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Notrasnoches 8.0 Guía rápida

Guía Rápida Notrasnoches 8.0 Fecha revisión: Mayo 2012 Notrasnoches 8.0 http://www.notrasnoches.cl e-mail: [email protected] Copyright 2012. Todos los derechos reservados

Coyancura N° 2270, Oficina 1018, Providencia – Santiago, Fono (+56-2)9464268 soporte@notrasnoches,cl - www.notrasnoches.cl

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INDICE

Tema 1. INGRESO Y TECLAS RAPIDAS DEL SISTEMA...................................................................................3 2. CREAR CARPETA DE PRESUPUESTOS. ..............................................................................................6 3. COMO AGREGAR O CREAR UN PRESUPUESTO................................................................................8 4. COMO AGREGAR LINEAS A UN PRESUPUESTO.............................................................................11 6.1 Elegir “Actividad” desde Banac.........................................................................................................14 6.2 Elegir “Actividad” desde “Otro Presupuesto”.....................................................................................17 6.3 Crear “Actividad” directamente en el presupuesto..............................................................................20 5. CREAR ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS (APU) PARA UNA ACTIVIDAD ...............................23 6. AGREGAR FUNCIONES EN TODOS LOS ANALISIS DE PRECIOS UNITARIO...............................27 7. AGREGAR FORMATO PARA ITEMIZADO. .......................................................................................30 8. AGREGAR NOTAS A LAS LINEAS DE PRESUPUESTO....................................................................32 9. AGREGAR COMENTARIO AL PIE......................................................................................................34 10. IMPRIMIR INFORME DE PRESUPUESTO ........................................................................................35 11. EXPORTAR INFORME PRECIO UNITARIO SIMPLE A MICROSOFT EXCEL 2003.......................36 12. REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES DE UN PRESUPUESTO.................................................40 13. REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES BANAC..........................................................................44 14. APLICAR CRITERIOS PARA PRECIOS.............................................................................................46 15. MODIFICAR % DE LEYES SOCIALES EN BANAC..........................................................................49 16. COMO HACER COPIA DE PRESUPUESTO.......................................................................................51 17. RESPALDAR PRESUPUESTO............................................................................................................54 18. INSTALAR PRESUPUESTO ...............................................................................................................57 19. EXPORTAR EDICION DE PRESUPUESTOS A UNA PLANILLA MICROSOFT EXCEL 2003.........59 20. IMPORTAR ITEMIZADO DE PRESUPUESTO DESDE UNA PLANILLA MICROSOFT EXCEL 2003..............................................................................................................................................60 21. IMPORTAR Y EXPORTAR MATERIALES DE UN PRESUPUESTO A UNA PLANILLA MICROSOFT EXCEL 2003 .......................................................................................................................65 22. IMPORTAR BASE DE MATERIALES EN FORMATO MICROSOFT EXCEL A BANAC (IMPORTAR BASE DE DATOS EXTERNA)............................................................................................69 23. INFORME MATERIALES POR PARTIDA (CON SELECCIÓN) ........................................................73

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INGRESO Y TECLAS RAPIDAS DEL SISTEMA Datos de Acceso al Sistema:

Usuario Password

: 0 (dígito cero) : ondac

Son combinaciones de teclas que facilitarán el uso del sistema, las cuales serán definidas por mantenedor.

Pantalla Principal del Sistema.

Tecla Rápida F11 F8 F12 F9

Opción Índice de Presupuestos. Editar Presupuesto. Revaluar. Materiales del presupuesto.

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Al momento de “Editar” un presupuesto se visualiza el nuevo menú “Edición Presupuesto” en donde se detallan funciones con sus respectivas teclas rápidas.

Edición de Presupuesto.

Tecla Rápida CTRL+A CTRL+D CTRL+X CTRL+C CTRL+V CTRL+B F3 CTRL+N CTRL+S F7

Opción Agregar antes de… Agregar después de… Cortar. Copiar. Pegar. Buscar. Información de la Actividad (APU, Cubicaciones, Enlaces, Notas, etc.). Numerar. Ir al Asistente de Actividades, funciones y capítulos. Volver a presupuesto.

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Análisis de Precios Unitarios. Dentro de un análisis de precios unitarios, es posible acceder a sus funciones con teclas rápidas.

Teclas Rápidas CTRL+A CTRL+D CTRL+X CTRL+C CTRL+V CTRL+S F12 F3

Opción Agregar al final del análisis. Insertar entre filas. Cortar. Copiar. Pegar. Ir al Asistente de materiales, actividades y funciones. Revaluar. Análisis.

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CREAR CARPETA DE PRESUPUESTOS. “Carpeta” corresponde a una forma de organizar presupuestos dentro del sistema “Notrasnoches”. Estos se pueden clasificar por tipos de obra (edificios, casas, reparaciones, etc.), por ciudad, por mandante, etc.).

1.

Hacer clic, sobre menú “Sistema”, Opción “Índice de Presupuestos” ó Presionar la tecla de función F11.

Menú “Sistema”, Opción “Indice de Presupuestos”.

2.

Hacer clic, sobre la pestaña “Carpetas”.

Hacer clic aquí para visualizar la pestaña “Carpetas”

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Esta pantalla solo permite crear y eliminar carpetas. No pudiendo ser eliminada la carpeta “GENERAL”.

3.

Presionar botón “Agregar”

, en este caso una “Carpeta”.

