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• Maria Alejandra Aguirre

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MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES El MOF de la SOCIEDAD ANONIMA CERRADA DENOMINADA “MADERAS LA ESMERALDA” finalidad brindar las responsabilidades de cada cargo, mejorando de esta manera el funcionamiento de la organización El presente manual está orientado a todo el personal de la empresa, tanto administrativo como operativo con esto se lograra que el desenvolvimiento del personal será más eficaz El presente manual ha sido aprobado por la gerencia general Este manual deberá actualizarse cada tres años. A. POLITICAS • Los operarios deben de asistir correctamente uniformados • Dicho personal debe mantenerse en constante capacitación para poder mantener la calidad de nuestro producto • Los empleados de la parte administrativa tiene la tarea de aprender dos palabras nuevas del diccionario diariamente • Dar un constante mantenimiento a la maquinaria como son: las circulares, cortadora, de esta manera poder ofrecer un producto de mejor calidad y con garantía

B. FUNCIONES GENERALES 1. GERENCIA GENERAL: Planifica los objetivos precisos de la empresa a) Se encarga de la supervisión de las operaciones contables de la empresa b) Crea políticas para poder dirigir las diferentes actividades de control y administración a los diferentes gerentes y departamentos existentes. c) Dirige, controla y analiza las acciones técnicas y administrativas de la empresa en coordinación a los objetivos y políticas establecidas.

2. GERENCIA COMERCIAL: a) Realiza las estrategias de la empresa dependiendo de la visión de esta. b) Investiga la competitividad de la empresa c) Realiza el mercadeo de la empresa. 3. GERENCIA ADMINISTRATIVA a) Controla todas las compras hechas para la empresa. b) Estudia las necesidades de la empresa. c) Consigue insumos necesarios para la empresa y para las operaciones que esta realice. 4. GERENCIA DE PRODUCCIÓN: a) Fiscaliza la parte operativa de la empresa. b) Supervisa el desempeño de los trabajadores en la parte operativa. c) Estudia las necesidades estructuradas dentro del área en que se está supervisando.

C. ORGANIZACIÓN 1. Gerente General 1.1. Vice Gerente 2. Gerencia Comercial 2.1. Ventas 2.2. Distribución 2.3 Cobranzas 3. Gerencia Administrativa 3.1. Contabilidad 3.2. Compras 3.3. Recursos Humanos 4. Gerencia de Producción 4.1. Departamento de seguridad 4.2. Control de calidad

D. FUNCIONES ESPECÍFICAS GERENCIA GENERAL 1. Gerente General a) Responsable de planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo b) Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos c) Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta d) Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros. 2. Vice Gerencia 2.1 Supletorio al gerente general en las siguientes funciones: a) Responsable de planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo b) Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos c) Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta d) Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros.

GERENCIA COMERCIAL 1. Gerente comercial

a) Encargado de coordinar con el gerente de producción la cantidad a producir de acuerdo a lo proyectado b) Encargado de la promoción y publicidad de la empresa 2. Ventas a) Realiza las proyecciones de ventas mensuales y anuales 3. Distribución a) Realiza las medidas de distribución y traslado de mercancía 4. Cobranzas 1. Realiza las cobranzas debidas coordinando con el personal de ventas para dar mayor agilidad. GERENCIA DE ADMINISTRATIVA a) b) c) d) e)

1. Gerente Administrativo Elegir el medio adecuado que ajuste a tiempos de entrega Hacer una correcta y oportuna evaluación de costos Las operaciones con los empleados y /o subordinados Monitorear los avances de entrega o recepción de mercancía Supervisar y verificar el empaque y embalaje son tareas que competen a la gerencia en cuanto a su correcta implementación. 2. Contabilidad Contador

a) b) c) d) e) f)

Las aperturas de los libros de contabilidad. Establecimiento de sistema de contabilidad. Estudios de estados financieros y sus análisis. Certificación de planillas para pago de impuestos. Aplicación de beneficios y reportes de dividendos. La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones

a) b) c) d)

3. Compras Revisar el libro de aportes Coordinar con el personal de ventas y distribución las ganancias y deudas Abastecer de materia prima a los puestos de producción Apertura un libro de compras y dirigirlo con responsabilidad y honestidad.

4. Recursos Humanos Gerente de recursos humanos a) Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados. b) Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.

c) d) e) f)

g) h)

Reclutar al personal idóneo para cada puesto. Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal. Llevar el control de beneficios de los empleados. Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums o contactos personales. Supervisar la administración de los programas de prueba. Desarrollar un marco personal basado en competencias.

GERENCIA DE PRODUCCIÓN 1. Gerente de producción a) Responsable sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General b) Optimiza y planifica los recursos productivos para obtener un crecimiento de la productibilidad c) Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.

a) b) c) d) e)

2. Departamento de seguridad Brindar la seguridad debida a la mercancía al ingreso de la empresa Designar el lugar de conservación de cada etapa de la mercadería Proteger los lugares de mantenimiento Brindar la seguridad al personal de trabajo en maquinarias e implementos Mantener el registro de los implementos entregados

3. Control de calidad a) Brindar un informe bimestral de la calidad en progreso de la mercancía de venta y compra b) Dirigir al personal de administración en temas de calidad en caso de inconvenientes externos de la mercancía c) Apertura un libro de reclamaciones y dirigirlo al gerente de administración

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