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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CONCEPTO DE CONTABILIDAD Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias TIPO DE CUENTAS, NATURALEZA, PARTIDA DOBLE Y ECUACION PATRIMONIAL CUENTA Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que realiza una empresa. La CUENTA T es un esquema utilizado para el registro de las operaciones, sus partes son: 1. NOMBRE de la cuenta 2. El DEBE va al lado izquierdo y se usa para registrar los valores con carácter positivo o de sumar. 3. El HABER va al lado derecho y sirve para registrar los valores con carácter negativo o de resta 4. El SALDO Se define como la diferencia entre el total de los registros débitos y los registros créditos de una cuenta contable el cual puede ser debito o crédito dependiendo de la naturaleza de la cuenta analizada. NOMBRE (CUENTA) DEBE Débito Saldo Débito

HABER Crédito Saldo Crédito

Una cuenta tiene Saldo Débito cuando el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito Una cuenta tiene Saldo Crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito CLASIFICACION, Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Cuentas Reales: Son las cuentas del Balance General, es decir, las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio (son de carácter acumulativas). Permiten mostrar el estado de una empresa en un momento determinado. Cuentas Nominales o Transitorias: Son aquellas que pertenecen al Estado de Resultados, es decir, las cuentas de Ingresos, Costos (de Ventas y de Producción) y Gastos. Cuentas de Orden: Son cuentas que aun cuando figuran en la contabilidad no afectan la ecuación contable (Activo - Pasivo = Patrimonio) dado que se trata de cuentas de control para importes de terceros necesarias para el manejo de operaciones especiales como por ejemplo las mercancías en consignación. CUENTAS DE BALANCE O REALES CONCEPTO

VALOR

DESCRIPCION Representa todos los bienes y derechos tangibles e intangibles que puede tener, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros.

ACTIVO IDENTIFICACI ON HECHOS ECONOMICOS PASIVO PATRIMONIO

Representa las obligaciones que pudo haber contraído del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios.

Comprende los aportes que puede tener, realizados por los socios al momento de constituirse. CUENTAS DE RESULTADO CONCEPTO

VALOR INGRESOS

IDENTIFICAC ION HECHOS ECONOMICO S

GASTOS

DESCRIPCION Representa los beneficios operativos y financieros que puede recibir en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Representa todos los cargos operativos y financieros en que incurre en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.

COSTOS Representa los costos directos e indirectos que incurre en la prestación de servicios y comercialización de su producto en un periodo determinado. ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ACTIVOS: Para cualquier tipo de empresa representa los bienes y derechos que ésta posee. Se entiende por Bienes, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por Derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor CARACTERISTICAS:  Estar en capacidad de generar beneficios o servicios  Ser de propiedad de la empresa  Generar un derecho de reclamación, que debe estar causado MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO. Estas cuentas empiezan y aumenta su movimiento en el Debe y disminuyen y se cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es Débito CUENTA DE ACTIVO DEBE HABER + Aquí empiezan Aquí disminuyen y aumentan y se cancelan Saldo Débito CLASES DE ACTIVOS: a. ACTIVO CORRIENTE: Son aquellos activos que se convertirán en efectivo en un término inferior a un año. (caja, bancos, inversiones, clientes, deudores de corto plazo y los inventarios). Caja: CAJA Bancos:

DEBE HABER Compra de contado. Venta de contado BANCOS Recibir préstamos. Consignaciones. Consignaciones Cheques girados. Pago facturas de clientes. Pago de facturas proveedores. iníciales. Aportes iníciales Faltantes no justificados. Trasladoen deefectivo. fondos. Traslado de fondos. Particulares y trabajadores pagan Nota crédito. Notas débito. préstamos. Gastos en general. Cheques girados Pago de nomina. Otros ingresos en efectivo. devueltos. Retiros con tarjeta. Cheques consignados devueltos.

