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• Manrique Reyes

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Unidad 3 Cuentas por cobrar Objetivos Al i nalizar la unidad, el alumno: • • • • •

Distinguirá los diferentes tipos de cuentas por cobrar, utilizados en contabilidad. Describirá la forma de valuación, registro y reglas de las cuentas por cobrar. Registrará contablemente los ajustes correspondientes por concepto de cuentas incobrables. Distinguirá otro grupo de cuentas por cobrar que se utilizan en los registros contables. Identiicará las fuentes de inanciamiento, descuento de documentos y factoraje de cartera, así como su valuación y registro contable.

Conceptos centrales

unidad 3 cuentas por cobrar

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Introducción En el curso de Contabilidad financiera I se analizó el concepto, la naturaleza y el registro contable por la venta de mercancía, la prestación de servicios y otras operaciones a crédito, todas manejadas mediante cuentas de clientes, documentos por cobrar y deudores diversos, así como su presentación en los estados financieros. Ahora analizaremos la serie NIF C-3 que regula la valuación, el registro contable y la presentación en el estado de situación financiera de las cuentas por cobrar, rubro que se encuentra integrado por las cuentas anteriormente mencionadas. Conoceremos y aplicaremos diferentes procedimientos para determinar las cuentas por cobrar que presenten problemas para su cobro, así como su registro contable. Las cuentas por cobrar son derechos a favor de la empresa, que se encuentran respaldadas con documentos de los cuales se espera obtener efectivo hasta su fecha de vencimiento, por lo tanto, analizaremos también las diversas operaciones de financiamiento que las empresas realizan con las instituciones de crédito, para obtener recursos (efectivo) antes del vencimiento de los documentos (pagarés y letras de cambio).

3.1 Cuentas por cobrar En la actualidad, muchas de las operaciones comerciales que realizan las Las cuentas por cobrar empresas son a crédito, lo que genera una cuenta por cobrar por la venta se originan por la venta de mercancías, prestación de servicios de mercancías o prestación de servicios a sus clientes. Esta operación a crédito y préstamos a empleados. Este permite a las empresas que otorgan el crédito incrementar sus ventas y ser crédito se deine de dos formas: crédito más competitivas al proporcionar a sus clientes más opciones para obtener comercial, que es “de palabra”, y crédito la mercancía o servicios que requieren. Las cuentas por cobrar también se con garantía de documentos, mediante conceden a otros deudores por operaciones diferentes a las relacionadas con pagarés y letras de cambio. su actividad principal, como la venta de activos y préstamos a empleados de la empresa. La serie NIF C-3 establece las reglas de aplicación de las normas ¿Cuáles son las formas básicas de información relativas a las cuentas por cobrar de empresas comerciales, en que las empresas pueden industriales y de servicios. Las define de la siguiente forma: “las cuentas por otorgar crédito? cobrar representan derechos exigibles originados por las ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo”. En otras palabras, las cuentas por cobrar son derechos generados por créditos otorgados por la venta de mercancías o servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto soportados por un contrato, la factura, el pedido, etc. Normalmente, este tipo de crédito está basado en la solvencia del deudor y la confianza que le tiene el acreedor. Cuando se documentan con títulos de crédito como letras de cambio o pagarés, se denominan documentos por cobrar; mientras que cuando no hay títulos de crédito de por medio, se denominan otras cuentas por cobrar. Por lo anterior, el crédito que conceden las entidades económicas puede otorgarse básicamente de dos formas: 1. Crédito comercial o a cuenta abierta. 2. Crédito con garantía de documentos.

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1. Crédito comercial o a cuenta abierta (“de palabra”). Opera bajo una línea de crédito apoyada en la confianza, y en la solvencia moral y económica, del cliente o deudor, sin más evidencia de la operación que el pedido de compra y la factura que ampara la entrega de las mercancías o el importe de los servicios prestados. 2. Crédito con garantía de documentos. Generalmente tiene por origen las cuentas por cobrar a clientes o deudores, adicionándoles como garantía títulos de crédito (documentos), con los cuales la empresa ejerce el derecho que en ellos se consigna, es decir, el deudor al momento de firmar los títulos se compromete a liquidar el importe de la operación en una fecha determinada. Podemos resumir lo anterior en la figura 3.1.

Figura 3.1 Clasiicación del crédito.

3.2 Valuación, registro y reglas de presentación De acuerdo con la serie NIF C-3, las cuentas por cobrar deben registrarse con el valor pactado origi- nalmente del derecho exigible y, atendiendo a los postulados básicos de devengación contable y valuación, deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, es decir, deben considerarse las rebajas, bonificaciones pactadas y la estimación por irrecuperabilidad, o difícil cobro de cuentas. Por lo anterior, la valuación, como ya se mencionó, permite identificar y cuantificar el monto de partidas al momento de preparar el balance general; por lo que a este rubro se refiere debemos tomar en cuenta lo siguiente: Las cuentas por cobrar deben de reflejar lo que se espera, en forma razonable, obtener en efectivo, crédito o servicios, por lo que se deben disminuir los descuentos y bonificaciones otorgados, así como lo que se estima no se podrá recuperar (párrafo 3, serie NIF C-3). Ejemplo: el 5 de agosto del 2008 una compañía vendió a crédito mercancía por $900,000.00 y otorgó un descuento de 10% por venta al mayoreo. El costo de la mercancía vendida fue de $500,000.00.

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El registro correcto debe ser: Fecha

Concepto _____1_____

Parcial

Clientes Descuentos sobre ventas Ventas Registro de la venta relejando el descuento de 10%

Debe

810,000 90,000

Haber

900,000

_____2_____ Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido

500,000

500,000

La cuenta de clientes refleja $810,000 y no $900,000 por el importe de la venta, ya que éstos, adeudan el precio de la mercancía vendida disminuida del descuento otorgado, por lo que se refleja lo que se espera realmente obtener por esta operación. En el caso de rebajas pondremos el siguiente ejemplo: el 5 de agosto del 2008 una compañía vendió a crédito mercancía por $700,000.00 y otorgó una rebaja de 10% por venta de mercancía con pequeños defectos. El costo de la mercancía vendida fue de $250,000.00. El registro correcto debe ser: Fecha

Concepto _____1_____ Clientes Rebajas sobre ventas Ventas Registro de la venta relejando la rebaja del 10%

Parcial

Debe

630,000 70,000

Haber

700,000

_____2_____ Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido

250,000 250,000

La cuenta de clientes refleja $630,000 y no $700,000 por el importe de la venta, ya que éstos adeudan el precio de la mercancía vendida disminuida de la rebaja otorgada, por lo que se refleja lo que se espera obtener realmente por esta operación. La misma serie NIF C–3 señala que, dependiendo del origen de las cuentas por cobrar, se pueden formar dos grupos: 1. A cargo de clientes. 2. A cargo de otros deudores.

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1. A cargo de clientes. Se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la empresa, derivados de la venta de mercancía o prestación de servicios que representan la actividad normal de la misma. 2. A cargo de otros deudores. Deben mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándose por concepto y de acuerdo con su importancia, que generalmente se originan por la venta de artículos o prestación de servicios que no representan la actividad principal de la empresa. Lo anterior lo podemos observar en la figura 3.2:

Figura 3.2 Integración de las cuentas por cobrar conforme a su origen, de acuerdo con la serie NIF C-3.