4.

Agregar “Código” de carpeta (Ej.: EJERCICI), que debe comenzar con una letra, debe tener como máximo 8 caracteres, no debe contener caracteres especiales (/, - , . , #, \ , etc.).

Digitar aquí, código de carpeta (Ejemplo: EJERCICI), máximo 8 caracteres.

5.

Escribir “Nombre” de la carpeta, Ejemplo: “Presupuestos para ejercitar”.

6.

Presionar botón “Grabar”

.

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COMO AGREGAR O CREAR UN PRESUPUESTO

1.

Hacer clic, sobre menú “Sistema”, opción “Índice de Presupuestos”.

Menú “Sistema”, Opción “Indice de Presupuestos”.

2.

Seleccionar la carpeta donde se desea crear el presupuesto:

3.1. Hacer clic para seleccionar la carpeta donde se creará el presupuesto.

3.

Presionar botón “Agregar”

.

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4.

Digitar “código”, que debe contener como máximo 8 caracteres, NO caracteres especiales (/, - , . , #, \ , etc.) y debe comenzar con una letra. Saltar a la siguiente línea de la ficha de presupuesto, presionando la tecla “enter”. Completar el resto de los antecedentes de la ficha de presupuesto.

Ficha de Presupuesto

5. Presionar botón “Grabar” en la lista de presupuestos.

. Al presionar este botón el presupuesto recién creado quedará almacenado

Presupuesto recién creado

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6. Presionar botón “Seleccionar” etc.).

para ingresar itemizado de presupuesto (agregar capítulos, partidas,

Consideraciones: § El único dato que se debe ingresar obligatoriamente es el código, sin embargo es recomendable completar la ficha de presupuesto con la mayor cantidad de datos posible.

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COMO AGREGAR LINEAS A UN PRESUPUESTO 1.

Para comenzar es necesario previamente crear y seleccionar un presupuesto; es decir se debe visualizar la pantalla “Edición de Presupuesto”.

2.

Presionar botón “Agregar después de……” (en el caso de la primera vez que se agrega una línea de presupuesto, no tiene importancia el que sea “Agregar después de…”

o “Agregar antes de…..”

ó presionar las teclas abreviadas CTRL+D ó CTRL+A que son su equivalente).

Un vez presionado el botón “Agregar después de…”, se deberá hacer clic sobre la “flecha” que acompaña a la letra “C”. Al realizar esta operación se visualizarán 4 tipos de datos que se pueden agregar: C: Capítulo A: Actividad F: Función G: Global

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Definición: C (Capítulo)

: Corresponde a las “etapas” o “subetapas” de la obra, también conocidos como títulos. Existe una base de datos en el sistema ó podrán ser creados por el usuario. Estos conformarán la estructura del presupuesto. Ejemplo: INSTALACION DE FAENAS, OBRA GRUESA, TERMINACIONES, INSTALACIONES, ETC.

A (Actividad) : Corresponde a las partidas que conformarán el presupuesto, estas pueden ser obtenidas desde la base de datos del sistema (BANAC), desde otro presupuesto ó creadas en el sistema. La base de datos, BANAC cuenta con aproximadamente 700 actividades. Ejemplo: “CIERRO DE MADERA h=1.80” F (Función)

: Corresponde a las operaciones de porcentajes y sumatorias. Ejemplo: UTILIDADES, GASTOS GENERALES, IVA, TOTAL y SUBTOTAL.

G (Global)

: Corresponde a una cifra que no se encuentra justificada por un análisis de precios unitarios. Su precio se agrega directamente sobre la celda “Precio Unitario”. Y deben ser creados por el usuario.

3.

Hacer clic sobre “Capítulo” y escribir en la celda “Descripción” el nombre del capítulo (para nuestro ejemplo comenzaremos con “OBRAS PRELIMINARES”.

Una vez escrito el nombre del primer capítulo, presionar el botón

“Grabar” ó las teclas CTRL + G

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4.

Luego de presionar el botón “Grabar”, hacer clic nuevamente en “Agregar después de….” y escribir el nombre del siguiente capítulo.

Presionar el botón “Grabar”. SIEMPRE después de escribir el nombre del capítulo.

5.

En este ejemplo, se agregó una estructura típica de presupuesto.

5.1. Para agregar capítulos dentro de otro ó actividades, se deberá hacer doble clic, sobre la carpeta que se muestra en la figura.

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6.

Al hacer clic, sobre el botón “Agregar después de…” con la carpeta del capítulo abierta aparecerá en la columna tipo, la letra “A” que indica “Actividad”. Es posible agregar una actividad proveniente de tres partes diferentes:

§ § §

Desde BANAC (Asistente). Que es lo más frecuente. Desde otro presupuesto. Actividad nueva creada directamente en el presupuesto.

6.1 Elegir “Actividad” desde Banac 1.

Presionar el botón “Agregar después de…”.

Al hacer clic, sobre el botón “Asistente” 2.

ó presionar las teclas CTRL+S

Hacer clic sobre este botón aparecerá lo siguiente:

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En la pantalla anterior se visualiza el “Asistente”, el cual permite buscar una actividad por descripción ó por clase. § §

Por descripción (que es lo más frecuente). Por clase de actividad.

§

Búsqueda por descripción. Para el ejemplo buscaremos la actividad “HORMIG. 170KG/C/M3 S.B. DESP.” 1.

