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Distribución Física Internacional y su entorno

Tabla de contenido Introducción .................................................................................................................. 3 Mapa conceptual ........................................................................................................... 4 1. Empresa y DFI ........................................................................................................... 5 Generalidades ....................................................................................................................... 5 Empresa ................................................................................................................................ 5 Clasificación de las empresas ............................................................................................... 6 Recursos de una empresa..................................................................................................... 8 Áreas de la empresa ............................................................................................................11 Cadenas de abastecimiento .................................................................................................13 Distribución Física Internacional (DFI) ..................................................................................15 El flujo de materiales en las empresas .................................................................................17 La demanda .........................................................................................................................17

2. Entorno y DFI ........................................................................................................... 18 ¿Qué es el entorno? .............................................................................................................18 Componentes del microambiente .........................................................................................22 Matriz DOFA.........................................................................................................................22

3. Tecnología y DFI...................................................................................................... 24 Diseño de los sistemas de información.................................................................................24 TIC para los procesos logísticos de la cadena de suministro................................................25 TIC en la logística de aprovisionamiento ..............................................................................25 TIC en la logística interna .....................................................................................................27 Códigos de barras ................................................................................................................28 Radio Frequency Identification (RFDI) - (Identificación por Radiofrecuencia) .......................29 TIC en la logística de salida/distribución ...............................................................................30

Referencias .................................................................................................................. 33

Introducción

La Distribución Física Internacional es una parte de la logística que se encarga como su nombre lo indica de llevar un producto de un lugar de origen a un lugar de destino, cualquiera de estos ubicado en otro país. Para lograr este objetivo, es necesario que se tengan en cuenta diversos factores, entre los cuales se puede nombrar a la empresa en sí, en algunas ocasiones se encuentra que la misma empresa realiza esta distribución, cumpliendo con todos los aspectos legales y documentales requeridos para su ejecución, y en otros casos utilizan intermediarios denominados compañías de intermediación aduanera, que se encargan especialmente de lo relacionado a la documentación, el transporte como tal puede o no ser su responsabilidad. Pero realizar una distribución depende de otros factores que tienen que ver con el entorno económico, social, político, geográfico, ambiental, entre otros, por lo cual es importante generar controles que permitan minimizar los inconvenientes que se puedan presentar durante la distribución de un bien, y por lo cual la tecnología y sus aplicaciones con los sistemas de información, se vuelven una de las herramientas más importantes para realizar los seguimientos necesarios a la mercancía desde su origen hasta que llegue al consumidor final, con el fin de que en caso de presentarse anomalía se puedan tomar decisiones inmediatas y acertadas para cumplir con las condiciones pactadas.

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Mapa conceptual En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

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1. Empresa y DFI

Generalidades Como parte del desarrollo económico de un país se han creado unas organizaciones que permiten aprovechar los recursos técnicos, tecnológicos, humanos y financieros en busca de satisfacer las necesidades de un grupo de personas ofreciendo un bien y/o servicio. Estas organizaciones son denominadas empresas, las cuales basan su fundamento legal en los requisitos exigidos en cada región, de tal manera que puedan hacer parte de lo que se puede denominar aparato productivo cuyo objetivo principal es el aporte al crecimiento socioeconómico de los países. Empresa

Fuente: SENA

Existen muchas definiciones de empresa entre las cuales se pueden nombrar: Ricardo Romero en su libro “Marketing” la define como: “Organismo formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a su clientela”. El diccionario de Marketing, de Cultural S.A, lo describe como: “unidad económica de producción, transformación o prestación de servicios, cuya razón de ser es satisfacer una necesidad existente en la sociedad”. (Thomson, s.f.)

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Por su lado la Cámara de Comercio de Bogotá (s.f.), la determina como “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza industrial o productiva; comercial o de prestación de servicios”. Por lo cual se puede concluir que una empresa es una institución en la que una persona o un grupo de personas utilizan una gran cantidad de recursos, desarrollando un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o servicios, con el fin de cumplir determinado objetivo. Clasificación de las empresas