En la práctica, de acuerdo con las políticas y necesidades de cada empresa, y conforme a las normas de información, las ventas de mercancía y la prestación de servicios a crédito se registran en las cuentas de clientes y documentos por cobrar si existe la firma de un título de crédito. Las operaciones que no constituyen la actividad principal de la empresa y que representan otras cuentas por cobrar, generalmente se controlan mediante las cuentas de deudores diversos, funcionarios y empleados. Es conveniente mencionar que, en ocasiones, las cuentas por cobrár están en moneda extranjera y, por lo tanto, se deben valuar al tipo de cambio bancario vigente a la fecha de los estados financieros. ¿Cómo se clasiican las cuentas por cobrar? Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar son clasificadas como: de exigencia inmediata, o a corto plazo; y a largo plazo, corto plazo a un plazo menor de un año, las cuales deben presentarse en el balance en activo circulante, inmediatamente después del efectivo y las inversiones en valores; las de vencimiento mayor de un año deben presentarse fuera del activo circulante, es decir, dentro del activo no circulante. Por lo anterior, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas para su presentación en el estado de situación financiera según su disponibilidad o exigibilidad, de las siguientes dos formas:

Las cuentas por cobrar deben registrarse con el valor pactado originalmente del derecho exigible y deberán modiicarse para relejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios de cada una de las partidas que lo integran.

1. A corto plazo o de exigencia inmediata. 2. A largo plazo.

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1. A corto plazo o de exigencia inmediata. Son aquellas cuya disponibilidad se encuentra dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del balance. Se presentan en el renglón de activo circulante, después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. 2. A largo plazo. Son aquellas cuyo vencimiento es mayor a un año o que están fuera del ciclo normal de las operaciones de doce meses (enero a diciembre); se presentan fuera del activo circulante. En ambos casos, si el importe del rubro de cuentas por cobrar es de importancia considerable para la empresa, lo recomendable es presentar un análisis de las cuentas que integran dicho rubro para tener un mayor control sobre ellas. En el estado financiero (ver figura 3.3) se muestran las cuentas por cobrar a corto y largo plazo:

argo plazo

Figura 3.3 Estado de situación inanciera.

Las cuentas por cobrar deben registrarse con el valor pactado originalmente, considerando las rebajas, boniicaciones y estimaciones por cobro dudoso. Éstas pueden ser a cargo de clientes o a cargo de otros deudores. Con base en su disponibilidad se clasiican en de corto y largo plazo.

3.3 Clientes Las ventas de mercancía o la prestación de servicios a crédito que realiza la empresa pueden otorgarse de palabra (crédito comercial), ampararse con documentos, letras de cambio o pagarés. Cuando se otorga un crédito comercial, el registro contable se efectúa en una cuenta denominada clientes; la operación se ampara con la factura (ver figura 3.4), la cual detalla la venta realizada, la fecha o fechas de pago. Este documento queda en manos de la empresa y el cliente lo obtiene al liquidar el importe.

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Figura 3.4 Factura.

¿Por qué se le pide al cliente que garantice con documentos el pago del crédito?

¿Qué es un pagaré y una letra de cambio?

¿Qué elementos debe contener el pagaré?

Con frecuencia, para asegurarse del cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de los clientes para con la empresa, ésta pide, a cambio de la venta, documentos (pagarés o letras de cambio) que comprometen al cliente a pagar determinada suma en una fecha señalada. Se utiliza la cuenta documentos por cobrar para registrar las ventas de mercancía u operaciones que no son propias de la actividad principal de la empresa y por las cuales se otorgó un crédito con garantía de documentos, es decir, que están amparadas con títulos de crédito (pagarés y letras de cambio). El documento que usualmente se utiliza para garantizar el crédito es el pagaré. El pagaré es un documento mediante el cual un deudor se compromete incondicionalmente al pago de una suma de dinero en una fecha determinada. La letra de cambio es un documento en donde se expresa la orden de pago de un comerciante a otro, en plaza o lugar distinto, para la entrega de una suma de dinero al beneficiario. El pagaré, de acuerdo con la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, artículo 170, debe contener: 1. Mención de ser pagaré. 2. Promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero a la fecha de vencimiento. 3. Nombre del beneficiario, que es la persona física o moral a quien el suscriptor le promete el pago. 4. Fecha y lugar de pago. 5. Fecha y lugar de suscripción del documento. 6. Porcentaje de intereses a devengar. 7. Firma del suscriptor (girador).

Lo anterior se puede observar en la figura 3.5.

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Figura 3.5 Pagaré.

Ahora bien, recordemos que en México por las disposiciones fiscales vigentes, la gran mayoría de las operaciones de compra-venta que realizan las empresas están sujetas al pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) por considerarse enajenación, concepto contemplado en la ley del impuesto al valor agregado. En el momento de la venta de mercancía o servicios, la empresa cobra a sus clientes y deudores, en sus facturas, el impuesto correspondiente que deberá entregar al fisco, por esta razón dicho impuesto no constituye un gasto para la entidad. Y recordemos que para su registro contable se tiene la cuenta de IVA trasladado, que es una cuenta de pasivo a corto plazo de naturaleza acreedora; y su saldo representa el importe del impuesto que la empresa ha cobrado a sus El impuesto que las empresas cobran a sus clientes y que debe entregar al fisco, previo acreditamiento del IVA clientes y deudores por ventas, prestación de que la empresa pagó. El IVA tiene que ser pagado en efectivo, en caso servicios o por otro concepto análogo se llama contrario, se establece una cuenta a la que se le llama IVA por trasladar iva trasladado. la cual se convierte en “IVA trasladado” cuando se efectué la cobranza en efectivo. Para el cálculo del IVA trasladado o por trasladar, se toma como base el precio de venta de la mercancía o servicio y se le aplica la tasa correspondiente. A continuación presentamos un ejemplo de dicho cálculo así como su registro contable: ACME, S. A. de C. V., vendió el día 1o. de mes, mercancía a crédito comercial por $20,000, más IVA. Precio de venta IVA 15% Importe de IVA

Fecha

$20,000 .15 × ––––––––– $3,000

Importe total de la venta (20,000 + 3,000 = $23,000)

Concepto Clientes

_____1_____

Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito según factura 563

Parcial

Debe 23,000

Haber

20,000 3,000

Para el mejor control de los adeudos de los clientes se requiere de la utilización de los auxiliares de clientes, los cuales se explican enseguida con el siguiente:

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Ejemplo La empresa SONI, S. A. de C. V., el día 15 del presente mes, realizó ventas a crédito comercial: al Grupo Papelero, S. A. de C. V., por $20,000 y a Casa Vargas, S. A. de C. V., por $6,000, más IVA, y una tercera a 30 días a Comercial Mixcoac, S. A., por $30,000, más IVA. El costo de venta es de 50% del precio de venta. Los registros contables se realizan en el Libro Diario y en el Libro Mayor como se muestra a continuación: 1. Registro contable en el Libro Diario: Fecha

Concepto _____1_____ Clientes Grupo Papelero, S. A. de C. V. Casa Vargas, S. A. de C. V. Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito comercial _____2_____ Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido

Parcial

Debe

23,000 6,900

29,900

Haber

26,000 3,900 23,000

23,000

_____3_____ Clientes Comercial Mixcoac, S. A. Ventas IVA por trasladar* Registro de la venta a crédito documentado _____4_____

34,500

Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido

34,500

15,000

30,000 4,500

15,000

*Recuerde, cuando se cobra el IVA por trasladar, se convierte en IVA trasladado. 2. Se pasa al Libro Mayor, a las cuentas control de clientes y documentos por cobrar: SONI, S. A. de C. V. Libro Mayor Fecha

Referencia PD-1 PD-1 PD-3

Clientes Contracuenta Grupo Papelero, S. A. de C. V. Casa Vargas, S. A. de C. V. Comercial Mixcoac, S. A.

Folio 03 Debe 23,000 6,900 34,500

Haber

Saldo* 250,000 273,000 279,900 314,400

*El saldo consiste en cuentas pendientes y de los 250,000, Grupo Papelero, S. A. de C. V., debe $100,000, Casa Vargas, S. A. de C. V. $ 50,000 y Comercial Mixcoac, S. A. $ 100,000.