Se debe hacer clic sobre el recuadro blanco que aparece en la parte superior del “Asistente”, escribir parte de la descripción y presionar el botón “Buscar”. 1.1. Recuadro de “Búsqueda”. En él se digita una pequeña parte de la descripción. En este caso además se agregó un “*” que actúa como “comodín”, es decir busca cualquier palabra que empiece con las letras escritas y que dentro de su descripción contenga el número 170.

Actividad encontrada

Si desea “Ver”, al análisis de precio unitario de la actividad seleccionada, se debe presionar el botón “Análisis”

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§

Búsqueda por clase. Para el ejemplo se buscará la actividad “ENFIERRADURA D=12 MM”. 1.

Se presiona la barra de desplazamiento vertical que se muestra en la figura, con esto se podrán recorrer las diferentes clases de actividades del sistema. Barra de desplazamiento vertical, para desplazarse entre las clases

Al hacer clic sobre la clase, se visualizará en la parte inferior todas las actividades que pertenecen a esa clase

Primera actividad asociada a la clase antes seleccionada

2.

Luego se deberá hacer clic, sobre la actividad a incluir en el presupuesto, seleccionar la opción “Si”, en “Preguntar Por Cantidad”, luego se deberá presionar botón “Elegir”, escribir la cantidad ó cubicación y presionar botón “Insertar”. De esta forma se podrán incluir todas las actividades del capítulo, sin necesidad de salir del “Asistente” y presionar nuevamente el botón “Agregar después de…”.

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6.2 Elegir “Actividad” desde “Otro Presupuesto” 1.

Una vez abierto el capítulo que contendrá las actividades (y/o capítulos), se deberá presionar el botón “Índice de Presupuestos” para seleccionar el “otro” presupuesto desde donde se copiará información.

2.

Aparecerá la siguiente pantalla, en donde se deberá marcar el presupuesto y luego presionar el botón “Seleccionar”.

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3.

Se visualizará el “Otro” presupuesto:

4.

Marcar las líneas de presupuesto que se desea copiar y presionar botón “Copiar”:

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Para marcar una o más líneas se debe: Marcar la primera fila, mantener presionar la tecla “Shift” y luego hacer clic sobre la última fila a copiar, con esto se marcará un bloque de líneas (como lo muestra la figura). Si se desea marcar líneas discontinuas, se deberá mantener presionada la tecla “CTRL” mientras se marcan cada una de las líneas seleccionadas.

5.

Ir a “Índice de Presupuesto” y seleccionar el presupuesto “Destino” y hacer clic sobre la línea del presupuesto donde se desea pegar y presionar el botón “Pegar”.

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6.3 Crear “Actividad” directamente en el presupuesto 1.

Una vez abierto el capítulo que contendrá las actividades (y/o capítulos), se deberá presionar el botón “Agregar después de…” ó presionar el botón CTRL+D

2.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra activa en la columna “Clase”.

2.1. Seleccionar (haciendo clic en la línea) la clase en la cual asociaremos la actividad. En este caso se seleccionó la clase “AD”, que es la más adecuada para asociar nuestra actividad a crear “BODEGA DE MATERIALES”.

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3.

Al seleccionar la clase inmediatamente desaparecerá el “Asistente de Clases”, entregándonos automáticamente un código (correlativo, dentro de su clase), que corresponde a un número mayor o igual a 90000(números destinados para que el usuario genere sus propios códigos de actividades).

4.

Luego se deberá hacer clic sobre la celda “Descripción” y escribir el nombre de la actividad, su unidad y la cantidad o cubicación (si es que se tiene).

4.1. Presionar el botón “Grabar”

5.

Luego en el mensaje siguiente presionar el botón “SI”.

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Consideraciones: § Para ingresar el itemizado de un presupuesto se recomienda crear todo los capítulos que estén al mismo “nivel”, es decir todas las etapas principales de la obra y luego desarrollar cada una de estas. §

La actividad recientemente creada(hasta el momento) no posee “Análisis de Precios Unitario” por lo que este se deberá crear presionando el botón “Análisis” Botón “Análisis”

§

.

Es importante saber que estas actividades SOLO quedan almacenadas en el presupuesto actual y no en BANAC. Si desea que esto ocurra se deberá, previamente estudiado su correspondiente análisis de precio unitario, presionar el botón “Duplicar”. Botón “Duplicar”

.

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CREAR ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS (APU) PARA UNA ACTIVIDAD Una vez creada la actividad (vista en el punto anterior, específicamente en el punto “Crear Actividad directamente en el presupuesto”), se deberá crear su análisis de precio unitario de la siguiente forma: 1.

Hacer clic, sobre la actividad seleccionada para agregar el análisis de precio.

2.

Hacer clic sobre el botón “Análisis”

3.

Hacer clic en el botón “Agregar”

y aparecerá la siguiente pantalla:

.

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4.

Hacer clic en flecha que se encuentra en la celda “Tipo”, aparecerán 3 tipos de datos que se pueden agregar en el análisis: M : Material A : Actividad F : Función

Al hacer clic en esta flecha, aparecerán los tipos de datos. Se deberá seleccionar uno de ellos.

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5.

Si se desea incluir un “Material”, este puede ser obtenido desde “Banac” ó podrá ser creado directamente en el análisis. § §

§

Banac (que es lo más frecuente). Creando uno “Nuevo”.

5.1. Banac (que es lo más frecuente). 5.1.1.

Presionar el botón “Asistente”

.

