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• Francisco Quintanilla

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DIAGRAMAS DE PROCESO

INGENIERÍA INDUSTRIAL-FIIS-UNFV

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MÚLTIPLES INTRODUCCIÓN Aun cuando grandes adelantos tecnológicos han hecho la época en que vivimos se denomine “era del ordenador”, el trabajo manual sigue siendo en muchos aspectos insustituible. Se cree pues, que el hombre no será sustituido nunca por la máquina, aún en un sistema totalmente automático, sería necesaria la función de planificación y vigilancia por parte del hombre.

El ser humano excede a la máquina en ciertas habilidades, tales como -

Percibir pequeñas cantidades de luz y sonido

-

Recibir y organizar patrones de luz y sonido

-

Improvisar y usar procedimientos flexibles

-

Almacenar largos y recordar factores relevantes en un tiempo apropiado

-

Razonar inductivamente

-

Hacer uso de su juicio

-

Desarrollar conceptos y crear métodos

En cambio las máquinas aventajan a los seres humanos en su habilidad para: -

Responder rápidamente a señales de control

-

Aplicar gran fuerza en forma continua

-

Ejecutar tareas repetitivas y de rutina

-

Almacenar

información

en

forma

breve

y

después

borrarla

completamente -

Ejecutar cálculos rápidos

-

Ejecutar diferentes funciones simultáneamente

Es por eso que decimos que el trabajo manual, sigue siendo no solamente útil, sino también en cierto modo, imprescindible.

ING. LUIS MANRIQUE SUAREZ ING NANCY OCHOA SOTOMAYOR

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Tanto el hombre ayudado por la máquina pueden hacer buen trabajo; es entonces, cuando la fuerza y la inteligencia hacen la conjunción perfecta para la mayor efectividad en las tareas ejercidas.

Concepto.- DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MÚLTIPLES Es una modalidad del diagrama del proceso en el que se registra la sucesión de actividades interdependientes de varios operarios y/o de varias máquinas. El DAM cobra una especial importancia en el análisis del trabajo, en tareas ejecutadas por un grupo de personas y en operaciones donde el trabajo no está equilibrado, existiendo por consiguiente, tiempo “necesariamente inactivo” Se utiliza cuándo es necesario analizar por medio de una representación gráfica las actividades de un sujeto con relación a otro. Divide las operaciones en segmentos de las principales actividades realizadas por operarios y máquinas; mide el tiempo que se utiliza para determinar los tiempos de ocio y los productivos, Es adecuada para actividades de rutina y repetitivas en las cuales existe una interacción entre el hombre y la máquina

Un DAM es un diagrama de actividades coordinadas, sincronizadas y simultáneas de un sistema de trabajo formado por una o más máquinas y una o más personas. Cada máquina o persona aparece en una columna paralela por separado, indicándose sus actividades con relación al resto del sistema de trabajo. Como ejemplos se puede citar el diagrama de procesos con varias personas, diagrama de Gantt, diagrama de proceso con varias máquinas.

Cuando un sistema de trabajo se compone de más de un sujeto, personas o máquinas las interrelaciones de sus actividades producen un efecto sustancial en la utilización de la mano de obra y la capacidad de las máquinas.

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El diagrama de proceso con actividades múltiples muestra gráficamente la simultaneidad de esas actividades en una escala común

de tiempo. A

diferencia de diagrama de flujo de proceso, el de actividades múltiples solo se aplica por lo general a una estación de trabajo a la vez, excepto cuando el trabajo exige que una persona se traslade cíclicamente de un lugar a otro. Cuando una o varias personas trabajan con una o más máquinas, a este diagrama suele llamarse diagrama hombre-máquina. Cuando hay cuadrillas combinadas se llama diagrama de equipo. Una línea de montaje se considera como un caso especial del trabajo en equipo.

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DIAGRAMA HOMBRE – MAQUINA DH – M El diagrama hombre – máquina es una modalidad del DOP (también del DAM), que registra el funcionamiento de una o más máquinas con relación al trabajo del operario. Exponen operaciones ejecutadas simultáneamente por un operario y por una o más máquinas.

Se utiliza para estudiar, analizar y mejorar una estación de trabajo a la vez. Muestra la relación exacta de tiempo, entre el ciclo de trabajo del hombre y en el ciclo de operación en su máquina.

Objetivos: -

Obtener eficiencia de la máquina, saturación y periodos de inactividad.

-

Obtener la máxima utilización de los factores (hombre y maquina) que intervienen en el proceso.

-

Encontrar la mejor relación hombre – máquina, teniendo en cuenta los requerimientos de producción, y su relación con los costos de operación.

Hoy en día muchas máquinas están automatizadas o semi automatizadas, cuando el operario utiliza estas máquinas frecuentemente permanece inactivo durante una porción del ciclo. Por tanto el objeto de este diagrama, es la utilización de este tiempo de inactividad por parte del operario para mejorar la eficiencia de la producción.

El analista deberá investigar: a) La posibilidad de operar otra máquina durante el tiempo muerto. b) La posibilidad de realizar otro trabajo, durante el tiempo muerto.

La mayor parte de las operaciones incluyen tres fases principales: 1. PREPARAR

: Colocar material en la máquina.

2. REALIZAR O EJECUTAR

: Maquinado

3. RETIRAR O LIMPIAR

: Sacar material

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El diagrama Hombre – Máquina en su forma más sencilla:

Hombre

Maquina

Coge el material, la coloca en la plantilla y la sujeta a la misma, baja la broca y pone en marcha la máquina.

Inactiva

Tiempo: 0.50 minutos PREPARAR Hace un taladro de 12.5 mm en el material. Avance automático.

Inactivo

Tiempo: 2.50 minutos REALIZAR o EJECUTAR

Levanta la broca, suelta el material y sopla las virutas de la plantilla. Tiempo:

Inactiva

0.75 minutos RETIRAR o LIMPIAR

RESUMEN

Hombre

Maquina

Tiempo inactivo

2.50 minutos

1.25 minutos

Tiempo de trabajo

1.25 minutos

2.50 minutos

Ciclo

3.75 minutos

3.75 minutos

Utilización

Saturación

Eficiencia

(1.25/3.75)*100=33%

(2.50/3.75)*100=67%

Es importante incluir en el diagrama todos los retrasos y almacenamientos. No basta con indicar que el retraso o el almacenamiento se llevan a cabo. Es importante saber la cantidad de tiempo que el material se detiene en cada retraso y en cada almacenamiento, ya que mientras más sea el tiempo de retraso o almacenamiento, mayor será el costo acumulado.

