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• Aldemar Niño Sandoval

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AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha : 30/04/2018

Ref: 001

Fecha:

CICLO DE EFECTIVO OBJETIVOS       

Verificar la adecuada presentación del efectivo en el balance Comprobar la existencia de los fondos disponibles Determinar si todo el disponible se presenta y si es de la entidad Determinar si los fondos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción Determinar si las divisas, están adecuadamente valuadas Comprobar el cumplimiento de las normas legales y fiscales que rigen para la entidad Evaluar el control interno contable PROCEDIMIENTO Generalidades

SI

NO

RIESGO INHERENTE

1.

Existen manuales de procedimientos para X el área de disponible que regulen el manejo de : - Autorización? - Custodia? - Registro y control? - Responsabilidad? - Formatos?

2.

Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente?

3.

Los niveles directivos tienen controles X adecuados de las operaciones de caja y bancos

Las operaciones de bancos son realizadas por tesorería, y monitoreadas por la gerente financiera.

4.

Las funciones de los responsables del X manejo del efectivo son independientes de las de preparación y manejo de libros ?

Hay una persona en caja, otra de caja menor, los registros son elaborados por el aérea de contabilidad con los respectivos soportes de salidas y entradas de efectivo.

X

Los cambios a los que se vean afectados en el transcurso normal no son estipulados, ni se les hace seguimiento, además no se mejora los procesos.

Autorización 5.

La apertura de las cuentas bancarias y las X firmas de las personas que giran sobre ellas, son debidamente autorizadas?

Para apertura de cuentas, las firmas autorizadas son la de la subgerente de la compañía, la gerente de recursos humanos, el gerente general, y la gerente financiera.

6.

Los egresos son previamente aprobados X por personas autorizadas?

Son aprobados por las personas que se mencionan en el anterior recuadro.

7.

Las transacciones entre bancos y X sucursales son debidamente autorizadas y existe una conciliación periódica y adecuada?

Las conciliaciones con bancos son realizadas por los auxiliares, revisadas por el jefe de contabilidad y aprobadas por la contadora mensualmente.

Registro y Control 9.

Todas las cuentas bancarias están en cuentas de control?

X

10.

Los procedimientos existentes para desembolsos garantizan un adecuado

X

1

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO control y registros de las correspondientes transacciones?

SI

11.

Las existencias de chequeras en blanco, X están controladas en forma tal, que se evite que personas no autorizadas para girar cheques, puedan hacer uso indebido de ellas?

12.

Los fondos recaudados a través de la caja X general, se consignan oportunamente en sus respectivas cuentas corrientes y en la misma forma en que se recibieron?

13.

Los cheques consignados y devueltos por x banco son recibidos e investigados por personas que no intervengan en ingresos o desembolsos?

14

Las cuentas bancarias son conciliados X oportunamente por funcionarios diferentes al responsable de manejo?

15

Las cuentas de divisas cumplen con las disposiciones legales vigentes?

16

Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor se presentan los comprobantes de los gastos a fin de que sean inspeccionados por quien firma el cheque?

X

17

Los comprobantes que soportan los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda pagado?

X

18

Los recibos oficiales de caja, están debidamente enumerados de forma ascendente y continua?

X

NO

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Fecha : 30/04/2018

Ref: 001

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Los cheques los dispone la persona de caja general, cuando son solicitados la asistente de tesorería puede girar el cheque pero solo con autorización de la gerente financiera.

Los cheques devueltos de los clientes son recibidos por la persona de cartera que hace notas débito quien también hace el respectivo seguimiento.

Custodia 19.

Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?.

X

20.

Existen prohibiciones X Firma de cheques en blanco? Giro de cheques al portador? Cambio de cheques a empleados y/o portadores? Pago en efectivo (excepto caja menor) Recibo de divisas para custodia? -

21.

2

Está restringido el acceso de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo

x

Solo el personal de contabilidad puede acceder a dicha información.

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO del efectivo?

SI

NO

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Fecha : 30/04/2018

Ref: 001

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RIESGO INHERENTE

Responsabilidad 22.

Son adecuados y conducen a un buen control los equipos y las instalaciones empleadas en la recepción y recaudo del efectivo?

23.

Se practican arqueos sorpresivos?

x

24.

Las personas autorizadas para firmar cheques tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables?

x

25.

Los anticipos se conceden únicamente con el propósito de atender negocios normales de la entidad.?

3

x

x

La persona puede sacar dinero y reponerlo sin que se vea reflejado o se entere su superior.

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Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Ref: 001

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CICLO DE VENTAS, CUENTAS POR COBRAR OBJETIVOS        

Comprobar que las cuentas corresponden y son verdaderos activos a favor de la entidad Poner conocimiento de la dirección aquellas cuentas antiguas y proponer la cancelación de las que se consideren incobrables. Comprobar el cumplimiento de las condiciones de crédito pactadas. Analizar la razonabilidad de la provisión para protección de deudas; el método utilizado y el saldo a la fecha. Examinar si las cuentas y documentos por cobrar, según los conceptos de las mismas tienen una adecuada presentación y clasificación en los estados financieros. Examinar los rendimientos que se puedan derivar por conceptos de intereses. Verificar que existan garantías para protección de deudas. Evaluar el control interno inherente a la cuenta. PROCEDIMIENTO

SI

NO N/A

RIESGO INHERENTE

Generalidades 1.

