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• Mariia Joze Guatii

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CLAUDIA ESPERANZA AMEZQUITA MEDINA

ACTORES: ACTUAR: ANTÓNIMOS: cuentas por cobrar CLASIFICACIÓN: CLASES DE CUENTAS POR PAGAR Cuentas por pagar a proveedores Representan la cantidad de dinero que se debe a los proveedores, por mercancías compradas con el propósito de revenderlas. Sueldos por pagar Sueldos que se deben a los trabajados. Intereses por pagar Intereses acumulados sobre documentos por pagar. Impuestos por pagar Importes que se deben por conceptos de impuestos. Sueldos por pagar Sueldos que se deben a los trabajadores CLIENTES: proveedores CONTROLES: Se apoya en forma importante en la dualidad económica de las operaciones tomando en cuenta la base en que se sustenta, que es la partida doble. En todas las transacciones va a haber dos puntos de control. Un principio básico es que exista un registro por la compra de bienes o servicios. Las transacciones que se registran por estos conceptos son muy numerosas e importantes, por lo que debe de existir un control interno que salvaguarde la integridad de las operaciones y permita un registro que deje información para poder consultar sus movimientos y saldos en cualquier fecha. La administración de la empresa debe asegurarse del control existente de las cuentas por pagar dentro de las empresas y para ello deben

poder contestarse varias preguntas, encaminadas todas ellas a proporcionar información suficiente sobre si las cuentas por pagar están siendo administrativas en forma eficiente. El sistema de control operativo de la empresa debe incluir:    

Procedimientos de fondo que deban seguirse en relación con los deberes y obligaciones de cada uno de los departamentos que integran la organización. Las cualidades y conocimientos que deberá reunir el personal de acuerdo con sus atribuciones. Un plan de organización que muestre una separación apropiada de funciones y responsabilidades. Un sistema de autorización y procedimiento de registro adecuado que provea un control contable exacto sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.

FLUJOGRAMA:

GESTIÓN: La gestión que se realiza con los gastos a proveedores y a entidades financieras por deudas de corto plazo es la administración de cuentas por pagar. En contraparte con las cuentas por cobrar, ahora la empresa es el cliente de los proveedores, lo que significa que pasara por una evaluación similar a la que se hizo a los clientes. En este caso, el objetivo es buscar la fuente de deuda menos costosa, por lo que aquí también se aplicaran los criterios de costos y beneficios marginales. Entre las fuentes de financiamiento de corto plazo se mencionan:   

Crédito comercial de proveedores (días de crédito, descuento por pronto pago). Crédito bancario o de entidades financieras (costo y gastos asociados). pasivos acumulados (postergación de pago a empleados, estados, etc)

En cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras, así como auxilio en su conciliación bancaria, entre otras actividades.

DOCUMENTAL:    

Orden de compras Solicitud de pago Solicitud de reposición de fondos Solicitud de transferencia con sus soportes.

HACER INDICADORES: Los indicadores en el proceso de cuentas por pagar permiten medir la eficacia del área, así como mejorar los tiempos y optimizar los recursos, maximizando los recursos del área.

INSUMOS: materia NORMAS: NIC 32 En esta NIC, los pasivos financieros son los que representan una obligación contractual de entregar el efectivo en el futuro, por ejemplo; las cuentas por pagar de origen comercial y los pagarés por pagar. NIC 32 No serán pasivos financieros los pasivos que no tengan origen contractual, es decir, el impuesto sobre las ganancias. De igual forma, las obligaciones implícitas, porque no provienen de ningún contrato. NIC 37 Con respecto a esta NIC, los acreedores comerciales y las obligaciones devengadas también hacen parte de las cuentas por pagar o pasivos financieros. NIC 39 En esta norma se habla de los pasivos financieros mantenidos para negociar, en los cuales se incluyen: Los pasivos que son derivados y no se contabilizan como instrumentos de

