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• Kerri Brown

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MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES

I.

INTRODUCCION

El presente manual de organizaciones y funciones, ha sido elaborado con el propósito de permitir a funcionarios de la empresa, obtener un conocimiento integral de la naturaleza de las unidades organizacionales, su ubicación dentro de la estructura organizativa, los medios y los canales de comunicación e instancias de coordinación, tanto interna como institucional, así como los niveles, grados de funciones y responsabilidades. Asimismo, este manual por ser un instrumento administrativo de carácter operativo, contiene la información sobre la estructura organizacional(organigrama) de la empresa, la descripción de los objetivos y funciones inherentes a cada una de las unidades y áreas organizacionales establecidas, precisando la relación de dependencia de cada una de ellas respecto a las demás e incluye información útil para familiarizar a los miembros de la organización con los objetivos, políticas y prácticas de la entidad. Finalmente, cabe indicar que para la elaboración de este documento en lo respecto a la estructura administrativa se tomaron como base fundamental Las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, razón por la cual la aplicación es obligatoria. II.

FINALIDAD DEL MANUAL

El manual de organizaciones y funciones de distribuidora D&M, constituye la guía de referencia, útil para la orientación del trabajador en el desempeño de las funciones de las unidades organizaciones que componen la estructura de la entidad. III.

ALCANCE

Las disposiciones contenidas en el presente manual de organizaciones y funciones son de aplicación y estricto cumplimiento por parte de todos los componentes de la organización establecidas Decreto Supremo, como personas jurídicas de derecho público con autonomíade gestión administrativa, legal y técnica,cuenta con un directorio, por lo que debe elaborar sus propios instrumentos de Gestión Administrativa. IV.

BASE LEGAL DE CREACION

V.

DEFINICIONES ESTRATEGICAS a) Misión b) Visión

VI.

APROBACION,DIFUSION Y ACTUALIZACION

De acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, el presente documento es aprobado, difundido y aplicado en todas las unidades organizacionales de la empresa,siendo de conocimiento y cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios en el ámbito de su competencia.

La revisión y actualización de este manual es responsabilidad de la unidad de recursos humanos, a través de sus instancias correspondientes, y dentro del marco de las disposiciones establecidas por el Sistema de Organización Administrativa y del órgano rector del sistema.

ESTRUCTURA ORGANICA de acuerdo al reglamento de organizaciones y funciones la distribuidora D&M S.A.C, cuenta con la siguiente estructura orgánica: ALTA DIRECION -

Junta General De Accionistas Directorio Gerencia General

ORGANO DE APOYO -

Secretaria General

ORGANO DE ASESORIA -

Asesoría Legal

ORGANO DE LINEA -

Gerente de Finanzas Gerente de Marketing Y Ventas Gerente de Recursos Humanos Gerente de Logística

I.-ALTA DIRECCION 1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Es el órgano de mayor jerarquía y en el cual reside la soberanía de la empresa. Está constituida por la reunión de los titulares o tenedores de las accionesrepresentativas de su capital social, el cual en la actualidad está integrado de la siguientemanera: Su régimen de actuación se ciñe a lo dispuesto por la Ley General de Sociedades, por la Ley de Promoción Privada en las Empresas del Estado, por el Estatuto Social de la Sociedad y por los poderes otorgados a sus Representantes y apoderados. Todos los socios, incluso los disidentes y los ausentes, quedan sometidos a susacuerdos adoptados conforme a Ley. La Junta General de Accionistas sólo podrá tratar los asuntos contemplados en laconvocatoria. Junta General de Accionistas: 1. Aprobar o desaprobar la gestión social, las cuentas y el Balance General delEjercicio. 2. Disponer la aplicación de utilidades. 3. Fijar la remuneración del Directorio. 4. Elegir regularmente a los miembros del Directorio. 5. Tratar los demás asuntos que le sean propios. 6. Remover a los miembros del Directorio y elegir a sus nuevos integrantes. 7. Modificar el Estatuto. 8. Aumentar o reducir el Capital Social. 9. Emitir Obligaciones. 10. Disponer investigaciones, auditorías y balances. 11. Transformar, fusionar, disolver y liquidar la sociedad. 12. Resolver en los casos en que la Ley o el Estatuto disponga su intervención y encualquier otro que requiera el interés social. La Junta General estará presidida por el Presidente del Directorio y como Secretarioactuará el Gerente General, salvo disposición en contrario de los representantes de lasacciones. La sesión de Junta General y los acuerdos adoptados en ella deben constar en un Librode Actas u hojas sueltas en sistema mecanizado legalizados, conforme a Ley. 2. DIRECTORIO Es el órgano ejecutor de las resoluciones adoptadas por la Junta General de Accionistas; ejerce las facultades y derechos concernientes a la representación, dirección yadministración de la Sociedad, siendo de su competencia resolver todos aquellosasuntos que por Ley o por el Estatuto de la Empresa no se encuentran expresamentereservados a la Junta General de Accionistas. El Directorio está conformado por cinco miembros que son elegidos por la Junta Generalde Accionistas.