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Este diagrama se emplea para estudiar, analizar y mejorar una sola estación de trabajo a la vez. Este diagrama muestra la relación exacta de tiempo, entre el ciclo de trabajo del hombre y el ciclo de operación de su máquina. Con esto, se abre la oportunidad de utilizar mejor, tanto el tiempo del hombre como el de la máquina, y balancear mejor el ciclo de trabajo. Algunas máquinas automáticas o semiautomáticas, hacen que el operario pase a menudo parte del ciclo ocioso; la utilización de este tiempo muerto podría aumentar la percepción del operario y mejorar la eficiencia de producción. El que un operario maneje más de una máquina, se conoce con el nombre de ”acoplamiento de máquinas”, actualmente algunas industrias han encontrado resistencia por parte de las organizaciones de trabajadores en la práctica de acoplamiento; el mejor camino para convencer a los trabajadores a practicarlo, es el de demostrar que da oportunidad de lograr percepciones extras. Puesto que el acoplamiento de máquinas incrementa el porcentaje de tiempo de “trabajo” durante el ciclo de operación, proporciona también la oportunidad de reforzar las ganancias.

Así como se ha visto en el DOP, que todo diagrama tiene 3 partes fundamentales: -

Identificación

-

Cuerpo, y

-

Resumen

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Para representar las actividades, se debe tener en cuenta lo siguiente:

DIAGRAMA DE PROCESO DE GRUPO

Una vez finalizado el diagrama de proceso hombre-máquina, el analista puede determinar, en unos casos cuál es el número de máquinas que debe operar un trabajador, y en otros, cuántos trabajadores se necesitan para controlar una máquina. Este diagrama muestra la relación entre el ciclo muerto y el de operación de la máquina, y la relación entre el ciclo muerto y el operacional de los hombres que la manejan.

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ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESO DE GRUPO

Luego de poner el título y de haber identificado el proceso que se estudia, el analista debe seleccionar una escala de tiempo que le permita elaborar una gráfica limpia del estudio. A la izquierda, van las operaciones realizadas por la máquina o el proceso, a operar la máquina, y el tiempo muerto , más a la derecha se pone el tiempo de operación y el tiempo muerto de cada uno de los operarios, representados por líneas de flujo dibujado verticalmente. En el caso de la máquina, una línea vertical continua representa el trabajo productivo, una línea punteada representa las operaciones de carga y descarga. Todo espacio vacío en la línea vertical representa tiempo muerto. En el caso de los operarios, la línea sólida vertical representa el trabajo que ha ido realizando, toda interrupción en la línea son los intervalos de tiempo muerto.

USO DEL DIAGRAMA

Cuando el analista después de realizar investigaciones acerca de una determinada operación, encuentra que la operación de determinada máquina emplea más hombres de los necesarios, entonces elaborará el diagrama de proceso de grupo, utilizando como herramienta el diagrama de hombremáquina, el cual dará número exacto de operarios para manejar una máquina o proceso. Mediante el diagrama se puede analizar las horas muertas de los hombres y la posibilidad de un solo hombre realice el trabajo hecho por do o más.

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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MULTIPLES

La empresa LAMBDA desea procesar un lote de 1200 artículos que se fabrican automáticamente con una operación de maquinado, la cual es cargada y descargada por un solo operario, observándose los siguientes tiempos:

MAQUINA

MAQUINA

MAQUINA

MAQUINA

I

II

III

IV

C

1.0

1.5

1.0

1.5

M

4.0

4.5

6.0

5.0

I

1.5

1.5

1.0

1.0

Descargar parte terminada

D

2.0

2.0

1.5

2.0

Caminar maquina a maquina

CM

Carga material en maquina Máquina automática Inspección artículos terminados

1.0

El ciclo debe aumentarse en un 15% por suplementos. El costo de reparación y montaje es de $. 120 por máquina, se trabaja diariamente 8 horas normalmente hasta un 30% de horas extras. El salario del operario es $. 10.00 la hora y un 30% más por hora extra. La bonificación total por maquina adicional que atiende es $. 100.00 y el costo variable de la maquina es de $. 2.00 la hora.

Evaluar todas las alternativas, calculando el costo unitario del producto, si el cliente desea que se entregue el pedido: a) “lo más antes posible” b) En 14 días Se han asignado para esta operación, una cuarta máquina y un segundo operario. Evaluar para la entrega. c) “lo más antes posible” d) En 8 días

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DIAGRAMAS DE PROCESO Pedido: 1200 artículos

INGENIERÍA INDUSTRIAL-FIIS-UNFV 1 operario – 3 máquinas

Alternativas 1.- Operario – Máquina I 2.- Operario – Máquina II 3.- Operario – Máquina III 4.- Operario – Máquina I- Máquina II 5.- Operario – Máquina I – Máquina III 6.- Operario – Máquina II – Máquina III 7.- Operario – Máquina I – Máquina II – Máquina III

Suponer que las máquinas están dispuestas de forma tal que los tiempos son iguales en su desplazamiento

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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MULTIPLES INSPECCION DE UN CATALIZADOR EN UN CONVERTIDOR

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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MULTIPLES INSPECCION DE UN CATALIZADOR EN UN CONVERTIDOR

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CASO: HOMBRE – MAQUINA La empresa LAMBDA desea procesar un lote de 1200 artículos que se fabrican automáticamente con una operación de maquinado, la cual es cargada y descargada por un solo operario, observándose los siguientes tiempos:

MAQUINA

MAQUINA

MAQUINA

MAQUINA

I

II

III

IV

C

1.0

1.5

1.0

1.5

M

4.0

4.5

6.0

5.5

I

1.5

1.5

1.0

1.0

Descargar parte terminada

D

2.0

2.5

1.5

2.0

Caminar máquina a máquina

CM

Carga material en máquina Máquina automática Inspección artículos terminados

1.0

El ciclo debe aumentarse en un 15% por suplementos. El costo de reparación y montaje es de $. 1200 por maquina, se trabaja diariamente 8 horas normalmente hasta un 30% de horas extras. El salario del operario es $. 10.00 la hora y un 30% más por hora extra. La bonificación total por maquina adicional que atiende es $. 100.00 y el costo variable de la maquina es de $. 2.00 la hora.

