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“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN E IMPUNIDAD”

CURSO:

TOMA DE DECISIONES II

TEMA:

HERRAMIETAS TECNOLOGICAS PARA LAS DECISIONES GERENCIALES

DOCENTE:

CICLO:

MG. MIGUEL LIMO VASQUEZ

V

INTEGRANTES: MARCO AGAMA SANCHEZ GILMER RIOS MANZO ALBERTH ROJAS GAMBOA IRMA ROMELIA VALENCIA VILLANUEVA DIANA RODAS SOLANO

HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA LAS DECISIONES GERENCIALES

I.- INTRODUCCION En los últimos años, ha sido evidente la implantación de sistemas y tecnologías en las empresas, con el objetivo de mejorar la gestión y la toma de decisiones dentro de la organización, facilitando así la conexión entre las organizaciones y departamentos. Las herramientas tecnológicas pueden ser utilizadas de diferentes formas en las organizaciones, algunas están destinadas a apoyar los procesos administrativos, y otras son fundamentales para la organización de las operaciones y la administración de la empresa en su totalidad. El uso adecuado de estas tecnologías de la información y las comunicaciones en las empresas, trae consigo muchos beneficios, dentro de los que se destaca el mejoramiento de los flujos de información, lo cual genera un mejor conocimiento de las condiciones reales de los procesos y de la compañía misma, produciendo un mejor desempeño en las actividades de administración, planeación y de toma de decisiones, con lo cual es posible obtener mejoras en la eficiencia y efectividad operativa y una reducción en los costos globales, dado a esta mejora operacional,. Es por eso que el uso de herramientas tecnológicas se ha vuelto una condición fundamental para aquellas empresas que busquen ser exitosas en los entornos modernos de negociación. II.- QUE ES UNA HERRAMIENTA TECNOLOGICA Según una definición global, una herramienta tecnológica es cualquier “software” o “hardware” que ayuda a realizar bien una tarea, entendiéndose por “realizar bien” que se obtengan los resultados esperados, con ahorro de tiempo y ahorro en recursos personales y económicos. Una herramienta tecnológica puede tener distinto alcance. Así, Internet, es una herramienta tecnológica de alcance masivo, que podemos definir como un gran entorno de comunicación digital.

III.- PRINCIPALES HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS 1.- ERP(Enterprise ResourcePlanning) Un sistema ERP (EnterpriseResourcePlanning / Planificador de Recursos Empresariales) es una aplicación de gestión, que aglutina y maneja todos los procesos de negocio de una empresa, permitiendo en cualquier momento un acceso y una gestión integral de toda la información corporativa. La diferencia principal entre un sistema ERP y cualquier otro sistema de gestión, es que un sistema ERP integra todos los aspectos necesarios para el funcionamiento de los procesos de negocio de una empresa: almacén, pedido, ventas, compras, ofertas, contabilidad, producción, gestión de proyectos, etc. 1.1 IMPORTANCIA Contar con un ERP en nuestra empresa nos permite unificar y ordenar toda la información de la que se dispone, acceder de manera inmediata a los datos y custodiados de forma segura. Además, este proceso exige la revisión de los procedimientos previos a la implantación del software, lo que incide directamente en su optimización. Con la implantación de un ERP se integran tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, finanzas, producción, costes, inventarios, ventas, etc.) como los externos (su relación con clientes y proveedores), quedando toda la información compilada y automatizada en una única base de datos compartida. 1.2 VENTAJAS DE UN ERP 

Mejora en la toma de decisiones. Al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información fiable. De ese modo será posible estimar los escenarios futuros con mayor precisión y, además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en la pantalla de su ordenador. De

ese modo se consigue mejoras en el proceso de toma de decisiones. 

Se evitan duplicidades. Gracias a la integración y centralización que proporcionan los programas ERP los responsables de los distintos departamentos accederán en tiempo real a la misma información. De este modo se reducen los registros duplicados y la duplicación de las operaciones.



Adaptación a las necesidades específicas de cada empresa. A la hora de implantar o cambiar de ERP, la empresa proveedora configurará la aplicación para adaptarlo a las necesidades concretas de cada caso.



