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Monitoreo Mar, orientar y mantener el comportamiento de las personas dentro de determinados límites de variación. En una cultura democrática y participativa, el control externo se debe sustituir por el autocontrol y la autonomía de las personas, orientados hacia metas y resultados que se deben alcanzar. Monitorear significa acompañar esas operaciones y actividades, a fin de garantizar que la planeación se ejecute bien y que los objetivos se alcancen de manera adecuada. Los procesos de monitorear están relacionados con la manera de alcanzar los objetivos a través de la actividad de las personas que conforman la organización. En este aspecto, la función del staff del DRH y la responsabilidad gerencial de línea adquieren límites más precisos. La función staff consiste en diseñar sistemas de recolección y obtención de datos para abastecer el sistema de información gerencial que sirve de soporte a las decisiones gerenciales de línea. Los procesos de monitoreo se pueden enfocar de manera tradicional cuando siguen el paradigma de la teoría X (desconfianza respecto a las personas, y control sobre su comportamiento), en un esquema de control externo y rígido (al cual las personas se deben ajustar y deben obedecer) que adopta una disposición de fiscalización y vigilancia (para obligar a las personas a obedecer), a través de un código de disciplina severa (para limitar el comportamiento de las personas) que impone restricciones y limitaciones (a fin de mantener la dependencia de las personas), en un sistema centralizado (generalmente, administrado por el órgano de RH). Además, la organización privilegia un sistema de castigos y sanciones. Por el contrario, los procesos de monitoreo pueden adoptar un enfoque moderno, en la medida que siguen el paradigma de la teoría Y (confianza en las personas e incentivos a su comportamiento), en un esquema de autocontrol y flexibilidad (concediendo a las personas una posición de libertad y autonomía (a fin de impulsar la iniciativa y creatividad de las personas), y exige disciplina por consenso (dando a las personas y a los equipos libertad para decidir) y da plena autoridad y responsabilidad (para aumentar la participación y el compromiso de las personas), un sistema totalmente descentralizado en las gerencias de línea y en lo equipos de trabajo.

DEFINICIÓN DE MONITOREO

La teoría de la planificación del desarrollo define el seguimiento o monitoreo como un ejercicio destinado a identificar de manera sistemática la calidad del desempeño de un sistema, subsistema o proceso a efecto de introducir los ajustes o cambios pertinentes y oportunos para el logro de sus resultados y efectos en el entorno. Así, el monitoreo permite analizar el avance y proponer acciones a tomar para lograr los objetivos; Identificar los éxitos o fracasos reales o potenciales lo antes posible y hacer ajustes oportunos a la ejecución.

Es el proceso que evalúa la calidad del control en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y promueve su reforzamiento Según Chiavenato, el monitoreo de personas es el proceso de administrar el conocimiento de las personas, que facilita la información de los trabajadores, para saber en donde se encuentra el conocimiento dentro de la organización

FORMAS DEL MONITOREO

El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: a) durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; b) de manera separada por personal que no

es el responsable directo de la ejecución de las actividades, incluidas las de control; y, c) mediante la combinación de ambas modalidades. Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla. Implica determinar puntos en el tiempo para hacer evaluaciones, aunque formalmente, es recomendable una evaluación continua de monitoreo

ELEMENTOS DEL PLAN DE MONITOREO

Un plan de monitoreo está compuesto por una secuencia de acciones necesarias para la medición y el análisis del desempeño, dichas acciones incluyen el desarrollo de un plan o enunciado, un esquema de indicadores y un esquema de metas. 

Plan o enunciado: esta parte describe la racionalidad o el sentido que sustenta la iniciativa con respecto a la realidad que se pretende modificar. Dicho sentido se expresa en la manera en que se articulan las actividades, los resultados, los objetivos y los efectos buscados.



Esquema de indicadores: cada objetivo, resultado o producto son medidos por una serie de indicadores con sus valores respectivos (unidades de medida), los responsables y las fuentes para la recopilación de los datos sobre el desempeño. Algunas veces los valores de los indicadores están desagregados en aspectos más específicos. Por ejemplo: en el indicador “Número de alumnos promovidos”, puede interesar desagregarlos en: i) región del país; ii) niño o niña; iii) población indígena o no indígena.

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Esquema de metas durante el período: este componente permite identificar el comportamiento de los indicadores durante un determinado período de tiempo a definir (trimestral, semestral, anual etc.). Los indicadores pueden medirse o cotejarse con referencia al pasado respecto a los valores de la Línea de Base, o bien a futuro, con respecto a las metas definidas para el ciclo de tiempo definido.