Evaluar todas las alternativas, calculando el costo unitario del producto, si el cliente desea que se entregue el pedido: d) “lo más antes posible” e) En 14 días Se han asignado para esta operación, una cuarta máquina y un segundo operario. Evaluar para la entrega. f) “lo más antes posible” d) En 8 días ING. LUIS MANRIQUE SUAREZ ING NANCY OCHOA SOTOMAYOR

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DIAGRAMA BIMANUAL: CORTE DE TUBOS DE VIDRIO (método original) DIAGRAMA BIMANUAL DISPOSICIÓN DEL LUGAR DE TRABAJO

DIAGRAMA num.1 HOJA num.1 NUM. 1 hoja

METODO ORIGINAL

DIBUJO Y PIEZA: Tubo de vidrio de 3 mm. diam. 1 m long PLANTILLA

OPERACIÓN: Cortar trozos de 1,5 cm

POSICIÓN PARA MARCAR

LUGAR: Talleres generales OPERARIO: D.G.

TUBO DE VIDRIO

COMPUESTO POR: A, B FECHA L. MANRIQUE S. DESCRIPCIÓN MANO IZQUIERDA

DESCRIPCIÓN MANO DERECHA

Sostiene tubo

Recoge lima

Hasta plantilla

Sostiene lima

Mete tubo en plantilla

Lleva lima hasta tubo

Empuja hasta fondo

Sostiene lima

Sostiene tubo

Muesca tubo con lima

Retira un poco tubo

Sostiene lima

Hace girar tubo 120º / 180º

Sostiene lima

Empuja hasta fondo

Acerca lima a tubo

Sostiene tubo

Muesca tubo

Retira tubo

Pone lima en mesa

Pasa tubo a la der.

Va hasta tubo

Dobla tubo para partirlo

Dobla tubo

Sostiene tubo

Suelta trozo cortado

Corte a otra parte de tubo

Va hasta lima

RESUMEN METODO

ACTUAL

Operaciones

IZQ

DER

Transportes

8

5

Esperas

2

5

Sostenimiento

-

-

Inspecciones

4

4

Totales

-

-

14

14

PROPUESTO IZQ

DER

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DIAGRAMA BIMANUAL: CORTE DE TUBOS DE VIDRIO (método perfeccionado) DIAGRAMA BIMANUAL DISPOSICIÓN DEL LUGAR DE TRABAJO

DIAGRAMA num.2 HOJA num.1 diam. 1 m long

METODO PROPUESTO

NUM. 1 hoja DIBUJO Y PIEZA: Tubo de vidrio de 3 mm. OPERACIÓN: Cortar trozos de 1,5 cm

TOPE

TUBO DE VIDRIO PLANTILLA

LUGAR: Talleres generales

POSICIÓN PARA MUESCAR

OPERARIO: D.G. COMPUESTO POR: A, B FECHA L. MANRIQUE S. DESCRIPCIÓN MANO IZQUIERDA

DESCRIPCIÓN MANO DERECHA

Mete tubo hasta tope Hace girar tubo

Sostiene lima Muesca tubo con lima

Sostiene tubo

Golpea tubo con lima Trozo cae en caja

RESUMEN METODO

ACTUAL

PROPUESTO

Operaciones

IZQ

DER

IZQ

DER

Transportes Esperas

8 2

5 5

2 -

2 -

Sostenimiento

-

-

-

-

Inspecciones Totales

4 -

4 -

1 -

1 -

14

14

3

3

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DIAGRAMAS DE PROCESO INGENIERÍA INDUSTRIAL-FIIS-UNFV GRÀFICA HOMBRE-MÀQUINA CON 3 DIFERENTES ASIGNACIONES DE MÀQUINAS A UN OPERARIO

HOMBRE HOMBRE

MÀQUINA MÀQUINA

I

MÀQUINA

HOMBRE

MÀQUINA MÀQUINA MÀQUINA

II

I

0

0

0

1

1

1

II

III

2 2

2

3 3

3

4 4

4

P = Máquina en Preparación T = Máquina Trabajando M1

TP= 1.5minutos TT= 2.5minutos

4.5 M1

M2

M2

M1 Suponer que el tiempo usado en caminar entre máquinas es insignificante ING. LUIS MANRIQUE SUAREZ ING NANCY OCHOA SOTOMAYOR

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M3

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UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

INGENIERÍA DE MÉTODOS II Dr. Ing. Luis Manrique Suárez

Caso desarrollado: diagrama Hombre-Máquina

La empresa CLIMA S.A. recibe un pedido de 1250 unidades para entregarles dentro de 18 días útiles. Se trabaja de lunes a sábado de 8 a.m. a 4 p.m. con un 40% de tiempo extra.

Los tiempos a considerar serán los siguientes: M-1

M-2

M-3

Cargar maquina

C

2.20

2.30

2.35

Maquina automática

M

6.50

6.35

6.72

Descargar la maquina

D

1.80

1.45

1.52

Inspeccionar

I

2.00

1.75

1.85

CM

1.00

1.00

1.00

Caminar maquina a maquina

Los elementos manuales tienen 20% de suplemento, los costos son los siguientes: -

Hora – hombre

: 10 um (unidades monetarias)

-

hora – maquina

: 20 u.m

-

hora extra

: 15 u.m

-

preparación y montaje

: 400 u.m

-

bonificación por maquina adicional

: 120 u.m

Se pide: determinar el método más económico de producción, si hay un operario que puede atender hasta las 3 máquinas y graficarlo. Suponga que no es necesario entregar el pedido “lo más antes posible”

FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

Solución

Calcular el tiempo que tiene disponible el Empresa para cumplir con el pedido: Normal

: 18 (dias/pedido) 8 (horas/dias) = 144 (horas/pedido)

Extra

: 144 * 0.40

= 57.6

T

= 201.6 horas/pedido

Las alternativas que deben evaluarse serán: Primera alternativa: el operario atiende a 1 (una) maquina: Calcular el ciclo para cada caso de esta alternativa, para eso, recordemos la clase correspondiente a la confección del diagrama. El orden de los elementos, para obtener el método propuesto:

Operario Máquina I 1.80 1.80 2.20 2.20 2.00 6.50

Operario

Maquina

Descargar

Es descargada

Cargar Inspeccionar

Es cargada Maquinado

Operario Máquina II 1.45 1.45 2.30 2.30 1.75 6.35

Operario Máquina III 1.52 1.52 2.35 2.35 1.85 6.72

Para calcular el tiempo, se utilizan los suplementos: %S ) 100

Tiempo estándar

= Tiempo normal * (1+

Tiempo estándar

= Tiempo normal * 1.20

Para la Máquina I, se tiene: Operario

: (1.80+2.20+2.00)x1.20

= 7.20 min.

