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¿Cómo organizar protocolariamente la presentación de un libro? INTRODUCCIÓN Este texto pretende ser un ejemplo de cómo organizar un acto protocolario, en es este caso la presentación del libro “El Toledo Oculto, una aproximación a la verdad”, del autor toledano Juan Cabanillas Cabanillas y editado por Cuarto Puzzle, así como el desarrollo para la organización de un vino de honor posterior. Nos encontramos ante un acto público de carácter no oficial. Es público porque es convocado por la editorial y está abierto a la participación de un gran número de invitados si bien está limitado por el aforo del lugar de celebración del mismo, el Círculo de Arte de Toledo. Es no oficial porque no está organizado por ninguna institución pública. PRESENTACIÓN DEL LIBRO “EL LLANTO DE CLEPSIDRA” Y VINO DE HONOR El acto en su conjunto, como ya hemos dicho, es de carácter público no oficial y es organizado por la editorial Cuarto Puzzle. El Editor, Tomás Cantón, será el anfitrión del acto, como máxima autoridad de la Editorial, por lo que será el encargado de recibir, facilitar las presentaciones entre los invitados que no se conocen, enviar las invitaciones y disponer el protocolo del acto. El desarrollo se divide en dos partes, por un lado, la presentación, propiamente dicha, del libro y, por otro lado, el vino de honor. Con el fin de no dejar ningún cabo suelto elaboraremos un calendario de preparación. Filosofía del acto: La celebración de este acto tiene como objetivo promocionar el libro “El Toledo oculto, una aproximación a la verdad” así como a su editorial Cuarto Puzzle. Para conseguir alcanzar este objetivo de la manera más eficaz posible se invitan tanto a los medios de comunicación social como a reputados críticos literarios y a personas conocidas en el ámbito cultural y local. Hemos de tener en cuenta que este libro es el final de una trilogía de su autor, cuyos títulos anteriores “El Secreto de la ciudad de las Tres Culturas” y “Al llegar el sol” tuvieron una gran acogida, fundamentalmente en la ciudad de Toledo. Lugar elegido para la presentación El lugar elegido para la presentación es el Círculo de Arte de la ciudad

de Toledo. Esta elección se debe a varios motivos. En primer lugar, porque los miembros del mismo han colaborado aportando multitud de datos al autor de este, además, le han abierto las puertas a numerosos lugares de Patrimonio Histórico de la ciudad a los que difícilmente se tienen acceso y que le han servido como fuente de inspiración. En segundo lugar, porque el Círculo de Arte colabora asiduamente con la Editorial, de origen castellano manchego. Las dos últimas razones son también de gran importancia, se celebrará en este lugar por la imagen que esta institución transmite, es el lugar de encuentro cultural más activo de la ciudad y por las características tangibles del mismo. Deteniéndonos en esta última cuestión hemos de señalar que el emplazamiento cuenta con una serie de características favorables para la celebración del evento: • Amplio salón de actos. Como podemos ver en la Figura 1 el lugar cuenta con un amplio espacios para la celebración del acto. Y es que uno de los objetivos del Círculo de Arte es dar cabida a todo tipo de celebraciones culturales. • Bar y comedor. Es interesante el hecho de que el lugar cuente con un bar que permitirá a los invitados entrar en él antes de acudir al actp, si bien el vino de honor se dará en el comedor con el fin de no mezclar a los invitados con las personas ajenas al acto que se encuentren en el bar. Podemos ver la amplitud en la Figura 1. • Lugar histórico. El Círculo de Arte de Toledo se emplaza dentro de la que fue la Iglesia de San Vicente, un edificio histórico cuya arquitectura te permite sumergir en un ambiente de gran riqueza cultural. El lugar cuenta con arcos semicirculares de herradura que facilitan la llegada a ese Toledo oculto que predica el libro. En este sentido cabe hacer mención a la plataforma donde se instalará la mesa presidencial, una antigua capilla gótica con bóveda de crucería del siglo XVI. Un lugar, por lo tanto, idílico para los invitados. Puede comprobarse en la Figura 2. • Mobiliario y decoración. El mobiliario con el que cuenta el lugar es muy minimalista. A ambos lados de las paredes habrá grandes muebles de madera donde en el momento de la presentación del libro se estará exponiendo la obra de Carlos de la Vega, pintor local cuya última colección trata, al igual que el libro, sobre los lugares ocultos de Toledo. Además, él es amigo del escritor y de la editorial y ha sido el creador de la ilustración de la portada. Respecto a las sillas, dispondremos de las que cuenta el Círculo para este tipo de ocasiones, son sillas de madera antiguas pero en perfecto estado que resultarán muy cómodas a los invitados. No hemos de olvidar tampoco que el local cuenta con un ropero a la entrada del mismo así como con

