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• Silvia Rodriguez Mamani

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EMPRESA ENATEX (Empresa pública nacional textil) ANTECEDENTES El Gobierno Nacional creó, mediante el Decreto Supremo 1253 la Empresa Pública Nacional Estratégica Textil (ENATEX), para salvaguardar la industria textil en Bolivia, informó. La nueva empresa estatal arrancará con un capital de 7,7 millones de dólares que "provienen de un fideicomiso que se tenía para el ATPDA (Ley de Preferencias Arancelarias Andinas y Erradicación de Drogas) que utilizó Anatex en su primera parte que en adelante será el capital de la nueva empresa". ENATEX cuenta con un personal con más de 20 años de experiencia, que nos permite cumplir con exigencias del mercado más competitivo, una excelente velocidad de respuesta y un verdadero compromiso con la Calidad.   

Cuenta con todos los procesos que el cliente requiera. Combinan su tecnología moderna con la responsabilidad social y medioambiental. Ofrece a sus clientes el servicio Paquete completo ( Full package ) ya que tienen el control de toda la cadena, convirtiéndose en los más competitivos del país.

Paquete Completo (Full Package) sobre tres pilares fundamentales: o Capacidad productiva: ENATEX cuenta con Hilandería, Tejeduría, Tintorería. o Sistema de Desarrollo: Siendo fundamental para la empresa, este sistema permite a ENATEX y al Cliente trabajar conjuntamente en el desarrollo de telas, embellecimientos, de tal manera que logramos un producto que satisface plenamente las necesidades y exigencias de nuestros clientes. o Sistema de Calidad: ENATEX posee un sistema de calidad certificado por clientes internacionales reconocidos por su exigencia de calidad, además de uno de los laboratorios más avanzados de análisis de hilos y fibras de algodón de Sudamérica. Adicionalmente posee un laboratorio de análisis de tela con certificaciones Internacionales. El 100% de la producción es verificada previo a su despacho.

DISEÑO DE INVESTIGACION

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La empresa ENATEX no cuenta con un gerente de ventas, el Gerente Técnico actualmente cumple con las funciones de comercialización y operaciones de producción, generando un exceso de trabajo y provocando que no cumpla satisfactoriamente su tarea. 1.1. DELIMITACION DEL PROBLEMA Delimitación geográfica: Esta investigación estará delimitada en el marco del territorio boliviano del departamento de La Paz Delimitación temporal: La presente investigación se considerara un periodo que abarca el año 2014 porque brindaremos información actualizada. Delimitación sustantiva: La presenta investigación abarca el área de ventas de la empresa Enatex. 2.1. OBJETIVOS INSTITUCIONALES  Mantener la producción y comercialización de productos que son parte del complejo productivo textil, al interior y exterior del país procurando la generación de empleo digno en beneficio de la ciudadanía boliviana.  Incentivar la producción de algodón en el sector agrícola de nuestro país.  Conservar la auto sostenibilidad financiera de la Empresa IDEOLOGIA EMPRESARIAL Descripción La Empresa Pública Nacional Textil – Enatex, se dedica a la actividad de producción, exportación y comercialización de hilos. Misión Promover el desarrollo de la cadena productiva y comercial de la industria textil, generando desarrollo integral para sus trabajadores y excedentes económicos sostenibles para una distribución equitativa y justa en la sociedad boliviana.

Visión Ser la empresa pública BOLIVIANA líder en la producción, distribución y comercialización de productos textiles, generando los mejores estándares de calidad y servicio para los clientes de los mercados interno y externo con presencia en América Latina y el mundo, basados en la administración participativa con la fuerza laboral.

1.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

FUENTE: LA EMPRESA

SISTE ENTOR MA DE INFOR MACI ON ENTRAD A

OBJETIVO

GERENCIA COMERCIALIZACION PREPRODUCCION Y CALIDAD FINAL Bibliografia

http://www.larazon.com/economia/Gobierno-Enatexsalvaguardar-industriaPROCESSO DE TRANSFORMACION Bolivia_0_1633036765.html

Diseño Hilandería Tejeduría Tintorería Corte Confección Embellecimiento Comercialización http://www.patrianueva.bo/noticias/noticia.php?id=13464

- INSUMOS

- FACTORES PRODUCTIV OS

S.I..