cobertura Pasivos financieros en los que incurre con la finalidad de volver a comprarlos en un futuro cercano OBJETIVOS: el objetivo que se persigue con respecto al procedimientos de las cuentas por pagar debe ser acertadas al momento de cancelar las deudas contraídas con terceras personas ajenas a la empresa así como también el beneficio que cumplen dichas cuentas, ya que sin ella seria imposibles cumplir con todas las metas trazada por la organización. PERFIL DEL CARGO PHVA PLANEAR: Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo sencillo que le brinda mayor productibilidad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos. Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación, realización y control de pagos. Además sus efectivos reportes le garantizan pleno conocimiento de sus movimientos bancarios. PRINCIPIOS: Un principio básico es que exista un registro por la compra de bienes o servicios. PROCESO: Sistematización: Fase inicial que información financiera en una entidad económica.

establece

el sistema

de

Valoración: Segunda fase del proceso contable, durante cuyo transcurso se clasifican en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere una entidad económica cuando celebra transacciones financieras. Procesamiento: Tercera fase del proceso contable, en ella se elaboran los estados financieros resultante por las transacciones celebrado por la entidad económica. Evaluación: Cuarta fase del proceso contable, en el cual se clasifican el efecto de las transacciones celebradas por la entidad económica sobre su situación financiera. Información: Quinta fase del proceso contable, necesario para comunicar la información financiera obtenida de la contabilidad. En relación al criterio de Alcarria, (2009, p. 11), el sistema contable pude sistematizarse en los siguientes pasos que se muestra en la siguienteilustración: Captación de hechos contables: Un hecho es cualquier acontecimiento que tiene un efecto, en términos monetarios, sobre una entidad económica. La captación se realiza a través de documentos, soportes de acontecimientos, producto o actividad realizada, tickets, recibos, facturas, nómina, extractos bancarios, informes, entre otros).

Análisis de valoración de hechos contables: Consiste en el análisis de los hechos contable y la valoración de lo ocurrido teniendo en cuenta su repercusión sobre la entidad económica, se trata de una fase crítica del proceso en el cual se requieren los conocimientos técnicos específico que se exige en la profesión contable. Registro de hechos contables: Consiste en la elaboración de los hechos contables en los instrumento de registro adecuado. Elaboración de información de síntesis: Consiste en la acumulación de la información registrada y la elaboración de informes de síntesis útiles para la toma de decisiones. Las ideas expuestas por Catacora (1997), Ventura y Delgado (2010), López (2008) y Alcarria (2009) coinciden que el proceso contable es la ejecución de la empresa debido que llevan unos parámetro que tienen que seguir para poder realizar su estados financieros, ya que se tienen que basar por fases donde se va realizando sistemáticamente una y cada uno de los paso de la contabilidad dentro de una entidad económica. Dentro de ese marco, el proceso contable son lineamientos por donde se debe guiar la entidad económica debido que cada paso que de la empresa correctamente ayuda al resto de las fases del proceso contable a llevarse a cabo satisfactoriamente y a su vez resulta satisfactorio para la empresa debido que sabe la situación de la empresa rápidamente. En el caso de la empresa Rutas Aéreas de Venezuela, S.A. el proceso contable juega un papel muy importante debido que es él quien encamina correctamente los pasos que deberían dar en el departamento de cuentas por pagar, contablemente hablando, es aquí donde se da el primer paso verificar que las facturas estén correctas, con fecha y el tiempo de caducidad para posteriormente ingresarlas en el sistema saint para encaminar el resto del trabajo. PRODUCTOS PROVEEDORES: acreedores RECURSOS RESPONSABLE: Las pruebas de cuentas por pagar son compartidas por diferentes individuos, dependiendo de la situación. Los jefes de departamento o ejecutivos de finanzas, deben supervisar el trabajo realizado por las cuentas por pagar y los empleados del departamento de contabilidad. Algunas compañías tienen un contralor que supervisa todas las actividades de contabilidad y finanzas, incluyendo el rendimiento de cuentas por pagar departamentos. Los gerentes o contralores deben evitar cualquier prueba durante épocas muy atareadas para los departamentos de contabilidad, como el final de un trimestre o un año fiscal. Las personas son responsables de preparar y probar por su cuenta por diversas certificaciones o grados, mientras que los profesores son los responsables de evaluar a los alumnos de contabilidad.