5.1.2.

Elegir desde él, los “Materiales”, “Actividades” y/o “Funciones que se desea agregar, para esto se deberá hacer sobre ellos.

Hacer clic sobre el material a incluir. Seleccionar el proveedor del material

Luego, incluir el rendimiento del material para la actividad (si es que se tiene), sino se agrega directamente sobre el análisis.

Este procedimiento es válido para incluir el resto de los materiales y/o actividades, sin necesidad de cerrar este asistente y volver a presionar el botón “Agregar”, debido a que si marca nuevamente un material y se presiona el botón “Elegir”, lo agregará en la línea siguiente.

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§

5.2. Creando un material. 5.2.1 Se deberá seleccionar tipo “M” (material). 5.2.2 Luego se deberá hacer clic en la flecha que se encuentra en la celda “Clase”, para seleccionar la más adecuada para clasificar el material. En el siguiente ejemplo se creará el material “CANDADO ESPECIAL (UNI).”

En este caso, se seleccionó la clase “NA” para clasificar el material. Luego se deberá presionar el botón “Elegir”.

5.2.3 Una vez seleccionada la “Clase” se deberá incluir la descripción del material, su unidad, cantidad y su precio.

Código correlativo que genera el sistema automáticamente.

Luego presionar el botón “Grabar”

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AGREGAR FUNCIONES EN TODOS LOS ANALISIS DE PRECIOS UNITARIO Para agregar una o más funciones dentro de cada uno de los análisis de precios unitarios, se debe hacer lo siguiente: 1.

Se deberá ingresar al análisis de precios unitario de cualquier actividad del presupuesto, es decir se deberá hacer clic sobre una actividad (cualquiera) y luego se deberá presionar el botón “Análisis”

2.

Al presionar este botón aparecerá la siguiente pantalla:

3.

Presionar botón “Aplica grupo de funciones a todos los análisis de precios unitario”

4.

Aparecerá la ventana que se muestra a continuación:

Funciones Disponibles, no necesariamente corresponden a las que se encuentran dentro del presupuesto.

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.

.

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5.

Por ejemplo, si se desea aplicar “Gastos Generales” y “Utilidades” dentro de cada análisis de precio unitario, se debe traspasar estas dos funciones al área de las seleccionadas.

5.1. Se hace clic, sobre la función a incluir en cada análisis de precios unitarios. 5.2. Se presiona el botón “Traspasa a ventana derecha” . 5.3. Estos dos pasos, se repiten, si se desea agregar otra función dentro del análisis.

De esta forma quedarán incluidas las funciones seleccionadas. Pero además se deberá agregar la función “SUBTOTAL”, para que realice primero la sumatoria del análisis y luego se apliquen los porcentajes sobre él.

Una vez traspasada la función “SUBTOTAL”, se deberá hacer clic, sobre ella para cambiarla de posición, es decir deberá quedar antes de la función GASTOS GENERALES, utilizando la flecha “Mueve línea demarcada hacia arriba”

.

Una vez incluidas todas las funciones, se debe: 1. Hacer clic, sobre la función GG. 2. Escribir en el cuadro “Porcentaje %”, la cantidad a incluir. 3. Este paso se deberá realizar de igual forma para la

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6.

Se deberá seleccionar la opción “Incluir Globales “(en forma opcional), en el cuadro “Sección se aplicará”.

7.

Presionar el botón “Aplicar”

8.

Aparecerá el siguiente cuadro:

9.

Presionar el botón “Agregar”

.

.

10. Al presionar este botón aparecerá un mensaje con el resumen de las actividades que fueron afectadas y la cantidad de líneas agregadas.

Presionar el botón “Aceptar” y luego el botón “Salir”.

Consideraciones: § § § § §

El presupuesto debe estar terminado, es decir debe contener todas las actividades, ya que al aplicar esta operación solo se agregarán a las actividades existentes y NO a las que se agreguen posteriormente. Se deberá tener la precaución de NO agregar más de una vez las funciones (gastos generales y utilidades), es decir de no agregarlos en la “Edición del Presupuesto” y en los análisis de precios unitarios conjuntamente. Al agregar los porcentajes de las funciones, se debe tener marcada la función a la cual se le desea agregar el porcentaje. Si se desean eliminar las funciones agregadas se deben traspasar a la ventana de las seleccionadas (de a una) y presionar el botón “Eliminar”. Cuando se aplican funciones que sumen el análisis anterior y que sobre ese “Subtotal” se aplique la nueva función, siempre se debe seleccionar la opción “Al final del Análisis” y la función “Subtotal” debe ir al principio.

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AGREGAR FORMATO PARA ITEMIZADO. 1.

Hacer clic, sobre menú “Presupuesto”, opción “Parámetros”. Menú “Presupuesto”, opción “Parámetros”

2.

Aparecerá la siguiente pantalla:

Este formato viene por defecto (solo números).

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3.

Para obtener un formato con una letra en el primer nivel y números en los restantes niveles, se debe realizar lo siguiente:

4.

Marcar los dos primeros números del primer nivel. Dos primeros números del primer nivel marcados.

5. Presionar botón que simboliza las “letras” forma:

(o digitando en el teclado). Y quedará de la siguiente

Luego, le agregaremos en forma “opcional” un punto (.) y un guión (–) para terminar cada itemizado.

6.

Presionar botón “Aceptar”

.

