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• Oscar Luna

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FONDO FIJO DE CAJA El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso específico como es el pago de gastos menores o de urgencias. En las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo. En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuando a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado. En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades.

Supongamos que una empresa por su dimensión y sus operaciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas y Producción. El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en comprobantes el total de lo asignado para dicho fondo. De hecho, en el fondo fijo sólo debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.

La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se denomina fondo fijo de caja, donde: Se carga: del importe en efectivo que se destine para iniciar en fondo fijo Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo Se abona: por cancelación parcial o total del fondo Saldo: deudor Política: cada empresa, según sus necesidades, decide el importe del fondo fijo, asimismo implementa las fechas o momentos de la reposición del mismo.

Presentación en el balance general: activo circulante Ejemplo de un inicio de un fondo fijo La compañía “Ferretería RAM S.A de C.V.” decide iniciar un fondo fijo de caja por $5,000.00 para el pago de gastos menores o de urgencia, y se le asignan a la señorita Cristina Pérez, para lo cual se expide cheque 1126 de HSBC.

Registro en esquema de diario |Cuenta

|Parcial

|fondo fijo de caja

|

|Srita. Cristina Perez

|Haber

|8,000.00 |8,000.00

|Bancos

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|HSBC

|8,000.00

|

|Debe

|total

|

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| | |

|8,000.00

|

|

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|8,000.00

|

|

|

|8,000.00

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Ejemplo de un incremento de un fondo fijo La compañía “Ferretería RAM S.A de C.V.” decide incrementar el fondo fijo de caja adicionándole $2,000.00 para lo cual extiende el cheque del banco Santander.

Registro en esquema de diario |Cuenta

|Parcial

|fondo fijo de caja

|

|Srita. Cristina Pérez |Bancos |Santander |

Ejemplo

|Debe

|Haber

|2,000.00

|

|2,000.00 |

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| |2,000.00

|total

| |

|2,000.00 |

|2,000.00

|

| |2,000.00

| | | |

de la reducción parcial del fondo fijo La compañía “Ferretería RAM S.A de C.V. decide reducir su fondo fijo en $2,000.00 por considerarlo excesivo, depositando en el banco HSBC el efectivo.

Registro en esquema de diario |Cuenta

|Parcial

|bancos

|

|HSBC

|1,500.00

|fondo fijo de caja

|

|

|

|

|

|

|

|1,500.00

|1,500.00 |total

|Haber

|1,500.00

|

|Srita. Cristina Pérez |

|Debe

|

|1,500.00

|

|

|

|1,500.00

|

Ejemplo de cancelación total del fondo fijo La compañía “Ferretería RAM S.A.” decide cancelar totalmente el fondo fijo en este momento, depositando el efectivo en el banco HSBC

Registro en esquema de diario |Cuenta

|Parcial

|Bancos

|

|HSBC

|9,500.00

|fondo fijo de caja

|

|

|

|

|

|

| |9,500.00

|total

|Haber

|9,500.00

|

|Srita. Cristina Perez |

|Debe

|9,500.00

|9,500.00 |

|

| |9,500.00

| |

ARQUEO DE CAJA El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,

corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Una sana política de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

CONCILIACIÓN BANCARIA La conciliación

bancaria no es un estado financiero básico sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compañía Así pues al hablar de conciliación bancaria es componer y ajustar las cuentas bancarias de la empresa, que las cuentas que hay en el banco sean las mismas que las están registradas. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo.

Existen tres razones básicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con al que aparece en los libros de una compañía o empresa: -Depósitos en transito. Los depósitos que fueron hechos por la empresa demasiado tarde para incluirlos en el estado del banco, se conocen como “depósitos en transito”. Estos depósitos son incluidos en la cuenta de la compañía, pero no parecen en la cuenta actual del banco. -Cheques pendientes de cobro. Durante el mes se extienden cheques a acreedores, a empleados por sueldos y salarios, y a departamentos gubernamentales por concepto de pago de impuestos, etc. No todos los cheques extendidos son presentados para su cobro, se conocen como “cheques pendientes”. El saldo de la compañía incluirá estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago aparecerán rebajados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso. -Errores del banco: en alguna ocasión el banco comete un erro. El mas frecuente es cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía. Al contrario de esto hay 5 razones fundamental por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos. -Cargos por servicios bancarios: el banco cobra honorarios, conocidos como cargos por servicios por el manejo

