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CURSO DE MICROSOFT OFFICE Capítulo 1: PRIMEROS PASOS CON MICROSOSFT OFFICE PRESENTACIÓN DE MICROSOFT OFFICE. El paquete de Microsoft Office 97 posee los siguientes programas o paquetes: · Microsoft Word 97. · Microsoft Excel 97. · Microsoft PowerPoint 97. · Microsoft Access 97. · Microsoft Outlook 97. Aquí se muestra una lista de las nuevas características: Microsoft Outlook 97. Aplicación para gestión de información de escritorio que le ayudará a usted y a su grupo de trabajo a organizar la información y comunicarse con otras personas. Outlook ofrece correo electrónico, herramientas para gestión de contactos, software de planificación, una agenda y gestión de documentos en una presentación de "tipo Explorador". Soporte para Internet. Ahora puede crear hipervínculos, entre documentos, incluyendo los de World Wide Web, con la orden Insertar hipervínculo. Puede utilizar la nueva barra de herramientas Web para navegar por ubicaciones Internet nuevas o conocidas. Herramientas de dibujo. Un conjunto de herramientas de dibujo compartidas le permitirán crear gráficos sugerentes y de apariencia profesional en todas las aplicaciones de Office. Los nuevos efectos gráficos incluyen rellenos degradados multicolor, rellenos con textura, autoformas ajustables, curvas Bézier e impresionantes efectos 3D.

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Ayudante de Office. Un simpático carácter animado que ofrece ayuda, consejo y guía en las aplicaciones de Office 97. Si se queda atascado, puede pedirle ayuda al Ayudante utilizando un lenguaje corriente. Microsoft Word. Autotexto. Barra de herramientas contextual para añadir contenido de los documentos y volver a utilizar texto existente. Con autotexto se puede pegar casi cualquier cosa en un documento, bien sean párrafos, cifras, direcciones, ilustraciones o cualquier otra información que se utilice a menudo. Asistente para cartas. Una sola interfaz fácil de usar para crear, cambiar, eliminar los elementos estructurales de una carta. Es perfecto para empezar a escribir cartas o añadir un toque de estilo. Autoformato en segundo plano. Característica IntelliSense que funciona en segundo plano aplicando el formato apropiado al contenido del después de que se escriba. Permite crear listas numeradas, listas con viñetas, bordes, tablas y títulos sin necesidad de preocuparse de cómo hacerlo. Mejoras en documentos largos. Serie de mejoras relativas a la creación y mantenimiento de documentos de tamaño libro, incluyendo Tabla de contenido, Tabla de autoridades, Referencias cruzadas, Notas al pie y Anotaciones. Mejoras para trabajo en grupo. Mejoras diseñadas para aquellos usuarios que comparten documentos en una red, incluyendo herramientas de colaboración, navegación interactiva, hipertexto y soporte para correo. Visual Basic para aplicaciones. Un nuevo lenguaje de macros estándar en la industria que reemplaza a WordBasic. Ahora todas las aplicaciones de Office hablan en el mismo idioma.

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Microsoft Excel. Presentación preliminar de salto de página. Una nueva presentación de hoja de cálculo que permite examinar y ajustar con precisión los saltos de página antes de imprimir. Gráficos. Cinco tipos de gráficos nuevos y un asistente funcional para gráficos ayudan a crear los gráficos de hoja de cálculo más fácil y rápidamente. Libros compartidos. Mejoras para los usuarios que comparten sus libros con otros usuarios a través de Internet o una red. Un nuevo submenú, Control de cambios, simplifica la resolución de conflictos resultantes de sesiones de edición multiusuario. Múltiples niveles de "Deshacer". Igual que Microsoft Word, Excel ahora permite invertir o "deshacer" muchas o todas las órdenes emitidas durante la sesión de edición. Formato condicional. Ahora se puede aplicar formato a las celdas de hoja de cálculo en función del valor que contienen. Validación de entradas. Una nueva orden, Validación, permite controlar el tipo de datos que los usuarios introducen en las celdas de la hoja de cálculo. Rotación del texto en 360 grados. Una nueva opción de la ficha Alineación permite que los usuarios hagan rotar el texto y los bordes en un área de 360 grados. Microsoft PowerPoint. Cambio del diseño en menús y herramientas. Microsoft ha racionalizado la estructura de menús de Powerpoint en esta edición, haciendo que las órdenes sean más coherentes con las de Word y Excel y añadiendo un menú "Presentación" con varias herramientas nuevas para presentaciones. 3   

Opciones de animación. Un conjunto mejorado de opciones de animación que hacen la transición entre dispositivas y los efectos especiales más excitantes que nunca. Más multimedia. Nuevos botones de acción permiten crear botones interactivos en las presentaciones. Además, se ha mejorado notablemente la capacidad de añadir películas, sonidos e ilustraciones de apoyo. Mejoras para dar formato. Añada comentarios, símbolos y objetos de dibujo a las diapositivas. Recorte de imágenes y expanda una diapositiva en varias mediante una serie rápida de pulsaciones con el ratón. Herramientas para páginas de inicio Web. Las nuevas plantillas ayudan a diseñar rápidamente el "no va más" en páginas de inicio personales o de trabajo. Cree vínculos Internet entre presentaciones de negocios y salte rápidamente de un sitio web a otro con la nueva barra de herramientas Web. Más opciones de presentación. Plantillas especiales y opciones de formato facilitan la creación de presentaciones de quisoco, documentos HTML, demostraciones multimedia y presentaciones remotas. Microsoft Access. Creación de hipervínculos de campos. Asigne a un campo el tipo de datos "hipervínculo", de forma que dicho campo se pueda utilizar para almacenar la ubicación de otro objeto de base de datos, un documento de Office. Creación de hipervínculos de objetos de base de datos. Ahora puede convertir un objeto de base de datos de access en destino de hipervínculo de otro documento de Office, como un documento de word o una hoja de cálculo de Excel. Esto le permite actualizar la información rápidamente y comprobar la fuente de los datos. Conversión de hoja de datos o informes en archivos HTML. 4   

Ahora se puede convertir una hoja de datos o informe de Access en una archivo creado en Lenguaje de Marcas de Hipertexto, permitiendo que aparezca en el Web. Nuevos controles para el diseño de formularios. Utilice nuevos controles para diseñar formularios, como Control ficha, para mostrar fichas de información separadas en un formulario. Capítulo 2: APRENDIZAJE DE LOS FUNDAMENTOS: VENTANAS, BARRAS DE HERRAMIENTAS E IMPRESIÓN Cuando trabaja en las pantallas, cuadros de diálogo y órdenes de una aplicación de Windows, está utilizando la interfaz de usuario del programa. En el juego de aplicaciones Microsoft Office, los cinco programas comparten básicamente la misma interfaz de usuario. La información que muestra cada aplicación aparece en una o más ventanas estándar que se pueden desplazar, dividir o cambiar de tamaño. Los programas presentan órdenes en barras de menús, cuadros de diálogo y barras de herramientas estándar que tienen muchas características comunes. CÓMO TRABAJAR CON VENTANAS DE APLICACIÓN. Cuando abre una aplicación de Office, el programa aparece en uno de estos tres estados: minimizada. Maximizar la aplicación ofrece el máximo espacio de trabajo. Al minimizar una aplicación, la quita de en medio. Al trabajar en una ventana Normal, puede cambiar el tamaño y la forma de la ventana o moverla a otra posición del escritorio. Para cambiar el tamaño de una ventana Normal, sitúe el puntero del ratón sobre el borde de la ventana que quiera contraer o estirar y arrastre el borde a la nueva posición con el puntero de tamaño. Para mover una ventana, arrastre la barra de título de una posición a otra. Cuando se ha minimizado una aplicación en un botón de la barra de tareas, se puede pulsar sobre éste para restaurarla en una ventana o hacer una pulsación con el botón derecho del ratón para mostrar un menú, con opciones, para restaurarla en una ventana o maximizarla para que ocupe toda la pantalla. Cuando una aplicación está en una ventana Normal o aparece maximizada, se pueden utilizar los botones situados en el lado derecho de la barra de título de la aplicación para minimizarla en un botón sobre la barra de tareas, maximizar la ventana para que ocupe toda la pantalla, restaurar la aplicación a una ventana Normal o cerrar la ventana.

