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• Melinda Betty Escobar

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

CAFAE del Instituto Nacional de Investigación y Capacitación de Telecomunicaciones

PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL I

MPM Ing. José Luis Labán Vargas Consultor en Gestión de Proyectos Master en Project Management

Abril 2017 [email protected]

CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN

1 Procesos de monitoreo y control

2 Método de valor ganado (EVM)

1 Procesos de monitoreo y control

¿DÓNDE ESTAMOS?

Project  Charter

Plan del  Proyecto

Ejecución del Proyecto

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO Consiste en dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, cronograma y alcance.

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

CONTROL DEL PROYECTO

• El Director del Proyecto ejerce el control cuando cada uno de los miembros del equipo controla su propio trabajo. • El Director del Proyecto no es el perseguidor de los miembros del equipo. • El Director del Proyecto supervisa el trabajo, no a los trabajadores. • El Director de Proyecto controla los entregables no actividades.

MIRAR HACIA EL FUTURO El trabajo hecho y el esfuerzo dedicado ya no se puede cambiar, es información histórica. El Director de Proyecto tiene que mirar hacia el futuro y saber: • Que falta por hacer: Entregables pendientes • El esfuerzo pendiente: recursos necesarios • Los costos pendientes • Los hitos futuros: plazos de finalización

ACEPTACIÓN DE ENTREGABLE

Control de Calidad Que tenga la calidad  requerida

Control del Alcance Que se haya realizado  todo el alcance

Verificación del Alcance Que lo apruebe el  cliente

2 Método de valor ganado (EVM)

¿CÓMO NO PERDER EL CONTROL DEL PROYECTO? 1. ¿Cuál es la variación entre lo planificado y lo real? 2. ¿Qué provoca la variación? 3. ¿Cuál es la tendencia, si continuamos con el rendimiento actual? 4. ¿Qué nuevos riesgos pueden aparecer y cómo pueden afectar?

Análisis de la situación: • Lo planificado • Lo real • La tendencia

5. ¿Qué acciones podemos tomar para prevenir las variaciones y mantener lo planificado?

Acciones: • Acciones preventivas • Acciones correctivas • Mejoras

MÉTODO DE VALOR GANADO (EVM) Costo: CV = EV ‐ AC = 40 ‐ 60 = ‐20 CPI = EV/AC = 40/60 = 0.66 CVP = CV/EV = ‐20/40 = ‐50%

Tiempo: SV = EV ‐ PV = 40 ‐ 50 = ‐10 SPI = EV/PV = 40/50 = 0.80 SVP = SV/EV = ‐10/50 = ‐20%

INTERPRETACIÓN DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO > 0  Excelente desempeño

CV = EV ‐ AC SV = EV ‐ PV

= 0  Desempeño correcto < 0  Pobre Desempeño

> 1  Excelente desempeño

CPI = EV/AC SPI = EV/PV

= 1  Desempeño correcto < 1  Pobre Desempeño

CASOS ESPECÍFICOS

Costos Acumulados

CASO 1: Cuando el PV es mayor que el AC y menor que el EV

‐‐‐‐‐‐‐ PV ‐‐‐‐‐‐‐ AC ‐‐‐‐‐‐‐ EV

Semanas

• El proyecto está avanzando correctamente • Los costos son menores de lo estimado

CASOS ESPECÍFICOS

Costos Acumulados

CASO 2: Cuando el EV y el AC coinciden y son mayores que el PV

‐‐‐‐‐‐‐ PV ‐‐‐‐‐‐‐ AC ‐‐‐‐‐‐‐ EV

Semanas

• El proyecto avanza más rápido de lo planificado • Se está gastando lo correcto

CASOS ESPECÍFICOS

Costos Acumulados

CASO 3: Cuando el EV y el AC coinciden y son menores que el PV

‐‐‐‐‐‐‐ PV ‐‐‐‐‐‐‐ AC ‐‐‐‐‐‐‐ EV

Semanas

• El proyecto avanza más lento de lo planificado • Se está gastando lo correcto

¿QUÉ PREGUNTAS RESOLVEMOS CON EL METODO DE VALOR GANADO? Preguntas del Director del Proyecto

Mediciones

¿Cómo estamos en tiempo?

Análisis y predicción del cronograma

¿Estamos atrasados o adelantos?

Variación del cronograma (SV)

¿Estamos usando eficientemente el tiempo?

Índice de rendimiento del cronograma (SPI)

¿Cuándo terminaremos el trabajo?

Tiempo estimado de finalización (EACt)

¿Cómo estamos en costos?

Análisis y predicción del costo

¿Estamos gastando más o menos del costo?

Variación del costo (CV)

¿Estamos usando eficientemente los recursos del  proyecto?

Índice de rendimiento del costo (CPI)

¿Cómo debemos utilizar los recursos restantes del  Índice de rendimiento del costo para completar  proyecto? (TCPI) ¿Qué es lo que costará el proyecto?

Costo estimado de finalización (EAC)

¿Estaremos por encima o por debajo de lo  presupuestado?

Diferencia de finalización (VAC)

¿Cuánto costará el resto del proyecto?

Estimado para completar (ETC)

GUÍA PASO A PASO 1. Tomar los datos del Plan de Proyecto • BAC • PTPT 2. Tomar los datos del Plan de Proyecto • PV • EV • AC 3. Calcular los indicadores de progreso del periodo considerado e identificar las desviaciones • CPI = EV/AC • SPI = EV/PV 4. Realizar estimaciones al acabar el proyecto • EACc= BAC/CPI • EACt = PTPT/SPI

Lo previsto

Lo real

La tendencia

EJEMPLO DE APLICACION

Costos Acumulados

Ejemplo 1: Determinar el estado del proyecto en el 4to mes y pronosticar la tendencia de su finalización

Tiempo

EJEMPLO DE APLICACION Ejemplo 2: En un proyecto de construcción de circuitos eléctricos, se ha considerado la siguiente planificación: • •

1er circuito: en los dos primeros meses del año con un costo de 1000 horas 2do circuito: en el tercer mes del año con un coste de 800 horas

Analizar cada uno de los casos siguientes suponiendo que el desarrollo de los circuitos es lineal con el tiempo: Caso

Periodo medido

Horas empleadas

Trabajo realizado

1

Final segundo mes

1000

80% del primer circuito

2

Final segundo mes

1200

100% del primer circuito

3

Mitad tercer mes

1400

100% del primer circuito 50% del segundo circuito

4

Mitad tercer mes

1500

80% del primer circuito 80% del segundo circuito

Muchas Gracias MPM Ing. José Luis Labán Vargas Consultor en Gestión de Proyectos Master en Project Management

Abril 2017 [email protected]