Fuente: SENA

A nivel general las empresas se clasifican de la siguiente manera:  Según su actividad económica: o Industriales: son aquellas que basan su actividad en la transformación y/o extracción de materias primas. o Comerciales: su actividad principal es la compra y venta de productos que pueden ser comercializados, estas a su vez se clasifican en mayoristas (compran en grandes cantidades pero venden en grandes y/o pequeñas cantidades), menudeo (compran grandes cantidades, pero venden productos en grandes cantidades que pueden ser nuevamente comercializados o consumidos directamente), minoristas (también llamados detallistas, compran y venden en menor cantidad los productos y estos van al consumidor final) y por último están los comisionistas (la negociación la hacen basados en la mercancía por consignación y cada vez que venden unidades, reciben una ganancia). 6

o Servicios: como su nombre lo indica se basa en la venta de servicios entre los que se pueden nombrar agua, luz, internet, jurídicos, contables, transporte, turismo, los relacionados con la actividad financiera, la educación y la salud. o Empresas del sector primario: transforman los recursos naturales en materias primas para otras industrias, como por ejemplo la ganadería y la agricultura. o Empresas del sector secundario: transforman las materias primas en productos de consumo o bienes, por ejemplo, la construcción y la energía. o Empresas del sector terciario: empresas que no producen bienes sino que su actividad económica se basa en la prestación de servicios como por ejemplo, financieras, transporte, comercio, comunicaciones, eventos sociales, servicios públicos, por nombrar algunas.  Según su origen de capital: o Públicas: el capital pertenece al estado y su objetivo es la satisfacción de las necesidades sociales, las hay centralizadas, descentralizadas, mixtas y paraestatales. o Privadas: el capital pertenece a privados y son con ánimo de lucro. Estas a su vez se clasifican en nacionales (inversionistas internos), extranjeros (inversionistas nacionales y extranjeros) y transnacionales (capital extranjero). 

Según el tamaño: o Grandes: con activos mayores a 30000 Salarios Mínimos Mensuales Legal Vigente (smmlv) y más de 200 empleados. o Medianas: con activos entre 5001 y 30000 smmlv y un número de empleados variable entre 51 y 200 personas. o Pequeñas: con activos ente 501 y 5000 smmlv y un número de empleados variable entre 11 y 50 personas. o Microempresas: considerada como la unidad económica que puede ser realizada por persona natural o jurídica y cuyos activos son menores a los 501 smmlv y los trabajadores son máximo 10 personas.

Las empresas pequeñas y medianas son denominadas PYMES, y su componente legal es diferencial de las microempresas y las grandes empresas.

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 Según la forma jurídica: o Individuales: las cuales a su vez se dividen en natural o comerciante (conformados por una persona natural y es quien responde a terceros con sus bienes) y la unipersonal (persona jurídica que por medio de sus activos realizan actividades de carácter empresarial). o Sociedades comerciales o empresas societarias: conformadas por varias personas, en las que se encuentran Sociedades por Acción Simplificada S.A.S., Sociedad Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad Anónima y Sociedad en Comandita por Acciones. o Organizaciones de economía social y cooperativas. 

Según su ámbito estatal: o Nacional porque su actividad es ejecutada en el país. o Multinacional porque sus actividades son ejecutadas en diferentes países. o Regionales, su actividad se realiza en la región. o Local, están en una localidad específica.

Recursos de una empresa Para que una empresa consiga cumplir sus objetivos, debe contar con diversos elementos que fusionados de manera correcta, generan un funcionamiento adecuado, entre ellos se encuentran:  Recursos humanos: considerado el recurso más importante de la empresa, y son definidos como aquellas personas que hacen parte de la organización y que por cumplir una serie de funciones previamente definidas perciben una remuneración económica, se pueden dividir en personal operativo, administrativo y directivo. Es importante tener en cuenta que el recurso humano es el encargado de la manipulación de los demás recursos de forma directa y/o indirecta.

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Fuente: SENA

 Recursos financieros: son definidos como aquellos recursos económicos y monetarios necesarios para que la empresa pueda realizar su actividad, entre los cuales se encuentran: los recursos propios (el dinero en efectivo, aportaciones de los socios y utilidades) y recursos ajenos (préstamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados y emisión de valores entre los que se pueden nombrar los bonos). Un manejo eficiente de los recursos, unido a la productividad de la compañía permite el continuo crecimiento y desarrollo de la misma.