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Consejo. Los menús aparecen con una pulsación de ratón. Muchas veces la acción que se quiere realizar se encuentra en un menú de contexto especial que aparece cuando se pulsa el botón derecho o secundario del ratón. El menú cambia con el contexto de las acciones, por lo que se aconseja experimentar con estos menús contextuales para agilizar las tareas. Compresión del espacio de trabajo. Los elementos de la interfaz de usuario que se ven al ejecutar una aplicación de Office se conocen como el área de trabajo del programa. Cada aplicación de Office emplea una metáfora diferente para su espacio de trabajo. A lo largo de la parte superior de la ventana de aplicación se encuentra la barra de título, un rectángulo que contiene el nombre del programa y los botones de control para cambiar el tamaño y cerrar la ventana. Si se maximiza la ventana de documento, la barra de título contiene también el nombre del documento. Por debajo de la barra de título se encuentra la barra de menú, que contiene las órdenes para trabajar con el programa. Más abajo hay una serie o más de botones que se conocen como barra de herramientas. Los botones de las barras de herramientas son, normalmente, accesos directos a las órdenes de la barra de menú; para ejecutar una orden de la barra de herramientas, basta con pulsar el botón. Por debajo de la barra de herramientas se encuentra el área de documento, que es diferente en cada una de las aplicaciones de Office. En Microsoft Excel los documentos se llaman hojas de cálculo, cuadernos divididos en filas y columnas, que contienen texto, números y diagramas. Tabla. Elementos del área de trabajo y sus funciones.

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Navegación en las ventanas de documento. Para aquellos documentos que son demasiado grandes como para aparecer completamente en una ventana de documento, Office añada barras de desplazamiento horizontal y vertical a la ventana, ofreciéndole, de este modo, acceso a todo el archivo. Las barras de desplazamiento le permiten moverse pro un documento a la velocidad que quiera, e incluyen las siguientes opciones de navegación: · Puede moverse hacia arriba o hacia abajo línea a línea, o fila a fila, pulsando los botones de flecha superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. · Puede moverse a la izquierda o a la derecha un espacio pequeño pulsando las flechas izquierda o derecha de la barra de desplazamiento horizontal. · Puede moverse a intervalos mayores (aproximadamente una página) pulsando sobre las propias barras de desplazamiento. · Puede moverse a una posición en particular dentro de un documento arrastrando los indicadores de posición horizontal o vertical de las barras de desplazamiento. Los indicadores de posición indican la posición del documento. Nota. También puede desplazarse por una ventana de documento pulsando las teclas de dirección o las teclas RePág y AvPág. Cómo trabajar con varias ventanas de documento. Word, Excel y PowerPoint le permiten abrir más de una ventana de documento a la vez, de forma que pueda comparar documentos afines, intercambiar información entre archivos y trabajar en un informe o presentación multidocumento. Cuando se trabaja con documentos situados en ventanas distintas, cada ventana de documento abierta tiene su propia barra de títulos, botones de control y barras de desplazamiento. Para controlar el modo de visualización y activación de las ventanas, Word, Excel, PowerPoint y Access incluyen un menú Ventana en sus barras de menú. En la parte inferior del menú aparecen los nombres de los documentos abiertos en la aplicación. Para pasar de un documento abierto a otro, se pulsa, en el menú Ventana, sobre el nombre correspondiente al documento que se quiera visualizar, o se escribe su número. En la parte superior del menú Ventana aparecen las órdenes que se pueden utilizar para abrir nuevas ventanas y organizar las existentes. La orden Nueva 7   

ventana abre una nueva ventana de documento y muestra el documento activo en ella. Esto le permite ver un mismo documento en distintas ventanas. Cada una de las ventanas aparece identificada con un número que sigue al nombre del documento. Cómo cambiar de tamaño y cerrar las ventanas de documento. Las ventanas de documento individuales se pueden mover, cambiar de tamaño, minimizar, maximizar y cerrar. Las órdenes que se utilizan para gestionar las ventanas de documento están en el menú Control, que aparece al pulsar el icono del menú Control, situado en el lado izquierdo de la barra de título de documento activo. También se puede minimizar, maximizar, restaurar o cerrar una ventana de documento pulsando los botones situados en el lado derecho de la barra de título del documento, los cuales controlan el tipo de ventana con la que se trabaja. Capítulo 3: UTILIZACIÓN DE MENÚS Y CUADROS DIÁLOGO Se pueden ejecutar las órdenes de las aplicaciones de Office pulsando el nombre de una orden en la barra de menú, o pulsando un botón de la barra de herramientas. Si el programa necesita información adicional antes de poder ejecutar una orden, muestra un cuadro de dialogo en el que pueden rellenar los espacios en blanco o elegir entre una lista de opciones preestablecidas. Tabla. Teclas de método abreviado útiles para ventanas de documento.

Consejo. El menú Control solamente aparece en la ventana del documento activo. Se debe seleccionar una ventana antes de cambiarla de tamaño. OPCIONES DE LOS CUADROS DE DIÁLOGO. Los cuadros de diálogo le presentan una o más opciones por medio de cuadro de lista, botones y otros componentes. Para completar un cuadro de 8   

diálogo, basta con indicar las preferencias y pulsar el botón Aceptar. Si cambia la idea y decide no utilizar la orden después de ver el cuadro de diálogo, puede cancelarla pulsando el botón Cancelar o pulsando el botón de cierre en la barra de título, en el cuadro de diálogo.

Los cuadros de lista desplegables muestran una lista de opciones a elegir, con una configuración implícita que normalmente es recomendable. Los cuadros de texto le permiten escribir texto, números u otros caracteres en el cuadro de diálogo. El formato requerido para cada cuadro de texto varía en los distintos cuadros de diálogo. Consejo. Pulsar la tecla TAB le permite moverse entre los distintos elementos de un cuadro de diálogo, y pulsar la barra espaciadora le permite seleccionar el elemento resaltado. Para moverse en orden inverso, pulse Mayús + Tab. Si necesita la información que aparece debajo de un cuadro de diálogo, quite el cuadro de diálogo de en medio arrastrando su barra de título. Junto a los bordes de algunos cuadros de diálogo de Office también se verán unos pequeños paneles llamados fichas. Estos paneles le permiten ver otras configuraciones relativas a órdenes, que ofrecen la posibilidad de personalizar aún más el área de trabajo. UTILIZACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. Es un conjunto personalizable de botones y cuadros de lista desplegables, situado debajo de la barra de menú de una aplicación de Office. Las barras de herramientas ofrecen un acceso rápido a las órdenes y procedimientos más corrientes de una aplicación. CÓMO MOVER LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. Si quiere hacer más espacio para los datos en el área de trabajo de su aplicación, puede mover una o más barras de herramientas a una posición diferente de la pantalla. La mayoría de las barras de herramientas se pueden situar en la parte superior de la ventana de la aplicación. 9   

Consejo. Si decide utilizar una barra de herramientas con paleta flotante, le recomendamos que la coloque en la esquina superior derecha de la pantalla. Le estorbará menos al escribir. En Office 97 puede mover la barra de menú por el área de trabajo igual que las barras de herramientas. AGREGAR Y ELIMINAR BARRAS DE HERRAMIENTAS. Nota. Dado que Outlook es una aplicación que administra tareas y mensajes de correo en lugar de documentos, contiene solamente dos barras de herramientas. Pero cada una de las restantes aplicaciones de Office incluyen muchas más. Las barras de herramientas activas aparecen en la lista con una marca de comprobación junto al nombre. Debajo de los nombres de las barras de herramientas aparecen dos órdenes especiales que le permiten cambiar el estilo y contenido de las barras de herramientas de la lista. También puede utilizar la orden Personalizar para agregar nuevas barras de herramientas o "inicializar" barras de herramientas modificadas, restaurándolas con sus configuraciones originales. Para añadir una barra al área de trabajo basta con que pulse, en el menú emergente, sobre el nombre de la barra de herramientas que quiera añadir. Para quitar una barra de herramientas activa, pulse sobre el nombre de la barra de herramientas que quiere ocultar; la marca de comprobación situada junto al nombre desaparecerá, y también desaparecerá la propia barra del área de trabajo de la aplicación. Consejo. Añadir barras de herramientas extra a su pantalla puede resultar divertido. CÓMO IMPRIMIR DOCUMENTOS. Primero hay que tener impresora, configurarla siguiendo los pasos que se indican y luego en la barra de herramientas primera darle a Archivo, se abrirá un submenú emergente, Imprimir y ya tenemos el resultado óptimo.

