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• Jorge Rodriguez

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Contabilidad computarizada. Introducción, generalidades y definiciones Lecciones 1. Concepto de contabilidad. Cómo se inició la contabilidad. Quién debe llevar la contabilidad 2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente 3. Qué es una persona natural. Persona jurídica. Comerciantes. Características legales 4. La empresa. Clasificación y características 5. Principios de contabilidad generalmente aceptados 6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuación contable y sus variaciones. Ilustración 7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contable 8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables 9. El Mayor en T. La mayorización. Balance de comprobación 10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros

1. Concepto de contabilidad. Cómo se inició la contabilidad. Quién debe llevar la contabilidad Introducción Modernamente se conceptúa a la Contabilidad como “el lenguaje de los negocios” o “el termómetro de la economía” por cuanto se constituye en un soporte muy importante para todas las actividades de comercio o de servicio que realizan las empresas y los diferentes entes contables, nuestro propósito en el presente curso va orientado a saber: ·

Qué es la Contabilidad

·

Conocer quienes deben llevar Contabilidad

·

Saber el términos generales como se clasifican las empresas

·

Identificar de forma clara los diferentes tipos de negocios

· Evaluar la importancia de la Contabilidad para una adecuada toma de decisiones ·

Cumplir con las obligaciones tributarias impuestas en cada estado

· Conocer el manejo adecuado de Microsoft Excel para los fines de la Contabilidad · Cumplir con las obligaciones de los entes contables en las fechas programadas Concepto de Contabilidad Contabilidad es la ciencia que recopila información mediante documentos fuente, los cuales deben ser analizados y clasificados para luego registrarlos dando inicio al “proceso contable” cuyo resultado es el de proveer información para una adecuada toma de decisiones. Sobre este concepto no existe una definición universalmente aceptada. Como se inició la Contabilidad Debemos destacar tres períodos claramente definidos que son: 1. Período empírico, que comprende las primeras manifestaciones de la Contabilidad, hasta el año de 1494, aquí se destacan las primeras necesidades del ser humano de conocer y controlar su economía pues aparecen los primeros comerciantes; en principio la contabilidad era una simple retención mental para identificar la posición deudora o acreedora frente a terceras personas, pero esto no resultaba eficiente, pues la memoria es frágil y se tenía que pensar en algún tipo de registro donde queden asentados por escrito los diversos actos de comercio o de intercambio de aquel entonces. Por ésta razón se tuvo que recurrir a prácticas escritas sobre planchas, papiros, tablillas, etc. con el objeto de guardar una memoria de las diversas transacciones, ésta práctica llegó a su máxima expresión en el imperio romano donde ya existían libros para registrar los cobros y pagos principalmente. Sin embargo ésta ayuda memoria no resultaba del todo eficiente ya que se trataba más de una narración que representaba los acontecimientos económicos aisladamente y dejaba algunos espacios en blanco para luego cerrar las operaciones abiertas en cada día, es decir se trataba de una partida

simple que no relacionaba unos hechos con otros, es decir era insuficiente para atender las diversas necesidades de información. 2. Período clásico, éste período va desde 1494 hasta 1914 y se destacan las diversas escuelas contables clásicas. Es precisamente en 1494 que aparece la obra de Fray Lucas Pacciolo, titulada “Suma de aritmetica geometria proportioni et proporcionalita”, en donde se menciona por vez primera “La partida doble” y sienta las bases para el desarrollo de la Contabilidad. La partida doble es un sistema que controla los dos aspectos que se conjugan en toda transacción económica, o dicho de otra forma la causa y el efecto de todo acto de comercio, esto implica un cargo (anotación en el debe) y un abono (anotación en el haber), los libros utilizados se perfeccionan, se empieza a utilizar un libro para anotar las memorias de las transacciones a manera de borrador, luego estos hechos son registrados en el libro diario con doble registro para posteriormente asentarlos en el libro mayor, es decir ya se tiene una coordinación de los hechos contables. Entre las principales escuelas contables clásicas tenemos:     

La La La La La

escuela escuela escuela escuela escuela

contista de Edman Degranges lombardo-austriaca de Francesco Villa personalista de Giussepe Cerboni materialista de Fabio Besta hacendalista de Giovanni Rossi

3. Período científico, que comprende desde 1914 hasta nuestros días y se destaca el estudio de las doctrinas de varios países, entre ellos: Italia, Francia, Alemania, Portugal, España, Argentina, Uruguay, Brasil y Estados Unidos. Cada país a traves de varios representantes, ha contribuido al enriquecimiento de esta ciencia aportando importantes teorías económicas, éste proceso continua hasta nuestros días. Quienes deben llevar Contabilidad? Dependiendo de la política de cada país esto puede variar, en el caso de Ecuador están obligadas a llevar Contabilidad todas las empresas, tengan o no fines de lucro, además una persona natural, debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones: Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades económicas o al 1ro. de enero de cada ejercicio impositivo). Tenga ingresos brutos anuales de su actividad económica (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 100.000

Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 80.000. En caso de personas naturales que se dediquen a la exportación de bienes deberán obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los límites antes indicados. La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. ACLARACIÓN: Desde el año 2000, la moneda que se maneja en Ecuador es el dólar de los Estados Unidos de América, por esta razón muchas de las citas, ejemplos y transacciones serán hechas en esta moneda. ↑ volver al índice ↑

2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente Importancia del estudio de la Contabilidad La Contabilidad en la actualidad como herramienta que suministra información a las diferentes empresas y entes financieros tiene especial importancia en razón de que es necesaria para la toma de decisiones dentro del aspecto económico, muchas de estas decisiones pueden influir en la expansión de una empresa, creando nuevas fuentes de trabajo, otras pueden dar lugar a la concesión de nuevos créditos para la banca, fortaleciendo y ampliando de esta forma el sistema económico de un estado o de una región. Es posible llevar la Contabilidad desde un pequeño negocio, hasta la administración de todo un estado, es decir es aplicable a todo agente económico, de hecho muchos profesionales, hoy en día ven la necesidad de conocer más a cerca de esta ciencia con el fin de estar al día en el cálculo de sus impuestos por ejemplo, saber concretamente la evolución de su patrimonio y conocer si en su gestión están obteniendo resultados positivos. El principio de la partida doble “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

Este principio contable es fundamental para una correcta interpretación de las transacciones que se realizan en las empresas, o entre individuos y significa que se recibe algo a un valor económico determinado igual a un valor que entrega, por ejemplo: una empresa adquiere un vehículo y por este bien debe pagar su justo precio; es decir ingresa el vehículo que pasa a ser propiedad de la empresa y a cambio paga un precio pactado, el cual puede ser de contado o a crédito, es necesario identificar en esta transacción dos partes: la parte deudora y la parte acreedora; la parte deudora es la empresa que adquiere el vehículo, pues adquiere el bien y tiene ahora una deuda, la parte acreedora es la empresa que ha vendido el vehículo y por tanto es acreedor al pago que debe satisfacer la empresa que compró el este bien, para perfeccionar la transacción intervienen diferentes documentos que se denominan documentos fuente. Para ejemplificar este principio de una forma más sencilla, se puede citar algunos casos que como individuos también necesitamos realizar a diario, por ejemplo cuando salimos de casa y necesitamos tomar un medio de transporte para trasladarnos a otro lugar, necesitamos pagar ese servicio, entonces aquí también debemos identificar el doble sentido de la transacción: 1.- Que recibimos, recibimos el servicio de transporte y 2.- Que entregamos, debemos entregar un valor igual que compense este servicio y que está regulado por las autoridades o la costumbre de cada región. Si nos podemos analizar detenidamente, siempre estamos realizando transacciones todos los días, cuando necesitamos alimentarnos por ejemplo, escogemos un local donde brinden este servicio, identificamos las dos partes de la transacción: 1.- Deudor, nosotros quienes solicitamos el servicio. 2.- Acreedor, el dueño del local, al cual debemos pagar por dicho servicio. Es importante anotar que por más simple o sencilla que sea una transacción se debe dejar constancia por escrito mediante un documento del hecho acontecido, anotando lugar y fecha, cantidad, detalle del bien o servicio adquirido, el valor correspondiente, el impuesto (si es procedente) y el valor total de la transacción, éstos

documentos servirán posteriormente como prueba de que se realizó una transacción. Documentos fuente Son documentos que proveen la fuente de información para conocer el tipo de transacción que se realizó entre dos partes en una fecha determinada. En forma generalizada se considera a la factura como uno de los principales documentos fuente para toda contabilidad, en el caso de Ecuador, el Servicio de Rentas Internas ha dispuesto que toda factura debe cumplir con el reglamento de facturación vigente y que se resume en la siguiente gráfica:

[1] Como podemos observar, todas las facturas que se emitan en el país deben cumplir todos estos requisitos para que el documento sea válido, caso contrario no puede ser considerado como sustento de la transacción. Existen otros documentos fuente que normalmente acompañan a las facturas como son los cheques, comprobante de retención, comprobante de egreso, etc. Todos en conjunto respaldan las transacciones efectuadas. Dentro de la Contabilidad existen variados documentos que también sirven de fuente de información como son: contratos de prestación de

servicios, contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, contratos de compra-venta de vehículos, roles de pago, planillas de servicios básicos, estados de cuenta, notas de débito, notas de crédito, documentos únicos de importación, formularios para la declaración de impuestos, planillas del seguro social, vales de caja chica, etc. A los documentos antes mencionados se agregan otros registros o libros propios de la Contabilidad, como son: libro de compras, libro de ventas, libro diario, libro mayor, registro de inventarios, etc. Toda esta documentación debe ser guardada y archivada en orden para facilitar su manejo y manipulación ya que en cualquier momento se necesita hacer cualquier consulta sobre tal o cual transacción realizada. Existen determinados documentos fuente que tienen su propio reglamento o deben sujetarse a determinadas leyes, según la legislación de cada país, un ejemplo de esto lo constituye la Ley de cheques, Ley de aduanas, Ley de régimen tributario interno, por nombrar unos cuantos. De modo que la observancia de estas leyes nos ayudan a manejar adecuadamente los documentos según los lineamientos destinados para cada caso. Desde la más remota antigüedad, hasta nuestros tiempos se ha venido utilizando el papel para la confección de los distintos documentos utilizados no solo para la Contabilidad, sino también para otros propósitos, sin embargo con el objeto de cuidar los pocos bosques que nos quedan, modernamente se está implementando documentos electrónicos, que son igualmente válidos y que disponen de ciertas seguridades que los hacen mas confiables que los documentos de papel, de hecho en algunos países esta práctica es muy común, éste hecho demuestra que a futuro continuaremos llevando registros electrónicos tanto de datos como de documentos como respaldo de nuestros actos de comercio o transacciones. [1] http://www.sri.gov.ec/sri/documentos/compartido/gen--000761.pdf

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3. Qué es una persona natural. Persona jurídica. Comerciantes. Características legales

Persona natural Se define como persona a cualquier individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, condición o sexo. Una persona natural puede ejercer actos de comercio siempre que haya cumplido su mayoría de edad y no tenga impedimento para realizar esta actividad. Persona Jurídica Se considera como persona jurídica a la reunión de dos o más personas naturales que constituidas legalmente obtienen personería jurídica; es una entidad ficticia que tiene capacidad para ejercer sus derechos y contraer obligaciones, puede funcionar con un nombre comercial o Razón Social. Comerciantes De acuerdo con el Código de Comercio del Ecuador (Art. 2), se define como comerciantes a todas aquellas personas que teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesión habitual. Se entiende como capacidad para contratar aquellas personas que gozan de todas las garantías y de la confianza de quienes ejercen con ellos actos de comercio, en algunos casos existen personas que no pueden ejercer el comercio como por ejemplo los clérigos y las personas consideradas clínicamente como ebrios consuetudinarios. Características legales Para garantizar que los actos de comercio se lleven de una forma organizada, la sociedad ha considerado oportuno dictaminar ciertas leyes que regulen este tipo de actividades, es así como se acepta la existencia de una Ley de compañías, un Código de Comercio, un Código de Comercio y más leyes afines con las actividades que realizan los comerciantes. Desde la antigüedad, las personas han considerado conveniente asociarse entre sí con objetivos comunes para obtener mejores resultados y el comercio no es una excepción, es así como dos o más personas se asocian, obtienen personería jurídica y pueden constituirse como compañía. Una vez que se constituye una compañía, se entiende que se debe realizar un contrato por el cual dos o más personas unen sus capitales o negocios para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus

ganancias o utilidades; éste contrato se entiende debe respetar los lineamientos legales y acogerse a lo que disponen los distintos códigos de comercio, leyes, convenios y disposiciones de cada país. Cuando se haya cumplido con todas las disposiciones legales para constituir una compañía o empresa se puede empezar a ejercer las operaciones comerciales o transacciones mercantiles, que no es otra cosa que el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objetivo de satisfacer las necesidades de las personas que viven en una sociedad. De acuerdo a los documentos que se utilicen para los actos de comercio, éstos también deben acogerse a ciertos reglamentos o leyes, modernamente no se puede aceptar que una transacción pueda estar respaldada con una factura que no cuente con el número de autorización emitido por el respectivo Servicio de Rentas Internas o la entidad que ejerza el control de los impuestos en cada país. Igualmente cabe mencionar que los pagos y emisión de cheques también se someten a las disposiciones de la Ley de cheques o si se realizan transferencias vía electrónica, éstos también deben cumplir ciertos protocolos de seguridad para poderlos realizar. Las personas que se dediquen a llevar Contabilidades o realizar la Contabilidad para alguna compañía o entidad deben cumplir el código de ética del Contador Público, el mismo que se basa en dos partes: 1.- Postulados generales.- Están constituidos por los enunciados fundamentales y morales de la ética profesional del contador, entre estos podemos mencionar los siguientes: integridad, independencia, objetividad, confidencialidad, conducta ética, normas técnicas y capacidad profesional. 2.- Normas Éticas.- Son las ampliaciones o aplicaciones en detalle de uno o más postulados generales, entre éstas podemos mencionar: Confidencialidad; Integridad, objetividad e independencia; divulgación y solicitación; ética a través de las fronteras internacionales; condiciones para sustituir a un Contador Público Independiente, entre otras. Secreto Profesional.- Exceptuando una orden de autoridad competente, los contadores están obligados a guardar estricta reserva respecto de las operaciones que registren, de las que se informen o de aquellas en las que intervengan, así como de la forma y condiciones en que hayan

actuado los administradores o técnicos de las empresas donde hayan prestado o estén prestando sus servicios. Por lo antes expuesto, es siempre necesario mantenerse en conocimiento e informado para cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias para cada caso, y de esta forma evitar problemas que puedan complicar la situación personal o de la compañía para la cual se presta los servicios. El acatamiento de las leyes siempre nos traerá la satisfacción del deber cumplido. ↑ volver al índice ↑

4. La empresa. Clasificación y características La empresa Se define a la empresa como una entidad o compañía que está compuesta por capital y trabajo, con el objetivo de desarrollar actividades productivas, de comercialización, de prestación de servicios y otras actividades para beneficio de la colectividad. Clasificación Actualmente existen varios criterios para clasificar a las empresas, entre los principales tenemos los siguientes: Por su naturaleza: Se clasifican en industriales, comerciales y de servicios. Empresas industriales se consideran aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en productos terminados, por ejemplo una fábrica que transforma la madera en un producto acabado como es el papel. Empresas comerciales son las que se dedican a la compra y venta de productos elaborados y se convierten en intermediarias entre productores y consumidores, por ejemplo una comercializadora de llantas de vehículos, compra el producto a los fabricantes y los vende a los consumidores finales. Empresas de servicios son aquellas que se dedican a prestar un servicio a la colectividad, por ejemplo una empresa aérea que ofrece servicios de

transporte aéreo, puede ser también una clínica, que presta servicios hospitalarios o de salud. Por el sector al que pertenecen: Básicamente podemos clasificarlas en públicas, privadas y mixtas. Las empresas públicas son las que pertenecen al Estado, es decir el capital es del sector público, como ejemplo podemos citar las empresas de telecomunicaciones, de agua potable, de energía eléctrica, etc. Las empresas privadas están formadas con capitales del sector privado, es decir por personas naturales o personas jurídicas, por ejemplo una imprenta, una papelería, un restaurante, una empresa de compra y venta de vehículos, etc. Las empresas mixtas o de economía mixta, son aquellas cuyo capital pertenecen tanto al sector público como al privado, por ejemplo empresas de explotación minera, empresas de fabricación de cemento, etc. Por la integración del capital: Dentro de esta clasificación tenemos a las empresas unipersonales es decir que el capital pertenece a una persona natural y pluripersonales, cuyo capital pertenece a dos o más personas naturales. Características Para la conformación de cualquier empresa se debe definir un contrato que es un instrumento legal por medio del cual varias personas unen sus negocios o capitales con el objetivo de obtener ganancias. En el caso de Ecuador los contratos para conformar las empresas están definidos en la Ley de Compañías, también están regidos por el Código de Comercio y el Código Civil. Para realizar actividades de comercio tenemos básicamente cinco tipos de compañías que son: 1.- La Compañía en nombre colectivo; 2.- La Compañía en comandita simple; 3.- La Compañía de responsabilidad limitada; 4.- La Compañía anónima; y,

