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PROTOCOLO DE EXAMENES MÉDICOS OCUPACIONALES

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1. OBJETIVO Definir las directrices para la realización de la evaluación médica ocupacional de ingreso, periódica y de retiro. 2. ALCANCE Es aplicable a todo el personal interno de la compañía y a todo aquel que se le vaya a hacer proceso de vinculación y/o desvinculación de la compañía. 3. RESPONSABLES
Gerente General: Deben suministrar los recursos necesarios para el desarrollo del presente procedimiento.
Coordinador de Recursos Humanos: Responsable de enviar al personal a la realización de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de egreso e informar y hacer el respectivo seguimiento de las recomendaciones medicas que los resultados de los exámenes médicos de ingreso y periódicos informan; en cuanto a los exámenes médicos ocupacionales de egreso, se deja claro en la carta de solicitud de los mismos que es responsabilidad la realización de los mismos del personal que se retira y no de la compañía.
El Director de HSE: debe garantizar la implementación y seguimiento del procedimiento en toda la organización. 4. CONDICIONES GENERALES
Toda persona que ingresa laboralmente a la compañía, con contrato a término indefinido o con contrato a término fijo inferior a un año pero que sea igual o mayor a cuatro (4) meses está obligado a realizarse los exámenes médicos ocupacionales de ingreso; estos exámenes están determinados según el cargo.
La solicitud, control y seguimiento de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso, están en custodia del área de Recursos Humanos.
Recursos Humanos responsable del manejo de la confidencialidad del personal de la compañía, y según lo establecido por ley, hará reserva absoluta de la información que los exámenes médicos de ingreso, periódicos como los de egreso arrojen.
El costo de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso los asume en su totalidad la compañía.
La empresa tiene claro que ninguna condición médica especial es causa de restricción de ingreso o continuidad del empleado. “Una vez impreso este documento se considera copia no controlada”

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Para el caso que el candidato o empleado tenga una condición médica especial, que se le haya generado bajo el desarrollo de su labor para la cual fue contratada, se tendrá en cuenta para una posición o una reubicación de puesto de trabajo que no arriesgue o agudice su condición.
Es responsabilidad del área de Recursos Humanos velar por que la realización de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso los realice una entidad médica certificada en Salud Ocupacional.
A todo trabajador que se retire de la compañía se le dará carta para la realización de los exámenes médicos ocupacionales respectivos de retiro, el número y el tipo de examen a realizar dependerá del criterio médico del profesional evaluador. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1. SOLICITUDES Solo se solicitaran exámenes médicos ocupacionales de ingreso, a aquellos que pasaron por el procedimiento de selección de personal, y se solicitaran según el cargo que vaya a ocupar. Solo se solicitaran exámenes médicos ocupacionales de egreso, a aquellos que se desvincularan de la compañía, independientemente el motivo o razón del mismo, y se solicitaran según el cargo que desempeñaba al momento de su retiro. 5.2 REALIZACIÓN DE EXAMENES MÉDICOS OCUPACIONALES. BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A. ha establecido como política, la realización a toda persona que trabaje o que vaya a ingresar a la compañía, exámenes médicos ocupacionales descritos en la matriz por tipo de trabajo de acuerdo al profesiograma y el cumplimiento queda a cargo del Coordinador de Recursos Humanos. Para la realización de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, la empresa establecerá un convenio con un proveedor local de Salud Ocupacional, quienes serán elegidos por contar con estructura técnica, científica y administrativa adecuada y competente. Tanto los exámenes médicos como los complementarios y de laboratorio, serán realizados por personal especializado en salud ocupacional y en los lugares definidos por la compañía. 5.3. EXAMEN MÉDICO DE INGRESO Su misión es valorar el estado de salud actual de los aspirantes al ingresar a nuestra compañía, se busca establecer un balance de salud que permita valorar la capacidad laboral para el cargo al que se aspira, para determinar así la aptitud laboral. “Una vez impreso este documento de considera copia no controlada”

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5.3.1 Objetivos del Examen Médico de Ingreso • •

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Hacer un diagnóstico general de la situación de salud de la persona aspirante. Evaluar las capacidades físicas y mentales del aspirante para desarrollar el cargo al cual aspira. Evaluar la aptitud del candidato, de acuerdo a las características del cargo a desempeñar y los riesgos a los que vaya a estar expuesto en el desarrollo de su trabajo.