Los Directores son elegidos por periodos de un año, salvo las designaciones que sehagan para completar periodos. Los Directores pueden ser reelegidos. El cargo de Director es personal e indelegable. El periodo del Directorio termina al resolver la Junta General sobre el Balance de suúltimo ejercicio y elegir al nuevo Directorio, pero los Directores continúan en sus cargos,aunque hubiese concluido el periodo, mientras no se produzca nueva elección y loselegidos acepten el cargo. El cargo de Director vaca por muerte, renuncia, remoción o por incurrir alguno de los Directores en cualquiera de las causales de prohibición e incompatibilidad señaladas en La Ley General de Sociedades. En caso de vacancia, la Junta proveerá la designación delnuevo Director. El Directorio tiene las facultades de representación legal y de gestión necesarias para laadministración de la Sociedad dentro de su objeto, con excepción de los asuntos que laLey o el Estatuto atribuyen a la Junta General de Accionistas. Las funciones del Directorio son las siguientes: 1. Elegir a su Presidente y Vice Presidente. 2. Reglamentar su propio funcionamiento. 3. Aceptar la dimisión de sus miembros y promover la cobertura las vacantes que seproduzcan en los casos previstos por la Ley. 4. Encomendar determinados asuntos a uno o más de sus Directores, sin perjuicio delos poderes que pueda conferir a cualquier persona. 5. Reglamentar, fiscalizar e inspeccionar las operaciones de la Sociedad, sin otralimitación o excepción que las señaladas en la Ley y en el Estatuto. 6. Aprobar la Estructura Orgánica Funcional de la Empresa. 7. Aprobar el Manual de Organización y Funciones, los demás documentos normativos,directivas y procedimientos de la empresa, que no sean de competencia de la Gerencia General. 8. Nombrar y remover al Gerente General, Gerentes de Línea y Funcionarios queejercen cargos de dirección y confianza. El nombramiento de los Gerentes de Líneaocurrirá a propuesta del Gerente General. 9. Constituir comités, fijando sus funciones dentro de las que el Estatuto asigna al Directorio. 10. Crear sucursales, agencias y dependencias que estime necesarias y suprimirlas. 11. Presentar en tiempo oportuno el Balance y la Memoria Anual a la Junta General de Accionistas, proponiendo la aplicación que debe darse a las utilidades y las medidasde otro orden que estime convenientes. 12. Delegar total o parcialmente sus atribuciones y facultades con las formalidades ylimitaciones que establece la Ley. 13. Evaluar las circunstancias, condiciones o factores que ostensiblemente puedanafectar las actividades de la Empresa.

