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• Mario Casallas Silva

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GUIA DE APRENDIZAJE No. 5 CURSO AREA DE FORMACION RESULTADOS DE APRENDIZAJE

Aplicaciones Especializadas para el manejo de proyectos Gerencia de Proyectos  Determinar el presupuesto (7.3) o Línea base de costo (7.3.3.1) 

DOCENTE ENTREGABLES

Control del proyecto o Ingresar información del progreso real o Realizar seguimiento o Dividir tareas o Comparar datos reales contra línea base o Línea de progreso

Ing. Luis Fernando Corredor Mora  Respuestas a preguntas  Línea base proyecto Mery  Línea de progreso proyecto MERY

ACTIVIDADES A DESARROLLAR  Actividades de contextualización y preguntas generadoras 1. Describa en qué consisten los siguientes procesos:  Monitorear y controlar el trabajo del proyecto  Controlar el cronograma  Controlar los costos 2. Que es la gestión del valor ganado Es una técnica que combina medidas de alcance cronograma y recursos para evaluar el desempeño y avance del proyecto. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se pueda medir el desempeño a lo largo del proyecto. La EVM establece y monitorea las tres dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control.

 Actividades de conocimientos, habilidades y destrezas 1. Revise los costos del proyecto completo

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto: Actividad a. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

A continuación Project le mostrará el siguiente cuadro:

a. Haga clic en Estadísticas.

b. En Costo en la fila Actual, vea el costo total planeado del proyecto.

Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendrá que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dónde pueden reducirse costos. 2. Revise el costo de las tareas y los recursos a.

Para ver costos de tareas: 

En el menú Vista, haga clic en Tablas y seleccione Costo

También puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de una tarea así: 

Vaya a la vista Uso de tareas.

A continuación Project Mostrará la siguiente vista:

b.



En el menú Formato, selección la casilla de verificación costo.



Inserte la columna costo.

Para ver costos de recursos:  

En el menú Vista, haga clic en Hoja de recursos haga clic en Tabla y seleccione Costo

También puede ver los costos de recursos así:



Vaya a Uso de recursos.



En el menú Formato seleccione la casilla de verificación Costo

3. Revisar presupuesto acumulado del proyecto (línea base de costos)  

Ir a la vista Uso de tareas Copiar el nombre de las tareas resumen del panel de la izquierda de esta vista y llevarlas a excel



En el panel de la derecha de esta vista, seleccionar la opción costo



Configurar la escala temporal según la necesidad



Seleccionar todos los datos de este panel, haciendo clic en detalles y llevarlos a Excel de manera que correspondan con las respectivas actividades de resumen Una vez copiados los anteriores datos en Excel, genere los respectivos encabezados (años, meses, semanas o días) de las columnas En Excel, agregar dos filas para calcular el total y el acumulado

 

 

Hallar el total y el acumulado por mes Generar la curva s del costo o Seleccionar encabezados de columnas(años,meses,etc) o Seleccionar valores acumulados o Insertar un gráfico de líneas

4. Línea base Una vez creada la programación de un proyecto y resueltos los conflictos a nivel de recursos y tareas, la programación obtenida presenta la mejor estimación de cómo debe llevarse a cabo el proyecto, así como los recursos que va a necesitar. Antes de comenzar con la primera actividad del proyecto es necesario definir una línea base; la cual es una foto de la programación del proyecto en un momento especifico. Una línea base es útil para comparar la planificación programada inicialmente contra lo ejecutado. Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es:

    

Costo Duración Fin Comienzo Trabajo

Actividad



Establezca una línea base para su proyecto a. En el menú Proyecto, selección Establecer Línea Base.

A continuación Project mostrará el siguiente cuadro de dialogo

b. En este cuadro de diálogo seleccione Proyecto Completo c. Haga clic en Aceptar



Visualice la línea base a. Vaya al menú Tarea -> Diagrama de Gantt -> Gantt de Seguimiento

En el gráfico que aparece usted podrá comparar la información inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecución del proyecto (negra).

5.

Control del proyecto El seguimiento es el proceso de introducir información de las tareas en la programación; como fechas reales de comienzo y fin. La información puede ser utilizada para comparar el plan con el progreso real del proyecto. Si se controla el progreso frecuentemente será más fácil identificar los problemas y solucionarlos. Cuando se introduce el progreso real del proyecto, es nuevamente calculado automáticamente y las tareas que no han progresado son programados nuevamente con base en los datos actuales. Hay tres tipos de fecha para cada tarea:

  

Prevista: fechas planificadas inicialmente (línea de base) Real: tareas que están en progreso o han terminado Actual: tarea que aun no han comenzado o aún están en progreso.

Cuando la programación del proyecto está en la etapa de planificación, las únicas fechas existentes son las actuales, una vez establecida la línea base, las fechas actuales se convierten en previstas. A medida que se van realizando las tareas, las fechas actuales y las reales van coincidiendo, de forma que cuando termina el proyecto coinciden. Introducción de la información del progreso Actividad



Introduzca la información del progreso real







Desde el menú Vista seleccione Uso de los recursos

A continuación Project le mostrará la siguiente vista



Seleccione la actividad y haga doble clic sobre esta.

A continuación Project le mostrará el siguiente cuadro de dialogo



Seleccione la pestaña seguimiento



Registre el porcentaje del trabajo completado.

Revise los costos planeados Actividad



Consulte como se está ejecutando su proyecto. a. Haga clic en proyecto – Información del Proyecto – Estadísticas

b. En el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista – Tabla – Variación c. En el diagrama de Gantt, seleccione Ver – Gantt de Seguimiento.

 

Costos de tareas Costos de recursos

Línea de progreso Las líneas de progreso crean un gráfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa información de progreso, de la siguiente manera:

  

Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación Las líneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programación.

Actividad Siga los siguientes pasos:





En el Diagrama de Gantt, haga clic en el menú Formato -> Grupo Formato -> Cuadricula – Líneas de Progreso

A continuación Project Muestra el siguiente cuadro de dialogo En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificación Mostrar. A continuación seleccione si desea mostrar la línea de progreso con la fecha de estado del proyecto o con la fecha actual.

 

En Mostrar líneas de progreso en relación con el, seleccione si desea que las líneas de progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto. Haga clic en la ficha Estilos de Línea y defina sus preferencias para mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la línea, y la forma y el color del progreso para la línea de progreso actual y para otros diferentes.

Para quitar las líneas de progreso, desactive las casillas de verificación.