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GERENCIA DE PROYECTOS UNIDAD 3: CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

SEMANA 5 Requisitos para la dirección y gestión de proyectos

Requisitos para la dirección y gestión de proyectos

Ciclo de vida de un proyecto

Es la responsabilidad del gerente proyecto asegurar la satisfacción total del cliente. Esto va más allá de completar el proyecto según el alcance, dentro del Cada proyecto, de acuerdo con su naturaleza, presupuesto, calidad y del tiempo. Esto significa, no complejidad tiene un ciclo de vida diferente. sólo cumplir con las expectativas del cliente, sino Es importante señalar, que antes de establecer mantener una relación de comunicación constante un modelo para el ciclo de vida de un proyecto, con él, durante todo el proyecto, que permita el gerente de proyectos debe determinar los mantenerlo informado y validar si las expectativas factores críticos para el éxito del proyecto. Entre son las mismas o han cambiado. las restricciones se encuentran el alcance del proyecto, la calidad del entregable, el presupuesto Teniendo en cuenta los factores que restringen asignado, los recursos con los que cuenta, los el éxito de un proyecto, el ciclo de vida de un riesgos asociados al proyecto y la satisfacción del proyecto, se aborda desde lo general, hasta lo cliente. (Guido & Clements, 2017). específico, en este caso el enfoque del Project Management Institute -PMI®, adicionalmente El alcance del proyecto es todo el trabajo, que precisa quienes son los individuos o grupos de se realiza con el fin de producir los entregables interés que son afectados positiva o negativamente del proyecto. Se debe garantizar al cliente, que por la realización o no del proyecto. los entregables cumplen los requisitos o criterios de aceptación y que se puede lograr el objetivo Como se mencionó anteriormente, los ciclos de del proyecto. vida difieren de un proyecto a otro, sin embargo, se establece una base general, que le ofrecen al Las expectativas de calidad tienen en cuenta las especialista una visión amplia y con un enfoque de especificaciones técnicas y requisitos del cliente. los estándares internacionales más utilizados. El cronograma especifica cuánto se debe comenzar o terminar una actividad o tarea. El objetivo del proyecto determina las fechas, en que debe completarse el alcance del proyecto en función de la fecha especificada, por el patrocinador y la organización que ejecuta el proyecto.

Modelo general del ciclo de vida de un proyecto El Ingeniero Germán Arboleda (2013), presenta un modelo general, que define el ciclo de vida de un proyecto, tienen cuenta las fases que van desde la iniciación del proyecto, hasta su terminación. Se establecen tres fases: inicial, intermedia y final. Cada etapa de una fase, se establece criterios de aceptación o entregables de productos, entre los que podemos encontrar: la especificación, el documento de un estudio de viabilidad, la preparación de la propuesta, requerimientos del usuario y del sistema, diseño detallado, un prototipo, implementación, entrenamientos o capacitaciones entre otros ejemplos. Ver figura 1.

El presupuesto, es el valor monetario que el patrocinador o cliente acordado pagar por los entregables. Está basado en los costos estimados y asociados con los diversos recursos que se utilizarán para realizar el proyecto. El recurso para realizar el proyecto incluye personas, materiales, equipos, instalaciones, entre otros. El gerente proyecto de determinar cuáles son los riesgos, que pueden afectar negativamente el proyecto.

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GERENCIA DE PROYECTOS

FASE INICIAL

FASE INTERMEDIA

FASE FINAL

Figura 1. Modelo General Fuente: Germán Arboleda, 2013

En teoría, un proyecto avanza en las tres fases, sin embargo, existen modelos más elaborados, cómo el que se presenta en la figura 2, lo anterior obedece, a la rigurosidad y formalidad para la entrega del producto final. Por otra parte, mientras que unos proyectos requieren diseño o manufactura o construcción, todo requiere

conceptualización o documentación del proyecto a realizar. En un proyecto de consultoría, por ejemplo, la situación problémica o necesidad, se debe conceptualizar, analizar, diseñar la mejora y con las recomendaciones del consultor, se labora el informe final y se presenta al cliente para su implementación.