Están segregadas: x - Las funciones de recepción de pedidos de las de cartera? - Las funciones de crédito de facturación? - Las funciones de envío de las de recepción de pedidos y facturación? - Las funciones de registro de cartera de las de registro del mayor? Autorización

2.

Están bien definidos los criterios de la Dirección x para la aceptación de los pedidos?

3.

Se inician las actividades de envío y facturación a x partir de pedidos aprobados adecuadamente para la concesión de crédito?

4

Los precios consignados en las facturas, son los mismos de las listas autorizadas?

5.

Las notas aprobadas?

6.

Se cancelan cuentas sólo después de revisarlas e x impartir su aprobación?

7.

Son adecuados los procedimientos para los x cobros?

Se da un plazo prudencial de 3 días después del vencimiento de facturas para iniciar el cobro.

8.

Los anticipos y préstamos a empleados son x autorizados por funcionario responsable?

La subgerente general y la jefe de recursos humanos son las únicas en autorizar.

9.

La aceptación y prórroga de letras, pagarés y x cheques post-fechados a favor de la entidad son aprobados por el jefe de crédito?

10.

Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito, son independientes de los departamentos de ventas, cobranzas, registros?

de

Registro y Control

4

crédito

son

-

x

debidamente x

x

Se pueden realizar notas crédito que no tengan fundamento o razón, y así hacer fraudes.

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

11.

PROCEDIMIENTO SI Se revisan y aprueban los pedidos por el x departamento de crédito, o por personas que no intervienen en facturación, registro o despacho?

NO N/A

Fecha : 30/04/2018

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Fecha:

RIESGO INHERENTE

12.

Se controlan numéricamente o por otro método: x Las órdenes de despacho, las facturas?

13.

Envía el departamento de facturación x directamente a Cuentas por Cobrar copias de las facturas?

Se envían los cuadres de facturación diarios a contabilidad.

14.

Las notas de crédito por conceptos distintos o x devoluciones están debidamente soportadas?

Deben tener soporte, deben tener lógica y aprobación de subgerencia.

15.

Son notificados a contabilidad los despachos de x desperdicios y sobrantes de materiales? Se revisan periódicamente las cuentas de clientes para controlar que no hayan exceso a los límites de crédito autorizados? Es preparado periódicamente un análisis por x edades de las Cuentas por Cobrar? Se envían periódicamente estados de cuenta a x los dientes?

16.

17. 18. 19.

Las respuestas de los dientes se analizan y se investigan las diferencias?

20.

Son confirmados con alguna frecuencia los saldos x de clientes? Hace la confirmación de Auditoría Interna?

21. 22.

23.

24.

5

x

Los clientes pueden excederse de su cupo y sus posibilidades de pago incurriendo en mora.

Con las cuentas más grandes se hace una conciliación mensual. x

El cliente puede estar mintiendo sobre las obligaciones incurridas y sobre los acuerdos de pago

Custodia – Acceso Se mantiene una custodia efectiva sobre X cheques, pagares, cheques post-fechados? Está restringido el acceso a personas distintas a X las de Cuentas por Cobrar, a los registros de los clientes? Responsabilidades Envía el cajero al Departamento de Contabilidad X directamente, el informe de la totalidad de los ingresos? Las cancelaciones de Cuentas por Cobrar son X encomendadas a personas ajenas al Departamento de Crédito?

Diariamente se envía el cuadre de caja a contabilidad, después de haber sido revisado por una persona de cartera.

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Fecha : 30/04/2018

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CICLO DE INVERSIONES OBJETIVOS       

Comprobar la existencia física y real de los títulos o documentos que acrediten la propiedad de las inversiones. Determinar la correcta contabilización y valuación de las inversiones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre bases uniformes en relación con períodos anteriores. Determinar su adecuada presentación en los estados financieros y revelar cualquier gravámen que exista sobre las inversiones. Comprobar la forma como fueron contabilizados los productos o pérdidas provenientes y su inclusión en los resultados del Periodo y su correcta recaudación de los ingresos provenientes. Determinar la suficiencia de la provisión para protección en situación de pérdida. Determinar la debida custodia. Evaluar el control interno inherente al rubro. PROCEDIMIENTO

SI

NO N/A

RIESGO INHERENTE

Generalidades 1.

Los ingresos provenientes de inversiones, tales como dividendos, participaciones o intereses, son comprobados periódicamente contra las inversiones?

X

2.

Si es así; por quién?

X

3.

Los responsables de la custodia de los valores están amparados por pólizas de manejo?

X

4.

Aquellas inversiones que ha recibido la entidad X con garantía, están contabilizadas y segregadas de las propias?

5.

Existen políticas y criterios preestablecidos para X considerar la realización de inversiones?

6.

Está constituida la provisión en forma adecuada para el amparo de la inversión?

X

Autorización 7.