5.3.2 Metodología para Adelantar el Examen Médico de Ingreso Para BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A., el examen ocupacional de ingreso es un eslabón dentro del proceso de selección de aspirantes a ocupar algún cargo, por tanto el concepto de aptitud es tan importante como las demás características exigidas para desempeñar la tarea. Para personas que reingresen a la empresa, en un periodo no superior de tres meses después del ultimo egreso, se le validara el examen de egreso o el ultimo periódico realizado dentro de la empresa, por lo tanto no tendrá que cumplir este requisito, estos trabajadores deben ser incluidos en la base de citados a exámenes periódicos cuando cumplan 9 meses de trabajo de forma permanente. Para el cumplimiento de los objetivos anteriores, se plantea una acción conjunta de un equipo multidisciplinario, con un buen conocimiento de la empresa en general y de los diferentes puestos de trabajo en particular. Para esto se tienen en cuenta dos aspectos:  Análisis individualizado del cargo; ver profesiogramas.  Examen médico de ingreso. 5.3.3 Análisis del Cargo En este se consideran algunas variables como son: • • • • •

Especificaciones generales del cargo. Denominación del cargo (profesión) Posición en el organigrama Función, tareas y responsabilidades Condiciones de trabajo: sitio geográfico, factores de riesgo etc.

5.3.4 Requisitos del cargo Son los requisitos fisiológicos, psicológicos e intelectuales, necesarios para el correcto desempeño de todas las funciones del cargo. •

Psicológicos e intelectuales

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Nivel de escolaridad “Una vez impreso este documento de considera copia no controlada”

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Experiencia

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Expectativas

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Aptitudes

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Requerimientos físicos:

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Se busca conocer las condiciones fisiológicas del aspirante, para que de esta forma el médico que practique el examen de ingreso del concepto de aptitud, aclare las restricciones y limitaciones físicas de la persona, y sus repercusiones o no en el trabajo, en caso necesario indique si requiere una nueva valoración, o exámenes complementarios. El conocimiento de las condiciones de trabajo, la exposición a factores de riesgo y las medidas de control que desarrollan por parte de la compañía, permite que el resultado del examen de ingreso sea más objetivo, y que sus recomendaciones y observaciones sean específicas para cada persona. 5.3.5 Contenido del Examen Médico de Ingreso El Segundo paso es el examen medico de ingreso. Para este fin BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A., trabajara un formato de Historia Clínica ocupacional específica con el proveedor de Salud Ocupacional en la cual se consignan aspectos importantes como son:          

Identificación y datos generales del aspirante Perfil sociodemográfico: Edad, sexo, estado civil, escolaridad, procedencia, EPS. Antecedentes personales Antecedentes familiares Antecedentes laborales: Exposición anterior a factores de riesgo, uso de elementos de protección personal, Accidentes de trabajo, enfermedad profesional, ausentismo, incapacidades. Examen médico completo. Resultados e interpretación de exámenes para clínicos Clasificación de aptitud y expedición de certificado de aptitud (examen de ingreso). Recomendaciones.

5.3.6 Exámenes Para clínicos Complementarios Se hacen con base a la labor a realizar y la exposición a riesgos buscando: por un lado la susceptibilidad a daño por exposición a peligros y por otro lado establecer una línea de base para el ingreso a los diferentes programas de vigilancia epidemiológica. Examen de Visiometria /Optometría. Dada la alta prevalecía de problemas de agudeza visual en la población colombiana y muchos de ellos sin diagnosticar, y por la alta exigencia visual que requieren algunas tareas “Una vez impreso este documento de considera copia no controlada”