Clientes: Esta cuenta se utiliza cuando efectuamos ventas de mercancías a crédito. CLIENTES Venta crédito. Pago facturas. Abono a Intereses. facturas. ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Notas débito. Inventarios: Constituye las mercancías que están disponibles para la venta, según el objeto social de la empresa. EXISTEN 2 SISTEMAS DE INVENTARIOS: Inventario Permanente: Consiste en conocer siempre el costo de la mercancía vendida, y del inventario final, a través de un kardex (manual o sistemático). Que mediante un método de valoración permite esos datos. xx Ejemplo: Compra: Inventarios. x IVA por xx pagar. x Xxx Retención Xxx Proveedores. Venta: 1) Un asiento de la venta: xx Caja. x xxx Comercio. xxx IVA por pagar. 2) Un asiento del costo

Costos ventas. xxx Inventarios.

de venta: lo tomamos del kárdex xxx

Inventario Periódico: Para obtener el valor de costos de ventas se debe realizar un inventario físico y posteriormente valorarlo con un método aceptado. Ejemplo: Compras:

xx x xx x

Compras IVA por pagar. Proveedores. Retención. Ventas: Caja. Comercio. IVA por pagar.

Así se calcula el costo de venta: Inventario inicial. Más compras netas. Mercancía disponible para ventas. Menos inventario fiscal. Costo de ventas.

xxx xxx xx x xxx xxx

xxx xxx xxx xxx $ xxx

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE INVENTARIO PERMANENTE Compra de mercancía para Ventas de mercancías para la la venta. venta. Devolución en ventas. Devolución en compras. Sobrantes. Faltantes. b. ACTIVO FIJO: Representa aquellos activos que no están disponibles para la venta que, deben permanecer en la empresa y que contribuyen al objeto social. Los activos fijos comprenden: Terrenos. Edificios. Maquinaria y equipo. Equipo de oficina. Equipo de transporte. Equipo de comunicación y computación. Nota: Todos tienen la misma dinámica de naturaleza débito: ACTIVO FIJO Compra activo fijo. Ventas de activo fijo. Reparaciones que incrementen el valor activo. Retiro del A.F. Retiro de obsolescencia. Robo, perdida, daño del A.F. c. OTROS ACTIVOS: Están conformadas por aquellos activos que no son ni corrientes ni fijos: Gastos pagados por anticipado. Cargos diferidos. Valoraciones. Inversiones de largo plazo. Deudores de largo plazo. Gastos Pagados por Anticipado: Hace parte del activo diferido y está sometido a una amortización con límite de acuerdo a las características del activo: Arrendamiento, Intereses, Servicios, Suscripciones Cargos Diferidos: Es la misma dinámica de los gastos pagados por anticipado, y está sometido a un límite de amortización de acuerdo al activo diferido: Gastos de constitución, estudios de mercados, útiles y papelería Ejemplo: Gastos pagados por anticipado 1º Asiento cuando se efectúa el pago de un seguro correspondiente a 1 año: Gastos pagados por anticipado. Seguros. $ 1´200.000 ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE $ 1´200.000

Bancos

2º Asiento al final del mes: Valor amortización = $ 1´000.000 = $ 100.000 12 meses Gastos seguro. Gastos pagados por anticipado. Seguros

$100.000 $ 100.000 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y CARGOS DIFERIDOS Cuando efectué el Cuando se consume pago por el servicio anticipado. (amortización)

PASIVOS: Son todas aquellas obligaciones que están a cargo de la empresa con terceros. MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PASIVO. Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe; por lo general su saldo es Crédito CUENTA DE PASIVO DEBE HABER + Aquí disminuyen Aquí empiezan y se cancelan y aumentan Saldo Crédito a. PASIVO CORRIENTE: Constituyen todas las obligaciones que deben ser canceladas en un término inferior a (1) un año. Obligaciones financieras

Sobregiros Créditos

Proveedores. Costos y gastos por pagar. IVA por pagar. Otros impuestos por pagar. Obligaciones laborales.

PROVEEDORES Pagos o Compra de mercancías abonos. para Devoluci la venta a crédito.