Las compras, ventas y renovaciones de las X inversiones son autorizadas por funcionario competente? Por el gerente financiero y gerente general, aprobados por la junta directiva.

8.

Si es así, por quién?

9.

Indica dicha aprobación el valor por el cual se x debe efectuar la transacción?

6

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

10.

11.

PROCEDIMIENTO Los retiros o cancelación de inversiones que se consideran sin valor, son autorizados por funcionario competente?

SI

Si las inversiones son custodiadas por entidad independiente han sido aprobadas por funcionario competente?

NO N/A x

x

Registro y Control 12.

Se lleva un registro detallado de las inversiones x en un departamento o por una persona distinta de aquella designada oficialmente para custodiarías?

13.

Las inversiones y otros instrumentos negociables se controlan periódicamente por medio de inspección física de personas que no las custodian ni tengan acceso a ellas?

X

14.

Si es así, por quién?

X

15.

Las inversiones que no figuran directamente a nombre de la entidad, están endosadas?

X

16.

Restrictivamente a nombre de la entidad?

X

17.

De otro modo? (explique en nota separada)

X

18.

Las acciones propias readquiridas, se controlan de la misma manera que las inversiones?

X

19.

Para aquellas inversiones que han sido descargadas, se lleva una cuenta memorando?

X

20.

El archivo de inversiones sin valor, se revisa periódicamente a fin de establecer si la situación respecto a su valor o cobro de intereses o dividendos ha cambiado?

X

21.

En caso afirmativo por quién?

x

22

Se hace una comprobación independiente de los precios por las cuales han sido compradas o vendidas las inversiones?

x

23.

En caso afirmativo por quién?

x

7

Fecha : 30/04/2018

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Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

24. 25.

PROCEDIMIENTO Están separadas adecuadamente las funciones de custodia y registro de los valores?

SI

NO N/A x

Se lleva un registro de entradas y salidas de x valores de la caja fuerte? Custodia y Acceso

26.

Las inversiones tales corno acciones, bonos, cédulas y otros instrumentos negociables están bajo custodia de una entidad independiente?

X

27.

En caso afirmativo se efectúan confirmaciones sobre inversiones en poder de terceros?

X

28.

En caso negativo, se guardan en una caja o bóveda de seguridad dentro de la entidad?

X

29.

En el caso de que las inversiones se guarden en la misma entidad, existe más de un empleado responsable de su custodia?

X

30.

En caso afirmativo tiene acceso a las mismas únicamente en forma conjunta?

X

Responsabilidades 31.

Los documentos que sustenten las compras y ventas de valores se encuentran en poder de funcionarios responsables de su archivo y control?

X

32

Existe manual de procedimientos para la compra y venta de títulos valores?

X

33.

En caso afirmativo los procedimientos establecidos permiten identificar las responsabilidades que se derivan en la ejecución de las operaciones?

X

8

Fecha : 30/04/2018

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Ref: 001

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Fecha : 30/04/2018

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CICLO DE COMPRAS- INVENTARIOS OBJETIVOS         

Evaluar el funcionamiento del control interno para formular sugerencias en caso de situaciones inadecuadas. Determinar la existencia física y real de los bienes que aparecen en el rubro. Determinar que los bienes clasificados en el rubro de almacén, son de propiedad de la entidad. Determinar que los métodos de valuación guarden uniformidad y consistencia con los principios de contabilidad. Determinar si las cifras que muestren el rubro de inventarios, están efectivamente representadas en materias primas, productos en proceso o productos terminados, en transito en almacenes generales de deposito o en consignación. Determinar su adecuada protección contra sustracción, pérdida, deterioro o mala localización. Establecer que los bienes tienen gravámenes por garantía, si están amparados por seguros, si los riesgos y cobertura son razonables y adecuadamente reflejados en los estados financieros. Establecer si los responsables de manejo han constituido en forma adecuada la correspondiente póliza de manejo Determinar si las partidas excesivas, de poco movimiento, obsoletas o defectuosas, se han reducido en los valores de realización mediante la respectiva provisión. PROCEDIMIENTO

SI

NO COME NTARI OS

RIESGO INHERENTE

Generalidades 1.

Existe un manual de procedimientos que describa x para los inventarios lo relacionado con: - Responsabilidades - Registros y control? - Custodia? - Compras? - Autorización?

2.

El Manual de Procedimientos es evaluado y actualizado periódicamente?

3.

Los niveles directivos tienen control y conocen x sobre el máximo y mínimo de existencia?

4.

Existe un plan de compras definido? Y si es X elaborado de acuerdo con las necesidades de la compañía?

5.

Existen procedimientos diseñados por escrito X para: - Compra? - Recepción? - Almacenamiento? - Despacho?, Bajas? Autorización

9

x

Los Los procesos no están en permanente control, lo cual no permite manual continuar con el mejoramiento y la calidad del proceso. es son actualiz ados muy de vez en cuando . La jefe de compras y los coordinadores de bodegas tienen el acceso físico y sistemático de las existencias.

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO

SI

NO COME NTARI OS

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Fecha : 30/04/2018

Ref: 001

Fecha:

RIESGO INHERENTE

1.

