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C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas

Documentación Contable

DOCUMENTOS INTERNOS Son documentos que cada empresa emite y utiliza según sus necesidades, no existiendo normatividad legal que obligue su utilización. Estos documentos deben estar firmados y sellados en señal de aprobación y autorización.

RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un préstamo otorgado o recibido, de un cobro, amortización, o cualquier otro concepto. Este documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga y la copia para el que recibe.

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Casos prácticos Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 cancela S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separación de su auditorio para los días 26 y 27 de febrero. Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al señor Carlos Rodríguez Méndez por concepto de eliminación de desmonte. Solución: 2,000.00

Inversiones Pacífico SAC Dos mil y 00/100 nuevos soles

Pago a cuenta por separación del auditorio Para los días 26 y 27 de febrero del 2012 01

febrero

12

150.00

Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles Eliminación de desmonte 01

febrero

12 Carlos Rodríguez M 32961735

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VALE Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su personal, otorgándoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el departamento de tesorería o el departamento de almacén. Modelo de vale

VAL E

CANT.

DETALLE

ALMACENERO

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Caso práctico: Con fecha 02/03/2012 el señor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer de la empresa de transportes “El Nazareno ” solicita autorización para retirar de los almacenes 50 galones de petróleo; el cual será utilizado para realizar el transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.

VAL E

02

03

2012

Manuel Quispe Araujo

CANT. 50

DETALLE Galones de petróleo

S/. 600.00

S/. 600.00

ALMACENERO

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NOTA DE PEDIDO O VENTA Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.(5)

(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do… Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta

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Caso práctico Con fecha 05/03/2012 Ferretería y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No. 4587 del señor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los pinos A-14 - 50 varillas de fierro de 3/8. - 100 bolsas de cemento Pacasmayo. - 40 kilos de alambre. - 200 vueltas de alambrón.

4587 05

03

12

Javier Lozano Rojas Urb. Los Pinos A-14 50 100 40 200

32858715

Varillas de fierro 3/8 Bolsas de cemento Pacasmayo Kilos de alambre Vueltas de alambrón

05

marzo

S/. 1,250.00 S/. 2,500.00 S/. 160.00 S/. 800.00

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S/. 4,710.00

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PROFORMA Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y condiciones de venta y que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados; se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original se envía al cliente y la copia queda en poder de la empresa.

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Caso práctico: El señor Juan López Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Bahía Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en: - 3 guitarras eléctricas. - 01 batería electrónica Korg 600 - 02 consolas.

3425675 Juan López Morán Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20 03 01 02

Guitarras eléctricas Kramer Neptune Batería electrónica Marca Korg Consolas marca Behringer SL 3242

x

05

03

S/. 4,500.00 S/. 2,500.00 S/. 6,000.00

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Martín Hidalgo Gonzales

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SOLICITUD DE COMPRA Documento interno utilizado por el departamento de almacén para comunicar y solicitar al encargado del departamento de logística la necesidad de efectuar la adquisición de nuevas mercaderías o productos que él, o los demás departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables.

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Caso práctico: El señor Diego Pérez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los siguientes productos: - 100 sacos de urea. - 200 cajas de insecticidas. - 150 paquetes de semilla de alfalfa. - 250 Sacos de nitrato de amonio.

Solicitud No. 001263 Sr. Diego Pérez 03/04/2012 03/04/2012 03/04/2012 03/04/2012

Urea Insecticidas Semillas de alfalfa Nitrato de Amonio

100 200 150 250

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Sacos Cajas Paquete Sacos

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ORDEN DE COMPRA Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.(6) Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.(6) Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6) Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería.(6) Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.

Caso práctico: Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 emite la orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Perú SAC con RUC 20123456789 para que se nos envíe la siguiente mercadería: - 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers. - 100 camisas talla M color blanca marca John Holden El original es enviado al proveedor, una copia al almacén y una segunda copia a contabilidad. La operación será cancelada dentro de 30 días fecha.

(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do… Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta

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Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Numero: ................

ORDEN DE COMPRA Fecha......../........./...........

Señores: ............................................. RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem

Código

Descripción

Color

Cantidad

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

P. Unitario

P. venta

IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL IGV

JEFE DE COMPRAS

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TOTAL

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Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Número: ......................

Fecha......../........./......... ORDEN DE INGRESO AL ALMACEN

Ítem

Código

Descripción

Cantidad

Unidad

OBSERVACIONES :

ORDEN DE COMPRA: ......................................

Vº.Bº ALMACENERO

GUIA DE REMISION: ......................................

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Solución caso práctico

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

001-1200 Numero: ................

ORDEN DE COMPRA

Confecciones Perú SAC

01 02

Señores: .............................................

12

Fecha......../........./...........

20123456789

RUC:..................................................