6.1. Aparecerá este mensaje, donde nuevamente, se deberá presionar “Aceptar”.

7.

Para que el presupuesto se actualice con el nuevo formato de itemizado, se deberá presionar el botón “Numerar”

que se encuentra en la pantalla “Edición del presupuesto”.

NOTA: • También es posible incorporar itemizado en forma manual, directamente sobre el campo “Info” de la “edición de presupuesto”.

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AGREGAR NOTAS A LAS LINEAS DE PRESUPUESTO 1.

Hacer clic sobre la línea seleccionada para agregar una especificación. Actividad seleccionada

2.

Presionar el botón “Notas”

.

3.

Al presionar el botón anterior aparecerá la siguiente ventana:

Cuadro donde se escribirá la especificación para la actividad antes seleccionada.

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4.

Presionar botón “Salir”, con esto quedará grabada la nota asociada a la línea. Automáticamente se visualizará en la “Edición de presupuesto”, un símbolo que indica que la línea tiene “Nota” Símbolo de notas.

5.

Para visualizar todas las “Notas” creadas, se debe hacer lo siguiente: 5.1. Hacer clic sobre el menú “Presupuesto”, opción “Informes del Presupuesto”.

Menú “Presupuesto”, opción “Informes”.

5.2. Seleccionar informe “Notas de Presupuesto”, hacer clic sobre el recuadro blanco que acompaña a la leyenda.

5.3. Presionar el botón “Pre-Vista”.

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AGREGAR COMENTARIO AL PIE

1.

Hacer clic, sobre el botón “Comentario al Pie”

que se encuentra en la “Edición de Presupuestos”.

2.

Al presionar el botón anterior aparecerá el siguiente cuadro:

Escribir aquí cualquier comentario relacionado con el presupuesto.

3. Presionar botón “Grabar”

.

Consideraciones: §

Este comentario solo aparecerá impreso en el informe “Presupuesto Detallado”.

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IMPRIMIR INFORME DE PRESUPUESTO 1.

Seleccionar presupuesto.

2.

Hacer clic en menú “Presupuesto”, opción “Informes”. Aparecerá la siguiente pantalla.

Se deberá hacer clic, sobre el cuadro que acompaña al nombre del informe a imprimir.

Seleccionar los diferentes “Filtros” y opciones que poseen los informes (Niveles a mostrar, original o borrador, etc.)

3.

Presionar directamente el botón “Imprimir” o si desea se puede generar una “Prevista” antes de imprimir el informe (presionando botón “Pre-Vista”).

Consideraciones: § §

La línea de color azul y el visto bueno que indica la selección del informe deberán estar en la misma fila para generar informe seleccionado. El formato del papel y los atributos de la impresora NO son controlables desde el sistema Notrasnoches. Estos son tomados de la configuración que posee la impresora que se encuentra “Predeterminada” en Windows.

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EXPORTAR INFORME PRECIO UNITARIO SIMPLE A MICROSOFT EXCEL 2003 1.

Se deberá tener seleccionado el presupuesto, es decir en la barra de título deberá estar el código del presupuesto y la carpeta donde lo contiene.

1.

Código de carpeta donde se encuentra el presupuesto.

2.

Código de presupuesto.

3.

2.

Ciudad de donde se están obteniendo los precios, para este presupuesto

Una vez seleccionado el presupuesto, se deberá hacer clic en el menú “Presupuesto”, opción “Informes”.

Se deberá seleccionar el informe a exportar y todas sus opciones, niveles a mostrar, original, borrador, etc.

3.

Presionar el botón “Pre-Vista”.

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4.

Al generar la “Pre-Vista”, aparecerá la siguiente pantalla:

4.1. Presionar botón “Exportar”

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.

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5. Seleccionar el formato para exportar. En el caso del informe “Precio Unitario Simple”, el mejor formato es “Excel 5.0 (XLS) (Extended)”. 5.1. Hacer clic aquí para seleccionar formato. 5.2. Presionar botón “OK”

6.

6.1. Hacer clic en la opción “Tabular format (Arrange all object in one area into one row) 6.2. Presionar botón “OK”.

7.

7.1. Seleccionar directorio donde se desea “Guardar” archivo exportado.

7.2. Escribir nombre de archivo en formato Excel. Por defecto el sistema asignará un nombre, pero si desea puede ser cambiado.

8.

Presionar botón “Guardar”

.

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Consideraciones: § § §

Se recomienda guardar archivo exportado en cualquier directorio, excepto el de instalación del sistema (c:\Ondacwin), por ejemplo en Mis Documentos, etc. Además es aconsejable exportar el presupuesto solo para efectos de formato. Para exportar a Excel informe “Presupuesto Detallado”, se recomienda utilizar la opción “Exportar a Excel” que se encuentra en “Edición de Presupuestos”.

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REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES DE UN PRESUPUESTO 1.

Debe estar seleccionado un presupuesto en particular.

2.

Ir al menú “Presupuesto” opción “Materiales”.

Menú “Presupuesto”, opción “Materiales”.

3.

En la siguiente pantalla presionar el botón “Reajuste”

.

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Aparecerá la siguiente ventana, donde se puede reajustar “Una”, “Varias” o “Todas” las clases de materiales. •

Reajustar “Todas” las clases.

En este caso se están reajustando TODAS las clases de materiales del presupuesto.

Si se desea se puede hacer clic, en esta opción para incluir los globales de “tipo” global.