5.- La Compañía de economía mixta. Como ya se mencionó anteriormente, todas las compañías están obligadas a llevar Contabilidad y en este sentido es necesario que los contadores se familiaricen con las actividades propias del negocio para comprender sus operaciones básicas, sus gastos más frecuentes, sus responsabilidades frente a los organismos de control, etc. Las actividades contables son tan diversas que se pueden aplicar a varios tipos de negocios, no solamente compañías o empresas sino también clubs sociales, instituciones de investigación, colegios, universidades, cooperativas de todo género, escuelas de formación para conductores, etc. Por ser tan variado el campo de acción de la Contabilidad, mucha gente ha decidido seguir esta carrera, sin embargo es muy útil aclarar que se debe realizar este trabajo con mucha concentración y prolijidad, pues todas las cifras que maneja la Contabilidad representan dinero, que es quizá el aspecto más delicado y sensible en cualquier organización. Con el objetivo de salvaguardar los intereses económicos de quienes conforman una compañía, en muchas instituciones funcionan departamentos de auditoría interna, quienes están encargados de realizar determinados exámenes para asegurarse de que se cumplan las normas de control interno y asegurarse de que la organización alcance sus objetivos. En otros casos, las compañías también recurren al servicio de una Compañía auditora externa, igualmente para que haga su examen, luego del cual realizará un informe detallado donde deberá exponer las áreas examinadas y determine las debilidades y haga las recomendaciones que estime necesarias para la buena marcha de la organización. Antes como ahora, las empresas han sido consideradas como uno de los agentes económicos más importantes para el funcionamiento de una sociedad, pues a través de ellas, se realizan muchas actividades tales como: compras, ventas, circulación del dinero, generación de empleo, intercambios comerciales, etc. que posibilitan en conjunto, la expansión de la economía a todo nivel. ↑ volver al índice ↑

5. Principios de contabilidad generalmente aceptados Los principios de la Contabilidad Se entiende que toda ciencia para ser considerada como tal debe poseer principios, éstos pueden ser de origen natural como en el caso de la Física o de otro tipo. En el caso de la Contabilidad podemos afirmar que es una ciencia empírica de carácter económico-social y se basa en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos también por las por las siglas PCGA. Estos principios son un conjunto de normas y reglas generales que sirven de guía para formular la medición y la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente contable, también constituyen parámetros para la formulación de los estados financieros. Para comprender y aplicar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados debemos estudiar ciertos conceptos básicos que orientan la acción de la profesión contable y que son considerados como principios contables, éstos son: Ente Contable.- Se considera ente contable a la empresa, compañía u organización que desarrolla una actividad económica y es susceptible para aplicar registros, es distinto al concepto de persona, que debe ser considerado como un tercero, ya que en este aspecto una misma persona puede ser propietario de varios entes. Equidad.- Éste principio considera que la Contabilidad debe basarse en la igualdad para todos los sectores, sin dedicar preferencia para ninguno de forma particular ya que en una misma entidad entran en consideración diversos intereses y no por esto se deben reflejar datos que afecten intereses de unos, prevaleciendo los de otros. Bienes económicos.- La Contabilidad se fundamenta en los bienes materiales e inmateriales los cuales tienen un valor económico por consiguiente pueden ser valorados en términos de dinero o términos monetarios. Período de tiempo.- Es importante definir que la Contabilidad se ocupa de proveer información, por tal razón es necesario que existan períodos específicos para este fin, los cuales deben ser por iguales períodos de tiempo, esto permitirá realizar análisis y comparaciones.

Esencia sobre la forma.- Este principio se fundamenta en la realidad económica de las transacciones y prevalece la esencia sobre la forma, normalmente hay regulaciones legales en las que pueden diferir estos dos conceptos, sin embargo los profesionales de la Contabilidad deben enfatizar en la esencia para que se refleje de mejor manera la actividad económica expuesta. Empresa en marcha.- Este principio considera que la Contabilidad debe aplicarse a empresas con continuidad en sus actividades, es decir entes contables que no interrumpan sus operaciones o transacciones, si una compañía entra en proceso de liquidación o disolución, no puede ser considerada como empresa en marcha. Medición en términos monetarios.- La Contabilidad cuantifica en términos monetarios todos los bienes, recursos, obligaciones y derechos de una entidad. Esto quiere decir que en cada país la Contabilidad debe expresarse en la moneda de curso legal donde la entidad desarrolle sus actividades. Estimaciones.- En consideración de que la Contabilidad se orienta a diferentes tipos de actividad económica, esto, no permite cuantificar con exactitud ciertos rubros por lo que es necesario realizar aproximaciones o estimaciones. Valuación al Costo.- Este principio pone de manifiesto que los bienes de una empresa deben registrarse al costo de adquisición o producción, igualmente se considera que las fluctuaciones de la moneda no deben incidir en alterar este principio, pero si se deberán realizar los ajustes necesarios en ciertos períodos inflacionarios. Devengado.- Se refiere a las variaciones que pueden producirse en el patrimonio para reflejar un resultado económico, sin distinguir si se ha cobrado o pagado en un período determinado, es decir se da por aceptado que un determinado rubro se encuentra por cobrar o por pagar, luego de una negociación. Objetividad.- Todos los cambios producidos en los principales segmentos de la entidad, se deben conocer formalmente en los registros contables, a la brevedad que permita medirlos objetivamente y registrarlos en términos monetarios, de forma que no existan distorsiones en dichos registros. Realización.- Este principio sostiene que los ingresos, gastos, compras o ventas deben ser considerados como tales una vez que se haya

culminado con una negociación y no antes, es decir la transacción debe quedar perfeccionada con todos los documentos habilitantes o concluyentes. Los resultados económicos solo deben registrarse cuando se han realizado, este principio participa conjuntamente con el principio del devengado. Criterio conservador.- Este principio se sintetiza en los siguientes términos: “Se deben registrar las pérdidas cuando se conocen y las ganancias únicamente cuando se hayan percibido” Esto quiere decir que ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores, el contador debe optar por el más bajo, minimizando de esta forma la participación de los propietarios en las operaciones contables. Uniformidad.- Esto significa que se debe aplicar en forma uniforme las normas y principios contables entre un período y otro de tal forma que permita una mejor comparación e interpretación de los estados financieros de una empresa en marcha. En caso de existir algún cambio relevante, se debe hacer conocer con una nota aclaratoria. Importancia relativa.- Este principio obliga al profesional contable a actuar con sentido práctico en la aplicación de las normas y políticas contables, pues existen hechos de mínima importancia que pueden pasarse por alto, no existen normas exactas que separen los hechos importantes de los que no lo son, por tanto en estos casos debe prevalecer el criterio del contador tomando en cuenta varios factores y el efecto que puede producir ésta decisión en los resultados y en los principales segmentos de los estados financieros. Revelación suficiente.- Significa que la información que contengan los estados financieros debe estar expresada en forma clara, exacta y comprensible para interpretar y comprender los resultados de las operaciones y la situación real de la entidad. Consistencia.- La información contable requiere que se ejecuten procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo tanto en la aplicación de los criterios contables como a la consistencia en cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros, pues no se deben cambiar las partidas entre un ejercicio y otro, es decir deben ser consistentes durante todo el tiempo de vida de la entidad. Hasta aquí los principales principios de Contabilidad, éstos siempre están en constante aplicación y verificación por parte de los principales organismos de control para asegurarse de una ejecución correcta de los

mismos, también hay organismos internacionales que enriquecen estos postulados para un perfeccionamiento de la profesión contable. ↑ volver al índice ↑