de la cuenta. El monto de los cargos por servicio que descuenta el banco, no es conocido hasta que se recibió el estado de cuenta. -Deposito de cheques sin fondos: el banco puede devolver un cheque depositado en la cuenta de un cliente debido a que este no tenía suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Se denominan “cheques sin fondos”. Cuando la empresa deposita un cheque recibido de un cliente el banco añade su importe a la cuenta de la compañía, pero cuando se comprueba que no puede cobrarse, el banco rebaja su importe de la propia cuenta. El banco envía una nota de cargo y el cheque sin fondo al depositante cuando es incobrable. Por lo general la compañía no rebaja este importe en sus libros hasta fin de mes, cuando recibió el estado de cuenta del banco. -Cobro de documentos: el banco puede operar como un cobrador de la compañía y obtener el pago de un documento que recibió la empresa de un cliente. El banco cobrara honorarios por este servicio. Cuando se cobra, el banco añade a la cuenta de la compañía el importe del documento, mas los intereses, si los hubiera, y la rebaja de la propia cuenta, aunque algunos bancos envían un aviso (nota de crédito) cuando se cobra el documento. -Pago de documentos: la compañía puede autorizar al banco para que un documento pendiente de pago lo pague a su vencimiento, junto con los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco. Cuando se paga el documento, el banco acostumbra enviar una nota de cargo a la empresa, como aviso de que se ha efectuado el pago. La mayor parte de las compañías no hace ningún asiento hasta recibir el estado de cuenta del banco. -Errores en los libros: la compañía puede cometer algún error al registrar un pago o recepción de efectivo. Por lo general, no se descubre el error, hasta que se recibe el estado del banco y se concilia contra el saldo que aparece en los libros de la empresa.

Elaboración de la conciliación bancaria Una vez recibido el estado de cuenta bancario se procede a preparar una conciliación bancaria, esta se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros). -A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta -Con base en el saldo de cuenta se llega al saldo en libros -Por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado El procedimiento para conciliar el saldo en bancos es: 1) se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco 2) con los comprobantes de deposito se verifica si los depósitos realizados por al compañía concuerdan con los depósitos que aparecen en el estado del banco. Los depósitos que no aparezcan en el estado del banco se denominan “ depósitos en transito” los depósitos en transito se añaden al saldo final y se obtiene un subtotal 3) se identifican en orden numérico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta. Después, tome los talones de los cheques y ponga una contraseña a todos aquellos que se hallan cancelado (pagado). A los cheques emitidos y no pagados por el banco se les llama “cheques pendientes”. Se ordena cada cheque pendientes anotando su número e importe y el monto total de cheques pendientes, se rebaja del subtotal anterior. Siempre se conserva una relación completa de los cheques pendientes con fines de referencias y seguimiento.

4) después de completar los puntos 2 y 3, se revisa si existe algún error. Si el banco ha cometido algún error anótelo en el estado de conciliación. Sume o reste el importe necesario para corregir el subtotal anterior. A este total se le conoce como el “saldo de banco conciliado”. Trace una línea debajo del saldo conciliado. El procedimiento para conciliar saldo en libros es: 1) anotar el saldo, tal como aparece en los libros de la empresa 2) Se revisa si exciten algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco. Añada estos importes al saldo de efectivo en libros para obtener el subtotal. 3) Se verifica si se han efectuado deducciones por: Cargos por servicios bancarios Cargos por cobro de documentos Depósitos de cheques SF recibidos de clientes Pagos de documentos e intereses documentos

Elaborar una relación desde todas las deducciones, con importes y de clientes se restan del subtotal anterior. 4) Comprueben si existen errores hechos por la compañía, al registrar las entradas y salidas de efectivo. Si se descubre algún error, anótelo en el estado de conciliación. Añada o rebaje el importe necesario para rectificar los registros. 5) Obtenga un total final, tomando en cuenta las adicciones o deducciones hasta por el saldo que aparece en los libros. Este total se denomina “saldo en libros conciliado” y debe ser igual que el saldo bancario conciliado. Trace una doble raya debajo del saldo en libros conciliado. Primero anote todas las adiciones y luego todas las deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros. Por tanto revise y agrupe las adiciones y deducciones al saldo

en banco de la conciliación bancaria, el saldo bancario y el estado en libros conciliado deben ser iguales si se han seguido todos los pasos en forma correcta. Cabe mencionar que este procedimiento corresponde al método de conciliación cuadrada.