RIESGOS: Al llevar a cabo un archivo preciso de cuentas por pagar, la organización evitará perder el rastro de los pagos, no pagar un recibo dos veces o tener una ingrata sorpresa cuando un número de facturas inesperadas expiren al mismo tiempo. SINÓNIMOS: Deuda SISTEMA: El responsable de mantener los saldos al día, podrá emitir los cheques, tanto para pago a proveedores que se hayan alimentado como resultado de entradas por compra o bien a través de captura de creación de pasivos o solicitud de cheque, directamente en este sistema. Con base en los saldos actualizados, se pueden emitir diversos reportes, incluyendo: SUBSISTEMA 1. 2. 3. 4.

Antigüedades de saldo Estados de cuenta Reporte de pagos futuros Reporte de plazos medios de pago

TEORÍAS: Según Catacora (2008, p.191), los documentos o cuentas "están compuestos por pasivos cierto que no son estimados y que se pueden originar por diversas causas". Su determinación no reviste mayor complejidad que las partidas de activos en las cuales existe un nivel de valoración para determinar los valores a presentar en el balance general. Con referencia a lo anterior, Cantú (2004, p.55), argumenta que "las cuentas por pagar o "pasivos representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores, los cuales tienen derecho prioritario sobre los activos, se deben pagar primero a los trabajadores. En algunos lugares se encuentran los acreedores, mientras que los remanentes quedan para los dueños". Por otro lado de Altuve (1998), "las cuenta por pagar representa el monto que una empresa adeuda a terceros (Acreedores) que le suministra bienes o servicios utilizado en el curso normal del negocio y los cuales deberán cancelar dentro del ciclo de operaciones". Ahora bien, Brito (2004 p.36), afirma que "es cuando la empresa a contraído deudas y estas han sido representadas por la simple aceptación de facturas, se utiliza la cuenta "cuentas por pagar" para controlar tales deudas como una letra de cambio, un pagaré, entre otros". En relación a lo señalado se constata que las cuentas por pagar son las encargadas de todo el control y la administración de las deudas que tiene la empresa con los proveedores que le suministra los recursos necesarios para sus ventas o necesidades dentro de la empresa. De acuerdo con Catacora (2008), Cantú (2004), Altuve (1998) y Brito (2004) coinciden que las cuentas por pagar, es una partida que por su naturalezareal al momento del cierre del ejercicio económico, permanece abierta en los libros debido

a que pertenece al balance general, el cual muestra la situación financiera de cualquier ente económico o social. Forma parte del grupo de los pasivos, pues la cuenta se abre al momento de que la empresa contrae un compromiso u obligación con terceros. En este sentido la cuentas por pagar son las principales cuentas con las que opera las entidades económicas debido a que son ellas las que controlan las deudas y suministro para la operación de la empresas tales como proveedores, prestadores de servicios, entre otros, ya que sin ella la entidad no tuviera operación debido a las exorbitantes sumas de dinero en las que incurren. Finalmente para la empresa Rutas Aéreas de Venezuela, S.A. la cuentas por pagar son las que se encarga de llevar el control de todas las obligaciones que tiene la empresa con terceros, para poder así responder con todas las responsabilidades con las que pueda contar la misma, permitiendo así registrarlas de manera segura. Se puede decir que las cuentas por pagar incluyen no solamente las cantidades que se debe por concepto de mercancía y materiales, sino todas las obligaciones del negocio excepto aquellas evidencias por bonos o documentos independientemente de la compra y se originan por la necesidad de financiamiento que tiene una organización para la adquisición de bienes y servicios que le permitan llevar a cabo sus procesos.

VERIFICAR: 

 

Al revisar el archivo, podrán verificar los recibos con las órdenes de la tienda, saber que están correctas y por consiguiente pagarlas a tiempo. Al pagar a un acreedor la tienda reducirá las cantidades sobre el archivo de cuentas por pagar y marcará la factura como cancelada. Verificar los convenios de pagos suscritos Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las condiciones, confirmaciones y convenios de pago.