Los ajustes en los registros de inventario, como X consecuencia de la toma física de inventarios son autorizados previamente por el funcionario responsable?

2.

Las compras que entran en los inventarios están X debidamente autorizados de acuerdo al cuadro de las operaciones?

3.

Es justificada la autorización para efectuar retiros X de inventarios, con la documentación apropiada?

4.

Existen criterios para la clasificación de los bienes x en el momento del suministro?

5.

Los ajustes de inventarios y pérdidas o bajas son X revisados, aprobados y autorizados por personal que no esté involucrado en la responsabilidad de manejo y registro de los mismos?

Se coordina entre el área de compras, logística, bodega para revisar dichos ajustes.

6.

Aprueba un funcionario responsabie la venta de la existencia bsoleta, no utilizadas o deterioradas?

No hay ventas de material obsoleto. Ese de desecha.

Registro y Control 1. 2.

Los documentos que evidencian los movimientos X en almacén están claramente definidos? Si es así, existen medidas de control para: X - Autorización? - Custodia? - Expedición? - Elaboración?

3.

Los bienes recibidos por cualquier concepto, son X confrontados contra los documentos que dan origen a la operación?

4.

Se lleva registro de inventarios debida y X adecuadamente valorizados?

5.

Existen registros adecuados para controlar los bienes entregados en consignación o en depósito en almacenes públicos o privados?

6.

Se efectúan en forma periódica comprobaciones X de los registros auxiliares del inventario contra las respectivas cuentas de control del mayor?

7.

Son las existencias recibidas y registradas con la X descripción de cantidad, calidad, origen, transportador y cualquier otra información pertinente?

8.

Existen procedimientos claramente establecidos X para identificar faltantes en la recepción de

10

NO SE POSEE DICHA INFORMACION.

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO

SI

NO COME NTARI OS

materiales y suministros con objeto de efectuar reciamos a trabajadores o proveedores? 9.

Existen informes basados en los inventarios para X efecto de facilitar el análisis de pérdidas y manejo de los mismos?

10 Se realizan inventarios físicos en intervalo de X . tiempo, informes apropiados por lo menos una vez al año, para efecto de asegurar registros exactos de las cantidades reales en depósito? 11. Se preparan instrucciones escritas como guía X para la toma del inventario? 12 Son conciliados los recuentos físicos contra los X . registros de contabilidad e inventarios? 13 Son los inventarios físicos, tomados por personas X . ajenas a la custodia de inventarios y a los encargados de manejo de registros? 14 Se investigan oportunamente las diferencias X . presentada entre los resultados de la toma física y lo reflejado en los registros de contabilidad? 15 Existen medidas adecuadas y reglamentadas X . para que en la toma física de los inventarios se controle la entrada y salida de bienes a la bodega? 16 Están separados los bienes inservibles de los X . servibles en depósito?. Existen registros de control de estos bienes? Custodia 1.

Los empleados de manejo de bienes están X debidamente afianzados?

2.

Se conserva la existencia en edificios, cuartos o X compartimentos bajo llave a los cuales sólo tiene acceso el personal autorizado?

3.

Se encuentran las existencias protegidas contra X el deterioro físico?

4.

Verifican los almacenistas las cantidades X recibidas contra los informes de recepción, producción, etc.?

5.

Se exige a los almacenistas informar acerca de X las mercancías anticuadas, no utilizables de poco movimiento y excesivas en cuanto a cantidad?

11

CADA 4 MESE S

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Ref: 001

Fecha:

RIESGO INHERENTE

EMPRESA:

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Fecha : 30/04/2018

Ref: 001

Fecha:

Responsabilidades 1.

Se ha fijado claramente la responsabilidad de X cada uno de los almacenistas por el manejo de las distintas partidas clases de inventarios?

2.

Las ventas y donaciones de existencias fuera de uso o de poco movimiento son aprobados por el comité responsable de conformidad con las disposiciones administrativas y fiscales vigentes?

3.

Están diariamente definidos los funcionarios X responsables de manejo, registro, custodia de inventarios?

4.

Existe una adecuada separación de X responsabilidades en relación con la compra, contabilización y ajustes de inventarios?

12

NO HAY TIPOS DE DONANCION NI DE VENTA DE INVENTARIO FUERA DE USO.

EMPRESA:

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

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Fecha : 30/04/2018

Ref: 001

Fecha:

ANTICIPOS A CONTRATISTAS OBJETIVOS       

Determinar que los valores imputados en esta cuenta son correctos y válidos. Verificar que tanto las autorizaciones como los registros están de acuerdo con los procedimientos existentes. Verificar que el programa de amortización aplicado a cada anticipo, sea razonable. Determino que los registros de las amortizaciones sean hechos en su oportunidad. Comprobar que todos los anticipos figuren en los estados financieros. Verificar que los anticipos se efectúen a cantado las normas legales y contractuales. Evaluar el control interno correspondiente a esta cuenta. PROCEDIMIENTO SI Generalidades Existe un manual de procedimiento que X describa lo relacionado con: - Autorizaciones? - Registros? - Responsabilidades?