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UTILIZACIÓN DE VISTA PRELIMINAR. Puede que mientras trabaja con un documento no le interese saber cómo son de anchos los márgenes, cómo es de largo el memorando o dónde se encuentran los saltos de página. Para abrir la ventana de Vista preliminar en Word, Excel, Access, elija la orden Vista preliminar del menú Archivo. Esta opción le permite ampliar partes del documento y puede ajustar los márgenes y otras opciones de configuración de la página antes de imprimir. Capítulo 4: GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL DISCO FIJO A INTERNET Un archivo es un contenedor para almacenaje electrónico en disco, que se utiliza para conservar información de forma permanente. Los archivos permiten conservar los datos entre sesiones con la computadora, de manera que pueda trabajar en un informe un día y continuar, al día siguiente, con el trabajo donde lo dejó. En el sistema operativo Windows 95, los archivos se almacenan en carpetas, y cada archivo tiene un nombre de encaminamiento único. Cuando guarda la información en una aplicación de Microsoft Office, crea un archivo en disco que se puede volver a utilizar más adelante o se puede compartir con otros usuarios. CÓMO ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE. El método más sencillo es abrirlo en la barra Archivo, Abrir documento. Consejo. Uso de Todos los archivos paraver todo. Las opciones del cuadro de lista desplegable Tipo de archivo varían de una aplicación de Office a otra. Si quiere ver todos los archivos de una carpeta particular, seleccione el criterio Todos los archivos. Cómo abrir los archivos utilizados más recientemente. Además de utilizando la orden Abrir, puede abrir los últimos archivos en los que haya hecho alguna modificación pulsando sobre el nombre del archivo en la parte inferior del menú Archivo. Esta técnica es más rápida que utilizar la orden Abrir, ya que pasa por alto la búsqueda del archivo en el cuadro de diálogo Abrir. Otro modo de abrir un archivo utilizado recientemente es pulsar el botón Inicio de la barra de tareas, apuntar a Documentos y después pulsar en el nombre de archivo que se quiere abrir. 11   

EXPLORACIÓN A TRAVÉS DE CARPETAS. Puede localizar los archivos contenidos en las distintas carpetas explorando a través de la estructura de unidades y carpetas de su computadora, utilizando controles del cuadro de diálogo Abrir. Para abrir un archivo de una carpeta que no aparezca actualmente en el cuadro de diálogo Abrir, siga los pasos que se indican a continuación: 1. Pulse el cuadro de lista desplegable Buscar en del cuadro de diálogo Abrir y, a continuación, pulse sobre la unidad de disco que quiera explorar. Cuando selecciona una unidad de disco aparece una lista de archivos y carpetas en el cuadro de lista, que muestra el contenido del disco. 2. Haga una doble pulsación sobre la carpeta que quiere explorar. Las carpetas están organizadas en una estructura tipo "árbol" con ramas que contienen otras ramas (subcarpetas). 3. Haga un doble click sobre el archivo que desea abrir cuando aparezca en el cuadro de lista. PRESENTACIÓN PRELIMINAR DE ARCHIVOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR. Al explorar a través de archivos y carpetas en el cuadro de diálogo Abrir puede que encuentre un documento que desea ver más detalladamente. Consejo. Para ver rápidamente una imagen previa de todos los documentos de una carpeta, pulse el botón Vista previa y a continuación pulse la flecha Abajo, una vez para cada archivo. Es más rápido utilizar la flecha Abajo que pulsar con el ratón. CÓMO REALIZAR UNA BÚSQUEDA AUTOMATIZADA DE UN ARCHIVO. El cuadro de diálogo Abrir le ofrece distintos métodos para localizar un archivo por su cuenta, pero si no puede encontrar el documento que quiere abrir, el cuadro de diálogo Abrir le permite iniciar una búsqueda automática utilizando uno o más criterios de búsqueda. Abrir le permite utilizar las siguientes características en la búsqueda de un archivo: · Todo o parte del nombre del archivo. · El tipo de documento del archivo.

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· Una o más palabras (cadena de texto) del texto del archivo o de la a hoja de propiedades del archivo. · El tiempo transcurrido desde la última vez que se modificó. · La carpeta o subcarpetas que lo contienen. Búsqueda por nombre de archivo. Si no sabe en qué lugar del disco está situado un archivo en particular, pero recuerda parte de su nombre, puede seguirle la pista rápidamente con el cuadro de texto Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir. Para ver un listado de todos los archivos de la carpeta actual que contengan la palabra "Memo" en su nombre, escriba la palabra Memo en el cuadro texto Nombre de archivo y pulse Intro. Para abrir uno de estos documentos basta con hacer una doble pulsación sobre el nombre de archivo. Puede buscar una clase de documento en particular utilizando el cuadro de lista desplegable Tipo de archivo. Por omisión, cada aplicación de Office define el tipo de archivo de este cuadro en relación al tipo de documento que crea. Consejo. Para ver todos los archivos de una carpeta en particular, seleccione la opción Todos los archivos en el cuadro de lista Tipo de archivo. Esto equivale a escribir "DIR" en MS DOS. Capítulo 5: BÚSQUEDA DE TEXTO Y PROPIEDADES Si no recuerda el nombre del archivo que quiere abrir pero recuerda parte del texto contenido en el archivo puede intentar encontrar el archivo con el cuadro de Texto o propiedad. BÚSQUEDA RECIENTEMENTE.

DE

LOS

DOCUMENTOS

UTILIZADOS

MÁS

Si de esta forma no puede encontrar el archivo que busca, utilice el cuadro de lista desplegable Última modificación, una aportación muy útil al cuadro de diálogo Abrir. BÚSQUEDA AVANZADA. El cuadro de diálogo Abrir también contiene un botón Avanzada, que se puede utilizar para llevar a cabo búsquedas distintos criterios o a través de múltiples carpetas. 13   

ELIMINACIÓN, CAMBIO DE NOMBRE Y CREACIÓN DE ACCESOS DIRECTOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR. Una característica muy útil del cuadro de diálogo Abrir es su capacidad para eliminar y cambiar de nombre a los archivos de la carpeta actual y para crear accesos directos a los documentos de la carpeta Favoritos. Esto le permite llevar a cabo algunas actividades de gestión automáticamente en el disco duro o fijo mientras trabaja en las aplicaciones de Office, evitándole la necesidad de ejecutar el Explorador de Windows cada vez que quiera eliminar o cambiar de nombre a un archivo. El procedimiento más sencillo es la eliminación de un archivo. Para quitar un archivo del directorio actual basta con resaltar el archivo, pulsar la tecla Supr y responder Sí en el cuadro de diálogo Confirmar la eliminación de archivo. Para cambiar de nombre a un archivo, se resalta, con el teclado o con el ratón, el archivo al que se quiere cambiar de nombre y a continuación se pulsa sobre el nombre del archivo. CÓMO GUARDAR UN ARCHIVO. Después de abrir un archivo en una aplicación de Office, puede actualizarlo o revisarlo en función de sus necesidades o intereses. Cuando esté preparado para guardar una versión de su documento permanentemente en disco, deberá guardar el archivo. UTILIZACIÓN DE LA ORDEN GUARDAR. Si su archivo ya tiene asignado un nombre, lo puede actualizar en el disco pulsando la orden Guardar del menú Archivo. Consejo. La abreviatura de teclado para la orden Guardar es CTRL + G. UTILIZACIÓN DE LA ORDEN GUARDAR COMO. Para asignar un nombre de archivo a su documento, pulsa la orden Guardar como del menú Archivo. La orden Guardar como le permite especificar el nombre de archivo, su ubicación en el disco y la carpeta de ubicación para el archivo, y le permite definir una serie de opciones relativas a la aplicación, incluyendo el formato de documento del archivo. Consejo. Organización con nuevas carpetas. 14   