Maquina

: (1.80+2.20)x1.20+6.50

= 11.30 min.

De la misma manera se calcula para las maquinas II y III Operario maquina I 7.20 11.30

Operario maquina II 6.60 10.85

Operario maquina III 6.86 11.36

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

Solo se analizará la Máquina II, por tener el menor tiempo estándar: entonces, calcular el tiempo (T1) que necesitara la empresa para entregar el pedido. Trabajando con la maquina II

Producción =

Tiempo

T1 = P x C

Ciclo T1 = 1250 (unid/pedido) x 10.85 (min. /Unid) 60 min. / Hora T1 = 226.04 / pedido Observamos que la empresa no podrá entregar el pedido a tiempo, ya que dispone de 201.6 horas y necesitara de 226.04, trabajando la maquina II

SEGUNDA ALTERNATIVA: El operativo atiende a 2 máquinas Calculamos el tiempo estándar Para calcular el tiempo del elemento “caminar máquina a máquina”

2 máquinas: (1 + 1) x 1.20 = 2.40 3 máquinas: (1 + 1 + 1) x 1.20 = 3.60

OPERARIO MAQUINA OPERARIO MAQUINA OPERARIO MAQUINA 7.20

I

II

7.20

I

III

6.60

II

III

6.60 11.30 10.85

6.60 11.30 11.36

6.86 10.85 11.36

2.40

2.40

2.40

16.20 11.30

10.85

16.46 11.30 11.36

15.86 10.85 11.36

Analizamos la segunda alternativa, cuando un operario atiende las máquinas II y III cuyo tiempo estándar es: 15.86 min. / 2 unidades = 7.93 minutos / unidad

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

T2 = 12.50 x 7.93 = 165.21 horas / pedido 60 Entonces, la empresa CLIMA S.A. necesitara 165.21 horas, distribuidas de la siguiente manera: Normal...........................................................................

144.00 horas

Extra..............................................................................

21.21 horas 165.21 horas

COSTO: OPERARIO:

MAQUINA:

Normal................

10 um x 144............

1,440.00

Extra...................

15 um x 21.21..........

388.15

Bonificación.......

120 um x 1...............

120.00

C. Variable..........

20 um x 165.21x2.....

6,608.40

Prep. y Montaje...

400 u.m x 2………….

800.00

Total:

9,286.55 u.m.

TERCERA ALTERNATIVA: El operario atiende las máquinas I-II-III

Determinar el tiempo estándar: OPERARIO 7.20

MAQUINA I

MAQUINA II

MAQUINA III

11.30

10.05

11.36

11.30

10.05

11.36

6.60 6.86 3.60 24.26

Ciclo Estándar = 24.26 min. / 3 unid = 8.09 min. / unid

T3 = 1,250 X 8.09 = 168.54 horas / pedido 60 Y se distribuye de la siguiente manera: Normal.........................................................

144.00 horas

Extra............................................................

24.54 horas

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

Total

168.54 horas

COSTO OPERARIO:

MAQUINA:

Normal................

10 um x 144............

Extra...................

15 um x 24.54..........

368.10

Bonificación.......

120 um x 2...............

240.00

C. Variable..........

20 u.m x 168.54x3..... 10,112.00

Prep. y Montaje...

400 um x 3…………. Total:

Costo Unitario =

1,440.00 um

1,200.00 13,360. 50 um.

13,360. 50 um = 10.69 um. / unidad 1,250

RESUMEN:

No se alcanzó a

MAQUINA I

MAQUINA II

MAQUINA III

CICLO

11.30 min.

10.85 min.

11.36 min.

T

235.42 horas

226.04 horas

236.67 horas

A entregar el pedido

Si se

MAQUINAS

MAQUINA

MAQUINAS

MAQUINAS Entrega el

I - II

I - III

II - III

I - II - III

Pedido CICLO

8.1 min. /Unid

8.23 min. /unid 7.93 min. /unid 8.09 min. /un

T

168.75 horas

171.46 horas

165.21 horas

169.54

horas Costo

7.58 um

7.70 um

7.43 um

10.69 um

Unitario

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

DOCENTES DE INGENIERÍA DE MÉTODOS FIIS

APUNTES DE CLASE

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Una de las oportunidades que existen para reducir el costo de las oficinas, radica principalmente en el aspecto de llegar a uniformizar los procedimientos. Siempre existe una mejor manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentre este modo, debe establecerse como el procedimiento que precisamente ha de seguirse.

El hecho de no utilizar de manera uniforme de los procedimientos que existen para hacer tareas, es motivo de gran desperdicio de tiempo y esfuerzo con el trabajo de oficina. El manual de Procedimientos por sus características persigue esa finalidad.

Es muy importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y se pongan a disposición del personal de un documento manual, siendo este, una guía de trabajo que resultara muy valiosa. Los “procedimientos administrativos”, son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.

Este tipo de manual también se le denomina como: Manual de Operaciones, de Rutinas de Trabajo, de Trámite, Métodos de Trabajo, etc.

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

CONCEPTOS El Manual de Procedimientos (MP) es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se analiza la actividad operativa de la empresa; así como también la enunciación de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. De otra forma: “son aquellos instrumentos de información en los que se consignan –en forma metódica- los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa”. En el, se suscriben los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación.

Son elementos del manual:

a. Flujogramas: Son los diagramas de los distintos procedimientos escritos.

b. Normas de Procedimiento: Es la relación por escrito de las normas, de la secuencia de procedimientos en la organización con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos de desenvuelven.

c. Formulario: Son todos aquellos documento y comprobantes que circula dentro de los circuitos administrativos.

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FLUJOGRAMAS

De

la

expresión

original

“FLOW

CHART”

suelen

utilizarse

denominaciones como Flujogramas, curso gramas, diagramas de curso, diagramas de bloques, diagramas de proceso, etc.

Es un método grafico, el lenguaje convencional que más ha facilitado el análisis de los sistemas que utilizan las empresas en su administración.

Representa con gran detalle, el recorrido de cualquier circuito relacionado con la toma de decisiones en cualquier nivel y pone en evidencia la circulación e los factores que intervienen en el.

Es una técnica analítica que permite describir sistemas en una forma clara, lógica y concisa, facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen.