Reconocimiento

Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.

Clasificación Con independencia de que se originen en operaciones de crédito público o en operaciones de financiamiento autorizadas por vía general, las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría del costo.

Medición inicial Las cuentas por pagar se medirán por el valor de la transacción.

Medición posterior Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción.

Baja en cuentas Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire o el acreedor renuncie a ella, o cuando la obligación se transfiera a un tercero. La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se da de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto del periodo.

Cuando el acreedor renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pago, la entidad aplicará la Norma de Ingresos de Transacciones sin Contraprestación.

Presentación

Es importante presentar por separado los adeudos a favor de proveedores por la adquisición de bienes o servicios que representan las actividades principales de la

empresa. b) Los saldos deudores de importancia que formen parte de las cuentas por pagar a proveedores, deberán reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios, dependiendo de su procedencia y de la aplicación final que se estime tendrán. c) Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo deberán presentarse por separado. Normas de presentación 1. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata o a corto plazo, y a largo plazo. 2. Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de cuentas por cobrar: a) A cargo de clientes b) A cargo de otros deudores Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el segundo grupo, se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad, tales como: Préstamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc.; deberán agruparse por concepto y de acuerdo con su importancia, si los montos no son de importancia, pueden mostrarse como otras cuentas por cobrar. 3. Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo especial del activo no circulante.

El asiento arriba descrito no se registra en contabilidad, solamente se corre en la hoja de trabajo para la preparación de los estados financieros, ya que las reglas de presentación se refiere a los acomodos en las cifras en los estados financieros solamente, no en los registros contables, esto es, una venta de mercancías a una

compañía afiliada se carga a clientes, ese es el registro contable, sin embargo, por regla de presentación ese saldo se presentará por separado en el estado de situación financiera. Lo comentado en el párrafo anterior aplica para todas las reglas de presentación. 4. Los saldos acreedores en las cuentas por cobrar, deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita. 5. Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las cuentas por cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados

6. Cuando el saldo en cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas importantes a cargo de una sola persona física o moral, su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico cuentas por cobrar o, en su defecto, revelarse a través de una nota a los estados financieros. 7. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán, cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda

En el cuadro de arriba supongo un cliente de la entidad el cual también es proveedor, por un saldo de $1,200,000 y $900,000 en cuantas por cobrar y por pagar, respectivamente; por lo anterior se presentará un saldo neto en clientes por $300.000. Es importante señalar que conforme a la Norma de Información Financiera NIF B12 Compensación de activos financieros y pasivos financieros, debe haber entre las partes la intención de la compensación, es decir, debe presentarse su monto compensado siempre y cuando el flujo de efectivo futuro de su cobro o liquidación sea neto. 8. Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc., deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por cobrar. En caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe de la estimación efectuada. 9. Los saldos a cargo de propietarios, accionistas o socios de una entidad, que representen capital suscrito no exhibido, no deberán incluirse dentro del rubro de cuentas por cobrar.

Revelaciones La deuda adquirida a través de cuentas por pagar se revelará de acuerdo con dos criterios. El primero es su origen como deuda interna o deuda externa. Es interna aquella que de conformidad con la reglamentación vigente, se pacta exclusivamente entre residentes del territorio nacional; por su parte, es externa aquella que de conformidad con la reglamentación vigente, se pacta con no residentes. El segundo criterio de revelación es el plazo pactado. Así, es de corto plazo, la deuda adquirida con un plazo para su pago igual o inferior a un año, y de largo plazo, la adquirida con un plazo para su pago superior a un año. La entidad revelará información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones que estas le impongan a la entidad. Así mismo, revelará el valor de las cuentas por pagar que hayan sido dadas de baja por causas distintas a su pago. Si la entidad infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará a) los detalles de esa infracción o incumplimiento, b) el valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable y c) la corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