Fuente: SENA

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 Recursos materiales: son aquellos bienes denominados como tangibles, utilizados para el procesamiento y/o transformación, manipulación, almacenamiento y distribución de bienes y/o servicios y que son propiedad de la empresa, de los cuales se pueden enumerar: las instalaciones (edificios, terrenos, bodegas), maquinaria y equipo (herramientas, vehículos, máquinas que se utilizan en el proceso de transformación, maquinaria que se utiliza para la manipulación de la mercancía dentro y fuera de las instalaciones, vehículos), y materia prima e insumos (materiales directos e indirectos que hacen parte del producto, producto en proceso y material de empaque, embalaje, entre otros).

Fuente: SENA

 Recursos técnicos: son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos, pueden ser: sistemas de producción, de ventas, de finanzas, administrativos, fórmulas, patentes, marcas, entre otros.

Fuente: SENA

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 Recursos tecnológicos: aquellos recursos que tienen como fin el aprovechamiento de los sistemas y las aplicaciones virtuales en beneficio de la empresa, estos sistemas de información permiten la optimización de procesos dentro de la toda la organización. La innovación administrativa en las empresas se basa en gran porcentaje del uso de los sistemas de información porque permite la comunicación entre los diferentes departamentos y más aún entre los actores externos que tienen alguna relación comercial con la misma.

Fuente: SENA

Áreas de la empresa Para un adecuado funcionamiento, las empresas requieren dividirse en áreas que de una u otra forma puedan interrelacionarse para lograr los objetivos de la organización. Estas áreas están identificadas dentro del llamado organigrama y dentro de las áreas más comunes se pueden identificar las siguientes:  Dirección y recursos humanos: la dirección tiene que ver con los niveles superiores de las empresas, las cuales son encargadas de la toma de decisiones que de una u otra forma afectarán el desarrollo de los departamentos, en cuanto al área de recursos humanos, tiene que ver con todo el manejo de personal, sin importar el nivel que ocupe en la organización.  Administración y finanzas: en esta área se realizan las actividades relacionadas con la contabilidad, administración de recursos, presupuestos, inversiones, revisoría fiscal y aspectos relacionados con los temas jurídicos.  Sistemas de información: una de las áreas novedosas en los últimos años y que se ha vuelto determinante para contar con la información en el lugar y momento 11

indicado, permitiendo la toma de decisiones. Como su nombre lo indica es el área encargada de las comunicaciones y los software de manejo de información elegido para cada departamento y/o para toda la organización.  Producción y logística: área relacionada con la manufactura y transformación de bienes con el fin de satisfacer una demanda específica. Algunas secciones en las cuales se puede dividir esta área es planificación, programación, control de calidad, producción, almacenamiento, inventarios y distribución.  Comercial y mercadeo: área que se relaciona con aspectos como son la venta y las estrategias que deben utilizarse para llegar al consumidor, teniendo relación con la definición de lotes y diseños de empaques, colores, tamaños, entre otros, de productos que serán fabricados por el área de producción y llevados al cliente por el área de despachos.

Fuente: SENA

La anterior división de las áreas de la empresa no es obligada, el tipo de empresa y su tamaño puede determinar un organigrama diferente o una definición de áreas más o menos amplio, sin embargo, se considera que como mínimo se deben tener cuatro áreas que son financiera y administrativa, comercial o ventas, recursos humanos y producción, en esta última se incluye la distribución de las mercancías.

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Dirección general

Dirección de producción

Dirección de recursos humanos

Dirección de marketing

Finanzas

Gerente de producción

Después de haber revisado las generalidades de la empresa, sus elementos, recursos y áreas, a continuación se profundizará en la importancia de la cadena de abastecimiento y en la Distribución Física Internacional dentro de las organizaciones: Cadenas de abastecimiento La cadena de abastecimiento (denominada en inglés Supply Chain), es el área de la empresa cuya función es abastecer materiales en cantidades requeridas, teniendo en cuenta la calidad y tiempo de respuesta al mínimo costo con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