Mayor control y trazabilidad. Los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la organización. De ese modo es posible controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor (trazabilidad).



La seguridad. Los ERPs mejoran la seguridad de nuestra información en un doble sentido. En primer lugar, será más difícil robar la información por los distintos niveles de acceso o autorización. Pero, además, toda nuestra información estará centralizada con copias de seguridad generadas automáticamente para protegernos de posibles errores.



Integración con clientes y proveedores. ElERP supera los límites de la propia empresa añadiendo a otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores. De ese modo el proveedor se convierte en un socio estratégico que participará activamente en el diseño y desarrollo de nuevos productos ayudándonos a mejorar la productividad y reducir costes.

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Mejora la eficiencia y la capacidad operativa. Como ya hemos mencionado los sistemas ERP permiten eliminar duplicidades. Pero además automatizan actividades que anteriormente se desarrollaban de un modo manual o casi manual (como la generación de albaranes, facturas, etcétera), reduciendo significativamente la posibilidad de errores asociados al componente humano. De ese modo la empresa mejorará su capacidad operativa pudiendo atender a más clientes o fabricar más productos.

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Cae el volumen de costes. La mayor eficiencia, la disminución de errores y la eliminación de duplicidades permiten reducir significativamente el nivel de costes empresariales.

2.- ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO CORPORATIVO O CPM CPM es una solución integrada para gestión de desempeño corporativo que ayuda a las organizaciones en la gestión estratégica, monitoreando su desempeño y traduciendo la ejecución en acciones prácticas de forma simple, pero robusta, en ambiente completamente web. CPM es una solución integrada para gestión de desempeño que le ofrece a las organizaciones un conjunto completo de recursos, ayudando a traducir la estrategia en objetivos operacionales, definiendo y colectando indicadores que permiten el control del desempeño del negocio y monitorean su progreso. Los gestores pueden acompañar y analizar el desempeño en tiempo real a través de paneles ejecutivos (dashboards) de fácil uso, mejorando la comprensión de la gestión, lo que lleva a decisiones mejores, acciones más rápidas y más relevantes. 2.1.- PRINCIPALES BENEFICIOS    

Mejora la tomada de decisión. Minimiza incertidumbres, alineando indicadores y objetivos. Enfoque en los indicadores que reflejan la estrategia y que son más críticos. Sincroniza la comunicación de las metas, estrategias e indicadores a través de las diversas áreas, permitiendo a

los usuarios consultar, editar, compartir y trabajar simultáneamente en una información común. Minimiza los problemas asociados con la generación de informes financieros detallados y datos operacionales de múltiples aplicaciones, bancos de datos y sistemas existentes. Facilita a la organización a tomar decisiones de manera más rápida e inteligente obteniendo y transformando datos de los múltiples sistemas operacionales en un repositorio único en tiempo real. Integra procesos clave de gestión en una única plataforma

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



2.2.- VENTAJAS    

Escalable Integrable Intuitiva Certificaciones: ISO 27001, ISO 50001, ISO 9001, GDPR, ISO 14001

3.-CRM (CustomerRelationship Management) La tecnología CRM ayuda a optimizar las ventas de las organizaciones comerciales que hacen uso de él. Un sistema CRM proporciona las herramientas necesarias para que la información de los clientes esté unificada, proporcionando una visión global de cada uno de ellos, con el fin de ofrecerles un servicio altamente personalizado. Con los sistemas CRM, las funciones de ventas y marketing pueden integrarse sin problemas. Al almacenar los datos clave para el negocio, los usuarios pueden acceder rápidamente desde cualquier sitio o dispositivo y compartir la información, ayudándolos a aumentar la productividad comercial de la empresa. Con relación al ERP, el CRM aporta una operativa diferente, donde el foco principal es el cliente a título individual y no el proceso comercial en su conjunto.