6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuación contable y sus variaciones. Ilustración Activo Se define como activo a todos los bienes y valores de propiedad de la entidad y que están al servicio de la misma con el objetivo de obtener utilidad. Estos bienes tienen mucha probabilidad de generar un beneficio económico y varían de acuerdo con la naturaleza del negocio, por ejemplo una pequeña empresa de servicios puede tener una oficina, la cual puede ser suficiente para el desarrollo de sus actividades, en cambio una gran industria necesita de una planta industrial, maquinaria, vehículos, edificios, muebles, etc. Todo activo tiene un valor de cambio, es decir el propietario de un determinado activo puede cambiarlo por efectivo o por otro activo, puede utilizarlo para cancelar una deuda o repartirlo entre los propietarios de la empresa, es decir se lo puede utilizar para alguna actividad productora de ingresos. El activo es también una de las dos partes del balance de situación. Pasivo Son todas las obligaciones que tiene por pagar la empresa a sus acreedores y se reflejan en el primer segmento de la segunda parte del balance a una fecha señalada en el mismo documento. Comprende también las fuentes de financiación de una entidad, en muchas ocasiones, las empresas deben acogerse al endeudamiento para poder adquirir activos, es decir obtienen un bien pero a la vez contraen una deuda, aplicando de esta forma la partida doble, existen varios tipos de pasivos que los estudiaremos con mayor detenimiento en próximos capítulos. Patrimonio El Patrimonio es el segundo segmento de la segunda parte que completa un balance de situación y constituye el derecho de propiedad que tiene la empresa sobre la diferencia entre el activo menos el pasivo. En este segmento también se reflejan los resultados obtenidos por la gestión de

la entidad, es decir la utilidad o pérdida obtenida en un ejercicio contable determinado, así como también las reservas y los resultados obtenidos de ejercicios anteriores. La Ecuación Contable Todo balance de situación comprende dos partes, por un lado tenemos el activo y por otro lado el pasivo y patrimonio, en consecuencia con estos tres términos se conforma la ecuación contable de la siguiente manera:

Como toda ecuación, la ecuación contable es susceptible de sufrir variaciones mediante la transposición de términos, de esta forma podemos obtener las siguientes variaciones.

Esta segunda variación es conocida como ecuación patrimonial. Como vemos se puede despejar cualquiera de los términos que conforman la ecuación contable. ILUSTRACIÓN: Primera operación: Para una mejor interpretación de la importancia que ejerce la ecuación contable, en los negocios vamos a suponer que se inicia un negocio de prestación de servicios turísticos, para lo cual se ha constituido una compañía limitada denominada “Fragata Tours Cía. Ltda., con un aporte en efectivo de $12.000,oo. 1era. Ecuación contable:

Comentario: El valor del lado izquierdo de la ecuación contable es igual al valor del lado derecho. El Activo es igual a $12.000,oo, la suma de los Pasivos (0,oo) más el Patrimonio es igual a $ 12.000,oo Segunda operación: Con el propósito prestar servicios de transporte a turistas, la empresa adquiere un Vehículo tipo furgoneta en $18.000,oo, con un Pagaré a 180 días. Variación ecuación contable: aumento de un Activo por el aumento de un Pasivo.

Comentario: Se compra un vehículo que pasa a ser parte de la propiedad de la empresa (Activo), por tanto, el total del activo luego de esta operación es igual a $ 30.000,oo. Por otra parte el Pasivo tienen una obligación (pagaré) a cancelar, por el valor del Vehículo igual a 18.000, manteniéndose estable el Patrimonio, Con lo que se justifica la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Tercera operación: La empresa compra un Computador en $1.800,oo en efectivo. Variación de la ecuación contable: disminución de un Activo por el aumento de otro Activo, manteniéndose constante el Pasivo y el Patrimonio.

Comentario: Los pagos de combustible y viáticos disminuyen el efectivo a $13.800,oo (14.200-400) afectando al Patrimonio por que los gastos tienen un efecto inverso al de los ingresos, por tanto, el Patrimonio se ve reducido en $400,oo (16.000 – 400) La igualdad de la ecuación contable siempre se mantiene. RESUMEN FINAL DE LAS OPERACIONES A continuación presentamos la Posición Financiera de las Empresa Fragata Tours Cía. Ltda., luego de las operaciones efectuadas.

[1]

[1] Econ. Victor Hugo Vela Oviedo, guía de Contabilidad I, Universidad Tecnológica América, Unita

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7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contable Las cuentas Cuenta es el nombre genérico que agrupa valores o bienes de características similares, por ejemplo la cuenta CAJA agrupa al dinero en efectivo, monedas y billetes que recibe o entrega una entidad, la cuenta BANCOS es un nombre genérico que implica al dinero depositado o retirado a través de un banco. Existen otras cuentas como EDIFICIOS, VEHICULOS, MUEBLES, TERRENOS, etc. que no requieren mayor explicación para su identificación, pues con solo nombrarlos ya se conoce de que cuenta se trata. La cuenta es el elemento básico de toda Contabilidad, y precisamos de un grupo de cuentas para registrar adecuadamente las transacciones, para esto es preciso que cada cuenta se encuentre debidamente codificada en un plan de cuentas. Las cuentas facilitan el registro de las operaciones que realiza la entidad en los libros de Contabilidad, cada cuenta representa derechos, obligaciones o bienes que dispone una entidad a una fecha determinada. Partes de una cuenta En razón de que a cada cuenta se lo puede representar en una T, se identifican dos partes, la parte izquierda de la T conocida también como DEBE o DEBITO y la parte derecha de la T conocida como HABER o CREDITO, generalmente en la parte superior de la T va el nombre de la respectiva cuenta, se lo puede graficar de la siguiente manera:

Los términos Debe y Haber tienen mas una connotación física dentro de la cuenta, que de otra índole; se les conoce también como Cargo y Abono; existen dos tipos de cuenta, las cuentas de gestión y las de patrimonio, éstas últimas aparecen en el Balance General o Estado de

Situación, mientras que las cuentas de gestión pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Pérdidas y Ganancias. Las cuentas son de naturaleza deudora o acreedora, por lo general las cuentas que tiene naturaleza deudora representan a un activo o un gasto, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora, representan a un pasivo o un ingreso, por ejemplo en el caso de la cuenta CAJA, es una cuenta de activo por tanto su naturaleza es deudora, esto quiere decir que recibe valores en el Debe cuando registra ingresos y cuando entrega valores en el Haber, es por pagos realizados por diferentes conceptos, pero prevalece un valor mayor en el Debe. Todas las cuentas en Contabilidad sin excepción, al final de un período contable deben producir un saldo que es el que determina si una cuenta es deudora o acreedora. El saldo de una cuenta está dado por la diferencia entre la suma de los valores del Debe y la suma de los valores del Haber, cuando la suma de los valores del Debe es mayor que la suma de los valores del Haber, se dice que esa cuenta tiene saldo deudor, por tanto la cuenta es de naturaleza deudora, por el contrario cuando la suma de los valores del Haber es superior a la suma de los valores del Debe, la cuenta tiene saldo acreedor y por tanto es de naturaleza acreedora. También hay casos en que la suma de los valores del Debe es igual a la suma de los valores del Haber, en este caso el saldo es cero o nulo. La mayoría de cuentas de naturaleza deudora constan en el balance de situación y representan a activos, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora que también constan en el balance general representan a pasivos o cuentas de capital. Con respecto a las cuentas de gestión en cambio se dice que toda cuenta de gasto es de naturaleza deudora y toda cuenta de ingresos es de naturaleza acreedora. Ejemplos de Cuentas Como ejemplo de cuentas de activo podemos citar: Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar, Inventario de Mercaderías, Muebles y Enseres, Equipos de oficina, Edificios, Vehículos. Dentro del pasivo podemos citar las siguientes cuentas: Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar, Accionistas por Pagar, Otras cuentas por Pagar, Hipotecas por Pagar. En el patrimonio tenemos: Capital, Reservas, Resultados.