Porcentaje del reajuste (5%).

1. Presionar el botón “Aceptar”.

•

Reajustar “Una” clase. 1.

Seleccionar la opción “Una”. Opción “Una” clase.

Listado de clases.

2.

Hacer clic, sobre la flecha que acompaña a la clase (Listado de clases), para seleccionar la clase a reajustar.

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Para el ejemplo se reajustará la clase “ZA O.M. Especializada”.

Luego se deberá presionar el botón “Elegir”.

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3.

Aparecerá la siguiente pantalla: Porcentaje de reajuste (para el ejemplo, un 5%). Si se desea en esta opción también se pueden incluir los globales, haciendo clic en opción “Incluye Globales”.

4.

•

Presionar el botón “Aceptar”

Reajustar “Varias” clases. Para este ejemplo se desea reajustar TODA la clase “Mano de Obra”, es decir desde la clase “Z” hasta la “ZB”, en un 5% para el presupuesto.

Para seleccionar un rango de clases, primero se debe seleccionar la opción “Varias”.

Presionando cada una de las flechas, se selecciona la clase “Inicial” y la clase “Final”. Con esto se está reajustando todo el rango de clases.

Porcentaje de reajuste.

1. Una vez seleccionadas todas las opciones presionar el botón “Aceptar”.

Consideraciones: • • • •

Se recomienda antes de ejecutar esta opción, realizar una copiar del presupuesto (ver capítulo, “Copiar Presupuesto”), debido a que esta operación no se puede deshacer. El reajuste también pueden ser negativos, para esto solo se deberá ingresar por ejemplo –5 (5 %) Los valores ingresados están en porcentajes, por ejemplo si se desea reajustar en un 5%, se deberá ingresar 5 y NO 0.05. Una vez reajustados los precios se deberá presionar el botón “Revaluar” para actualizar los valores.

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REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES BANAC

1.

Hacer clic en las opción “Materiales y Precios” del menú BANAC.

Menú “Banac”, opción “Materiales y Precios”.

2.

Aparecerá la siguiente pantalla en donde:

2.1. Se deberá presionar el botón “Reajuste”.

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3.

Este reajuste se podrá realizar por “Clase” (ver capítulo “Reajustar Precios del Presupuesto”) ó por ciudad. • Reajuste de precios “Por ciudad”. 3.1. Hacer clic en “Una”, “Varias” o “Todas” las ciudades, al seleccionar por ejemplo todas, reajustará todos los precios de materiales de la BANAC. En el caso que se elija “Varias” reajustará todos los precios de materiales que pertenezcan a proveedores situados en estas ciudades.

3.2. Ingresar porcentaje de reajuste (para el ejemplo un 5%) y presionar el botón “Aceptar”.

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APLICAR CRITERIOS PARA PRECIOS Antes de ejecutar esta opción se debe tener en cuenta que esta opción lo que hace es seleccionar en forma automática los precios de un(os) proveedor(es) con los que se trabajará en el presupuesto. Es decir cuando se genera un presupuesto, lo que se hace es solamente elegir un material, sin importar su proveedor, pero si se cuenta con precios de “otros” proveedores que incluso pueden estar en otras ciudades, se puede trabajar con ellos en forma automática, reemplazando el actual precio, por el seleccionado según el criterio que se aplique. Para realizar esta operación se debe hacer lo siguiente: 1.

Se deberán tener creados proveedores en la BANAC, con sus respectivos precios de materiales. En BANAC, pueden existir un material con más de un precio asociado, tal como lo indica la figura:

En esta pantalla se muestra que el material CEMENTO POLPAICO, tiene varios precios asociados con proveedores de distintas ciudades.

2.

Una vez que “BANAC” contiene los precios de los materiales y proveedores a utilizar, se debe hacer lo siguiente: 2.1. Tener seleccionado un presupuesto para aplicar el criterio. 2.2. Hacer clic en el menú “Presupuesto”, opción “Parámetros”.

Menú “Presupuesto”, opción “Parámetros”.

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2.3. Luego se deberá hacer clic en la aleta “Criterio para precios”.

Aleta “Criterio para precios”.

2.4. En esta misma pantalla se deberá buscar el o los proveedores con los que se desea trabajar en el presupuesto. 1° Elegir la ciudad del proveedor.

2° Hacer clic sobre el proveedor.

3° Presionar este botón para traspasarlo a la ventana de los “Seleccionados”.

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2.5. Al traspasar el(los) proveedor(es) a la ventana derecha se deberá además indicar la “prioridad” como lo indica la siguiente figura:

Luego de hacer clic, sobre el proveedor, se deberá presionar este botón para modificar la “Prioridad” del proveedor.

2.6. Presionar el botón “Aceptar”.

Luego presionar el botón “Aceptar”.

2.7. Presionar el botón “Aplicar Ahora”.

Este mensaje explica que se reemplazarán todos los precios de materiales, por los de los proveedores seleccionados. Presionar el botón “Sí” . Consideraciones: § § §

Como ya se había indicado anteriormente, antes de realizar esta operación se deben tener creados los proveedores con los que se trabajará y asociados sus respectivos precios a los materiales. Después de aplicar esta opción se deberá presionar el botón “Revaluar” para que recalcule los precios. Si no se desea trabajar con un(os) proveedor(es) en particular, se puede seleccionar la opción “Preferir los precios más bajos entre los diferentes proveedores seleccionados”. Con esto se estará eligiendo el precio más bajo para cada material.