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3. Se registra el movimiento en los auxiliares correspondientes: se llevan controles individuales para cada cliente, llamados auxiliares de clientes, en los cuales se indica el número de subcuenta, nombre del cliente y se anotan los cargos y abonos correspondientes, llevando un saldo por cada movimiento que se registre:

SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Grupo Papelero, S. A. de C. V. Fecha

Referencia

Concepto

PD-1

Venta a crédito

Debe

Haber

Saldo 100,000 123,000

Haber

Saldo 50,000 56,900

Haber

Saldo 100,000 134,500

23,000

SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Casa Vargas, S. A. de C. V. Fecha

Referencia

Concepto

PD-1

Debe

Venta a crédito

6,900

SONI, S. A. de C. V. Comercial Mixcoac, S. A. Auxiliar de clientes: Fecha

Referencia

Concepto

PD-1

Venta a crédito

Debe 34,500

4. La suma de todos los saldos de los auxiliares de clientes debe ser igual al saldo del mayor de clientes: Grupo Papelero, S. A. de C. V. Casa Vargas, S. A. de C. V. Comercial Mixcoac, S. A. Total

$123,000 56,900 134,500 314,400

Cuando el cliente hace el pago total o parcial se tienen que hacer los siguientes registros: imaginemos que comercial Grupo Papelero, S. A. de C. V. paga su último adeudo. El registro contable sería: Fecha

Concepto

Bancos

_____1______

Clientes Grupo Papelero Registro del pago del adeudo último de Grupo Papelero, S. A. de C. V.

Parcial

Debe

23,000

Haber

23,000

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_____2______ IVA por trasladar IVA trasladado Registro del IVA efectivamente cobrado

SONI, S. A. de C. V. Libro Mayor Fecha

Referencia

3,000

3,000

Clientes Contracuenta

Folio 03 Debe

Haber

Saldo 250,000

PD-1

Grupo Papelero, S.A DE C.V.

PD-1

Casa Vargas, S.A. DE C.V.

PD-3

Comercial Mixcoac, S.A.

PI-1

BANCOS

23,000

273,000

6,900

279,900

34,500

314,400 23,000

291,400

Haber

Saldo

SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Grupo Papelero, S. A. de C. V. Fecha

Referencia

Concepto

Debe

100,000 PD-1

Venta a crédito

Grupo Papelero, S. A. de C. V. Casa Vargas, S. A. de C. V. Comercial Mixcoac, S. A. Total

23,000

123,000

$100,000 56,900 134,500 291,400

En caso de que la suma del saldo de los auxiliares de clientes no fuera igual al saldo de la cuenta de mayor de clientes será necesario hacer una conciliación de dichos saldos para determinar en dónde se encuentra el problema y tener así el control de este recurso. La serie NIF C-3 determina que, cumpliendo con el postulado básico de valuacion, “las cuentas por cobrar deben computarse con el valor del derecho exigible pactado originalmente” y atendiendo al postulado de devengación contable, “el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran, esto requiere que se le dé efecto a los descuentos y bonificaciones pactadas, así como a las estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro”.

Devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre ventas Como ya se explicó, existen operaciones que complementan la transacción de ventas, por ejemplo, cuando se lleva a cabo una venta y la mercancía o parte de ella no cumple con los requisitos de compra, el cliente realiza una devolución. Normalmente, si la empresa considera que el cliente se vio afectado con lo anterior lo compensan con una bonificación que implica una disminución al importe de la venta, por lo que es necesario elaborar una nota de crédito (ver figura 3.6) en donde conste el descuento; posteriormente se realiza el registro contable correspondiente.

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Figura 3.6 Nota de crédito.

A continuación se presenta el manejo de las operaciones sobre devoluciones, rebajas y bonificaciones que realiza una empresa, para poder apreciar cómo se realizan los registros correspondientes:

Ejemplo El 16 del presente mes se vendió a Universal, S. A. de C. V., $500,000, más IVA, de mercancía a crédito comercial. El costo de ventas fue de 250,000. El día 17 realizó una devolución por $30,000, más IVA, de mercancía que no reúnen los requisitos de venta según nota de crédito núm. 019. Se decidió bonificarle 10% de la devolución como compensación. Registro contable: Fecha

Concepto _____1______

Clientes Universal, S. A. de C. V.

Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito comercial _____2______ Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido

Parcial

575,000

Debe

Haber

575,000 500,000 75,000

250,000

250,000

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_____3______ Devoluciones sobre ventas IVA por trasladar Clientes Universal, S. A. de C. V.

34,500

Registro de la devolución _____4______ Inventarios Costo de ventas Registro del costo de lo vendido de la devolución

30,000 4,500

15,000

34,500

15,000

_____5______ Rebajas sobre ventas IVA por trasladar Clientes Universal, S. A. de C. V.

3,450

3,000 450

3,450

Registro de la rebaja sobre venta

Las rebajas, devoluciones y boniicaciones sobre ventas, disminuyen el valor original de la venta.

3.4 Estimación de cuentas incobrables La posibilidad de que las cuentas por cobrar no sean recuperadas en su totalidad obliga a establecer una provisión que refleje la posible pérdida por este concepto. Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones con base en el estudio de valuación, deberán cargarse a resultados de operación del ejercicio en que se efectúen, se pueden cargar a gastos de venta o de administración, (comúnmente se llevan a gastos de venta por ser las ventas normalmente las que las generan). Aunque es válido llevarlos a gastos de administración porque es el departamento que se encarga del otorgamiento de crédito y cobranza. Cuando las empresas venden a crédito es normal que tengan clientes morosos y que algunos no paguen sus cuentas; a esto se le llama cuentas incobrables o de cobro dudoso. Contablemente se registran de la manera siguiente: Cuando las empresas venden a crédito es normal que tengan clientes morosos y que algunos no paguen sus cuentas; a esto se le llama cuentas incobrables o de cobro dudoso. Contablemente se registran de la manera siguiente: Estimación de cuentas incobrables 1. El importe de las disminuciones de la estimación. 2. El importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables.

1. 2.

El importe de la estimación. El importe de los aumentos de la estimación.

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La cuenta provisión para cuentas incobrables es una cuenta complementaria de activo, es decir, reduce el valor de las cuentas por cobrar, por lo que su saldo es acreedor y representa la cantidad de las ventas a crédito que se estima no será recuperada. Es aplicable a cualquier cuenta por cobrar, sin embargo, el saldo de clientes es el que se utiliza como base para su determinación. Esta cuenta se presenta en el estado de situación financiera inmediatamente después del rubro clientes; al restarle el importe del saldo de la primera a la segunda, se obtiene lo que se espera recibir por los cobros de las ventas a crédito.

La cuenta estimación de cuentas incobrables es complementaria de activo, su saldo es acreedor y representa el importe estimado de la pérdida de cobranza.

¿Por qué considerar cuentas incobrables?

Figura 3.7 Estado de situación inanciera.

Existe cierta variedad de opiniones respecto a la cuenta a la que debe cargarse este gasto. Algunos opinan que debe hacerse a gastos de venta porque su origen es una venta de mercancía, otros la consideran un gasto de administración porque el otorgar créditos y efectuar la cobranza son funciones administrativas, finalmente, hay quienes la consideran como un gasto financiero porque se deriva de operaciones en las que se otorgaron financiamientos. Considerando que el otorgar crédito es una estrategia para incrementar las ventas, en lo subsecuente se hará el cargo a gastos de ventas. Es importante determinar el monto de las cuentas de cobro dudoso o incobrables, ya que el saldo de la cuenta de clientes debe mostrar lo que realmente se espera percibir en la cobranza, para que las cifras presentadas en el estado de situación financiera sean confiables y lo más posiblemente exactas para la correcta toma de decisiones.