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OBJETIVOS a. Mostrar objetivamente como funcionan en la realidad todos los componentes del sistema, facilitando el análisis de su eficiencia.

b. Reemplazar con ventajas los métodos de descripción narrativos y de cuestionarios. La visualización de un proceso facilita el examen de sus componentes y repercusiones. El mecanismo de lectura de los otros métodos es menos claro y más lento, siendo mas difícil la localización de las deficiencias al tener que vincular párrafos aislados en narraciones generalmente extensas.

c. Un uso accesible de los convencionalismos de expresión que se convirtieron en un lenguaje sencillo y adecuado, como sistema informativo en si mismo.

d. Advertir más fácilmente las debilidades y defectos de su circuito, y poder detectar los pasos innecesarios, duplicidades de trabajo, faltas de control interno u otras irregularidades (retrasos, retrocesos).

e. Facilitar la actualización de los circuitos modificados, mostrando con mayor claridad los cambios introducidos.

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Resulta innecesario evaluar el estudio de sistemas y procedimientos que permitan desarrollar los mejores métodos y practicas de trabajo, a través de este análisis se puede dar adecuada respuesta de cómo hacer las tareas que establecen los Manuales de Organización.

Todas las empresas tienen un conjunto de operaciones típicas (se repiten en el tiempo), y cuando se estudian los procedimientos, se prestan atención a aquellos circuitos que se refieren a las operaciones típicas; es decir, a la forma en que ellas se originan, se procesan y dan lugar a los resultados esperados. Son ejemplos de circuitos típicos, el de Ventas, Logística, Pagos, Contrataciones, Rescisiones, etc.

El circuito, en consecuencia, se transforma en una unidad de análisis, buscando plasmar un determinado tipo de operaciones típicas, siguiéndolas por las diversas secciones y en sus distintas alternativas.

INFORMACIONES BASICAS a. Tipo de operaciones o trámites que integran el circuito. b. Sentido de circulación o flujo de la información. c. Áreas de responsabilidad en donde se realiza cada operación o tramite. Pueden adicionarse tales como volúmenes operativos, escalas jerárquicas que intervienen, etc. que permiten dimensionar el circuito de la representación grafica.

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SIMBOLOS UTILIZADOS Los símbolos utilizados en los Flujogramas tienen por objeto poner en evidencia el ORIGEN, PROCESO Y DESTINO de la información escrita y verbal componente de un sistema. Existe una tendencia cada vez más generalizada a estandarizar los símbolos convencionales que representan elementos o situaciones corrientes -ejemplo: un archivo de documentación-, aunque todavía dicha estandarización no es general, pese a los múltiples intentos de homogenizar la simbología. Pueden utilizarse, cuando ello sea conveniente, otros símbolos no convencionales, que no ofrecen dificultades para el lector, si se los define previamente; la naturaleza particular de algunos procesos así lo requiere. No obstante, los símbolos más comunes se han desarrollado de una manera tal, que han llegado a constituir un lenguaje corriente entre los usuarios. La combinación de estos elementos con una serie de otros rasgos o figuras complementarias, permite ampliar, aclarar o interpretar los distintos pasos con que se revelan los procesos administrativos. Cabe indicar que estas expresiones graficas son utilizadas en forma consistente

en

procesamiento

electrónico

de

datos,

aunque

algunas

operaciones requieren usar algunos tipos especiales.

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SIGNIFICADO

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SIMBOLO

SIGNIFICADO

DOCUMENTO

ARCHIVO DEFINITIVO

REGISTRO

COMIENZO DE PROCESO

COPIA ADICIONAL

TERMINAL

PROCESO

CONECTOR

DECISION

DOCUMENTO QUE SE ADJUNTA A OTRO

ARCHIVOS TRANSITORIOS

NOTA EXPLICATIVA

DOCUMENTO DESTRUIDO

LOCALIZACION DE DEFICIENCIAS

SIMBOLO

1

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SIMBOLOGIA UTILIZADA 1. DOCUMENTO Se utiliza para identifica cualquier tipo de de documento (orden de compra, pedido de compra de material, nota de ingreso, vale de salida, etc.) El nombre se coloca dentro del símbolo conjuntamente con el número de formato, si lo tuviera (ver figura 1). La primera utilización de un documento se indica mediante el sombreado de la esquina inferior derecha del mismo (ver figura 2).

ORDEN DE COMPRA

REQUISITO 07718

Los documentos que se emiten con varias copias, pueden ser mostrados (de acuerdo a la conveniencia) en cualquiera de las dos siguientes formas:

4

1 2 3 4

Si se tratan de representar, un documento original con varias copias. Hoja de Liquidación F.001-PA-01 0 3C

1 3 3

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Los documentos con denominación múltiple y de emisión simultánea, deben ser indicados con sus respectivos nombres cada uno.

Pagaré

Pagaré

Aviso de Vencimiento

Aviso de Vencimiento

Orden de Pago Orden de Pago

Cuando se de él caso de representar distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo grafico, se dibujara en la forma siguiente:

Resolución 3C

1 0

Informe

Hoja de Liquidación F.001.PA.01

3C 0

Cuando se trate de representar una gran cantidad de documentos variados que confirman en legajo –a fin de evitar el dibujo reiterado e invariable del mismose podrá representar el conjunto de documentos en un solo grupo, indicando en la parte inferior del diagrama del flujo la relación de los documentos que conformen el grupo.

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Ejemplo: Legajo Personal.

Legajo Personal

2. REGISTRO Representa libros (libros de cargo, diario mayor, existencia de materiales, etc.), en los cuales es necesario registrar una información o extraerla. Un marcado oscuro en el costado izquierdo (o doble recuadro en ese lado) lo distingue de un comprobante o documento que debe ser procesado. El nombre del registro de que se trate, se indica dentro del símbolo en forma abreviada (o completo si hay espacio)

Estado de Existencia de Materiales

EEM

3. COPIA EVENTUAL O CONDICIONAL En los casos en que se emita una copia adicional a los de rutina. La justificación de su emisión depende de una condición particular que debe cumplirse y que debe quedar aclarada en el flujograma.

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4. PROCESO Indica la existencia de una operación tiene por objeto mostrar cualquier procesamiento que se

Aprueba Orden de Compra

realice sobre su documento o registro

5. DECISION Se utiliza para mostrar un punto del sistema ¿CONFORME?

en el que es necesario seguir por círculos diferentes,

SI

según

se

produzca

o

no

situaciones predeterminadas. Se tratan de situaciones de SI o NO.