SALIDA - HILOS - TELAS

NIVEL DE LOS SISTEMAS

TIPOS DE SISTEMAS

GRUPOS A LOS QUE SIRVEN

DE NIVEL ESTRATEGICO INFORMACION

DIRECTORES

NIVEL ADMINISTRATIVO GERENTES DE NIVEL MEDIO

TRABAJADORES DEL CONOCIMIENTO Y DE DATOS

NIVEL DEL CONOCIMIENTO

NIVEL OPERATIVO OPERARIOS CONOCIMIENTO Y DE DATOS

AREAS VENDEDORES-HILANDARIA-ELECTRISISTAAUXILIAR CONTABLE ADICIONALES

TEJEDURIA-

MAESTRANZA

RELACION DE LOS SISTEMAS SSG GERENTE GENERAL

SSD GERENTE TECNICO

SAO SECRETARIA

SPO HILANDERIA, AUXILIAR CONTABLE, TEJEDURIA, ELECTRICISTAS, OPERARIOS

SUBSISTEMAS DE LA EMPRESA La estructura organizacional por la cual se rige la empresa es vertical piramidal como podemos observar en el organigrama proporcionado por la empresa y por la información que la misma nos proporcionó. Es en base a la misma que podemos identificar los diferentes subsistemas de la empresa según la clasificación de cuervo: 1. Sistema directivo 2. sistema real 3. Sistema financiero

SUBSISTEMA DIRECTIVO DIRECTIVO GERENTE GENERAL

SUBSISTEMAS FINANCIEROS CONTADOR AUXILIAR CONTABLE

REINGENIERIA DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

PROPUESTA La empresa ENATEX actualmente no cuenta con un gerente de ventas por lo cual nosotros hemos implementado la gerencia de ventas para que no exista una redundancia de datos y no ocurra una pérdida de la información y así el Gerente Técnico cumpla con sus funciones, sin que se generando un exceso de trabajo y realice satisfactoriamente su tarea.

ANALISIS DE SISTEMAS FACTIBILIDAD ECONOMICA: La empresa a principios de este año realizo un estudio de factibilidad económica ya que a causa del retiro voluntario del anterior gerente de ventas, sus actividades fueron realizadas por el gerente técnico durante los primeros 5 meses del presente año (2014). Por lo cual se presupuestó que a mediados de año se contrataría un gerente de ventas ya que a principios de años no contaba con liquidez necesaria para la contratación sin ver afectado los costos de producción.

FACTIBILIDAD TECNICA: La empresa cuenta con los recursos suficientes para la implementación de la propuesta, ya que la oficina del gerente de ventas no fue ocupada por personal ni actividad alguna desde que quedó vacante.

FACTIBILIDAD OPERATIVA: Al ver lo que la falta de un gerente de ventas produjo los 5 meses en los que estaba vacante como: sobre carga de trabajo del gerente técnico, lentitud cuando los pedidos eran numerosos, ya que en ocasiones las actividades se retrasaban un poco, además que también realizaba las planillas de sueldos y salarios de los trabajadores. Podemos concluir que la solución propuesta si es deseable en el marco administrativo y organización. Por lo cual es necesario implementar el sistema de información en el área comercial para solucionar los problemas anteriormente citados.

NIVEL ORGANIZACIONAL

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES GERENTE GENERAL Planifica la gestión empresarial, organiza las actividades en la empresa, coordina los procesos de cada área de la empresa, dirige todo lo planificado y organizado, controla lo planeado con lo ejecutado, analiza los estados de resultados, aprueba e integra el presupuesto de la empresa, controla que todos los proyectos se ejecuten con éxito, ve la información de la producción y las ventas, reportes diarios, mensuales; rinde informes al directorio una vez al año. GERENTE TECNICO Se encarga de la producción de la empresa (hilos y telas) sea de calidad, de la compra de los diversos repuestos, de supervisar el mantenimiento correctivo y preventivo; los insumos (cuanto y cuando los necesita, de su respectiva compra); el proceso de importación en el caso del poliéster, supervisar las ventas, realizar los informes de venta CONTADOR Y AUXILIAR CONTABLE Realizan la contabilidad de la empresa, reciben los diversos comprobantes de egreso, de ingreso, los impuestos, ingresos de facturas, balances. La planilla es realizada por el gerente técnico. VENDEDORES Los vendedores fijos se encuentran en la tienda comercial de la empresa, la cual es conocida por los diversos clientes que se dirigen a ella y realizan la compra. Proceso de atención al cliente:    

Se lo recibe cordialmente Se les muestra la variedad en cuanto a los productos que busca destacando los atributos y características del mismo Conforme a la cantidad que requiere se aplican las políticas de venta (descuentos, promociones, etc.) en beneficio del cliente Se realiza la transacción

Los vendedores movibles son también los distribuidores ya que son promotores, y también se encargan de llevar el pedido a donde el cliente lo solicite.   