3.4.1 Métodos para estimar las cuentas incobrables El identificar las cuentas que pueden presentar problema al momento de su cobro disminuye el riesgo de perder el importe de la venta. Existen diferentes métodos para estimar el monto de las cuentas incobrables. Los que utilizaremos son:

Los gastos por cuentas incobrables son parte de las operaciones de una empresa, por lo que deben medirse y registrarse. Para ello se cuenta con métodos de estimación.

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Figura 3.8 Métodos de estimación para las cuentas incobrables.

a. Método global. b. Método analítico. a.

Método global. Se recomienda aplicarlo en empresas que tienen un gran número de clientes, ya que resulta muy difícil analizar cada uno de ellos y determinar cuál presentará problemas para su cobro. Es importante tomar en consideración la experiencia de ejercicios anteriores con relación a los problemas de cobranza, puesto que nos permite calcular la tendencia de incobrabilidad de la cartera. Para la aplicación de este método debe establecerse la base sobre la cual se realizará el cálculo, para poder obtener el porcentaje que determine el importe de las cuentas incobrables. Existen diversos criterios con relación a la elección, sin embargo las bases más utilizadas son las siguientes: • Ventas a crédito. • El saldo de la cuenta de clientes. • Ventas totales (aplicable cuando el monto de las ventas al contado es poco importante).

Ejemplo La empresa Derka, S. A., presentó la siguiente información del ejercicio anterior: ventas a crédito por $18’740,000; saldo en la cuenta de clientes por $19’325,000 y ventas totales por $23’000,000. El departamento de cobranza revisó las cuentas incobrables del ejercicio anterior y reportó $926,000 de cartera vencida o cuentas incobrables (CI), por lo que se determinó establecer para este mes la estimación para cuentas incobrables (ECI) sobre el saldo de cuentas por cobrar al cierre del mes actual, por $9’587,623.

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El registro contable para cualquiera de los procedimientos anteriores es: Fecha

Concepto

Parcial

_____1______ Gastos de ventas Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables de 4.02% con base en las ventas totales

Debe

Haber

385,422.44 385,422.44

Cabe mencionar que las empresas deberán elegir la base que más les convenga, de acuerdo con sus necesidades y políticas de venta y cobranza. b. Método analítico. También conocido con el nombre de clasificación de cuentas por antigüedad de saldos. Este método consiste en el estudio de cada cuenta de clientes para determinar la solvencia de sus saldos. Es práctico y posible aplicarlo en las empresas con un número reducido de clientes y cuya importancia relativa representa cierta consideración en el balance. Supongamos que la empresa Plásticos comerciales, S. A. de C. V., inició operaciones en el mes de enero del presente año y al 31 de diciembre del mismo año, el saldo de la cuenta de clientes es de $1’985,500. El análisis de acuerdo con su antigüedad es el siguiente: Antigüedad

Importe

%

0 a 30 días

$1’250,750

62.99

31 a 60 días

580,500

29.24

61 a 90 días

42,500

2.14

Más de 90 días

111,750

5.63

$1’985,500

100

Si la empresa maneja una política de crédito de 60 días, se puede observar que 92.23% está al corriente y 7.77% ya está vencido ($154,250.00). Y si el saldo de la provisión actual es de $130,000.00 es insuficiente, la provisión actual por lo que se debe complementar por $24,250.00 y el registro contable quedaría de la siguiente manera: Fecha

Concepto _____1______ Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables

Parcial

Debe 24,250

Haber

24,250

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También se puede determinar como se ejemplifica enseguida:

Cliente

INTER, S. A. Análisis de antigüedad de saldos al ____________. 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Más de 90 días días días días

Papeles Ultra, S. A.

78,563

35,598

Sicomex, S. A. Colchas Íntima, S. A.

48,052

Total Porcentaje estimado*

25,460 98,654 126,501

207,010 134,252

15,123

189,676

86,300

23,698

30,258

55,421

________

9,306

94,985

156,873

280,306

248,306

49,889

735,921

0.6%

1.01%

4.5%

90%

$941

$2,831

$11,198

$44,900

Madrueño, S. A. Pilarica, S. A.

102,987

Saldo total

109,998

$59,870

ECI

* Es un porcentaje estimado con base en la experiencia de cobranza. Registro contable: Fecha

Concepto _____1_____

Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables

¿Qué sucede cuando una cuenta se considera irrecuperable?

Parcial

Debe 59,870

Haber 59,870

Cuando una cuenta por cobrar se vuelve definitivamente incobrable debe cancelarse, cargando el importe correspondiente a la cuenta de estimación cuentas incobrables y se abona a la cuenta clientes, documentos por cobrar o deudores diversos. Este concepto no es aplicable para los adeudos a cargo de funcionarios y empleados, ya que los cobros se hacen directamente por nómina.

Ejemplo El día 23 de enero, después de agotadas todas las gestiones de cobro, el abogado notifica a la empresa que la factura núm. 236 del cliente Grupo Alfa, S. C., por $20,000, debe considerarse como irrecuperable, ya que el cliente es totalmente insolvente.

unidad 3 cuentas por cobrar

93

Registro contable: Fecha

Concepto

Parcial

_____1_____ Provisión para cuentas incobrables Clientes Grupo Alfa, S. C. Cancelación de la factura 236 por ser incobrable según oicio del abogado

Debe 20,000

Haber

20,000

Cuando la provisión para cuentas incobrables no sea suficiente para cubrir el saldo de un cliente que definitivamente no pagará la diferencia se lleva a gastos de venta. Por ejemplo, el saldo de la provisión para cuentas incobrables es de $35,000 y la cuenta que se determinó no será posible cobrar es de $40,000; el registro contable quedaría así: Fecha

Concepto

Parcial

_____1_____ Provisión para cuentas incobrables Gastos de venta Clientes Cancelación de la cuenta por cobrar por ser incobrable

Debe 35,000 5,000

Haber

40,000

Cuando una cuenta registrada como irrecuperable se cobra posteriormente debe invertirse el asiento de cancelación por la cantidad cobrada, para mostrar en libros que la cuenta cancelada fue recuperada.

Ejemplo El departamento de cobranza notifica que el cliente de la cuenta considerada como irrecuperable se presentó a liquidar el total de la misma. Registro contable: Fecha

Concepto _____1_____

Clientes Grupo Alfa, S. C. Provisión para cuentas incobrables Reinstalación de la factura 236 que había sido cancelada por ser considerada incobrable Bancos

_____2_____

Clientes Grupo Alfa, S. C. Registro del pago total de la factura 236

Parcial

Debe 20,000

20,000

Haber

20,000

20,000

Recuerda: el traspaso del IVA por trasladar contra el IVA trasladado se efectúa cuando se realiza el cobro al cliente. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio bancario en vigor a la fecha de los estados financieros (párrafo 6, serie NIF C-3).

contabilidad financiera ii

94

Ejemplo: El día 10 de agosto del 2007 se realizó una venta de mercancía en el extranjero por 1000 dólares, contabilizando la operación al tipo de cambio de $10.8052, surgiendo una cuenta por cobrar por $10,805.20. Al 31 de agosto del mismo año aún no se ha cobrado dicha cuenta por cobrar y el tipo de cambio es de $11.5245 Registro contable: Fecha Clientes

Concepto _____1_____

Parcial

Debe 10,805.20

Ventas Registro de la venta en el extranjero _____2_____ Clientes Productos inancieros Utilidad en cambios Registro de la utilidad en cambios al 31 de agosto

709.30

Haber 10,805.20

709.30

En la venta no se registró el IVA porque de acuerdo con la ley del IVA las ventas de exportación están sujetas a la tasa de 0%; también, no olvide que en las ventas se registra su costo de ventas. Valuación: 1,000 dólares al t.c. cierre de mes $11.5245 $ 11,524.50 1,000 dólares al t.c. inicio de mes $10.8052 $ 10,805.20 Ajuste

709.30

En resumen, atendiendo a su origen las cuentas por cobrar se clasifican en: a) A cargo de cliente. b) A cargo de otros deudores. Los primeros son exclusivos de las ventas de mercancía, mientras que los segundos incluyen los documentos por cobrar a otros deudores. Los intereses devengados y los gastos y costos reembolsables que se deriven de las operaciones que dieron origen a las cuentas por cobrar deben considerarse parte de las mismas.