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Fuente: SENA

A nivel general los elementos que integran una cadena de abastecimiento son:  Proveedores: personas naturales y/o jurídicas que suministran materiales, insumos, productos semielaborados y/o prestan un servicio a otras empresas. Existen proveedores internos y externos.  Productores: son el centro de la cadena de abastecimiento, pues es el lugar donde la mercancía recibe alguna transformación, la cual depende de las especificaciones de los clientes. Existen productores de bienes o servicios.  Distribuidores: como su nombre lo indica, se encargan de almacenar y enviar la mercancía hasta el consumidor final, para lo cual utilizan diversos modos y medios de transporte. La distribución se puede identificar como: o Intensiva: el productor identifica los diferentes lugares donde pueda vender su producto. o Exclusiva: el productor entrega su mercancía a los llamados intermediarios con el 14

fin de asegurar que su producto llegue a diferentes zonas geográficas. o Selectiva: según el tipo de producto, el fabricante determina los puntos en los cuales desea realizar la venta. o Extensiva: el productor define estrategias que le permiten llevar su mercancía y posicionarla en diferentes sitios de venta. o Clientes: persona natural y/o jurídica que adquiere los productos ofrecidos por una empresa.  Organismos de apoyo: dentro de esta clasificación se pueden contemplar actividades o tareas como el almacenamiento, compras, insumos, embalajes (protección del producto).  Comunicación: es necesario que las cadenas de abastecimiento cuenten con un sistema de información que permita la comunicación efectiva y asertiva entre cada uno de los actores de la misma, con el fin de tomar decisiones inmediatas en el momento que se presente alguna anormalidad. Distribución Física Internacional (DFI) Considerada como la parte de la logística cuyo objetivo es situar la mercancía en el mercado internacional, teniendo en cuenta el cumplimiento de todos los requisitos legales y términos de negociación entre compradores y vendedores.

Fuente: SENA Se considera que la función principal de la DFI es el equilibrio de los términos contractuales y el cumplimiento de los mismos, teniendo en cuenta el canal de distribución, precio, tiempo, gestión operativa y la proyección a mediano plazo de

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acuerdo a la política organizacional. (Alcocer y Ariza, 2008)

Dentro de las tareas que se deben realizar en la DFI, se encuentran aquellas actividades previas al transporte, de las cuales se pueden nombrar:  Manipulación, acondicionamiento y embalaje de mercancía.  Transportes hasta lugares de embarque.  Depósitos intermedios.  Referentes a los procedimientos en la aduana tanto para el ingreso como para la salida de la mercancía al país.  Pagos de acuerdo con el Incoterm aplicado.  Seguros de transporte y pago.  Modo de entrega desde el lugar de recepción de mercancía (puertos o aeropuertos).  Selección y control de personal que será asignado durante el traslado de los productos.

Preparación

Documentación

Gestión aduanera

Unitarización

Manipulación

Seguros

Transporte

Gestión bancaria

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Gestión de distribución

El flujo de materiales en las empresas Los materiales entran en la empresa, fluyen y transitan a través de ella, y salen como productos acabados con destino a la clientela.

Fuente: SENA

La demanda Dentro del proceso de la Distribución Física Internacional es importante tener en cuenta el flujo de bienes que se deben transportar en un tiempo determinado, el cual es definido desde la demanda. A nivel general se pueden encontrar diferentes tipos de demanda entre los cuales se pueden mencionar: En cuanto al estado:  Demanda negativa: es generada por la poca aceptación de un producto en determinado mercado, por lo tanto, en el momento de definir la cantidad a llevar a un destino en otro país, ha requerido que la empresa realice un adecuado estudio de mercado antes de inundarlo de tal manera que se generen pérdidas de dinero por la disminución del flujo de mercancía.  Demanda nula: este tipo de demanda puede presentarse especialmente en el mercado nacional, debido a que las empresas se cuidan de no llevar productos que 17

no tengan aceptación.  Demanda latente: este tipo de demanda permite identificar las necesidades del mercado y definir de esta manera si lleva o no el producto a dichos mercados.  Demanda decreciente: es un indicador para que las empresas identifiquen las causas por las cuales la demanda del producto disminuyera y les permite tomar decisiones sobre continuar o no con la distribución del bien ofrecido.  Demanda irregular: tiene que ver con los niveles altos y bajos en determinados periodos del producto ofertado, por lo tanto se deben hacer planeaciones de distribución efectiva de tal manera que no descuiden los mercados y pierdan ventas.  Demanda insatisfecha: se refiere al momento en que la cantidad de producto no logra satisfacer la demanda.  Demanda satisfecha: contrario a la anterior, en este caso, la demanda está totalmente cubierta por que se ha distribuido la cantidad de producto requerido en el momento justo. En cuanto a la temporalidad:  Demanda continúa: como su nombre lo indica permanece en el tiempo.  Demanda estacional: es aquella que depende de las épocas del año, lo que se puede denominar las temporadas.