3.1.- BENEFICIOS DE UN CRM EN UNA EMPRESA 

Relaciones más personales con los clientes actuales Este es el principal beneficio de un CRM, ya que ofrece la oportunidad de establecer relaciones con los clientes gracias a la interacción de la empresa con este a través de diferentes canales de comunicación. Toda la información queda almacenada en el CRM, y de esta manera las empresas pueden conocer mejor a sus clientes y saber cuáles son sus necesidades y preferencias a la hora de adquirir un producto o servicio. Gracias a esto a una mayor fidelización.



Hacer seguimiento de todas las potenciales ventas Gracias al embudo de ventas puedes ver el estado de cada una de tus ventas así como la etapa en la que se encuentra para que así no se te quede ninguna venta sin hacer seguimiento.



Ser más productivo en la venta y post-venta Toda la empresa tiene acceso a toda la información de un mismo cliente por lo que evitas un montón de tiempo de emails, llamadas y reuniones enviando o solicitando información sobre una posible venta.

 Que no se quede nada sin hacer Si por algo se caracteriza un CRM es porque hace que la comunicación interna de la empresa sea fluida y no se piedra nada por el camino a través de e-mails o llamadas telefónicas. De esta manera, todas las actividades, ya sean reuniones o tareas a realizar quedan recogidas en la plataforma para que todos los empleados puedan estar al tanto de todas las labores de la organización. También permite una planificación futura sin que los datos relevantes de los clientes se pierdan.  Retener más clientes Debido a que la empresa tiene un amplio conocimiento de los clientes esta puede ofrecer soluciones comerciales adaptadas a sus necesidades, por lo que el ingreso también es mayor y se reduce el ciclo de venta.



Obtener de nuevas ideas y soluciones El estar comunicado constantemente con el cliente hace que la empresa desarrolle mejoras e innove en sus productos, por lo que un CRM ayuda a la generación de nuevas ideas.



Informes y analítica de ventas Gracias a los informes puede ver un histórico del rendimiento de las ventas e incluso de cómo va la empresa a día de hoy, y así a través de un proceso de mejora llegar a objetivos.

 Campañas de marketing segmentadas Los CRM son una gran base de datos y gracias a toda esa información que contienen la empresa puede conocer y segmentar los diversos mercados para poder crear campañas de marketing más efectivas y exitosas. 4. HERRAMIENTAS DE BI - BUSINESS INTELLIGENCE La toma de decisiones es un proceso vital en todas las empresas y de ella depende cómo actuamos en situaciones imprevistas, qué estrategias seguimos o cómo delimitamos las tareas.

Para tomar buenas decisiones necesitamos cumplir dos requerimientos: tener capacidad de análisis y disponer de buena información. Con relación al primer requerimiento, la tecnología no puede hacer mucho ya que es una capacidad personal del analista, pero en el segundo requisito, existe un buen apoyo tecnológico capaz de convertir los datos disponibles en información de valor para tomar decisiones. Este caso al uso deherramientas denominadas de Business Intelligence (BI). La diferencia entre la información que contiene un ERP y la que se puede obtener de un BI, es que la primera se orienta principalmente a cubrir las necesidades operativas de gestión, mientras queen la segunda, se orienta a la comprensión de los problemas para tomar decisiones de control operativo y de tipo estratégico. En este sentido, hay que destacar que lo verdaderamente importante de las herramientas de BI no sólo es su capacidad de convertir datos en

información relevante, sino también en lapotencia de presentación, que facilita la comprensión dinámica de la información de una forma cómoda y ágil.

4.1 VENTAJAS A partir de la información recopilada conocemos mejor a nuestros

clientes

y

sus

necesidades,

y

también

cómo

satisfacerlos. Gracias al BI podemos mejorar nuestra estrategia de Experiencia del Cliente, y estos son algunas de sus ventajas: 

Conocer a nuestro público gracias al BI podemos segmentar con

gran

precisión a

crear microcomunidades dentro

nuestros de

nuestras

clientes; bases

de

datos, con necesidades y expectativas comunes. 

Cada

microcomunidad

o

segmento

buscará

y tendrá

necesidades diferentes. Así que, en nuestra estrategia, deberemos

establecer objetivos

y

acciones

concretas

dirigidas a cada uno de estos segmentos. 