Figura. 2. Modelo Detallado del ciclo de vida de un proyecto. Fuente: Germán Arboleda, 2013

Fase inicial - Fase de conceptualización (documentación) Las etapas que tiene en cuenta esta fase, son: Inicio del proyecto, viabilidad del proyecto, preparación de la propuesta técnico económica. Ver figura 3.

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Figura 3. Fuente: Germán Arboleda, 2013

Estas etapas se describen a continuación:

▶▶ Formulación de la situación problémica, necesidad u oportunidad. Etapa 1. Inicio del proyecto. ▶▶ Definición de los objetivos del proyecto. ▶▶ Soluciones posibles, indicando costos, beneficios Un proyecto está alineado con la solución a un y determinando las fortalezas y debilidades. problema, una necesidad insatisfecha, o una ▶▶ Determinar las personas afectadas, áreas de oportunidad, por tanto, el inicio del proyecto, la organización, otros involucrados. coincide con el momento en que el cliente reconoce y acepta que existe una carencia, o una situación problemita o una oportunidad, que es necesario investigar definir y evaluar la bondad de la solución, para lo cual establece los siguientes enunciados: 5

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▶▶ Alcance del trabajo, indicando los límites, exclusiones y restricciones. ▶▶ Criterios para la aceptación de los resultados o entregables finales. ▶▶ Requisitos de la solución, resultado o entregable final, incluyendo especificaciones y estándares. ▶▶ Principales actividades que se deben desarrollar o ejecutar. ▶▶ Determinación de indicadores de medición parcial final del trabajo. ▶▶ Relaciones entre el cliente y el contratista. ▶▶ Plazo propuesto para la ejecución del trabajo. ▶▶ Costo estimado del trabajo.

Para determinar, si se continúa con la idea, para formular el proyecto y de acuerdo a los resultados de la investigación, se responden las siguientes preguntas: ▶▶ ¿Es real la situación problémica, la necesidad u oportunidad? ▶▶ ¿Se cuenta con recursos financieros para atenderla? ▶▶ ¿Necesita atención prioritaria de manera inmediata o puede esperar? ▶▶ ¿Cuál es el impacto de la solución del proyecto, en relación con el valor para la empresa, mejora la reputación de la organización, incrementa la participación en el mercado, aumentar las utilidades, permite una atención en menor tiempo al cliente, etcétera.? ▶▶ ¿La idea de proyecto está alineada con los objetivos estratégicos y recursos de la organización?

VIABILIDAD

Etapa 2. Viabilidad del proyecto

DEL PROYECTO

En esta etapa se establecen las condiciones necesarias, para tomar la decisión de continuar con la idea de proyecto. Se contemplan las siguientes acciones: 1. Realizar una investigación detallada de la necesidad, problema u oportunidad. Formular las alternativas de solución y la viabilidad financiera de cada uno. 2. Seleccionar una alternativa de solución. 3. Evaluar de manera integral si es conveniente desarrollar la solución y su relación beneficio costo. La viabilidad de un proyecto debe tener en cuenta las variables financieras, económicas, sociales, ambientales u otra que afecte el desarrollo del mismo. Si el proyecto es viable, se prepara el enunciado del trabajo del proyecto: ▶▶ Descripción de la necesidad, problémica u oportunidad.