3. GERENCIA GENERAL

1. OBJETIVO Dirigir, coordinar y controlar las acciones de los órganos ejecutivos y operativos de laempresa. Ejecutar las disposiciones del Directorio, de acuerdo a lo establecido por elEstatuto de distribuidoraD&M, para el logro competitividad y rentabilidad empresarial en un marcode austeridad acorde con los planes estratégicos y operativos de la distribuidora D&M. Es el área de mayor jerarquía de la empresa y le corresponde la representación de la Sociedad ante toda clase de autoridades, sean éstas políticas, administrativas, fiscales,municipales o judiciales, gozando de las facultades necesarias para ejercer estarepresentación. 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desarrollo de sus actividades, la Gerencia General requiere:  Gerente General  Secretaria Gerente General:

2.1

Objetivo El Gerente General tiene responsabilidad directa en la dirección, coordinación, control y evaluación del funcionamiento y actividades de la Empresa, en concordancia con las políticas, planes y estrategias aprobadas; garantiza que los procedimientos y políticas se lleven a cabo dentro del marco de la ley, y que se obtengan los objetivos propuestos, sobre la base de una organización y administración eficientes; y asesora al Directorio en la buena marcha de la Empresa. Asimismo, ejerce la representación legal de la Empresa. Desarrolla las siguientes funciones:

2.1

Funciones Generales

a)

b)

Formular y presentar al Directorio para su aprobación el plan anual de la Empresa que incluye las estrategias de planeamiento, objetivos, políticas, metas, programas y presupuestos referidos a las actividades institucionales. Asesorar al Directorio en cuestiones técnicas proporcionándole la información necesaria.

c)

d)

2.3

Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el logro de los objetivos, planes, programas, metas y presupuestos establecidos. Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la estrategia, políticas, procedimientos y normas establecidas.

FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Proponer y llevar a cabo todos los Planes de Desarrollo de la empresa. b) Cumplir con las funciones establecidas por el Estatuto de la empresa, de acuerdo con sus facultades. c) Realizar la función de Secretario de la Junta General de Accionistas, coordinando d) Acciones con el Presidente de la misma. e) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de los organismos superiores de la empresa. f) Supervisar y controlar el desarrollo de todas las actividades de la empresa directamente o a través de otros funcionarios. g) Organizar la empresa poniendo en práctica las políticas aprobadas por el Directorio. 2.4

Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad Es directamente responsable ante el Directorio. Para el cumplimiento de sus responsabilidades, el Gerente General es apoyado por los Órganos de Apoyo y Funcional de la distribuidora D&M, así como asesores legales externos.

2.5

Relación de Coordinación Funcional Dentro de las relaciones de coordinación internas y sin perjuicio de la directa dependencia, determinada en la estructura orgánica, mantiene continúa concordancia y respuesta de función con los diferentes órganos de la Empresa.

Secretaria: 2.1

Objetivo Realiza labores específicas de apoyo al Directorio y a la Gerencia General, y en general a todas las Subgerencias de la Empresa; así como, otras tareas asignadas por la Gerencia General.

2.2

Funciones Generales a) b) c) d)

e)

g)

2.3

Apoyar en las labores de su cargo a la Alta Dirección de la Empresa. Archivar, registrar y controlar las Actas del Directorio, y otros documentos importantes. Recepcionar, registrar y distribuir toda la documentación que ingresa a la Empresa (Cartas, Informes, Facturas, Recibos, etc.). Tramitar y procesar los expedientes que fluyen de la Gerencia General; controlar y distribuir el despacho de la correspondencia a través del Servicio Local. Atender la central telefónica, efectuar y atender las comunicaciones e informar a nivel interno y al público sobre las gestiones que se vienen realizando en el área de su competencia. Centralizar los requerimientos de suministros diversos: Útiles de oficina, aseo y limpieza y suministros para equipos de oficina y velar por mantener un stock adecuado. Gestiona la compra, control y distribución de los mismos.

Relaciones de Responsabilidad y Coordinación Funcional Depende y reporta directamente al Presidente del Directorio y al Gerente General. Coordina con los otros órganos lo relacionado a sus funciones y labor de apoyo.

