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• jhon bermudez

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Actividad planteada El 14 de septiembre de 2004 los accionistas principales de Bancopaís, el banco de la Abejita y Corfinsur, decidieron promover el inicio de los estudios encaminados a determinar la conveniencia de la integración, en una sola entidad, de estas empresas. Es así como se da inicio a un proceso de fusión, el cual contó con el aval definitivo de la Superintendencia Bancaria del país al 22 de julio de 2005. la fusión entre el banco de la Abejita y Bancopaís concluyo con la desaparición del banco de la Abejita y solo quedo la marca Bancopaís, la divisiones al interior del banco de la Abejita debieron compararse con las de Bancopaís y las que fueran espejo debían desaparecer y el personal reasignado a nuevas áreas en Bancopaís, para el proyecto de aula se va suponer que su compañía ha sido encargada por la Junta Directiva de Bancopaís para realizar el traslado de un área de Microcréditos que estaba en el banco de la Abejita y se decidió mantener en Bancopaís, usted como encargado debe verificar que todo resulte de acuerdo con lo planeado en especial con el tiempo y los costos. La oficina de Microcréditos del banco de la Abejita está ubicada en la oficina principal en Bogotá y se debe trasladar a la oficina principal de Bancopaís en Medellín, para ello la Junta Directiva de Bancopaís ha establecido como fecha máxima 28 semanas El traslado de la oficina de Microcréditos se debe coordinar debido a que involucra diferentes áreas como son: recursos humanos debe determinar cuántas personas se mudaran de Bogotá a Medellín y cuales adicionalmente se contrataran, el área de adquisiciones tiene que escoger entre cuatro lugares posibles para la nueva oficina en Medellín, Sistemas asignar claves y Tesorería deben destinar recursos previamente para los pagos, así mismo el área de recursos físicos tendrá una vez seleccionado el lugar para la nueva oficina, verificar el espacio para diseñar los cubículos y asignar los obreros, comprar las computadoras y los muebles que hagan falta, recursos físicos debe elaborar e instalar la publicidad institucional, se describen las diferentes actividades, cuáles son sus predecesores y el tiempo en semanas de realización y los recursos en Pesos. Cuestionamientos que centren el debate, se recomienda de 1 a 3 preguntas. 1. ¿Según sus análisis y cálculos se cumplirá con los tiempos de 28 semanas para el traslado de la oficina de microcréditos a Medellín?, ¿Qué haría usted para verificar desde el inicio si se cumplirá o no con el tiempo comprometido? Se realiza el análisis correspondiente a la construcción del diagrama de red y se pudo observar e identificar que según el tiempo inicial expuesto para el traslado de la oficina a la ciudad de Medellín, por lo cual se concluyó que no se puede cumplir con las 28 semanas, en la ruta crítica identificada entorno a las actividades del proyecto mencionado, se estima una duración de 31 semanas para su total ejecución. Por otro lado y para poder ahondar más y poder verificar si desde el inicio del proyecto se cumplirá con los pactados, se debe tener en cuenta diferentes factores propios del proyecto, algunos de los que nombraremos a continuación: Tiempo de ejecución, costos (de procesos, disponibilidad, de traslados) entre otros que nos permitirán realizar un análisis más detallado. Con esta información obtenida,

se procede a ejecutar la “Ruta crítica” la cual se establece como la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto, además de ser una herramienta que permite la identificación de los tiempos de inicio y/o finalización del mismo, y así poder obtener y definir un cronograma de actividades que nos permitan tener las bases necesarias para cumplir con los tiempos pactados desde el inicio de la ejecución del proyecto.

Grafica No 1, Construcción propia “Ruta Crítica” De acuerdo a la gráfica anterior y el análisis previo, la “Ruta Crítica” es: B, C, D, J, M, N como se evidencia a continuación:

Tabla No 1, construcción propia “Ruta Crítica”

2. ¿De acuerdo con sus análisis cuánto costará el traslado de la oficina de Microcréditos a Medellín?, ¿Con un presupuesto de $520.000.000 se cumplirá con el proyecto?, ¿qué actividades recomienda que se deban disminuir en el costo y por qué?   De acuerdo al análisis realizado y para definir cuál es el presupuesto final de la ejecución del proyecto (Traslado de la oficina de microcrédito a Medellín), debemos sumar cada uno de los costos correspondientes a las actividades propias de este, estos datos nos darán una información más detallada de una base de costos básicos, para tal fin vamos a detallar cada uno de los mismos en la siguiente tabla