2. Entorno y DFI

Las personas naturales y jurídicas para poder desarrollarse deben tener en cuenta el entorno en el cual se desenvuelven, lo cual les permite su crecimiento, aun cuando en muchas ocasiones puede generar algunos tropiezos que requieren tener una serie de alternativas para atravesarlos. ¿Qué es el entorno? Es la fuente de recursos necesarios para la supervivencia de una organización, y esta lo debe tener en cuenta con el fin de determinar las variables internas y externas que la pueden afectar. No existe ninguna organización que pueda ignorar su entorno y este puede presentar tanto amenazas como oportunidades. Los directivos deben estar atentos al entorno y disponer de mecanismos para manejarlo e influir en él y para esto se utiliza la Matriz 18

DOFA: El análisis debe hacerse teniendo en cuenta lo siguiente:  Diagnóstico externo (macroentorno): oportunidades y amenazas.  Diagnóstico interno (microentorno): fortalezas y debilidades. Macroentorno: es un escenario no controlable donde suceden todos los fenómenos que afectan las empresas. Entorno económico: aspectos que influyen en el poder adquisitivo y consumo de los consumidores como son:  Naturaleza del sistema económico.  Estado general de la economía.  Población.  Producto Interno Bruto (PIB).  Renta per cápita.  Infraestructura social.  Recursos naturales.  Tasa de inflación.  Índice de desempleo.  Estabilidad monetaria.  Tipo de cambio monetario.  Disponibilidad de capital.  Tasa de interés. Entorno legal: aspectos relacionados con las regulaciones y leyes que influyen en el ejercicio de las organizaciones como:  Legislación comercial.

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 Legislación tributaria.  Sistema de impuestos y tasas.  Eficacia del sistema legal. Entorno político: aspectos relacionados con los sistemas políticos que rigen los países.  Sistema político.  Ideología política.  Estabilidad del gobierno.  Fuerza de los partidos políticos y la oposición.  Política exterior.  Actitud del gobierno local, regional, nacional frente a las empresas. Entorno demográfico: aspectos relacionados con las características de la población determinan el consumo y generan nuevos asentamientos geográficos, los cuales requieren de transporte, entregas y reposición de productos. Los asentamientos geográficos generan corredores y plataformas logísticas.  Tamaño de la población.  Ubicación y distribución geográfica.  Tasas de crecimiento.  Edad.  Sexo.  Raza.  Ocupación.  Distribución del ingreso.  Receptividad de bienes y servicios. Entorno tecnológico: aspectos relacionados en como la tecnología influye en el 20

desarrollo actual de las empresas y cómo la utilizan para realizar su trabajo. Equipos y aplicaciones tecnológicas que han permitido competitividad en aspectos logísticos:  Sistemas de trazabilidad.  Códigos de barras.  Radiofrecuencias.  GPS.  EDI (Intercambio Electrónico de Datos).  Equipos.  Tecnología de punta. Entorno socio-cultural: aspectos relacionados con la cultura que es la que en parte guía lo que ocurre en el sistema social.  Estilo de vida.  Nivel de educación.  Hábitos.  Principios, creencias y valores.  Estándares de comportamiento.  Seguridad.  Costumbres y normas sociales.  Actitudes y motivaciones. Entorno infraestructura: las exigencias en infraestructura debido a la globalización e inmersión del país en los mercados internacionales, requiere que se tengan en cuenta aspectos como:  Carreteras.  Puertos.  Aeropuertos. 21

 Corredores logísticos. Entorno global: las tendencias globales en cuanto a producción, consumo y relaciones a nivel internacional, han generado divisiones entre los países de acuerdo a su nivel de desarrollo, infraestructura e investigación, y la aplicación de estos en la resolución de problemas sociales y producción de bienes y servicios. Microentorno: “es el ambiente más cercano a cada organización y constituye el nicho donde desarrolla sus operaciones, obtiene sus insumos y coloca sus productos y servicios” (Palacios, 2010). Componentes del microambiente

Competidores Otras empresas que participan en el mercado con productos y/o servicios similares.