NO

2.

Es evaluado periódicamente este manual de procedimientos?

X

3.

Existe una metodología que estandarizar las amortizaciones?

1.

N/A

RIESGO INHERENTE

Los procesos no están en permanente control, lo cual no permite continuar con el mejoramiento y la calidad del proceso. NO SE TIENE ESTA INFORMACION.

permita

4.

Autorización Son revisados y aprobados tanto los anticipos X como las amortizaciones a los contratos?

5.

Registro y Control Los registros contables tienen la información en X forma detallada y clara?

6.

Es analizada periódicamente esta cuenta?

7.

Son conciliados periódicamente las cuentas X auxiliares, con el mayor?

8.

Se circularizan periódicamente contratistas los estados de cuenta?

los

NO SE TIENE ESTA INFORMACION.

9.

Se investigan y analizan lás diferencias de las respuestas?

NO SE TIENE ESTA INFORMACION.

10. 11.

12.

13

a

X

Custodia y Acceso Los contratos están bajo la custodia de persona X responsable? Es esta persona distinta a quien tiene acceso a X los registros contables? Responsabilidades Los anticipos se conceden únicamente con el X fin de atender los negocios normales?

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GASTOS PAGADOS POR ANTICIPO Y CARGOS DIFERIDOS OBJETIVOS      

Ejercer control sobre todas las operaciones, registros y documentos que originen pagos anticipados y sobre cargos diferidos como gastos de investigación y desarrollo, costos de activos adquiridos para ser utilizados en futuros períodos. Cerciorarse si la amortización aplicables a períodos futuros es razonable o que por tratarse de partidas de duración indefinida, es adecuado no amortizarlas. Comprobar que los cargos a los resultados del Periodo se han aplicado sobre bases iniforme con las del Periodo anterior. Que los cargos importantes que no se trasladen como adiciones de activos fijos, sean revisadosy aprobados por funcionario responsable. Determinar la debida clasificación y presentación de las partidas, en los estados financieros. Evaluar el funcionamiento del control interno contable. PROCEDIMIENTO

1.

Las amortizaciones efectuadas se registran X oportunamente'?

3.

Son suficientemente claros y detallados los X registros contables en este rubro?

5.

6.

7.

8. 9.

10. 11.

14

NO

N/A

RIESGO INHERENTE

Generalidades Los traspasos o amortizaciones mensuales están X sistematizados y registrados en forma estándar?

2

4.

SI

Autorización Revisa y aprueba un funcionario responsable las X amortizaciones mensuales? Las adiciones importantes, así como los créditos X son revisados y aprobados por funcionario responsable? Registro y Control Son suficientemente claros y detallados los X registros contables, que reflejen los pagos anticipados y las amortizaciones? Se revisan periódicamente las pólizas de X seguros? Custodia y Acceso Se encuentran a nombre de la entidad las pólizas X de seguros suscritas? Se mantiene un archivo adecuado de los X documentos que soportan las operaciones de seguros? Responsabilidades Está a cargo de funcionario responsable la X contratación de seguros? Tiene algún funcionario la responsabilidad de las acciones a tomar sobre observaciones y recomendaciones de la revisión anterior?

NO SE POSEE ESA INFORMACION

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CICLO DE COMPRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR OBJETIVOS     

Que el control financiero se realice sobre operaciones y soportes que originen obligaciones reales, emitidas o contingentes. Que las obligaciones contraidas, reales estimadas o contingentes hayan tenido autorización competente. Que todas las cuentas y documentos por pagar, se registren oportuna y adecuadamente en los libros oficiales. Que las cuentas y documentos por pagar estén clasificados y presentados en forma adecuada en los estados financieros y sus notas. Evaluar el funcionamiento del control interno contable. PROCEDIMIENTO

SI

Generalidades X 1.

Los procedimientos definen claramente las funciones de verificación y aprobación del pago de facturas?

2.

El departamento que verifica y aprueba cuentas X por pagar es independiente de: - El departamento de compras - La caja general - La recepción de mercancías, suministros

3.

Todas las adquisiciones se tramitan mediante X pedidos normales y órdenes de compra?

4.

Son adecuados los procedimientos utilizados para X imitar las mercancías devueltas a los proveedores?

5.

Existen procedimientos para determinar el pago X de facturas dentro del período de descuento? Autorización

6.

Son autorizados por funcionario competente los X ajustes las cuentas por pagar?

7.

Están plenamente autorizados por funcionario responsable, 5 compras de la entidad?

8.

Los sobregiros bancarios son autorizados y en X concordancia con disposiciones fiscales y administrativas?.

9

15

Registro y Control Las ordenes de compra son prenumeradas y sus X copias emitidas al encargado de verificar y aprobar las facturas?

NO

N/A

RIESGO INHERENTE

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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

10.

PROCEDIMIENTO Existe un adecuado registro de pedidos?

SI X

11.

Se concilian periódicamente los registros X auxiliares con la cuenta control del mayor?

12.

Los registros de cuentas por pagar son X adecuados y oportunos?

13.

Se registran oportunamente los ajustes por X diferencia en cambio?