PROCESO DEL MONITOREO

Captación de datos, de las fuentes establecidas y posterior registro en los instrumentos respectivos; Comparación de los datos contra el nivel esperado de cumplimiento; Decisión respecto de las acciones correctivas o de retroalimentación necesarias de acuerdo a la información obtenida; Implementación que pondrá en práctica las acciones correctivas o de retroalimentación.

AREAS DE MONITOREO

Las áreas de monitoreo son: Financiera, administrativa y la de sistemas de entrega. 

El Monitoreo financiero,

Es donde los programas o proyectos implican el uso de insumos y recursos humanos con costos establecidos. En la fase de planeación se determina el presupuesto base del programa que incluye rubros como personal, equipos y materiales, espacios e

instalaciones, viajes, etc. Para el control presupuestal existen herramientas financieras como los flujos de caja, ingresos y egresos mensuales. En el monitoreo financiero, al igual que otros sistemas de monitoreo puede ser analizado según su capacidad de respuesta o adaptación a cuatro criterios centrales: - Existencia de datos: En esta área abunda la información ya que es la más controlada y sometida a sanciones administrativas e incluso legales. - Perioricidad: El control se expresa en ingresos y egresos con base en cuentas anuales, mensuales e incluso diarias. - Tipos de datos: Es una información de carácter secundario, registrada con fines administrativos centrada en el control de caja, item usual de todo seguimiento de presupuesto. - Influencia en la toma de decisiones: El monitoreo financiero es muy sensible a la toma de decisiones, por la dependencia central que tiene un programa o proyecto de la disponibilidad oportuna de recursos.

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Monitoreo administrativo

En el Control administrativo es importante evaluar el contexto institucional y las regulaciones o trámites de la organización que acoge el programa. La evaluación conlleva el cumplimiento de los criterios administrativos – racionales (pasos internos) de ajuste de desempeño a la descripción del cargo, niveles de productividad aceptables o mínimos, sujeción a estatutos administrativos o de contrato. El monitoreo administrativo permite detectar las posibles necesidades de cambio organizacional. - Existencia de datos: Los datos de monitoreo administrativo son los que generalmente registra la oficina de personal de las instituciones: descripción de cargos, cumplimiento de funciones, asistencia, tareas realizadas, evaluación de cargos etc. - Perioricidad: Es continua en el control de deberes y discontinua en mediciones de autoevaluación de cargos. - Tipos de datos: Son de carácter secundario (control de asistencia, de tareas, etc).

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Sistema de entrega

Procesos interactivos, los programas o proyectos son una organización formal que activa procesos interactivos que tienen una dinámica específica no siempre bien prevista en la etapa de diseño. Hay que evaluar, las relaciones entre quienes toman las decisiones y grupos técnicos y entre éstos y el personal de apoyo. Estas relaciones se pueden analizar a través de los procesos de liderazgo, motivación y comunicación. - Existencia de datos: Se deben hacer evaluaciones de los problemas presentados entre los grupos, especificando la frecuencia de los mismos, ya que estos retrasan la ejecución del proyecto. - Perioricidad: No hay datos sistemáticos, aunque se debe recurrir a evaluaciones mensuales o anuales. - Tipos de datos: La información es de tipo primario y se recoge mediante cuestionarios semi – estructurados, entrevistas dirigidas o grupales. El Monitoreo tiene vital Influencia en la toma de decisiones, la sensibilidad a la toma de decisiones está en la relación a nivel local y autogestionaria del programa. Organizacionalmente se deben compatibilizar tres instancias que implican diferentes alternativas de roles: Tomador de decisiones: es quien toma de decisiones según lógica administrativa, política o profesional; el grupo técnico: Conflicto de roles, estereotipos profesionales, estilos burocráticos vs. Democráticos; y el personal de apoyo.

INDICADORES

Los indicadores son, sustancialmente, información utilizada para dar seguimiento y ajustar las acciones que un sistema, subsistema, o proceso, emprende para alcanzar el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Un indicador como unidad de medida permite el monitoreo y evaluación de las variables clave de un sistema organizacional, mediante su comparación, en el tiempo, con referentes externos e internos. Dos funciones básicas son atribuibles a los indicadores: la función descriptiva, que consiste en la aportación de información sobre el estado real de una actuación o proyecto, programa, política, etc.; y la función valorativa que consiste en añadir a la información descriptiva un juicio de valor, lo más objetivo posible, sobre si el desempeño está siendo

o no el adecuado, para orientar la posterior toma de decisiones que hace parte del denominado ciclo de monitoreo.