Si quiere crear una nueva carpeta para su archivo, pulse el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como, y a continuación asígnele un nombre único. Después de definir el disco y la carpeta de destino para el documento, puede asignarle un nombre con el cuadro de texto Nombre de archivo. CÓMO GUARDAR CON UN FORMATO DE DOCUMENTO DISTINTO. Después de especificar el nombre y la carpeta de destino para el disco, puede que le interese cambiar el formato empleado para guardar el documento. Cada aplicación de Office utiliza su propio formato de documento para traducir las palabras e imágenes que aparecen en la pantalla a un documento que se pueda imprimir en papel y almacenar en disco. No se pueden mover documentos de un procesador de textos a otro hasta que se elija un formato que puedan leer ambas aplicaciones. Afortunadamente, las aplicaciones de Microsoft Office le permiten guardar los documentos en distintos formatos, de forma que pueda abrir su trabajo en muchas otras aplicaciones. Para especificar un formato de documento diferente, pulse sobre el cuadro de lista desplegable Guardar como, del cuadro de diálogo Guardar como, y a continuación pulse sobre el tipo de formato que quiera utilizar. Todas las aplicaciones de Office incorporan una lista con distintos formatos de documento, de modo que puede experimentar un poco para ver qué aplicaciones puede utilizar. LA OPCIÓN GUARDAR AUTORRECUPERACIÓN. Pensamos que la función más útil del cuadro de diálogo Guardar que aparece al pulsar el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como en Word es el cuadro de comprobación Guardar info. De Autorrecuperación cada, que hace que Office guarde automáticamente una copia recuperable del documento con un intervalo de tiempo que se puede especificar. Guardar info. Autorrecuperación cada X minutos evita que pierda los cambios hechos en el documento debidos a un fallo en el sistema, en la fuente de alimentación o a cualquier otro desastre electrónico que finalice su aplicación antes de guardar el documento. Cuando activa la función Guardar info. De Autorrecuperación, Office guarda una copia del documento en un directorio temporal del disco fijo en el intervalo de tiempo especificado. RECUPERACIÓN DESPUÉS DE UN FALLO EN EL SUMINISTRO ELÉCTRICO. Si se produce un apagón, el sistema se queda "colgado", se produce un fallo en el programa o cualquier otro problema que ocasione la pérdida de datos, vuelva a iniciar su aplicación y Office recuperará automáticamente los archivos que estaban activos cuando se produjo el fallo. Si los archivos recuperados están bien, 15   

guárdelos en el disco con la orden Guardar, o Guardar como, y podrá ponerse a trabajar con ellos de nuevo. Otras opciones de Guardar. Si está utilizando Word o Excel, verá un botón Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como, que le permite controlar algunas características adicionales del proceso de almacenamiento. Consejo. Elija formato y haga las cosas fáciles. Para guardar archivos que se puedan utilizar en otra aplicación, pulse el cuadro de lista desplegable Guardar como y especifique el formato que quiere emplear. Asegúrese de seleccionar la versión deseada, si está disponible, y no utilice ninguna característica avanzada o incompatible de su documento que no esté disponible en el programa de destino. CÓMO CREAR UN NUEVO DOCUMENTO. Cuando se inician las aplicaciones de Office, normalmente presentan un nuevo documento en blanco en el que trabajar. A menudo empezará a trabajar con el documento en blanco, personalizándolo para que se ajuste a sus preferencias, o abrirá un archivo existente y continuará trabajando con él. En ocasiones, sin embargo, querrá crear otros documentos en blanco con los que trabajar. Para abrir un nuevo documento en Word, Excel o PowerPoint, elija la orden Nuevo del menú Archivo. El cuadro de diálogo Nuevo presenta una serie de fichas con documentos y plantillas estándar (documentos con formato específico) entre las que puede elegir. Resalte el documento o plantilla que quiera abrir y a continuación pulse el botón Aceptar. Si quiere crear un nuevo documento en blanco basado en la plantilla predeterminada pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar. Consejo. También puede abrir un nuevo documento seleccionando la orden nuevo documento de Office del menú Inicio, o pulsando el botón Documento nuevo de la barra de acceso directo de Office. El cuadro de diálogo Nuevo que aparece muestra plantillas para todas las aplicaciones de Office organizadas en fichas separadas.

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Cómo cerrar un documento. Cuando haya terminado de trabajar con un archivo, lo podrá cerrar con la orden Cerrar del menú Archivo o pulsando el botón de cierre del documento. Si el documento no tienen aún un nombre de archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Si pulsa No, se cerrará el documento sin que se guarden los cambios. Si pulsa Cancelar, se cancelará la orden Cerrar, así como el cuadro de diálogo, y volverá al documento. La orden Cerrar es especialmente útil cuando tiene varios archivos abiertos y quiere cerrar uno para quitarlo de en medio. La orden Cerrar únicamente surte efecto en la ventana o documento actual, y sólo cierra el archivo con la ventana resaltada. Como alternativa, si solamente tiene un archivo abierto y quiere salir de la aplicación, elija la orden Salir del menú Archivo para cerrar el documento y salir de la aplicación en un solo paso. Igual que Cerrar, la orden Salir también le pregunta si quiere guardar los cambios almacenados. Capítulo 6: CÓMO TRABAJAR CON HOJAS DE PROPIEDADES Si ha utilizado el Explorador de Windows para ver los archivos del disco fijo, o ha pulsado el botón Detalles de los cuadros de diálogo Abrir o Guardar como, sabrá que Windows almacena información sobre el tamaño, tipo de documento y fecha de modificación de todos los archivos del sistema. Estos datos le darán, probablemente, la suficiente información para abrir sus archivos y tenerlos organizados, pero en ocasiones puede que necesite información adicional para determinar su origen o para sacar el máximo provecho de su contenido. Microsoft Office satisface esta necesidad ligando un conjunto de propiedades únicas a cada archivo cuando se crea. Un cuadro de diálogo de propiedades puede incluir fichas, cuadros de texto, cuadros de comprobación, botones y otros controles. Incluye información sobre el contenido, revisiones, historial, autor y atributos de un documento, además de información sobre la aplicación de origen. Algunos campos de la hoja de propiedades, como el tamaño de archivo, el nombre de la aplicación, de Office, mientras que otros los añade el usuario. Para ver una hoja de propiedades de una aplicación Office, seleccione la orden Propiedades del menú Archivo. La hoja en particular contiene cinco fichas con información, a las que se puede acceder pulsando los nombres de las fichas de la parte superior del cuadro de diálogo.

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La información contenida en una hoja de propiedades se almacena en un archivo junto al documento que describe, pero los datos no aparecen en la pantalla cuando se trabaja con el documento o cuando se imprime en papel. CÓMO COMPARTIR ARCHIVOS EN UN GRUPO DE TRABAJO. Cuando cree archivos en su computadora, organícelos en carpetas y haga copias de seguridad regularmente. Si opera en un grupo de trabajo también debería poner algunos de sus archivos a disposición de otros compañeros electrónicamente. Cómo guardar y recuperar archivos en una red. Cómo encaminar archivos a través de Microsoft Exchange. Envío de archivos a través de correo electrónico. ACCESO A INTERNET. Conexión al World Wide Web. Creación de un vínculo al Web desde un documento. Utilización de la barra de herramientas Web. Examen de las conexiones. Utilización del historial de hipervínculos. Elección de una nueva página de inicio para el Explorador. Capítulo 7: COMPARTICIÓN DE DATOS ENTRE LAS APLICACIONES DE OFFICE DIFERENTES FORMAS DE COMPARTIR DATOS. En la copia estática o en el movimiento estático los datos que se introducen pasan a formar parte integral del documento receptor y no conservan ningún vínculo o conexión con el documento o programa desde el que se han obtenido. Este es el tipo de copia o movimiento que suele realizarse cuando se trabaja con un único documento o programa. Cuando se realiza una copia o movimiento estático desde una aplicación a otra, puede que sea posible editar los datos dentro del documento receptor, o puede que no lo sea. En la vinculación, los datos introducidos conservan su conexión con el documento y con el programa del que se han obtenido. De hecho, la copia 18   

