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“Dar formato como tabla” “Y Ordenar y filtrar” en Excel Segundo Balcázar Naranjo. Herramientas de Microsoft Excel 2010, que nos permite generar formatos de tipo tabla profesional, orientados

al

tratamiento

información o clasificación. Ing. Bernard Macías Primero “B” 02/08/2013

de

presentación

de

Universidad Técnica de Machala-Facultad de Ingeniería Civil

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DAR FORMATO COMO TABLA Después de crear una tabla en Excel 2013 tendremos un formato predeterminado para las celdas de la tabla sin embargo es posible aplicar un estilo diferente e inclusive crear nuestro propio estilo de tabla para utilizarlo posteriormente. Estas opciones de estilo de tablas las puedes encontrar en Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.

Cuando expandimos todo el menú de dar formato como tabla podrás notar que están organizados en tres categorías: Claro, Medio y Oscuro. Es posible mover el puntero del ratón sobre alguno de los estilos para tener una vista previa de la tabla con el estilo seleccionado y para hacer permanentes los cambios debemos hacer clic sobre el estilo. Antes de aplicar esta opción previamente resaltaremos las celdas que contengan los datos, si poseen un encabezado, automáticamente será tomado en cuenta por la opción, sino, creará uno por defecto, ya que la función está directamente organizada para las columnas, los nombres por defecto serán columna 1, columna 2, etc. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.

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Se observa que al principio teníamos los datos y al dar clic en un formato preestablecido de formato como tabla nos sale el mensaje adjunto diciéndonos donde están los datos de la tabla y una opción no resaltada por defecto que dice la tabla tiene encabezados, la diferencia es que si esta escogida, el primer dato de todas las columnas resaltadas será considerada como encabezado, caso contrario el programa creará el nombre por defecto como en la siguiente gráfica

Cada encabezado posee un botón, que tiene la particularidad de proveer opciones necesarias para el ordenamiento de información en esa columna, estas opciones de ordenamiento se describen más adelante en el presente trabajo realizado

Autor: Segundo Balcázar Naranjo.

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También es posible variar un poco el estilo aplicado a una tabla utilizando las cajas de selección que se encuentran en Herramientas de tabla > Diseño > Opciones de estilo de tabla:

 Fila de encabezado: Activa o desactiva la fila de encabezado de la tabla.  Fila de totales: Activa o desactiva la fila de totales de la tabla.  Filas con bandas: Muestra filas con bandas, es decir, aplica un formato especial donde las filas pares tienen un fondo diferente al de las filas impares.  Primera columna: Aplica un formato especial a la primera columna de la tabla.  Última columna: Aplica un formato especial a la última columna de la tabla.  Columnas con bandas: Aplica un fondo especial a las columnas impares de manera que se distingan de las columnas pares.  Botón de filtro: Activa o desactiva el botón de filtro de los encabezados de columna. Nuevo estilo de tabla Si ninguna de las opciones anteriores es de tu agrado, entonces puedes crear tu propio estilo de tabla y para eso debes expandir el menú de estilos y seleccionar la opción Nuevo estilo de tabla y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Autor: Segundo Balcázar Naranjo.

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En medio de la ventana se mostrará una lista de todos los elementos de la tabla y para cada uno de ellos podrás pulsar el botón Formato y definir el estilo deseado. Si lo deseas, puedes marcar el nuevo estilo como predeterminado de manera que se aplique automáticamente al momento de crear una tabla en Excel. De todos modos el estilo aparecerá en una nueva categoría llamada Personalizada de donde podrás elegirlo para aplicarlo a cualquier tabla. Si después de crear tu propio estilo deseas eliminarlo es tan sencillo como hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Eliminar.

ORDENAR Y FILTRAR EN EXCEL

FILTRAR DATOS Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Autor: Segundo Balcázar Naranjo.

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Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos. Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto. Filtrar texto  Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas  Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.  En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla  Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.  Haga clic en la flecha del encabezado de columna.  Siga uno de los procedimientos siguientes:  Seleccionar de una lista de valores de texto  En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar. La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Autor: Segundo Balcázar Naranjo.

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Crear criterios  Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que,