Son los encargados los clientes reales(actuales) de la empresa Van a las empresas a ofrecer los producto Llevan muestras del producto para mostrarles a los clientes

 

Luego buscan negociar la venta de producto que requieran Una vez se cierra la venta son los mismos quienes se encargan de distribuir el pedido

CHOFER Trabajan en conjunto con los vendedores movibles, aunque en ocasiones también sirven de mensajeros, para distribuir los productos, también diversos documentos y/o valores (recoger, dejar, cobrar un cheque), en ocasiones también se encargan de la compra de repuestos. AYUDANTES Los ayudantes de los choferes son contratados por temporadas, o en épocas estacionales. En ocasiones también cumplen las funciones de un vendedor movible, para agilizar la venta, la entrega; de llevar la documentación. HILANDERIA, TEJEDURIA Y OPERADORES Se encargan del proceso de producción de los hilos y la tela:  Proceso de transformación Se identifican los siguientes procesos:            

Recepción de la materia prima. Apertura/batán. Sección cardas. Manuales. Manuales 1er. Paso. Manuales 2do. Paso. Continúas de Rotor u Open End. Dobladora de hilos. Retorcedora Urdidora Engomadora Telares: Depósito o Almacén de Productos Terminados.

La tela que la empresa produce, es una tela cruda (sin acabado), para lo cual necesitan hilos, materia prima (algodón, poliéster) En los diversos procesos tienen series de máquinas. Su producción es variable según el mes, aunque en promedio producen 4000 kilos de hilo, 2000 kilos de hilo retorcido y 4000 kilos de telas. Sin embargo este promedio varía en diversas temporadas, por ejemplo en temporada de zafra.

MECANICOS Y ELECTRICISTAS Tienen personal de planta y fijo. Se encargan del mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias.

Tienen un taller eléctrico, una maestranza, en la cual se realiza el mantenimiento, se revisan los engranajes, cuentan con repuestos en caso de emergencia para no parar la producción a falta de algún elemento, motores.

RELACION DE AREAS FUNCIONALES

DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS DE CADA AREA (SISTEMAS FUNCIONALES DESCRITOS) SISTEMA SUBSISTEMA

G. GENERAL

G. DE VENTAS

G. TECNICO

CONTADOR

FUNCIONES PRINCIPALES Maximizar la rentabilidad de la empresa en un marco de austeridad acorde con los planes estratégico y operativos del a empresa Dirigiendo, coordinar y controlar las acciones de los órganos ejecutivos y operativos de la Empresa. Maximiza la venta integral del producto aportando al margen de contribución de la empresa Maximizar la producción de la empresa al mínimo costo, al mínimo tiempo con la calidad que exija el gerente comercial. Encargado de los registros contables, pago de impuestos, etc., dentro y fuera de la empresa con relación a las mismas.

DATOS E INFORMACION DE ENTRADA

Bosquejo Proyectos inversión financiamiento, Presupuestos, programas capacitación marketing

de de y

de y

INFORMACION DE SALIDA

Toma de decisiones, planes estratégicos de políticas de gestión , objetivos y metas a largo y corto plazo.

Clientes reales y potenciales, situación de los clientes, investigación de mercado.

Consumo, venta facturada, estrategias de ventas. Gestión de comercialización

Recepción de materia prima, insumos, inventario, ordenes de pedido. Lo necesario para la importación y adquisición.

Inventario de producto terminado. Reporte sobre los Costos de producción. Planificación de la producción durante el año Balance general , estados de resultados, flujo de caja , hoja de costos, planilla, etc.

Información de los movimientos de la empresa (facturas, recibos), ordenes de compras y pedidos, etc. Recepción de materia prima, gastos, costos.

¿PARA QUIEN SALE?

El directorio

Gerente General

Gerente General

Gerente General

Empresa enatex Flujo grama horizontal Nombre del fujograma: entrega de pedidos de ventas Sector responsable: gerencia comercial Sector participante: encargado de almacén, chofer promotores Actividad inicial: se entrega en certificado de pedidos Actividad final: se entrega de pedidos Objeto: entrega de pedidos intacto a los clientes Simbología

Documento

control

proceso

traslado

paso

promotores

Gerente de ventas

almacén

chofer

1 Entrega del pedido registrado

2

Recibe, verifica y controla los pedidos del cliente

3

4

5

Sella los formularios y los entrega al promotor

Recibe el pedido del gerente de ventas y se hace la entrega al almacén

Realiza la verificación de la autenticidad del documento

6 Prepara el pedido, y lo despacha

7

8

9

Recibe y carga el pedido a la camioneta

Traslada el pedido al domicilio del cliente

Entrega el pedido y hace firmar el documento

Empresa enatex

Flujo grama horizontal Nombre del fujograma: proceso de ventas Sector responsable: gerencia comercial Sector participante: vendedores y clientes Actividad inicial: el cliente ingresa a la tienda Actividad final: se realiza la transacción Objeto: convencer al cliente de adquirir el producto Simbología

