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• David Ricardo

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PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y  CONTROL   

Código: PR 22  Versión: 1  Vigente desde:  12‐03‐2012  Página 1 de 3 

1. OBJETIVO  Generar sistema de seguimiento y control de recursos asignados a los proyectos al inicio, durante y cierre  del mismo que generen alertas en caso de desviaciones de los intereses de los stakeholders.    2. ALCANCE  Este documento se aplica a los proyectos de la compañía desde el inicio hasta el cierre de los mismos.  Los  usuarios  de  este  documento  son  en  forma  directa  el  Coordinador  de  Seguimiento  y  Control,  y  sus  colaboradores,  e  indirectamente  debe  ser  conocido  y  divulgado  a  todo  el  personal  de  la  Compañía  que  requiera de la adquisición de un producto (definido como Materia prima o Insumos) o servicios.    3. DEFINICIONES  Aprobación: Registro (firma, correo de aprobación, carta de aprobación, etc.) que soporte la validación de la  adquisición de bienes o servicios dado por el responsable administrativo (Gerencia administrativa o quien se  delegue).  Caja Menor: Monto de dinero suministrado a un proyecto o área para la gestión extraordinaria e imprevista  para la correcta gestión de los proyectos y/o administrativos. Este se deberá legalizar y soportar en el menor  tiempo posible.  Centro  de  Costos:  Es  el  código  de  identificación  de  proyectos  y  administrativos  que  permite  realizar  trazabilidad de costos de los proyectos.  Formatos:  Se  refiere  a  aquellos  avalados  por  el  Sistema  de  Gestión  Integral  para  el  apoyo  operacional  y  registro de actividades del proceso.  Stakeholders: Grupos de interés.  Visto  Bueno:  Registro  (firma,  correo  de  aprobación,  carta  de  aprobación,  etc.)  que  soporte  la  responsabilidad  de  respaldo  a  la  adquisición  de  bienes  o  servicios  dado  por  quien  hace  la  requisición  (Coordinaciones o Gerencias).    4. RESPONSABLES  El coordinador de Seguimiento y control es responsable de hacer cumplir el procedimiento.    5. ACTIVIDADES DE CONTROL  Las actividades de Control contemplan una secuencia de actividades por proyecto así: 

Elaboró: David Ricardo Meza 

Aprobó: Lina Marcela Tamayo 

Cargo: Coordinador Seguimiento y Control 

Cargo: Gerente Administrativa 

Fecha: 24‐02‐12 

Fecha:  28‐02‐12 

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y  CONTROL   

Código: PR 22  Versión: 1  Vigente desde:  12‐03‐2012  Página 2 de 3 

   Grafica 1. Actividades de Control  5.1  RECEPCIÓN INFORMACIÓN DE INICIO  Participar  en  reunión  de  inicio  de  proyecto  ganado,  recibir  la  información  por  parte  de  Licitaciones  que  permita  generar  presupuesto  y  entregar  información  pertinente  a  áreas  involucradas  (Depto.  Gestión  Humana,  SGI,  T.I.,  Logística,  Compras  y  Gerencia  de  proyectos).  Se  hace  mediante  FT  01  ‐  Listado  para  revisión interna  de contratos.    5.2  GENERACIÓN PRESUPUESTO BASE DE PROYECTO  Construir  el  Presupuesto  Base  de  cada  proyecto  para  ser  entregado  a  las  áreas  de  interés  (Gerencias),  quienes  dispondrán  de  su  trasmisión  a  los  departamentos  de  interés.  Identificar  claramente  el  Centro  de  Costos al que pertenece.    5.3  APOYO EN EL CONTROL MENSUAL:  Apoyar a la Gerencia Administrativa en la consolidación y análisis de consumo de recursos y recuperación de  cartera de cada proyecto activo.    5.4  APOYO EN CIERRE DE PROYECTO  Apoyar  a  la  Gerencia  en  el  cierre  administrativo  de  recursos  de  cada  proyecto  mediante  comparación  presupuesto Vs. Ejecutado y facturado.    5.5  ACTUALIZACIÓN DE CONSUMO  Transmitir a Gerencia y Licitaciones actualización de valores reales de consumo de recursos cuando diere a  lugar su actualización.    6. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN  Son supervisadas las actividades de:   I)

Compras y Suministros: La actividad de supervisión se desarrolla mediante tareas de:  

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y  CONTROL   

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Verificación  interna  mensual  a  cumplimiento  de  PR  28  Procedimiento  de  Compras  y  Servicios,  Estado  real de inventario en físico y sistema HELISA.    Visto Bueno y recomendación de aprobaciones a compras de recursos contemplados en el proyecto y  sin existencia en Bodega principal para su traslado.    Validación de procesos de compras regulares y extraordinarias (Legalizaciones de Caja Menor). Generar  archivo de seguimiento a recursos consumidos por Centro de Costos de acuerdo a ODC y facturas.    II) Servicios profesionales: La actividad de supervisión se desarrolla mediante tareas de:    Verificación interna mensual de cumplimiento de PR 28 procedimiento de Compras y Servicios.   Estado de consumo de recursos por adquisición de servicios profesionales a los proyectos   Estado real de cargas al sistema HELISA.    Recomendar aprobación de Servicios según contemple el presupuesto de cada proyecto.    Generar notificación a gerencia administrativa en caso de ser recursos reembolsables.   Generar archivo de seguimiento a recursos consumidos por Centro de Costos de acuerdo a ODS y  facturas.