OBLIGACIONES FINANCIERAS Cuando pagamos. Obtención de préstamos. Sobregiro de cuentas Notas créditos. bancarias. Intereses. Notas debito.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ón en compra. Notas crédito. Notas débito. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR Pagos o abonos. Compra de artículos o servicios Notas crédito. Diferentes del objeto social a crédito. b. PASIVO A LARGO PLAZO: Comprende aquellas obligaciones con vencimiento superior a un (1) año. Obligaciones financieras. Acreedores a largo plazo. PATRIMONIO: Constituye los aportes de los dueños en la empresa. Su Movimiento es igual al de las cuentas de Pasivo Capital social. Superávit de capital. Reservas. Resultados de ejercicios anteriores. Resultados de ejercicio. CUENTA DE PATRIMONIO DEBE HABER + Aquí disminuyen Aquí empiezan y se cancelan y aumentan Saldo Crédito INGRESOS: Son los valores que recibe la empresa por la venta de bienes o la prestación de servicios MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE INGRESOS. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio, para calcular su saldo CUENTA DE INGRESOS DEBE HABER + Aquí disminuyen Aquí empiezan y se cancelan y aumentan Saldo Crédito Operacionales: Son aquellos que se originan en las ventas del bien o servicio del objeto social. COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR DEBE HABER Cuando haya una Cuando haya una venta. devolución en venta. ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE No operacionales: Son aquellos ingresos diferentes del objeto social que son poco frecuentes. INGRESOS NO Intereses. Sanción o multa. OPERACIONALES Material de DEBE desecho. HABER Cada vez que Obtenga un haya ingreso un ajuste. no operacional. GASTOS: Son desembolsos desarrollo normal de las actividades comerciales (no son recuperables).

ocasionados

en

el

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE GASTOS. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es Débito CUENTA DE GASTO DEBE HABER + Aquí empiezan Aquí disminuyen y aumentan y se cancelan Saldo Débito Se dividen en:  Gastos operacionales: De administración: son aquellos gastos que no dependen del nivel de ventas. De ventas: Dependen del nivel de ventas. 

Gastos no operacionales: son aquellos gastos que no son frecuentes y no tienen relación directa con el objeto social.

En general: Salarios. Prestaciones sociales. Aportes patronales y parafiscales. Servicios en general. Seguros. Impuestos. Honorarios. Arrendamiento. Diverso. Servicios públicos. COSTO DE VENTAS: representan el valor de adquisición de los bienes que se pretenden enajenar. ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE COSTO DE PRODUCCION O DE OPERACION: En empresas industriales o de servicios son todos aquellos desembolsos necesarios para transformar una materia prima en un producto terminado o prestar un servicio MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE COSTOS. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber, normalmente no se acreditan y su saldo es Débito CUENTAS DE COSTOS DEBE HABER + Aquí empiezan Aquí disminuyen y aumentan y se cancelan Saldo Débito COSTO DE ORDEN: Agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura financiera de la empresa, así como las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general; además, las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias. Se clasifican en: CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS. Los dineros, los documentos y los bienes que se conforman el grupo de estas cuentas, se manejan como las cuentas de Activo, su saldo es Débito. Ej: bienes y valores entregados en custodia o en garantía. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS. Los bienes que se han recibido en custodia, manejo o negociación, constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras; éstas se manejan como cuentas de Pasivo, su saldo es Crédito. Ej: bienes y valores recibidos en custodia o en garantía. PLAN UNICO DE CUENTAS (PUC) OBJETIVO El Plan Único de Cuentas (PUC) busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. CONTENIDO El PUC está compuesto por un catalogo de cuentas, y la descripción y dinámica para su aplicación, que debe observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas. CATALAGO DE CUENTAS Contiene la relación ordenada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas del Activo, del Pasivo, del Patrimonio, de los Ingresos, de los Gastos, del Costo de ventas, del Costo de Producción o de operación y de las Cuentas de Orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CUENTAS AUXILIARES. Adicional a las subcuentas, podrán utilizarse las Auxiliares que se requieran, de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastará incorporarlas a partir del séptimo dígito.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE DESCRIPCION Y DINAMICAS Expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidos en el catalogo, e indican las operaciones por registrar en cada una de las cuentas. Las dinámicas señalan la forma como se deben utilizar las cuentas y realizar los movimientos contables que las afectan. El PUC está estructurado a partir de los siguientes niveles: CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIARES

El primer dígito Los dos primeros dígitos Los cuatro primeros dígitos Los seis primeros dígitos Con siete o más dígitos

Las clases que identifica el primer dígito son: CLASE CLASE CLASE CLASE CLASE CLASE CLASE

1 2 3 4 5 6 7

CLASE 8 CLASE 9

Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Gastos Costo de Ventas Costo de Producción o de Operación Cuentas de Orden Deudoras Cuentas de Orden Acreedoras