14.

Custodia y Acceso X Los documentos pagados son archivados adecuadamente y cancelados de manera que se impida el doble pago?

15.

La función de emisión de documentos que X comprometan financieramente a la entidad, está definida en funcionario responsable?

16.

La autorización otorgada para emitir documentos X de obligaciones es limitada?

17.

La renovación de documentos por pagar es X responsabilidad de las mismas personas que los suscribieron originalmente?

16

NO

N/A

Fecha : 30/04/2018

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RIESGO INHERENTE

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PASIVOS A LARGO PLAZO OBJETIVOS       

Determina la adecuada presentación en el balance general, incluyendo la información adicional en notas a los estados financieros. Determinar que los pasivos correspondan efectivamente a obligaciones de la entidad. Determinar la correcta clasificación de las obligaciones para su adecuada presentación en el balance. Determinar si existen garantías otorgadas, gravámenes o restricciones y asegurarse que estos se revelen adecuadamente en los estados financieros o en sus notas. Determinar que se revelen adecuadamente las tasas de interés. Comprobar que las contingencias de importancia, estén mencionadas en los estados financieros o en sus notas. Evaluar el control interno inherente al rubro. PROCEDIMIENTO

SI

NO

N/A

RIESGO INHERENTE

Generalidades 1.

Se cancelen oportunamente las obligaciones X contraídas?

2.

Existe prenumeración de los documentos que X soportan las obligaciones?

3.

Autorización Están todas las obligaciones a largo plazo X debidamente autorizadas y aprobadas por autoridad competente? GERENTE GENERAL, SUBGERENTE GENERAL Y GERENTE FINANCIERA. En caso afirmativo, por quién? Registro y Control

5.

Se concilian periódicamente las cuentas de X control del mayor con los registros auxiliares y éstas con los estados de cuenta?

6.

En caso de utilizar una cuenta bancaria especial para pago de intereses, es debidamente conciliada?

7.

Es adecuado el control sobre cupones o cheques de interés?

X

8.

Se controlan adecuadamente los bonos sin firmar?

X

9.

Se firman los bonos y otras obligaciones antes de emitirlos?

X

10.

Se mutilan canceladas?

X

X

17

debidamente

las

obligaciones

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO

SI

NO

N/A

11.

Se manejan apropiadamente las cantidades no reclamadas de intereses causados?

X

12.

Las cesantías consolidadas y los intereses o rendimientos que ellas devengan según las leyes vigentes, se calculan

X

13.

Se llevan partidas individuales para identificar los acreedores de los pasivos por pago de cesantías?

X

14.

Existen controles adecuados para el cumplimiento X de las cláusulas y condiciones de los préstamos? Custodia y Acceso

15.

Los bonos y documentos no firmados y X autorizados, se encuentran adecuadamente custodiados por funcionarios debidamente asignados?

16.

Los registros contables de los pasivos a largo X plazo, se encuentran a cargo de un funcionario responsable y son inaccesibles a otros empleados? Responsabilidades

17.

18

Son necesarias al menos dos firmas para prestar X validez a un instrumento por préstamos a largo plazo?

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Ref: 001

Fecha:

CICLO DE CAPITAL CONTABLE - PATRIMONIO OBJETIVOS      

Determinar si los conceptos y valores mostrados en el balance general en el rubro patrimonio, se encuentran debidamente clasificados y contabilizados de acuerdo a las normas contables. Determinar si las transacciones que afectaron las cuentas durante el período examinado, fueron adecuadamente autorizadas y registradas. Determinar que los registros legales y estatutarios autorizados para la constitución del capital autorizado, la emisión y suscripción de acciones y la readquisición de las mismas, han sido fielmente cumplidos. Comprobar que las valorizaciones y desvalorizaciones de los activos han sido determinadas de conformidad en los principios legales y debidamente contabilizados y presentadas en el balance. Determinar en el caso de desvalorizaciones de los activos, que se haya hecho la provisión correspondiente. Evaluar el sistema de control interno contable inherente a la cuenta. PROCEDIMIENTO

SI

NO

N/A

Generalidades 1.

Se verifican las restricciones contenidas en normas legales y reglamentos internos, contratos de préstamos, antes de que la autoridad competente realice operaciones de: - Emisión de bonos? - Empréstitos? - Emisión de Acciones? - Emisión de Certificados?

X

2.

Están debidamente separadas las funciones de:

X

- Firma de certificados? - Registros? - Custodia de certificados no emitidos? - Firma de cheques que comprometan el patrimonio? Autorización 3.

El capital social autorizado, así como los aumentos posteriores han sido autorizados por organismo competente?

X

4.

Por quién?

X

5.

Todas las transacciones relacionadas con el X capital social, son debidamente aprobadas y autorizadas por la junta directiva o por funcionarios designados para el efecto?

6.

El pago de dividendos es autorizado y aprobado X por la junta directiva?

19

RIESGO INHERENTE

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO Registro y Control

SI

NO

N/A

7.

Tiene la entidad para cada dase de acciones, un registre de accionistas y se consolida y verifica periódicamente con la cuenta control del libro mayor por funcionario diferente al encargado de la custodia?

