existencias, ya sea de productos destinados a la venta, como todos los requerimientos necesarios para la producción y venta de productos. En la presente unidad, aplicaremos el concepto de inventarios principalmente a los productos destinados a la venta. En este caso, estudiaremos los distintos sistemas de registros y métodos de evaluación de inventarios. Realizaremos los asientos contables tanto en el libro diario como libro mayor. En el desarrollo de la unidad, podremos identificar las principales características de cada uno de los sistemas, aplicación en los negocios, las ventajas y desventajas desde el punto de vista contable y financiero. 2. Importancia que tiene el control del inventario: A simple vista, podemos deducir que los inventarios tienen una gran importancia en el negocio. Los puntos que destacan dicha importancia, son los siguientes a. El inventario es la principal fuente de ingresos para toda empresa dedicada a la venta de bienes ya sean comprados o fabricados. b. Mantiene una estrecha relación con actividades de compras de materias primas, materiales en aquellas empresas fabricantes, facilitando la administración de las existencias. c. Un registro correcto de inventarios permite un buen control de los ingresos, costos y por tanto de las utilidades netas.

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3.2. Registro de inventario. Sistema perpetuo Existen dos sistemas para llevar los registros de inventarios. Estos dos sistemas se denominan perpetuo y periódico o analítico. Ambos sistemas se refieren al control de las entradas y salidas de unidades del inventario; sin embargo, su aplicación es especial en dependencia del tipo de negocio. En general, el sistema perpetuo es aplicable a negocios que realizan un control continuo de sus mercancías y les permite llevar un auxiliar por cada tipo de artículo y de esta forma conocer el costo de cada venta. Sin embargo, el sistema de registro analítico lleva una cuenta denominada mercancías generales, ya que por el tipo de negocio no permite elaborar un auxiliar por cada artículo. Por ejemplo una ferretería. Existen diferentes tipos de negocios, los cuales manejan la cuenta de inventario según sus características. En este caso, existen negocios con inventarios específicos o diferenciados como una empresa que compra y vende vehículos o artículos para el hogar. Sería muy complicado para una empresa comercializadora de electrodomésticos mezclar las existencias relacionadas con refrigeradoras, hornos, planchas etc., en un solo registro, pues cada artículo tendrá un costo diferente. Además se requiere conocer las existencias al final de cada período y sería muy difícil tratar de sumar en términos físicos refrigeradoras y televisores! Ahora bien, existen otros negocios, los cuales manejan una gran cantidad de artículos muy pequeños y relacionados entre sí. Imaginemos una ferretería, un negocio donde existen artículos de todo tipo, como por ejemplo, materiales, herramientas, accesorios, entre otros. Ahora imaginemos un material específico como clavos y pensemos cuántos tipos de medida existen para este artículo. Hay clavos de 1 pulgada, 2 pulgadas, 3 pulgadas, etc., luego el material del cual están hechos es otro factor que produce mayores existencias. En una ferretería existirán cientos de artículos diferentes. Cuando una ferretería desea conocer a cuánto asciende el inventario al final del período lo hará mediante un recuento físico de los artículos dispuestos en el almacén y el costo de los artículos vendidos será calculado por diferencia, pues no cuenta con un control detallado por artículo, debido a las grandes cantidades de un artículo, ya que sería un trabajo en extremo difícil, tedioso y necesitarían mucho tiempo para obtener esta información. Para cada tipo de negocio, se utilizan diferentes mecanismos contables para el manejo de operaciones relacionadas con mercancías llamados sistemas de registro. Existen dos sistemas de registro más importantes, el sistema de registro perpetuo y el sistema de registro analítico. En la presente unidad, abordaremos ambos sistemas e identificaremos las características de cada uno, las cuentas utilizadas y el registro contable de las operaciones relacionadas con mercancías.

1. Concepto y características del sistema perpetuo: Definamos este sistema de registro perpetuo: El sistema de registro perpetuo es un mecanismo de registro contable que permite mantener un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y el costo de la mercancía vendida. Para ello, elaboramos un auxiliar de almacén para cada tipo de artículo que ayudará a controlar las entradas y salidas de mercancías.

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Expliquemos las características del sistema de registro perpetuo: 

Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final de mercancías, sin necesidad de practicar un inventario físico.



No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.



Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía comprada y disponible para la venta.



Se puede conocer, en cualquier momento, el costo de lo vendido.



Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o pérdida bruta. 2. Cuentas básicas que se emplean en el registro mediante el sistema perpetuo. Explicaremos cada una de ellas:

a)

Almacén:

Esta cuenta es del Activo Circulante, se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías o inventario final. Las entradas de mercancías al almacén producen un movimiento deudor y las salidas de mercancías producen un movimiento acreedor. Los gastos incurridos en concepto de gastos de compra, como transporte, fletes, etc. son cargados a la cuenta de almacén, ya que aumentan el costo de la mercancía comprada. Para una venta de mercancías, habrá un abono a la cuenta de almacén para presentar la salida de productos y su contra cuenta será siempre costo de venta. Veamos las operaciones que registraremos en la cuenta: Almacén (inventario de mercancías) Se carga: Se abona: Al iniciar el ejercicio: Durante el ejercicio: 1. Del valor del inventario inicial ( a 1. Del valor de las ventas a precio precio de costo) de costo. 2.

Durante el ejercicio Del valor de las compras (a precio de adquisición)

3.

Del valor de los gastos de compra

4.

Del valor de las devoluciones sobre ventas por los clientes (a precio de costo)

2.

Del valor de las devoluciones sobre compras a los proveedores.

3.

Del valor de las rebajas sobre compras recibidas por los proveedores.

El saldo deudor de la cuenta se denomina “inventario final”

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Contabilidad I (Administración de Empresas)

b)

Costo de venta

Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa el costo de las mercancías vendidas. Cuando se hace una venta de mercancías, esta cuenta se carga con el valor al costo de la mercancía vendida. El abono correspondiente a esta operación se hará en la cuenta de mercancías. Veamos las operaciones que registraremos en la cuenta: Costo de venta Se abona:

Se carga: Durante el ejercicio 1.

Durante el ejercicio:

Del valor de las ventas precio de costo)

(a

1.

Del valor de las devoluciones sobre ventas por los clientes ( a precio de costo).

El saldo deudor de la cuenta se denomina “Costo de lo vendido”

c)

Ventas

Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; es decir el precio de costo más el margen de ganancia. Su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultado, pues su saldo expresa la utilidad o pérdida bruta. Ventas Se abona:

Se carga: Durante el ejercicio

Durante el ejercicio:

1

Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta)

2.

Del importe de las rebajas sobre ventas.

1.

Del valor de las ventas( a precio de venta).

El saldo acreedor de la cuenta se denomina “Ventas netas” Recordemos lo estudiado en la primera unidad, donde explicamos que al momento de la venta encontramos operaciones contables como rebajas sobre ventas, devoluciones sobre venta que se dan a los clientes y que disminuyen el valor de la cuenta.

Colectivo de Contabilidad

125

Contabilidad I (Administración de Empresas)

De igual manera existen operaciones contables como rebajas sobre compras y devoluciones sobre compras que disminuyen el valor de la mercancía que inicialmente hemos comprado. Anteriormente, hablamos de dos conceptos como son:  

Mercancías a precio de costo Mercancías a precio de venta

Expliquemos el significado de cada uno: Cuando hablamos de mercancías a precio de costo, significa el precio que los proveedores nos venden la mercancía. Es decir el precio de compra. Ahora bien, cuando esta mercancía la realizamos, como negocio tiene que generar una ganancia y le agregamos un margen sobre el costo. Veamos un ejemplo: Supongamos que el Sr. Pérez dueño de una comercializadora, ha comprado a un proveedor, mercancías cuyo costo de compra es C$ 200.00 por mercancía. Luego el Sr. Pérez vende mercancías. A que precio la venderá si él espera una ganancia del 25%? Calculemos el precio de venta: Para el cálculo del precio de venta, agregamos el margen de ganancia al costo. Precio de venta: C$ 200.0 + (C$ 200.0 x 25%) C$ 200.0 + C$ 50.0 Precio de venta:

C$ 250.0

Hemos agregado al costo de la mercancía un margen de ganancia, calculado como porcentaje del costo. Esto significa que si deseamos ganar un 25% debemos vender la mercancía a un precio de venta de $250.0. Es decir compramos mercancías a C$ 200.00 y las hemos vendido a C$ 250.00, habiendo obtenido una ganancia bruta de C$ 50.0. 3. Registro de operaciones con el sistema perpetuo: Con el fin de aplicar lo explicado anteriormente, desarrollaremos un ejemplo sobre el sistema de registro perpetuo: Realizaremos inicialmente los registros en el libro diario, posteriormente haremos el traslado al mayor general. Veamos las operaciones a registrar: Una empresa tiene en su inventario inicial mercancías por un valor de C$ 5,600.00 y un saldo inicial en caja de C$ 50,000.00 Durante un período realizó las siguientes operaciones:

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126

Contabilidad I (Administración de Empresas)

El 2 de febrero: Se compran mercancías por C$ 20,000.00 al crédito. El asiento de diario será: Fecha

Explicación

Abonos

Febrero 2

Inventario de mercancías IVA acreditable Cuentas por pagar

20,000 3,000 23,000

Cada vez que la empresa compra mercancías debe pagar el Impuesto al Valor Agregado, aplicando la tasa del 15% al valor de la compra por C$ 20,000.0. El IVA pagado por la compra se registrará en una cuenta llamada IVA acreditable. El 3 de febrero: Se pagaron gastos de embarque, flete por C$ 3,500.00 en efectivo. El asiento de diario será: Fecha

Explicación

Abonos

Febrero 3

Inventario de mercancías Caja

3,500 3,500

El valor de los gastos de compra incrementa el valor de las mercancías compradas y afecta directamente la cuenta de inventario de mercancías. El 3 de febrero: La empresa hace una devolución de mercancías compradas el 2 de febrero, por C$ 1,000.00, por encontrarse en mal estado: Fecha

Explicación

Abonos

Febrero 3

Cuentas por pagar Inventario de mercancías IVA acreditable

1,150 1,000 150

El valor de las mercancías devueltas afecta la cuenta de cuentas por pagar, es decir un cargo a dicha cuenta, debido a que al realizar la devolución, disminuirá la deuda con el proveedor, pero también disminuye la cantidad de mercancías existentes en el inventario. Para las devoluciones habrá de incluir el IVA causado por la compra.

Colectivo de Contabilidad

127

Contabilidad I (Administración de Empresas)

El 4 de febrero: La empresa cancela la deuda pendiente con el proveedor: Fecha

Explicación

Abonos

Febrero 4

Cuentas por pagar Efectivo

21,850 21,850

En este asiento, hacemos un cargo a la cuenta de proveedores por el valor de la deuda que la empresa tiene con los proveedores, y un crédito a la cuenta de caja por el valor de la deuda pagada. El 5 de febrero: La empresa vendió mercancías por un valor total de C$ 12,000.00 al crédito, cuyo costo de compra fue de C$ 9,000.00, el asiento de diario es el siguiente: Fecha

Explicación

Abonos

Febrero 5

Costo de venta Cuentas por cobrar Impuestos pagados por anticipado Inventario de mercancías Ventas IVA por pagar Impuestos acumulados por pagar

9,000.00 13,800.00 120.00 9,000.00 12,000.00 1,800.00 120.00

Es importante notar en este asiento que se está realizando el asiento de la venta de mercancías, pero haciendo una diferencia entre el costo de compra de la empresa (C$ 9,000.00) y al valor que la vendió (C$ 12,000.00), es por ello que la cuenta de Costo de Venta e Inventario de Mercancías se contabilizan al valor de costo, debido a que éstos se deben registrar a su costo, y las cuentas de Cuentas por Cobrar y Ventas deben registrarse al valor del venta, es decir al precio de venta. Deben registrarse las ventas incluyendo el IVA cobrado a los clientes. El IVA ha sido calculado sobre el valor de las ventas y multiplicado por el 15%. Este valor es registrado en la cuenta llamada IVA por pagar, ya que es un valor cobrado al cliente; sin embargo está pendiente de declararlo a la Dirección General de Ingresos. El 8 de febrero: Un cliente nos devuelve mercancías a un precio de venta de C$ 800 y un costo es de C$ 600.0. Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 8

Inventario de mercancías Ventas IVA por pagar Costo de venta Cuentas por cobrar

Colectivo de Contabilidad

600.00 800.00 120.00 600.00 920.00

128

Contabilidad I (Administración de Empresas)

En este asiento, hemos registrado la devolución que el cliente hizo al negocio, cargando el valor de la mercancía devuelta a la cuenta de mercancías y a la cuenta de ventas, puesto que disminuyen. Así mismo, abonamos la cuenta de costo de venta, pues son mercancías no vendidas, por tanto disminuye la cuenta, luego la deuda del cliente con la empresa disminuye. Luego de realizar los asientos de diario, trasladaremos estos registros al mayor general y las operaciones registradas en el auxiliar de almacén.

AUXILIAR DE ALMACÉN FECHA

CONCEPTO

DEBE

HABER

SALDO

Febrero 1 2 3 4 5 6

Saldo Compra Gastos Devolución Venta Devolución

5,600 00 20,000 00 3,500 00 1,000 00 9,000 00 600 00

5,600 25,600 29,100 28,100 19,100 19,700

00 00 00 00 00 00

En el auxiliar de almacén se puede observar que hemos incluido todas las operaciones relacionadas con la cuenta de mercancías, las compras, devoluciones sobre compras, ventas y devoluciones sobre ventas, de manera que tenemos un saldo final de C$ 19,700.00. Recuerde que esta cuenta debe manejarse al costo, por tanto, deberá coincidir con el mayor general de mercancías. Cuando se registran las operaciones en un auxiliar de almacén no debe considerarse el Impuesto al Valor Agregado, pues según la Ley de Impuesto Sobre la Renta, el IVA no forma parte del costo de un artículo, debido a la acreditación recibida por el dueño del negocio. Procedamos ahora al realizar el traspaso de los asientos al mayor general: s) 1) 2) 6)

s)

Inventario 5,600 1,000 (3 20,000 9,000 (5ª 3,500 10,000 600 29,700 10,000 19,700

50,000 50,000 22,500 27,500

Caja 3,500 (2 19,000 (4 22,500

Colectivo de Contabilidad

Cuentas por pagar 3) 1,150 23,000 (1 4) 21,850 23,000 23,000

Ventas 6) 800 12,000 (5 7) 8,400 8) 2,800 12,000 12,000

129

Contabilidad I (Administración de Empresas)

5ª)

Costo de venta 9,000 600 (6 8,400 (7 9,000 9,000

1)

6) 120

Cuentas por cobrar 5) 13,800 920 (6 13,800 920 920 12,880

IVA acreditable 3,000 150 (3 150 2,850

IVA pagado por anticipado 5) 120

IVA por pagar 1,800 (5 120 1,680

Impuesto acumulado por pagar 120 (5

Pérdidas y Ganancias 2,800 (8 El procedimiento para el traslado de los asientos de diario al mayor es el mismo que utilizamos en la unidad I Realizamos además los asientos de cierre para las cuentas de resultados como “ventas” y “costo de ventas”. Estos movimientos están reflejados en las operaciones No. 7 y 8. Veamos los asientos de diario para los asientos de cierre. Operación No. 7 : Para la cancelación y el traslado del costo de venta a la cuenta de ventas: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 28

Ventas Costo de ventas

8,400 00 8,400 00

Operación No. 8: Para la cancelación de la cuenta de ventas y el saldo trasladarlo a la cuenta de pérdidas y ganancias: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 28 Ventas Pérdidas y Ganancias

2,800 00 2,800 00

Es importante notar que en este sistema de registro de inventario no hay necesidad de abrir cuentas complementarias, ni realizar conteo físico de las existencias, al terminar el período como

Colectivo de Contabilidad

130

Contabilidad I (Administración de Empresas)

se acostumbra cuando se utiliza el sistema de registro periódico, este sistema facilita la determinación del costo de venta de los artículos en cualquier momento, así como la preparación del estado de costo de venta de los artículos, tal como se presenta a continuación: EMPRESA ESTADO DE RESULTADO Del 1° de febrero al 28 de febrero de 200X Ventas totales 12,000.00 (-) Devoluciones sobre ventas 800.00 11,200.00 Costo de venta 8,400.00 Utilidad bruta 2,800.00 Observe: En el sistema de registro perpetuo, por cada venta realizada, conocemos el costo de venta. En nuestro ejemplo, hemos realizado una sola venta y con esta información logramos elaborar el estado de resultado y conocer la utilidad bruta para la venta realizada que asciende a C$ 2,800.00, que aparece también reflejada en los asientos de diario y mayor general.