II.- ORGANO DE APOYO SECRETARIA GENERAL 1. OBJETIVO 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desarrollo de sus actividades, la secretaria general requiere:  Secretario general  Técnico en trámite documentario Secretario general 2.1 Funciones generales:

a) Concurrir a las Sesiones de Directorio, de acuerdo a los plazos y mecanismos establecidos, b) Coordinando la participación de los Gerentes y/o Jefes de Oficina General involucrados en los temas de agenda, de acuerdo a lo coordinado con la Presidencia y/o Gerencia General c) Elaborar y custodiar las actas del Directorio y suscribirlas conjuntamente con el Presidente,miembros del directorio asistente. d) Numerar, registrar, conservar y archivar las resoluciones, directivas y otros documentos degestión expedidos al interior de la empresa, así como de la distribución de las copias a lasdiversas unidades orgánicas para su conocimiento y aplicación. e) Autenticar las copias de los documentos emitidos por la empresa, y que sea necesaria sudistribución. f) Mantener un registro de los convenios que sean suscritos por la empresa y efectuar elrespectivo seguimiento del cumplimiento de sus objetivos. g) Administrar la publicación de la documentación oficial de la empresa.

2.6

Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad Es directamente responsable ante gerente general

. III.- ORGANO DE ASESORIA ASESORÍA LEGAL 1. OBJETIVO Asesorar, atender, supervisar y apoyar en asuntos de carácter legal concernientes aaspectos contractuales, normativos y operativos, a todos los organismos de la empresa. 2. FUNCIONES GENERALES a) Asesorar al Directorio, a la Gerencia General y a todas las áreas de la Empresa enlos asuntos de carácter legal que le sean derivados. b) Elaborar los proyectos de Acuerdo de Directorio, dando su conformidad a los que porrazones especiales fueran elaborados por las diferentes dependencias de la Empresa c) Apoyar a la Gerencia General en la elaboración de los proyectos de Actas de sesiones de Directorio. d) Asistir a las Sesiones de Directorio, cuando así se disponga. e) Analizar y emitir opinión sobre los dispositivos legales que tengan incidencia enaspectos operativos y de gestión empresarial, comunicando sus contenidos en detallea las dependencias involucradas. f) Emitir directamen sobre los aspectos legales involucrados en consultas y reclamosformulados ante los distintos niveles de la empresa. g) Asesorar, conducir y supervisar las acciones judiciales de todo tipo en las que laempresa sea demandada o demandante.

h) Representar a la empresa en las gestiones de carácter legal que deba realizar éstaante autoridades e instituciones públicas o privadas, y dirigir las acciones a adoptar. i) Elaborar, redactar y/o visar todo tipo de documento de índole legal en que intervenga la empresa. III.- ORGANO DE LINEA

AREA DE FINANZAS 1. OBJETIVO 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desarrollo de sus funciones, la gerencia de finanzas requiere:     

Gerente de finanzas Contador general Secretario Contador Cajero

Gerente de finanzas 1.1 Objetivo 1.2 Funciones generales a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones, normas y procesos técnicosestablecidos en la ley del sistema de abastecimiento, tesorería y contabilidad. b) Elaborar los estados financieros y presupuestarios del Centro de Producción. c) Efectuar los análisis de los saldos de la cuenta. d) Programar, organizar y ejecutar las acciones de contabilidad. e) Formular las informaciones financieras requeridos por los órganos de laadministración central. f) Preparar y utilizar el flujo de caja para la administración financiera. g) Informar oportunamente sobre la disponibilidad financiera así como la captación ycorrecta utilización de los fondos. 1.3 Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad Es directamente responsable ante el gerente general Para cumplir con sus responsabilidades, el gerente de finanzas es apoyado por todo el personal a su cargo. Ejerce Mando – Supervisión Sobre