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teléfono. Seguridad. Teniendo en cuenta la importancia de la seguridad en el desarrollo del acto, antes de su ejecución iremos al lugar para revisar las fichas de seguridad que indiquen que todo está en orden. Megafonía. El lugar cuenta con una amplia instalación megafónica ya que como hemos dicho es esfera de celebración de diferentes eventos. Nuestra acción sería revisar días y horas antes su correcto funcionamiento y asegurar la instalación de las cajas que permitan a los medios conectar los micrófonos con el fin de no abrumar la mesa presidencial y de conseguir una calidad de sonido limpia. Acceso al lugar. El lugar se encuentra en la Plaza de San Vicente de Toledo en el Centro Histórico de la Ciudad. Toledo es un verdadero laberinto de calles estrechas en medio de las cuales está el Círculo de Arte. Es, por tanto, difícil el acceso al mismo. Sin embargo, para estos actos cuenta con un garaje para los coches a escasos metros del lugar. Este es de pequeñas dimensiones, 10 plazas, 4 de ellas ocupadas en todo momento. Las 6 plazas restantes, por lo tanto, son para los miembros de la mesa presidencial. El resto de invitados podrán utilizar las plazas de aparcamiento que hay en la puerta del lugar, para ello deberán recoger en el Círculo de Arte un ticket con el que poder estacionar. Acessibilidad. La accesibilidad es un derecho y en la organización del acto no será ajena la posibilidad de que asistan al acto personas con algún tipo de discapacidad. En el caso de que confirmasen venir, se tomarán una serie de medidas que permitirán que tanto ellas como el resto de asistentes actúen con total normalidad. Entre estas disposiciones se encuentran reservar unas plazas de aparcamiento para minusválidos en la puerta del Círculo de Arte o si asistiese una persona sordomuda preparar un intérprete del lenguaje de signos para facilitarles la comprensión de lo que ocurre.

Figura 1 Figura 2

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Fecha y duración del acto La presentación del libro tendrá lugar el próximo 2 de abril (jueves). Esta ha sido la fecha establecido por el anfitrión del acto ya que será el momento en el que estén cumplidos todos los trámites y el que mejor conviene a éstos. El horario elegido son las 19 horas, hemos de tener en cuenta que junto con la presentación del libro habrá un vino de honor, por lo tanto, debe celebrarse en ese horario. Con respecto a la duración, se establecerá entorno a una hora mientras que el vino de honor durará dos horas. El acto se clausurará a las 22 horas. Anfitrión El anfitrión del acto, como ya hemos señalado, es el editor del libro. Al tratarse de un acto público pero no oficial este será el encargado del protocolo del lugar. Invitados El aforo del lugar se establece en 42 personas sentadas más la presidencia. Los asistentes se organizarán en: 4