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dentro de la compañía, como son manejo de computador, elaboración de gráficos, revisión de documentos y otras se solicitará el examen de visiometria completo a los trabajadores que realizan estas tareas. Examen de Audiometría Audiometría en cámara: Una de las patologías laborales mas frecuentes en nuestro país es la hipoacusia neurosensorial, la cual es producida por exposición laboral a ruido, es importante tener una valoración auditiva de base para todo trabajador que vaya a estar expuesto a este peligro. Test de vértigo Se practican pruebas de integridad del sistema nervioso autónomo sistema vestibular para identificar su integridad a los trabajadores que realizan trabajos a mas de 1,5 metros de altura. Exámenes adicionales Se realizan por solicitud especial Parcial de orina para todos los cargos y para el caso de manipuladores de alimentos frotis y cultivo faringeo. Ver Matriz de exámenes médicos ocupacionales Certificado de Reporte de Aptitud El medico emitirá su concepto en un certificado de aptitud, el cual será anexado a la carpeta de hoja de vida del aspirante, que es manejada por el departamento de recursos humanos o por su delegado en obra, este resultado se hará de acuerdo al siguiente criterio:  APTO CONDICIONADO: Paciente que a pesar de tener alguna patología pueden desarrollar la labor normalmente teniendo en cuenta la totalidad de las recomendaciones y precauciones emitidas por el Medico especialista evaluador, para que estas condiciones no disminuyan el rendimiento o causen lesión al trabajador o en el peor de los casos agudicen la patología y ponga en riesgo la salud del trabajador.  APTO CON RESTRICCIONES: Pacientes que tiene algún tipo de lesión orgánica que con el desempeño de la labor puede verse incrementada o agudizada, estos trabajadores por ende, deben ser cobijados por un programa de vigilancia epidemiológica especifica y tener controles periódicos de su estado de salud.  APTO. PRESENTA ALTERACION QUE NO INTERFIERE CON EL DESEMPEÑO: Aquellos pacientes que presentan alguna condición o estado particular, pero que al “Una vez impreso este documento de considera copia no controlada”

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realizarse el análisis de su condición versus el cargo que va a desempeñar no implica ninguna interferencia en el desarrollo normal de la labor.  APLAZADO: Cuando existe alguna condición o patología, que amerite mayor estudio, tratamiento o valoración por parte de otros especialistas con el fin de que los pacientes después de ser valorados por estos, retornen nuevamente a nuestra I.P.S para que el medico ocupacional pueda definir concepto laboral al cual pertenecen según recomendaciones y condiciones dadas por los especialistas.  APTO: Paciente sano o con hallazgos clínicos que no generan pérdida de capacidad laboral ni limitan el normal ejercicio de su labor.  NO APTO: Pacientes que por patologías, lesiones o secuelas de enfermedades o accidentes tienen limitaciones orgánicas que les hacen imposible la labor en las circunstancias en que está planteada dentro de la empresa, que por sus condiciones físicas -aunque normales- no le permitirían el desarrollo normal de las labores o que dada la imposibilidad de la empresa para implementar o realizar las actividades que adapten el sitio de trabajo al trabajador lo descalifican. 5.4. EXAMENES MÉDICOS PERIODICOS: Es un examen de seguimiento que se practicará a intervalos regulares a todos nuestros trabajadores, para hacer un monitoreo de sus condiciones de salud. 5.4.1. OBJETIVOS DEL EXAMEN MEDICO PERIÓDICO  Evaluar la efectividad de las medidas preventivas. Cualquier alteración en el estado de salud de un trabajador con evidencia de una exposición efectiva a un agente de riesgo, puede ser indicio de que algo está fallando en las medidas de control en Higiene Industrial.  Identificar a los trabajadores con un especial grado de susceptibilidad a un factor de riesgo, con el fin de definir acciones específicas de Vigilancia epidemiológica.  Determinar en el tiempo el estado de salud de nuestros trabajadores, de acuerdo a la actividad que realicen.  Definir si el estado de salud de una persona sigue siendo compatible con las condiciones de trabajo.  Hacia el futuro los exámenes periódicos serán estructurados como apoyo a los diferentes programas de vigilancia epidemiológica que se desarrollen en la empresa.