Tipos de conciliaciones bancarias

Método de Cuatro Columnas. Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa Los Ajustes del Diario se podrán hacer tomando los datos de la Hoja de Trabajo. Se puede hacer dos asientos: uno por los cargos al Banco y otro por los abonos, Conciliación por Saldos Ajustados. Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado. El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera: 1) Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones. 2) Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el

Banco: 3) Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora. 4) Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones. Conciliación por Saldos Encontrados Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir: Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones. Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomado en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

SISTEMAS DE PÓLIZAS DE TRES INGRESOS

El término procede de un tecnicismo estadounidense (voucher), el cual significa comprobante o vale y lo utilizamos como un documento de carácter interno que sirve para registrar las operaciones de las negociaciones, además ahí se archivan los documentos soporte que dieron origen a dichos registros. Otra ventajas de la póliza es que existe mayor división de trabajo, cuenta con mucha información, por lo menos fecha, numero, nombre y codificación de las cuentas afectadas, importes, quien lo hizo, autorización, así como el concepto.

Los tipos de pólizas de tres registros son

➢ Registro de pólizas de diario

➢ Registro de pólizas de entrada de caja

➢ Registro de pólizas de salida de caja.

Registro de pólizas de diario.

En las pólizas de diario se deben de registrar las operaciones que se denominan virtuales; es decir que no tienen el movimiento de entrada ni salida de efectivo, como por ejemplo, el registro de las depreciaciones y amortizaciones

Registro de pólizas de entrada de caja

En estas pólizas solo registramos las entradas de caja; es decir, los ingresos, como son cobros va clientes por ventas o servicios.

Registro de pólizas de salida de caja

En estas pólizas registramos todas las salidas de caja; es decir, todos los pagos o gastos realizados por un negocio, actualmente las pólizas se llaman de egreso o póliza de cheque.

Las pólizas de egreso se utilizan para el registro de salidas, como comisiones y situaciones bancarias.

Las pólizas de cheque son las más usadas actualmente en virtud de que por medio de ellas registramos todos los gastos y las compras que se realicen en una negociación e incluso, es un requisito fiscal y para que los egresos tengan ese carácter, deben ser realizados a través de las cuentas bancarias (cheque).

Como ejemplo de una operación de diario, si nos piden calcular la depreciación de un escritorio, tenemos que ver su valor de adquisición original de la factura de compra; esa será nuestra base. El porcentaje aplicar de depreciación debe de sacarse de la ley del ISR; una vez realizados los cálculos se elaboran los asientos de póliza en diario. Un ejemplo de egreso puede ser el pago de luz, teléfono o algún otro gasto similar, de igual forma del recibo o comprobante del gasto sacamos la información para realizar la afectación en las cuentas y subcuentas correspondientes. Cuando por algún motivo realizamos un mal registro de un asiento es recomendable corregirlo por el sistema de compartida, aunque este tiene desventajas de que se inflan los movimientos: no obstante estos sistemas de pólizas están encaminados a las concentraciones, sistemas mecánicos o electrónicos, por ello es lo mas practico y seguro.

Las siguientes pólizas tienen varias similitudes para su mejor y mas practico manejo, por ejemplo según el color: Póliza de diario – verde Póliza de ingreso- azul Póliza de egreso – crema con azul Póliza de cheque - verde claro

En todas aparece la siguiente información por considerarse indispensable para

tener un mejor control interno en una negociación; ❖ Cuenta ❖ Subcuenta ❖ Nombre ❖ Parcial ❖ Debe ❖ Haber ❖ Concepto ❖ Fecha ❖ Numero de póliza ❖ Hecho por ❖ Revisado ❖ Autorizado ❖ Pase o auxiliares o registro mecanizado o computarizado ❖ En caso de póliza de cheque se adiciona el espacio para firma de cheque recibido

Las columnas de cuenta y subcuenta son muy importantes cuando operamos un sistema mecanizado o computarizado, para lo cual es indispensable contar con un catalogo de cuentas y subcuentas que contengan el código de cada unas de ellas.