completa de los datos sólo se almacena dentro del documento de origen; en el documento receptor sólo se almacena la información de vinculación y la información necesaria para presentar los datos. Cuando se modifiquen los datos del documento de origen los datos vinculados en el documento receptor podrán actualizarse de forma automática o manual para reflejar las modificaciones. En la incrustación, los datos introducidos conservan su conexión con el programa de origen, pero no con el documento de origen. Utilización de arrastrar y soltar y de la orden Pegar. En los capítulos anteriores se ha visto las funciones de copiar o mover dentro de una aplicación de Office 97 mediante la técnica de arrastrar y soltar, además de la orden Cortar o Copiar seguida de la orden Pegar. También puede utilizar la técnica de arrastrar y soltar para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office. Si los documentos de origen y receptor están abiertos y visibles en la pantalla de Windows, podrá mover un bloque de datos seleccionándolo simplemente en el documento de origen dentro de un programa y arrastrándolo al documento receptor en otro programa (mantenga pulsada la tecla Control para copiar en vez de mover). Si el documento receptor está abierto pero no está visible podrá mover o copiar los datos mediante el siguiente procedimiento: 1. Seleccione los datos en el documento de origen. 2. Arrastre los datos al botón de la barra de tareas de Windows que representa al programa receptor y mantenga el puntero sobre dicho botón sin soltar el botón del ratón, con lo que Windows activará el programa receptor. 3. Arrastre los datos al documento receptor y suéltelos en el lugar deseado. Al intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office mediante el método de arrastrar y soltar o mediante las órdenes Cortar o Copiar y Pegar los datos se podrán copiar o mover de forma estática, o se podrán incrustar en el documento receptor, dependiendo de la naturaleza de los datos y de las aplicaciones involucradas en el proceso. COPIA Y MOVIMIENTO ESTÁTICO. Para copiar o mover datos de forma estática de una aplicación de Office a otra deberá seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione los datos en el programa de origen y elija la orden Cortar o Copiar en el menú Edición del programa.

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2. Cambia al programa receptor y sitúe el punto de inserción en la posición del documento receptor en la que desee introducir los datos. 3. Seleccione Pegado especial en el menú Edición del programa receptor. Al hacerlo, el programa abrirá el cuadro de diálogo de Pegado especial. 4. Seleccione la opción Pegar. 5. Seleccione el formato de datos deseado en la lista Como. 6. Cuando seleccione un formato en la lista Como, aparece una descripción del mismo en la sección Resultado. VINCULACIÓN DE DATOS. Puede transferir y vincular una parte seleccionada de un documento o un documento completo. Para ello siga los siguientes pasos: 1. Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar en el menú Edición del programa de origen para copiar los datos en el Portapapeles. 2. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desee introducir los datos, y seleccione la orden Pegado especial en el menú Edición del programa receptor. 3. En el cuadro de diálogo Pegar especial, seleccione la opción Pegar vínculo y seleccione después el formato de datos deseado en la lista Como. Consejo. Vinculación de una diapositiva con otro documento. Para vincular una diapositiva de PowerPoint a otro documento, es necesario estar en el modo de presentación Esquema o Clasificador de diapositivas y debe estar seleccionada una sola diapositiva. Si desea vincular un documento completo, podrá seleccionar todo el documento en el paso 1 anterior, o utilizar el siguiente método alternativo: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea introducir los datos. 2. Seleccione la orden Objeto en el menú Insertar del programa receptor, y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo, en el cuadro de diálogo Objeto.

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3. Seleccione la opción Vincular al archivo, e introduzca el nombre del documento que desee insertar en el cuadro Nombre de archivo. Pulse el botón Examinar si necesita ayuda para localizar el archivo. Consejo. Cómo hacer que el documento de origen siga estando disponible. Como ayuda para asegurar que el documento de origen siempre esté disponible para mantener el vínculo, coloque tanto el documento de origen como el documento receptor juntos en la misma carpeta. Los datos vinculados deben editarse modificándolos dentro del documento de origen. Para realizar esta operación, podrá utilizar alguno de los métodos siguientes: · Ejecute el programa de origen y abra el documento de origen. · Seleccione los datos vinculados en el documento receptor, Elija Elemento vinculado en el menú Edición, y seleccione después Abrir vínculo o Modificar vínculo en el submenú que aparecerá. Al realizar la operación anterior se abrirá el documento de origen en el programa de origen y podrá editar los datos. INCRUSTACIÓN DE DATOS. Un bloque de datos incrustados se denomina objeto incrustado. En un documento de Office se pueden incrustar objetos creados en otras aplicaciones de Office 97, con los programas de herramientas de Office, y con cualquier programa de Windows diseñado para ser fuente de datos incrustados. Existen tres formas de crear un objeto incrustado, que varían en la forma de obtener los datos del objeto. En primer lugar, se pueden obtener los datos de un objeto incrustado de una sección de un documento existente, como se indica a continuación: 1. Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar o Cortar en el menú Edición del programa de origen. 2. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea añadir el objeto incrustado y seleccione Pegado especial, en el menú Edición del programa receptor. 3. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la opción Pegar y, en la lista Como, elija la primera descripción de formato que contenga la palabra objeto. 21   

La segunda forma de crear un objeto incrustado consiste en utilizar un documento existen completo como origen de los datos, como se indica a continuación: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto, seleccione Objeto, en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo del cuadro de diálogo Objeto. 2. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Vincular al archivo e introduzca el nombre del documento de origen en el cuadro Nombre de archivo. La tercera forma de incrustar un objeto consiste en crear datos nuevos para el objeto mediante las herramientas del programa de origen, como se indica a continuación: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto, seleccione Objeto, en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo del cuadro de diálogo Objeto. 2. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que desea incrustar. Esta lista contiene uno o varios elementos para cada programa instalado de Windows que pueda ser el origen de un objeto incrustado. Pulse sobre el botón Aceptar y ocurrirá alguna de las dos cosas siguientes: · Se abrirá el programa de origen y presentará un área de trabajo en blanco. · Aparecerá un área de trabajo en blanco dentro del documento receptor, y se mostrarán los menús y botones del programa de origen, dentro de la ventana del programa de origen, dentro de la ventana del programa receptor. También estarán disponibles las órdenes de teclado del programa de origen. 3. En cualquiera de los dos casos, utilice las órdenes del programa de origen para introducir los datos del objeto incrustado en el área de trabajo. 4. Cuando haya terminado de introducir los datos, salga del modo de edición. Para editar un objeto incrustado, sólo tiene que pulsar dos veces sobre él. El objeto se abrirá para edición en el programa de origen o, más habitualmente, dentro del programa receptor. De forma alternativa, puede seleccionar el objeto pulsando sobre el mismo y eligiendo después Objeto Elemento en el menú Edición del programa receptor para que aparezca el submenú.

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En el submenú seleccione una de las siguientes órdenes: · La orden Editar, si aparece, que generalmente permite editar el objeto dentro de la ventana del programa receptor mediante los menús y barras de herramientas del programa de origen. · La orden Abrir, si aparece, que generalmente permite editar el objeto en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen. Cuando haya terminado de editar el objeto, salga del modo de edición. Si lo está editando en el programa de origen, tendrá que seleccionar la orden Salir del programa de origen y elegir Sí en el cuadro de diálogo si el programa le pregunta si desea actualizar el objeto. Si está editando en el programa receptor, pulse en el documento receptor fuera del objeto. Consejo. Conversión de objetos al formato deseado. Si en el submenú Objeto se incluye una orden Convertir, podrá elegir dicha orden para modificar el formato de los datos del objeto incrustado, de forma que pueda editarse mediante un programa de origen distinto. Es posible que tenga que hacerlo si el programa original no está disponible. Capítulo 8: UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE OFFICE Cuando instala Office, tiene la opción de instalar uno o más programas de un grupo de herramientas de Office. Estos programas están pensados para generar distintos tipos de información que puede incrustarse en los documentos de Office. Para ejecutar un programa de las herramientas de Office, dé los siguientes pasos generales: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor de Office en el que desee introducir el objeto incrustado. 2. Seleccione Objeto en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo. 3. Seleccione la descripción adecuada del objeto en la lista Tipo de objeto y pulse sobre Aceptar. 4. Utilice las órdenes del programa de origen de las herramientas de Office para introducir los datos del objeto incrustado en el área de trabajo proporcionada. 23   

5. Abandone el modo de edición. Para editar un objeto incrustado mediante un programa de las herramientas de Office, utilice cualquiera de los métodos tratados en este capítulo. Tabla. Programas de las herramientas de Office.