EVALUACIÓN DE GESTIÓN HUMANA La Evaluación de Desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura tener Retroalimentación sobre la manera en que se cumplan sus actividades, esto le permite sentirse importante y tomado en cuenta por la Organización para la cual labora, el Empleado podrá conocer sus puntos fuertes así como también sus Debilidades, el Gerente podrá tomar medidas y acciones de acuerdo a los resultados que pueda observar y a su vez la Organización disminuirá las situaciones erróneas que puedan surgir.

Una Organización no puede adoptar cualquier sistema de Evaluación de Desempeño, este debe ser válido, confiable y efectivo, el enfoque debe identificar los elementos relacionados con el desempeño para que los empleados cubran las necesidades que se les presentan y proporcionar retroalimentación al personal.

La Evaluación de Desempeño debe generar un ambiente en el que el empleado experimente ayuda para mejorar su desempeño al ejecutar un proceso y obtener un mejor resultado. No debe convertirse en una herramienta para calificarlo y castigarlo si el resultado es malo.

La Evaluación de Desempeño tiene enfoque sistémico cuando se integran las acciones administrativas para disminuir individual y colectivamente los desempeños no deseados e incrementar los deseados. También pretende dejar claros los resultados esperados en términos de calidad, costo y oportunidad para continuar con un proceso de seguimiento.

Es importante hacer uso de medidores, (costo, calidad y oportunidad), puesto que si no los hay no será fácil cuantificar el desempeño. Si no los tiene, tendrá entonces que corregir y no prevenir, obteniendo resultados ineficientes. La medición reduce el sentimentalismo y aumenta la solución objetiva y constructiva de los problemas.

Los objetivos de la Evaluación de Desempeño, los pasos, sus beneficios, métodos y costos son algunos de los factores que deben tomarse en cuenta para el desarrollo óptimo en el proceso de Evaluación EVALUACIÒN DE DESEMPEÑO

La Evaluación del desempeño es una apreciación sistemática de cómo cada persona se desempeña en un puesto y de su potencial de desarrollo a futuro. Toda evaluación es un proceso para juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de una persona. Dentro de una organización se hace aplicando varios procedimientos que se conocen por distintos nombres, como evaluación del desempeño, evaluación de méritos, evaluación de los empleados, informes de avance, evaluación de la eficiencia en las funciones. Además, la evaluación del desempeño representa una técnica de administración imprescindible dentro de la actividad administrativa.

Es un medio que permite detectar problemas en la supervisión del personal y en la integración del empleado a la organización o al puesto que ocupa, así como discordancia, desaprovechamiento de empleados que tienen más potencial que el exigido por el puesto, problemas de motivación, etc.

Esto depende de los tipos de problemas identificados, la evaluación del desempeño servirá para definir y desarrollar una política de Recursos Humanos acorde a las necesidades de la organización.

OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

La Evaluación del Desempeño no es un fin en sí, sino un instrumento, un medio, una herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la organización. Para alcanzar ese objetivo básico, la evaluación del desempeño pretende alcanzar diversos objetivos intermedios, las cuales son:

a)

Idoneidad del individuo para el puesto.

b)

Capacitación.

c)

Promociones

d)

Incentivo Salarial por buen desempeño.

e)

Mejora de las relaciones humanas entre superiores y subordinados.

f)

Desarrollo personal del empleado

g)

Información básica para la investigación de recursos humanos.

h)

Estimación del Potencial del desarrollo de los empleados

i)

Estimulo para una mayor productividad

j)

Conocimiento de los indicadores de desempeño de la organización.

k)

Retroalimentación (feedback) de información al individuo evaluado.

l)

Otras decisiones del personal, como transferencia, contrataciones, etc.

Los objetivos fundamentales de la evaluación del desempeño se pueden presentar en tres fases:

1.- Permitir Condiciones de medición del potencial humano a efectos de determinar su plena utilización. 2.- Permitir que los recursos humanos sean tratados como una ventaja competitiva de la organización, cuya productividad puede ser desarrollada dependiendo, obviamente, de la forma de la administración.

3.- Ofrecer oportunidades de Crecimiento y condiciones de participación efectiva a todos los miembros de la organización, con la consideración de los objetivos de la organización, de una parte, y los objetivos de los individuos, de la otra. PASOS PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Los primeros pasos del encargado de la función de administración de recursos humanos dirigidos a implementar la evaluación del desempeño, deben ser: 1.- Garantizar que exista un clima laboral de respeto y confianza entre las personas. 2.- Propiciar que las personas asuman responsabilidades y definan metas de trabajo. 3.- Desarrollar un estilo de administración democrático, participativo y consultivo. 4.- Crear un propósito de dirección, futuro y mejora continua de las personas. 5.- Generar una expectativa permanente de aprendizaje, innovación, desarrollo personal y profesional. 6.- Transformar la evaluación del desempeño en un proceso de diagnóstico, de oportunidades de crecimiento, en lugar de que sea un sistema arbitrario, basado en juicios.