Proveedores Quienes suministran los recursos para la elaboración de un producto o prestación de un servicio.

Microambiente Agencias reguladoras Conformadas por entes fiscalizadores del estado (sindicatos, gremios, asociaciones de usuarios).

Clientes Quienes compran los productos o servicios.

Una vez analizado el macroentorno y microentorno de la organización se procede a realizar la Matriz DOFA, la cual permitirá definir fortalezas y debilidades (microentorno) y oportunidades y amenazas (macroentorno). Por lo anterior es importante conocer que son cada uno de estos conceptos: Matriz DOFA “Es una herramienta metodológica, de diagnóstico empresarial, estratégico y competitivo, que se emplea para identificar acciones factibles, mediante el cruce de variables con el fin de formular y evaluar la estrategia” (Limas, 2012).

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Oportunidades Inciden positivamente en la empresa facilitando el desarrollo de los objetivos organizacionales.

Fortalezas Capacidades positivas de la organización que ayudan a alcanzar los objetivos.

Amenazas Acciones del entorno externo que afectan la empresa y dificultan el desarrollo de esta para el logro de los objetivos.

Interno

Externo

Debilidades Situaciones que dificultan lograr satisfactoriamente los objetivos de la empresa.

Matriz DOFA y sus componentes El siguiente análisis DOFA permite visualizar sus distintos componentes de manera clara: Empresa (Y)

Debilidades (D) 1. 2. 3. Lista de debilidades. 4. 5.

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Fortalezas (F) 1. 2. 3. Lista de fortalezas. 4. 5.

Oportunidades (O) Externo

Estrategias (DO) Interno

Estrategias (FO) Interno

1. 2. 3. Lista de oportunidades. 4. 5. Amenazas (A) Externo

Mejora las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas.

Fortalezas internas con el fin de aprovechar oportunidades externas.

Estrategias (DA)

Estrategias (FA)

Derriba las debilidades internas y evita las amenazas externas.

Fortalezas internas con el fin de evitar y reducir al máximo el impacto de las amenazas externas.

1. 2. 3. Lista de amenazas. 4. 5.

Fuente: SENA

3. Tecnología y DFI

La cadena de suministro ha empezado a implementar las TIC de una manera positiva, ya que la necesidad de las empresas de información oportuna, de calidad, la búsqueda de disminución de costos y de eficiencia en los procesos ha influido para que utilicen diferentes tecnologías. Diseño de los sistemas de información El sistema de información permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos, bases de datos, entre otros, que se procesan por medio de una red de computadores con un software pertinente a las necesidades de la organización, para generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes adecuados, oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones a cada uno de los usuarios de los niveles de la empresa. Para el diseño del sistema de información de la empresa, se deben tener en cuenta los requerimientos de la organización y el análisis que se realizó con respecto a la gestión logística, la cual se obtuvo de la aplicación de los instrumentos para la recolección de datos e información y que fueron utilizados con cada uno de los usuarios internos y externos con el fin de conocer en detalle la problemática del sistema logístico. A partir de lo anterior, se debe ampliar el análisis y aplicar el enfoque sistémico que consiste en determinar: cuál es el objetivo del sistema, cuáles son los subsistemas, las funciones de cada subsistema, las entradas y salidas del sistema, los componentes de cada subsistema, los recursos que necesita, los procesos, la sinergia (características 24

nuevas que surgen de la interrelación de cada subsistema y son propias del todo), la entropía (nivel de desorden del sistema), la homeostasis (equilibrio del sistema), el sistema de control, la administración, la frontera del sistema y el entorno del sistema. Es importante recordar los niveles de funcionalidad de la información en que se desarrolla la integralidad, Bowersox (2007) establece: 1. Los sistemas de transacciones (órdenes de pedido, asignación de inventario, órdenes de embarque, determinación de precios y facturación). 2. El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la producción y de la calidad). 3. El análisis de decisiones (itinerarios y asignación de vehículos, control del inventario, ubicación e integración red/planta). 4. La planeación estratégica (alianzas estratégicas, desarrollo y refinamiento de las capacidades y las oportunidades, análisis del servicio enfocado al cliente/ganancias). TIC para los procesos logísticos de la cadena de suministro En la actualidad hay variedad de TIC para los procesos logísticos.

Logística de entrada EDI. E- Procurement.

