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UNIDAD 2 _PRODUCTO 1

JENNY ADRIANA CARREÑO CARREÑO ABRIL 2016

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA GRUPO: 554-0 CREAD: YOPAL PLANEACION ORGANIZACIONAL Y EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

La administración se a dedicado a él estudio de las empresas y a la solución de problemas para que esta llegue a un fin en ciencia o arte. Han existido varios autores que se dedicaron a estudiar esto, los más importantes fueron Henry Fayol que es el que da conceptos generalizados sobre la administración y sus procesos.

El proceso administrativo es la secuencia de pasos que se deben de realizar en una empresa para que cumpla con sus objetivos Es muy importante conocer en general al proceso administrativo y saberlo utilizar para desarrollarlo y emplearlo en las empresas, por eso en este ensayo les hablare en conciso lo que significa y como se aplica, resaltar autores que hablan sobre este proceso.

En este trabajo se quiere simplificar el concepto para entender mas este proceso y la forma más fácil de poder desarrollarlo incluso poderlo hacer en la vida diaria adaptarlo y actuar para facilitar y llegar a nuestros propósitos y todo lo que conlleva una buena administración sin tener que adentrarnos a lo que es la administración simplemente el propósito de el proceso administrativo en cuanta partes se desarrolla y cuál es el propósito de cada una de ellas.

ENSAYO

ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo desde su fase mecánica y dinámica, muestra la necesidad de proveer un instrumento metódico para construir los sueños en ideas viables, las ideas o visiones de uno o más individuos para transformarlos en productos o servicios tangibles. El mundo moderno exige las cosas con la máxima calidad, tener certidumbre es quizá el tema central, la gente que crea no debe dejar pasar por alto este concepto y método conocido como Proceso Administrativo. Es una herramienta, la creatividad y los objetivos que persiguen hacen de este método algo básico, pero que a la vez flexible y se ajusta literalmente alas ideas o pre concepciones de quienes lo utilizan. Cuando un emprendedor tiene una idea, normalmente no se detiene a pensar mucho, son de los aventados; pero, el emprendedor empresario (el tipo experimentado) comienza por ponerlo en claro. Se distingue que la fase mecánica le permite las siguientes etapas: previsión, planeación y organización. Para la etapa de Previsión, contamos con sus propios elementos (fijar objetivos, investigación y alternativas) y principios (probabilidad, objetividad, medición y tolerancia). Bien sabido es que nuestro poderoso cerebro guarda solo imágenes, sonidos y olores quizá en menor intensidad, siendo preponderantes las imágenes. Además, el ser humano es el único capaz de manipular estas imágenes y transformarlas en realidad, entonces la previsión viene como una consecuencia de una idea o serie de ideas que pretenden ser evaluadas en diferentes elementos para llevarlas a la realidad. Según Agustín Reyes, consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los cursos de acción posibles.

El fijar objetivos, corresponde fijar los fines, viene como consecuencia de la imaginación impetuosa por crear un producto o servicio, se convierte en la bandera que guía los pasos siguientes y determina su viabilidad. Debe estar bien definida, que no existan ambigüedades y sea tan clara y precisa que toda una organización la tome como suya, pero en esta etapa de previsión solo es un borrador de esas imágenes. Para llegar a ser tan precisa, debe haber un análisis y esto nos llevar de la mano a evaluar alternativas. Como parte de la previsión, otros de sus elementos que comprende es: investigaciones y que se refiere al descubrimiento y análisis delos medios con que puede contarse; además, los cursos alternativos, trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen. Seguidamente viene la planeación, sus elementos: políticas, principios para orientar la acción; procedimientos, secuencia de operaciones o métodos; y programas, fijación de tiempos requeridos. Sus principios reflejan la disposición a la mejora continúa: simplificar el trabajo, coordinar el equilibrio y la mejora continua. Los programas son las acciones creativas para lograrlos objetivos; sin embargo, objetivos por alcanzar implica además la toma de decisiones continuas, pero es precisamente la definición de las políticas lo que da dirección. Si en un punto del proceso existe necesidad de hacer ajustes, el proceso administrativo permite esta flexibilidad. Estas dos etapas la previsión y planeación, llevan de manera natural a pensar en como organizar todo; este es precisamente la siguiente etapa en el proceso administrativo, y de acuerdo con Reyes Ponce, se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. Tan importante es el tema de la eficiencia y la eficacia que parecen dos términos iguales, su diferencia radica en que uno son las acciones y decisiones eficaces, y la otra una consecuencia de las anteriores. Además, la eficiencia no implica necesariamente eficacia, ya que siempre al tomar decisiones estamos sujetos a solo tomar una de tantas opciones eficaces, es solo una alternativa la que se toma. Esta última fase mecánica como la organización de los recursos, sus elementos contiene los siguientes elementos: Tareas, personas, órganos y relaciones. En la cual implica tres etapas: fijar la jerarquía, dar autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel; funciones, la determinación de cómo deben

dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general; y de las obligaciones, las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona. Así como sus principios: Especialización, definición funcional, correspondencia entre responsabilidad y autoridad, funciones de staff y de línea, y escalar. Ahora nos enfrentamos a la fase dinámica, como su nombre lo dice donde ahora no hay vuelta de hoja, la ejecución donde se ven implícitos los elementos de integración, dirección y control. Hacer que las cosas sucedan, es uno de los argumentos principales. En primer lugar tenemos la etapa de integración, que consiste en dar a la organización todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. Debemos considerar al hombre como un ser social, considerar sus atributos de asociación, debemos delinear que se espera en el aspecto de cooperación hacia la organización social. Esto siempre se compara con un juego de engranes, los talento y habilidades de cada integrante deben colocarse en el debido orden para obtener la mayor disposición; en consecuencia, el máximo desempeño en el bien común. Una vez colocado todo en su lugar, enfrentamos la oportunidad de dar dirección. Esta es la esencia misma de la administración, y es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, obteniendo los máximos resultados. Haciendo uso de autoridad y poder, de la mano con su carácter y creatividad para llevar a toda la organización al lugar y tiempo previstos. De acuerdo con Fayol, la esencia de la administración es coordinar y es el primer principio de la dirección, coordinar los intereses del grupo y aún los individuales, de quienes participan. Y considerar que cuanto mas se impersonalice la orden, ésta será mejor obedecida. Es un principio de la dirección, lograr que la voluntad de varios se lleve a un punto sin quitarles su individualidad y sus propósitos. No debe olvidarse que esa orden impersonalizada, debe ir acompañada del porque para que sea clara. Así como la impersonalización de una orden, la vía jerárquica permite dar orden a la organización. Lo cual tiene lógica con el principio de la unidad de mando, una organización no tendría el nombre si en esta prevaleciera la confusión. La resolución de conflictos y aprovechamiento del conflicto, son dos asuntos inseparable mentunidos, ya que es en las dificultades en las que la organización

se desarrolla. De cualquier conflicto se aprende a mejorar y desarrollar una filosofía de la evolución continúa. Como parte importante de proceso administrativo, la comunicación juega un papel clave. Es quizá el único medio para mantener una estructura fuerte y con perspectiva de futuro, una habilidad tácita y eficaz que debe tener el emprendedor y el administrador, cualidad que determinará en gran medida el éxito o el fracaso de la organización, colocar en la verdadera dirección a toda la organización, llevarla al plano de eficiencia máxima en todos sus sectores. Esa habilidad va acompañada de liderazgo creativo, liderazgo inteligente; donde, el líder que verdaderamente se convierte en el motor y el genio que crea lideres. Determinar como se logran los objetivos, debe ser tan claro o más como el diseño del mismo. Un buen diseño de objetivos, dará como resultado una serie de indicadores que nos permitirán medir el desempeño. Medirlo no es el objetivo sino llevar el control de dichas acciones, y realizar los ajustes necesarios. Reyes Ponce menciona: Los controles son a la vez medios de previsión, por lo que no es un paso exclusivo de esta etapa en el proceso: Hay controles en la organización, en la dirección, en la integración, etc. Todo control implica, necesariamente, la comparación de lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado, o sea, cuando ya existan resultados cuantitativos y cualitativos si estas características tienen el indicador en cuestión. Robert Wiener ha estudiado con tanto éxito los sistemas de comunicación, es posible en muchos casos obtener una “retroalimentación” de las informaciones que resultan del control mismo, y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie en forma automática, con la cual, no hay que esperar hasta que se produzcan íntegramente los resultados En la era moderna de la información, han aparecido nuevas formas de agilizar el análisis de datos, Kaplan y Norton desarrollaron un Tablero de Mando Integral(Balances Score Card) con cuatro indicadores clave que son monitoreados continuamente: Finanzas, Procesos Internos de Negocio, Aprendizaje y Crecimiento y Clientes. Hoy se dispone de infraestructuras informáticas y de la mano, con la así llamada, inteligencia de negocios puede administrarse continuamente la información y recibir retroalimentación en cuanto como se mueven estos cuatro indicadores clave. Estos conceptos fueron inducidos por Kaplan y Norton en el libro Mapas Estratégicos. Los principios del control están basados en: el carácter administrativo del control, los estándares, el carácter medial del control y el principio de la excepción. Estos