Métodos de evaluación de inventarios: En el tema anterior, explicamos el procedimiento de registro contable con el sistema perpetuo. En dicho método el registro se hace por cada tipo de artículo ya que se lleva un auxiliar por cada uno, lo que permite conocer en todo momento el costo de compra del mismo, las entradas, salidas de almacén, así como las existencias físicas. Sin embargo, debido a diversos factores los precios de compra o producción de los artículos, nunca se mantienen invariables en la economía y tiende a incrementar o disminuir. Estas variaciones, lógicamente tendrán un efecto en el costo de venta y la utilidad del período. Cuando se maneja inventarios de mercancías o productos para la venta mediante el sistema de registro perpetuo, es necesario llevar una forma de control y de valuación del inventario, con el objetivo de determinar cuál es el costo real del producto que se está vendiendo. Para determinar correctamente el costo de los artículos vendidos y de las existencias finales la Ley de Impuestos sobre la Renta, ha establecido 3 métodos de valoración de existencias, permitiendo con esto un costeo adecuado de los inventarios. Los métodos de valuación de inventario utilizados son los siguientes: 1) 2) 3)

Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS) Costo promedio.

Explicaremos cada uno de los métodos y los aplicaremos al registro de inventario bajo el sistema perpetuo. Para ello utilizaremos el siguiente auxiliar de almacén. Es importante explicar que este auxiliar de almacén será utilizado para cada tipo de artículo que venda la empresa

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131

Contabilidad I (Administración de Empresas)

Nombre del artículo:

Empresa “XYZ” TARJETA DE INVENTARIO PERPETUO Código: Entradas

Fecha

Concepto

Cantid.

Costo unitario

Salidas Costo total

Cantid.

Costo unitario

Saldo Costo Total

Cantid .

Costo unitario

Costo total

Esta tarjeta se compone de lo siguiente: 1). 2).

La fecha de la transacción: Como todo registro contable la fecha es un elemento básico, ya que la información se acumula en forma cronológica, con el objetivo de facilitar el control. Las entradas: Es utilizada para el registro de cada una de las entradas de productos fabricados o comprados al almacén. Muestra las existencias físicas de las mercancías y el costo de compra.

3).

Las salidas: Muestra la cantidad de unidades que salen del almacén, ya sea por la venta o devoluciones que la empresa hace al proveedor. Cuando hay una venta de mercancías, éstas salen a un costo que dependerá del método de valuación de inventarios utilizado y que explicaremos en este tema. El caso de las devoluciones es más sencillo, pues cuando la empresa devuelve mercancías al proveedor, se harán de acuerdo al valor facturado al momento de la compra, por tanto salen al mismo costo.

4).

El saldo: Muestra la cantidad de mercancías en existencias luego de una compra, una venta o ya sea por una devolución. Este saldo disminuirá cada vez que registremos salidas de mercancías del almacén e incrementará por entradas de mercancías.

Para explicar los métodos de valuación de inventario utilizaremos el ejemplo de la Empresa El Hogar y aplicaremos los tres métodos e identificaremos sus diferencias.

a. Método de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS): Se expresan también mediante las siglas en inglés (FIFO) First In, First out. Este método supone que las primeras mercancías que entran al inventario son las primeras que se venden. El costo de las unidades vendidas será al costo de las primeras unidades que entraron al almacén. Por lo tanto las existencias al final del período estarán al costo de las últimas que entraron al inventario. Veamos el siguiente ejemplo: Para facilitar la explicación del método de valuación de inventarios, no haremos el registro del impuesto para compras y ventas.

Colectivo de Contabilidad

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Contabilidad I (Administración de Empresas)

La empresa “ El Hogar” tiene un saldo en su inventario 500 unidades del producto “X” a un costo de C$50.0 por unidad. Durante el primer trimestre se realizaron las siguientes compras: Las operaciones registradas en el auxiliar son las siguientes: El 3 de enero: El 20 de enero: El 25 de enero: El 3 de febrero: El 15 de febrero: El 25 de febrero: El 28 de febrero: El 3 de marzo: El 13 de marzo:

Las existencias iniciales de almacén ascendían a 500 unidades a un costo unitario de $50.0. Se compraron 200 unidades a un precio de compra de $52.0 al crédito. Vendimos al contado 510 unidades. Compra de 250 unidades a un costo unitario de $52.8 al crédito. Venta de 200 unidades al contado. Compra de 125 unidades a un costo unitario de $53.0 al crédito. Devolvimos a los proveedores 20 unidades de las compras del 25 de febrero. Compramos al contado 400 unidades a un costo unitario de $53.7. Vendimos al contado 450 unidades.

Para el cálculo de las ventas, utilizaremos un precio de venta unitario de $68.0 Registremos las operaciones en el auxiliar de almacén:

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133

Contabilidad I (Administración de Empresas)

EMPRESA EL HOGAR TARJETA DE INVENTARIO PERPETUO (PEPS) I TRIMESTRE ENTRADAS SALIDAS FECHA

Concepto

3-En.

Inv. Inic

20-En.

Compra

25- En.

Venta

3-Feb.

Compra

15-02

Venta

25-02

Compra

28-02

Devoluc. S/ compra

03-03

Compra

13-03

Venta

Unidad

200

Costo Unitario

52.0

Costo Total

Unidad

52.8

53

53.7

25,520

52.0 52.8

10.408

6.625 20

400

50 52

13.200 190 10

125

Costo total

10.400 500 10

250

Costo unitario

53.0

1.060

21.480 240 105 105

52.8 53.0 53.7

Colectivo de Contabilidad

SALDO Unidad

Costo Unitario

Costo Total

500

50.0

25.000

500 200

50.0 52.0

35.400

190

52.0

9.880

190 250

52.0 52.8

23.080

240

52.8

12.672

240 125 220 125 240 105 400

52.8 53.0 52.8 53.0 52.8 53.0 53.7

295

53.7

19.297 18.237 39.717 C$15.841

23.876

Inventario final

134

Contabilidad I (Administración de Empresas)

Expliquemos el procedimiento utilizado para la elaboración del auxiliar de almacén bajo el sistema de registro perpetuo y el método de valuación de inventario PEPS: a. El auxiliar inicia colocándose el saldo inicial de la cuenta de inventario. Este saldo es de 500 unidades a un costo de compra de $50.0, lo que da como resultado un saldo inicial de $25,000.00. b. Se registraron cronológicamente las compras de mercancías, colocándolas en la columna de entradas y detallando el número de unidades así como su costo, ya que es importante saber cuánto ha costado cada unidad comprada. Por cada compra realizada el saldo final de la cuenta aumenta. El saldo debe también presentar la descripción de las unidades que se encuentran en almacén, así como su costo. c. Se registran cronológicamente las ventas realizadas; se colocan en la columna de salidas. Para calcular el costo de las unidades vendidas, bajo el método PEPS, seguimos el procedimiento establecido para este método: Tomemos como ejemplo la venta del día 25 de enero: La venta ha sido de 510 unidades y el costo de venta de estas unidades vendidas, utilizando el método PEPS es el siguiente: 









Salen de almacén 500 unidades al costo de las primeras que entraron, es decir las que aparecen como saldo inicial, al costo unitario de $50.00 luego las 10 unidades restantes saldrán de almacén a un costo de las unidades que entraron que asciende a $52.00. Lo que da un costo de venta total de $25.520.00 Posteriormente se vendieron 200 unidades y de acuerdo a las existencias de mercancías, se encontraban 190 unidades a un costo de $52.00 y 250 unidades a un costo de $52.80. Por tanto, las ventas de 200 unidades se reflejaron en el auxiliar de almacén de la siguiente manera: Las primeras 190 unidades salen al costo de las más antiguas, es decir a $52.0 y las 10 unidades restantes al costo de las más recientes, o sea a $52.08, lo que da un costo de venta de $10.408.0. Las devoluciones son registradas en el auxiliar de almacén. Ahora bien, si las devoluciones son por parte de la empresa, la cuenta de almacén disminuye por el valor correspondiente a las unidades devueltas. Si la devolución la hacen los clientes, la cuenta de almacén aumentará el valor correspondiente a las unidades devueltas. Para calcular el costo de venta, solamente sumamos el costo total de cada salida de inventario. En este caso, el costo de venta es: Salida de inventario del 25 de enero........ Salida de inventario del 15 de febrero..... Salida de inventario del 13 de marzo... Total costo de venta..........................

$25,520.0 10,408.0 23,876.0 59,804.0

Colectivo de Contabilidad

135

Contabilidad I (Administración de Empresas)



Para calcular el valor de las existencias finales, es decir las unidades no vendidas, solamente tomamos las unidades que aparecen en el saldo final. En nuestro ejemplo, las unidades en existencias son 295 unidades a un costo de $53.7, lo que da un costo del inventario de $15.841.0.

A fin de establecer comparaciones los distintos métodos de valuación de inventario, calculemos la utilidad bruta: EMPRESA EL HOGAR Estado de Resultado Al 31 de marzo Venta (1,160 unidades x $68.0)............ C$ 78,800.0 (-) Costo de venta...................... C$ 59,804.0 Utilidad Bruta............................... C$19,076.0

b. Método de Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS): Se representa mediante siglas en inglés (LIFO) “ Last in, First out”. Este método de valuación nos indica que las unidades que se venden salen del inventario al costo de las últimas que entraron al inventario y que las unidades en existencia quedan al costo de las primeras entradas. Utilizando la información de la empresa El Hogar, registremos las operaciones en el mayor auxiliar de almacén:

Colectivo de Contabilidad

136

Contabilidad I (Administración de Empresas)

TARJETA DE INVENTARIO PERPETUO

MÉTODO UEPS ENTRADAS FECH A

Concepto

3-En.

Inv. Inic

20-En.

Compra

25- En.

Venta

3-Feb.

Compra

15-02

Venta

25-02

Compra

28-02

Devoluc. S/ compra

03-03

Compra

13-03

Venta

Unida d

200

Costo Unitario

52.0

SALIDAS Costo Total

Unida d

Costo unitari o

52.8

53

53.7

25.900

52.8

10.560

6.625 20

400

52.0 50.0

13.200 200

125

Costo total

10.400 200 310

250

SALDO

53.0

1.060

21.480

400 50

53.7 53.0

24.130

Unida d

Costo Unitario

Costo Total

500

50.0

25.000

500 200

50.0 52.0

35.400

190

50.0

9.500

190 250 190 50 190 50 125 190 50 105 190 50 105 400

50.0 52.8 50.0 52.8 50.0 52.8 53.0 50.0 52.8 53.0 50.0 52.8 53.0 53.7

190 50 55

50.0 52.8 55.0

22.700 12.140 18.765 17.705

39.185 C$15.055 Inventario final

Expliquemos el procedimiento utilizado para la elaboración del auxiliar de almacén bajo el sistema de registro perpetuo y el método de valuación de inventario UEPS: 1. El auxiliar inicia colocándose el saldo inicial de la cuenta de inventario. Este saldo es de 500 unidades a un costo de compra de $50.0, lo que da como resultado un saldo inicial de 25.000. 2. Se registraron cronológicamente las compras de mercancías, colocándolas en la columna de entradas y detallando el número de unidades así como su costo, ya que es importante saber cuánto ha costado cada unidad comprada. Por cada compra realizada el saldo final de la cuenta aumenta. El saldo debe también presentar la descripción de las unidades que se encuentran en almacén, así como su costo. 3. Se registran cronológicamente las ventas realizadas; se colocan en la columna de salidas. Para calcular el costo de las unidades vendidas, bajo el método UEPS, seguimos el procedimiento establecido para este método. Tomemos como ejemplo la venta del día 25 de enero: 4. La venta ha sido de 510 unidades y el costo de venta de estas unidades vendidas, utilizando el método UEPS es el siguiente:

Colectivo de Contabilidad

137

Contabilidad I (Administración de Empresas)

5. Salen de almacén 200 unidades al costo de las últimas entradas al costo unitario de $52.0 luego las 310 unidades restantes saldrán de almacén a un costo $50.0. Lo que da un costo de venta total de $25.900. Recuerde que este método, nos indica que el valor de las mercancías vendidas estarán al costo de las unidades más recientes. 6. Posteriormente se vendieron 200 unidades y de acuerdo a las existencias de mercancías, se encontraban 190 unidades a un costo de $50.0 y 250 unidades a un costo de $52.8. Por tanto, las ventas de 200 unidades se reflejaron en el auxiliar de almacén de la siguiente manera: 7. Las 200 unidades vendidas salen al costo de las más recientes, es decir a $52.8, lo que da un costo de venta de $10,550.0. 8. Las devoluciones son registradas en el auxiliar de almacén. Ahora bien, si las devoluciones son hechas por la empresa, la cuenta de almacén disminuye por el valor correspondiente a las unidades devueltas. Si la devolución la hacen los clientes, la cuenta de almacén aumentará el valor correspondiente a las unidades devueltas. En nuestro ejemplo la empresa devolvió 20 unidades y en ese valor disminuyó la cuenta de almacén. 9. Para calcular el costo de venta, solamente sumamos el costo total de cada salida de inventario. En este caso, el costo de venta es: Salida de inventario del 25 de enero........ Salida de inventario del 15 de febrero..... Salida de inventario del 13 de marzo... Total costo de venta..........................

$25,900.0 10,560.0 24,130.0 60,590.0

1. Para calcular el valor de las existencias finales, es decir las unidades no vendidas, solamente tomamos las unidades que aparecen en el saldo final. En nuestro ejemplo, las unidades en existencias son: 190 unidades a un costo de $50.0..... 50 unidades a un costo de $52.8..... 55 unidades a un costo de $53.0......

$ 9,500.0 2,640.0 2,915.0 15,055.0

A fin de establecer comparaciones los distintos métodos de valuación de inventario, calculemos la utilidad bruta:

Colectivo de Contabilidad

138

Contabilidad I (Administración de Empresas)

TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO - MÉTODO COSTO PROMEDIO Artículo: _________________________________ Unidad de medida:___________________________

ENTRADAS Fecha 3-Ene 20-Ene 25-Ene 3-Feb 15-Feb 25-Feb 28-Feb 3-Mar 13-Mar

SALIDAS

Costo Concepto Cantidad Costo total Unitario Cantidad Inventario inicial Compra 200 $ 52.00 $ 10,400.00 Venta 510 Compra 250 $ 52.80 $ 13,200.00 Venta 200 Compra 125 $ 53.00 $ 6,625.00 Devolución 20 s/ compra Compra 400 $ 53.70 $ 21,480.00 Venta 450

Costo Unitario

SALDOS Costo Costo total Unitario

Costo Unitario

Costo total

500

$

50.00 $ 25,000.00

700 190 440 240 365

$ $ $ $ $

50.57 50.57 51.84 51.84 52.24

$ 35,400.00 $ 9,609.30 $ 22,809.30 $ 12,441.44 $ 19,066.44

$

50.57 $ 25,790.70

$

51.84 $ 10,367.86

$

53.00

$ 1,060.00

345

$

52.19 $ 18,006.44

$

53.00 $ 23,850.00

745 295

$ $

53.00 $ 39,486.44 53.00 $ 15,636.44 Inventario final

EMPRESA Estado de Resultado Al 31 de marzo Venta (1,160 unidades x $68.0)............ (-) Costo de venta...................... Utilidad Bruta...............................