X

8.

Tiene la entidad un talonario para toda clase de acciones?.

X

9.

En caso contrario describa el sistema de control utilizado.

X

10.

Los títulos en blanco y los talonarios de los títulos expedidos están prenumerados?

X

11.

Los certificados cancelados son debidamente inutilizados y archivados?

X

Responsabilidades 12.

20

Existe una persona responsable por la expedición o traspaso de las acciones y la custodia de las acciones en blanco?

X

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Ref: 001

Fecha:

INGRESOS, COSTOS Y GASTOS OBJETIVOS

Objetivos  Determina, que el estado de pérdidas y ganancias incluya todos los ingresos, costos gastos del ejercicio.  Determinar si los ingresos, costos y gastos corresponden al Periodo objeto del examen.  Asegurarse que los resultados que aparecen en los estados financieros correspondan a tran sacciones efectivamente realizadas y no se incluyan partidas ficticias.  Determinar si los ingresos, costos y gastos han sido clasificados adecuadamente y descritos en el estado de resultados.  Verificar que en la contabilización de los costos y de las ventas se hayan observado principios de contabilidad generalmente aceptados semejantes a los aplicados en el ejercicio anterior.  Verificar el cumplimiento y aplicación de las disposiciones legales vigentes, relacionadas con los egresos por adquisición de bienes y servicios, así como los gastos normales de operación. PROCEDIMIENTO

SI

NO

N/A

RIESGO INHERENTE

Generalidades 1.

Existen Manuales de Procedimiento que regulen el manejo de ingresos, costos y gastos en lo relacionado con: Autorización? Registro y control? Custodia? Responsabilidades? Formatos?

X

Los cambios a los que se vean afectados en el transcurso normal no son estipulados, ni se les hace seguimiento, además no se mejora los procesos. 2.

Son los Manuales de Procedimiento, evaluados y actualizados periódicamente?

3.

Los niveles directivos ejercen un control directo X sobre el desarrollo de las operaciones que generan un ingreso, costo y gasto? Autorización

4.

Las operaciones y transacciones se realizan con base en una autorización general o específica de la dirección?

X

5.

Los adelantos y pagos anticipados a los proveedores, socios y otros son otorgados de acuerdo a los niveles de autorización respectivo?

X

21

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

6.

PROCEDIMIENTO El pago de intereses está debidamente autorizado por la dirección y reflejado en los estados financieros?

SI

7.

Toda actividad de producción se autoriza con base a los pedidos de los clientes y a las necesidades específicas de existencias?

8.

Las mercancías devueltas por los clientes son debidamente autorizadas por los funcionarios competentes y respaldadas en notas de crédito e informes de recepción?

x

9.

Todos los egresos de la entidad son autorizados con base en un presupuesto preparado de acuerdo a las disposiciones legales?

x

X

Registro y Control 10.

Todos los ingresos que percibe la entidad por venta de bienes o servicios están debidamente soportados por comprobantes prenumerados que evidencian la percepción de recaudo?

11.

Se controla numéricamente los pedidos de ventas X de acuerdo con la solicitud de los clientes?

12.

Los pedidos son estudiados y aprobados por el departamento de crédito antes de hacer el despacho de la mercancía?

13.

Existe papelería prenumerada para la remisión de x mercancías?

14.

Las facturas de ventas son prenumeradas y se controla la utilización de la numeración, incluyendo aquellas que fueron anuladas?

x

15.

Existen claras instrucciones para la venta de contado, al crédito, ventas a empleados al igual que ventas de activos fijos y de excedentes o desechos?

x

16.

Se llevan registros auxiliares para reflejar las ventas de bienes o servicios efectuados por la entidad?

x

17.

Se registran solamente las ventas realmente x efectuadas, es decir. los bienes ya despachados y los servicios ya prestados?

22

NO

X

x

N/A X

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Ref: 001

Fecha:

RIESGO INHERENTE

La producción es continua, es decir no está determinada por los pedidos de los clientes.

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO 18.

Existen adecuada separación de funciones entre x los funcionarios responsables de: Estudiar créditos? Despacho mercancías Facturación? Contabilidad? Cobranzas?

19.

Existe un sistema de información que garantice la x comunicación oportuna (área de la facturación efectuada) a los departamentos responsables de efectuar el registro contable, las deudas a favor de la entidad y de efectuar las cobranzas?

20.

Se mantiene actualizado el registro de x proponentes y los catálogos de los proveedores con precios vigentes para los artículos que se requieran?

21.

Son enviados al departamento de contabilidad los x informes de recepción para confrontar lo facturado por el proveedor contra lo realmente recibido por la entidad?

22.

Existe un adecuado sistema de recolección y x acumulación de los costos incurridos a través de todo el proceso de producción?

23.

La entidad tiene una adecuada clasificación de x los costos que se involucran en el proceso de producción?

24.

Se efectúa un adecuado corte de la producción x en proceso para efectos de determinar el inventario físico final?

25.

Existen bases confiables para valuar los costos y x los servicios que brinda la entidad, en caso que sea ésta su custodia

26.