Documento

control

proceso

decisión

paso

1

cliente

El cliente ingresa a la tienda para buscar, elegir su producto

2

Recibe y atiende al cliente cordialmente

3

4

vendedor

Muestra el producto buscado y resuelve sus inquietudes

Compra si el producto cumple con sus expectativas

5 Registra la compra

6

Entrega el producto

Empresa enatex Flujo grama horizontal Nombre del fujograma: proceso de ventas de vendedores móviles Sector responsable: gerencia comercial Sector participante: promotores clientes Actividad inicial: los promotores son trasladados al domicilio de los clientes Actividad final: se realiza la transacción Objeto: entregar el producto intacto a los clientes Simbología

Documento

proceso

traslado

paso

cliente

vendedor

chofer Traslada a los vendedores al domicilio de los clientes reales y potenciales

1

2

Llegan al domicilio del cliente buscado

3 Reciben a los vendedores

4

Ofrecen sus productos destacando sus bondades

5 Realizan el pedido

6 Registran el pedido

C

AREAS FUNCIONALES G. GENERAL

G. TECNICO

G. DE VENTAS

CONTADOR

C SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

SISTEMAS DE INFORMACION COMERCIAL

SISTEMAS DE INFORMACION TECNICO

SISTEMAS DE INFORMACION FUNCIONAL

SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO

SISTEMAS DE INFORMACION Debido a que la empresa es relativamente pequeña ó mediana, en la mayoría de los casos la comunicación es verbal, pero en los aspectos importantes, la comunicación es por la vía escrita. Se hace hincapié en la comunicación oral como una forma de incentivar al trabajador a expresar sus ideas y pensamientos sobre el trabajo realizado y por otro lado es el medio más rápido de comunicación. Se entiende que las instrucciones importantes y las llamadas de atención fuertes y otros aspectos de mantenimiento de máquinas se lo realizan por escrito. Sin embargo solo el contador cuenta con un sistema, el cual es un sistema específico para las actividades que realiza la empresa. La información la organizan mediante la codificación de los productos, en resumen la mayor parte de la información se maneja mediante códigos. ¿LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA SON MANUALES O AUTOMATIZADOS? La información que se maneja en la empresa es realizada de forma automatizada ya que cuentan con equipos de cómputos para el registro de la información que se da en la misma CAPACIDAD DE SOFTWARE Y HARDWARE Las computadoras que se utilizan en la empresa Modelo: Pentium IV Software    

Memoria RAM: 26 B ( 3300 MG) Disco duro: 512 GB Sistema operativo: Windows 7 ( 64 bits ) Tarjeta grafica: GTS-240(16 B)

Hardware    

CPU Monitor Impresora Mouse

¿QUÉ USO SE LE DA A LAS COMPUTADORAS? Al utilizar medios informáticos, manejan las computadoras más que todo para enviar y recibir información entre los diversos órganos: tanto del gerente técnico y contador hacia el gerente general; los cuales cuentan con computadoras en sus oficinas y para realizar las diversas planillas.

Entre los programas de más utilización está el WORD, EXCEL y el sistema contable propio de la empresa que es proporcionado por un ingeniero en sistemas externo.

Hay cuatro computadoras y se las usa para:   

Dar información a sus superiores Para realizar los registros contables Para llevar las cuentas de las ventas de la tienda y en sí de la empresa

PROBLEMAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Estos son algunos de los problemas que se detectan en el proceso del sistema de información de la empresa ENATEX LTDA    



Redundancia de los datos.- existe diversas copias del mismo archivo lo cual provoca un gran problema en la base de datos física. Complejidad al momento de acceder a la información Dependencia de la asesoría externa del ingeniero en sistemas La información físicas es vulnerable en cuanto a la seguridad.- ya que los datos históricos no están ordenados en un espacio físico que le correspondería Procesadores en cuanto a la velocidad de navegación

TIPO DE RED DE COMUNICACIÓN Utilizan una red bus en la empresa porque las máquinas están conectadas por el mismo software y no hay una maquina central. También tienen una red de amplificación amplia (WAN) ya que cuenta con sucursales en otros departamentos constantemente.

LA CALIDAD DE LA INFORMACION La información en cuanto al tiempo es:   

Oportuna para la toma de decisiones Actual aunque también cuentan con datos históricos frecuencia: en el área de venta es diaria en cuanto los reportes sin embargo es mensual

Información en cuanto al contenido:  

Exacta Integra

 

Breve Alcance general

Información en cuanto a forma:   

Clara Detallada dependiendo del tipo de información requerida Orden en cuanto a los reportes y balances

CONCLUSION En conclusión nuestra propuesta es que se debe hacer un rediseño de la empresa, utilizando la estrategia en paralelo; en la cual el sistema viejo con el nuevo serán operados conjuntamente durante un tiempo, hasta asegurarse que todo funcione bien. Se debe proceder a la eliminación de la redundancia de datos mediante una correcta sistematización.