Entre las cuentas de gastos tenemos: Sueldos y salarios, Horas extras, Mantenimiento de oficinas, Viáticos, Combustibles, Comisiones. Como parte del grupo de ingresos podemos citar las siguientes cuentas: Ventas, Utilidad en venta de activos fijos, Comisiones ganadas, Otros ingresos. El Ciclo Contable El ciclo o proceso contable es la secuencia que debe seguir la información contable desde que se origina la transacción hasta la presentación de los Balances y que se resume en los siguientes pasos:

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8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables

Principales libros de Contabilidad Cuando hablamos de libros de Contabilidad nos referimos a los registros que utilizamos para contabilizar las operaciones de la entidad, dentro de éstos libros tenemos: El Libro Diario y el Libro Mayor (que lo veremos en el próximo capítulo) Libro Diario Es uno de los libros más utilizados en la Contabilidad, se lo utiliza para registrar todas las operaciones de la empresa en orden cronológico y diariamente, de ahí su nombre; este registro se lo hace mediante asientos contables, a esta acción también se la conoce con el nombre de jornalización, un formato muy generalizado del libro diario es el siguiente:

Como podemos observar, a más del nombre de la entidad o compañía, debe ir el nombre del libro contable, en este caso DIARIO GENERAL, seguidamente debemos registrar el número de folio; a continuación tenemos una columna para registrar la FECHA de cada transacción, seguidamente en DESCRIPCION, debemos hacer constar las cuentas que han intervenido en la operación, en REF. colocamos una referencia o código de cuenta, finalmente registramos los valores que deben ir al DEBE y los valores que deben ir en el HABER, cumpliendo el principal principio de la Contabilidad, la partida doble. Asientos Contables

Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronológica en el DIARIO GENERAL, previo a un análisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este análisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situación vamos a suponer que la empresa adquiere un vehículo y que paga con cheque la suma de 12.000 dólares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentación que sustenta la transacción, esto es, la factura, el contrato de compra-venta del vehículo, el cheque, etc. A continuación debe hacer el siguiente análisis en función del principio de la partida doble:

Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transacción, con el siguiente asiento contable:

En este asiento podemos observar las siguientes partes: 1.- Un número de identificación ------- 1 ------2.- La fecha 26-ago-20..

3.- La cuenta que se debita: Vehículos con su referencia 1.2.1. 4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2. 5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehículos 12.000 6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos 12.000 7.- Una referencia de la transacción realizada: Registro de la compra del vehículo marca ……, chasis No.………., motor …………, con cheque No…………. Por regla general todo asiento debe contener estas partes. Finalmente nos aseguramos que el asiento está cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER. ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora. ASIENTO COMPUESTO.- En estos asientos intervienen dos o más cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras. ASIENTO MIXTO.- Es aquel en el que intervienen una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora. Ahora vamos a ver un ejemplo de asiento compuesto, se trata de una transacción mediante la cual, se adquiere equipos de oficina por $ 12.000 y muebles por $ 1.500, en la empresa Andesur, según factura No. 1530, se paga en efectivo $ 500, con cheque $ 2000 y por la diferencia nos conceden 15 días de crédito no documentado. El asiento debe registrarse de la siguiente forma:

A continuación vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compañía y da un aporte económico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, además trae 3 equipos de computación valorados en $ 2.000. El registro de este asiento es de la siguiente manera:

Como podemos observar en los asientos realizados, se cumple el principio de la partida doble, también en cada uno observamos los 7

pasos que se cumplieron en el asiento número 1. Originalmente cuando surgió la Contabilidad, estos libros se tenían que llevar a mano, con buena letra, sin manchones ni enmendaduras, sin embargo con el desarrollo de la civilización ahora pues, se pueden realizar en modernos sistemas computarizados, el formato del diario general mantiene su estructura de fondo, pero en algunos casos a cambiado ligeramente de forma para facilitar la jornalización conocida modernamente como digitación de documentos contables. Para mantener un archivo de estos libros es necesario imprimirlos y luego encuadernarlos, pues son necesarios para cualquier consulta posterior o para verificar cualquier dato en caso de litigio entre las partes involucradas, existen diferentes criterios sobre el tiempo que se deben conservar estos libros, dependiendo de la legislación de cada país. ↑ volver al índice ↑

9. El Mayor en T. La mayorización. Balance de comprobación El mayor en T Conocido también como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de Contabilidad que recoge la información registrada previamente en el Diario General, pero en cada una de las cuentas que ha intervenido en la Contabilidad en un período determinado. Uno de los formatos más conocidos de este libro es la T que ya lo vimos cuando mencionamos las partes de una cuenta. Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar el Debe y el Haber, sin embargo existen otros esquemas más completos que incluyen una columna adicional para la obtención del saldo deudor o acreedor directamente y que lo veremos en capítulos posteriores. La Mayorización La mayorización es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lógico este proceso no se puede dar sin previamente

disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros. Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorización vamos a realizar el siguiente ejercicio: Transacciones: El 1 de agosto de 20_ _ se registra el Estado de Situación de la Empresa XT dedicada a la prestación de servicios publicitarios con los siguientes datos: Dinero en efectivo Cuenta Corriente en el Banco Popular

350,oo 12.600,oo

Cuentas por Cobrar

21.500,oo

Documentos por Cobrar

25.700,oo

Edificio Muebles y Enseres Vehículos

86.250,oo 18.000,oo 15.600,oo

Cuentas por Pagar

15.800,oo

Documentos por Pagar

20.300,oo

Hipotecas por Pagar

23.900,oo

Capital Social

120.000,oo

El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de Cuentas por Cobrar a clientes, dinero que ingresa a Caja, según comprobante 01. El 3 de agosto de 20_ _, el dinero ingresado en Caja se deposita en el Banco Popular, según papeleta de depósito 1562, comprobante 01. El 4 de agosto de 20_ _ se compra un mueble por $ 1.000 según factura 2043 a Credicentro, pagamos con cheque 02 del Banco Popular.

Una vez hechos los análisis contables respectivos de las transacciones con los documentos fuente, el Diario General se mostraría de la siguiente manera:

Para iniciar el proceso de mayorización, contamos las cuentas del primer asiento y procedemos a abrir once T (tes) para registrar en ellas los débitos y créditos respectivos en cada cuenta, para asegurarnos de que

la mayorización está bien realizada, colocamos junto a cada cifra el número de asiento de donde proviene ese valor. Cuando ya disponemos de una T para una cuenta y observamos que esa cuenta se encuentra registrada en otro asiento, no abrimos otra T, pues el objetivo de la mayorización es la acumulación de los valores debitados o acreditados en una sola T. Una vez terminado el proceso de mayorización, analizamos cada cuenta o T y si observamos que hay más de una cifra ya sea en el Debe o Haber, procedemos a sumar las cifras y determinar los nuevos saldos. Terminado el proceso de mayorización, el Mayor General se mostraría de la siguiente manera:

Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobación, precisamente para comprobar si se realizó bien el proceso de mayorización. Balance de Comprobación

Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalicen valores iguales, de ser así se tendrá la certeza de que el proceso estuvo bien realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorización hasta que los totales cuadren, es decir totalicen cifras iguales. A continuación vamos a observar el Balance de Comprobación luego del proceso de mayorización antes expuesto.

______________ Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realizó correctamente, en razón de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas, cuando estas dos columnas cuadran, es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos, también van a cuadrar y efectivamente así es. Con este pequeño ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable, hemos incluido aquí únicamente cuentas del Estado de Situación pero posteriormente incluiremos también cuentas de ingresos y gastos.

Al realizar un análisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobación observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber, esto se pone de manifiesto también en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos, siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas, por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio, la T para estas cuentas, sea un poco mas grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor número de movimientos. Una vez totalizadas las cifras, se traza doble línea debajo de los valores, para indicar que se encuentran cuadrados, finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance. ↑ volver al índice ↑

10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros La Hoja de Trabajo Esta hoja según algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobación. Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos. Transacciones: a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18.000 del cliente “Productos Kevin” por concepto de cancelación de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios de publicidad, comprobante de ingreso 02. b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a Caja el día anterior, según papeleta 6258. c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de nuestro cliente “Productos Kevin”, el valor de $ 2.500, se paga con cheque 03 del Banco Popular, además se paga a Teleoriente $ 12.000, por pautas en televisión con cheque 04 del mismo banco.

d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1.400, para pagar a fin de mes. e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales, según comprobante de ingreso 03. La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas: 1ra. Columna, para el código de cada cuenta 2da. Columna, para el nombre de las cuentas A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas que deben estar debidamente cuadradas. 3ra. Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobación 4ta. Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobación 5ta. Columna, para el Debe del Diario General 6ta. Columna, para el Haber del Diario General, ésta columna y la anterior se van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, también se las utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un período o ejercicio contable, cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fácilmente los débitos y créditos de cada transacción. 7ma. Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobación Ajustado 8va. Columna, para saldos acreedores del Balance de Comprobación Ajustado 9na. Columna, para registrar los gastos en el Estado de Resultados 10ma. Columna, para registrar las rentas en el Estado de Resultados 11va. Columna, para registrar los activos en el Balance General 12va. Columna, para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General Es necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que cuadran; los totales de las 4 últimas columnas por lo general no

cuadran por cuanto es necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los gastos, cuando las rentas son mayores que los gastos (como en el caso de nuestro ejercicio), el valor de la diferencia se registra en la columna de gastos para efectos de cuadrar las columnas de gastos y rentas, y el mismo valor lo registramos en la columna de pasivo, para cuadrar las columnas de activo y pasivo del Balance General, este valor debe ir en la cuenta Resultado del período. En el caso de que los gastos sean mayores que las rentas, el valor para cuadrar deberá ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la columna del activo, de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de columnas vamos a observar valores iguales, como en la siguiente Hoja de Trabajo.

Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobación Ajustado solo resta repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en realidad cada cifra tiene únicamente dos opciones en razón de que si tiene saldo deudor, puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo; si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este análisis el reparto de las cifras, se hace más fácil. En las columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido rentas por $ 18.100, mientras que existen gastos por $ 15.900, esto nos da una utilidad de $ 2.200 como Resultado del período, que es el mismo valor que debemos sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos expuestos en la

Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fácilmente los Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad. ↑ volver al índice ↑

Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad Lecciones 1. La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas y modificaciones 2. Principales herramientas y ayudas 3. Operaciones básicas. Suma, resta, multiplicación, división y exponenciación 4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel 5. Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación 6. Contabilidad especializada. Las operaciones comerciales 7. Cuentas y documentos por cobrar 8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio 9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones 10. Consultas del mayor general y balance de comprobación

1. La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas y modificaciones La hoja electrónica Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existían en el mercado, programas de hojas electrónicas como Lotus 123 y Qpro. Con la aparición de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja electrónica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software, en razón de que se lo puede hacer

las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propósitos de la Contabilidad. Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007, con el propósito de que las personas que accedan a este curso saquen el máximo provecho para su óptimo desempeño en el campo laboral, vamos a incluir algunas imágenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilación del conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un menú principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús, ayudas, íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción para incrementar su número dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos más complejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo. Filas y Columnas

En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas están identificadas con números, mientras que las columnas están designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinación de las letras XFD, según podemos observar en la siguiente imagen

Celdas Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos, las celdas siempre reflejan su posición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Toda información que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o información con los cuales se trabaja. Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localización exacta, cuando tenemos más de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificación de este rango, se puede

reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la selección de la primera y última celda. La identificación de rangos de celdas es muy útil cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, también sirve para dar un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando. Modificaciones Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuación:

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del número de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas óptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

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2. Principales herramientas y ayudas Opciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma más delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el día domingo, si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el día lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los números no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una ligera modificación se puede conseguir obtener relleno con números consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el número 1 y en la siguiente el número 2, luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito, aparecerá entonces

Centrar datos en las celdas Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el ícono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de relleno También podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el ícono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a continuación

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos más apropiado dando un clic a la derecha del mismo ícono y observaremos lo siguiente:

Con un poco de práctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del menú INICIO o de cualquiera de los menús que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecerá un pequeño recuadro de texto donde se explica la función de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestión de práctica. ↑ volver al índice ↑

3. Operaciones básicas. Suma, resta, multiplicación, división y exponenciación Operaciones básicas Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones básicas como son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación. Suma Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de sumar, es decir únicamente números, si introducimos un dato alfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación y el resultado que Excel dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula es erróneo. Suma de celdas individuales Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.

Suma utilizando icono de sumatoria

Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

Excel, además de sumar en forma vertical, también puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuación, la gráfica corresponde a la suma del rango A3:D3.

Resta Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicación Para obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

División Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece =C4/C5.

Exponenciación Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también puede elevar a cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

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4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel Antecedentes El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propósitos.

La editorial Libros en Red, en cooperación con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el año 2003, el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñar un software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1] Introducción al Software Contable Como hemos observado en capítulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse más, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propósitos: Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobación Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. Diario General En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre el rango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo, este recuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la última cuenta. En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, más abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamará MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son: fecha,

comprobante, códigos que al momento de digitarlos aparece en forma automática el nombre de la cuenta, descripción para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito. Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botón con el nombre de “Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botón contiene una macro que se debe usar con cuidado, únicamente cuando ya se ha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botón se pueda activar, primero, hay que considerar la “advertencia de seguridad” que se encuentra sobre la barra de fórmulas, haciendo clic en “Opciones”, escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clic en “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes:

En la celda F8, aparece en forma automática un mensaje de advertencia, como medida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores de los créditos en cada asiento contable. Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio número de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #). Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las páginas que se hayan utilizado en el período contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las páginas del Diario, en ese caso solo se imprimirá las páginas utilizadas. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botón o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carácter repetitivo.

Libro Mayor Esta hoja sirve para reflejar los débitos y créditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del período contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta también de una celda para la fecha en la celda E2. Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a través del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo código.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el código 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botón “Presentar Mayor” y vamos a observar lo siguiente:

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de “Vista preliminar”, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la página 1 hasta la página 1, en razón de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las páginas, pues sería algo innecesario. Balance de Comprobación Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, también nos permiten hacer una clasificación de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la información necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la información exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta información la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor análisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

Estado de Resultados También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o pérdida obtenida durante el período o ejercicio contable, en base a la información de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o pérdida obtenida es trasladada de forma automática al patrimonio del Balance General. Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad

con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

Es necesario indicar que todo este software contable está diseñado con fórmulas, códigos y más facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. Cuando ya está listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo demás puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprenderá el lector del presente curso, no podemos ahondar más en el tema, pero si anotar que el libro “Excel y Contabilidad” está al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de “Libros en red”. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con éxito el sistema.

[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

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5. Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación Plan de Cuentas Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.[1] Estructura, clasificación y codificación Ejemplo: 1.

ACTIVO

1.1.

ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.

CAJA

1.1.1.01

CAJA GENERAL

GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”. Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para diferenciarlo

del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2.

PASIVO

2.1.

PASIVO CORRIENTE

GRUPO SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1.

CUENTAS POR PAGAR

CUENTA

2.1.2.

DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01

CxP Luis Santacruz

SUBCUENTA

2.1.1.02

CxP Gonzalo Peña

SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemos un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable: MODELO S.A. PLAN DE CUENTAS FECHA

septiembre 7, 2009

1.

ACTIVO

1.1.

ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.

CAJA, BANCOS

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2.

CTAS Y DTOS X COB CLIENTES

1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3.

(-)PROV CTAS INCOBRABLES

1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5.

INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES

1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6.

IMPUESTOS ANTICIPADOS

1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7.

INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS

1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAÑA 1.1.8.

OTROS ACTIVOS CORRIENTES

1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2.

ACTIVO FIJO

1.2.1.

TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES

1.2.1.01 TERRENO 1.2.2.

MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA 1.2.3.

VEHICULOS

1.2.3.01 VEHICULOS 1.2.4.

OTROS ACTIVOS FIJOS

1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.5.

(-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA 1.3. 1.3.1.

ACTIVOS NO CORRIENTES GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION

1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.2.

GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS

1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.3.3.

OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.3.4.

(-)AMORTIZACION ACUMULADA

1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA 2 2.1. 2.1.1.

PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR

2.1.1.01 PROVEEDORES 2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.1.2.

DOCUMENTOS POR PAGAR

2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.3.

PROV SOCIALES POR PAGAR

2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.3.03 VACACIONES 2.1.4.

OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS

2.1.4.01 APORTE PATRONAL 2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL 2.1.4.03 FONDO DE RESERVA 2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1% 2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2% 2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8% 2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25% 2.1.4.09 IVA EN VENTAS 2.1.4.10 RETENC. IVA 30% 2.1.4.11 RETENC. IVA 70% 2.1.4.12 RETENC. IVA 100% 2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2.1.5.

OTROS PASIVOS CORRIENTES

2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS 2.2.

PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE

2.2.1.

CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO

2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO 2.2.2.

OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO

3.

PATRIMONIO

3.1.

PATRIMONIO NETO

3.1.1.

CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO

3.1.1.01 CAPITAL 3.1.2.

RESERVAS

3.1.2.01 RESERVA LEGAL 3.1.2.02 OTRAS RESERVAS 3.1.3.

UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS

3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4.

INGRESOS

4.1.

INGRESOS OPERACIONALES

4.1.1.

VENTAS GRAVADAS CON IVA

4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAÑA 4.1.2.

VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS

4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.1.3.

EXPORTACIONES

4.1.3.01 EXPORTACIONES 4.1.4.

(-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS 4.2.

INGRESOS NO OPERACIONALES

4.2.1.

OTROS INGRESOS

4.2.1.01 INTERESES GANADOS 4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.1.03 OTRAS RENTAS 5.

GASTOS

5.1.

COSTO DE VENTAS

5.1.1.

COSTO DE VENTAS

5.1.1.01 COSTO DE VENTAS 5.2.

GASTOS DE ADMINIST Y VTAS

5.2.1.

SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM

5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.1.04 VACACIONES 5.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2.

COMISIONES EN VTAS Y PUBL

5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.2.02 PUBLICIDAD 5.2.3.

GASTOS DE GESTION

5.2.3.01 GESTIONES VARIAS 5.2.4.

AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX

5.2.4.01 AGUA 5.2.4.02 LUZ 5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX 5.2.4.04 INTERNET 5.2.5.

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS

5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS. 5.2.6.

DEPREC DE BIENES Y AMORT.

5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS. 5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.

5.2.6.03 AMORTIZACIONES 5.2.7.

CTAS INCOB Y BAJA DE INV.

5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES 5.2.8.

INTERESES Y COMISIONES

5.2.8.01 GASTO INTERESES 5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS 5.2.9.

OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.

5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE 5.2.9.02 ARRIENDOS 5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.2.9.04 TRANSPORTE 5.3.

GASTOS NO OPERACIONALES

5.3.1.

PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS

5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ. 5.3.2.

OTROS GASTOS NO OPERACNLS

5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS

[1] http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basi ca-plan_de_cuentas/12594-6 ↑ volver al índice ↑

6. Contabilidad especializada. Las operaciones comerciales Contabilidad especializada Por cuanto la Contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas. Se puede considerar como especializaciones, las siguientes: Contabilidad de CostosContabilidad GubernamentalContabilidad BancariaContabilidad AgropecuariaContabilidad de SegurosContabilidad HoteleraContabilidad PetroleraContabilidad Hospitalaria, etc. [1] Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas, en especial a nivel de cuentas y subcuentas, aunque en

términos generales pueden conservar los grupos principales de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general. En consecuencia se originan diversas ramas, de las cuales las más importantes son: Contabilidad Financiera Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización. Contabilidad Administrativa Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar, las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. Contabilidad Fiscal Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco. [2] Las operaciones comerciales Denominadas también transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer las necesidades de la colectividad. Toda transacción tiene dos partes, una que entrega y otra que recibe, por valores equivalentes, este intercambio requiere una constancia, la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base de los registros contables. Esta documentación se debe archivar adecuadamente. El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y diez años después.

La especialización de la Contabilidad, posibilita que tenga en cada caso su forma particular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Agropecuaria, aunque los principios son los mismos. Por citar un ejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilización de la cuenta Inventario de Productos en Proceso, para acumular en esta los productos que se encuentran en proceso de fabricación, mientras que en la Contabilidad Agropecuaria, existe una cuenta para describir una situación similar con la cuenta Cosechas Pendientes. Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial por ejemplo, cuando se compensa el desempeño de sus empleados y se aplica un “bono de cumplimiento”, por el mismo concepto en una empresa de transporte aéreo para compensar el desempeño de los tripulantes, se aplica el concepto “bono por millaje”. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresas dependiendo de la especialización de la Contabilidad que se vaya a aplicar.

[1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edición, Pág. 3 [2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pág. 3 ↑ volver al índice ↑

7. Cuentas y documentos por cobrar Cuentas por Cobrar Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por el otorgamiento de crédito sin documentos para el cobro, es decir se basa más, en la confianza que existe entre las partes para recuperar los valores por ventas realizadas o por la prestación de algún servicio. Clasificación de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario. Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o pérdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. Cuentas Incobrables Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto. Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son: 1- Método del % de las Ventas Netas a Crédito. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crédito 725,000.00 Estimación de Cuentas Incobrables (725,000.00 x .002)

14,500.00

Valor neto 710,500.00

2- Método del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crédito 725,000.00 Estimación de Cuentas .002)

Incobrables (725,000.00 x 14,500.00

Valor neto 710,500.00 3- Método del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en forma individual por cada cliente). Casa Real, S.A. 257,000.00 (5%) Casa Pérez 200,000.00 (3%) Casa el Toro 200,000.00 (5%)

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el renglón del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

Documentos por Cobrar Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:

Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de interés y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontados Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos por cobrar. ↑ volver al índice ↑

8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pago efectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo. Principios y Procedimientos de Control Interno Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables de la empresa y de los proveedores.Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de

cada factura, su correspondiente Informe de Recepción(cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las facturas con el sello de “Pagado”.Es preciso mantener al día los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por la Dirección.Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.[1] Procedimientos de Comprobación Interna Cuentas por Pagar Corto Plazo Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).Análisis por edades determinando las deudas vencidas (más de 30 días).Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas.Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2]

Documentos por Pagar De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés o letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito, igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firma de pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los valores por los cuales nos han concedido el crédito. Letra de cambio Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo señalado.[3]

[1] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [2] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [3] http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio ↑ volver al índice ↑

9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones Cuentas por Pagar a Accionistas Cuando una empresa es nueva, suele suceder que necesita más inyección de capitales para poder continuar con sus operaciones, generalmente por tratarse de una empresa nueva, los bancos o instituciones financieras consideran que estas empresas no son sujetos de crédito, por tanto no tienen acceso a los créditos que estas instituciones otorgan, por esta razón es necesario convocar a una reunión de los accionistas para tratar este particular.

Por lo general son los accionistas quienes deben prestar sus aportes económicos para que la empresa siga adelante, es entonces cuando se hace necesario abrir en la Contabilidad, una cuenta denominada “Cuentas por Pagar a Accionistas” con la finalidad de registrar los aportes que realicen los socios para que la empresa pueda continuar operando. Para ilustrar de mejor manera esta situación, vamos a suponer que el señor Ivan Martinez, socio de la empresa Modelo S.A. decide aportar con $ 5.000 para inyectar mas fondos al negocio. El asiento contable se mostraría de la siguiente manera:

Es conveniente que por cada aportación se realice un asiento diferente, para llevar un registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro. Cuando ya se realice la devolución de estos valores, el asiento contable sería es siguiente:

Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de una empresa nueva y aún no llega al punto de equilibrio (punto en el

cual los ingresos generados son iguales a los gastos incurridos), cobran intereses sobre estas aportaciones, en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $ 10.000 por un período de 6 meses, el asiento como vemos registra una cuenta adicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750, valor que podemos calcular directamente en Excel en la celda E53, donde aplicamos la fórmula: =10000*15%*180/360

Aportes para futuras capitalizaciones Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunos accionistas les interesa que estos aportes, formen parte de futuras capitalizaciones, es decir estos fondos a futuro, pasarán a formar parte del capital y se incrementará el patrimonio. Para continuar con nuestro ejemplo, los mismos aportes del socio Sr. Iván Martínez, vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES.

Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa, el registro contable será el siguiente:

Con este asiento la cuenta 2.2.1.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES se cierra y se incrementa la cuenta 3.1.1.01 CAPITAL. ↑ volver al índice ↑

10. Consultas del mayor general y balance de comprobación Consultas del Mayor General Para que una Contabilidad pueda proveer una información actualizada, es necesario realizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General, también para asegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Como mencionamos en su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T, sin embargo este método dificulta entre otras cosas, el que se pueda apreciar inmediatamente los saldos, es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel, cuenta con todas las columnas necesarias para brindar una información mas amplia a cerca de cada cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, Detalle, Código, Débitos, Créditos y Saldo. A continuación vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA.

Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de los dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre el riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarrearía problemas a la entidad. Es necesario realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma información se refleje en el Mayor, como vemos en la gráfica anterior existe un registro cronológico de los cheques emitidos, así como también de los depósitos realizados en la cuenta BANCO DEL PICHINCHA. De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos información, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y según normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos, como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente.