$ 78,800.0 $ 60,590.0 18,210.0

c. Método de costo promedio: En este método de valuación de inventarios se establece que los inventarios deberán ser valorados sobre la base de un cálculo de un costo promedio, a partir de los diferentes costos a los cuales entran al inventario o a las existencias de productos en la empresa. ¿Cómo calculamos este costo promedio? Para la determinación del costo promedio, será necesario obtener el total de costos relacionados a los inventarios, de tal manera que el costo promedio será igual a: COSTO PROMEDIO =

COSTO TOTAL__________ Número de unidades en existencias

En este caso el costo promedio, irá cambiando cada vez que hayan entradas de productos al inventario de la empresa. Esto significa que los productos vendidos podrán sufrir una variación en el costo de en dependencia de las entradas de productos. Para el caso del ejemplo anterior, aplicaremos el método de costo promedio:

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139

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Expliquemos procedimiento utilizado para la elaboración del auxiliar de almacén bajo el sistema de registro perpetuo y el método de valuación de inventario Costo Promedio: a. El auxiliar inicia colocándose el saldo inicial de la cuenta de inventario. Este saldo es de 500 unidades a un costo de compra de $50.0, lo que da como resultado un saldo inicial de $25.000. b. Se registraron cronológicamente las compras de mercancías, colocándolas en la columna de entradas y detallando el número de unidades así como su costo, ya que es importante saber cuánto ha costado cada unidad comprada. Por cada compra realizada el saldo final de la cuenta aumenta. El saldo debe también presentar la descripción de las unidades que se encuentran en almacén, así como su costo. c. Se registran cronológicamente las ventas realizadas; se colocan en la columna de salidas. Para calcular el costo de las unidades vendidas, bajo el método COSTO PROMEDIO, seguimos el procedimiento establecido para este método: Tomemos como ejemplo la venta del día 25 de enero: La venta ha sido de 510 unidades y el costo de venta de estas unidades vendidas, utilizando el método COSTO PROMEDIO es el siguiente: d. Salen de almacén 510 unidades al costo promedio de $50.6, que calculamos de la siguiente manera: COSTO PROMEDIO :

$35,400.0 700 unidades

= $50.57

Para el cálculo del costo promedio se utilizó información sobre la cantidad de unidades en existencias antes de la venta. Si observamos el auxiliar de almacén, el 20 de enero la empresa tenía 700 unidades en existencias, que multiplicadas por el costo unitario, resulta un costo total de $35,400.0. En este caso, el costo de venta se obtendrá mediante la multiplicación de las unidades vendidas por el costo. El costo de venta en este caso es: 510 unidades x $50.57 = $25,790.70 El saldo de existencias es: 190 unidades x $50.57 =

$9,609.30

e. Posteriormente se vendieron 200 unidades y de acuerdo a las existencias de mercancías, se encontraban 190 unidades a un costo de $50.57 y 250 unidades a un costo de $52.8. Por tanto, las ventas de 200 unidades se reflejaron en el auxiliar de almacén de la siguiente manera: COSTO PROMEDIO :

$22,809.30 = $51.84 440 unidades Por tanto el costo de venta es: 200 unidades x $51.84 =$10,367.86 El costo de las existencias es: 240 unidades x $51.84 = $12,241.44

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140

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f.

Las devoluciones son registradas en el auxiliar de almacén. ahora bien, si las devoluciones son hechas por la empresa, la cuenta de almacén disminuye por el valor correspondiente a las unidades devueltas. Si la devolución la hacen los clientes, la cuenta de almacén aumentará el valor correspondiente a las unidades devueltas.

g. Para las ventas del día 13 de marzo, el costo promedio es: COSTO PROMEDIO :

$ 39,479.0 = $53.0 745 unidades

h. Para calcular el costo de venta, solamente sumamos el costo total de cada salida de inventario. En este caso, el costo de venta es:

Salida 25 enero Salida 15 feb. Salida 13 marzo

510 200 450

C$ C$ C$

50.57 51.84 53.00

Costo Venta

i.

C$ C$ C$ C$

25,790.70 10,367.86 23,850.00 60,008.56

Para calcular el valor de las existencias finales, es decir las unidades no vendidas, solamente tomamos las unidades que aparecen en el saldo final. En nuestro ejemplo, las unidades en existencias son: 295 unidades a un costo de $53.00..... $15,636.44

A fin de establecer comparaciones los distintos métodos de valuación de inventario, calculemos la utilidad bruta: EMPRESA Estado de Resultado Al 31 de marzo Venta (1,160 unidades * $68.0)............ (-) Costo de venta...................... Utilidad Bruta...............................

C$ 78,800.00 C$ 60,008.56 C$ 18,791.44

Hasta aquí hemos estudiado detalladamente cada uno de los métodos de valuación de inventarios y aplicados al sistema de registro perpetuo. Algo muy importante, es la selección del método de valuación de inventarios, de ello dependerá la utilidad bruta a obtener.

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141

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Comparemos los métodos estudiados: MÉTODOS DE VALUACIÓN PEPS VENTAS COSTO DE VENTA UTILIDAD BRUTA

UEPS

C$78,800.0

C$78,800.0

COSTO PROMEDIO C$ 78,800.0

59,804.0

60,590.0

60,008.56

C$19,076.0

C$18,210.0

C$18,791.44

En nuestro ejemplo, observamos que la utilidad bruta es mayor en el método PEPS debido a que las unidades vendidas han sido valoradas al costo de las primeras entradas y como el costo de dichas entradas es menor que las actuales, el costo de venta será menor. En cambio, la utilidad bruta con el método UEPS es menor, puesto que el costo de venta está valorado al costo de las últimas entradas, es decir a un costo mayor, y por tanto, el costo de venta será mayor. La elección de un método determinado de valoración de inventarios, depende fundamentalmente del comportamiento de los costos reales. Si los precios van aumentando por efecto de la inflación, el método UEPS, reflejará mejor la realidad de dicho costo, puesto que valora el inventario al costo más reciente, el costo de venta es mayor y por tanto hay menores utilidades a grabar por el impuesto. Además las compañías cuyos precios de venta están relacionados a los costos de facturación más que a los costos actuales, UEPS también es inapropiado para las compañías que eliminan las ganancias o pérdidas de inventario por medio de la práctica llamada “protección”, ni para compañías que están en el negocio de especulación con los cambios de precios, como lo hacen ciertas compañías que negocian con granos y otras mercancías. Las compañías pueden cambiar el método de valuación de inventario según su conveniencia, siempre y cuando cumplan con lo establecido en la ley fiscal correspondiente. Ahora, es importante que en el balance general de un negocio aparezca una nota aclaratoria sobre el método utilizado, esto permitirá una mejor interpretación del estado financiero. Concluyamos: Según la ley de impuesto sobre la renta, una empresa puede utilizar uno de tres métodos de valuación de inventarios:  Primeras Entradas Primeras Salidas  Ultimas Entradas Primeras Salidas  Costo Promedio La elección de un método determinado de valuación de inventario, dependerá en gran medida del manejo que se lleva de esta cuenta en un negocio, de la relación de los costos y los precios de mercado, así como de las utilidades que se espera reflejar en un período específico. La utilización de los métodos de valoración de existencias están relacionados con el uso del sistema de registro perpetuo, ya que determinamos el costo de las unidades vendidas para cada artículo del almacén.

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ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 4. EJERCICIOS PROPUESTOS. Ejercicio No. 1. El presidente de la Empresa LOS ROSALES S.A provee la siguiente información concerniente a los inventarios de Mercadería de la compañía para el mes de Enero. El precio de venta unitario es de C$ 16.5. Agregar el registro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) para las compras y ventas de mercancías y el anticipo al impuesto sobre la renta del 1% por cada venta al momento de la contabilización. Enero 1 10 12 16 18 26 28 31

Inventario Inicial: 600 unidades cuyo costo es de C$ 10.0 por unidad. Compras: 300 unidades a C$ 11.0 c/u al crédito, más IVA Devoluciones a proveedores: 20 unidades de las compras del 10 de enero. Venta de 400 unidades al contado, más IVA. Registrar el anticipo del 1% a I.R. Devoluciones de clientes: 50 unidades de las ventas del 16 de enero. Venta de 350 Unidades al contado, más IVA. Registrar el anticipo del 1% a IR. Compra al contado de 400 unidades a C$ 12.0 c/u, más IVA Venta al crédito de 450 Unidades. Incluir IVA y el anticipo de 1% a IR.

Realizo las actividades siguientes.   

Contabilizo las transacciones anteriores bajo el sistema de inventario perpetuo. Elaboro en esquema de mayor y tarjeta auxiliar y utilizo los tres métodos de valoración de inventario. Comparo mis resultados con la hoja de respuestas.

Ejercicio No. 2. La Empresa MAGIC S.A. desea registrar en esquema de mayor y determinar a través de asientos de ajuste la utilidad neta antes de IR, para el período del 1 al 31 de Julio del 2001, con la siguiente información: 1 de Julio. Sus saldos iniciales son los siguientes: Caja............ 25,000 Banco......... 50,000 Almacén..... 10,000 Mob. y Eq.. 75,000

Proveedores...... 10,000 Capital Social.... 150,000

Nota: La cuenta de Almacén se compone de 200 unidades a 50 cada uno. 

4 de Julio.

Se vende 150 unidades al crédito a un precio de C$ 75.0 cada una.



09 de Julio.

Compra al crédito 350 unidades a un costo de C$ 65.0 cada una.



11 de Julio.

Venta al crédito de 360 unidades a un precio de C$ 90.0 cada una.

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 

14 de Julio Cancelamos con cheque nuestra deuda con los proveedores y éstos nos concedieron un descuento del 5% 17 de Julio. Los clientes nos cancelaron el 50% de la deuda, por efectuar su pago antes de la fecha se le concedió un descuento del 5%.



19 de Julio. Pagamos salarios por un monto de 3,000 con cheque, distribuyéndose en partes iguales para las áreas de venta y administración.



22 de Julio. de 500.



24 de Julio. Vendimos parte del Mobiliario a un valor de C$ 25,000, el cual su valor en libros era de 30,000.



26 de Julio



27 de Julio Venta de 220 Unidades a un precio de C$ 95.0 cada una, se cobró solo el 50%, el resto queda pendiente de cobro.



28 de Julio pago.

Los gastos de publicidad ascendió a C$ 3,000, quedando pendiente de



29 de Julio.

Depositamos el efectivo en la cuenta bancaria.

Pagamos servicios básicos correspondientes al mes de julio por un monto

Compra de 200 Unidades al crédito con un costo total de C$ 14,000.

Nota: El método de valuación de inventarios es es UEPS. SE PIDE: 1. REGISTRO DE OPERACIONES EN ESQUEMA DE MAYOR. 2. BALANZA DE COMPROBACIÓN 3. AJUSTE EN LAS CUENTAS DE MAYOR PARA ENCONTRAR LA UTILIDAD NETA.

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EJERCICIO Nº 3: La Empresa “El Girasol, S.A.”, proporciona los siguientes datos de sus operaciones: INFORMACIÓN: FECHA

ENTRADA S

SALIDAS

02-07-96

10

05-07-96

----

12

10-07-96

----

15-07-96

COSTO CALIDAD UNITARIO PAGO

---

CALIDAD COBRO ------

OBSERVACIONES

130.0

CONTADO

CON CHEQUE

------

------

50% CONTADO

RECIBE CHEQUE

3

-------

------

CRÉDITO

-----

20

------

140.0

CRÉDITO

-----

-----

20-07-96

10

------

150.0

50% CONTADO

----

25-07-96

----

25

------

-----

CONTADO

-----

27-07-96

-----

5

-------

-----

CRÉDITO

------

30-07-96

5

-----

------

------

-----

DEVOLUC. CLIENTE DE VENTA DEL 25 - 7 - 96

EN EFECTIVO

Saldo inicial de inventario: 6 unidades a 120.0 c/u al 01-07-96 Saldo inicial en caja: c$10,000.0 Saldo inicial banco: c$ 8,000.0 Para el cálculo del precio de venta, se agregara el 35% sobre el costo de las unidades que se venden. El método de valuación de inventario será el UEPS. Se pide: 1. registro en esquema de mayor (sistema perpetuo) 2. asientos de ajuste para determinar la utilidad bruta 3. determine el inventario final, tanto en unidades físicas como monetarias. Ejercicio No. 4. La Empresa EL CASTILLO S.A. se dedica a la compra-venta de calculadoras, al 1 de Enero del 2002, cuenta con los siguientes saldos: Caja......... Banco........ Almacén...... Mobiliario...

C$ 50,000 100,000 25,000 250,000

Proveedores........ Acreedores Diversos Capital Social........... Reservas..................

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C$ 65,000 15,000 310,000 35,000

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Total Activo. C$ 425,000

Total Pasivo + Cap. C$ 425,000

NOTA: En Almacén se cuenta con un total de 100 calculadoras a un costo total de C$ 25,000.0 El capital social está compuesto por un total de 1,500 acciones a un costo unitario de C$ 206.7, dividido en partes iguales por tres socios. OPERACIONES DEL PERIODO: 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.-

1 de Enero. Se compra al crédito un total de 100 unidades a un costo total de C$ 32,500 5 de Enero. Venta al crédito de 50 unidades a un precio unitario de C$ 500.0 7 de Enero. Venta al contado de 30 unidades, el total facturado es de C$ 15,000. 9 de Enero. Cancelamos con cheque deuda con los acreedores, por concepto de pago anticipado nos concedieron un descuento del 5%. 10 de Enero. Compra de 150 unidades a un costo unitario de C$ 350.0, el pago se efectuó a través de cheque. 11 de Enero. Se deposita la totalidad del efectivo. 14 de Enero. Se paga con cheque el 50% de la deuda con los proveedores. 17 de Enero. Los clientes nos cancelan su deuda y se les concedió un descuento del 3%. 19 de Enero. Venta al contado de 160 Unidades a un precio de 550.0 cada uno. 27 de Enero. Se paga con cheque, salarios por un monto de C$ 40,000.( Se distribuye a partes iguales a las áreas). 28 de Enero. Se paga alquiler de local correspondiente a los meses de Enero y Febrero, el total (C$ 30,000), se paga con cheque. 30 de Enero. Venta al contado de 30 unidades al contado, a un precio unitario de C$ 550.0. 30 de Enero. Se paga en concepto de propaganda un monto de C$ 15,000 con cheque. 30 de Enero. Se decide retirar un socio y se le cancela su parte aportada con cheque.

Nota: Para ejercitar el tema puede elaborar el ejercicio utilizando los tres métodos de valuación de inventarios, UEPS, PEPS y promedio móvil ponderado. Se pide: 1. Registro de operaciones en esquema de mayor. 2. Tarjeta auxiliar de inventarios. 3. Ajuste en las cuentas de mayor para encontrar la utilidad neta.

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3.3. Sistema de registro analítico Características básicas del sistema de registro analítico En la unidad anterior, estudiamos el sistema de registro perpetuo y explicamos que este sistema permite el registro detallado para cada tipo de mercancía. Esto facilita la identificación del costo de venta y la utilidad bruta en cualquier momento y por producto. Sin embargo, encontramos negocios donde no es posible llevar un auxiliar de mercancía por cada tipo de producto en existencias. Un ejemplo claro de este tipo de negocio es una ferretería, una farmacia, una venta al detalle. A pesar que pueden llevar un control de entradas, no se mantiene un saldo actualizado del valor de las existencias de la empresa. Esto impide conocer el costo de venta, por cada venta, sino que se determina al finalizar el período contable. Por tanto, el sistema de registro analítico es utilizado en aquellas empresas en las cuales, el manejo de las existencias en inventarios es sumamente difícil por la gran cantidad de artículos diferentes. Cada vez que realizamos una venta, es imposible conocer el costo del artículo, es por ello que no registramos el costo de venta. Al final del período contable necesitamos conocer el costo de venta, a fin de calcular las utilidades netas, en este caso, el costo de venta se calculará mediante asientos de ajuste y cierre, que serán explicadas en el tema siguiente. Expliquemos las principales características de este sistema: a. Es aplicado a negocios que manejan un inventario con una gran variedad de productos y no permiten el control individualizado mediante un auxiliar de mercancías. b. Para la contabilización de las operaciones se utilizan cuentas denominadas complementarias o temporales. c. El valor del inventario final y el costo de venta se determina al finalizar el ciclo contable. d. El valor del inventario final se determina mediante un recuento de los artículos existentes en el almacén al finalizar el período contable. e. Para el registro de cada venta, se contabilizan solamente al precio de venta y no al costo, ya que éste se determina al finalizar el ciclo contable. 1. Cuentas básicas que se utilizan para el registro mediante el sistema analítico. En este sistema de registro se utilizan las cuentas generales de inventarios y ventas; sin embargo, a diferencia del Perpetuo, utiliza cuentas denominadas “complementarias” como: - Compras - Devoluciones sobre compras - Devoluciones sobre ventas

- Gastos de Compras - Rebajas sobre compras - Rebajas sobre ventas

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¿Por qué se denominan “complementarias? Se les ha dado este nombre, debido a que esta cuentas se utilizan durante el período contable a fin de reflejar operaciones relacionadas con la cuenta de mercancías. Debido a que la cuenta de mercancías no se mantiene actualizada, las operaciones no se registran en dicha cuenta, sino en las cuentas complementarias, que luego, al finalizar el período contable, se saldan contra la cuenta de inventario y costo de venta. Movimientos y saldos de las cuentas : Para cada una de las cuentas, explicaremos el procedimiento para el registro de las operaciones en función de su naturaleza. En general, las cuentas utilizadas en este sistema de registro son: Inventario Se abona:

Se carga Al iniciar el ejercicio: 1.