Consejo. Otro modo de ejecutar los programas de Herramientas de Office. Algunas de las aplicaciones de Office permiten ejecutar rápidamente uno o más de los programas de herramientas de Office eligiendo una opción en el submenú Imagen del menú Insertar. Utilización de la Galería de imágenes. El programa Galería de imágenes puede ayudarle a localizar y organizar imágenes, sonidos y vídeo, e insertarlas en los documentos de Office. Cuando seleccione el elemento Galería de imágenes de Microsoft en el cuadro de diálogo Objeto del menú Insertar y pulse sobre Aceptar, aparecerá el programa Galería de imágenes en una ventana independiente. La Galería de imágenes presenta todas las imágenes prediseñadas que se han añadido al programa. Puede organizar y actualizar las imágenes de la ventana de la Galería de imágenes utilizando las siguientes opciones: · Pulse sobre Importar imágenes para añadir nuevas imágenes prediseñadas al programa Galería de imágenes. Tendrá que realizar esta operación si ha instalado otras imágenes prediseñadas a las que desea acceder a través del programa Galería de imágenes.

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· Pulse con el botón derecho del ratón sobre el área de presentación preliminar y elija la opción Actualizar vistas de imágenes para actualizar las imágenes en presentación preliminar que muestra la Galería de imágenes. Tendrá que realizar esta operación si ha modificado alguna de las imágenes prediseñadas. · Pulse sobre Propiedades de la imagen para modificar la descripción o la categoría de la imagen seleccionada actualmente. · Pulse sobre Editar categorías para agregar, cambiar de nombre o eliminar una categoría de imágenes. Utilización del Editor de ecuaciones. Permite añadir expresiones matemáticas a los documentos. Cuando selecciona el elemento Microsoft Editor de ecuaciones 3,0 en el cuadro de diálogo Objeto y pulse sobre Aceptar, se inserta un área de trabajo en el documento receptor y se presentan el menú y la barra de herramientas del Editor de ecuaciones dentro de la ventana del programa receptor. Para crear una expresión matemática, haga lo siguiente: · Para introducir números o variables, sólo tiene que escribirlas con el teclado. · Para introducir un operador matemático que aparezca en el teclado, como +, - o =, basta con escribirlo. · Para introducir un operador o símbolo que no aparezca en el teclado, pulse sobre el botón adecuado de la fila superior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, y pulse después sobre el símbolo deseado en la paleta desplegable de símbolos. · Para introducir una expresión como una fracción, una raíz cuadrada, un exponente o una integral, pulse sobre el botón adecuado de la fila inferior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones y seleccione después una de las plantillas en la paleta desplegable. También puede modificar la fuente, el tamaño de la fuente, o el formato de los caracteres o símbolos mediante las órdenes de los menús Estilo y Tamaño. Utilización de Graph. El programa Graph sirve para introducir gráficos en los documentos de Office. Graph dispone de una amplia variedad de tipos de gráficos, y proporciona una alternativa a la utilización de los gráficos de Excel. 25   

La forma más sencilla de crear un gráfico con el programa Graph consiste en utilizar una tabla de Word, como se indica a continuación: 1. Inserte una tabla en un documento de Word, introduzca en dicha tabla los datos que desea presentar en un gráfico y seleccione después toda la tabla. 2. Seleccione Objeto, en el menú Insertar, pulse sobre la ficha Crear nuevo, seleccione el tipo de objeto de Microsoft Graph 97 y pulse sobre Aceptar. 3. La hoja de datos contendrá una copia de los datos de la tabla original de Word seleccionada. 4. Si lo desea, ahora podrá realizar modificaciones al gráfico mediante las órdenes de menú y los botones de la barra de herramientas que ofrece el programa Graph. Se puede acceder a información detallada sobre el uso de las órdenes de Graph utilizando el menú Ayuda. 5. Para modificar el tamaño o las proporciones del gráfico, se arrastran los controladores de cambio de tamaño que aparecen alrededor del objeto incrustado. 6. Cuando haya terminado de hacer modificaciones en el gráfico, pulse en el documento de Word fuera del gráfico y de la hoja de datos. La hoja de datos y las órdenes del menú y barra de herramientas de Graph desaparecerán, permaneciendo el gráfico incrustado en el documento. Si más adelante desea modificar el gráfico, bastará con que pulse dos veces sobre el objeto gráfico incrustado. Volverán a aparecer las órdenes de Graph y podrá cambiar las características del gráfico. Para cambiar las cifras del gráfico, elija la opción Hoja de datos del menú Ver o pulse el botón Vista hoja de datos de la barra de herramientas de Graph para que aparezca la hoja de datos. Si quiere mostrar el gráfico dentro de otro documento de Office seleccione el objeto gráfico, córtelo o cópielo y péguelo después en el otro documento. Utilización de Organization Chart. Este programa sirve para añadir organigramas y otros tipos de diagramas jerárquicos a los documentos de Office. Cuando seleccione el tipo de objeto MS Organization Chart 2.0 en el cuadro de diálogo Insertar objeto y pulse sobre Aceptar, se abrirá el programa Microsoft Organization Chart en una ventana independiente. Para crear un organigrama siga los siguientes pasos: · Para seleccionar un recuadro, pulse el botón Seleccionar de la barra de herramientas y pulse sobre el recuadro.

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· Para añadir un nuevo recuadro, pulse sobre alguno de los botones que van a continuación en la barra de herramientas y pulse después sobre el cuadro al que quiera unir un nuevo cuadro que tenga la relación deseada con el cuadro seleccionado. · Para eliminar un cuadro, selecciónelo pulsando sobre él, y pulse después la tecla Supr. · Para desplazar un cuadro, pulse el botón Seleccionar y después arrástrelo y suéltelo en otro cuadro. · Para añadir o modificar el texto de un cuadro, pulse sobre el botón Introducir texto de la barra de herramientas y pulse después en la posición donde quiera añadir o modificar texto. · Los botones de dibujo permiten dibujar líneas y rectángulos en el organigrama. Para que aparezcan estos botones, seleccione Mostrar herramientas de dibujo en el menú Ver. Cuando haya terminado de crear el organigrama, seleccione la orden Salir y volver al documento del menú Archivo y responda Sí cuando le pregunten si desea actualizar el objeto. Al hacerlo, el organigrama se insertará en el documento de Office. Capítulo 9: UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA CUADERNO DE OFFICE En los cuadernos pueden incluirse documentos de Word, Excel o PowerPoint. Consejo. Introducción de datos de Access y de los programas de las herramientas de Office. También puede incluirse información procedente de Access o de los programas de las herramientas de Office en un cuaderno pegando, vinculando o incrustando los datos en un documento de Word, Excel o PowerPoint que esté contenido en el cuaderno. CREACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE CUADERNOS. Para ejecutar el programa Cuaderno, seleccione Programas en el menú Inicio de Windows y elija después la opción Cuaderno de Microsoft.