Aprueba Cuadro de Compra

Emite Orden de Pago OP

NO

Elige Proveedor

SI

Gerente firma OP

Firma

Monto >100

Director firma OP

Gerente firma OP

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6. ARCHIVO TRANSITORIO Indica una demora temporal de documentos, que esperan la ocurrencia de un suceso determinado para ser procesados.

Cuando se trate de archivos distintos se enumeran los triángulos en orden secuencial. Informe

Resolución

Transcribe Resolución

Resolución

Copia

3

2

1

7. DOCUMENTOS DESTRUIDOS Dos rectas cruzadas sobre el documento, indican su destrucción ( o dos curvas paralelas) y que, en consecuencia, no volverá a aparecer en ningún otro sector del flujograma. Puede indicarse además, son un archivo transitorio y dentro de ello anotar la letra D. Borrador Hoja de acción

D

Legajo Personal Entrega de interesado

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8. ARCHIVO DEFINITIVO Indica el destino final de los documentos que no traspasen los limites de la empresa.

9. COMIENZO DEL PROCESO Indica el lugar de comienzo de un proceso, facilitándole al lector 1

un rápido ingreso en el grafico.

Existen casos de Flujogramas cuyas operaciones dan Inicio

origen a varios puntos de partida.

Entonces se insertan tantos símbolos como accesos al circuito existan, para lo cual es conveniente colocar un número en el cuerpo de cada uno, lo que permite diferenciar los distintos puntos de entrada.

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COMPRAS

RECEPCION

1

ALMACENES

1

1

SI

NO

10.

TERMINAL Se coloca en el punto de final o de interrupción de un circuito (en el caso

de que no exista un archivo definitivo). Dentro del mismo se coloca una breve descripción del destino o camino siguiente (por ejemplo: cliente, departamento de producción no comprendido en el flujograma que se analiza). DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

11.

CONECTOR Indica el punto donde continúa una línea de flujo cuando por razones de

simplificación o espacio de dibujo, esta se interrumpe.

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2 2

Asimismo, cuando se trata de unir un Diagrama de Flujo con uno que se encuentra en otra hora, siendo este su continuación, se utilizara dos pentágonos birectangulares o dos círculos pequeños, colocando dentro de ellos un numero de referencia que indique donde continua el grafico. Esto a veces es necesario hacer por las limitaciones del formato utilizado, pero en lo posible hay que buscar la forma de evitarlo ya que esto dificulta la impresión visual del flujo de información.

Ejemplo:

DIRECCION DE PERSONAL

COPIA

DIVISION DE REGISTROS

1

HOJA / ACCION COPIA DOCUMENTOS PERSONALES

HOJA / ACCION

DOCUMENTOS PERSONALES

1

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MEDIANTE DOS CONECTORES (GRAFICO B)

GRAFICO A

EVITAMOS LA LINEA DE CRUCE DEL GRAFICO A

GRAFICO B 1

1

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12.

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DOCUMENTOS ADJUNTOS Se utiliza siempre que sea necesario reunir o adjuntar dos

o

más

documentos

para

su

posterior

procesamiento.

REMITO REVISAR CANTIDAD Y CALIDADES FACTURA

O / C DE IMPORTACION

CARTA ABIERTA

ENVIO A PROVEEDOR

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13.

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FLUJO DE DOCUMENTO O INFORMACION

Para indicar el sentido de flujo de un documento se emplean flechas llenas. Para indicar el sentido de flujo de información no escrita (verbal) se utilizan flechas punteadas.

Ejemplo: el documento se emite en dos ejemplares, el original se envía si cliente y el duplicado se archiva provisoriamente.

FACTURACION

CLIENTE

El empleado del mostrador consulta verbalmente al encargado del depósito si hay existencias del producto.

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MOSTRADOR

PRODUCTO

NO

NO

Generalmente la dirección que lleva la información verbal o escrita que transmite de un símbolo a otro, reencuentra de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Obviamente en el diseño deben tenerse en cuenta aspectos estéticos del grafico, los que no deben atentar contra su funcionalidad. En el ejemplo siguiente se muestra un proceso donde existe circulación de documentos e información que se transmiten a través de símbolos y el caso de una información que se extrae de un comprobante y se transmite verbalmente a un registro.

SI

NO

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Por lo tanto, el sentido de circulación se da mediante líneas que se utilizan juntamente con los símbolos e indican la dirección que estos llevan.

SE INDICA

SIGNIFICADO Sentido de circulación de un DOCUMENTO Sentido de circulación de una INFORMACION

Mediante la unión de los símbolos antes indicados, conectados entre si en el orden que corresponda, se obtiene un flujograma como el siguiente:

1

2

5A

SI

3

4A

NO 6A

7A

4B

SI 6

5B

5A

NO 6B

6

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14.

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NOTAS EXPLICATIVAS

Cuando las aclaraciones o explicaciones permitan un mejor conocimiento del proceso que se cumple en un paso cualquiera, se inserta en el símbolo correspondiente, una llamada con el número de la nota. Estas deben seguir una secuencia correlativa. La explicación de esta llamada se encuentra en el lugar del diagrama destinado para este uso.

SI

1

1 NO

Aprueba su pago si el importe es inferior a U$ 6000

TECNICA DEL DISEÑO La técnica del flujograma, permite mostrar mediante un lenguaje convencional grafico, el movimiento o circulación secuencial de documentos u otra información a través de áreas de responsabilidad.

ENCABEZAMIENTO Es conveniente en cada flujograma que e diseñe en una forma normalizada, debiendo contener básicamente los siguientes datos: a. Nombre de la empresa. b. Denominación del circuito o sistema. c. Código del flujograma d. Nombre del responsable de su reparación e. Fecha en que fue realizado.

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El cuerpo principal, se reserva para las columnas verticales donde quedaran comprendidas las áreas de responsabilidad; es decir, la sectorización o departamentalización en donde se desarrollan los procesos. Se debe considerar la proximidad entre sectores, para no utilizar largas líneas de sentido de dirección que dificulten la lectura, evitándose a su vez, que estas se entrecrucen. Se reserva una última columna para aclaraciones, nota o comentarios ampliatorios.

EMPRESA................................................................................................... CIRCUITO: VENTAS FACTURACION HECHO POR: FLUJOGRAMA: F - 5 VENTAS

ALMACEN Y CUENTAS CONTADURIA EXPEDICION CORRIENTES

AREAS DE RESPONSABILIDAD Para identificar las distintas áreas en donde se llevan a cabo los procesos que indican los símbolos y con la dirección que marcan las líneas de flujo, se utilizan zonas delimitadas por líneas verticales.