Estableceremos patrones de conducta, esto nos ayudará a comprender cómo reacciona cada segmento de nuestro público objetivo ante las diferentes acciones que llevamos a cabo.



La información recogida nos indicará como diseñar mejor las experiencias que queremos ofrecer a nuestros clientes. Experiencias asociadas a la marca y al producto, la finalidad es que las experiencias deben ser únicas e irrepetibles y estar al nivel de las exigencias del cliente.

5. TECNOLOGÍA WORKFLOW O BPM La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través del diseño de los flujos de trabajo (En inglés: Workflow) .

Esta herramienta tiene gran importancia cuando una empresa se enfrenta a procesos de rediseño operacional del negocio, lo que la convierte en una herramienta básica para agilizar y facilitar resultados positivos acortando plazos. Los sistemas BPM son complementarios a los sistemas ERP, ya que si bien este segundo, contempla los procesos básicos de la cadena de valor, el primero permite el diseño abierto de cualquier procedimiento específico, de forma que no sólo asegura su correcta ejecución, sino que permite la comunicación con otros sistemas o elementos tecnológicos (correo electrónico, envío de SMS, Etc.).

Gracias a la plena integración de un sistema ERP con un sistema de Workflow se pueden llevar a cabo los más complejos procesos y procedimientos empresariales de manera eficiente y controlada. 5.1 VENTAJAS     

Transparencia en todas las etapas del proceso. Un mayor control administrativo. Aumento de productividad. Reducción de costos. Automatización de procesos y generación de evidencias.

6. SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES - SGA El SGA es una herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén.

Las principales funciones básicas que es imprescindible que realice cualquier SGA son:    

Gestión de entradas Gestión de la ubicación de las unidades de carga Gestión de control de stock Gestión del control de las salidas

Con una solución SGA, es el sistema informático el que dirige el flujo físico de materiales de acuerdo a un amplio rango de criterios, lo que posibilita optimizar los espacios de almacenamiento, la reducción de

tiempos de trabajo, etc.Lógicamente, no es posible trabajar con un sistema SGA que no esté integrado con un ERP. 6.1.- BENEFICIOS La gestión almacén tiene múltiples efectos a distintos niveles en el funcionamiento de la empresa. Y sus principales beneficios, son: 

Optimización del espacio: Tener un espacio suficientemente adecuado al volumen de negocio al que la empresa se enfrenta. Para ello se necesita tener identificado cada área y reconocer el uso que se le tiene que dar. Por eso, se tiene que estar todo perfectamente señalizado y acondicionado para su correcto uso.

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Uso de la técnica de cross-docking: Hacer uso de la técnica de cross-docking: el objetivo principal de un almacén es que el producto se encuentre el menor tiempo posible dentro de sus instalaciones. Para ello, el cross-docking es la técnica que hace reducir el tiempo de un material dentro del almacén, incluso llegando a nunca ubicarlo.

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Servicio de citas previas y saber qué pedidos se van a entregar: Es muy importante tener un control de lo que va a entrar en el almacén. Por ello, es importante saber con antelación cuándo van a entregar y qué material van a entregar. Si este control no se lleva a cabo, acaba derivando en un descuadre de stock (algo muy habitual en un gran número de empresas).

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Agrupación de los productos por familias logísticas: Hay una serie de productos que se suelen gestionar por igual. Este tipo de productos, es mejor tenerlos en una misma zona, para que la gestión sea mucho más rápida y eficiente. Gracias a un buen sistema SGA, no sólo te ayudará con la agrupación, sino que después será fácil de localizar.



Control del desempeño de cada empleado: Si se mide el tiempo que tarda un empleado en realizar una tarea, podemos analizar su productividad, calidad y eficiencia, y por lo tanto,

podemos detectar dónde podemos mejorar para llegar a ser más eficientes en cada proceso. 7. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA La factura electrónica se caracteriza por facilitar el envío de las facturas a sus destinatarios por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica. Esto es así porque se valida con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente. Gracias a la factura electrónica se reducen los costes administrativos y se acortan los plazos de envío, lo que al final repercute positivamente en los plazos de cobro. 7.1.- BENEFICIOS



REDUCCIÓN DEL COSTO DE TUS GASTOS DE FACTURACIÓN EN UN 85% La facturación electrónica ha traído consigo la eliminación de procesos de impresión, mensajería y almacenamiento, y esto da como resultado una reducción de costos importante para las empresas y usuarios. Un ejemplo de ello es el costo que implicaba anteriormente mandar imprimir una factura, el tiempo que tomaba generarla y finalmente entregarla al cliente. Hoy en día este proceso se realiza en unos segundos a través de un portal web, tablet o smartphone y utilizando el correo electrónico o servicios como Gosocket como medio de envío.



