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• Angie Lisbet Vásquez Maldonado

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I.

TITULO II

Estructura Orgánica de la empresa “Los Pinos SAA” Órgano de Gobierno - Junta general de accionistas Capítulo I Órgano de Dirección - Directorio - Gerencia general

Capitulo II Órganos de Línea 1. De los cargos Denominación del cargo Funciones Específicas del cargo Línea de Autoridad Responsabilidad Requisitos Mínimos del cargo Capitulo III Órganos de Apoyo 1. De los cargos Denominación del cargo Funciones Específicas del cargo Línea de Autoridad Responsabilidad Requisitos Mínimos del cargo Capitulo IV Órganos de Asesoría 1. De los cargos Denominación del cargo Funciones Específicas del cargo Línea de Autoridad Responsabilidad Requisitos Mínimos del cargo Capítulo V Órganos de Control 1. De los cargos Denominación del cargo Funciones Específicas del cargo Línea de Autoridad Responsabilidad Requisitos Mínimos del cargo Capítulo VI Órganos Consultivos 1. De los Comités a) Atribuciones, composición y funcionamiento del Comité Capitulo VII Órganos Descentralizados y Desconcentrados 1. De los cargos a) Denominación del cargo b) Funciones Específicas del cargo



Órganos de Dirección

-

Gerencia General.

-

Administración. 

Órganos Funcionales.

-

Departamento de Compras.

-

Departamento de Ventas.

-

Departamentos de Logística. 

Órganos Eventuales

-

Negocios de Materiales de Construcción.

-

Negocios de Abarrotes.

-

Negocios de Café.

-

Negocios de Ganadería.

Organigrama Matricial de los “Negocios Sabe”

02 de diciembre de 2017.

Cuadro de Distribución de Cargos Por Órganos. Órganos

Cargos

Total

Órganos de Dirección Gerencia General

Administración

- Gerente General.

01

- Asistente de Gerencia.

01

- Administrador

01

-

Jefe del Departamento de Compras.

01

-

Asistente de Compras.

01

-

Jefe del Departamento de Ventas.

01

-

Vendedores

02

-

Cajero

01

-

Jefe del Departamento de Logística.

01

Órganos Funcionales Departamento de Compras

Departamento de Ventas

Departamento de Logística

-

Operario de Logística.

01

-

Encargado de Almacén.

01

-

Jefe del Negocios de Materiales de

01

Órganos Eventuales Negocio de Materiales de Construcción.

Construcción.

Negocio de Abarrotes.

Negocio de Café.

Negocio de Ganadería.

-

Supervisor

01

-

Chofer

03

-

Jefe del Negocios de Abarrotes

01

-

Supervisor

01

-

Chofer

03

-

Jefe del Negocios de Café.

01

-

Acopiador de Café.

01

-

Supervisor

01

-

Chofer.

01

-

Jefe del Negocios de Ganadería.

01

-

Encargado del Ganado.

01

-

Supervisor

01 TOTAL

29

II. TITULO III Del Manual Capítulo I Órgano de Dirección 1. De los cargos Denominación del Cargo: Gerente General Funciones Específicas: 

Asumir la representación legal de la sociedad



Planificar, organizar, dirigir y coordinar todas las actividades de la Empresa, utilizando en forma eficiente y eficaz los recursos.



Cuidar y vigilar la corrección, rendimiento y resultados de los procesos, actividades y operaciones que se realizan bajo su competencia.



Garantizar el cumplimiento del marco normativo de los órganos fiscalizadores de la empresa y que son aplicables.



Establecer y mantener una buena imagen empresarial, que permita orientar la organización hacia el logro de resultados. Línea de Autoridad



Inferior: Administrador Responsabilidad:



Responsable de dirigir y supervisar una eficiente administración de los recursos financieros, económicos y logísticos de la empresa.



Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organización y Funciones.



Supervisar y gestionar el cumplimiento con las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativos de la empresa. Requisitos Mínimos del Cargo:





Formación Académica: -

Título Profesional en Administración o carreras afines.

-

Maestría en Administración, Dirección de Empresas o afines.

-

Ingles a nivel Intermedio.

-

Nivel de Computación Avanzado.

Experiencia Profesional: Debe de tener una experiencia mínima de 03 años en el puesto de Gerente General



Otros: Habilidades: - Creatividad - Planificación. - Iniciativa. - Interés por el cliente - Responsabilidad.

Denominación del Cargo: Asistente de Gerencia. Funciones Específicas:  Llevar el control de la agenda de la Gerencia. 

Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.



Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Gerencia.



Tramitar y realizar el pago por servicios contratados (compras y capacitación).



Solicitar y comprobar los gastos por viáticos de toda la Gerencia.



Proporcionar información a otras Gerencias.