Personal a su cargo. CONTADOR 2.1 objetivos 2.2 Funciones Específicas: a) Asesorar al Jefe de la Oficina de Contabilidad y Finanzas en temas relativos a la gestión dela contabilidad de la Entidad. b) Programar y ejecutar los procesos técnicos del sistema administrativo de contabilidad, deconformidad con las disposiciones legales y normas técnicas vigentes. c) Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos y actividades relacionadas a la gestiónde contabilidad en la Entidad. d) Formular y presentar oportunamente los Estados Financieros mensual, trimestral y anualcon sus respectivas notas explicativas, de acuerdo a la normatividad vigente. e) Controlar, analizar y evaluar mensualmente la situación económica - financiera, comoresultado de la gestión presupuestal y patrimonial. f) Realizar los análisis de cuentas y los ajustes contables de acuerdo a las normas vigentes. g) Supervisar la toma del Inventario Físico de Suministros, Bienes de Activo Fijo y NoDepreciables, Arqueo de Fondos y Valores. . Depende de: Gerente de finanzas Ejerce Mando: Supervisión Sobre Ninguno

AREA DE RECURSOS HUMANOS 1. OBJETIVOS 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para desarrollo de sus funciones, la gerencia de recursos humanos requiere:  Gerente de recursos humanos  Jefe de personal  Vigilante Gerente de recursos humanos 1.1 objetivos 1.2 funciones Específicas (funciones o responsabilidades clave) a) Formular lineamientos para el desarrollo del Plan de Recursos Humanos, con aplicación de indicadores de gestión. b) Formular lineamientos y políticas para el buen funcionamiento de los procesos de Recursos Humanos (reglamentos, manuales de procedimientos y/o directivas en particular sobre algún sistema)

c) gestionar, los perfiles de opuesto de manera sostenida como soporte de los demás subsistemas y actividades del área. d) Administración del proceso de incorporación, ejecución de concursos públicos e inducción del personal. e) Administrar el sistema de compensaciones y beneficios (remuneraciones y pensiones). f) Desarrollar actividades orientadas al bienestar del personal y al mejoramiento del clima y cultura institucional. g) Supervisar los procesos de administración de personal (control de asistencia, incidencias, legajos de personal, sanciones) 1.3Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad Jefe de personal 2.1 Funciones Específicas a) Llevar a la práctica el día a día de los aspectos relacionados con la reglamentación laboral. b) Implantar y mantener las normas definidas por la legislación laboral dentro de la empresa. c) Negociar con el Comité de empresa todo lo referente a salarios, horario, contratación, etc. d) Colaborar en algunos casos en la valoración de puestos, evaluación por méritos y en el estudio de sueldos del personal de la empresa. e) Ser responsable, si no existe en la empresa la figura de Jefe de Administración de Personal, de la parte administrativa del departamento: confección de nóminas y seguros sociales, altos, bajas, contratación, etc. 2.2Supervisión Recibida Del gerente de recursos humanos Secretaria 3.1 Funciones Específicas a) Comunicación constante con los sectorizas de los distintos bancos para el seguimiento de Cartas Fianzas, Pagarés, Líneas de Crédito, Sobregiros. b) Responsable del decepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia. c) Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisión inmediata. d) Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo. e) Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en qué estado se encuentran. 3.2Supervisión Recibida Del gerente de recursos humanos

AREA DE MARKETING Y VENTAS 1. OBJETIVO 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desarrollo de sus funciones, la gerencia de marketingy ventas requiere:      

Gerente de marketing y ventas Secretaria Jefe de ventas Supervisor Preventista Digitador

AREA DE LOGISTICA 1. OBJETIVO 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desempeño de sus funciones requiere:  Gerente de logística  Secretario  Almacenero  Chofer  Ayudante de ruta  Ayudante de carga  Ayudante de descarga Gerente de logística 1.1 Funciones Específicas: a) Elaborar políticas de adquisiciones concordantes con el Reglamento de Adquisiciones. b) Coordinar la formulación y aplicación de políticas de abastecimiento en forma oportuna. c) Elaborar el registro de proveedores de insumos. d) Proporcionar los materiales, equipos, herramientas, insumos y transportes al Centrode Producción. e) Proporcionar servicios de mantenimiento y reparación de los bienes. f) Velar por la utilización, conservación, transferencia y custodia de los bienes y Servicios.