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De forma alternativa, puede pulsar dos veces sobre una acceso directo a Cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. Cuando se ejecuta el programa Cuaderno, éste crea un nuevo cuaderno en blanco. La ventana de Cuaderno está dividida en dos paneles: en el panel de contenido (panel izquierdo) aparece un icono para cada documento contenido en el cuaderno, mientras que en el panel de documentos (panel derecho) se muestra el documento activo, permitiendo examinarlo y editarlo. Si el panel de contenido no está visible, podrá abrirlo pulsando sobre el botón Mostrar u ocultar el panel izquierdo situado a la izquierda del menú Archivo. Consejo. Otras formas de ejecutar el programa Cuaderno. También puede ejecutar el programa Cuaderno y crear un nuevo cuaderno en blanco eligiendo la orden Nuevo documento de Office en el menú Inicio de Windows o pulsando el botón Nuevo documento de Office de la Barra de acceso directo de Office. A continuación, en el cuadro de diálogo Nuevo documento de Office, pulse sobre la ficha General y pulse dos veces sobre el icono Cuaderno en blanco. Un documento añadido a un cuaderno se denomina sección. Se pueden añadir documentos ya creados con una aplicación de Office o documentos nuevos en blanco a los que añadir información. Para añadir un documento existente a un cuaderno, deberá realizar alguna de las siguientes operaciones: · Seleccione Agregar desde archivo, en el menú Sección del programa Cuaderno y, en el cuadro de diálogo Agregar desde archivo, elija el documento que desea añadir y pulse Aceptar. · Arrastre el icono de un documento desde una carpeta de Windows o desde el Explorador de Windows y suéltelo en el panel de contenido, y el archivo de documento original permanece intacto. Cuando arrastra un archivo de cuaderno y lo suelta en el panel de contenido del programa Cuaderno, se añade una copia de cada uno de los documentos contenidos en el cuaderno al cuaderno abierto. Para agregar un nuevo documento en blanco a un cuaderno, seleccione Agregar en el menú Sección para que aparezca el cuadro de diálogo Agregar

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sección. Para crear un documento en blanco, seleccione uno de los iconos de la ficha General. Para basar el nuevo documento en una plantilla, seleccione una de las otras fichas en el cuadro de diálogo Agregar sección y seleccione el icono correspondiente a la plantilla deseada. Es posible crear un cuaderno nuevo adicional mediante la opción Nuevo cuaderno del menú Archivo (o pulsando Control + U), pulsando sobre la ficha General en el cuaderno de diálogo Nuevo cuaderno, y pulsando después dos veces sobre el icono Cuaderno en blanco para crear un cuaderno en blanco. El cuaderno actual se deja abierto y el nuevo cuaderno se presenta en una ventana del programa Cuaderno completamente independiente. Consejo. Cuando Cuaderno esté oculto, arrastre. Si el programa Cuaderno se está ejecutando pero su ventana no está visible cuando empieza a arrastrar el icono de un documento desde una carpeta o desde el Explorador, arrastre el icono sobre el botón de Cuaderno situado en la barra de tareas de Windows y mantenga el puntero del ratón sobre el botón de Cuaderno sin soltar el botón del ratón. Al cabo de unos segundos, Windows activará la ventana de Cuaderno y podrá completar la operación de arrastrar. Utilización de una plantilla de cuaderno. En lugar de abrir un cuaderno nuevo en blanco y agregar después documentos al mismo, podrá empezar la creación de ciertos tipos de cuadernos basando el nuevo cuaderno en la plantilla Informe de Cuaderno proporcionada por Office. Para crear un nuevo cuaderno basado en una plantilla, primero tendrá que abrir el cuadro de diálogo Nuevo. A continuación se indican varias formas de realizar esta operación: · Pulse sobre el botón Nuevo documento de Office en la barra de acceso directo de Office. · Seleccione la orden Nuevo documento de Office en el menú Inicio de Windows. · Pulse con el botón derecho del ratón sobre un área en blanco de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows, apunte al submenú Nuevo y elija la orden Otros documentos de Office.

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· Si la ventana del programa Cuaderno está abierta actualmente, podrá seleccionar Nuevo cuaderno, en el menú Archivo o pulsar Control + U. En el cuadro de diálogo Nuevo documento de Office pulse sobre la ficha Cuadernos, seleccione la plantilla deseada pulsando sobre ella y pulse después sobre el botón Aceptar. Almacenamiento de los cuadernos. Es posible almacenar el cuaderno completo dentro de un único archivo con cualquiera de los dos métodos siguientes: · Para almacenar el cuaderno con su nombre actual, si lo tiene, seleccione Guardar cuaderno en el menú Archivo o pulse Control + G. · Para almacenar una copia del cuaderno con un nombre de archivo distinto, seleccione Guardar cuaderno como en el menú Archivo y especifique el nombre y la ubicación del archivo en el cuadro de diálogo Guardar cuaderno como. Un archivo de cuaderno suele almacenarse con la extensión de archivo OBD. Consejo. Cambio de las propiedades del documento o cuaderno para adaptarlo a sus necesidades. Las propiedades del mismo cuaderno pueden configurarse mediante la opción Propiedades del cuaderno del menú Archivo en el programa Cuaderno. También se pueden configurar las propiedades de un documento individual incluido en el cuaderno activando dicho documento y seleccionando Propiedades de la sección en el menú Sección. Cierre de los cuadernos. Después de almacenar un cuaderno, podrá cerrarlo seleccionando Cerrar en el menú Archivo. Apertura de los cuadernos. Podrá abrir un cuaderno que haya almacenado en disco pulsando dos veces sobre el icono del cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. Un archivo de cuaderno tiene la extensión OBD, a menos que haya decidido no mostrar las extensiones de los archivos del MS DOS en Windows. También podrá reorganizar un archivo de Cuaderno mediante su icono.

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Además, si ha abierto recientemente el archivo, podrá seleccionarlo en el submenú Documentos del menú Inicio de Windows. Una forma alternativa de abrir un cuaderno es utilizando el cuadro de diálogo Abrir. Para que aparezca el cuadro de diálogo Abrir, habrá que utilizar alguno de los siguientes métodos: · Pulse sobre el botón Abrir documento de la barra de acceso directo de Office. · Seleccione la orden Abrir documento de Office en el menú Inicio. · Si ya está abierta una ventana del programa Cuaderno, podrá seleccionar Abrir cuaderno, en el menú Archivo o pulsar Control + A. Seleccione después el archivo de cuaderno que desee abrir y pulse sobre Aceptar. Al hacerlo, aparecerá la ventana del programa Cuaderno, en la que se mostrará el cuaderno. Capítulo 10: EDICIÓN Y GESTIÓN DE LAS SECCIONES DE LOS CUADERNOS Los documentos pueden editarse dentro de un cuaderno utilizando las órdenes que ofrece el programa de origen. Para editar un documento dentro de un cuaderno, sólo tiene que pulsar sobre su icono en el panel de contenido de la ventana de Cuaderno. Eligiendo las opciones Sección siguiente y Sección anterior del menú Sección se pueden activar las secciones siguiente o anterior en el orden en que aparecen dentro del panel de contenido. Consejo. Obtención de ayuda. Mientras se trabaja con un documento en un cuaderno, el menú Ayuda permite acceder a los sistemas de ayuda de Cuaderno y del programa de origen del documento activado. Basta con elegir las órdenes del menú o submenú apropiados. Durante la edición de un documento dentro de un cuaderno es posible desplazar datos de un documento del cuaderno a otro, mediante la siguiente técnica de arrastrar y soltar: 1. Seleccione los datos en el documento de origen. 31   

2. Arrastre los datos hasta el icono del documento receptor dentro del panel de contenido y, sin soltar el botón del ratón, pulse la tecla Alt para activar el documento receptor. 3. Siga arrastrando los datos al lugar de destino en el documento receptor. Para copiar los datos en lugar de moverlos, mantenga pulsada la tecla Control mientras arrastra. Si no pulsa la tecla Alt y sitúa el puntero del ratón en el panel de documentos antes de soltar el botón del ratón, el material seleccionado se introducirá como una nueva sección. Consejo. Acuérdese de copiar la plantilla de Word. EDICIÓN DENTRO DE LA VENTANA DEL PROGRAMA DE ORIGEN. En lugar de editar una sección del cuaderno dentro de la ventana de Cuaderno, es posible editarla en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen del documento. Puede que le interese hacer esto para que todas las órdenes del programa de origen estén disponibles o para trabajar en un entorno con el que se encuentre más familiarizado. Para editar una sección del cuaderno dentro del programa de origen, deberá hacer lo siguiente: 1. Active el documento pulsando sobre su icono en el panel de contenido. 2. Seleccione Mostrar fuera en el menú Sección. Al hacerlo, el programa de origen abrirá una ventana independiente en la que presentará el documento. 3. Cuando haya terminado de editar, salga del programa de origen. Si se le pregunta si desea actualizar el documento dentro del cuaderno, pulse sobre Sí en el cuadro de diálogo, con lo que el documento modificado aparecerá en el cuaderno. GESTIÓN DE LAS SECCIONES DE LOS CUADERNOS. Las órdenes del menú Sección de Cuaderno sirven para eliminar, cambiar el nombre, reorganizar, duplicar, ocultar y guardar secciones individuales del cuaderno. También se pueden utilizar las técnicas de arrastrar y soltar para realizar la mayoría de estas operaciones. Para la mayoría de las operaciones con secciones, primero es necesario seleccionar la sección sobre la que se desea actuar. La selección de una sección se lleva a cabo pulsando sobre su icono en el panel de contenido de la ventana de 32   