Línea de Autoridad 

Superior: Gerencia General Responsabilidad:  Apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen eficientemente el desarrollo de la operación de las Gerencias. Requisitos Mínimos del Cargo:







Formación Académica: -

Bachillerato técnico, carrera administrativa.

-

Ingles a nivel Intermedio.

-

Nivel de Computación Avanzado.

Experiencia Profesional: -

Un año controlando agenda a nivel gerencial.

-

Un año participando en la organización de eventos, talleres y cursos.

Otros: Habilidades: -

Proactivo

-

Trabajo a presión

-

Compromiso

-

Habilidad analítica

-

Comunicación efectiva

-

Capacidad de negociación.

Denominación del Cargo: Administrador Funciones Específicas: 

Ejercer un liderazgo dinámico, ejecutar los planes y estrategias determinados.



Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Gerencia.



Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control.



Participar, en coordinación con la Dirección y Gerencia General, en las fases de programación y formulación del presupuesto anual de acuerdo a las necesidades de la empresa.



Revisión de los informes presentados de cada proceso.

Línea de Autoridad 

Superior: Gerente General.

Responsabilidad: 

Vigilar y coordinar la administración de los recursos humanos, financieros y materiales.



Supervisar que la asignación de los recursos se realicen en apego a la normatividad aplicable.



Informar a las autoridades correspondientes sobre el ejercicio del presupuesto.

Requisitos Mínimos del Cargo: 



Formación Académica: -

Título Profesional en administración o en ingeniería comercial.

-

Inglés a nivel Intermedio.

-

Nivel de Computación intermedio.

Experiencia Profesional: Debe tener una experiencia mínima de 02 años en el puesto de Gerente Administrativo, Director Administrativo o Subdirector Administrativo.



Otros: Habilidades: -

Establecer relaciones equilibradas.

-

Usar de manera adecuada la posición de autoridad

-

Accesibilidad.

-

Empatía

-

Trabajo bajo presión

-

Toma de decisiones

-

Solución de problemas

Denominación del Cargo: Jefe del Departamento de Compras Funciones Específicas: 

Identificar y seleccionar proveedores de acuerdo a los estándares definidos por la organización.



Desarrollar a los proveedores con relación a la calidad, los costes y el servicio.



Identificar proveedores alternativos para reducir los riesgos de fallas de suministro.



Supervisar el trabajo de las compradoras en sus diversas etapas



Revisar los sustentos de compra y aprobar las órdenes de compra.



Analizar la estadística de compras y los proyectos futuros.

Línea de Autoridad 

Inferior: Asistente de compras Responsabilidad: 

Gestionar el proceso de adquisiciones de acuerdo a la normativa vigente, utilizando los instrumentos formalmente requeridos.



Gestionar el proceso de adquisiciones desde que nace el requerimiento y monitorear los bienes o servicios hasta que son recepcionados.



Mantener una relación cooperativa con el cliente interno y proveedores para dar respuesta oportuna a sus requerimientos



Formación Académica: -

Titulado de las especialidades de Ingeniería Industrial, Economía y administración. De preferencia con especialización en Logística.

-

Conocimiento de Word, Excel y Software utilitario del SIAG.



Nivel de inglés: Intermedio.

Experiencia Profesional: -

Experiencia de 2 años en la Gestión de compras y Seguimiento de adquisiciones



Otros: Habilidades: 

Dirección (de Personal)



Cierre de acuerdos



Comunicación efectiva



Ética



Influencia y negociación

Denominación del Cargo: Asistente de compras Funciones Específicas: 

. Recepcionar la documentación requerida para la causación contable, enviar Órdenes de compra a la Coordinación de Almacén para recibir la mercancía y remitir documentos a Auditoría Interna.



Recibir las Órdenes de Servicio del Área de Publicidad para enviarlas a Contabilidad General con el fin de que sean causadas.



Gestionar cotizaciones telefónicas de las diferentes solicitudes por las dependencias y rendir informe al Jefe inmediato.



Recibir mercancía, con las respectivas facturas, posteriormente enviarla a contabilidad con la Orden de compra correspondiente.



Revisar la Entrada contable de la mercancía y elaborar la salida correspondiente.

Línea de Autoridad 

Superior: Jefe del departamento de compras Responsabilidad:



Responsable de la recepción y validación de los documentos.



Valida los requerimientos.



Envía documentos soporte para generar orden de pago.



Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Mínimos del Cargo: 



Formación Académica: -

Licenciado en Administración, Técnico en Compras y Suministros o afines.

-

Dominio de office a nivel avanzado.

Experiencia Profesional: -



Experiencia mínima de 2 años en puestos similares.

Otros: Habilidades: -

Orientación al Servicio

-

Adaptabilidad al cambio

-

Planeación y organización del trabajo

-

Iniciativa

-

Habilidad tecnológica

-

Manejo técnico de la información

-

Habilidad numérica