SEGURIDAD Y RAPIDEZ EN LA EMISIÓN DE COMPROBANTES Al realizar tu facturación electrónica, estás contratando los servicios de una empresa que cumple con todos los requisitos impuestos por el estado en materia de seguridad. En cuanto al tiempo de emisión de tu factura, tarda menos de un segundo en timbrar tus documentos fiscales.



SIMPLIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El uso de sistemas de facturación electrónica simplifican tus procesos administrativos ya que puedes asignar distintas tareas y dar de alta varios usuarios que tengan diferentes autorizaciones dentro del sistema. Por otro lado la organización que permite un sistema electrónico te ayudará con el almacenamiento de tus documentos fiscales, la localización de información en los mismos y facilitará los procesos de posibles auditorías internas o externas.



MEJORAR EL SERVICIO AL CLIENTE Al contar con un portal al cliente, estos podrán tramitar sus facturas directamente en el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas. Así mismo el ahorro de tiempo y dinero te permitirá una mejor reinversión del mismo en actividades de servicio al cliente.



REDUCE ERRORES EN EL PROCESO DE GENERACIÓN, CAPTURA, ENTREGA Y ALMACENAMIENTO Debido a que nuestro sistema se maneja a partir de bases de datos dadas de alta previamente, los errores en tus documentos fiscales se reducen significativamente. De igual manera, al contar con sistemas como el de ioFacturo, tus documentos fiscales se almacenan por un mínimo de 5 años, el cual es el tiempo que solicita el SAT por ley.



MAYOR CONTROL DOCUMENTAL Al contar con una mejor organización y almacenamiento de la información de tus productos, servicios y clientes tendrás mayor control sobre la documentación emitida por ti o por tu empresa. Así mismo, la facilidad de búsqueda que ofrece el sistema ioFacturo te permitirá localizar cualquier tipo de información y/o documento fácil y eficazmente.

8. GESTIÓN DOCUMENTAL Hoy en día, es vital acceder a los documentos de forma ágil y eficaz. Normalmente los documentos se encuentran en diferentes formatos (papel, imágenes, archivos informáticos etc.) por lo que su accesibilidad no es tan rápida ni fiable como sería deseable.

Es importante la cantidad de tiempo que se emplea localizando documentos en una empresa, sin que estos recursos aporten valor para el negocio. Gracias a los sistemas de gestión documental, este tiempo se puede reducir significativamente. Lógicamente, el ahorro de tiempo se traduce en una reducción de costes y en la posibilidad de emplearlo en otras tareas de mayor valor. Un sistema de gestión documental gana interés cuando se implementa junto a un sistema ERP, ya que permite vincular los datos y registros a documentos, mejorando la seguridad de acceso, y por supuesto, con la posibilidad de acceso remoto sobre toda su información en cualquier momento. 8.1.- BENEFICIOS 

Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

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Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar.)

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Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.



Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.



Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además, si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.



Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.

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Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, tiene las medidas de solución ante los riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.

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Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permite y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que

se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó. IV.- CONCLUSION La digitalización de los procesos estratégicos empresariales comprende una de las áreas fundamentales de la transformación digital. El uso de un software en una empresa significará el inicio de una nueva etapa en la que se podrá anticiparse a los problemas que puedan ir surgiendo en la actividad comercial. Con su ayuda, será mucho más sencillo hacer planificaciones para el futuro, potenciar aquellos departamentos que podrían ofrecer mejores resultados y marcar una línea a seguir que termine en el éxito.

V.- REFERENCIA BIBLIOGRAFICA -

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