SISTEMAS DE CUENTAS POR PAGAR Este sistema básicamente sirve para el control de egresos en relación con las cuentas del pasivo; es decir, se refiere a todas las obligaciones que un comerciante tenga o adquiera en el curso de sus operaciones. Actualmente ha servido para calendarizar los pagos que tenemos que hacer a nuestros proveedores y acreedores. Se puede decir que su objetivo principal en el

momento que se devenguen aunque su pago sea posterior Póliza de cuentas por pagar |a favor de |

|cuentas por pagar

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|fecha de expedición

|

|concepto |

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|fecha de vencimiento

|cuenta

|subcuenta

|haber

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|nombre

|parcial

|debe

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|hecho por

|revisado

|póliza |

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|autorizado

|auxiliares

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|diario

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|fecha

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|registrado por

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|banco

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|cheque N°

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|fecha de pago

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Forma de operar el sistema El original del contra recibo se entrega el proveedor o al acreedor canjeándolo por su factura o recibo original, y se anexa junto con la copia del contra recibo, la póliza de la cuenta por pagar. En forma interna esta documentación debe revisarse, autorizarse y posteriormente asentarse en el registro de cuentas por pagar, donde se enumera y se calendariza el pago de estas obligaciones. Cuando se pagan estas pasivos se anota en le registro de cuentas por pagar y al proveedor y al acreedor se le recoge el contra recibo original, el cual es canjeando por el cheque correspondiente. Es decir, desde el aspecto fiscal y financiero se refleja una gran ventaja si este mes adquirimos mercancías y preparamos una cuenta por pagar a dos meses; por otro lado acreditamos el IVA y nos financiamos al diferir el pago de esa operación que posiblemente se venda al contado.

MOVIMIENTO Y NATURALEZA DEL SALDO DE LA CUENTA Se acredita: De todas las deudas y las obligaciones que se tengan y las que se

contraigan en el curso de las operaciones del negocio Se carga: Del pago total o los parciales que se hagan los de la cuenta por pagar Saldo: Acreedor y representa los adeudos que a esa fecha tiene un negocio Presentación en el balance: Se presenta en el activo circulante

ANTECEDENTES DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Sistema: es el conjunto de principios coordinados para formar un método científico o un cuerpo de doctrina. Procedimiento: manera de hacer o método practico para hacer algo. Se trata de los procedimientos mediante los cuales asentamos las operaciones que efectúa una empresa en los libros de contabilidad Los registros en los libros deben basarse en los principios de contabilidad y como objetivo tendrán el ser hecho de forma eficiente, confiable y oportuna. Breve Historia y Evolución. A pasar el tiempo los métodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los más sencillos los cuales una persona podía hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas mas recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas áreas, con esto se a desprendido varios métodos o sistemas de contabilidad como pueden ser los siguientes: ➢ Sistema de Diario - Mayor Único ➢ Sistema de Diario Tabular ➢ Sistema de Diario y Caja ➢ Sistema Centralizador ➢ Sistema de Pólizas

➢ Sistema de Pólizas de Cuentas por Cobrar ➢ Sistema de Pólizas de Cuentas por Pagar ➢ Sistema de Volantes o Fichas ➢ Sistemas Combinados a) Sistema de Diario - Mayor Único Se puede considerar que este sistema es el inventor del uso de rayados tabulares múltiples, hoy conocidos como hojas tabulares, se caracteriza del libro Diario Mayor Único es que, en uno solo, se registran todas las operaciones del diario como si fuera un Libro Continental y en la otra se registran todas las operaciones del mayor utilizando columnas para todas y cada una de las cuentas que conforman la contabilidad. b) Sistema de Diario Tabular Se origina con la evolución del rayado Diario Continental por necesidades y conveniencias al aumentarle columnas con la finalidad de clasificar los registros por cuenta, esto generalmente se hace en dos columnas, para el debe y para el haber en cada cuenta en las de mayor movimiento y las que presentan movimiento esporádico se llevan otras dos columnas denominadas como varias cuentas. c) sistema de diario y caja: De hecho es una división de uno a dos diarios: el de caja, donde registramos los ingresos y los egresos y el diario de las operaciones diversas que es en el que registramos la operaciones que no tiene movimiento de fondos, a las que se les puede denominar virtuales: d) Sistema Centralizador Este sistema nace con la necesidad de registrar diariamente un gran número de operaciones muy similares las cuales se canalizan en libros diarios en forma muy específica según el tipo de las mismas son: ➢ Diario de Cajas y Bancos ➢ Diario de Compras ➢ Diario de Ventas