Cuaderno. Al pulsar sobre el icono también se activa la sección; es decir, se muestra en el panel de documentos. Para algunas de las operaciones con secciones, es posible seleccionar varias secciones sobre las que actuar a la vez, solamente estará activada una de las secciones seleccionadas. La selección de varias secciones puede realizarse mediante alguno de los siguientes métodos: · Pulse sobre la primera sección del grupo que desea seleccionar, y pulse sobre cada una de las otras secciones mientras mantiene pulsada la tecla Control. · Para seleccionar un grupo de secciones adyacentes, pulse sobre la primera de ellas y pulse después sobre la última mientras pulsa la tecla Mayús. · Para seleccionar todas las secciones de un cuaderno, elija Seleccionar todo el menú Sección. Para deshacer la selección de todas las secciones excepto la activa, elija Deshacer todas las selecciones en el menú Sección. Para deshacer la selección de una sección específica de un grupo de secciones seleccionadas, pulse sobre el icono de dicha sección mientras pulsa la tecla Control. Para eliminar una o varias secciones, seleccione primero la sección o secciones y elija después Eliminar en el menú Sección. Si ha seleccionado más de una sección, la orden se llamará Eliminar selección. Para reorganizar el orden de las secciones en un cuaderno, seleccione Reorganizar en el menú Sección. En el cuadro de diálogo Reorganizar secciones, resalte una sección que desee desplazar y pulse sobre el botón Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. Para duplicar una sección, selecciónela y elija Duplicar en el menú Sección. A continuación, en el cuadro de diálogo Duplicar sección seleccionar la sección de la cual desee introducir la copia de la sección. Si elige varias secciones, podrá duplicarlas todas a la vez. Es posible ocultar una o varias secciones, de forma que no aparezcan en el panel de contenido y no puedan activarse ni se impriman al imprimir el cuaderno. Para realizar esta operación, seleccione una o varias secciones y elija Ocultar en el menú Sección. Para mostrar una sección de nuevo, seleccione Mostrar en el menú Sección, seleccione la sección en el cuadro de diálogo Mostrar secciones y pulse sobre Aceptar. Consejo. Utilización del menú de acceso directo. 33   

Si pulsa en el panel de contenido el botón derecho del ratón, en lugar de utilizar el menú Sección podrá elegir alguna de las siguientes órdenes en el menú emergente que aparecerá: Agregar, Agregar desde archivo, Eliminar, Duplicar, Cambiar nombre, y Propiedades de la sección. Arrastre de un icono para ocultar una ventana. Cuando arrastre un icono desde un cuaderno hasta otra carpeta o hasta otro cuaderno, recuerde que, si la ventana de destino no está visible, podrá activarla manteniendo el puntero sobre el icono de la ventana en la barra de Windows sin saltar el botón del ratón. Un cuaderno desencuadernado. El siguiente método permite guardar una copia independiente de todas las secciones de un cuaderno: 1. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el nombre de archivo del cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. 2. En el menú emergente, seleccione Separar. Al realizar la operación anterior, se almacenará una copia de cada sección del cuaderno dentro de un archivo de disco con su nombre original. Los archivos se situarán en la misma carpeta que contiene el archivo de cuaderno, y Windows le advertirá antes de que sobreescriba un archivo con el mismo nombre. Consejo. Cómo hacer una copia de un cuaderno y abrirlo en un solo paso. Si selecciona Nuevo en el menú emergente que aparece al pulsar sobre un archivo de cuaderno con el botón derecho del ratón, se abrirá una ventana de Cuaderno en la que se muestra una copia del cuaderno sobre el que ha pulsado. Capítulo 11: MODIFICACIÓN Y CREACIÓN DE PLANTILLAS DE CUADERNO Para modificar una plantilla de Cuaderno existente, deberá seguir este procedimiento: 1. En el programa Cuaderno, seleccione Abrir cuaderno en el menú Archivo, o pulse Control + A.

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2. En la lista Tipo de archivo del cuadro de diálogo Abrir cuaderno, seleccione Plantillas de Cuaderno, elija después la plantilla de cuaderno que desea modificar y pulse Abrir. 3. Modifique la plantilla a su gusto. 4. Cuando haya acabado de modificar la plantilla, seleccione Guardar cuaderno en el menú Archivo para guardar la plantilla modificada con su nombre original. Para crear una nueva plantilla de Cuaderno, deberá realizar las siguientes operaciones: 1. Utilice cualquiera de los métodos para crear un cuaderno nuevo indicados anteriormente. 2. Añada documentos y datos al cuaderno de forma que pueda servir como un buen punto de partida para los cuadernos basados en él que vaya a crear más adelante. 3. Seleccione Guardar cuaderno como en el menú Archivo para acceder al cuadro de diálogo Guardar cuaderno como. 4. En la lista Tipo de archivo, seleccione el elemento Plantillas del Cuaderno, para guardar su trabajo como una plantilla de cuaderno en vez de cómo un documento de cuaderno. 5. Especifique un nombre y una ubicación para la plantilla, y pulse sobre el botón Guardar. Nota. Una plantilla de Cuaderno suele tener la extensión OBT. Aunque no verá las extensiones si ha elegir ocultar las extensiones de archivo de MS DOS en Windows. IMPRESIÓN DE LOS CUADERNOS. Es posible imprimir todo un cuaderno de una vez, o una o varias secciones individuales dentro de un cuaderno, utilizando las órdenes que proporciona el programa Cuaderno. También se puede imprimir una sección individual de un cuaderno utilizando las órdenes más especializadas que proporciona el programa de origen de dicha sección.

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Cómo imprimir un cuaderno entero o un grupo de secciones dentro de un cuaderno. Las órdenes del menú Archivo del programa Cuaderno sirven para definir encabezados o pies de página para el cuaderno, para ver una presentación preliminar del aspecto del cuaderno o para imprimir el cuaderno. Estas órdenes se pueden aplicar a todo el cuaderno o solamente a una o varias secciones del mismo. Para crear encabezados o pies de página, elija la opción Configurar página del cuaderno en el menú Archivo y pulse sobre la ficha Encabezado/Pie de página del cuadro de diálogo Configurar página del cuaderno. En la ficha Configuraciones de impresión del cuadro de diálogo Configurar página del cuaderno se pueden especificar las secciones a imprimir y controlar la numeración de página. Las opciones que se seleccionen en esta ficha servirán como valores predeterminados siempre que se imprima el cuaderno. Cuando quiera imprimir, prosiga el siguiente modo: 1. Si desea imprimir determinadas secciones, en lugar de todo el cuaderno, seleccione dichas secciones. 2. Elija la opción Imprimir cuaderno del menú Archivo o pulse Ctrl + P. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir cuaderno. Consejo. Como imprimir un cuaderno rápidamente. También es posible imprimir un cuaderno pulsando con el botón derecho del ratón dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows y eligiendo imprimir en el menú de acceso directo que aparece. El programa Cuaderno empezará a ejecutarse e imprimirá el documento inmediatamente. Imprimirá todas las secciones visibles, utilización numeración consecutiva de página, empezando por la página 1. El programa se cerrará cuando se haya terminado de imprimir el cuaderno. Cómo imprimir una sola sección. Para imprimir la sección activada, elija la orden Imprimir del menú Sección. El programa de origen de la sección mostrará su cuadro de diálogo Imprimir habitual, en el que se pueden establecer los valores de configuración de impresión y pulsar Aceptar para empezar a imprimir.

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