3.5 Otras cuentas por cobrar De conformidad con la serie NIF C-3, atendiendo a su origen, existen dos grupos de cuentas por cobrar, uno de ellos es a cargo de clientes, que fue tratado anteriormente, y el segundo es a cargo de otros deudores, en donde se establece lo siguiente: “deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia”. Las cuentas por cobrar a cargo de otros deudores se dividen de acuerdo con las necesidades de cada empresa, sin embargo, en la práctica contable se utilizan las siguientes cuentas: • Funcionarios y empleados. • Deudores diversos.

unidad 3 cuentas por cobrar

95

Funcionarios y empleados Son partidas por cobrar originadas por préstamos que se otorgan a funcionarios y empleados de la empresa que, al momento de ser soportados con un pagaré, llegan a convertirse en un documento por cobrar a cargo de funcionarios y empleados, adquiriéndose la responsabilidad de pagar a la empresa a la fecha de vencimiento. Su registro es el siguiente: Funcionarios y empleados 1. El importe de los préstamos otorgados por la empresa.

1. El importe de los cobros efectuados a los funcionarios y empleados. 2. El importe de las cuentas que se consideren deinitivamente incobrables.

Es una cuenta de activo circulante, su saldo es deudor y representa el importe por cobrar de los préstamos otorgados por la empresa a sus funcionarios y empleados.

La cuenta de funcionarios y empleados se utiliza, exclusivamente, para controlar préstamos a los mismos

Ejemplo La empresa Unión, S. A., otorgó un préstamo de $15,000 al señor José Martínez, empleado de la empresa, con vencimiento a un mes. El registro contable es:

Deudores diversos Se refiere a las cantidades que la empresa tiene que cobrar por conceptos diferentes a la venta de mercancía, separándose los préstamos a funcionarios y empleados que se mencionaron anteriormente, por lo que se registrarán aquellas salidas de dinero de operaciones que no tienen comprobante, como los faltantes que existen en el inventario de mercancía, de los cuales se responsabiliza el almacenista; los faltantes de dinero que se tienen en la caja al momento de realizar un arqueo, del cual el encargado no tiene el dinero o el comprobante correspondiente, así como la venta de activo fijo a empleados. Para garantizar el pago del adeudo la empresa puede solicitar al deudor la firma de pagarés o letras de cambio. Contablemente, se utiliza la siguiente cuenta: Deudores diversos 1. El importe de las deudas a favor de la empresa por conceptos distintos a la venta de mercancías a crédito.

1. El importe de los cobros efectuados a los deudores diversos. 2. El importe de las cuentas que se consideran deinitivamente incobrables.

contabilidad financiera ii

96

La cuenta de deudores diversos se utiliza para registrar las ventas de activos ijos a crédito y sin documentos, así como los faltantes de mercancía y de efectivo en custodia de los empleados de la empresa

Es una cuenta de activo circulante, su saldo es deudor y representa el importe por conceptos de venta distintos a las mercancías, por conceptos como los faltantes en mercancía o de efectivo, en los fondos de caja, por los que se responsabiliza al personal indicado.

Ejemplo La empresa Corona, S. A., giró un cheque por $1,500 a favor del chofer de la dirección general; al momento de hacer el registro no ha entregado el comprobante correspondiente, por lo que se le responsabiliza de dicha cantidad. Registro contable:

La presentación en el estado de situación financiera de las dos cuentas descritas con anterioridad es la siguiente:

Figura 3.9 Estado de situación inanciera.

unidad 3 cuentas por cobrar

97

3.6 Descuento de documentos y factoraje de cartera En México la mayor parte de las empresas son micro, pequeñas y medianas; éstas requieren vender sus productos a grandes consorcios o empresas gubernamentales, las cuáles les solicitan créditos documentales para comprarles; sin embargo, mientras llega el plazo pactado para cobrar, pueden tener problemas con su flujo de efectivo, pues requieren de recursos para poder cubrir sus deudas a corto plazo. Esto hace que recurran a diversas fuentes de financiamiento, como el descuento de documentos y el factoraje de cartera.

Descuento de documentos Para tener efectivo en una empresa y poder cubrir sus gastos a tiempo existen fuentes de financiamiento, como los préstamos bancarios, los cuales suelen ser costosos y no son tan fáciles de conseguir, sin embargo, hay alternativas que ayudan a no esperar hasta el día de vencimiento para cobrar a los clientes el valor de los títulos de crédito (pagarés y letras de cambio). Las empresas presentan estos documentos en una institución de crédito recibiendo el valor real del título, es decir, valor nominal del mismo menos un descuento; a esta operación se le denomina descuento de documentos. A continuación describiremos los conceptos mencionados:

.

Cada vez que una empresa descuenta un documento, tiene la obligación de endosar (ceder a otro un documento de crédito, haciéndolo constar al reverso del mismo) el documento a favor de la institución de crédito que se encargará de cobrarlo al vencimiento, por lo que responderá solidariamente ante dicha institución y, sólo en el momento de que se le haya cobrado al cliente, cesará su responsabilidad, razón por la que nos vemos obligados a registrar todas estas operaciones en la contabilidad, para esto existen dos métodos de registro y control: 1. Cuentas de orden. 2. Cuentas complementarias de activo. 1. Cuentas de orden. Este tipo de cuentas se utilizan como un recordatorio de eventos de los que la empresa es responsable, pero que no afectan directamente las cuentas del estado de situación financiera, por lo que se anotan al pie de dicho estado, sólo como recordatorio. 2. Cuentas complementarias de activo. Debido a que la naturaleza del activo es deudora para todas las cuentas que lo componen, existen otras cuentas que veremos a lo largo del curso, (iniciando por esta unidad) que también pertenecen al activo, pero su naturaleza resulta ser contraria, es decir, acreedora, por lo que reciben el nombre de cuentas complementarias de activo. Tal es el caso de la cuenta de estimación de cuentas incobrables (ECI) y la cuenta de documentos descontados. El método de registro que utilizaremos se hará mediante la siguiente cuenta complementaria: Documentos descontados 1. El valor nominal de los documentos endosados que han sido cobrados. 2. El valor nominal de los documentos descontados, devueltos por no haber sido cobrados.

1. El valor nominal de los documentos descontados.

contabilidad financiera ii

98

Es una cuenta complementaria de activo, su saldo es acreedor y representa el importe de los documentos descontados en una institución de crédito por los cuales la empresa tiene que responder solidariamente para su cobro.

Ejemplo La empresa Conval, S. A., solicita a uno de sus clientes que parte de su adeudo lo respalde con el pagaré núm. 23 por $50,000, a 45 días. Transcurridos 30 días, la empresa decide descontar el documento en una institución de crédito a 15 días, con 36% de tasa de interés anual y comisión de $1,500, más IVA. Posteriormente la institución informa a la empresa del cobro del pagaré correspondiente. Determinación del valor real del documento descontado:

Registro contable:

i

Una de las alternativas de inanciamiento para las empresas es el descuento de documentos por los que se recibe el valor real del mismo, que es la diferencia del valor nominal menos el descuento. Existen dos métodos para contabilizar este tipo de operaciones: cuentas de orden y cuentas complementarias de activo.

unidad 3 cuentas por cobrar

99

La cuenta de documentos por cobrar se abona hasta tener plena seguridad de que los documentos fueron realmente cobrados por la institución de crédito, desapareciendo el compromiso que la empresa tenía con aquella. Sin embargo, si el documento no es cobrado en el plazo determinado, la institución lo devuelve a la empresa generalmente con un cargo adicional por concepto de comisiones y con frecuencia gastos de protesto.