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Componentes de la presidencia. La presidencia estará compuesta por 5 personas. El número de estas es impar debido a que se marcará claramente cual es el presidente del acto. La mesa la formarán el editor del libro, este como sabemos es el anfitrión si bien es cierto que cederá la presidencia al concejal de Cultura de la ciudad, Miguel Felpeto. El tercer miembro de la mesa presidencial es el autor del libro mientras que las esquinas están reservadas a Juan Vicente Serrano, miembro del Círculo de Arte y a Carlos de la Vega, ilustrador de la portada y pintor cuya obra estará expuesta en el lugar durante la presentación. Críticos. Serán invitados al acto tres importantes críticos literarios que, además, han asistido en las otras dos ocasiones anteriores de las presentaciones de los primeros libros que conforman la trilogía. Además, serán invitados dos representantes de la asociación Toledo Literario, Mariano Rojas y Francisco Silvela y dos miembros de las dos librerías más importantes de la ciudad, “Librería Taiga” y “Librería Hoja Blanca” Medios de comunicación social. En este caso merecen, como hemos dicho, especial atención todos los medios de prensa y audiovisuales ya que recogerán y transmitirán el mensaje que la empresa desee transmitir al público, un mensaje de promoción del libro con el fin de conseguir éxito de ventas. Se invitará a siete medios de comunicación de la ciudad: “El Día de Toledo” y “La Tribuna de Toledo”, diarios locales; “CNC” y “Castilla la Mancha Televisión”, televisiones regionales; EFE, agencia con sede en Toledo pero de carácter nacional y Cadena Ser, radio con sede local pero al igual que EFE con posibilidad de proyección nacional y Cadena COPE, de la misma naturaleza que la anterior. Hemos de tener en cuenta que se trata de un libro cuyo público potencial son fundamentalmente los toledanos y, por tanto, su alcance es mayoritariamente local. Familiares y amigos. Se guardará un sitio especial, asimismo, para los familiares y amigos del autor del libro. Podrán invitar a siete personas de este rango. Resto de invitados. Quedarán 21 lugares reservados a invitados que decidan venir a la presentación del libro de Cabanillas porque sean lectores del autor o porque se hayan interesado a través del conocimiento del acto por los periódicos, los carteles en el “Círculo de Arte” y en las dos librerías citadas anteriormente o por la página Web de la editorial Cuarto Puzzle.

Para confeccionar la lista de invitados citada anteriormente ha sido necesario mirar las fichas de años anteriores en los que también organizamos la presentación de los primeros libros del autor. Esta 5

ficha nos ha servido para conocer quienes habían sido anteriormente los invitados así como para estar al corriente de los críticos, medios y librerías que apostaron por los títulos anteriores. Además, se ha pretendido lograr un equilibrio entre los diversos grupos de invitados y representaciones con el fin de evitar omisiones inesperadas o una excesiva presencia de miembros de un solo grupo. Invitaciones Las invitaciones se enviarán diez días antes del acto, es decir, el martes 24 de abril de 2009. Se trata de invitaciones tradicionales hechas en un tarjetón y de color blanco. La letra, como podemos ver en la Figura 3, es de fácil lectura (Times New Roman) y los datos quedan muy claros; se establece quién invita, a dónde invita; a qué hora y con ocasión de qué se hace, además, se informa de la fecha, en la que se incluye el año con el fin de que la invitación puede quedar como recuerdo de los invitados. Figura 3

Además se añaden en otra tarjeta datos de interés explicando el lugar de aparcamiento, la exigencia de confirmación previa y la duración estimada del acto. Podemos ver un boceto de la Nota de Interés en la Figura 4. Figura 4

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Las invitaciones desarrolladas como ejemplo irían dirigidas a los críticos literarios, a los miembros de las diferentes asociaciones y librerías así como a los familiares del autor. Los componentes de la presidencia que necesiten invitación se les enviará una personalizada, además se hablará con ellos de forma directa en días previos al acto para concretar todos los detalles necesarios. A los medios de comunicación social se les enviará una Previsión de la cita por e-mail y por fax que irá dirigida al medio en general. En la previsión se citará a los medios al acto de presentación del libro y solo se permitirá que hagan preguntas una vez acabada la oratoria y antes del vino de honor. El resto de invitados podrá ir pasando al lugar donde se celebra el vino de honor mientras tanto. A la previsión se añadirá una reseña del libro con el fin de que, por un lado, los periodistas vayan informados y de que, por otro lado, lancen previamente al día de la presentación alguna información sobre la misma que de a conocer el título del libro y anime a acudir al lugar a los interesados. Las personas que no reciban invitación personalizada se informarán, coma ya hemos especificado, a través de los medios, los carteles en el Círculo de Arte (ver Figura 5) y la página Web de la Editorial. En todas estas informaciones se pedirá a aquellos que quieran acudir que confirmen previamente antes del 28 de marzo, al igual que el resto, para cerrar detalles. Esto es fundamental ya que el aforo es limitado y el autor tiene un gran número de seguidores de modo que se prevé que se llenen todos los puestos libres. Figura 5. 7