Así pueden identificarse las gerencias, departamentos, secciones, sectores o individuos responsables de cada proceso.

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COM PRAS CONTROL DE EXISTENCIAS A. PEREZ

RECEPCION J. FERNANDEZ

COMPRAS M. GARCIA

CUENTAS A PAGAR I. GONZALES

NOTAS

Las líneas que separan las columnas no se prolongan a fin de evitar que se crucen con las líneas de flujo (en su defecto, si se colocan líneas, estas deben ser muy tenues)

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EJEMPLO Nº 1

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RECEPCION Y DESPACHO DE LIMA 1. Procede a llenar la Guía de Remisión Minasuri (G/R). 2. Firma en el casillero “Despachado por”. 3. Procede a anotar el número de la G/R en la Nota de Ingreso (N/I). 4. Verifica los materiales con la G/R. 5. Adjunta N/I a la G/R. 6. Entrega mercadería al transportista.

TRANSPORTISTAS 1. Verifica material recibido. 2. Firma en la G/R. 3. Entrega a almacén Minasuri.

ALMACEN MINASURI 1. Recepción del Material. 2. Verifica material con la G/R Minasuri. 3. Firma en la G/R dando conformidad.

DISTRIBUCION DE FORMATO

1ra.

ORIGINAL

TRANSPORTISTA

Copia (Amarilla)

Recepción y Despacho Lima, conformizada.

2da. Copia (Rosada)

Archivo Almacén Receptor.

3ra.

Recepción y Despacho Lima, Archivo.

Copia (Celeste)

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FLUJOGRAMA PROPUESTO - GUIA DE REMISION LIMA - ALMACENES MINASURI DESPACHO LIMA

TRANSPORTISTA

ALMACEN MINASURI

RECEPCIONA G/R

G/R

GUIA DE REMISION G/R O

O 2C

3C NOTA DE INGRESO N/I

VERIFICA MATERIAL vs G/R

NO

CORRIGE

REVISA INFORMACION

SI

LLENAR G/R Y FIRMA

FIRMA TRANSPORTISTA

ANOTA Nº EN N/I

MATERIAL CONFORME

NO SI

G/R O

CORRIGE 1 2

VERIFICA MATERIAL vs G/R

NO

3

CORRIGE

FIRMA TRANSPORTISTA

NOTA DE INGRESO N/I

SI

ENTREGA A TRASNPORTISTAS PARA CONFORMIZAR

G/R O RECIBE G/R N/I

1 2

G/R

G/R N/I

RECEPCIONA Y CONFORMIZA G/R G/R

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EJEMPLO Nº 2

PROCEDIMIENTO RESOLUCION DECANAL DE GRADO DE BACHILLER

DESCRIPCION El Graduando presenta en Mesa de Partes, la solicitud (original y copia) y el recibo de pago por derecho de Grado de Bachiller; el encargado registra y sella las solicitudes, devolviendo la copia de la solicitud al Graduando. Enseguida lleva a la Sección de Grados y Títulos, donde la Secretaría registra el ingreso de la solicitud; luego, busca el Expediente en el estante que corresponde a “Egresados”, adjunta la solicitud y recibo al Expediente. Cabe destacar que el Expediente contiene entre otros documentos en un fólder de color azul: Certificado de Estudios originales, Recibos de caja, Constancia de ingreso, Constancia de Expediente, etc. Redacta la Resolución en 5 originales y el Proveído (al reverso de la solicitud) y los sella. Lleva todo la documentación al Jefe de la Sección de Grados y Títulos para que firme, luego, la lleva al Decanato. La Secretaria del Decanato, registra el ingreso del Expediente y sella las Resoluciones y lleva al Decano para la firma. Luego archiva una Resolución y envía el Expediente a la Sección de Grados y Títulos, donde la Secretaria archiva dos Resoluciones en el Expediente. Por ultimo, envía a Mesa de Partes para que entregue al Graduando las dos resoluciones.

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FLUJOGRAMAS

GRADUANDO

INGENIERÍA DE MÉTODOS

MESA DE PARTES

SECCION DE GRADOS Y TITULOS SECRETARIA

JEFE

DECANATO SECRETARIA DECANO

RESOLUCION DECANAL DE GRADO DE BACHILLER

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FLUJOGRAMAS

GRADUANDO

INGENIERÍA DE MÉTODOS

SECCION DE GRADOS Y TITULOS

MESA DE PARTES

SECRETARIA

DECANATO JEFE

SECRETARIA

DECANO

2

1

RECIBO

SOLICITUD O

BUSCAR EXPEDIENTE

REGISTRAR

C

EXPEDIENTE 1

SOLICITUD C PRESENTAR FOLDER AZUL

RECIBO

FIRMA

REGISTRA SELLA

RECIBO

SOLICITUD O

REGISTRA Y SELLA

C

EXPEDIENTE 2

SOLICITUD C REDACTA RESOL. Y PROV. FIRMA

RESOLUCION 1 5 PROVEIDO

EXPEDIENTE 3 RESOLUCION 5

ENTREGA

EXPEDIENTE 3 RESOL 3 RESOL. 1

RESOLUCION 5

RESOL 4

RESOL. 2

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INGENIERÍA DE MÉTODOS

EJEMPLO Nº 3

PROCEDIMIENTO CONSTANCIA DE EGRESADO

REQUISITOS 

Fólder azul plástico.



Solicitud original y copia.



Certificados de Estudios.



Recibo de Caja.



Constancia de Ingreso.

DESCRIPCION

El Graduando presenta en Mesa de Partes, toda la documentación (Expediente), el encargado registra, sella y devuelve la copia de la solicitud al Graduando.

Se envía el Expediente a la Sección de Grados y Títulos, la Secretaria Registra y firma el cargo en el libro de Mesa de Partes, luego el Jefe de la Sección de Grados y Títulos, verifica que el Expediente se encuentre completo (de lo contrario, queda temporalmente archivado, hasta que el interesado pueda completarlos)

Enseguida llena el formato de aprobación, verificando que se encuentre completo el numero de créditos y asignaturas de acuerdo al Plan Curricular vigente, anotando el total de créditos aprobados y firma el formato (de lo contrario se anota en el formato el numero de créditos y la palabra “NO PROCEDE” y se devuelve a Mesa de Partes; el encargado deberá registrarlo y luego, firma el libro de cargo de la SECCION DE GRADOS Y TITULOS).

