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Ingeniería Industrial Universidad de Valparaíso

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

Hoja 1 de 5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Mauricio Valle

Mauricio Valle

Esteban Sefair

FECHA: 24-JUN-06

FECHA: 01-ABR-07

FECHA: 01-ABR-07

CÓDIGO: PC-02

MODIFICACIÓN: 02

ARCHIVO: pc02.doc

ÍNDICE

Nota

:

1.

PROPÓSITO

2.

ALCANCE

3.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

4.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5.

DEFINICIONES

6.

DOCUMENTOS APLICABLES

7.

EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

8.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

9.

REGISTROS

10.

ANEXOS

11.

CONTROL DE MODIFICACIONES

El presente documento es de exclusive propiedad de Ingeniería Industrial – Universidad de

Valparaíso. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin la expresa autorización del Director.

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Ingeniería Industrial Universidad de Valparaíso

1.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

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PROPÓSITO

El propósito de este procedimiento es el de explicar cómo se establecen y mantienen los registros generador por el sistema de calidad de la Escuela de Ingeniería Industrial – UV para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz del sistema de calidad.

2.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los registros generados por el sistema de calidad y que estén relacionados con el sistema.

3.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

El procedimiento de control de registros debe ser distribuida a las siguientes cargos: a) Secretario de docencia b) Jefe de Calidad c) Secretarías

4.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.1 El Representante de la Dirección será el responsable de establecer, controlar y modificar todos los registros correspondientes al sistema de calidad.

4.2 Los responsables de los procesos tanto documentados como no documentados, serán los responsables analizar los registros y mantenerlos con la opción de aplicar acciones correctivas con el objeto de cumplir con las conformidades de los requisitos.

5.

DEFINICIONES

No aplicable.

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6.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

Hoja 3 de 5

DOCUMENTOS APLICABLES

El procedimiento de control de registros se aplica a los siguientes documentos:

a) Manual de Calidad b) Procedimientos documentados c) Procedimiento para el control de registros PC-02

7.

EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

No aplicable.

8.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

8.1.

Creación, mantención y llenado Cada registro es confeccionado y/o generado por los usuarios del Sistema de Gestión y de acuerdo

a los procedimientos establecidos del sistema, tanto los administrativos como los de control. La mantención y llenado de tales registros será realizado por cada responsable de los mismos de acuerdo a lo que estipule los procedimientos administrativos y de control que le sean aplicables. Se dispondrá en un registro RE-08 “Lista de Registros del Sistema de Gestión”, el cual deberá estar actualizado conteniendo: identificación del registro, nombre del registro, tiempo de permanencia, ubicación, responsable y procedimiento que lo origina.

8.2.

Identificación Para su identificación los registros de control del Sistema de Gestión de la Calidad controlados

directamente por el Representante de la Dirección se les asignara el código “RE”, seguido con el numero que lo identifica, empezando con el 01, consecutivamente según su construcción y separados con un guión.

8.3.

Almacenamiento El almacenamiento de cada registro quedará sujeto a disposición del responsable del procedimiento

que originó el registro. Esto rige en particular, para los procedimientos administrativos. Para los procedimientos de control del Sistema, los registros quedarán almacenados en carpeta física bajo control del Representante de la Dirección o, en formato digital bajo control del Representante de la Dirección.

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8.4.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

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Recuperación La persona responsable de los procedimientos que originan los registros deberá tener accesible e

identificable los registros históricos y actuales, tanto aquellos que estén en formato de papel (en carpetas físicas) como aquellos que se encuentran en formato digital.

8.5.

Protección Los registros están disponibles para cualquier administrativo del Sistema de Gestión de la Calidad

de la Carrera de Ingeniería Industrial – Universidad de Valparaíso previa autorización del encargado del registro. En los casos que un docente, alumno o administrativo lo solicite, podrán tener acceso a estos ya sea electrónicamente o como sea solicitado, previa autorización del responsable del registro o el Representante de la Dirección, si corresponde.

8.6.

Disposición En el registro RE-08 se indica el tiempo de permanencia de cada registro, el cual deberá ser

guardado por dicho periodo por la persona responsable de dicho registro. Una vez expirado el plazo de vigencia del documento, el encargado del registro deberá eliminar aquellos registros que han expirado en el plazo indicado.

9.

REGISTROS

a) Listado de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad RE-08

10.

ANEXOS

No aplicable.

11.

CONTROL DE MODIFICACIONES

N° de modificación

01

Fecha de modificación

22.03.07

N° de página

Alcance de la modificación

3; 4

En creación, mantención y llenado, se da alusión a la responsabilidad de cada persona con el registro de acuerdo al procedimiento que lo origina. En identificación, se cambia la nomenclatura de registro de FO a RE. En almacenamiento, se determina la forma y modo de almacenar según sean registros originados de procedimientos administrativos o de control del sistema. En recuperación, se especifica que el modo de operar según el registro se encuentre en formato en papel o en digital. En protección, se especifica que aquellos registros en formato digital en página

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02

01.04.07

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

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web estarán protegidos contra escritura. Se incorpora el registro RE-08, en el cual se encuentra la lista de todos los registros del sistema, con su tiempo de permanencia, ubicación, responsable y procedimiento que lo origina. En el apartado de protección, se elimina la necesidad de „proteger contra escritura‟ electrónicamente los registros (generado de los procedimeintos de control) ya que éstos quedarán bajo responsabilidad directa del Representante de la Dirección y no de la página web operada externamente.

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