BASE LEGAL Y NORMATIVA: Ley 126-01 de creación de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, d/f 27 de Julio del 2001, Art. 7 núm. 1 y Art.8 núm. 4 y 5. Reglamento 526-09 de aplicación de la Ley 126-01, d/f 21 de Julio 2009, Art. 14 Letra b punto 2; letra d punto 6; Art. 21; Art. 27 letra a; Art. 30 letra a. Norma Internacional de Contabilidad de Sector Público No 1, Art.88 letra k y Art. 94 letras d. RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN 1. Departamento de Compras. 2. División de Cuentas por Pagar. 3. Departamento Administrativo. 4. Departamento de Contabilidad. 5. Departamento Financiero. 6. Departamento de Tesorería. 7. Ministro y/o Director General. DOCUMENTOS UTILIZADOS _ Facturas con comprobante fiscal y/o Contratos de Servicios. _ Constancia de Entrada de Almacén _ Relación de Deudas Vencidas. _ Autorización de Pago. _ Relación de Pagos. _ Libro mayor auxiliar de cuentas por pagar _ Libro mayor general POLITICAS Y CONTROLES 1. El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todas las instituciones del Sector Público no Financiero Dominicano, los cuales realizan las funciones de recepción y trámite de solicitudes de cuentas por pagar. 2. La Dirección General de Contabilidad Gubernamental es la única entidad con facultad para normar el contenido, registro y publicación del presente procedimiento, conforme al mandato de su ley de creación No. 126-01 d/f 27 de julio del 2001 en su artículo 9 numeral 1 donde establece que “La Dirección General de Contabilidad Gubernamental tendrá las siguientes atribuciones: 1.-Dictar las normas de contabilidad y los procedimientos específicos que considere necesario para el adecuado funcionamiento del sistema de contabilidad”. 3. Las asignaciones presupuestarias para el pago de la porción corriente de la deuda, únicamente pueden ser ejercidas en las partidas autorizadas que cuenten con disponibilidad. 4. Para registrar una cuenta por pagar, el beneficiario debe estar registrado en la

Dirección General de Contabilidad Gubernamental –DIGECOG- como beneficiario del estado, poseer contrato validado, constancia de entrada de almacén, facturas con los requisitos establecidos por la DGII, es decir, con la documentación soporte que avale el compromiso de pago. 5. Las instituciones del Gobierno Central deben registrar el compromiso de pago con la orden de compra en el cual se establece la forma de pago de dicha orden y a través del compromiso se crea una reserva para la apropiación de la cuenta, en el momento del devengado es donde se registra la cuenta por pagar total con la documentación que avalan dicha cuenta, con el libramiento se ejecuta el pago de la parte devengada a la fecha. 6. No se deben aceptar facturas que contengan errores, alteraciones o enmendaduras. 7. Las facturas deben estar impresas por establecimientos autorizados por la Dirección General de Impuestos Internos; cuando se trate de comprobantes impresos por el propio contribuyente deben contar con autorización de esa autoridad. Dichos comprobantes administrativos:

deben

cubrir

los

siguientes

requisitos

fiscales

y

a. La factura debe contener impreso el nombre, denominación o razón social, dirección, además de estar numerada y contener el registro nacional de contribuyente RNC y número de comprobante fiscal NCF con su fecha de impresión y vigencia, los cuales acreditan el documento a un determinado Organismo b. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deben señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se Expidan los comprobantes. c. Debe contener la cantidad y clase de mercancía o en su defecto la descripción del servicio que ofrecen. d. Valor unitario consignado en número (si es mercancía) y el valor total consignado en número y letra, así como el monto del impuesto transparentado. e. Se pueden tramitar gastos por concepto de viáticos que otorguen las entidades al personal bajo su cargo, que realicen labores de carácter oficial. f. Las unidades ejecutoras que cuenten con fondos reponibles pueden cubrir sus gastos locales a través de ese mecanismo; las que no estén dentro de este esquema lo deben ejercer de la manera ordinaria en que se realizan otros gastos. 8. Se pueden tramitar gastos por concepto de prestaciones de seguridad social, retenciones, impuestos y derechos, estancia bienestar infantil u otros servicios que