Los cheques no reclamados son custodiados x adecuadamente y se reingresan a la cuenta bancaria, creándose el pasivo correspondiente luego de determinado período?

27.

Cuenta la entidad con instalaciones apropiadas x para custodia de los documentos que respaldan, deudas, cobranzas y costos y demás compromisos que adquiere la entidad

28.

Se encuentran debidamente organizados, x custodiados e inventariados todas las materias primas, materiales, mercancías para la venta?

23

SI

NO

N/A

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO Responsabilidad 29.

Existen procedimientos establecidos que asignen x responsabilidades para verificar las operaciones y la exactitud de las mismas?

30.

Están debidamente asignadas las x responsabilidades para dirigir o desarrollar las actividades de producción?

31.

Están claramente establecidos las x responsabilidades sobre custodia, almacenamiento y movimientos de existencias?

24

SI

NO

N/A

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Ref: 001

Fecha:

CICLO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO OBJETIVOS  



La existencia de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad del ente público, depreciación y contabilización. La propiedad legal del ente público sobre los bienes presentados en este grupo. Que las adquisiciones de Propiedades Planta y Equipos se ajustan al presupuesto de Inversión . PROCEDIMIENTO

SI

NO

N/A

RIESGO INHERENTE

Generalidades 1.

Existen políticas del ente público para Propiedades Planta y Equipo en cuanto a: - Adquisiciones? - Transferencias? - Baja de Bienes? - Registros contables?

2.

Existen manuales de procedimientos para las Propiedades Planta y Equipo que describan: - Autorización? - Custodia? - Registro y Control? - Responsabilidades?

NO SE POSEE ESA INFORMACION

3.

Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente?

Los cambios a los que se vean afectados en el transcurso normal no son estipulados, ni se les hace seguimiento, además no se mejora los procesos.

4.

El nivel directivo tiene control adecuado para el X manejo de la Propiedades Planta y Equipo?

5.

Existe una adecuada segregación de funciones para: - Registro? - Autorización? - Adquisición ? - Interventoría? - Custodia ?

X

6.

Existen políticas del ente público para: - Ejecución de obras? - Entregas parciales? - Entregas totales?

X

7.

Se inician las actividades de las Construcciones X en Curso a partir de la autorización y aprobación por parte del funcionario competente?

8.

Se cancela la cuenta Construcciones en Curso X después de recibir la obra?

9.

Para los terrenos e inmuebles que el ente público posee, existe:

25

x

X

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO - Títulos de Propiedad? - Certificado de libertad y tradición? - Avalúos Técnicos? - Declaraciones de pagos de impuesto? 10 Las adquisiciones de las Propiedades Planta y . equipo están incluidas en el: - Presupuesto de Inversión? - Plan Anual de Compras?

SI

NO

N/A

X

Registro y Control 1.

Cuenta el ente público con registros auxiliares X adecuados ?

2.

Los registros auxiliares se concilian X periódicamente con:  El saldo total del grupo Propiedades Planta y Equipo ?  Libro control de Propiedades Planta y Equipo ?

3.

En las Propiedades Planta y Equipo se registra correctamente: - Costo? - Depreciación? - Amortización? - Provisión? - Ajustes por Inflación?

X

4.

En el libro control se especifica: - Costo ? - Localización ? - Fecha de adquisición ? - Vida útil ? - Mejoras y Adiciones ? - Depreciaciones ? - Ajustes por Inflación ?

X

5.

Se practica periódicamente Inventario físico ? X  Se compara los resultados con los auxiliares correspondientes ?  Se investiga las diferencias ?

6.

Las Propiedades Planta y Equipo poseen número X de identificación ? - Corresponde éste con el que aparece en el libro control ?

7.

Son los registros efectuados por funcionarios X distintos de aquellos que tienen a su cargo las Propiedades Planta y Equipo?

8.

Las operaciones de arrendamiento de las Propiedades Planta y Equipo se: - Registran ? Controlan adecuadamente ?

X

9.

Existen procedimientos que garanticen un control

X

26

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001

EMPRESA:

Preparó:

AUTOMUNDIAL S.A.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO adecuado para la entrega de obras: - Parciales? - Definitiva?

SI

Custodia y acceso 1.

Los documentos que soportan los registros de las X Propiedades Planta y Equipo están: - Custodiados? - Protegidos adecuadamente?

2.

Existen pólizas contra posibles riesgos de las X Propiedades Planta y Equipo?

3.

Para la conservación y protección de las Propiedades Planta y Equipo existen: - Instalaciones adecuadas? - Medidas de seguridad?

4.

Existen medidas de seguridad que garanticen la X protección de materiales e insumos?

X

Responsabilidades 1.

Los funcionarios responsables del manejo de las X Propiedades Planta y Equipo son independientes de quienes llevan su registro? Nota: El auditor en cada ente público según su X criterio previo análisis de la normatividad interna, señalará los cuestionamientos necesarios y suficientes para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

27

NO

N/A

Fecha : 30/04/2018

R evisó: P eriodo Terminado:

Fecha:

RIESGO INHERENTE

Ref: 001