CUENTAS DE BALANCE GENERAL CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOS CUENTAS DE ORDEN

PARTIDA DOBLE La Partida Doble significa doble anotación, es decir, consiste en registrar simultáneamente las 2 partes de un hecho contable, donde al debitar una o varias cuentas debo acreditar una o varias cuentas de tal manera que la sumatoria de débitos y créditos sea igual. Ejemplo: Cuando se vende al contado se recibe dinero, lo cual significa que caja, cuenta de activo aumenta, y por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta terrenos que también es de activo, disminuye, y por tanto se acredita. 1105 CAJA HABER DEBE 1504 TERRENOS 7.400.000 DEBE HABER 7.400.000 ASIENTOS CONTABLES: Es el registro de las operaciones mercantiles en los Comprobantes y Libros de Contabilidad. Pueden presentarse dos (2) tipos de asientos: el Asiento Simple y el Asiento Compuesto ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Asiento Simple: Se presenta cuando sólo se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito (se debita una sola cuenta y se acredita una sola cuenta) Ejemplo: Una consignación por $ 1.000.000 1110 BANCOS HABER 1105 CAJA DEBE 1.000.000

DEBE

HABER 1.000.000

Ejemplo: aporte inicial en efectivo por $ 5.000.000 1105 CAJA HABER DEBE 3105 CAPITAL 5.000.000 DEBE HABER 5.000.000 Asiento Compuesto: Se presenta cuando en el registro se afecta más de dos cuentas, que pueden ser una deudora y dos o más acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. Ejemplo: Venta de mercancías por valor de $ 500.000 con IVA 16% por $ 80.000 de contado. 4135 COMERCIO 1105 CAJA DEBE HABER DEBE HABER2408 IVA POR 500.000 PAGAR 580.00 DEBE HABER 0 80.000

Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles : Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia el esquema T por los asientos de diario, de forma horizontal. Así:

CÓDIGO 1105 1305 4135

CUENTAS Caja Clientes Comercio al por mayor y al por menor

DEBE

HABER

$ 200.000 620.000 $ 820.000

Recuerde que: UNA CUENTA SE DEBITA UNA CUENTA SE ACREDITA Cuando es de: Cuando es de:  Activo: aumenta  Activo: disminuye  Pasivo: disminuye  Pasivo: aumenta  Patrimonio: disminuye  Patrimonio: aumenta  Costo de ventas: aumenta  Costo de venta: disminuye ____________________________________________ Instructor: Angela Patricia Rios Aguirre

 

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Gastos: aumenta  Gastos: disminuye Ingresos: disminuye  Ingresos: aumenta ECUACIÓN PATRIMONIAL

Es el equilibrio que debe existir entre Activo, Pasivo y Patrimonio. Activo = Pasivo + Patrimonio. Patrimonio = Activo – Pasivo. Pasivo = Activo – Patrimonio. Ejemplo: Muebles LTDA, suministra la siguiente información: posee $ 600.000 en el Banco, $ 1.500.000 en Muebles y Enseres, $ 1.200.000 que debe cobrar por venta de mercancía, debe pagar a proveedores $900.000, un préstamo bancario por $ 500.000. ¿Cuál es el patrimonio de la empresa? PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO ACTIVO Bancos $ 600.000 Muebles y Enseres 1.500.000 Clientes 1.200.000 Total Activo $ 3.300.000 PATRIMONIO = 3.300.000 – 1.400.000= 1.900.000

PASIVO Nacionales $ 900.000 Bancos Nacionales 500.000 Total Pasivo $ 1.400.000

CASO PRÁCTICO: Todo lo anterior se resume en el siguiente ejercicio: Albert Jass nos suministra la siguiente información: Debe al Banco Davivienda $40.000. Tiene dinero en efectivo por $10.000, Posee $40.000 en cuenta corriente, Su vehículo le costó $250.000. Su apartamento cuesta $1.500.000 y está hipotecado por $l.000.000. Del auto está debiendo $180.000. ¿Cuál es su patrimonio? ECUACIÓN PATRIMONIAL: ACTIVO

PASIVOS

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TOTAL PASIVO PATRIMONIO? TOTAL ACTIVO

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

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