Protesto de documentos Es una diligencia administrativa llevada a cabo por un notario, para aquellos documentos que han sido descontados en una institución de crédito, pero que no han logrado ser cobrados al momento del vencimiento; sirve para exigir judicialmente el pago del documento, los intereses moratorios, gastos por las gestiones de cobro, etc. Cabe aclarar que todos los gastos que se originen al llevar a cabo dicha diligencia serán cobrados al deudor del documento que no pagó llegado el vencimiento, por lo que se registran en la cuenta de deudores diversos. Contablemente deberá registrarse en la siguiente cuenta: Documentos protestados 1. El valor nominal de los documentos protestados.

1. El importe del cobro de los documentos protestados.

Es una cuenta de activo circulante, su saldo es deudor y representa el importe de los documentos protestados que aún no han sido cobrados.

Ejemplo La empresa Circuitos, S. A., descontó un documento a su favor en una institución de crédito por $200,000; una vez que llega la fecha de vencimiento la institución no logra su cobro, por lo que decide protestarlo. El costo del protesto fue $10,000, razón por la cual se carga en la chequera el valor nominal del documento protestado, así como los gastos de protesto.

Fecha

Concepto _____1______ Documentos descontados Deudores diversos Bancos Importe de documentos descontados devueltos por el banco más gastos de protesto _____2______ Documentos protestados Documentos por cobrar Registro de los documentos protestados

Parcial

El protesto es considerado una diligencia administrativa para ayudar a cobrar, con mayor fuerza legal, a las empresas el monto de sus operaciones con deudores; deberá ser registrada en una cuenta denominada documentos protestados de naturaleza deudora, que se presenta dentro del activo circulante.

Debe 200,000 10,000

200,000

Haber

210,000

200,000

La presentación en el estado de situación financiera de las cuentas documentos descontados y documentos protestados, es la siguiente:

contabilidad financiera ii

100

PIRELLI, S.A. Estado de situación inanciera al____________. Activo Circulante Efectivo Inversiones temporales Clientes Documentos por cobrar Documentos descontados Documentos protestados Deudores diversos Inventarios No circulante: Fijo Intangibles

Pasivo Corto plazo Proveedores Largo plazo Préstamos hipotecarios Pasivo total Capital contable Contribuido Capital social Ganado Utilidades acumulables Utilidad del ejercicio Pasivo y capital contable total

Activo total

Figura 3.10 Estado de situación inanciera.

Los documentos descontados se presentan restando, por ser cuenta complementaria. Ahora analicemos un caso completo de documentos descontados: Operaciones: 1. Apertura; se inicia con 20 títulos de crédito, pagarés y letras de cambio a nuestro favor, con valor nominal de $6,000.00 c/u, por cobro a clientes. 2. Descontamos en el banco 5 letras de cambio por las cuales nos cobra intereses de 1% sobre su valor nominal y además una comisión de cobro por $20.00 de cada documento; el importe neto lo abonó en nuestra cuenta de cheques. 3. El banco nos devolvió 3 letras por falta de cobro, cargando en nuestra cuenta su valor nominal. 4. Cobramos una de las letras devueltas por el banco con intereses de 2%. 5. Protestamos las otras dos letras devueltas por el banco. 6. El protesto originó gastos por $50.00 de cada letra que pagamos con efectivo. 7. El banco nos avisa haber cobrado una letra. Registre contablemente las operaciones: Fecha

Concepto _____1______ Documentos por cobrar clientes Inicio con 20 títulos con valor nominal de $6,000 c/u _____2______ Bancos Gastos inancieros Documentos descontados Registro de los documentos descontados

Parcial

Debe

Haber

120,000 120,000

29,600 400

30,000

unidad 3 cuentas por cobrar

_____3______ Documentos descontados Bancos Importe de tres documentos descontados devueltos por el banco _____4______ Bancos Documentos por cobrar Productos inancieros Importe del cobro un documentos descontados devueltos por el banco más gastos intereses _____5______ Documentos protestados Documentos por cobrar Registro de los documentos protestados _____6______ Deudores diversos Bancos Importe del pago de gastos de protesto _____7______ Documentos descontados Documentos por cobrar Importe de un documento cobrado por el banco

101

18,000

6,120

12,000

100

6,000

18,000

6,000 120

12,000

100

6,000

Operaciones de factoraje Una empresa de factoraje (factor) compra a una empresa (cedente) su cartera (facturas, ¿Qué es el contrarecibos, etc.). El cedente deberá informar a sus clientes que las gestiones de cobro las factoraje? realizará la empresa de factoraje llegado el vencimiento del crédito. Las operaciones de factoraje se pueden realizar mediante el uso de factoraje con recurso o sin recurso. El primer caso consiste en que la empresa de factoraje compra la cartera no vencida del cedente, sin embargo, si el cliente del cedente no paga, ésta tiene la obligación de pagar. En el segundo caso al no pagar el cliente del cedente, la obligación ya no corre a su cargo sino que la asume la empresa de factoraje. El factoraje representa para las empresas una alternativa más para inanciarse antes de la llegada de vencimiento de la cartera de clientes, en la que intervienen dos partes: el factor (empresa de factoraje) y el cedente (empresa) mediante la venta de sus facturas.

Diferencia entre descuento de documentos y operaciones de factoraje Ya que se trata de dos operaciones totalmente distintas, a continuación presentamos las siguientes características:

contabilidad financiera ii

102

Resumen Las cuentas por cobrar son una parte importante del activo de las empresas, ya que controlan las ventas a crédito que se realizan, así como otros conceptos diversos derivados de operaciones no relacionadas con su actividad primordial, como son los préstamos otorgados a terceras personas, a funcionarios y empleados de la empresa, así como otros conceptos pendientes de cobro. Se presenta en el estado de situación financiera en el renglón de activo circulante si su vencimiento es menor a un año, inmediatamente después del efectivo y de las inversiones temporales. Las cuentas por cobrar a largo plazo se presentan en el activo no circulante; deben valuarse a su valor nominal, deducidos en su caso, los importes por conceptos de estimación para cuentas incobrables y documentos descontados, para determinar el importe neto de las cuentas por cobrar. Las empresas pueden financiarse mediante las cuentas por cobrar, pues presentan la ventaja de que pueden vender su cartera (factoraje) o descontar documentos en una institución de crédito para generar flujo de efectivo por medio del financiamiento.

Actividades sugeridas 1. Elabora un cuestionario para aplicar a una empresa, con el que puedas analizar los plazos de financiamiento a cuenta abierta y con garantía de documentos que otorgan a sus clientes. Investiga también si realizan descuento de documentos y factoraje. 2. Visita una empresa de factoraje y consulta los diferentes tipos de factoraje que manejan, así como los requisitos para otorgarlo y las condiciones que establecen en cada uno de ellos. 3. Visita una empresa donde te permitan observar el proceso de otorgamiento de crédito y sus controles de cuentas por cobrar.

Ejercicio 1 1. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas (V/F): a) Las cuentas por cobrar se originan únicamente por la comercialización de productos o por la prestación de servicios, actividad principal de la empresa. b) Las empresas otorgan crédito a sus clientes y deudores con base en la confianza depositada en ellos para su cobro oportuno. c) Las empresas otorgan crédito comercial únicamente por la comercialización de productos y servicios a sus deudores. d) El crédito con garantía de documentos es el compromiso contraído por los clientes y deudores de una empresa, al momento de firmar las letras de cambio y los pagarés.