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

La Secretaria de la Sección de Grados y Títulos redacta y sella la Constancia de Egresado (original y 3 copias) y un Proveído al reverso de la solicitud y sella. El Jefe, firma y envía toda la documentación al Decanato. La Secretaria del Decanato, recepciona y lleva al Decano para que firme la Constancia, luego sella y archiva la 3ra. Copia. Envía la documentación a la Sección de Grados y Títulos; se decepciona y se archivan las 2da. y 1ra. Copias y envía a Mesa de Partes para que se entregue al Graduando, firmando este, en el Libro de Mesa de Partes.

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INGENIERÍA DE MÉTODOS

EJEMPLO Nº 4

ASESORIA DEL PLAN DE TESIS

DESCRIPCION: El Graduando presenta el Plan de Tesis para optar por el Titulo Profesional, en la Oficina de Grados y Títulos, con las solicitudes (1 y 2). En la Oficina de Grados y Títulos, se recepciona y devuelve la copia de la solicitud al Graduando, y se busca en el anaquel el Expediente de Bachiller Académico y coloca el Plan de Tesis y la solicitud. De acuerdo al tema escogido, se le asigna un Profesor Asesor. Se redacta el Oficio (1 y 2), se firma y sella, luego se le entrega al Profesor Asesor junto con el plan de Tesis. La copia del Oficio firmado por el Profesor Asesor se archiva en el Expediente. El Profesor Asesor revisa el Plan de TESIS, si esta correcto con un informe de aceptación entrega a Grados y Títulos para que continué el tramite. De lo contrario, entrega el Plan de Tesis al Graduando para realizar las correcciones, hasta que el Profesor Asesor considere que esta correcto.

GRADUANDO

OFICINA DE GRADOS Y TITULOS

PROFESOR ASESOR

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GRADUANDO

FLUJOGRAMAS

DECANATO

SECCION DE GRADOS Y TITULOS

MESA DE PARTES

INGENIERÍA DE MÉTODOS

SECRETARIA

JEFE DE LA SECCION G Y T

SECRETARIA

DECANO

2 ¿EXPEDIENTE COMPLETO?

NO RECEPCION

RECEPCIONA Y FIRMA

EXP. INCOMP.

SI

CONS. INGRE

EXPEDIENTE 4

RECIBO CAJA

C/I

EXPEDIENTE

O

C

SOLICITUD

3C 1

O

PRESENTAR EL FOLDER AZUL

EXP. COMPLETO

FIRMA

REGISTRAR SELLAR

DEVUELVE COPIA

CRED. ASIGNATURA COMPLETOS

NO

EXPEDIENTE 1

LLENAR FORM. "NO PROCEDE"

SI SOLICITUD

SELLA

EXPEDIENTE 4

C LLENAR FORM. "SI PROCEDE"

SOLICITUD

0 EXPEDIENTE

ENVIAR AGy T

C

REGISTRO Y FIRMA

2

FORMATO

EXPEDIENTE 2

3

FORMATO 2

COMPLETA EXPEDIENTE REDACTA Y SELLA C / I

3 CONST. INGRESO

C

PROVEIDO

1

EXPEDIENTE 2

FIRMA

FIRMA

C/I 3 EXPEDIENTE 4

C/I

C/I

1 C/I

O

2

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

ASESORIA DEL PLAN DE TESIS GRADUANDO

OFICINA DE GRADOS Y TITULOS

PROFESOR ASESOR

RECEPCIONA Y FIRMA

1

2

PRESENTA PT

BUSCAR EXP.

PLAN DE TESIS SOLICITUD 1 SOLICITUD 2 Expediente

Plan de Tesis SOLIC

1

Solicitud 2

Expediente Plan de Tesis Solicitud

ASIGNAR PROF. ASES.

REDACTAR OFICIO

OFICIO 1 OFICIO 2

FIRMA Y SELLA

1 PLAN TES. EXPEDIENTE CORRIGE

RECEPCIONA

OFICIO 1

SOLICITUD

OFICIO 2 PLAN/TESIS

PLAN TES.

OFICIO 2

OFICIO 1

2

EXPEDIENTE 2 SOLICITUD OFICIO SI

¿ CONFORME ?

NO

HACE INF.

EXPEDIENTE

SOLICITUD

INFORME 1

OFICIO INFORME PLAN DE TESIS

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FLUJOGRAMAS

INGENIERÍA DE MÉTODOS

EJEMPLO Nº 7

PROGRAMACION DE EXAMEN DE TITULO POR ACTUALIZACION

El graduando presenta en mesa de partes una solicitud pidiendo programación de examen, adjuntando la constancia original de notas y dos recibos de caja (por resolución y por sustentación). El encargado de mesa de partes, verifica si están completos los documentos, recepciona, devuelve copia de solicitud y los envía al Decanato. La Secretaria de recepciona, llena el formato de autorización (original y 2 copias) y la lleva al Decanato; quien firma la autorización si esta conforme, de lo contrario lo devuelve a mesa de partes. La Secretaria archiva una copia de la autorización y envía toda la documentación a Grados y Títulos. Mientras tanto el Graduando presenta en Grados y Títulos: 

Recibo de Diploma.



Constancia de no adeudar a la Universidad.



Fotocopias de LM y LE /DNI



En un sobre 4 fotografías a color (carné y pasaporte)

La Secretaria lo adjunta en su Expediente General que se encuentra en la Oficina de Grados y Títulos. Así mismo adjuntara toda la documentación de la autorización, entregándole el original al Graduando.

--------------------------------------------------------------------------------------------------L. MANRIQUE S.

P. ALVARADO I.

J.O. ALVARADO A.

N OCHOA S.

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INGENIERÍA DE MÉTODOS

INGENIERIA INDUSTRIAL-FIIS-UNFV

BIBLIOGRAFIA

1. Continolo, Giusepe

“Manuales (Organización)

2. IPAE (Instituto Peruano

“Manuales Administrativos de Administración de Empresas”

3. Jesús, Abad

“Manuales de Oficina”

4. Lázaro

“Manual de Sistemas y Procedimientos”

5. Manthans, Cesar. 1990.

“La Racionalización en las Empresas”

6. Saroka, Raúl y Gaitán, Pablo. 1971

DR. ING. LUIS MANRIQUE SUAREZ

“Manuales Administrativos”

ING. NANCY OCHOA SOTOMAYOR