Logística interna ERP. MRP. WMS. Código de barras. RFDI.

Logística de salida TMS. CRM. GPS.

TIC en la logística de aprovisionamiento Planifica y gestiona actividades vinculadas con los actores de la cadena de suministro, que abastecen materia prima o información para la fabricación de un bien o prestación de un servicio. Intercambio Electrónico de Datos (EDI) Este sistema surgió hace aproximadamente 30 años debido al intercambio de información entre las organizaciones sin intermediación de las personas, porque las operaciones se efectúan por medio de ordenadores. 25

La información que contiene una transacción EDI, es por lo general la misma que aparece en formatos impresos habituales como órdenes de compra, documentos de embarque, facturas, pagos, avisos de despachos, reportes de inventarios y ventas.

Fuente: SENA

Ventajas  Incrementar la eficiencia en las operaciones logísticas.  Disminución de costos de administración.  Controlar el inventario.  Eficiencia en la planeación de recursos.  Oportunidad en la respuesta a los clientes.  Acceso a información en tiempo real.  Acceso a más información. Beneficios para productor y proveedor

Productor - Optimizar cadena de suministros. - Integrar sus MPR (Material Resource Planning).

Proveedor - Eficiencia en el suministro de productos y de inventarios. - Eficiencia en la relación con otros proveedores.

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E-Procurement Urzelai (2006) lo define como “una herramienta que automatiza el proceso de compras, a través de software y de la tecnología de internet, y mejora la relación entre comprador y vendedor compartiendo información ágil y oportuna”. Ventajas:  Se apoya en intranet e internet.  Se soporta en las mejores prácticas de aprovisionamiento.  Hace más eficiente el intercambio de información y productos a través de la cadena de suministro. TIC en la logística interna Se orienta en la planeación y gestión de actividades vinculadas con la transformación de la materia prima en producto terminado e incorpora procesos de almacenamiento, producción y picking. Enterprise Resource Planning (ERP) “Conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con producción, logística, envíos, inventario y contabilidad” (Fernández de los Ríos, 2014).

Fuente: SENA

Beneficios de ERP  Descartar datos e información que no es necesaria.  Accesibilidad a información confiable y oportuna.  Disminución de costos y tiempos en las operaciones. 27

 Eficiencia de procesos organizacionales a lo largo de toda la cadena de suministro. Algunos aspectos que pueden dificultar la implementación de las TIC en logística pueden ser:  Los altos costos.  Desconocimiento de los empleados de cómo funciona el sistema.  Las dificultades propias de los sistemas informáticos pueden retrasar las operaciones logísticas, por lo que debe haber un sistema manual como soporte a la operación cuando falle el sistema. Warehousing Management System (WMS) Agrupa los sistemas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Posee dos tipos de mecanismos de optimización: uno dedicado al espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones, y otro destinado a los movimientos o flujos de materiales, sean estos realizados de forma automática o manual. (Castán, López y Núñez, 2012)

Códigos de barras Es una herramienta para capturar información de manera automática: permite identificar productos, servicios, localizaciones y activos de manera única a nivel mundial. El código de barras tiene dos componentes:  El código.  El símbolo. El código es la representación numérica, es decir, los caracteres humanamente legibles. El Símbolo es la representación gráfica del código. Está conformado por barras claras y oscuras de diferente grosor, que permite la captura automática de información por medio del lector. (Mora, 2010)

Fuente: SENA

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Características de los códigos de barras

Magnificación: tamaño del código de barras con las áreas de silencio.

Truncamiento: disminución de altura del código de barras.

Ganancia de impresión: expansión que sucede en las barras al hacer la impresión.

Radio Frequency Identification (RFDI) - (Identificación por Radiofrecuencia) “Es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, transpondedores, o tags RFDI. El propósito fundamental es transmitir la identidad de un objeto mediante ondas de radio” (Mora, 2010).

Fuente: SENA

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Componentes del RFDI

Etiqueta RFDI o transpondedor: conformada por antena, transductor de radio y chip.

Lector de DFDI o transceptor: conformado por antena, un transceptor y decodificador.

Subsistema de procesamiento de datos.