Pago a 30 días Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Descripción

Color

001 ATS 0100

Pantalón T-32

Azul

002 CTM 0520

Camisas T- M

Blanca

Ítem

Código

P. Unitario

P. venta

150

80.00

12,000.00

200

60.00

6,000.00

Cantidad

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

IMPORTE

S/. 18,000.00

Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

JEFE DE COMPRAS

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TOTAL

15,254.23

2,745.76 S/.18,000.00

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Solución caso práctico Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

001

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Número: ......................

04 02

12

Fecha......../........./......... ORDEN DE INGRESO AL ALMACEN

Ítem

Código

001

ATS 0100

002

CTM 0520

Descripción

Cantidad

Color

Pantalón T-32

150

Azul

Camisas T- M

200

Blanca

OBSERVACIONES :

ORDEN DE COMPRA: ......................................

001-1200 Vº.Bº ALMACENERO

GUIA DE REMISION: ......................................

001-8240

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KARDEX DE ALMACÉN

Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacén, vale decir aplicable en control de mercaderías, de materias primas, materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de adquisición, código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7)

El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificación y su stock; mantener en inventario permanente; por qué no decir que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales, siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7)

Empresas comerciales



Mercaderías

Empresas industriales

      

Productos terminados. Subproductos, desechos y desperdicios. Productos en proceso. Materias primas. Materiales auxiliares, suministros y repuestos. Envases y embalajes Existencias por recibir.

Control físico de los inventarios

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El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en el almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá: a. Una adecuada planeación para la reposición de stocks, b. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. c. La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los estados financieros.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el balance general y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

(7) GIRALDO JARA, Demetrio “Contabilidad Intermedia” teoría y practica, Editora Fecat, Edición 1996 pag. 117

Control físico de inventarios El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final. Metodología de un buen inventario físico

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

Valor agregado de un inventario físico

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Documentación Contable

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de:

    

Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas. Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias. Contar con el Sistema de Kardex de Almacén totalmente actualizado, respecto a:

Código de ubicación. Código de producto. Saldos correctos.

Conciliación con los libros contables

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

Actualización del control de inventarios

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

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      

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Ordenamiento previo del stock. Codificación del stock por ubicación. Verificación física de la ubicación del stock. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. Corte Documentario. Ordenamiento de stock de difícil conteo.

Incidencia tributaria

Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado con una metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitará sanciones por presunción de ingresos omitidos.

A. Elaborar el Libro Kardex de Almacén (Producto Arroz Superior por Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. José Pardo 646, si presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de enero. 03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos valor unitario S/. 80.00 05/01.Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un valor unitario de S/85.00 07/01.Compra según F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un valor de S/90.00 10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el cliente cancelará a los 30 días. 12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Perú SAC F/ 001- 251 para ser enviados a la ciudad de Moro 15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado la empresa emite la nota de crédito No. 001-50 e ingresa los productos a los almacenes de la empresa. 19/01.Según Autorización interna No.1 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz. Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta

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23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un precio total incluidos IGV de S/. 5,900.00 según factura 001-1263 25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252 28/01.El gerente general según informe del almacenero decide retirar de los almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado según orden 02 31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del Valle del Santa a un valor de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una liquidación de compra No. 001-2560 por qué los señores agricultores carecen de RUC.

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KARDEX MES DE …………………………….. ARTICULO:

UNIDAD DE MEDIDA:

MARCA :

STOCK MINIMO:

MODELO :

STOCK MAXIMO

ENTRADAS FECHA

Doc.

SALIDAS

SALDOS

DETALLE Cant.

C. U.

C.T

Cant.

C. U.

C.T

Cant.

C. U.

C.T

TOTALES

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Desarrollo caso práctico:

ARTICULO :

ARROZ

UNIDAD DE MEDIDA :

MARCA :

COSTEÑO

STOCK MINIMO :

50

MODELO :

SUPERIOR

STOCK MAXIMO :

100

ENTRADA Fecha

Doc.

03ene

Detalle

CANT. C.U.

SACOS

SALIDA C.T.

CANT. C.U.

SALDOS C.T.

Saldo inicial

CANT.

C.U.

C.T.

50

80

4000

05ene

1-2560

Tanny EIRL

50

85

4250

100

82.5

8250

07ene

1-152

Favisa SAC

40

90

3600

140

84.64

11850

10ene

1-250

Ind. Marino SAC

60

84.64

5078.4

80

84.65

6771.6

12ene

1-251

Com. Perú SAC

20

84.65

1693

60

84.64

5078.6

15ene

1-50

Ind. Marino SAC

70

84.64

5925

19ene

001

Parrq. San Pedro

55

84.64

4655.4

23ene

1-1263

C. Universo EIRL

105

91.96

9655.4

25ene

1-252

28ene

002

29ene

1-2560

10

84.64

846.4 15

50

100

84.64

1269.6

5000

C. El Popular

30

91.96

2758.8

75

91.95

6896.6

Retiro d M ercad.

10

91.95

919.5

65

91.96

5977.1

165

87.13

14377.1

Agricult. Santa

TOTALES

100

250

84

8400

22096

135

11719

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