Medios de comunicación Los medios de comunicación social merecen especial atención ya que como hemos dicho al principio retransmitirán el mensaje a lectores. Y los lectores, a fin de cuentas, son los compradores potenciales del libro por lo que será necesario dar un trato exquisito a los medios. Los medios de comunicación invitados han sido siete mientras que por cada medio acudirán un redactor y un reportero gráfico (tres fotógrafos y dos operarios de cámara). Hemos de exceptuar a la radio, de la que solo acudirá una periodista por medio. Es importante, por tanto, distinguir dos espacios: 8

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Redactores. Está previsto que al acto acudan siete redactores, teniendo en cuenta que estos necesitarán visibilidad para tomar notas y no perderse ningún detalle deben sentarse en la tercera fila, ya que la primera está reservada a los críticos y a los miembros de asociaciones y librerías. Reporteros gráfico. Hemos de tener en cuenta que el Círculo de Arte de Toledo es utilizado para numerosos actos y existe en la parte del fondo una plataforma desde la que los cámaras pueden grabar todo el acto. En el caso de los fotógrafos un auxiliar de protocolo será el encargado de dejar pasar hacia delante a los fotógrafos al principio y al final del acto, momento que también aprovecharán los cámaras de televisión para grabar primeros planos. Micrófonos. Tanto la reporteras de radio como las televisiones deben hacer uso de micrófonos debido a que las distorsiones que genera el sonido ambiental no permite comunicar bien el mensaje. Como hemos dicho el lugar cuenta con un sofisticado equipo de megafonía y con varios altavoces. Además, hay un lugar habilitado (con altavoz) para que los medios sitúen los micrófonos y no éstos no molesten en la mesa presidencial donde habrá un micrófono para cada ponente (no perteneciente a ningún medio). El lugar habilitado es una caja en la que los periodistas pueden conectar de manera directa sus micrófonos de modo que el audio está libre de otros sonidos.

Presidencia del acto y puesto de honor La presidencia es la zona reservada al anfitrión y a sus invitados principales. Nos encontramos ante un acto de carácter no oficial por lo que el anfitrión colocará a sus invitados. El puesto de honor, reservado a la persona que preside, debería ser ocupado en este caso por el editor del libro. Sin embargo, este ha decido que él no va a presidir el acto sino que lo va a hacer el Concejal de Cultura, Miguel Felpeto. De este modo y siguiendo la teoría clásica el editor se colocará a la izquierda de quien ha cedido (concejal de Cultura), a los efectos de ofrecerle su derecha, que es el puesto de honor. Para la ordenación de la presidencia, asimismo, se sigue el sistema de alternancia. El concejal de Cultura, que preside el acto, se situará en el centro. A su izquierda el editor del libro y a su derecha el autor del mismo. Al lado del autor se situará el miembro del Círculo de Arte mientras que al lado del editor se sentará el pintor que ha llevado a cabo la portada del libro y cuya obra se expone en las paredes del lugar, como ya hemos citado anteriormente.