implique un pago a una empresa o institución gubernamental, “Servicios Personales” con oficio de autorización del Director y/o Subdirector de Área justificando el gasto correspondiente. 9. Presentar el formato de cuenta por pagar con sus requisitos legales. 10. El pago anticipado de suscripciones, seguros o de otros servicios, en los que no sea posible pactar que su pago sea cubierto después de que la prestación del servicio se realice, debe ser autorizado mediante oficio por el Ministro o funcionario autorizado y/o Director General. VII. NORMAS 1. La sección de cuentas por pagar será responsable de controlar el proceso de los pasivos generados por las distintas unidades ejecutoras. 2. Es responsabilidad de la sección de cuentas por pagar informar a la dirección financiera la situación de las deudas adquiridas por el ente. 3. La sección de cuentas por pagar no podrá solicitar la emisión de cheques o notas de débito, sin la orden de pago original con los documentos obligatorios anexos 4. El encargado de cuentas por pagar, realizará las gestiones de pago ante el departamento de Tesorería, previa reunión con el departamento financiero. 5. En caso de adelanto de pago, el encargado de cuentas por pagar deberá mantener el documento original, en espera de la certificación del servicio, informe de recepción o de la terminación de la obra y deberá controlar el envío y recepción del informe de terminación de la obra, certificación del servicio o informe de recepción, de parte de las unidades a la sección de cuentas por pagar. 6. El encargado de cuentas por pagar informará a los beneficiarios de los pagos correspondientes suministrados por el departamento de tesorería, de la siguiente manera: a) Prestaciones Sociales, enviará al departamento de nómina el listado de beneficiarios, indicando el número de transferencia y/o de cheque, nombre del beneficiario y monto; informará a través de listado, correo electrónico o página Web indicando número de cheque y nombre del beneficiario. b) Aportes y Retenciones a organismos, informarán a través de oficio y por medio de correo electrónico a los organismos internos. c) Aportes y Retenciones externos, informarán a la unidad responsable para que retire el cheque y proceda a enviar el pago al organismo correspondiente.

7. El encargado de cuentas por pagar realizará mensualmente un inventario físico de las facturas y/o contratos adeudados y realizará conciliación con el libro auxiliar, además, enviará al departamento de tesorería los estados de cuenta de sus proveedores para su validación y conciliación. 8. La sección de cuentas por pagar elaborará un cronograma de pago de acuerdo a los ingresos del trimestre mostrando la situación de las cuentas por pagar y lo remitirá mensualmente al departamento financiero dentro de los primero cinco (5) días hábiles de cada mes, resaltando el mes a que corresponde dicho gasto, este cronograma debe ser remitido al departamento de contabilidad para la conciliación. 9. Las normas y procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al control posterior de la unidad de auditoria interna y al control previo por parte de las unidades involucradas. 10. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el control previo correspondiente a su unidad. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Sección de Cuentas por Pagar 1. Recibe la documentación correspondiente: Carta orden/orden de compras, contrato de servicios o factura, la cual debe contener todos los requisitos legales, cubicaciones y solicitud de transferencia de pago con sus soportes. 2. Revisa la documentación recibida la postea y valida y la archiva en orden alfabético. 3. Al existir disponibilidad financiera elabora relación de pagos de acuerdo a la disponibilidad existente y a la antigüedad de la deuda. 4. Anexa el soporte validado a la Relación de Pagos y lo envía al departamento financiero para su revisión y validación. SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y PAGO DE CUENTAS Departamento Financiero a) Revisa y valida la relación de cuentas por pagar con la documentación soporte anexa, en original y 2 copias, con la cual solicita al Ministro y/o Director General la autorización de pago del bien o servicio adquirido o requerido por la entidad. b) Cuando es un contrato de construcción se solicita el contrato original y las cotizaciones realizadas cuando sean pagos parciales; en el trámite de pagos parciales deber anexar una copia del contrato en el 1er. Pago y en los subsecuentes indicar el No. la cuenta por pagar y el de la cuenta donde envío en contrato.

c) Cuando es adquisición de bienes o prestación de servicios, solicita factura de conteniendo los requisitos fiscales vigentes y el formulario de recepción de almacén, en caso de materiales y suministros o del área que haya recibido el servicio. El formulario de recepción de almacén debe contener los siguientes datos:    

