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Extraído del Manual Administrativo del Club de Conquistadores

FUNCIONES DE LA DIRECTIVA Presentación preparada por la GM Katherine Arana

EQUIPO 1.

Director

2.

Directores asociados

3.

Secretario

4.

Tesorero

5.

Capellán

6.

Consejeros

7.

Instructores

8.

Comisiones

1. DIRECTOR 

Miembro de la junta de Iglesia.



Mantiene el contacto con el líder de la Asociación.



Ejerce la dirección superior con ayuda de los directores asociados.



Convoca y preside la Comisión Ejecutiva y la Comisión Regular.



Proveer todo el material necesario y el lugar para la realización de eventos, instrucciones y otras actividades que haga el Club.



Definir las direcciones, pautas y metas del Club para el año en curso.



Dirigir todas las reuniones del Club.

2. DIRECTOR ASOCIADO 

Coordinar y fiscalizar todo el trabajo con las unidades. Las unidades del Club son responsabilidad de los directores asociados, siendo lo ideal que las mujeres estén a cargo de la directora asociada y los varones a cargo del director asociado. Deben visitar a los consejeros en su función, observar el trabajo y hacer coordinaciones.



Coordinar el esquema de instrucción de Clases y Especialidades con los instructores. Preparar a los conquistadores para la investidura a través del trabajo de los instructores, exigiendo la planificación y haciendo seguimiento. Verificar la calidad y proponer mejoras para garantizar el aprendizaje del conquistador.

3. SECRETARIO 

Registrar todos los puntos y méritos en la fiche del registro permanente.



Completar el informe trimestral.



Notificar al director si un conquistador comienza a faltar con cierta frecuencia.



Ser responsable de crear y mantener un sistema de comunicación con el Club mediante: anuncios, mural, boletín informativo o algún medio electrónico.



Solicitar materiales y formularios de informes a la Asociación cuando sea necesario.



Ser responsable de la biblioteca del Club.



Mantener al día el libro de actas, actos y el software de secretaria, cuando fuera el caso, con todos los datos de los miembros del Club.

* Responsabilidades de Secretaría: 1.

ARCHIVOS: Archivo muerto, carpetas individuales por miembro, carpetas de unidades, correspondencias enviadas y recibidas.

2.

REGISTRO: formulario personalizado con una copia física.

3.

LIBRO DE ACTAS: Registro de los puntos de discusión y resultados de todas las reuniones de la Comisión Ejecutiva y Regular.

4.

LIBRO DE ACTIVIDADES: Libro histórico de todas las actividades.

5.

CARPETA DE CAMPORÍ: Informes firmados para todos los requisitos (fecha, hora, descripción y número de participantes).

6.

LIBRO DE ORO: Registro fechado de colaboradores y patrocinadores financieros del Club. Color dorado.

7.

CIRCULAR: Documento de comunicación oficial entre el Club y un tercero (hacia un donante, un colegio, etc.).

4. TESORERO 

Controlar y mantener los registros de todos los fondos tales como: contribuciones de los miembros, tasas, ofrendas, ventas y donaciones.



Transferir los fondos a la tesorería de la Iglesia.



Estar siempre listo para recolectar fondos a través de proyectos y llevas un registro adecuado de ellos.



Recibir valores de ventas, uniformes, mensualidades , donaciones, tasas, etc. Y destinarlos de forma adecuada.



Emitir comprobantes para todas las transacciones realizadas.

5. CAPELLÁN Aconsejar y trabajar junto con el director en la preparación de las actividades espirituales, ya sea en las reuniones generales o en los campamentos.  Coordinar el momento devocional de todas las reuniones.  Organizar y liderar actividades misioneras con la cooperación con la Comisión Ejecutiva del Club.  Actuar como consejero espiritual especial junto con los consejeros.  Conocer personalmente a cada conquistador y miembro de la dirección y animarlos en su relación con el Señor. 

6. CONSEJERO 

Coordinación de las unidades.



Coordinación del Rincón de la Unidad.



Ayudar en la planificación y ejecución del programa del Club.



Ayudar en el desarrollo del proyecto social.



Hacer, junto con los instructores, un programa para el cumplimiento de las Clases.



Crear y mantener actualizada una lista con los nombres de los Conquistadores y la clase a la que asisten.



Hacer un informe bimestral sobre el desarrollo de los Conquistadores en su tarjeta y entregarlo a la dirección.



Liderar la Unidad, enseñando, trabajando y permaneciendo con ellos durante todas las actividades y programaciones.

…Continuación… CONSEJERO 

Dar buen ejemplo de comportamiento, presencia, puntualidad, uniforme, etc.



Apoyar el Orden Cerrado de su Unidad.



Ayudar a los miembros de la Unidad con cualquier problema que pueda surgir y mantener a los líderes informados.



Asistir a las reuniones de la dirección siempre que se lo solicite.



Avisar al director con anticipación si no podrá asistir a una reunión.



Hacer un programa de visitación e invitar, por lo menos, a un miembro de la dirección para que lo acompañe en la visita.



Recibir a los miembros nuevos.



Entregar a la secretaria del Club, de forma mensual, la ficha de evaluación de cada conquistador debidamente completada.

* CONSEJERO ASOCIADO En algunos casos, el consejero puede necesitar un asistente o consejero asociado. Generalmente, se trata de un aprendiz de liderazgo del Club y debe actuar en conjunto con el consejero en el desempeño de sus funciones y ayudarlo en lo que sea necesario. En la ausencia del consejero, el asociado asume la responsabilidad de la Unidad.

7. INSTRUCTOR 

Ser responsables de dar una de las Clases.



Evaluar los puntos de la tarjeta.



Preparar a los niños para la evaluación regional.



Hacer un calendario de instrucción y reenviarlo a los directores asociados.



Mantener un trabajo en conjunto con el consejero para evaluar mejor a los Conquistadores.

8. COMISIONES 

Comisión Ejecutiva.

Corresponde al personal directivo: directo, directores asociados, secretario y pastor distrital. Deben reunirse, por lo menos, una vez al mes para tratar temas administrativos, supervisar el funcionamiento de las Clases, Especialidades y unidades; deliberar sobre el sistema de premios y coordinar todas las actividades del Club. Todos los procesos administrativos del Club deben pasar por esta Junta y solo tendrán valor si son aprobados por la misma. 

Comisión Regular. Corresponde a la directiva, está formada por los miembros de la Comisión Ejecutiva y por todos los demás miembros de la dirección: consejeros, instructores, capellán y tesorero. Sus reuniones deben ser, por lo menos, una vez al mes para deliberar sobre el diagnóstico del Club.

* Funciones de la Comisión Ejecutiva: 

Coordinar y dirigir todas las actividades del Club de Conquistadores.



Nombrar a los consejeros, instructores, tesorero y capellán.



Asumir las responsabilidades del Club en todas sus actividades y eventos.



Tomar decisiones en el ámbito administrativo.



Formación de las unidades.

* Funciones de la Comisión Regular: 

Evaluar el cumplimiento correcto del programa del Club.



Decidir los Conquistadores que recibirán la Insignia de Excelencia.



Evaluar el desarrollo de los Conquistadores.

GRACIAS!