(

)

(

)

(

)

(

)

2. Indica cuál es la respuesta correcta: I. La serie NIF C-3 es el documento que: a) b) c) d)

Establece las cuentas y el procedimiento para el registro de las operaciones de venta a crédito. Identifica las formas de otorgar crédito a las empresas Determina que las cuentas por cobrar no deben considerar los descuentos y las bonificaciones pactadas. Establece las reglas particulares de aplicación de las normas de información relativas a las cuentas por cobrar.

unidad 3 cuentas por cobrar

II. ¿Cuáles son las formas básicas en que las empresas otorgan créditos? a) b) c) d)

Crédito con garantía de documentos y crédito financiero. Crédito a cuenta abierta (comercial) y crédito con garantía de documentos. Crédito financiero y crédito documentado. Crédito hipotecario y crédito comercial.

3. Completa la siguiente frase: a) Las cuentas y documentos por cobrar, por el crédito otorgado en la venta y prestación de servicios que no representan la actividad principal de la empresa, se agrupan en ____________ ________________________. b) De acuerdo con su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasifican en _________________ y _______________________. 4. De acuerdo con el la serie NIF C-3, ¿cómo se integran las cuentas por cobrar? Completa el diagrama:

Cuentas por cobrar

Ejercicio 2 Valuatiny, S. A., el día 9 del presente mes, realizó dos ventas de mercancía a crédito comercial a Iris, S. A., la primera por $15,000, más IVA, y la segunda por $35,200, más IVA, de acuerdo con las facturas 569 y 570, respectivamente; a Comercial Stylus, S. A., le vendió mercancía por $45,700, más IVA, con pagaré núm. 78 a 45 días. Valuatiny presenta a la fecha un saldo en la cuenta de clientes de $89,600, de los cuales 12% corresponde a la empresa Iris, S. A. Se pide: • Registro en diario de las operaciones • Elaboración de los auxiliares de clientes y documentos por cobrar • Elaboración del mayor de clientes

Ejercicio 3 Se vendió mercancía a crédito comercial a System, S. A., por $349,500, más IVA, de acuerdo con la factura núm. 063. El cliente realiza una devolución por 10% de mercancía que no reúne los requisitos de venta. Se le bonifica 5% de la devolución como compensación, con la nota de crédito núm. 008. Se pide: • Registro diario de las operaciones.

103

contabilidad financiera ii

104

Ejercicio 4 Con la siguiente información que proporciona el departamento de contabilidad de la empresa Tecno, S. A., del ejercicio anterior, responda lo que se pide:

Se pide: a) Con el método global determinar el porcentaje para la ECI a tráves de sus tres procedimientos. b) Registrar los asientos de diario correspondientes.

Ejercicio 5 La empresa Aries, S. A., presenta la siguiente información:

Se pide: • Determinar el importe de la estimación para cuentas incobrables. • Registrar en asientos de diario la estimación correspondiente.

Ejercicio 6 Contesta las siguientes preguntas: 1. ¿En qué cuenta se registran las operaciones por ventas amparadas con facturas? a) b) c) d)

Deudores diversos. Otras cuentas por cobrar. Clientes. Bancos.

2. ¿Cómo deben valuarse las cuentas por cobrar? __________________________________________ ____________________________________________________________________________________. . 3. ¿Cuáles son los conceptos que complementan las operaciones de ventas y que disminuyen su valor? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________. 4. Con las cuentas que se presentan a continuación, determina el importe del activo circulante: Bancos Estimación para cuentas incobrables Caja

$776,000 $20,800 $17,500

unidad 3 cuentas por cobrar

Clientes Documentos por cobrar Inversiones temporales

105

$305,500 $165,000 $100,000

5. El cliente Lomas Verdes, S. A., presenta un saldo deudor al día último del presente mes de $137,800, de acuerdo con el reporte del departamento jurídico se debe considerar como cuenta incobrable. Dos meses después de haberse realizado la cancelación, el cliente paga el total de la deuda. Se pide: • Registrar en asientos de diario las operaciones correspondientes.

Ejercicio 7 1. De acuerdo con el Boletín C-3, ¿qué conceptos deben integrar las otras cuentas por cobrar? a) b) c) d)

La venta de mercancía a los clientes. Los créditos otorgados por la venta de mercancía a otros deudores. Las cuentas y documentos a cargo de otros deudores. La venta de mercancía con garantía de documentos.

2. Los faltantes en inventarios con responsabilidad para los empleados deberán registrarse en la cuenta de: a) b) c) d)

Funcionarios y empleados. Clientes. Documentos por cobrar. Deudores diversos.

3. La cuenta de deudores diversos se utiliza para registrar: a) b) c) d)

Los gastos que realiza la empresa sin comprobante. Los préstamos a empleados de la empresa. La venta de mercancía a crédito. Los préstamos otorgados con documento a favor de la empresa.

4. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas (V/F): a) b) c) d)

La cuenta de IVA acreditable es considerada una cuenta por cobrar. La cuenta de funcionarios y empleados pertenece al activo circulante. El Boletín C-1 indica cómo deberán registrarse las cuentas por cobrar. La cuenta de deudores diversos se utiliza para registrar las ventas de mercancía a crédito. e) En la cuenta de funcionarios y empleados se registran los préstamos otorgados por la empresa a su personal.

( ( (

) ) )

(

)

(

)

contabilidad financiera ii

106

f) El importe por venta de conceptos diferentes a mercancía que se garantiza con documentos se registra en la cuenta de deudores. ( g) Para el cálculo de la estimación para cuentas incobrables también puede tomarse en consideración el importe del saldo de las cuentas de funcionarios y empleados y deudores diversos. ( h) Los faltantes de mercancía y de dinero en los fondos de caja, por los que se responsabiliza al personal correspondiente, se contabilizan en la cuenta de deudores diversos. (

)

)

)

5. La empresa Comercial del Norte, S. A., realizó un arqueo del fondo fijo de caja y existe un faltante de $2,365 que no tiene el comprobante correspondiente, por lo que se hace responsable del mismo al cajero Rodrigo Ruiz. Asimismo la empresa otorgó un préstamo al gerente del área comercial, el licenciado Adolfo Trejo, por $12,900. Se pide: • Elaborar los asientos de diario correspondientes.

Ejercicio 8 La empresa Fígaro, S. A., cuenta con un saldo en la cuenta clientes por $55,000, el cual decide documentar sustituyéndolo por pagarés. Decide descontar en una institución de crédito el documento anterior, ésta le cobra 60% de interés anual a 15 días y comisión de $700, más IVA; la diferencia la abona en su estado de cuenta de cheques. La institución de crédito avisa al endosante que transcurrido el plazo logró cobrar la cuenta. Se pide: • Determinar el valor real del documento. • Registrar en asientos de diario las operaciones correspondientes.

Ejercicio 9 La empresa Unión, S. A., descontó un documento a su favor en una institución de crédito por $90,000; una vez que llega la fecha de vencimiento, la institución de crédito no logra su cobro, por lo que decide protestarlo. El costo del protesto fue por $3,500; razón por la cual se carga en la cuenta de cheques el valor nominal, más los gastos de protesto. Se pide: • Registrar los asientos de diario de las operaciones correspondientes.

Ejercicio 10 1. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas (V/F): a) Cuando una empresa decide descontar un documento, nunca será necesario endosarlo. b) Las facturas son documentos que se descuentan en las instituciones de crédito. c) En el momento de descontar documentos, se otorga la responsabilidad del cedente ante la institución de crédito.

( (

) )

(

)

unidad 3 cuentas por cobrar

d) La responsabilidad de la empresa que descuenta un documento terminará cuando la institución de crédito le comunique haber cobrado el documento. e) El descuento de documentos es una alternativa de financiamiento para las empresas.