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MODIFICAR % DE LEYES SOCIALES EN BANAC 1.

Ir al menú “BANAC”, opción “Funciones”.

Menú “BANAC”, opción “Funciones”.

2.

En la siguiente pantalla se deberá:

2.1. Escribir el valor del nuevo porcentaje, en la función que corresponda, puede ser en mas de una, por ejemplo en (O.C. y O.E.) 2.2. Presionar el botón “Grabar”

.

O.E.= Obras de Edificación O.C.= Obras Civiles

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3.

Marcar las funciones recién modificadas haciendo clic donde indica la flecha:

Se deberá presionar la tecla “Control” y luego hacer clic.

4.

Presionar el botón “Revaluar”

.

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COMO HACER COPIA DE PRESUPUESTO 1.

Hacer clic en el menú “Sistemas”, opción “Índice de Presupuestos”.

Menú “Sistemas”, Opción “Índice de Presupuestos”.

2.

En la pantalla “Índice de Presupuestos”, se deberá:

2.1. Hacer clic sobre el presupuesto que se desea copiar.

2.2. Hacer clic sobre el botón “Copiar”

.

Si aparece mensaje preguntando si se desea “Cerrar Presupuesto”, se deberá presionar opción “Sí”.

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3. Seleccionar la carpeta donde se desea pegar copia de presupuesto (en forma opcional):

3.1. Hacer clic, para seleccionar la carpeta donde se pegará la copia de presupuesto.

3.2. Una vez seleccionada la carpeta hacer clic, sobre el botón “Pegar”

.

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4.

Al presionar el botón “Pegar” aparecerá el siguiente cuadro:

Si se desea pegar el presupuesto con el mismo código se deberá hacer clic sobre el botón “Aceptar” de lo contrario, se deberá, cambiar el código donde indica este cuadro y luego presionar el botón “Aceptar”.

Consideraciones: §

Si se desea hacer copia de un presupuesto en la misma carpeta de origen, se deberá “obligatoriamente” cambiar el código, ya que dentro de una carpeta no puede existir más de un presupuesto con un mismo código.

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RESPALDAR PRESUPUESTO

1.

Hacer clic en menú “Presupuesto”, opción “Cerrar”.

Menú “Presupuesto”, opción “Cerrar”.

2.

Hacer clic en menú “Sistemas”, opción “Índice de Presupuestos”.

Menú “Sistemas”, opción “Indice de Presupuestos”.

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3.

Hacer clic, sobre el presupuesto que se desea respaldar.

3.1. Hacer clic sobre el presupuesto.

3.2. Hacer clic en el botón “Respaldar”

.

4.

Por defecto aparecerá el directorio que aparece en esta imagen. Aquí se deberá seleccionar la “Unidad” (c:, d:, etc) y el directorio donde se desea respaldar el presupuesto.

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En este caso el directorio creado “Respaldo Presupuestos Notrasnoches”

Luego, presionar botón “Guardar”

Consideraciones: § La operación respaldar se utiliza principalmente para trasladar un presupuesto a otro computador, que posee el sistema de presupuestos. En este caso para realizar la instalación del presupuesto respaldado, se debe consultar el capítulo “Instalar Presupuesto”. § También es recomendable utilizar esta opción para dejar respaldo de los presupuestos realizados en otra unidad o directorio del computador. § Los archivos respaldados, solo se pueden volver a leer una vez instalados dentro del sistema de presupuesto y JAMAS directamente haciendo clic sobre el archivo.

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INSTALAR PRESUPUESTO 1.

Insertar unidad (Ej.: Pendrive) ó seleccionar directorio donde se encuentra respaldado su presupuesto.

2.

Hacer clic en menú “Sistemas”, opción “Índice de Presupuestos”.

Menú “Sistemas”, Opción “Indice de Presupuestos”.

3.

Situarse en la “carpeta” donde se desea instalar presupuesto.

Hacer clic sobre carpeta donde se instalará el presupuesto.

Botón “Instalar”.

4.

Presionar botón “Instalar”

.

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5.

Elegir la unidad o directorio donde se encuentra respaldado el presupuesto a instalar (en este caso el presupuesto a instalar se encuentra en directorio del computador.

5.1. Seleccionar la unidad donde se encuentra el presupuesto.

5.2. Hacer clic, sobre el presupuesto a instalar.

5.3. Presionar botón

“Abrir”

6.

.

Automáticamente aparecerá el presupuesto dentro de la carpeta elegida previamente.

Presupuesto instalado.

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EXPORTAR EDICION DE PRESUPUESTOS A UNA PLANILLA MICROSOFT EXCEL 2003 1. La opción “Exportar Edición de Presupuestos a una planilla Excel” (cuyo icono es ), nos ayudará a Exportar nuestro presupuesto en forma directa desde la pantalla principal de nuestro presupuesto (Edición) a una planilla Excel.

Nota: •

El presupuesto se exportará de la misma forma como se visualiza en pantalla.

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IMPORTAR ITEMIZADO DE PRESUPUESTO DESDE UNA PLANILLA MICROSOFT EXCEL 2003 La opción “Importar Presupuesto”, nos permitirá importar un presupuesto en formato Microsoft Excel 2003 a un archivo (presupuesto) en formato Notrasnoches. 1. Preparar archivo Excel para la importación, el cual deberá contener el siguiente formato y estar cerrado al momento de la importación.