Al cierre del ejercicio:

Del valor del inventario inicial de mercancías

1.

Al cierre del ejercicio: 2.

Del valor del inventario inicial que es trasladado a la cuenta de compras para determinar el costo de venta.

Del valor del inventario final.

Esta cuenta de mercancías conserva el saldo inicial y durante el período contable no se registra ninguna operación, ya que son utilizadas las cuentas complementarias. Al finalizar el ejercicio, debemos registrar el valor de las existencias finales del período. Compras Se abona:

Se carga Durante el ejercicio: 1.

Al cierre del ejercicio:

Del valor de las compras de mercancías efectuadas al contado o al crédito

1.

Del valor de las devoluciones y rebajas sobre compras.

2.

Del valor del inventario final

Al cierre del ejercicio: 2.

Del valor de los gastos de compra

3.

Del valor de inventario inicial

Esta cuenta es de naturaleza deudora y expresa los incrementos en las existencias de mercancías a su costo. Esta cuenta se cancela a fin de calcular el costo de venta.

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Se carga

Gastos de compras Se abona:

Durante el ejercicio:

Al cierre del ejercicio:

1. Del valor de los gastos incurridos por las compras de mercancías

1. Del valor de los gastos de compra. Este valor es trasladado a la cuenta de compras

Esta cuenta es de naturaleza deudora y expresa los incrementos en el costo de la mercancía al incurrir en ciertos gastos al momento de realizar dichas compras. Se carga:

Devoluciones sobre compras Se abona:

Al cierre del ejercicio:

Durante el ejercicio:

1. Del valor de las devoluciones sobre compras. Este valor es trasladado a la cuenta de compras.

1. Del valor de las mercancías devueltas por el negocio a los proveedores.

Esta cuenta es de naturaleza acreedora y expresa las disminuciones de la cuenta de inventario tiene cada vez que se devuelven mercancías inicialmente compradas. Se carga:

Rebajas sobre compras Se abona:

Al cierre del ejercicio:

Durante el ejercicio:

1. Del valor de las rebajas sobre compras. Este valor es trasladado a la cuenta de compras.

1. Del valor de las rebajas que los proveedores le dan al negocio en concepto de sus compras.

Esta cuenta es de naturaleza acreedora y expresa las disminuciones en el costo de las mercancías por efecto de la rebaja que los proveedores han brindado al negocio. Ventas Se carga:

Se abona:

Al cierre del ejercicio:

Durante el ejercicio:

1. Del valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas

1. valor de las ventas que el negocio ha realizado a su precio de venta.

2. Del valor del costo de venta. Esta cuenta es de naturaleza acreedora y expresa el incremento de los ingresos del negocio.

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Se carga

Devoluciones sobre ventas Se abona:

Durante el ejercicio:

Al cierre del ejercicio:

1. Del valor de las devoluciones hechas por nuestros clientes al negocio a su precio de venta.

1. Del valor de las devoluciones sobre ventas. Este valor se traslada a la cuenta de ventas.

Esta cuenta es de naturaleza deudora y expresa las disminuciones en los ingresos producto de las devoluciones que ciertos clientes realizan al negocio. Rebajas sobre ventas Se abona: Al cierre del ejercicio:

Se carga Durante el ejercicio:

1. Del valor de las rebajas que el negocio brinda a sus clientes como un porcentaje de su precio de venta.

1. Del valor de las rebajas sobre ventas. Este valor se traslada a la cuenta de ventas.

Esta cuenta es de naturaleza deudora y expresa las disminuciones en los ingresos del negocio debido a las rebajas ofrecidas a los clientes. Esta rebaja se hace sobre el precio de facturación de la mercancía comprada por el cliente.

3. Registro de las operaciones Hemos estudiado, las distintas cuentas que son utilizadas en la contabilización de la mercancía bajo el sistema de registro analítico. Se explicó la naturaleza y saldo de cada una de las cuentas básicas y complementarias, así como su relación con la cuenta de mercancías. A continuación, aplicaremos la teoría estudiada en este tema, en la resolución del ejercicio siguiente: La empresa “LA COMERCIAL” tiene al inicio del mes un inventario inicial de C$ 5,600.00 y tiene al final del período un saldo de inventario final de C$19,600.00 y C$50,000.00 en caja. Veamos las operaciones a registrar: Durante un período realizó las siguientes operaciones: 1. El 2 de febrero, se compran mercancías por C$ 20,000.00 al crédito más IVA. El asiento de diario será: Fecha

Explicación

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Cargos

Abonos

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Febrero Compras de mercancías IVA acreditable Cuentas por pagar

2

20,000 3,000

00 00 23,000

00

2. El 3 de febrero se pagaron gastos de embarque, flete por C$ 3,500.00 en efectivo. El asiento de diario será: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 3

Gastos de compra Caja

3,500 00 3,500 00

El valor de los gastos de compra se registra en una cuenta complementaria que llevará su nombre “Gastos de compra” 3. El 3 de febrero la empresa hace una devolución de mercancías compradas el 2 de febrero, por C$1,000.00, por encontrarse en mal estado: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 3

Cuentas por pagar Devoluciones sobre compras IVA acreditable

1,150 00 1,000 00 150 00

El valor de las mercancías devueltas afecta la cuenta de Cuentas por Pagar, es decir un cargo a dicha cuenta, debido a que al realizar la devolución, disminuirá la deuda con el proveedor, pero también disminuye la cantidad de mercancías que existen en el inventario. En este caso utilizamos otra cuenta temporal denominada “devoluciones sobre compras” No debemos olvidar el registro de la disminución en el valor del Impuesto al Valor Agregado acreditable. 4. El 4 de febrero la empresa cancela la deuda pendiente con el proveedor: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 4

Cuentas por pagar Efectivo

21,850 00 21,850 00

En este asiento, hacemos un cargo a la cuenta de proveedores por el valor de la deuda que la empresa tiene con los proveedores, y un crédito a la cuenta de caja por el valor de la deuda pagada.

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5. El 5 de febrero, la empresa vendió productos por un valor total de C$12,000.00 al crédito, el asiento de diario es el siguiente: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 5

Cuentas por cobrar Anticipo a Impuesto Ventas IVA por pagar Impuesto s/ Renta por Pagar

13,800 00 120 00 12,000 00 1,800 00 120 00

Es importante notar en este asiento que se está realizando el asiento de la venta de mercancías. Debido a que estamos utilizando el sistema de registro periódico, no conocemos el costo de la mercancía vendida, ya que poseemos la información facturada a la fecha. Al momento de registrar las ventas, debemos incluir los impuestos correspondientes como el anticipo a impuestos sobre la renta del 1% y del Impuesto al Valor Agregado del 15%. En el caso de nuestro ejemplo, hemos usado cuentas separadas para el registro del IVA por pagar y el Anticipo a Impuesto 6. El 8 de febrero, un cliente nos devuelve productos con valor de C$ 800.00. Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 8

Devoluciones sobre ventas IVA por pagar Cuentas por cobrar

800 00 120 00 920 00

En este asiento de diario, la cuenta de ventas no se afecta debido a que dicha operación la reflejaremos en la cuenta “devoluciones sobre ventas”. De igual forma, cuentas por cobrar disminuyen, por el valor de la devolución. 7. Así mismo se determinó, mediante un conteo físico que al finalizar el período contable, existían en almacén productos valorados en C$ 19,600.00 Observe: Para el registro de la venta de mercancías, no se afecta la cuenta de inventario, sino hasta el final del período cuando se utiliza la cuenta de Inventario para determinar el costo de venta, a partir del conteo físico del almacén.

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Procedamos ahora al traslado al mayor general: S) 11)

Inventario 5,600.0 5,600.0 (10 19,600.0 25,200.0 5,600.0 5,600.0 19,600.0 Capital 55,600.0

2)

S)

Cuenta por pagar 3) 1,150.0 23.000.0 4) 21,850.0 23,000.0 23.000.0

(S

Gastos de compra 3,500.0 3,500.0 (8 3.500.0 3.500.0

Ventas 7) 800.0 12,000.0 (5 12) 8,500.0 13) 2,700.0 12,000.0 12,000.0

(2 (4

(1

Devoluciones sobre compras 9) 1,000.0 1,000.0 (3 1,000.0 1,000.0 Cuentas por cobrar 5) 13,800.0 920.0

Devoluciones sobre ventas 6) 800.0 800.0 (7

(6

Compras 1) 20,000.0 1,000.0 (9 8) 3,500.0 19,600.0 (11 10) 5,600.0 8,500.0 (12 29,100.0 29,100.0

IVA acreditable 1) 3,000.0 150.0 (3

Anticipo a I.R

Caja 50,000.0 3,500.0 21,850.0 50,000.0 25,400.0 25,400.0 24,600.0

IVA por pagar 6) 120.0 1,800.0 (5

I.R por pagar

5) 120.0

120.0 (5

Pérdidas y Ganancias

Colectivo de Contabilidad

153

Contabilidad I (Administración de Empresas)

2.700.0 (13

Expliquemos el procedimiento de registro en el mayor general: 

Se trasladaron todas las operaciones que se registraron en el diario, es decir las operaciones desde al No. 1 hasta la No. 6, siguiendo el procedimiento ya estudiado anteriormente. Procedimos al cálculo de las ventas netas y seguimos los pasos siguientes:



1. Al finalizar el período, saldamos la cuenta de devoluciones sobre ventas contra ventas, tal como aparece en la operación No. 7. El asiento de diario para esta operación será: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

-7Febrero Ventas Devoluciones sobre ventas

28

800 00 800 00

2. Calculamos el costo de venta. Para ello realizamos los siguientes asientos: a. Saldamos la cuenta de gastos de compra: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 28

-8Compras Gastos de compra

3,500

00 3,500 00

Observe que el primer paso para determinar el costo de lo vendido es saldar la cuenta de gastos de compra contra la cuenta de compras, ya que en ésta realizaremos el cálculo. b. Saldamos la cuenta de devoluciones sobre compras: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 28

-9Devoluciones sobre compras Compra

1,000

00 1,000

00

Debido que la cuenta de devoluciones es una cuenta temporal, la saldamos a fin de determinar las compras netas. c.

Trasladamos el valor del inventario inicial:

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Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero -10Compras Inventario

28

5,600 00 5,600 00

Este traslado se realiza ya que en la cuenta de compras, determinaremos el costo de lo vendido. d. Registramos el inventario final: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero -11Inventario Compras

28

19,600 00 19,600 00

Se traslada el valor del inventario final, ya que luego del recuento físico que hizo el negocio determinó dicho saldo. Con este valor calcularemos cuánto ha sido la mercancía vendida. e. Traslado de costo de venta para ventas. Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero 28 f.

-12Ventas Compras

8,500 00 8,500 00

Trasladar la utilidad bruta del período a la cuenta de pérdidas y ganancias: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Febrero -1328

Ventas Pérdidas y Ganancias

2700 00 2700 00

Procedamos ahora a elaborar el estado de resultado y calcular la utilidad retenida: EMPRESA “XYZ“ ESTADO DE RESULTADO 30 Agosto 200x

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Ventas (-) Devoluciones s / ventas

800.0

12,000.0 800.0 11,200.0

Inventario Inicial Compras (+) Gastos de compra (-) Devoluciones s/compras Compras netas Disponibilidad para la Venta Inventario Final Costo de venta Utilidad bruta

5.600.0 20,000.0 3,500.0

23,500.0 1,000.0 22,500.0 28,100.0 19,600.0 8,500.0 2,700.0

Podemos observar que mediante este método, el costo de venta se conoce hasta el final del período y mediante el procedimiento anterior logramos determinar dicho valor. Resumen: El sistema perpetuo registra las operaciones relacionadas con la mercancía sin diferenciar el costo de venta por cada venta realizada. Para el cálculo del costo de venta y el saldo final de inventario, llevamos a cabo una serie de pasos: Registrar todas las operaciones, en el diario y mayor general, utilizando las cuentas temporales como:  Devoluciones sobre compras.  Rebajas sobre compras.  Devoluciones sobre ventas.  Rebajas sobre ventas.  Gastos de compra.  Compra. Elaborar asientos de cierre para determinar el costo de venta e inventario final. Elaborar posteriormente el estado de resultado para presentar la utilidad bruta. El objetivo básico de este método es permitir el cálculo del costo de venta y el valor del inventario final, al momento de finalizar el ciclo contable.

ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 5. EJERCICIOS PROPUESTOS Ejercicio No. 1 La Empresa Plásticos S.A. emplea el sistema analítico para llevar el registro de su inventario de productos comprados con el fin de venderlos. Los asientos correspondientes al mes de marzo son los siguientes:

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1. El inventario inicial al 1º. de marzo es de C$ 400,000.00 y en banco tenía un saldo de C$ 800,000.00 2. El 5 de marzo se hicieron compras por C$ 1,000,000.00 al crédito a la Distribuidora del Centro S.A. Por la compra, obtuvo una rebaja del 2% sobre el valor de compra. Agregar IVA del 15%. 3. El 6 de marzo se pagaron con cheque, fletes sobre compras en concepto de gastos por embarque por C$ 450,000.00 4. El 10 de marzo se hizo una devolución de productos por C$ 15,000.00 que se encontraron rotas por el embarque. Este valor incluye IVA. 5. El 16 de marzo La Empresa realizó ventas al crédito por C$ 1,200,000.00, más IVA., la empresa dio una rebaja del 1%. Registrar el anticipo a Impuesto sobre la renta del 1 %. 6. El 18 de marzo los clientes devolvieron mercancías valoradas por C$ 30,000.00. Este valor no incluye el IVA. 7. Al final del período, el valor del inventario final que es de C$ 432,000.00 Realizo: 1. Los asientos de Diario y traslado al Mayor 2. Determine el costo de Venta y el valor del inventario final. 3. Elabore el Estado de Resultado, reflejando las ventas realizadas y el costo de venta correspondiente. Ejercicio No. 2 1. Iniciamos un negocio de ropa denominado “La Especial”, con los siguientes valores: EMPRESA LA ESPECIAL BALANZA DE SALDOS DEBE Caja Bancos Mercancías Documentos por cobrar Mobiliario Proveedores Documentos Por pagar Capital

HABER

50,000.0 300,000.0 390,000.0 150,000.0 50,000.0 150,000.0 250,000.0 540,000.0

Durante el ejercicio se efectuaron las siguientes operaciones: 3. Vendimos en efectivo mercancías por C$ 950.000.0 más IVA. Registrar el anticipo a Impuesto sobre la renta del 1%. 2. Nos devolvieron mercancías por C$ 6,000.0 que pagamos en efectivo. 3. Concedimos rebajas a los clientes por C$ 4,000.0 que pagamos en efectivo. 4. Compramos en efectivo mercancías por C$ 585,000.0, más IVA 5. Las compras anteriores originaron gastos cuyo importe de C$ 10,000.0 pagamos en efectivo.