es, el carácter administrativo, cuanto mayor delegación se necesite, requiere mayor control. De los estándares, serán mucho mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares, si el control es comparativo necesitamos una base de comparación y estos son los estándares de comparación. En cuanto al carácter medial, aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente ese principio. Un control solo deber utilizarse si en el trabajo, gasto, etc., se justifica ante los beneficios que de él se esperan. Por último, del principio de excepción, el control es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en los que no se logró lo previsto. Los informes sobre las desviaciones o cambios que hayan ocurrido, serán lo único que deberán reportarse, con lo que el control administrativo puede ser más amplio, más rápido y de mayor efectividad. Existen herramientas de control ampliamente utilizadas, ya mencionaba las herramientas de inteligencia de negocios; además, los diagramas de Gantt, trayectoria crítica, la técnica PERT, etc. Todas ellas concebidas como instrumentos de control. El proceso de control es un súper modelo que se adapta al carácter del líder de una organización, utilizado como una técnica aunado a las habilidades propias del administrador, se convierte en una herramienta necesaria y sistemática que permite la evolución del la organización. El proceso de por si es sistemático en sus fases, etapas, elementos y principios que lo describen. No es de extrañar, que alguien que tiene espíritu emprendedor y conocimiento profundo del proceso administrativo, lleva una amplia ventaja sobre sus competidores. Pues realmente se enfocara su negocio en los asuntos más importantes, en el engranaje mismo del sistema. Estará listo, para que aplicando el control en todas las etapas, prevea nuevas oportunidades y así aumente su capacidad emprendedora.

Todas y cada una de las etapas antes mencionadas cumple una función dentro dela administración de las empresas y son un complemento para hacer que la empresa funcione

CONCLUSIÓN

El Proceso Administrativo es conjunto de pasos que debe de realizarse para un buen desempeño de la administración.

El Proceso Administrativo tiene dos fases que se denominan Mecánica, Dinámica. La Previsión es parte de la fase Mecánica, en ella podemos examinar el futuro, fijar los objetivos y misiones de la empresa.

El proceso administrativo se compone de 6 elementos los cuáles son la planeación, organización, previsión, dirección, control, integración.

El proceso administrativo es una técnica que podemos aplicar dentro de una empresa para un buen desarrollo empresarial.

La planeación es un proceso por el cual podemos medir el tiempo para determinar las actividades que se van a desarrollar.

Este proceso te será muy útil tanto para implementarlo en una organización como para desarrollarla en tu vida diaria en tu trabajo y por que no también en tus estudios. Recuerda que todos los procesos es el conjunto de pasos a seguir para lograr un objetivo

BIBLIOGRAFIA

[1] Reyes P., Agustín (2010), Administración de Empresas Teoría y Práctica, México, Limosa.

[2] Chiavenato, Idalberto (2000), Introducción a la teoría general de la administración, Mc Graw Hill, 5ª Ed.