Fecha Beneficiario Costo unitarios o valor de cotización Valor total

d) Verifica que los documentos se encuentren con la documentación soporte correcto: a. Que el importe de la cuenta por pagar corresponda al de la factura b. Que se tenga apropiación. c. En el caso de bienes de consumo y de activo fijo que los mismos se gestionen a través del comité de compra, para lo cual se requiere: 1.1. Sello de entrada al Almacén con el alta que corresponda, en caso de bienes de uso la firma y sello del área operativa que los recibió. 1.2. Número de contrato y/o pedido. 1.3. Nombre, firma y cedula del encargado de almacén 1.4. Copia de remisión, conteniendo los datos completos del bien enviado al departamento, sello del Almacén y firma del encargado. 1.5. Las facturas no deben contener, errores, borrones o que se encuentren mutilados. 2. Revisa formulario de devolución de documentos en original y copia. 3. Entrega al encargado administrativo, para que corrija la causa que originó la devolución. 4. Recibe original del formulario de devolución y documentación soporte y anexos de la cuenta por pagar correspondiente. 5. Obtiene las firma de autorización de pago del Ministro y /o Director General. Departamento de Contabilidad 6. Identifica y valida la cuenta en el objetar del clasificador presupuestal y lo enlaza con el catalogo contable del grupo 2 correspondientes a la cuenta por pagar. 7. Realiza la captura presupuestaria y contable en el sistema: a) En el clasificador Presupuestario identificamos:  Objeto del Gasto.  Partida específica, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto e importe de la misma.  Concepto de la cuenta por pagar y número consecutivo de la misma.  Monto total de la factura.

b) Contablemente:  Cargo a las cuentas por pagar  Cuentas por pagar proveedores  Cuentas por pagar contratistas  Abono a las cuentas de mayor correspondiente.  c) Tratándose de Obra Pública: Por avance o término de obra  Cargo a las cuentas.- Obras en Proceso.  Abono a las cuentas: Anticipo a Contratistas.- Retención de Impuestos. Sección de cuentas por pagar 8. Recibe Cuenta por Pagar y verifica registros contables, las firma y devuelve al departamento contabilidad. 9. Elabora relación de entrega de cuentas por pagar en original y copia y lo remite al departamento de Tesorería con acuse recibo en dos copia. Departamento de tesorería 10. Recibe, revisa y entrega documentos al analista de tesorería para que emita el pago de acuerdo al caso. Analista de Tesorería 11. Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o transferencia a realizar. 12. Realiza transferencia y/o elabora cheque con retenciones si las hay y las nota de débito

MECI

PASOS

COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL MECI

OBJETIVO

PROCEDIMIENTO

1. Ambiente de control

Evaluar la Integridad y valores éticos

http://www.funcionpublica.gov.co/documents/41854 8/34150781/Marco+General+Sistema+de+Gesti%C3% B3n++Modelo+Integrado+de+Planeaci%C3%B3n+y+Gesti% C3%B3n+MIPG+-+Versi%C3%B3n+2++Julio+2018.pdf/12861a42-8ff2-95c0-f513b2085bcf90f7

2. Evaluación del riesgo

Identificar los riesgos

https://fce.unl.edu.ar/auditoria/filminas-ciclocompras-cuentas-a-pagar.pdf https://www.auditool.org/blog/fraude/3718-caso-defraude-proveedor-fantasma-y-estilo-de-vida

3. Actividades de control

Minimizar el impacto de las consecuencias de los mismos

http://auditsonmer.blogspot.com/2008/12/auditoriade-cuentas-y-documentos-por.html

4. información y comunicació n

Brindar la información necesaria para la mitigación de riesgos

http://auditsonmer.blogspot.com/2008/12/auditoriade-cuentas-y-documentos-por.html

5. Actividades de Monitoreo

Analizar y utilizar información para hacer seguimiento http://auditsonmer.blogspot.com/2008/12/auditoriaal progreso de un de-cuentas-y-documentos-por.html programa de actividades de control.