Las RFDI pueden ser una opción para reemplazar los códigos de barras en el futuro, aunque no en su totalidad, pero si puede ofrecer más ventajas a pesar de su alto costo de implementación. TIC en la logística de salida/distribución La logística de salida tiene como función planificar y controlar los procesos de distribución y relación con clientes finales. Customer Relationship Management (CRM) Modelo de gestión de toda la organización basado en la orientación al cliente que utiliza las tecnologías de la información para crear un sistema empresarial interfuncional que integra y automatiza los procesos de servicio al cliente, ventas y marketing, mediante un esquema de bases de datos que reúne estos procesos con el resto de operaciones de negocio de la organización. Beneficios del CRM:  Reconocer y enfocarse en los mejores clientes.  Adoptar en tiempo real los productos y servicios de acuerdo las necesidades, gustos y hábitos de compra.  Brindar constante servicio y asistencia al cliente. (Castán y cols, 2012)

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Transportation Management System (TMS) “Es una solución para la gestión del proceso de transporte, la cual posibilita al usuario diariamente visualizar, racionalizar, simplificar y controlar toda la operación y el costo de una manera integrada” (Mora, 2010).

Planificación de órdenes

Supervisión de la ejecución

Medición del desempeño

Control financiero

Beneficios del TMS  Controlar los costos de la operación de transporte.  Facilita la toma de decisiones en la planeación y control de las actividades de transporte.  Incrementa la eficiencia de la flota de transporte según la capacidad, por medio de la prevención de posibles situaciones que se puedan presentar en el proceso.  Seguimiento y administración de los vehículos.  Brinda respuestas en tiempo real.  Se proveen dificultades que se puedan presentar con la entrega o recepción de pedidos. Global Position System (GPS) Facilita la localización a nivel mundial de un objeto, persona o vehículo y los errores de 31

posición son mínimos.

Fuente: SENA

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Referencias

Alcocer, A. y Ariza, E. (2008). Viabilidad de Chain Express en el mercado colombiano. Tesis doctoral no publicada, Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá. Bowersox, D. (2007). Administración y logística en la cadena. Ciudad de México: Editorial Mc Graw Hill. Briceño, M. (2012). Caracterización de la cadena de abastecimiento en las pymes de la comunicación gráfica impresa en Colombia. Trabajo de grado no publicado. Universidad EAN, Bogotá. Cámara de Comercio de Bogotá. (s.f.). ¿Qué es una empresa? Recuperado de http://www.ccb.org.co Cámara de Comercio de Bogotá. (s.f.). Logística y distribución física internacional: claves en las operaciones de comercio exterior. Recuperado de http://bibliotecadigital.ccb.org.co Castán, J., López, J. y Núñez, A. (2012). La logística en la empresa: un área estratégica para alcanzar ventajas competitivas. Madrid: Ediciones Pirámide. Fernández de los Ríos, J. (2014). Cuaderno del alumno. Optimización de la cadena logística. Certificados de profesionalidad. Madrid: Editorial CEP, S.L. García, F., Molina, J. y Chamorro, F. (2000). Informática de Gestión y Sistemas de Información. Madrid: Mc.Graw Hill. Limas, S. (2012). Marketing empresarial: dirección como estrategia competitiva. Bogotá: Ediciones de la U. Mora, L. (2010). Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos. Bogotá: Ecoe Ediciones. Orjuela, S. y Sandoval, P. (2002). Guía del estudio de mercado para la evaluación de proyectos. Trabajo de grado no publicado. Universidad de Chile. Palacios, L. (2010). Dirección estratégica. Bogotá: Ecoe Ediciones. Pérez, M. (2016). Las áreas funcionales de la empresa. Revista Publicaciones didácticas, 69, 288-291. Soto, B. (s.f.). Clasificación de las empresas. Recuperado de https://www.gestion.org

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Thompson, I. (s.f.). Definición de empresa. Recuperado de http://webquest.carm.es Urzelai, A. (2006). Manual básico de logística integral. Madrid: Ediciones Díaz de Santos S.A.

Control de documento

Nombre

Cargo

Ana Milena Moreno Pinilla

Experta técnica

Ingrid Criollo García

Experta técnica

Ana María Mora Jaramillo

Guionista Línea de Producción

Autor

Adaptación

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Dependencia Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la Información. Regional Distrito Capital Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la Información. Regional Distrito Capital Centro Agroindustrial. Regional Quindío

Fecha

Abril de 2017

Abril de 2017

Mayo de 2017