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Metodología Estos exámenes se practicarán como mínimo una vez al año, se convocara al personal de la compañía, se buscara lograr un cubrimiento del 95% de la población que a la fecha programada tenga por lo menos nueve meses continuos en la compañía. Se utiliza un método selectivo que está determinado por el perfil epidemiológico y los diferentes factores de riesgo presentes en los sitios de trabajo. Generando una Base de datos con todos los datos de salud de los trabajadores de BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A y se realizara un informe de condiciones de salud de la empresa. Seguimiento a Recomendaciones. Los resultados de estas pruebas se la darán a conocer a cada empleado y de manera personalizada junto con las recomendaciones de forma individual, para controlar, mejorar o evitar alguna condición médica; las actividades a seguir por parte del Departamento de Recursos Humanos en conjunto con el Departamento de HSE serian las siguientes: • • •

•

•

Ingresar al trabajador a alguno de los Programas de Vigilancia epidemiológica. Remitir para valoraciones complementarias a la EPS. Reubicación: La reubicación de puesto de trabajo es una medida complementaria en la medicina del trabajo encaminada a la prevención, mejoramiento y / o la recuperación del estado de salud de nuestros trabajadores. Para esta actividad, se buscara la intervención del equipo de medicina Laboral de la EPS a la que pertenezca el trabajador, quienes harán los reconocimientos médicos para la reubicación, la ARP apoyara en el análisis del puesto de trabajo actual y el posible puesto al que puede ser reubicado, y determinar si la reubicación es temporal o definitiva. Controles Periódicos: Se busca hacer un seguimiento de aquellos trabajadores con diagnósticos que pueden tener relación con los riesgos presentes en el trabajo, por ejemplo: lumbalgia, alteraciones auditivas, dermatosis, sobre peso etc. Se realizaran con la frecuencia y las veces que sea necesario. Recomendaciones que surjan para implementar controles por parte de Higiene y Seguridad industrial.

5. 4 EXAMENES MÉDICOS DE RETIRO La compañía cumpliendo lo normalizado por la ley “La empresa por el hecho de adelantar exámenes de ingreso y periódicos esta en la obligación de ordenar el examen medico de retiro” dará al trabajador una orden de examen de retiro, para que este lo practique a más tardar cinco (5) días después de la fecha de retiro de la empresa, en el lugar y por el médico contratado por BIOMAX BIOCOMBUSTIBLES S.A.; pasados estos cinco (5) días hábiles se entenderá que el trabajador retirado acepta no tener ninguna alteración de salud relacionada con el cargo desempeñado. Básicamente busca determinar cualquier alteración en el estado de salud del trabajador causado por el ambiente laboral, lo cual permitirá a nuestra compañía: “Una vez impreso este documento de considera copia no controlada”

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•

Sustentar posibles reclamaciones por parte del ex trabajador hacia la empresa

•

Respaldar la defensa que la empresa debe hacer frente a las posibles reclamaciones.

•

Evaluar la efectividad de las medidas preventivas que se hallan tomado en pro del trabajador por parte de la empresa.

5.5 CUSTODÍA Y MANEJO DE CONFIDENCIALIDAD Historias clínicas ocupacionales: (exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro) de acuerdo a la resolución 1918 de 2009 se mantendrá archivada como lo establece el Decreto 1995/99 en la sede del prestador de servicios de salud ocupacional. Los exámenes médicos y la historia clínica del trabajador son confidenciales y solo puede darse a conocer por autorización judicial, autorización del trabajador. Certificados de Aptitud y otros derivados: El Departamento de Recursos Humanos guarda en carpetas bajo llave todos los resultados de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso. 5.6 COSTOS DE LOS EXAMENES OCUPACIONALES: La compañía asume en su totalidad el costo de los exámenes médicos ocupacionales que deba practicarse todo nuevo trabajador, o que ya este trabajando, conforme al articulo 348 del C.S.T., los artículos 2 literal b), de los artículos 28, 29 y 30 del Decreto 614 de 1984 y el numeral 1 del articulo 10 de la Resolución 1016 de 1989 y la circular 001/03 del Ministerio de la Protección Social. 5.7 PASOS A SEGUIR PARA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1. El Departamento de Recursos Humanos dará una carta al trabajador, dirigida al proveedor, solicitando la realización de los exámenes médicos Ocupacionales registrando los datos en el formato Realización de exámenes médicos de laboratorio con los siguientes datos:  Nombre del trabajador  Numero de cedula  Cargo al que aspira  Exámenes, laboratorios y pruebas a realizar.  Preparación para estos.

