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ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO PARA UNA BUENA GESTIÓNEMPRESARIAL”

DIEGO ARMANDO PEÑA ZUÑIGA CC: 1094242165

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

INTRODUCCIÓN En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante una serie de procesos y metodologías aplicados a los mismos se puede garantizar su correcta utilización y la maximización de su importancia; pero dichas premisa se desvirtuarían por completo de no existir una un plan de conservación documental dentro de las organizaciones que posibilite el desarrollo idóneo de todos los procesos inherentes al mundo empresarial, la vida de las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no habría ni pasado ni futuro y se viviría el día a día sin tener conocimiento alguno sobre las propias actuaciones o la de los demás. Para todo el mundo es indispensable conocer su historia y estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento. Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información.

IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO PARA UNA BUENA GESTIÓNEMPRESARIAL La conservación de los archivos dentro de cualquier organización es de suma importancia, por esta razón la legislación de nuestro país creo el acuerdo 006 DE 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000". Para en última instancia garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental a partir de la implementación de conceptos como 

Conservación Documental.



Conservación Preventiva



Conservación – Restauración.



Preservación digital



Preservación a largo plazo



Sistema Integrado de Conservación

Ya que dichos conceptos contienen a groso modo el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital evaluando claro esta las amenazas que los siguientes riesgos acarrean para la documentación de la empresa

a). Obsolescencia y degradación del soporte físico. b). Obsolescencia del formato del documento digital. c). Obsolescencia del software. d). Obsolescencia del hardware. e). Desastres naturales. f). Ataques deliberados a la información. g). Fallas organizacionales. h). Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la información. En este sentido y en concordancia con el propósito de conservar de manera adecuada la documentación de las organizaciones, estas deben implementar las siguientes estrategias a). Migración: Cambio a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos medios. b). Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware para permitir la lectura de formatos obsoletos. c). Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad. d). Refreshing: Actualización de software o medios.

CONCLUSIONES 

Sin una correcta conservación de documentos dentro de las organizaciones existiría un gran caos informacional. Localizar cualquier información sería una tarea casi imposible. Además, el acceso a la poca información guardada podría llegar a tener un valor económico tan alto que sería prácticamente inaccesible para el mundo.



No habría promoción cultural ni del conocimiento. La gente leería menos y tendría menos información a su alcance. Estaríamos frente a una sociedad menos culta y más manipulable.

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La propiedad intelectual y los derechos de creación también quedarían en entredicho. No habría forma fiable de control de las creaciones con el paso del tiempo y la copia sería una práctica habitual entre los que tuviesen acceso a la información.