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6. Devolvimos mercancías por C$ 4,000.0 que nos pagaron en efectivo. 7. Los proveedores nos concedieron rebajas de C$ 2,000.0 que nos pagaron en efectivo. 8. Según el inventario físico al terminar el ejercicio existen mercancías por valor de C$ 370,000.0 La empresa utiliza el sistema analítico para el registro de inventario. Realizo: 1. Asientos de diario y mayor para el registro de operaciones con mercancías mediante el sistema analítico. 2. Asientos de cierre para determinar costos de venta, inventario final y utilidad bruta. 3. El Estado de resultado.

Ejercicio No. 3. En el libro mayor y tarjeta auxiliar de un producto, se presenta un saldo inicial de 30 unidades a C$ 150.0 cada uno, al 1 de enero de 1995. Agregar el Impuesto al Valor Agregado por cada compra o venta de mercancías y el Anticipo del 1% a IR por cada venta registrada. Las operaciones del mes Enero son las siguientes: 1. 3 de enero. venta de 25 unidades al crédito, con un recargo del 50% sobre el costo. 2. 8 de enero, compra de 15 unidades al crédito, con un costo unitario de C$ 160.00 3. 10 de enero, compra de 45 unidades al crédito, con un costo unitario de C$ 166.00 4. 12 de enero, venta de 30 unidades al contado, con un recargo del 50% sobre el costo. 5. 15 de enero, compra de 20 unidades al crédito, con un costo unitario de C$ 170.00 6. El 22 de enero, venta de 25 unidades al contado, con un recargo del 50% sobre el costo. 7. El 24 de enero compra de 45 unidades a un costo unitario de C$ 178.00 al crédito. 8. El 25 de enero, los clientes devolvieron 5 unidades de las ventas del 24 de enero. Se pide: 1. Registro en esquema de mayor de cada una de las operaciones bajo el Sistema Perpetuo. 2. Elabore el Estado de Resultado para los tres métodos de valuación de inventarios. Ejercicio No. 4. Responda en forma clara las preguntas siguientes: 1. Explique las características principales del sistema de registro periódico.

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2. Identifique 3 diferencias básicas entre el sistema de registro perpetuo y el sistema de registro periódico. 3. Describa el procedimiento para el cálculo del costo de venta mediante el sistema de registro perpetuo. 4. Explique porqué la cuenta de rebajas sobre compras tiene naturaleza acreedora. 5. Explique porqué la cuenta de rebajas sobre ventas tiene naturaleza deudora.

Ejercicio No. 5. 1. Se abrió un negocio denominado “Distribuidora el hogar” con los saldos siguientes: DISTRIBUIDORA “EL HOGAR” BALANZA DE SALDOS DEBE Caja 150,000.0 Bancos 300,000.0 Mercancías 750,000.0 Documentos por cobrar 400,000.0 Mobiliario 350,000.0 Equipo de reparto 200,000.0 Proveedores Documentos Por pagar Capital

HABER

500,000.0 400,000.0 1,250,000.0

Durante el ejercicio se hicieron las siguientes operaciones: 1. El 2 de abril : Ventas al contado por C$ 400,000.0, se dio rebaja del 2%. 2. El 6 de abril: Ventas al crédito por C$ 300,000.0 3. El 10 de abril: Ventas por C$ 190,000.0 y se firmaron documentos 4. El 15 de abril: Compras al contado por C$ 300,000.0 y recibimos una rebaja por C$ 10,500.0. 5. El 18 de abril: Compras al crédito por C$ 200,000.0 y recibimos una rebaja del 1%. 6. El 22 de abril: Compras garantizadas con documentos por C$ 100,000.0 7. De las ventas del 10 de abril nos devolvieron mercancías por C$ 20,000.0 8. De las compras del 18 de abril hemos devuelto a los proveedores mercancías por C$ 30,000.0 SE PIDE: 1. Asientos de diario y mayor para el registro de operaciones con mercancías mediante el sistema analítico. 2. Asientos de cierre para determinar costos de venta, inventario final y utilidad bruta. 3. Estado de resultado. Ejercicio No. 6. La Empresa “ ALFA S.A.” inicia operaciones el mes de Octubre del 2000, con los siguientes saldos:

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Banco Inventarios Mobiliario y Equipo

200,000 35,000 78,000

Proveedores Acreedores Diversos Capital Social

25,000 88,000 200,000

Las operaciones del mes de Octubre son las siguientes: 1. 01 de Octubre, se cancela con cheque la deuda pendiente inicialmente con los proveedores, concediéndonos un 3% de descuento por pronto pago. 2. 07 de Octubre: Compra de mercancía al crédito por un monto de 30,000. Se incurrió en gastos de transporte por un monto de C$ 1,000 quedando pendiente de pago. 3. 10 de Octubre: Venta por un monto de C$ 84,000, de los cuales cobramos el 75%. 4. 12 de Octubre: De la compra efectuada el 07 de Octubre, devolvimos mercadería por valor de C$ 2,000. Dicho monto fue debitada a nuestra cuenta. 5. 17 de Octubre: Venta de mobiliario que se encontraba fuera de uso, por un valor de C$ 15,000 en efectivo. Dicho mobiliario tenía un valor en libros por C$ 20,000. 6. 20 de Octubre: Pagamos salarios a vendedores por un valor de C$ 12,000 con cheque. 7. 22 de Octubre: Venta al contado de mercadería por un valor de C$ 65,000, de los cuales se le concede rebaja del 8%. 8. 25 de Octubre: Los clientes nos cancelan su deuda, por lo cual concedimos un 3% de descuento por pronto pago. 9. 27 de Octubre: Los clientes nos devuelven mercadería defectuosa por valor de C$ 2,000, por lo que se le entregó cheque por el mismo valor. 10. 29 de Octubre: Depositamos en el Banco el efectivo que posee la Empresa en caja. 11. 30 de Octubre: Por concepto de Servicios Básicos correspondiente al presente mes, pagamos con cheque la cantidad de C$ 1,200. 12. Pagamos el 50% de la deuda presentada con los acreedores a través de cheque. Se pide: * Registro en Esquema de Mayor. * Elaboración de Balanza de Comprobación * Ajustes para determinar la utilidad o pérdida del período * Elaboración del Balance General. Nota: El Inventario Final es de C$ 18,000 Ejercicio No. 7.

La empresa comercial La Estrella S.A. inicia operaciones el 1 de enero de 2001 con los siguientes valores: Colectivo de Contabilidad

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Caja y Banco....... C$ 10,000 Mobiliario............ C$ 10,000 Inventario C$ 60,000

Proveedores............. C$ 3,000 Cuentas por pagar.. C$ 10,000 Capital Social.......... C$ 67,000

Durante un período mensual de actividad, se realizaron las siguientes transacciones: -

Se compra mercadería por C$ 5,000, pagando el 50% con cheque y por el resto se firmó un pagaré.

-

Se vende mercadería por C$ 40,000 pagando a la empresa el 50% con cheque y la diferencia queda pendiente de cobro a un plazo de ocho días.

-

Le devuelven a la empresa C$ 1,000 en mercadería, entregando dicho valor con un cheque.

-

La empresa devuelve a sus proveedores mercadería por un valor de C$ 500 entregándole el efectivo correspondiente.

Nota: Se sabe que al finalizar el período mensual, el importe del inventario final ascendía a C$ 20,000. SE PIDE: (a) (b) (c) (d) (e)

Realizar los registros contables de todas las operaciones realizadas por la empresa en asientos de diarios. Realizar los traspasos a esquemas de mayor Elabore la Balanza de comprobación Realice el registro de ajuste para determinar la utilidad Elabore los Estados Financieros.

Ejercicio No. 8. La empresa EL REMATE S.A, inicia operaciones con los siguientes valores: Bancos........C$ 10,000 Inventario.. C$ 50,000

Capital Social........C$ 60,000

Durante un mes de actividad, se realizan las siguientes operaciones:

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1.-

Se compra mercadería para la venta por un valor de C$ 20,000 entregando el 40% en efectivo y por el resto un documento a corto plazo.

2.-

Los gastos por servicios de transporte de la mercadería comprada ascendieron a C$ 1,000, los cuales se quedaron pendiente de pago.

3.-

La empresa vendió mercadería por un valor de C$ 80,000 recibiendo a cambio un vehículo por valor de C$ 20,000 y por el resto un cheque.

4.-

La empresa devolvió al proveedor mercadería por un valor de C$ 5,000 los cuales entregaron el efectivo correspondiente.

5.-

La empresa cancela gastos de ventas por un valor de C$ 1,000 y gastos de administración por valor de C$ 1,500.

6.-

La empresa recibe de sus clientes mercadería por valor de C$ 4,000 en concepto de devolución.

SE PIDE: a).b).c).d).-

Realizar los registros contables en Asientos trasladarlos a Esquemas de Mayor. Elabore la Balanza de comprobación. Realice los registros de ajustes. Elabore la Balanza de comprobación ajustada.

de Diario

y luego

Ejercicio No. 9. La empresa el Cascabel, inicia operaciones el día 1 de julio de 1992, teniendo como Balance General los siguientes valores: Caja.................. C$ 15,000 Bancos................ 6,000 Ctas.por cobrar....... 3,000 Doc.por cobar......... 2,500 Inventario............ 10,000 Rentas pag.* antic. 500

Proveedores.......... Cuentas por pagar.... Préstamo largo plazo. Capital Social....... Edificios.............

C$ 7,500 8,000 5,000 22,500 6,000

Durante un mes de actividad realiza las siguientes transacciones: 1.-

Venta de mercadería por C$ 9,000 al crédito firmando un documento, en esta venta se aplicó el 15% de impuesto sobre venta.

2.-

Compra de mercadería por C$ 4,000 pagando con un cheque.

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3.-

Se pagan gastos de transporte del personal de venta por un valor de C$ 2,000.

4.-

La empresa recibe mercadería por valor de C$ 6,000 en concepto de devolución, cuyo valor se cargó a la cuenta respectiva.

5.-

La empresa canceló gastos de compras en efectivo por un valor de C$ 2,000.

El inventario al final del mes es de C$ 2,000. SE PIDE: a).-

Registre las operaciones en asientos de diarios y páselos a Esquemas de Mayor.

b).-

Elabore la Balanza de comprobación

c).- Realice el Asiento de ajuste para determinar la utilidad o pérdida. Ejercicio No. 9. El primero de enero de 1992, el negocio de compra y venta de zapatos, denominado LOS ZAPATITOS, propiedad de los socios Juan Pérez Soza y Casimiro Blanco, inicia operaciones con los siguientes valores: Inventario............ C$ 350,000 Caja.................. 100,000 Banco................. 200,000 Doc. por cobrar....... 40,000 Hipotecas por pagar 300,000

Proveedores........ C$ 150,000 Documentos por Pagar 10,000 Préstamo bancario C$ 150,000 Mob.y Equipo Ofic.......... 35,000 Capital social.................... 115,000

Durante dos meses de operaciones realizaron los siguientes transacciones: 1.-

Venden 20 pares de zapatos a C$ 3,500 cada par, recibiendo el 50% en efectivo y por la diferencia firmaron una letra de cambio; en dicha venta se aplica el 15% de impuesto sobre venta.

2.-

Le devuelven a la empresa 10 pares de zapatos los cuales tenían un precio unitario de C$ 3,500, por lo cual se entregaron zapatos de otro tipo pero con el mismo valor.

3.-

Compramos 10 pares de zapatos con un valor total de C$ 40,000 al crédito.

4.-

Se cancela el 12 2/5% sobre el préstamo bancario.

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5.-

Se compró mobiliario con valor de C$ 30,000 al crédito.

6.-

La empresa ZAPATITOS acepta letra de cambio por valor de C$ 10,000 en mercadería, aplicandose el 15% de impuesto sobre ventas.

7.-

La empresa devuelve 2 pares de zapatos con un costo unitario de C$ 2,500, recibiendo el efectivo respectivo.

8.-

Vende 15 pares de zapatos a C$ 2,000 cada par; aplicando el 15% de IGV., sobre la venta concedimos 5% de rebaja.

9.-

La empresa recibe cancelación de un documento, antes de su vencimiento, por un valor de C$ 20,000, concediendo el 10% de descuento.

10.-

Se compra mobiliario por valor de C$ 60,000, dando por esta cantidad una máquina de escribir con valor de C$ 30,000 y un escritorio por valor de C$ 30,000.

11.-

La empresa paga consumo de energía eléctrica y agua por C$ 3,000 correspondiendo el 80% del Depto. de Admón y el resto al depto de Venta.

12.-

La empresa cancela a sus agentes vendedores C$ 1,000 en concepto de comisiones sobre ventas.

13.-

Se compran 25 pares de zapatos a C$ 2,000 cada par, firmando una letra de cambio.

14.-

Se cancela el 37 3/5% del préstamo.

15.-

Se pagan intereses sobre préstamo por C$ 3,000.

16.-

Se pagan sueldos por C$ 30,670, correspondiendo el 60% al Depto de Venta y el resto a la Administración.

17.-

Se venden zapatos por valor de C$ 80,350, recibiendo a cambio C$ 30,000 en efectivo, por la diferencia obtuvimos una letra de cambio. (IGV. 15%)

18.-

Se cancela el 50% sobre la deuda hipotecaria, con cheque.

19.-

Se recibe C$ 20,000 en concepto de anticipo de los clientes.

NOTA: El inventario según recuento físico es de C$ 100,000.

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SE PIDE: a).- Registre las operaciones en Diario y en Mayor. b).- Elabore Balanza de comprobación, c).- Determine la Utilidad o Perdida Bruta a través de Ajustes del Sistema. Ejercicio No. 10. La Empresa Marginal S.A fue creada por el Sr. José Luis Barrantes en el año 1992, el cual inicia operaciones aportando la cantidad de C$ 950,000 en Mercancía y C$ 500,000 en efectivo. Las operaciones del mes de Enero de 1992 son las siguientes: 5 de Enero. Se paga alquiler de local por un monto de C$ 3,000. 6 de Enero. Deposita la cantidad de C$ 400,000 en el Banco Nicaragüense. 7 de Enero. Compra muebles y Enseres de oficina por la cantidad de C$ 310,000 pagando con un cheque. 9 de Enero. Compra mercancía al crédito por la cantidad de C$ 100,000. 10 de Enero Se realiza venta de mercancía por la Cantidad de C$ 260,000 de los cuales el 60% lo cobra al contado y el resto queda pendiente de cobro. 12 Enero

Pagamos con cheque el 50% de la deuda con los proveedores, el cual nos concede un 5% de descuento por pronto pago.

13 Enero. Concedemos rebajas a nuestro cliente por un 3% al comprarnos 15 artículos a un precio unitario de C$ 850.0 16 Enero. Devolvemos parte de la mercancía comprada por un valor de C$ 20,000, por no cumplir con los requisitos de calidad. 18 Enero. Venta de mercancía por C$ 85,000 por lo cual nos firman un pagaré. 20 Enero. Nuestros clientes nos devuelven 3 artículos por encontrarse defectuosos con un valor unitario de C$ 850.0 25 Enero. Pagamos con cheque los sueldos de administración por C$ 5,000. 28 Enero. Pagamos propaganda por C$ 10,000 a través de cheque.

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30 Enero. Depositamos en el Banco la totalidad del dinero que se encuentra en caja. Nota: El inventario final es de C$ 763,600.0 SE PIDE: a).-

Realizar los registros contables en Esquemas de Mayor.

b).-

Elabore la Balanza de comprobación.

c).-

Realice los registros de ajustes en Esquema de Mayor.

d).-

Elabore la Balanza de comprobación ajustada.

UNIDAD IV: MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Objetivos 1).

Explicar el concepto e importancia de la depreciación el los negocios.

2).

Identificar las características y aplicaciones de los principales métodos de depreciación de activos fijos utilizados en los negocios.

3).

Aplicar el método de línea recta para el cálculo de la cuota de depreciación de los activos fijos, así como el registro contable.

4).

Aplicar los métodos acelerados en el cálculo de la cuota depreciación de los activos fijos y realizo el registro contable.

5).

Valorar el efecto que tienen los distintos métodos de depreciación en la utilidad neta de la empresa.

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Contenido 3.1.

Concepto e importancia de la depreciación el los negocios.