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2. El proveedor local de Salud Ocupacional, por medio del medico especialista, una vez realizadas los exámenes solicitados, expedirá certificado de aptitud, el cual entregara al trabajador en sobre cerrado y sellado. 3. El trabajador entregara, junto con los demás documentos solicitados por la empresa para su admisión, el sobre cerrado con el certificado de aptitud. 4. El Auxiliar de Recursos Humanos archivara este documento en la carpeta laboral del trabajador. 5. La historia clínica y los registros médicos serán archivados por el proveedor de Medicina ocupacional conforme a lo dispuesto en la resolución 1918 de 2009. 6. Para el caso de los exámenes periódicos el responsable de salud ocupacional coordinara la fecha y citara a los trabajadores para la realización de estos en las diferentes sedes de la empresa, estos registros serán enviados por los proveedores en sobre sellado por correo certificado y entregados al medico asesor para levantar el diagnostico de salud y proceder al envió al proveedor en Salud Ocupacional de forma transitoria. 7. Para el examen de egreso el departamento de recursos humanos entregara la carta de solicitud al trabajador, una vez realizado el examen el medico proveedor enviara los registros de remisiones pertinentes, donde se entregaran al medico asesor quien en caso de ser necesario realizará un informe y procederá a informar al trabajador. 6. DEFINICIONES  Medicina del Trabajo: Es el conjunto de actividades médicas y paramédicas destinadas a promover y mejorar la salud del trabajador, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar de trabajo de acuerdo a sus condiciones psicobiológicas.  Enfermedad Profesional: Se considera Enfermedad Profesional todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, y que haya sido determinado como Enfermedad Profesional por legislación.  Salud ocupacional: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo.  Vigilancia Epidemiológica: Recolección sistemática, el análisis y la interpretación de información de salud esencial para la planeación, implantación y evaluación de la práctica de salud pública y salud ocupacional.

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 Peligro: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de éstos.  Riesgo: Combinación de la probabilidad y la (s) consecuencias de que ocurra un evento peligroso especifico.  Accidente: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida.  Incidente: Evento que generó un accidente o tubo potencial para llegar a ser un accidente.  Morbilidad: relativo a las enfermedades características de una población.  Exámenes para clínicos: Pruebas que determinan la integridad de la fisiología de los diferentes órganos y sistemas, sirven para dar fuerza al diagnostico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA














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Ley 9 de 1979: Código Sanitario Nacional, Titulo III. Resolución 8321 / 83: Normas sobre protección y conservación de la audición. Resolución 2013 de 1986: Examen de retiro. Resolución 1016 / 89 Artículo 10: Establece pautas para el desarrollo del Programa de Medicina preventiva y del trabajo. Resolución 6398 / 91: Procedimientos sobre exámenes médicos ocupacionales. Resolución 1075 / 92: Actividades en el sub. Programa de medicina preventiva. Decreto 12 95 de 1994: Ley 378 de 1997: Servicios de Salud en el Trabajo. Sentencia 12108, julio 22 / 99. de la Corte Suprema de Justicia, Sal. Cas. Laboral. Desaparece la obligación de practicar examen medico de egreso. Decreto 1995/99 Manejo de historias clínicas. Circular 001/03 Obligatoriedad de la práctica de los exámenes médicos ocupacionales para las empresas. Resolución 1715/2005 Por el cual se modifica el artículo 15 de la resolución 1995/99, el manejo de HC. Resolución 2346/2007 Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales. Resolución 2844 se adoptan las GATISO. Resolución 1918 de 2009 la cual modifica la custodia de las historias clínicas ocupacionales. ANEXOS


Programa de Medicina Preventiva y del trabajo
Programa de Seguridad Industrial
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_____________________ Revisó: Hernando Bérmudez Cargo: Gerente de RRHH

_______________________ Reviso: Guiovanni Mahecha Cargo: Coordinador de HSEQ

____________________ Aprobó: Sergio Sánchez Cargo: Rep de Dir SGC Fecha: 03-08-2010

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