Tabla No 2, Procesos, tiempo, recursos Como se observa en la tabla adjunta al análisis realizado, el presupuesto total es por valor de $562.000.000 por lo cual concluimos que no es posible cumplir con el proyecto con el presupuesto asignado de $520.000.000 En conclusión debemos implementar estrategias para la reducción de costos en la ejecución del proyecto, algunas de las actividades a tener en cuenta para este proceso son: Planificación: Enfocados en la disminución de costos y directamente proporcional conocer de manera exacta que el aumento de la precisión es clave fundamental para obtener la meta propuesta, con el fin de llevar a cabo debemos implementar planes de trabajo, recursos humanos, evaluación de riesgos, como ejemplo de lo mencionado anteriormente podemos enfocarnos en realizar contratación de personal residente de la ciudad destino Recursos adecuados (personal): Contratación y calificación de personal altamente calificado idóneo e integral (competencias básicas, generales, habilidades, entre otros), hacen parte del análisis previo realizado por el personal encargado de RRHH, todo con el fin de minimizar costos de capacitación al personal nuevo

Recursos humanos: Generar un plan de estrategia de trabajo enfocado en la medición de tiempos de respuesta (productividad, rendimiento), Diseños de oficina: Reducción del tiempo de respuesta planteado para tal fin, pasando de 5 horas a 4 horas lo que nos repercute en menos costos, ya que con este tiempo podemos realizar la misma ejecución de los procesos. Apartar los recursos de acuerdo al presupuesto: Debemos tener en cuenta que ya se cuenta con un presupuesto realizado, por lo cual se observa que no se requiere un valor agregado por parte de la empresa. Inauguración de la oficina: Es la actividad más importante en el proceso de ejecución, pero es donde más podemos disminuir los costos de ejecución, ajustando a las necesidades básicas para esta actividad   3. ¿Cuáles actividades son las que afectan la duración del proyecto y cuales recomienda que se adelanten o se les reduzca el tiempo para cumplir con el requisito de 28 semanas?  ¿Qué problemas se pueden presentar al intentar acelerar ciertas actividades, por favor justifique su respuesta? Después de un análisis se puede identificar las siguientes actividades: Selección del lugar para la oficina: Es una actividad que demanda la mayoría del tiempo en la selección, aprobación y/o adecuación, pero observando podemos reducir el tiempo óptimo para poder enfocarnos en la proyección de las 28 semanas correspondientes y así cumplir con el objetivo planteado, adicional podemos observar que generar esta disminución de tiempo establecido repercute en conseguir un lugar económico que no cuente con los mínimos requerimientos por parte de la alta gerencia de la empresa y pueda conllevar a gastos posteriores de adecuación o generar mayor publicidad de acuerdo a la ubicación geográfica de la oficina Tesorería apartar los recursos de acuerdo al presupuesto: Podemos minimizar los tiempos de respuesta, tomando como base una planificación previa del presupuesto de la ejecución del proyecto, a lo cual debemos conocer factores externos e internos que puedan repercutir en un aumento de costos, pero con esto podemos llevar a errores del proceso y una mala generación (margen de erros) en la estimación de los valores del proyecto. Elaboración de la publicidad: Enfocados en la reducción de tiempos de respuesta, encontrar una empresa del sector para que lleve a cabo este proceso, buscando de manera detallada, respuestas a trabajos antes realizados y/o comentarios por usuarios anteriores para enfocarnos en la negociación correspondiente.  Contratar nuevos empleados: Enfocarnos en la contratación de una outsourcing enfocada en la contratación de personal con alta experiencia en este sector y que cuente con personal calificado para este fin, con esto pretendemos mejorar el sistema de contratación de nuevo personal como se mencionó anteriormente calificado de manera íntegra, dando tiempos mínimos de respuesta, pero por otro lado este proceso puede estar mal enfocado ya que

puede acarrear una contratación de personal que no sea idóneo para los cargos requeridos y se genere sobre costos de capacitación y contratación