3.2.

Características y aplicaciones de los principales métodos de depreciación de activos fijos utilizados en los negocios.

3.3.

Métodos de depreciación 3.3.1. Método de línea recta 3.3.2 Métodos acelerados

3.3.

El efecto que tienen los distintos métodos de depreciación en la utilidad neta de la empresa.

4.1. Concepto e importancia de la depreciación en los negocios Introducción En la primera unidad se explicaban los principales activos del negocio, constituidos de ciertos bienes y derechos propiedad de los socios. Mediante su estudio, usted identificó que los bienes de un negocio, son los medios básicos que permiten el desempeño de la actividad o giro del negocio, como por ejemplo maquinaria, edificios, vehículos, etc. Estos bienes debido al uso continuo, sufren un desgaste físico y pasado cierto período de tiempo, se convierten en bienes no utilizables. Este desgaste es denominado, desde el punto de vista financiero y contable como depreciación. En la medida que el activo se desgaste, el negocio necesita tener una reserva de dinero a fin de renovar el activo desgastado. Esta reposición permitirá la continuidad del negocio. Sin embargo, como toda actividad contable, deberá realizarse según lo establecido en la Ley de Impuesto sobre la Renta, pues la reserva por depreciación es una cuenta deducible de impuestos. En el desarrollo de la unidad, encontrará un estudio detallado del procedimiento contable de operaciones relacionadas con la utilización de activos duraderos o fijos, las cuentas Colectivo de Contabilidad

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utilizadas para el registro, los métodos utilizados para el cálculo de la depreciación, así como la ubicación de la depreciación en los estados financieros. De igual forma estableceremos la relación de la depreciación con otras áreas importantes dentro de la empresa, como el área financiera, con el fin de apreciar la importancia que desde el punto de vista financiero tiene la administración de la depreciación.

4.1.1. Activos Fijos. Depreciación y sus métodos Si examina un balance general, en la mayoría de las empresas encontrará que el activo fijo constituye un tercio, quizá la mitad o más de su activo total. Es muy difícil para una empresa iniciar un negocio sin la necesidad de bienes duraderos que permitan la realización de su actividad en forma satisfactoria. Aún en los negocios pequeños la existencia de un activo fijo es relevante, se necesitará al menos un escritorio, sillas, archivadores, sumadoras, computadoras, o ya sea algún local. Una de las particularidades de los activos fijos es la identificación de un negocio a partir de la composición de este grupo de activos en relación con el tipo de negocio. Una empresa manufacturera tendrá sus activos altamente concentrados en activos fijos, principalmente en plantas, equipos, maquinarias, etc., en cambio, una empresa de servicios como una consultora, seguramente la composición de sus activos fijos no será tan importante como una empresa productiva, pues necesitará menos inversión en dichos activos. 1. Conceptos Básicos a) Activo fijo: Activo fijo es el término general para designar el activo tangible a largo plazo que se utiliza para llevar a cabo las actividades de la empresa.

Los activos fijos tienen como objeto: a. El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad. b. La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia identidad. c. La prestación de servicios de la entidad a su clientela o al público en general. Tal como estudiamos en la primera unidad, dentro de este grupo podemos incluir:     

Mobiliario y equipo de oficina Maquinaria y equipos Equipos de transporte Terrenos Edificios

Y en las empresas agropecuarias, podemos agregar:  Animales de trabajo  Animales reproductivos, como ganado bovino, caprino, caballar, etc.  Plantaciones permanentes como el café, cítricos, etc.

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

Mejoras a plantaciones, terrenos e instalaciones.

No olvido: En la aplicación de la depreciación se excluyen aquellos activos fijos que constituyen simplemente derechos, tales como las inversiones permanentes, pues no se requiere de una depreciación para su recuperación. Otro activo que no se incluye es el terreno, pues éste no tiene vida útil definida, solamente puede ganar o perder valor, por efecto de ciertos factores, tales como la calidad del suelo, ubicación, vías de acceso, etc. En este caso, solamente activos fijos tangibles serán sujetos a depreciación periódicamente. ¿ Qué significa el concepto “tangible”? Es tangible porque posee una existencia material a largo plazo, quiere decir que el activo es para la empresa un recurso con una duración mayor de un año. El período de duración de un activo fijo o tangible se denomina Vida Útil. Analice lo siguiente: Desde el punto de vista de ingresos gastos, el activo fijo es esencialmente un costo a largo plazo pagado por anticipado. Esto significa que a cada período de uso se carga una parte del costo total del activo fijo utilizado en dicho período. Veamos el siguiente ejemplo: Considérese un automóvil adquirido por una empresa para uno de sus agentes viajeros. En el momento de su compra, el automóvil es una máquina de transporte, o recurso económico, con un potencial de 100,000 o más millas útiles para la empresa. La empresa tuvo que pagar $10.000.00 para adquirir dicho activo. En el ejemplo anterior hemos incluido otro término muy importante como es la capacidad y que es proporcionada por los activos fijos. b) capacidad de un activo fijo: La capacidad es la potencialidad de uso, es decir la disponibilidad de los servicios. El hecho de que la empresa utilice al máximo el potencial de servicio de su activo fijo es un problema constante para la administración. La adquisición de los activos fijos es vista como una inversión a largo plazo, la que debe generar buena rentabilidad, antes de tomar la decisión. Esta decisión tendrá que ir asociada a otras variables como por ejemplo, capital, costos e ingresos. Ahora que estamos claros en el concepto de activo fijo, estudiemos otros conceptos importantes para continuar con tema. c. Vida útil del activo fijo:

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La vida útil, es el período durante el cual, un activo se encuentra funcionando en forma constante y normalmente. Puede definirse también como el uso potencial de un activo fijo que una empresa podrá obtener de un bien. La vida útil de un activo fijo, puede definirse como el tiempo de uso desde el punto de vista técnico, según lo establecido por el fabricante. Para determinar la vida útil de un activo fijo, las autoridades fiscales y las distintas agrupaciones mercantiles establecen las pautas para llega a estimaciones aceptables. Veamos el siguiente ejemplo: Una empresa adquiere una maquinaria, cuyo período de duración determinado por sus fabricantes, ha sido de 10 años. En este caso, la empresa al poner en funcionamiento dicha maquinaria, tendrá que recuperar cada año un décimo del valor a fin de completar el valor total. Este décimo a recuperar se obtiene del total de años de vida útil establecido para dicha maquinaria. En nuestro país, la Ley de Impuestos sobre la Renta, en los artículos 24 al 27, establece la forma y mecanismo de depreciación de los diversos activos de la empresa. Analicemos el cuadro siguiente que resume lo establecido en la ley:

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CUOTAS ANUALES A DEDUCIR COMO RESERVA POR DEPRECIACIÓN BIENES

Edificios

Equipo de transporte Maquinaria y equipo

Otros bienes inmuebles

ACTIVIDADES Industriales Residencia del propietario cuando esté ubicada en finca destinada a explotación agropecuaria De alquiler Instalaciones fijas en explotaciones agropecuarias Comerciales Colectivo o de carga Otros Fija en un bien inmóvil No adherido Industria en general permanentemente Otros Equipo empresas agroindustriales Agrícolas Mobiliario y equipo de oficina Equipo de comunicación Ascensores, elevadores y unidades centrales de aire acondicionado Los demás

DEPRECIACIÓN ANUAL 10% 10% 1% sobre el valor catastral 20% 5% 20% 20% 10% 15% 20% 20% 20% 20% 20% 10% 20%

En el cuadro anterior, la Ley de Impuesto sobre la Renta, establece que la vida útil de un activo fijo estará determinada por la cuota de depreciación anual, es decir el valor anual a recuperar. Veamos un ejemplo: Una empresa compra un edificio industrial cuyo valor de compra es de C$ 1,000,000.00, tendrá una vida útil de 10 años, porque si recupera un 10% anual, requerirá de 10 años para completar el 100% del porcentaje a recuperar. Pero también la ley establece que para efectos fiscales, el contribuyente podrá decidir la vida útil de su activo fijo, es decir que este edificio industrial, el propietario podrá asignarle una vida útil de 20 años, o de 5 años. d) Valor en libros: Se denomina al valor en libros como el valor monetario que un activo fijo presenta al final de cada período, luego de aplicar la cuota de depreciación de dicho activo a la cuenta de depreciación acumulada. El valor en libro de un activo fijo se puede encontrar en el Balance General de la empresa al cierre contable.

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Veamos el siguiente ejemplo: En la cuenta de Activos Fijos, se encontrarán los valores de compra de todos los activos fijos adquiridos por la empresa menos la depreciación acumulada. De esto se obtendrá el Valor neto de los activos fijos para iniciar otro período contable. Empresa Mariposa Balance General Al 30 de junio de 200X ACTIVO FIJO Maquinaria......................... C$ 120,000.00 (-)Depreciación acumulada...... (35,000.00) Valor neto de la Maquinaria..... 85,000.00 Vehículo........................... (-) Depreciación acumulada........ Valor neto de Vehículo.............

85,000.00 (9,000.00) 76,000.00

El valor en libros de los activos fijos de esta empresa a la fecha de cierre contable 30 de junio de 200X es de C$ 85,000.00 para la maquinaria y C$ 76,000.00 para los vehículos. En el año siguiente, es decir al 30 de junio de 200X, seguramente el valor neto de los activos fijos será menor, ya que la depreciación total será mayor, pues el valor recuperado será también mayor. e) Valor de rescate El valor de rescate es también conocido como Valor Residual, Valor de Salvamento, Valor de Desecho, y representa el valor monetario de un activo fijo al final de su vida útil. Es decir el último valor en libros que un activo fijo presentará en el Balance General luego de transcurrido el tiempo de vida útil de dicho activo. El valor de rescate es una estimación del valor de un activo fijo al término de su vida útil. El valor residual no se incluye en el valor a depreciar, puesto que es el valor de rescate y se toma del valor total del activo. Veamos un ejemplo: Supongamos el edificio que la empresa Mariposa ha comprado a un valor de $1,000.000.0, y una depreciación anual del 10%, suponga que se ha decidido que tenga un valor residual de $100,000.0, el valor a depreciar será: Valor a depreciar: Valor del activo - valor de rescate Valor a depreciar: C$ 1,000,000.0 - C$ 100,000.0 = C$ 900,000.0 Cuota de depreciación anual: C$ 900,000.0 x 10% = C$ 90,000.0 Visto desde otra óptica, también representa el importe que podrá obtener al momento de venderlo, o cuando se deseche o retire del servicio activo. El valor de recuperación estimado depende del uso dado al activo, así como de las normas de mantenimiento y reparación de la empresa. El activo no puede se depreciado más allá de su valor de desecho. Este valor de desecho será determinado al momento de adquisición del activo fijo.

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Analicemos lo siguiente: Si la empresa decide vender este activo, tendrá que ser necesariamente a este valor residual de otra manera obtendrá una pérdida en ventas de bienes de capital, e inmediatamente tendrá un débito en la cuenta de Otros Gastos, lo contrario si su valor de mercado está por encima de su valor en libros obtendrá una ganancia por venta de bienes de capital, e inmediatamente se acredita a la cuenta de Otros Ingresos. Veamos el siguiente ejemplo: Caso 1: Suponga que el valor residual de un vehículo de la empresa “Mariposa” es de C$5,000.00 al finalizar su vida útil y decide venderlo. Una empresa ofrece comprárselo; sin embargo el valor que ofrece es de C$ 4,300.00, valor determinado sobre la base del mercado, es decir “el mercado solamente ofrecería en términos generales C$ 4,300.00”. Si la empresa decide venderlo bajo estas condiciones. Valor Residual: C$ 5,000.00 Valor de Mercado: C$ 4,300.00 El asiento de diario que registra dicha operación sería: Fecha

Explicación Caja Otros gastos Vehículo

Enero

Cargos

Abonos

4,300 00 700 00 5,000 00

Para registrar pérdidas por la venta del activo fijo a un valor menor que el valor residual .

Observe que en este caso, la empresa no a logrado recuperar el valor total de su vehículo, ya que según la contabilidad, este activo tenía C$ 5,000.00 pendientes de recuperación. Veamos un segundo caso: Caso 2: Suponga que el valor residual de un vehículo de la empresa “Mariposa” es de C$ 5,000.00 al finalizar su vida útil y decide venderlo. Una empresa ofrece comprárselo; sin embargo el valor que ofrece es de C$ 5,800.00, valor determinado sobre la base del mercado, es decir “el mercado ofrecería en términos generales C$ 5,800.00”. Si la empresa decide venderlo bajo estas condiciones. Valor Residual: C$ 5,000.00 Valor de Mercado: C$ 5,800.00 El asiento de diario que registra dicha operación sería: Fecha

Explicación

Cargos

Abonos

Caja

5,800 00 Vehículo 5,000 00 Otros ingresos 800 00 Para el registro de ganancias por la venta de activos fijos por encima de su valor Residual.

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En este caso, el negocio ha obtenido una ganancia por la venta de bienes de capital, ya que el valor que necesitaba recuperar por C$ 5,000.00 se obtuvo y a la vez un valor adicional por C$ 800.00, lo que constituye un ingreso generado por dicha operación. Es por ello que lo registramos en la cuenta de otros ingresos. f) Depreciación acumulada Es una cuenta donde se van acreditando las cuotas correspondientes a las depreciaciones periódicas de un activo fijo. Esta cuenta incrementa cada vez que se agrega una cuota de depreciación luego de transcurrido un período contable. El débito correspondiente se hará a la cuenta de Gastos por depreciación. En cada uno de los períodos se abrirá la cuenta de gastos para el registro de la depreciación. Tomemos como ejemplo, el edificio que ha comprado la Empresa “Mariposa”: Consideremos que ya ha transcurrido el primer año de uso del edificio y por lo tanto debemos ajustar la cuenta. Recordemos que el valor a recuperar en concepto de depreciación anual es de C$ 90,000.00. El asiento de diario que registra dicha operación sería: Fecha

Explicación

Cargos

Gasto por depreciación Depreciación acumulada edificio

Abonos

90,000 00 90,000 00

Para el registro de la cuota de depreciación para el edificio después del primer año de utilización.

El traslado al mayor será: Gasto por depreciación año1) 90,000.00

Depreciación acumulada Edificio 90,000.00 (año1

Supongamos ahora, que ha transcurrido el segundo año: El asiento de diario que registra dicha operación sería: Fecha

Explicación

Cargos

Gasto por depreciación Deprecia. acumulada Edif.

Abonos

90,000 00 90,000 00

Para el registro de la cuota de depreciación para el edificio después del segundo año de utilización.

Veamos ahora el traslado al mayor general: Gasto por depreciación año2) 90.000.0

Depreciación acumulada edificio 90.000.0 (año 1 90.000.0 (año 2

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Observe que en la cuenta de gastos solamente se ha registrado una vez por cada depreciación anual, pues las cuentas de resultados no conservan saldos, en cambio, la cuenta de depreciación acumulada, guarda periódicamente la depreciación de cada año, hasta completar el valor total del activo a depreciar. ¿Qué pasaría al finalizar el décimo año, cuando el edificio ha llegado al final de su vida útil? El asiento de diario del año 10 sería el siguiente: Fecha

Explicación Gasto por depreciación Depreciación acumulada Edif.

Cargos

Abonos

90,000 00 90,000 00

Paral el registro de la cuota de depreciación para el edificio después del décimo año de utilización

. Sin embargo, la cuenta de mayor se vería de la siguiente manera: Gasto por depreciación año10) 90,000.00

Depreciación acumulada edificio 90,000.00 (año 1 90,000.00 (año 2 90,000.00 (año 3 90,000.00 (año 4 90,000.00 (año 5 90,000.00 (año 6 90,000.00 (año 7 90,000.00 (año 8 90,000.00 (año 9 90,000.00 (año 10 900,000.00

La cuenta de gastos siempre tendrá registrado el valor ocasionado en dicho período, no así la cuenta de depreciación acumulada que conserva las depreciaciones de cada año. Así al finalizar la vida útil del edificio, tenemos una depreciación acumulada total de C$ 900,000.00. Luego este valor servirá para ajustar la cuenta de activo fijo denominada Edificio, la que permaneció inalterable durante los diez años.