situación

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El enunciado del proyecto permite establecer los La definición del proyecto se refiere al análisis términos de referencia en las siguientes fases. de la solución, teniendo en cuenta el entregable final o el resultado del proyecto y los esfuerzos necesarios para lograr, el entregable final. Se Etapa 3. Preparar propuesta inicia con la enumeración de los requerimientos, técnico-económica que debe satisfacer la solución propuesta. Por Cuando el proyecto lo realiza un contratista externo, lo general, se realiza una reunión de inicio con tiene en cuenta unos términos de referencia y el cliente y los interesados claves del proyecto, con el propósito de informar que el proyecto está plantea el siguiente contenido: próximo a iniciar, dar la explicación sobre en qué consiste el proyecto, presentar las expectativas 1. Condiciones de la propuesta: comunes, generando entusiasmo, compromiso con las metas y los entregables del proyecto y la ▶▶ Idioma de la propuesta. asignación de responsabilidades. ▶▶ Carta de presentación de la propuesta, certificado de Cámara de Comercio, acta Ejecución del proyecto. Comienza cuando se de junta de socios junta directiva donde pone en marcha el plan del proyecto. Una vez autorizan la presentación de la propuesta, aceptado el diseño del entregable final del proyecto, balance general del proponente, relación de la pasa a la etapa de producción o construcción. En experiencia general y específica el proponente, esta etapa del proyecto se supervisa y controla los enfoque y metodología para el desarrollo del recursos, motiva su equipo de trabajo y mantiene proyecto, estructura organizacional, programa actualizado el avance del proyecto para informar al para la ejecución del trabajo equipo de trabajo. cliente, a las directivas y a los interesados claves ▶▶ Requerimientos mínimos de personal. en el proyecto. ▶▶ Criterios de evaluación de la propuesta. Fase final ▶▶ Fecha, hora y lugar de entrega de la propuesta. ▶▶ Formatos o formularios para diligenciar. Contempla la aprobación del entregable de proyecto, ▶▶ Propuesta económica. al cliente y los interesados claves, la entrega y recibo formal del mismo y el cierre del proyecto. 2. Condiciones del contrato: Debe expresar el objeto, plazo, forma de pago, pólizas, multas y modelo del contrato. 3. Información técnica.

Fase intermedia Se divide en dos subbases: ▶▶ Subbase de definición del proyecto: definición del proyecto, definición del sistema y requerimientos del usuario del sistema. ▶▶ Sub-fase ejecución del proyecto, con las siguientes etapas: diseño, producción o construcción, implementación. 7

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Ciclo de vida en proyectos tradicionales y en la gestión de proyectos ágiles

Es un método, que no presenta flexibilidad, sino que se centra en cumplir lo planificado y muchas veces al terminar el proyecto el cliente, El cliente queden satisfechos con el producto entregado, ya que no hubo comunicación eficaz y tampoco se analizan las lecciones aprendidas, por lo que se vuelven a cometer los mismos errores.

La Consultora en proyectos ESI-Internacional (2017) de los EE. UU., menciona que una de las formas de gestionar proyectos, especialmente en el desarrollo de software, se denomina ciclo de vida en cascada. En estos proyectos, se planifica desde el principio, buscando reducir los cambios en la fase de ejecución. Se denomina en cascada, porque las fases del proyecto (requisitos, análisis de funcionalidades, diseño, implementación, pruebas, validación y aceptación), se realiza como los saltos de agua en una cascada, es decir cuando se acaba una fase pasa al siguiente nivel sin posibilidad de dar vuelta atrás. Denominados también predictivos o tradicionales. Ver figura 4.

Las metodologías ágiles, no pasan mucho tiempo planificando el proyecto desde el principio, para ejecutarlo, tan sólo se planifica una parte de la funcionalidad para ser entregado en el menor tiempo posible. Con dicha planificación, si asigna un equipo con habilidades necesarias y comienzan a trabajar. Se desarrolla el producto y se va probando según el avance. Al final de cada iteración, se presenta el avance al cliente, quien encuentra valor en esa entrega y realiza la retroalimentación sobre la funcionalidad y usabilidad, después comienza una siguiente iteración incremental.