➢ Diario de Salidas de Almacén ➢ Diario de Documentos por Cobrar ➢ Diario de Documentos por Pagar ➢ Diario de Operaciones Diversas

e) Sistema de Pólizas Mejor conocida como sistema de Pólizas de tres Registros

e) Sistemas de Cuentas por Cobrar Con este sistema se busca registrar los movimientos o acciones en las que tenemos un derecho y queda como devengado que posteriormente se traducirá en ingresos, por ejemplo cuando vendemos a crédito tenemos un derecho y cuando cobramos se produce la entrada de efectivo. En este sistema se eliminan las cuentas personales y se controlan a través de las cuentas por cobrar. El sistema grandes rasgos, se inicia cuando se tiene derechos y son registrados en la fecha que se devengan en la respectiva póliza de cuentas por cobrar; cuando se cobra ese derecho se cancela la cuenta por cobrar. f) sistema de pólizas de cuentas por pagar: g) Sistema de Volantes o Fichas Generalmente este sistema se utiliza en las instituciones de crédito, utilizando como su nombre lo indica volantes o fichas en donde se anota un cargo o abono, rasgo que lo diferencia de los demás sistemas, en los cuales se registra completamente el cargo y abono. g) Sistemas Combinados: todos los comercios y las industrias tienen características particulares. Quienes trabajamos en las áreas administrativas y contables debemos observar las necesidades de operación para organizar los sistemas y/o registros de tal manera que al implantar un sistema, este cubra

dichas necesidades de los comerciales de forma ágil, clara y oportuna. Estos sistemas se caracterizan por tomar de todos los sistemas lo que necesiten para obtener un buen control de sus operaciones y registros. Todos los sistemas mencionados, en términos generales, buscan verificar y simplificar el registro y división de funciones de las operaciones, y responsabilizar a las personas por la ejecución de su trabajo.

CUENTA PUENTE

Se entiende por cuenta puente una cuenta auxiliar, que recibe imputaciones contables, y de la misma se van sacando partidas contables que se imputan a cuentas determinadas hasta dejarlas en cero, un ej. también es debo ajustar una diferencia en una cuenta y no la encuentro imputo dicho valor a una cuenta puente y corregido provisoriamente la cuenta, con el transcurrir del día o días encuentro la solución y reverso cuenta puente imputando la cuenta que corresponda la diferencia.

MERCANCÍAS EN TRANSITO

Cargo: 1.- Del importe de su saldo deudor, representa el costo de ventas de las mercancías propiedad de la entidad que fueron adquiridas fuero de la plaza, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad

2.- Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas fuera de la plaza, libre a bordo de proveedor

3.- Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgo de accidentes

4.- Del importe de los fletes y acarreos

5.-En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra

Abono:

1.- Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacén, al tener conocimiento de las mercancías llegaron a la bodega de la empresa

2.- Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de pedidos

3.- Del importe de su saldo para saldarla

Saldo:

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad, las cuales fueron adquiridas fuera de la plaza

CUENTAS DE ORDEN

Se puede decir que cuenta es la forma como se registran con palabras y números operaciones semejantes. Las llamadas cuentas de orden son los registros que podemos realizar de los valores ajenos a contingencias que se presenten en una negociación; es decir, que no alteren el pasivo, capital o resultados; sin embargo, es importante tener presente que se debe llevar un registro por las posibles

eventualidades que pudieran presentarse posteriormente.

CUENTAS DE ORDEN DE VALORES AJENOS Se utilizan cuando se reciben bienes y/o valores ajenos. Uno de los motivos más comunes para el uso del sistema es cuando un comerciante envía mercancías para su administración y venta a otro comerciante denominado comisionista.

El comisionista recibe mercancía para la venta, a si como valores, del comitente. Se puede observar que el comisionista en ese momento requiere de controles y registros para la administración de mercancías, cartera de clientes y efectivo; esto se puede lograr con cierta facilidad por medio de tres cuentas de orden y sus respectivas contracuentas que son:

|cuenta

|contra cuentas

|mercancías en comisión

|

|comitente cuenta de mercancía

| |caja de comitentes

|comitente cuenta de caja y bancos

| |clientes del comitente

|comitente cuenta de clientes

|

El estudio de las mercancías en comisión se analiza con más profundidad en el tema de mercancías en comisión.