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Veamos los asientos de ajuste: Edificio año1) 1,000,000.00 900,000.00(ajuste 100,000.00

Depreciación acumulada Edificio ajuste) 900,000.00 90,000.00 (año 1 90,000.00 (año 2 90,000.00 (año 3 90,000.00 (año 4 90,000.00 (año 5 90,000.00 (año 6 90,000.00 (año 7 90,000.00 (año 8 90,000.00 (año 9 90 90,000.00 (año 10 0,000.00 900,000.00

En este caso, la cuenta de depreciación acumulada está cancelada, ya que el activo fijo ha llegado al fin de su vida útil y por tanto el valor en libros del edificio es de C$100,000.0, equivalente al valor residual determinado previamente. 4.1.2. Cuentas básicas utilizadas en el registro de la depreciación Para finalizar este tema, identificaremos las principales cuentas que utilizaremos para el registro contable de la cuota de depreciación: Estas cuentas son: a) Activo fijo: Es una cuenta de origen deudora y registra el valor del activo fijo adquirido, cualquiera que este sea. Para identificar el activo fijo es recomendable, agregar a dicha cuenta el nombre del activo correspondiente. b) Gasto por depreciación: Cuenta de origen deudora y registra el valor de la depreciación del período en que ocurre el gasto. No conserva saldos y su valor se cierra contra pérdidas y ganancias al final de cada período contable. c) Depreciación acumulada: Cuenta de origen acreedora, acumula las depreciaciones periódicas que el activo va teniendo, se cancela al final de la vida útil del activo fijo, realizando un ajuste a la cuenta del activo fijo correspondiente. d) Otros ingresos: Cuenta de origen acreedora, registra las utilidades generadas por la venta de activos fijos por encima de su valor en libros o valor residual.

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e) Otros gastos: Cuenta de origen deudora, registra las pérdidas ocasionadas por la venta de activos fijos por debajo de su valor en libros o valor residual. Veamos el siguiente resumen: Los activos fijos de un negocio, están constituidos por todos los bienes tangibles como edificios, maquinaria, vehículos, equipos, etc. y de derechos como inversiones expresadas en documentos. Todos los bienes tangibles de un negocio están sujetos a la depreciación, que es la forma de recuperar la inversión realizada al momento de adquirir dicho activo. Esta depreciación se calcula sobre la base de la vida útil del activo y cada período el activo va perdiendo valor por el uso; sin embargo su valor está siendo a la vez, recuperado por el lado de la reserva de depreciación. La cuenta utilizada para el registro contable es denominada, depreciación acumulada, cuenta de origen acreedora que expresa las disminuciones de valor del activo fijo correspondiente. La contra cuenta es gastos por depreciación, cuenta de origen deudora que se abre para cada período contable por ser cuenta de resultados. Al finalizar la vida útil del activo, la cuenta de depreciación acumulada se cancelará con la cuenta del activo fijo correspondiente.

4.2.

Métodos de depreciación

Siguiendo con el estudio de la depreciación, estudiaremos a continuación los distintos métodos que pueden utilizarse para calcular la cuota periódica de depreciación. Se han desarrollado dos tipos de métodos para estimar el gasto por depreciación de los activos fijos tangibles. Estos son: 1.Método lineal 2.Métodos acelerados Analizo: La depreciación en un período, varía de acuerdo con el método seleccionado, pero la depreciación total a lo largo de la vida útil no puede ir más allá del valor de recuperación. Algunos métodos de depreciación dan como resultado un gasto mayor en los primeros años de vida del activo, lo cual repercute en las utilidades netas del período. Por tanto, el contador debe evaluar con cuidado todos los factores, antes de seleccionar el método para depreciar los activos fijos.

1. Método lineal Este método lineal considera que la cuota de depreciación es igual durante la vida útil del activo fijo. El efecto que este método tiene en las utilidades del negocio es igual en todos los años de la vida útil del activo. Dentro de estos métodos esta el Método de Línea Recta. Veamos cómo se calcula la depreciación anual, bajo este método de línea recta:

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Depreciación Anual = Valor de adquisición del activo fijo - Valor residual Vida útil del activo fijo Observe que esta fórmula contiene conceptos ya estudiados previamente, así como su registro contable. Si tomamos como ejemplo, el valor del edificio que adquirió la empresa “Mariposa”, el cálculo de la depreciación anual, bajo el método de línea recta es: Depreciación anual =

C$1.000.000.0 - $100.000.0 10 años

La depreciación anual será de: C$ 90,000.00 De la fórmula anterior, podemos deducir lo que se denomina la tasa de depreciación anual, que puede utilizarse para el cálculo de la depreciación anual. Su cálculo es el siguiente: Tasa anual de depreciación =

______1_________ Vida útil del activo fijo

Para nuestro ejemplo, la tasa anual de depreciación será: Tasa anual de depreciación:

1 10 años

= 10%

Significa que para este activo fijo, la depreciación anual será sobre una tasa anual del 10%. Si utilizamos la tasa anual de depreciación sobre el valor a depreciación, la cuota anual de depreciación será: Depreciación anual = C$ 900,000.0 x 10% = C$ 90,000.00 Recordemos que el valor a depreciar es C$ 90,000.00 debido que existe valor residual de C$ 100,000.00. Significa que para esta empresa el cargo anual a la cuenta de Gastos por depreciación será de C$ 90,000.00 y el crédito a la cuenta de depreciación acumulada será la sumatoria de las depreciaciones anuales de manera que al final de la vida útil deberá tener un valor recuperado equivalente a C$ 900,000.00 y quedará un valor en libros de C$ 100,000.00. Los asientos de diario se presentarán de la siguiente manera: 1. Para la compra del activo: Fecha

Explicación Maquinaria Banco

Cargos

Abonos

100,000 00 100,000 00

Para el registro de la compra del edificio al valor de C$ 1,000, 000.0 con cheque.

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2. Registro de la depreciación después del 1er año : Fecha

Explicación

Cargos

Gasto por depreciación Depreciación acumulada edificio

Abonos

90,000 00 90,000 00

Los asientos para el registro de la depreciación mediante este método, es igual al ejemplo que iniciamos de la empresa “Mariposa”. Tanto los años siguientes como el ajuste de la cuenta al finalizar la vida útil del edificio son semejantes. Veamos: Gasto por depreciación año10) 90, 000.00

Depreciación acumulada edificio 90,000.00 (año 1 90,000.00 (año 2 90,000.00 (año 3 90,000.00 (año 4 90,000.00 (año 5 90,000.00 (año 6 90,000.00 (año 7 90,000.00 (año 8 90,000.00 (año 9 90,000.00 (año 10 900,000.00

En la cuenta de gastos siempre registraremos el valor del gasto ocasionado en dicho período, en la cuenta de depreciación acumulada registraremos la reserva por depreciación de cada año. Así al finalizar la vida útil del edificio, tenemos una depreciación acumulada total de C$900.000.0. Veamos ahora cuál es la presentación en el balance general: CUADRO DE DEPRECIACIÓN ANUAL VALOR NETO DE LOS ACTIVOS AL FINAL DE CADA AÑO ACTIV O FIJO (-) Dep. acumul. ACT. FIJO NETO

AÑO 1

AÑO 2

AÑO 3

AÑO 4

AÑO 5

AÑO 6

AÑO 7

AÑO 8

AÑO 9

AÑO 10

1,000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

1.000.000

90.000

180.000

270.000

360.000

450.000

540.000

630.000

720.000

810.000

900.000

910.000

820.000

730.000

640.000

550.000

450.000

370.000

280.000

190.000

100.000

Interpretemos el cuadro anterior: 

En el cuadro anterior hemos reflejado el valor del activo fijo durante la vida útil, tal como se presenta en el balance general al final del período contable.



En la primera fila encontramos el valor de compra del activo fijo, que no cambiará, ya que los activos siempre deben mantenerse a su valor histórico o de adquisición. Para este edificio su valor histórico es C$ 1,000,000.00.

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

En la fila dos ubicamos el valor de la depreciación acumulada, que incrementa cada año en C$ 90,000.00, valor de la depreciación anual, calculada según el método lineal. Observemos que al final del décimo año, la depreciación acumulada es de C$ 900,000.00, quedando solamente por recuperar C$100,000.00, correspondiente al valor residual del edificio.



Este valor lo encontramos en la tercera fila, al que hemos llamado Activo fijo neto. Lo calculamos restando del activo fijo el valor de la depreciación acumulada al año correspondiente. El valor del activo fijo neto, es también utilizado como el valor en libros al finalizar cada año. Si queremos conocer el valor del activo al final de cierto período, tendremos que recurrir al valor neto de los activos y dicho valor será la parte de la inversión por recuperar.

Concluyamos: La depreciación anual de un activo fijo puede ser calculada mediante métodos denominados lineales, los que determinan una cuota igual de depreciación para toda la vida útil del activo. Es un método sencillo, rápido y sobre todo conservador, ya que el efecto que tiene en las utilidades es el mismo en todos los años de duración del activo fijo. Siempre que calculamos la depreciación anual, debemos de conocer si el activo tendrá valor residual a fin de incluirlo en el cálculo. El método de depreciación lineal supone una cuota de depreciación igual en todos los períodos, durante el cual se recupere el valor de la inversión de un activo fijo.

2. Métodos acelerados A continuación estudiaremos los métodos acelerados y su utilización en la determinación de la cuota anual de depreciación. ¿Por qué se les llama acelerados? Son métodos acelerados, ya que la cuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo es mayor a los siguientes. Este criterio es hasta cierto punto válido, considerando que el activo al inicio tiene mayor capacidad de utilización y por tanto, mayor capacidad de generar ingresos para recuperar la inversión. En este caso, durante los primeros años deberá aportar en mayor proporción a la recuperación de su valor, no así en los últimos años cuando su capacidad se ve disminuida. Dentro de los métodos acelerados, encontramos dos tipos: a. Suma de dígitos b. Doble cuota

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a) Método de suma de dígitos En este método, la cuota de depreciación anual se determina mediante la siguiente fórmula: Depreciación anual:

( VA - VR ) x

n  AÑOS

donde; VA: Valor de compra del activo fijo VR: Valor residual del activo fijo (VA - VR) : Valor del activo fijo a depreciar. n . AÑOS: Para calcular la sumatoria de los años, la fórmula es la siguiente: AÑOS =

n ( n + 1) 2

No olvido: El valor de (n) irá cambiando a medida que vayan transcurriendo los años de vida útil de la maquinaria. Tomemos el ejemplo anterior: Calculemos el denominador: Sumatoria de los años: 10 (10 + 1 ) Sumatoria de los años = ___________________ = 55 2 Calculemos ahora la cuota anual de depreciación: AÑOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

VALOR A DEPRECIAR C$ 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00 900,000.00

FACTOR 10/55 9/55 8/55 7/55 6/55 5/55 4/55 3/55 2/55 1/55

DEPRECIACIÓN ANUAL C$ 163,636.60 147,272.73 130,909.10 114.,45.45 98,181.82 81,818.18 65,454.55 49,090.91 32,727.27 16,363.64 C$ 900,000.0

Para facilitar el cálculo en los diez años de vida útil del edificio, elaboramos el cuadro anterior. Observe que el valor a depreciar en los diez años no varía y la depreciación anual se va determinando a partir de lo que llamamos factor de depreciación anual, es decir la división del año correspondiente entre la sumatoria de los años. Colectivo de Contabilidad

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En el primer año, el factor de depreciación es de 10/55 ya que el activo tiene aún 10 años de vida útil, luego en el segundo año, la vida útil se reduce en un año y por tanto, el factor de depreciación es de 9/55. Este procedimiento será utilizado hasta llegar al último año de vida útil del activo, donde el factor de depreciación será 1/55. El registro de diario, mayor y la presentación en el balance general es igual al registro con el método lineal y se diferencian solamente en la cuota de depreciación anual. Para la compra del activo: Fecha

Explicación

Cargos

Maquinaria Banco

Abonos

1,000,000 00 1,000,000 00

Para el registro de la compra del edificio al valor de $1,000.000.00 con cheque. Registro de la depreciación después del 1er año : Fecha

Explicación

Cargos

Gasto por depreciación Deprec. acumulada edificio

Abonos

163,636 36 163,636 36

Los asientos para el registro de la depreciación mediante este método, es igual al ejemplo que iniciamos de la empresa “Mariposa”. Tanto los años siguientes como el ajuste de la cuenta al finalizar la vida útil del edificio son semejantes. El registro en el mayor sería el siguiente: Gasto por depreciación año10) 163,636.36

Depreciación acumulada edificio 163,636.36 (año 1 147,272.73 (año 2 130,909.10 (año 3 114,545.45 (año 4 98,181.82 (año 5 81,818.18 (año 6 65,454.55 (año 7 49,090.91 (año 8 32,727.27 (año 9 16,363.64 (año 10 900,000.00

En la cuenta de gastos siempre registraremos el valor del gasto ocasionado en dicho período, en la cuenta de depreciación acumulada registraremos la reserva por depreciación de cada año. Así al finalizar la vida útil del edificio, tenemos una depreciación acumulada total de C$900,000.0.

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Ahora bien, el valor en libros del activo fijo utilizando el método de suma de dígitos es el siguiente: FACTOR n__ Años

AÑOS

VALOR A DEPRECIAR

DEPRECIACIÓN ANUAL

DEPRECIACIÓN ACTIVO FIJO ACUMULADA NETO

1

C$900,000.00

0.181818

C$163,636.36

2

900,000.00

0.163636

147,272.73

310,909.09

689,090.9

3

900,000.00

0.145454

130,909.10

441,818.19

558,181.8

4

900,000.00

0.127272

114,545.45

556,363.64

443,636.4

5

900,000.00

0.109090

98,181.82

654,545.46

345,454.5

6

900,000.00

0.090909

81,818.18

736,363.64

263,636.4

7

900,000.00

0.072727

65,454.55

801,818.19

198,181.8

8

900,000.00

0.054545

49,090.91

850,909.10

149,090.9

9

900,000.00

0.036363

32,727.27

883,636.37

116,363.6

10

900,000.00

0.018181

16,363.64

900,000.01

100,000.0

C$163,636.36 C$836,363.6(*)

(*)

El valor del activo fijo neto al primer año se calcula deduciendo el valor de la depreciación anual, al valor del activo fijo (valor de adquisición total) es decir, C$1,000,000, dado que este es el valor al 1er. año. El resto de los años se calculan usando el valor del activo fijo neto del año anterior. Podemos observar que la cuota de depreciación varía, ya que hemos utilizado un método diferente al método lineal. Se caracteriza, como habíamos dicho por que la cuota anual es mayor en los primeros años, esto lo podemos observar en este cuadro. Así mismo, el valor total a depreciar es siempre de C$ 900,000.00, cuyo valor ha sido recuperado al finalizar el décimo año, al igual que en el método lineal.

3. Efecto del Gasto por Depreciación en la Utilidad Neta Como hemos visto anteriormente, la cuota de depreciación se registra como gasto de un período específico y dicho valor es considerado al momento de calcular la utilidad neta en el Estado de Resultado. Debido a que cada método utiliza criterios diferentes para el cálculo del gasto por depreciación, es interesante analizar el efecto que tienen en la utilidad neta de cada período, durante se deprecia un activo fijo. Analizaremos el efecto del gasto por depreciación calculado mediante el método lineal, utilizando como supuesto una utilidad operativa de C$ 250,000.00 y una tasa de impuestos sobre la renta del 30%.

Colectivo de Contabilidad

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Contabilidad I (Administración de Empresas)

Para observar el efecto que tiene el método en las utilidades a gravar, podemos elaborar el cuadro que presentamos a continuación: AÑO 1

Utilidad Operativa

DEPREC. ANUAL

Utilidad antes de IR

Tasa de I.R.

C$250,000.00 C$90,000.00 C$160,000.00

30%

Valor del I. R.