Observaciones: • Todas las líneas que no tengan “Unidad”, se considerarán “Capítulos”. • Todas las líneas con unidad que estén bajo un capítulo se incorporarán dentro de este último. • El formato no podrá contener filas en blanco. • Las cantidades no podrán estar vacías, si no se tiene la cantidad deberá contener cero (“0”). • Lo capítulos a lo menos deberán tener cantidad uno (“1”). 2.

Crear presupuesto en su sistema Notrasnoches.

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3.

Seleccionar Presupuesto creado desde “Índice de Presupuestos”.

4.

Ir a la opción “Importar Presupuesto”.

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Aparecerá una ventana solicitando el archivo Excel a importar.

Presionar botón “Importar” 5.

Seleccionar el archivo a importar (el archivo Excel deberá estar cerrado).

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Presionar botón “Guardar”. Una vez finalizado el proceso aparecerá el siguiente mensaje:

6.

Ir al menú “Sistemas”, opción “Índice de Presupuestos” y seleccionar presupuesto importado.

Nota: • • •

Al editar el presupuesto aparecerá todo el presupuesto importado, sin análisis de precios unitarios y en 2 niveles. No se debe importar un presupuesto sobre un archivo Notrasnoches que contenga datos. Las actividades se importarán en la clase “ZZ” destinada a las actividades importadas.

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IMPORTAR Y EXPORTAR MATERIALES DE UN PRESUPUESTO A UNA PLANILLA MICROSOFT EXCEL 2003 La opción “Importar y Exportar materiales” es utilizada para exportar los materiales presupuestados y exportarlos una planilla Excel, luego actualizar los valores y para luego “Importarlos” al presupuesto. 1.

Para ingresar a esta opción, se debe hacer clic sobre la opción “Importar y Exportar Materiales”, con el presupuesto previamente seleccionado.

2.

Aparecerá la pantalla que permite realizar la “Exportación” de los materiales.

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3.

Presionar botón “Exportar”, el cual generará un archivo con formato Excel. Para esto se deberá ingresar nombre para el archivo en formato Microsoft Excel 2003. Ej.: Materiales del Presupuesto y luego presionar botón “Guardar”.

Este mismo archivo posteriormente podrá ser “Importado” para actualizar precios del presupuesto. El formato para la importación “NO DEBE SER ALTERADO” ya que de lo contrario no se importará. En el archivo Excel sólo se podrá modificar el contenido de la columna “Precio”. Formato de archivo Exportado a Excel (Materiales):

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Formato de archivo para “Importar” precios de materiales actualizados desde Excel a un presupuesto:

Ejemplo: El material “AC 01934 CEMENTO ESPECIAL POLPAICO 42.5 KG”, tenía un precio de $3.029 y ahora será actualizado a $3.850. Para importar archivo se deberá presionar botón “Importar” y luego seleccionar el archivo Excel modificado y “Cerrado”.

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IMPORTAR BASE DE MATERIALES EN FORMATO MICROSOFT EXCEL A BANAC (IMPORTAR BASE DE DATOS EXTERNA) Esta opción permite importar precios de materiales desde una planilla Excel a la base general de precios (Banac). La idea principal es poder “subir” a la base de datos un gran número de materiales automáticamente sin tener que digitarlos individualmente. 1.

Crear proveedor asociado a los materiales. Menú “Banac”, opción “Proveedores”, seleccionar la ciudad del proveedor y posteriormente agregarlo.

2.

Generar formato necesario de importación.

Formato para importar materiales desde una planilla Excel a Notrasnoches. CLASE, CODIGO, DESCRIPCION, UNIDAD, PRECIO, PROVEEDOR

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Consideraciones: • La columna “Proveedor” corresponde al código del proveedor, asignado automáticamente por el sistema Notrasnoches, debe ser de tipo “Texto” y su código deberá existir previamente en “Proveedores” del sistema. • La columna “CODIGO” deberá ser un número creado por el usuario, en donde es recomendable utilizar código que no existan previamente y que sobrepasen el 90000. • La clase de material debe existir previamente en el sistema.

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3.

Hacer clic sobre el menú “Banac”, opción “Materiales y Precios”.

4.

Presionar botón “Importar desde Excel”.

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5.

Se deberá elegir el archivo que se desea “subir” y presionar el botón “Guardar”.

6.

Aparecerá mensaje indicando que proceso finalizó.

7.

En “Filtrar Proveedores”, seleccionar proveedor. Se visualizarán todos los materiales importados.

Nota: -

Si esta misma lista se importa nuevamente con nuevos precios, el sistema procederá a actualizarlos.

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INFORME MATERIALES POR PARTIDA (CON SELECCIÓN) Este informe es exactamente igual (en cuanto a formato), al que se encuentra en los “Informes de Presupuestos”, su única diferencia es que puede ser generado de un capítulo o de una o más actividades seleccionadas.

1.

Seleccionar capítulo o actividad (es) que se desea consultar. Haciendo doble clic sobre la casilla de la columna “Ver” (Sí, No).

En este ejemplo solo se mostrará los materiales por partida de todo el capítulo “HORMIGONES” Coyancura N° 2270, Oficina 1018, Providencia – Santiago, Fono (56-2) 9464268 – Móvil (8)2892775 [email protected] - www.notrasnoches.cl

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2. Presionar botón “Imprimir”.

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