CUENTAS DE ORDEN DE VALORES CONTINGENTES

Como

su nombre lo indica, con estas cuentas se busca tener el control, por medio de registros, de algo que no ha sucedido. Se hace con base en los valores que si conocemos; por ejemplo, respecto a los documentos endosados y descontados conocemos su valor, el momento del endoso, pero no si se cobra o no, para lo cual es importante tener el control mediante los registros. En general, se usan la cuenta y contracuentas que a continuación se indican:

|cuenta

|contracuentas

|documentos endosados y/o descontados documentos

| |endoso y/o descuento de

|

MOVIMIENTOS Y NATURALEZA DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS Y CONTRACUENTAS |MERCANCÍAS EN COMISIÓN |se carga

|

|se abona

|

|Precio de costo de las |precio de costo de las

|

|mercancías recibidas |mercancías vendidas |para su venta

|

|Devoluciones de

|

| |Precio de costo de las

|

|mercancía que ya habían|devoluciones de mercancías | |sido vendidas

|que hacemos al comitente

|

|CUENTA DE MERCANCÍAS DEL COMITENTE |se carga

|se abona

|

|

|Precio de costo de las |Precio de costo de las

|

|mercancías vendidas. |mercancías vendidas para su | |

|venta

devoluciones de

|

|Precio de costo de las |mercancías que ya habían sido| |devoluciones de

|vendidas

|

|mercancías que hacemos | |al comitente

|

|

|

Saldo deudor Saldo acreedor

El saldo de la cuenta y contra cuenta representan el precio de costo de las mercancías propiedad del comitente y en poder del comisionista.

|CAJA Y BANCOS (FONDOS) DEL COMITENTE |se carga

|se abona

|

|Entrada del efectivo |Salidas de efectivo para |para cubrir gastos |

|

|

|pagar gastos por cuenta del |

|comitente Comisiones del |

|Cobro a clientes por |comisionista |las ventas

|

|Envió de fondos al comitente|

|CUENTA DE CAJA Y BANCOS (FONDOS) DEL COMITENTE |se carga

|se abona

|

|

| Salidas de efectivo | Entradas de efectivo para | |para pagar gastos por |cubrir gastos

|

|cuenta del comitente | |Comisiones del |comisionista |

|Cobro a clientes por las |ventas

|

|

| |

|Envió de fondos al |comitente

|

| |

| |

El saldo de la cuenta y la contra cuenta representan el importe en efectivo en

poder del comisionista.

|CLIENTES DEL COMITENTE | se carga

|

|se abona

| Del importe de las |ventas a crédito

|

| Cobros que se realicen por | |las ventas a crédito

|

|

|De las mercancías devueltas |

|

|por el cliente a precio de |

|

|venta

|

|Importe de las

|

rebajas hechas| |

|a clientes

|

|CUENTA DEL CLIENTE DEL COMITENTE |se carga

|se abona

|

| Cobros que se realicen|

|

|por la ventas a crédito| |

|

|

|

|De las mercancías |devueltas por el

|

|

|Del importe de las ventas a |

|cliente a precio de |venta

|crédito

|

| |

|Importe de las rebajas | |hechas a clientes

|

|

| |

El saldo de la cuenta y contra cuenta representa el adeudo de los clientes.

PROCEDIMIENTO DE REGISTROS

Hay dos tipos de procedimientos:

El procedimiento directo: se lleva acabo cuando se registra una operación en la cuneta y la contra cuenta de orden sin afectar ninguna cuenta en balance; es decir, cada vez que se cargue a la cuenta de balance; es decir, cada vez que se cargue a la cuenta se deberá afectar la contra cuenta y viceversa.

El procedimiento cruzado: es cuando se registra una operación tomando como base una cuenta en orden (deudora); la contra cuenta será de balance o de resultados y en forma similar, pero contraria, cuando se registre una cuenta de orden deudora; los saldos de ambas deberán de ser iguales.

PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL.

Estos tipos de cuentas se presentan al pie del balance general; es decir, debajo del activo y del capital. Solo se reflejan las cuentas deudoras en virtud de que sus movimientos son equivalentes a la contra cuenta y sus saldos invariablemente