Utilidad neta

C$48,000.00 C$112,000.00

2

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

3

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

4

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

5

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

6

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

7

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

8

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

9

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

10

250,000.00

90,000.00

160,000.00

30%

48,000.00

112,000.00

900,000.00

480,000.00 1,120,000.00

Analicemos el cuadro anterior: El cuadro anterior nos refleja el efecto que tiene el método lineal de depreciación sobre las utilidades netas, luego de pagar el impuesto. Observe que el efecto es el mismo en todos los años, puesto que la cuota es lineal, es decir que las utilidades después de impuesto siguen siendo C$ 112,000.00, a menos que la utilidad operativa varíe de un año a otro. Otro elemento importante en el cuadro anterior es el impuesto a pagar. Observemos que el valor es el mismo en todos los años y por tanto el efecto del impuesto en las utilidades también es igual. Observemos ahora, el efecto que tiene la depreciación anual con este método acelerado, llamado Suma de Dígitos. Años 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Utilidad Operativa C$250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00 250,000.00

Depreciación Utilidad Antes de Impuestos C$163,636.36 147,272.73 130,909.10 114,545.45 98,181.82 81,818.18 65,454.55 49,090.91 32,727.27 16,363.64 900,000.00

C$ 86,363.6 102,727.3 119,090.9 135,454.6 151,818.2 168,181.8 184,545.5 200,909.1 217,272.7 233,636.4

Colectivo de Contabilidad

Tasa De IR 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30% 30%

Valor del Impuesto C$ 25,909.09 30,818.18 35,727.27 40,636.37 45,545.45 50,454.55 55,363.64 60,272.73 65,181.82 70,090.91 480,000,00

Utilidad Neta C$ 60,454.5 71,909.1 83,363.6 94,818.2 106,272.7 117,727.3 129,181.8 140,636.4 152,090.9 163,545.5 1,120,000.00

184

Contabilidad I (Administración de Empresas)

Observemos que la utilidad después de impuesto es mucho menor en los primeros años, pues el valor de la depreciación anual es mayor, así mismo la utilidad a gravar es menor; sin embargo, en los últimos años el valor de depreciación que trasladamos a la cuenta de gastos es menor, por tanto la utilidad antes de impuestos a gravar es mayor y por tanto la cuantía a pagar en concepto de impuestos es mayor. Comparando el valor total de los impuestos gravados en ambos métodos, veremos que la empresa pagaría al finalizar un período de diez meses, la misma cuantía en concepto de impuestos, de igual forma el valor de la utilidad neta es la misma. Interpretemos los resultados anteriores: La interpretación es simple. Mediante el método de suma de dígitos, hemos exigido al negocio mayor cobertura por parte de las utilidades a los gastos en concepto por depreciación. Debido a que el activo tiene mayor capacidad de utilización en los primeros años, aseguraría a la empresa la producción de las ganancias; sin embargo, a medida que va llegando al final de su vida útil, la cuota por recuperar es menor y cualquier disminución de las utilidades soporta la parte correspondiente a la depreciación sin experimentar pérdidas antes de impuestos. A medida que transcurre en la vida útil, el activo fijo disminuye su capacidad de producción y de generar ingresos, es por ello que hemos acumulado la mayor cantidad de depreciación en los primeros años de vida útil. Observemos el efecto sobre las utilidades utilizando el método de doble cuota: AÑO

Utilidad Operativa

Depreciación anual

Utilidad Antes de Impuesto

Tasa de Impuesto

Impuesto sobre la renta

Utilidad Neta

1

C$250,000.00

C$200,000.00

C$ 50,000.00

30%

C$ 15,000.0

2

250,000.00

160,000.00

90,000.0

30%

27,000.0

63,000.0

3

250,000.00

128,000.00

122,000.0

30%

36,600.0

85,400.0

4

250,000.00

102,400.00

147,600.0

30%

44,280.0

103,320.0

5

250,000.00

81,920.00

168,080.0

30%

50,424.0

117,656.0

6

250,000.00

65,536.00

184,464.0

30%

55,339.2

129,124.8

7

250,000.00

52,428.80

197,571.2

30%

59,271.4

138,299.8

8

250,000.00

41,943.04

208,057.0

30%

62,417.1

145,639.9

9

250,000.00

33,554.43

216,445.6

30%

64,933.7

151,511.9

10

250,000.00

25,843.55

224,156.5

30%

67,246.9

156,909.5

482,512.3

1,125,861.90

891,625.82

C$

35,000.0

Este método al igual que la suma de dígitos, considera como criterio fundamental la capacidad del activo fijo en los primeros años de vida útil, por tanto el valor asignado al gasto por depreciación anual es mayor y las utilidades a gravar por la tasa de impuestos sobre la renta es menor. Tiene el mismo efecto en los últimos años de vida útil, donde el valor de la depreciación es menor y las utilidades a gravar son mayores. Las principales razones por las cuales el efecto en las utilidades varía en relación con el método utilizado, son las siguientes:

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1. El gasto por depreciación es “deducible de impuestos”, esto significa que el valor de la depreciación anual disminuye las utilidades a gravar por el impuesto sobre la renta y las empresas utilizan los métodos acelerados como una estrategia financiera para asegurar utilidades y flujos de dinero en los primeros años de una inversión importante como por ejemplo, la adquisición de maquinaria, equipos, construcciones, etc. Luego en los años siguientes la producción estará nivelada, la empresa habrá logrado una posición en el mercado y por tanto, los ingresos generados podrán hacerle frente al incremento de los impuestos. 2. Las empresas utilizan la depreciación como “escudo fiscal”. Se le llama de esta forma, puesto que el gasto por depreciación es un gasto no desembolsable, es decir no ocurre una salida de dinero en efectivo al momento del registro contable de la depreciación, pues constituye solamente una reserva de capital por una inversión realizada con anterioridad. El hecho que la depreciación sea un gasto no desembolsable lo convierte en una operación generadora de efectivo o disponibilidad de capital para que la empresa cubra otros desembolsos importantes de capital. Dicha estrategia le permite a la empresa disponer de esos fondos, asegurando efectivo disponible para llevar a cabo, pagos a proveedores, compras de materias primas, pagos de salarios, etc. La depreciación es una forma de financiamiento de la empresa, es un capital con menos riesgos que un préstamo bancario, por ejemplo, por el cual se paga una tasa de interés. Concluyamos: En la presente unidad hemos estudiado el procedimiento contable para el manejo de los activos fijos sujetos a depreciación. Se excluyen de los activos fijos a depreciar los activos fijos intangibles como los derechos a largo plazo y los terrenos. La depreciación es valor recuperado periódicamente de una inversión realizada por la empresa para la adquisición de activos fijos utilizados en el negocio. A medida que el activo está siendo utilizado, éste va perdiendo valor, pero a la vez, la empresa va creando una reserva de capital en concepto de depreciación acumulada. Existen dos métodos para el cálculo de la depreciación anual de un activo fijo. Uno de ellos es el método lineal, el cual establece una cuota de depreciación para todos los años, durante la vida del activo fijo. En cambio, el segundo método, denominado métodos acelerados, establecen una cuota mayor de depreciación en los primeros años de vida útil del activo, considerando que la capacidad de utilización de los activos fijos es mayor en los primeros años, por tanto, tendrá mayor cobertura de los gastos. Dentro de los métodos acelerados encontramos, dos formas para el cálculo de la depreciación, denominados Suma de dígitos y Doble cuota. A diferencia del método lineal, el cálculo de la cuota de depreciación se hace considerando la capacidad productiva de los activos fijos y por tanto, en los primeros años de vida útil el activo fijo será depreciado en mayor proporción. A medida que transcurre el tiempo la cuota de depreciación anual será menor. La selección de un método influirá directamente en las utilidades netas y la cuantía de impuestos sobre la renta. En la medida que el gasto por depreciación sea mayor, las utilidades serán menores y por tanto, el impuesto por pagar será menor.

ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 6. EJERCICIOS PROPUESTOS. Ejercicio No. 1 Colectivo de Contabilidad

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El 28 de marzo de 200X La Empresa López compró en C$ 1,750,000 una tienda cuyo terreno mide 2 hectáreas y su valor asciende a C$ 350,000. La vida útil de la tienda es de 10 años y se espera un valor residual equivalente al 15% de su valor de compra. Realizo: a) La depreciación anual utilizando los diferentes métodos de depreciación b) Una comparación entre cada uno de los métodos. Ejercicio No. 2 La empresa Martínez, adquirió una maquinaria cuyo valor de adquisición fue de C$ 135,000, y tuvo gastos de adecuación e instalación de dicha maquinaria por C$ 6,760. Se ha estimado una vida útil de 12 años y un valor residual equivalente al 10% de su valor total. Calculo: a) La depreciación del activo utilizando el método lineal. b) ¿Cuál sería el valor de la depreciación de la maquinaria al noveno año, si la empresa utiliza el método de suma de dígitos. c) Suponiendo que el dueño del negocio decide vender el activo cuando hubiese transcurrido 6 años de su vida útil, si utiliza el método de línea recta. ¿A qué valor deberá venderlo para que no obtenga pérdidas en ventas de bienes de capital? d) La depreciación anual utilizando el método de doble cuota. e) ¿Cuál sería el valor de la depreciación acumulada del activo durante los 4 primeros años, si la empresa utilizara el método de suma de dígitos? f) Suponiendo la información del punto anterior, ¿cuál sería el asiento de diario, si la empresa decidiera vender dicho activo y en el mercado se cotiza a C$ 80,000.00? Ejercicio No. 3 El 12 de abril de 200X, Víctor Martínez y Cía. compró un nuevo camión en C$ 13,400.00 con vida útil de seis años y valor de desecho de C$ 1,400.00. El camión se depreció de acuerdo al método de línea recta. Presente los asientos, de diario necesarios para registrar la venta o entrega a cambio del camión, de acuerdo con las siguientes operaciones: a) Al finalizar su vida útil se vendió el camión en C$ 4,200.00 b) Al término de su vida útil, el camión se vendió de contado, en C$ 500.00 c) Al final del cuarto año, se cambió el camión por uno nuevo a un precio de lista de C$15,700.00. El señor Martínez entregó C$ 7,700.00, además recibió una bonificación de C$7,000.00 por el camión viejo.

Ejercicio No. 4. Responda claramente las preguntas siguientes:

Colectivo de Contabilidad

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1. 2. 3. 4. 5.

Explique el concepto de depreciación. Identifique las principales cuentas utilizadas en el registro de la depreciación. Describa el registro contable de la depreciación al finalizar el ciclo contable. Establezca la diferencia básica entre el método lineal y los métodos acelerados. Explique cuál es el criterio en que se basan los métodos acelerados. Dé su opinión al respecto. 6. Redacte con sus palabras la diferencia entre valor de mercado y valor en libros. Ejercicio No. 5 El 22 de junio de 1994, el taller Ruiz, S.A. compró una nueva máquina para reencauchar por C$ 4,000,000.00 más C$ 60,000.00 de cargos por fletes y C$ 1,400.00 de gastos de instalación. Se le estimó a la nueva máquina una vida útil de 5 años y un valor de recuperación de C$ 300,000.00. Elabore una relación que muestre la depreciación para 1994 y 1995, bajo cada uno de los métodos siguientes: a) Línea recta b) Doble cuota Ejercicio No. 6 El 10 de enero de 1995, Productos Carmel S.A. compró una nueva troqueladora en C$ 25,000,000.00 con vida útil de cuatro años y valor de recuperación de C$ 2,000,000.00. La troqueladora se depreciará mediante el método de doble cuota. A continuación: a) Presente una relación que muestre el cargo por depreciación, la depreciación acumulada y el valor en libros para cada uno de los cuatro años. b) Haga el asiento de diario necesario para registrar el valor de cambio por la máquina al comprar una nueva, a un precio de lista de C$ 37,000,000.00 el 2 de enero de 1997. La empresa recibió una bonificación de C$ 4,500,000.00 por la máquina antigua.(Se reconoce utilidad o pérdida). Ejercicio No. 7. Depreciación lineal. El 22 de junio de 2004, el taller Espinoza , una empresa reencauchadora, compró una nueva máquina para reencauchar por US$55,000, más U$900 de cargos por fletes y U$500 de gastos de instalación. Se le estimó a la nueva máquina una vida útil de 6 años y un valor de recuperación de U$6,500. SE LE PIDE: 1. Calcule el valor a depreciar de la máquina. 2. La cuota de depreciación anual y mensual. Línea recta. 3. Elabore el cuadro de depreciación y determine el valor neto de la máquina en final de cada año.

Colectivo de Contabilidad

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Contabilidad I (Administración de Empresas)

Valor de adquisición del activo fijo Valor a depreciar de la máquina Cuota de depreciación anual Cuota de depreciación mensual Valor residual

TABLA DE DEPRECIACIÓN – VALOR ACTIVO FIJO NETO AÑOS

ACTIVO FIJO

DEPRECIACIÓN ANUAL

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

ACTIVO FIJO NETO

Se le pide además: a.

Registre en esquema de mayor, si la máquina para reencauchar del Ejercicio No. 1 se vendiese a: 1. C$6,000 2. C$7,000

Ejercicio No. 9. Depreciación suma de dígitos. El 28 de marzo de 1995 La Clínica Médica López, compró un equipo de rayos “X” en US$ 35,500. Para su instalación tuvo gastos por US$6,500. La vida útil estimada por el fabricante (3M), es de 8 años y se espera un valor residual equivalente al 25% de su valor de compra. SE LE PIDE: a) El valor a depreciar b) Valor de la sumatoria para aplicar el factor de depreciación. c) La cuota de depreciación anual. d) Tabla de depreciación y valor del activo fijo neto. e) Gastos por depreciación acumulada al octavo (5º) año.

Colectivo de Contabilidad

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Valor de adquisición del activo fijo Valor a depreciar de la máquina Valor residual Sumatoria para aplicar el factor de depreciación Cuota de depreciación anual al 3er. año Gasto depreciación acumulada al quinto año TABLA DE DEPRECIACIÓN – VALOR ACTIVO FIJO NETO AÑO

VALOR A DEPRECIAR

FACTOR

DEPRECIACIÓN ANUAL

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

ACTIVO FIJO NETO

Se le pide además: a. Registre en esquema de mayor: el activo fijo, la depreciación acumulada y la depreciación del 8avo. Año, del ejercicio No. 2.

Ejercicio No. 10. Depreciación en unidades producidas. Se adquirió una Fotocopiadora por valor de C$ 520,000, sin incluir el IVA, más gastos de instalación del sistema eléctrico y de redes por valor de C$12,000, cuya vida útil se ha estimado

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Contabilidad I (Administración de Empresas)

en 80,000 copias y un valor residual de C$ 5,400. Elabore la tabla de depreciación con la siguiente información de uso por año:  Fotocopias producidas en el 1º Año de vida: 10,000  Fotocopias producidas en el segundo año: 35,000  Fotocopias producidas en el tercer año: 20,000  Fotocopias producidas en el cuarto año: 15,000 Valor de adquisición del activo fijo Valor a depreciar de la máquina Cuota de depreciación por unidad (fotocopia) Cuota de depreciación anual al 4o. año Gasto depreciación acumulada al cuarto año Valor residual

TABLA DE DEPRECIACIÓN POR UNIDADES PRODUCIDAS Y VALOR ACTIVO FIJO NETO AÑOS

ACTIVO FIJO

DEPRECIACIÓN ANUAL

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

ACTIVO FIJO NETO

Se le pide además: a. Registre en esquema de mayor la depreciación acumulada de la fotocopiadora al tercer año (20,000 horas), así también el activo fijo y la depreciación del año.

E. BIBLIOGRAFÍA

Colectivo de Contabilidad

191

Contabilidad I (Administración de Empresas)

1. Lara, Elías. Primer curso de contabilidad. Editorial Trillas. 18ª. edición. México 2002 2. Lara, Elías. Segundo curso de contabilidad. Editorial Trillas. 18ª. edición. México 2002 3. Horngren & Harrison. Contabilidad. Editorial Prentice Hall. Tercera Edición 4. Horngren, Sundem, Elliott. Editorial Prentice Hall.

Introducción a la Contabilidad financiera. Quinta edición.

5. Guajardo, Eduardo. Contabilidad Financiera. Segunda Edición. Editorial McGraw Hill. 6. Meigs & Meigs. Contabilidad. Base para la toma de decisiones. Undécima edición.

Colectivo de Contabilidad

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