BENEFICIOS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Cuando un programa de evaluación del desempeño se ha planeado, coordinado y desarrollado bien, trae beneficios a corto, mediano y largo plazo. Los principales beneficiarios son: el individuo, el gerente, la organización y la comunidad.

1.- Beneficios para el gerente:

● Evaluar el desempeño y el comportamiento de los subordinados, con base en factores de evaluación y, principalmente, contar con un sistema de medición capaza de neutralizar la subjetividad. ● Proporcionar medidas a efecto de mejorar el estándar de desempeño de sus subordinados. ● Comunicarse con sus subordinados, con el propósito de hacerles comprender que la evaluación del desempeño es un sistema objetivo, el cual les permite saber cómo está su desempeño.

2.- Beneficios para el Gerente:

● Conoce las reglas del juego, o sea, cuáles son los aspectos del comportamiento y del desempeño de los trabajadores que la empresa valora. ● Conoce cuáles son las expectativas de su jefe en cuanto a su desempeño y, según la evaluación de éste, cuáles son sus puntos fuertes y débiles. ● Conoce las medidas que el jefe toma para mejorar (programa de capacitación, de desarrollo, etc.) y las que el propio subordinado debe tomar por cuenta propia (corregirse, mayor dedicación, más atención en el trabajo, cursos por cuenta propia, etc.). ● Hace una autoevaluación y una crítica personal en cuanto a su desarrollo y control personales.

3.- Beneficio para la organización:

● Evalúa su potencial humano al corto, mediano y largo plazo, asimismo define cuál es la contribución de cada empleado.

● Identifica a los empleados que necesitan reciclarse y/o perfeccionarse en determinadas áreas de actividad y selecciona a los empleados listos para una promoción o transferencia. ● Dinamiza su política de recursos humanos, al ofrecer oportunidades a los empleados (promociones, crecimiento y desarrollo personal), con el estímulo a la productividad y la mejora de las relaciones humanas en el trabajo.

RESPONSABILIDADES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

De acuerdo con la política de Recursos Humanos que adopta la organización, la responsabilidad de la evaluación del desempeño de las personas será atribuida al Gerente, al propio individuo, al individuo y a su gerente conjuntamente, al equipo de trabajo, al área encargada de la administración de recursos humanos o una comisión de evaluación del desempeño.

La evaluación del Talento Humano surge como solución efectiva a problemas como: inexistente fijación de objetivos, escaso entrenamiento de colaboradores de todas las jerarquías, limitada planificación de procesos etc. A través de un sinnúmero de situaciones en las que los empleados se quejan amargamente porque no son escuchados, porque no tienen información acerca de cómo es visto su desempeño o porque a los supervisores lo único que les preocupa sobre el proceso de desempeño es quedar bien con la alta gerencia o con la gente de Recursos Humanos, podemos darnos cuenta que el verdadero problema es cómo se lleva a cabo la gestión y que se hace para solucionar los problemas ya existentes. Es entonces cuando, determinamos la importancia de realizar un estudio de evaluación del Talento Humano, el mismo que permita a la organización determinar los problemas existentes y desecharlos para conseguir nuevos y mejores beneficios por medio de la excelente gestión del Talento Humano de la empresa. A través de varias técnicas, profesionales con experiencia realizarán, la evaluación del Talento Humano de su organización: Pruebas Psicotécnicas y/o Psicométricas Se aplica diferentes tipos de pruebas detectando las necesidades del cliente y del cargo Se desarrolla un plan de batería de pruebas para el cargo aplicar. Entrevista B.E.I Se realiza una entrevista por: ■Incidentes críticos. ■Competencias. Pruebas Psicotécnicas GERENCIALES Para detectar competencias gerenciales se aplicarán pruebas psicotécnicas o/y sicométricas las cuales nos ayudarán a convalidar información sobre los candidatos. Estas pruebas se escogerán de acuerdo a las necesidades del cliente. Ventajas de la Evaluación del Talento Humano La aplicación de un sistema de evaluación, en forma equitativa, ordenada y justa, permite: ■Ayudar al colaborador en su avance y desarrollo de su trabajo. ■Proporcionar información a la gerencia, para la toma de decisiones y la aplicación de políticas y programas de la administración de recursos humanos. ■Realizar las promociones y/o ascensos. ■Permite realizar las diversas acciones en materia de personal, como los traslados, colocaciones, reubicaciones, etc. ■Establecer planes de capacitación y entrenamiento de acuerdo a necesidades. ■Establecer mejores relaciones de coordinación y elevar la moral de los colaboradores.