Figura 4. Fuente: http://comunidad.iebschool.com/metodologiasagiles/files/2015/05/metodologias-agiles.jpg

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Entre los beneficios se encuentra:

un enfoque predictivo o tradicional a enfoques adaptativos o ágiles en otro. En un ciclo de vida predictivo, el producto y los entregables se definen al comienzo del proyecto y cualquier cambio en el alcance es cuidadosamente gestionado. En un ciclo de vida adaptativo, el producto se desarrolla tras múltiples iteraciones y el alcance detallado para cada iteración se define solamente en el comienzo de la misma.

Permite fraccionar el proyecto en etapas y el equipo de trabajo del proyecto tiene la posibilidad de analizar los resultados y proponer mejoras. Permite administrar los riesgos a lo largo de la ejecución del proyecto, dando soluciones parciales en lugar de soluciones finales.

La retroalimentación se realiza en cada fase, teniendo en cuenta al cliente, a líder de proyecto y al equipo Los proyectos pueden variar, según su tamaño y de trabajo, lo que permite alcanzar los objetivos complejidad, sin embargo, se pueden configurar propuestos y la satisfacción total del cliente. en la siguiente estructura genérica (ver figura 5): Se permite flexibilidad, no sólo en cuanto los ▶▶ Fase uno: Inicio del proyecto cambios introducidos, sino también a los objetivos ▶▶ Fase dos: Organización y preparación del mismo proyecto. (denominado también Planeación) ▶▶ Fase tres: Ejecución del trabajo ▶▶ Fase cuatro: Cierre del proyecto.

Ciclo de Vida del ProyectoProject Management Institute®

En la fase de inicio, se documenta el proyecto y se autoriza con el Project chárter o acta de ® De acuerdo con los lineamientos de la guía PMBOK constitución del proyecto. En el acta se constitución del PMI, el ciclo de vida de un proyecto proporciona del proyecto, se presenta la justificación, objetivos la base para la gestión del proyecto, sin tener en del proyecto, alcance, cronograma, equipo del cuenta el trabajo específico involucrado. A lo largo proyecto, entregables, supuestos, presupuesto, de un proyecto, el ciclo de vida puede variar, desde beneficios y se nombra el Gerente del Proyecto.

Figura. 5 estructura genérica del Ciclo de vida del proyecto Fuente: PMBOK®, 2013

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Características comunes a los ciclos de vida de los proyectos ▶▶ ▶▶ ▶▶ ▶▶

▶▶

Interesados en el proyecto.

Los interesados (o Stakeholders) son todas aquellas personas organizaciones, que por razones de la Las fases son secuenciales. ejecución del proyecto pueden ser afectados de Determinante de las fases o input. El inicio de manera positiva o negativa, sus intereses, o que cada fase, lo genera un documento, que puede pueden influir en los resultados del proyecto. El ser información o un componente técnico. gerente de proyecto debe: Nivel de costos y de personal: es bajo en la fase inicial, máximo en la fase intermedia y se ▶▶ Identificarlos a todos. reduce en forma considerable en la fase final. ▶▶ Determinar todos sus requerimientos, Nivel de incertidumbre y riesgo de no cumplir: expectativas, intereses y nivel de influencia. al inicio del proyecto, el nivel de incertidumbre Planificar la comunicación con ellos. el salto al igual que el riesgo. A medida que ▶▶ Comunicarse con ellos. pasa el tiempo, la certeza de terminar con ▶▶ Gestionar sus expectativas e influencias. éxito aumenta. ▶▶ Entre los interesados claves en cuenta: el El poder de los interesados y el costo de los gerente del proyecto, el cliente/usuario, la cambios es más alto al comienzo y decrece en organización ejecutante, los miembros del forma gradual a medida que avanza el proyecto, equipo del proyecto, el patrocinador (aportan ya que pueden influir en las características finales los recursos financieros o en especie para del producto del proyecto y en el costo final. el proyecto), los gerentes funcionales, otros grupos o personas influyentes y las PMO.

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