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Figura 6

La Figura 6 representa la mesa presidencial. El concejal de Cultura ocupa la presidencia, a su izquierda se encuentra el editor que le ha cedido el puesto y a su derecha el autor del libro. Las esquinas están reservadas para el miembro del Círculo de Arte y para el pintor. Esta mesa se subirá a la plataforma del salón de actos, se cubrirá con una tela roja. Sobre ella se situarán dos ejemplares del libro, uno al lado derecho y otro al izquierdo. Cada miembro de la presidencia tendrá un cartel con su nombre y cargo. Además, detrás de la mesa se situarán carteles de promoción de la editorial y del libro. Es importante señalar, asimismo, que la ordenación de los miembros de la mesa presidencial deberá llevarla a cabo el anfitrión. Sistema de ordenación de los asistentes Cada fila estará formada por siete asientos divididos en dos columnas de cuatro asientos y de tres. Hemos de tener en cuenta que a pesar de la amplitud del Salón de Actos esté tendrá en las paredes expuestas las obras pictográficas de Carlos de la Vega y por lo tanto, debe dejarse un pasillo amplio a ambos lados. • Primera fila. La primera fila estará reservada a los críticos y dueños de las librerías. Son siete. Serán los auxiliares de protocolo los encargados de situar a estos invitados teniendo en cuenta la relación entre ellos como criterio fundamental. • Segundo fila. Estará reservada a los familiares y amigos. Su ordenación se dará según vayan llegando y serán ayudados, de igual manera, por los auxiliares de protocolo. • Tercera fila. Compuesta por los periodistas. • Filas siguientes. Las ocuparán aquellos que hayan decidido venir al acto por su cuenta libre. El número de estas personas está limitado (21 personas, tres filas más) por ello, previamente han tenido que ratificar su asistencia. En definitiva, los auxiliares de protocolo serán los encargados en todo momento de que se cumpla esta ordenación.

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Vestimenta No se exigirá a los asistentes ninguna vestimenta concreta. No debemos olvidar la filosofía del acto es la venta del libro. Un libro cuyo lector objetivo pertenece a varias clases sociales. Todo debe ser fácil para los asistentes al acto. PROGRAMA Y DESARROLLO DEL ACTO Una vez que todo lo anterior ha sido organizado procede el desarrollo del acto. El anfitrión, Tomás Cantón, debe recibir en la entrada del Salón de Actos a los invitados. Después cada asistente debe ser acomodado en su sitio. Una vez concluida esta acción entrarán los miembros de la mesa presidencial. Una vez que todos hayan sido acomodados empezará a hablar la persona que preside el acto, después cederá la palabra al editor del libro, quien se referirá a la relación entre el nuevo libro que se está presentando y los fines que se pretenden alcanzar con su publicación, así como la forma en que el libro se enmarca en la política editorial de la empresa. A continuación intervendrá el autor del libro que expondrá la motivación que le llevó a escribirlo, las fases de su elaboración y otros detalle. Podrán después hablar los otros dos miembros de la presidencia aunque, en principio, no tiene porque ser necesario. Finalmente, el concejal clausurará el acto. Se invitará a pasar a los asistentes al vino de honor. A la salida de la sala, asimismo, se dispondrán varias mesas para que los que quieran puedan comprar el libro mientras que el anfitrión le dará un ejemplar a los invitados. Vino de honor Como puede verse en la Figura 1, al lado del salón de actos se encuentra un comedor, lugar elegido para la celebración del vino de honor. El día de la celebración del acto permanecerá cerrado hasta la finalización del mismo. Durante el vino de honor las personas permanecerán de pie con el fin de que puedan interactuar unas con otras, por lo tanto, se retirarán todas las mesas y sillas del comedor. En el vino de honor se ofrecerá: • Vinos blancos (estos se servirán fríos y hasta tres cuartas partes) y jerez. • Champagne en “copa flauta”. • Agua y bebidas refrescantes para las personas que no consuman alcohol. Estas bebidas se servirán con aperitivos que acompañen a los vinos, por lo tanto no en gran cantidad ya que solo son de acompañamiento. Al final del evento, se bandejearán masas finales y bombones para acompañar el champagne. El brindis lo llevará a cabo el anfitrión. El anfitrión también será el encargado, en última instancia, de

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despedir a los invitados.

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