107

(

)

(

)

2. Para el registro de descuento de documentos se utilizan: a) b) c) d)

Método analítico o inventarios perpetuos. Cuentas de orden o método analítico. Cuenta complementaria de activo o factoraje. Cuentas de orden o cuenta complementaria de activo.

3. La naturaleza de las cuentas complementarias de activo es: a) b) c) d)

Deudora. Deudora o acreedora. Acreedora. Deudora y acreedora.

4. El protesto de documentos consiste en: a) Exigir al deudor del documento el pago en una fecha determinada. b). Exigir legalmente el cobro de un documento que no fue pagado a la fecha de vencimiento. c) Exigir el cobro de un documento por medio de la institución de crédito. d) Exigir al deudor el pago de los honorarios del abogado que no fueron pagados al vencimiento. 5. La cuenta de documentos protestados forma parte del: a) b) c) d)

Estado de resultados. Estado de situación financiera. Estado de pérdidas y ganancias. Estado de flujo de efectivo.

6. La empresa Intermedio, S. A. de C. V., realizó las siguientes operaciones en el presente mes: • Arqueo al fondo variable caja, resultando un faltante de $700 (del cual se responsabiliza al cajero). • Préstamo al jefe del departamento de ventas por $10,000. • Descuento en una institución de crédito de un documento a su favor con valor de $150,000, cobrándole ésta un interés anual de 24% a 28 días y comisión por $3,000, más IVA (a la fecha del vencimiento del documento la institución le avisa que no pudo lograr el cobro del documento, por lo que decidió protestarlo, originándose gastos con valor de $2,500). Se pide: • Registrar las operaciones en asientos de diario. • Calcular el valor real del documento.

Autoevaluación 1. ¿Cuál es la diferencia entre el crédito de cuenta abierta (comercial) y el crédito con garantía de documentos? 2. ¿Cómo se le llama al documento que garantiza la venta de crédito comercial?

contabilidad financiera ii

108

3. Cuándo hay una devolución, rebaja o bonificación de ventas, ¿en qué documento se avala la operación? 4. ¿Qué son las cuentas incobrables? 5. ¿Cómo se presentan en el estado de situación financiera las cuentas incobrables? 6. ¿Cómo se pueden financiar las empresas mediante las cuentas por cobrar? 7. ¿Cuáles son los tipos de factoraje? 8. Describe cada tipo de factoraje. 9. ¿Cuáles son los conceptos que se consideran en otras cuentas por cobrar? 10. La empresa Alto Diseño, S. A., al inicio del mes, mostró los siguientes saldos: Bancos $250,000 Clientes $55,000 Deudores diversos $25,000 Documentos por cobrar $80,000

Proveedores Acreedores diversos Capital social Utilidades acumuladas

$65,000 $75,000 $70,000 $200,000

Las operaciones del mes fueron las siguientes: • Se otorgó un préstamo a un empleado de $5,000, expedido con el cheque núm. 215. • Descontamos en una institución de crédito 50% del saldo de los documentos por cobrar, con comisión de $2,000, más IVA, e interés anual de 24% a 15 días. • El empleado pagó 50% del adeudo. • La institución de crédito avisa que no logró cobrar los documentos que se descontaron, por lo cual los protestó, cobrando a la empresa el valor de los mismos más gastos de protesto ($1,500). • Después de los cálculos efectuados, se determinó que 3% del saldo de clientes es de cobro dudoso. • Se logró recuperar el importe de los documentos que se descontaron, así como los gastos de protesto. Se pide: • Registrar las operaciones en asientos de diario. • Calcular el valor real del documento.

Respuestas de los ejercicios Ejercicio 1 1. a) b) c) d) 2.

F V F V

I. d) II. b)

3. a) Otros deudores. b) Corto plazo y largo plazo.

unidad 3 cuentas por cobrar

109

4.

Ejercicio 2 Fecha

Concepto

Parcial

Debe

Haber

_____1______ Clientes Comercial Iris, S. A. Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito comercial facturas 569 y 570

57,730

57,730 50,200 7,530

_____3______ Documentos por cobrar Comercial Stylus, S. A. Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito documentado

52,555

52,555 45,700 6,855

*Recuerde, cuando se cobra el IVA por trasladar se convierte en IVA trasladado.

Libro Mayor: Fecha

Clientes Referencia

Contracuenta

Folio 03 Debe

Haber

Saldo 89,600

PD-1

Auxiliar de clientes: Fecha

Referencia

Comercial Iris, S.A.

57,730

147,330

Comercial Iris, S.A. Concepto

Debe

Haber

Saldo 10,752

PD-1

Venta a crédito

57,730

68,482

contabilidad financiera ii

110

Auxiliar de documentos por cobrar: Fecha

Referencia

PD-1

Comercial Stylus, S. A.

Concepto

Venta a crédito

Debe

Haber

52,555

Saldo

52,555

Ejercicio 3 Fecha

Concepto

Parcial

Debe

Haber

_____1______ Clientes System, S.A. Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito comercial facturas 063

401,925

401,925 394,500 52,425

_____3______ Devoluciones sobre ventas IVA por trasladar Clientes System, S. A. Registro de la devolución

40,193

34,950 5,243

40,193

_____5______ Rebajas sobre ventas IVA por trasladar Clientes System, S. A. Registro de la rebaja sobre venta

2,010

1,748 262

2,010

Ejercicio 4 Fecha

Concepto _____1______ Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables de 8.38% con base en las ventas a crédito _____2______ Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables de 6.97% con base en los clientes

Parcial

Debe

Haber

658,940 658,940

548,048 548,048

unidad 3 cuentas por cobrar

_____3______ Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables de 5.88% con base en las ventas totales

Ejercicio 5

Ejercicio 6 1. c. 2. Al valor pactado originalmente. 3. Devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre ventas.

4. Caja Bancos Inversiones temporales Clientes Estimación para cuentas incobrables Documentos por cobrar Activo circulante

$17,500 776,000 100,000 305,500 (20,800) 165,000 –––––––– $1’343,200

111

462,359 462,359

contabilidad financiera ii

112

5.

Ejercicio 7 1. c) 2. d) 3. a) 4. a) b) c) d) e) f) g) h)

F V F F V F V V

unidad 3 cuentas por cobrar

5.

Ejercicio 8

*360 días es el año comercial.

113

contabilidad financiera ii

114

Ejercicio 9

Ejercicio 10 1. a) b) c) d) e) 2. 3. 4. 5.

d) c) b) b)

F V V V V

unidad 3 cuentas por cobrar

6.

*360 días es el año comercial.

115

116

contabilidad financiera ii

Respuestas de la autoevaluación 1. El crédito de cuenta abierta está basado en la confianza que se tiene con el deudor, está garantizado con la factura de la compra; el crédito con garantía de documentos necesita la expedición de un título de crédito que respalde la deuda. 2. Pagaré o letra de cambio, siendo más usual el pagaré. 3. En la nota de crédito. 4. Son cuentas que algunos clientes no pagan a tiempo por diversas circunstancias. 5. Se presentan restándose a las cuentas por cobrar, para que se muestre el importe neto de las cuentas por cobrar. 6. Mediante el descuento de documentos en instituciones bancarias y el factoraje. 7. Factoraje con recurso y factoraje sin recurso. 8. Cuando el cedente responde de la existencia y legitimidad de las cuentas por cobrar y del riesgo de morosidad o insolvencia del cliente, se dice que se aplica factoraje con recurso; cuando el factor asume el riesgo de insolvencia de las cuentas por cobrar adquiridas, debiendo tener un conocimiento amplio de los deudores, de las cuentas por cobrar y del riesgo que implica cada una de ellas, se dice que se aplica factoraje sin recurso. 9. Deudores diversos y funcionarios y empleados. 10. Elaboración del ejercicio:

unidad 3 cuentas por cobrar

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