Consultas al Balance de Comprobación De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas, podemos dirigirnos a la Hoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma más panorámica algunas cuentas y hacer una evaluación de cómo se encuentra la entidad en un momento dado, en la gráfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.

Aquí podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto de 100,00 dólares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de 19.990,00 dólares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL PICHINCHA tenemos 44.187,93 dólares, también vemos que a nuestros CLIENTES de QUITO hemos cobrado los $ 9.990,00 de crédito concedido. Hemos entregado ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $ 2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas y cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general de cómo está marchando la empresa. En esta hoja también podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupación de valores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la Contabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que: CODIGO

CUENTA

NIVEL

1. PRIMERO

ACTIVO

1.1.

ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.

CAJA, BANCOS

TERCERO

1.1.1.01

CAJA CHICA QUITO

CUARTO

1.1.1.02

CAJA CHICA GUAYAQUIL

1.1.1.10

CAJA GENERAL

CUARTO

1.1.1.20

CUENTA CONTROL

CUARTO

1.1.1.21

BANCO DEL PICHINCHA

CUARTO

1.1.1.22

BANCO DEL PACIFICO

CUARTO

1.1.1.23

BANCO DE GUAYAQUIL

CUARTO

1.1.2.

CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES

1.1.2.01

CLIENTES QUITO

1.1.2.02

CLIENTES GUAYAQUIL

SEGUNDO

CUARTO

TERCERO CUARTO CUARTO

Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirlo así, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercer nivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de Comprobación de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, más CAJA GENERAL $ 19.990,00, más BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $ 64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel. Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de las cuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, por último los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO. Toda esta clasificación permite al final del Balance de Comprobación, verificar que los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisión, hemos obtenido Utilidad o Pérdida, como podemos observar en la siguiente imagen.

En esta revisión hemos podido comprobar que los débitos coinciden con los créditos y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores, por tanto el Balance está cuadrado y además observamos que hemos obtenido una utilidad de 7.708,42 dólares, lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa. La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es el objetivo principal de toda empresa, sin embargo puede suceder que en ocasiones los gastos son mayores que las rentas, en este caso hay que poner los correctivos necesarios para no continuar perdiendo, caso contrario se tendría que liquidar la empresa, es decir cerrar las operaciones. Como podrá darse cuenta el lector es muy importante la información que revele la Contabilidad, pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto a incrementar la inversión, revisión de gastos, definir políticas para aumento de ventas, etc. Y por supuesto toda esta información debe estar debidamente respaldada con todos los documentos fuente. ↑ volver al índice ↑

Registros auxiliares de Microsoft Excel para

Contabilidad Lecciones 1. Caja chica. Creación del fondo y reposición 2. La caja. Flujo de fondos 3. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. libro bancos. Conciliación bancaria 4. Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliación bancaria diaria 5. Inventarios. Principales sistemas de control 6. Activos fijos. Depreciación y registro en Excel 7. Activos diferidos y amortización 8. Rol de pagos general e individual 9. Provisiones de beneficios sociales 10. Participación de trabajadores en la utilidades de la empresa

1. Caja chica. Creación del fondo y reposición Caja Chica Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques. Creación del fondo El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación. El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue

creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en números y letras, la cédula de ciudadanía y la fecha. Reposición del fondo La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo. En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Para que se cumpla una parte de las políticas antes indicadas, vamos a diseñar el formulario de “Resumen de Caja Chica” de la siguiente manera: En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente: En la celda A1 la palabra EMPRESA: En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA En la celda A3 RESPONSABLE: En la celda A4 FECHA: Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00 En la celda D2 ponemos MONTO: En la celda D3 la palabra GASTADO: En la celda D4, DIFERENCIA:

Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71 En la celda A6, ponemos DOCMTO. A la derecha en la celda B6, NUMERO En C6, DESCRIPCION En D6, CODIGO En E6, VALOR

Centramos los contenidos del rango A6:E6 y destacamos con Negrita

En la celda E2 ponemos el monto de Caja chica que para este caso asciende a $ 150,00, luego marcamos el rango A6:E51 y ponemos bordes a todas estas celdas, en D51 ponemos: SUMAN $, en E51 incluimos la siguiente fórmula de suma: =SUMA(E7:E50), en la fila 56 hacemos constar espacios para las firmas de la persona responsable del manejo del fondo y de la persona que aprueba el documento, como consta en la siguiente imagen:

Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguiente fórmula =E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia con la fórmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposición que en este caso es del 75%. El diseño de este documento, lo hacemos con la intención de que nos advierta cuando se ha cumplido la condición de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando ya se debe realizar la reposición, esta política es muy saludable en cualquier entidad, en razón de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dicho valor para entonces reponer el fondo, ya que puede ocurrir que no está la persona que firma el cheque de reposición o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchas circunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es preciso anticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamente con los documentos fuente que respalden los gastos realizados. Para continuar con el diseño del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7 ponemos la siguiente fórmula:

=SI($E$51>=($E$2*$F$3%);”R”;” “) con esto le decimos a Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mínimo para la reposición, nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos a repetir la misma fórmula, pero en lugar de una “R”, vamos a poner una “E” y así hasta completar la palabra REPOSICION.

Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayor que el 75% del fondo, automáticamente aparezca en el costado derecho del formulario, la palabra REPOSICIÓN, de la forma que se muestra a continuación:

De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades mas comunes de las empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formato antes propuesto incluso facilita la ejecución del arqueo de caja, porque sabemos de forma automática cual es el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es $ 113, por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA, es decir $ 37. Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposición del fondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columna CODIGO, facilita la asignación de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilización, donde se debitarán todos los gastos expuestos y se acreditará la cuenta del banco respectivo por el valor de $ 113. ↑ volver al índice ↑

2. La caja. Flujo de fondos La Caja Es muy importante en una empresa, la adecuada administración de los fondos que se reciben en Caja, por esta razón muchas entidades han creado un departamento exclusivo, llamado Tesorería, donde se reciben y se entregan valores, generalmente los valores que recibe Caja son en efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crédito, moneda extranjera, etc. Todos estos valores se guardan en una caja fuerte, de ahí proviene su nombre. Según normas de control interno, todos los valores ingresados en Caja, deben ser depositados intactos en las cuentas bancarias al día siguiente, para evitar jineteo de fondos, es por esta razón que en algunos ejercicios de Contabilidad encontramos la cuenta Caja-Bancos, por que van de la mano ambas cuentas con la diferencia que la Caja se encuentra en la entidad, mientras que Bancos, se refiere a las cuentas corrientes o de ahorros que mantiene la empresa en alguna entidad bancaria. Todos los pagos o desembolsos deben realizarse mediante cheque a excepción de los pagos pequeños que se deben realizar con el fondo de Caja chica, es importante asegurar el efectivo contra robo, además es saludable que los empleados encargados del manejo de fondos presenten una caución que garantice el manejo adecuado de dichos valores.

En el siguiente asiento podemos observar un ingreso a Caja por una venta realizada con la factura 24, en este sistema podemos utilizar en la columna DESCRIPCIÓN, una referencia para cada cuenta, en este caso con fecha 17-sep-09 y asiento de diario AD 010, recibimos en la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, $ 10.000,00, acreditamos la cuenta 4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS, mientras no registremos los $ 10.000,00 en el crédito aparecen mensajes de alerta en el rango F7:F9.

Una vez cuadrado el asiento, desaparecen las alertas del rango F7:F9. Además vamos a registrar el depósito que realizamos al día siguiente en el Banco de Guayaquil, según papeleta de depósito 5421, se debe dejar una fila en blanco entre un asiento y otro para una mejor presentación del Libro Diario, la línea entrecortada que observamos entre la fila 142 y 143 significa que es el límite entre una página y otra, igualmente se debe tratar de completar un asiento en una página, si esto no es posible se lo debe registrar en la página siguiente, esta recomendación se hace para que no se registre parcialmente los asientos entre una página y otra, sino que se lo haga íntegramente en una misma página.

Flujo de fondos

Con la finalidad de mantener una programación adecuada de los valores que ingresan y los valores que egresan, se hace necesario manejar un Flujo de fondos, donde se debe hacer constar en la parte superior todos los valores pendientes de cobro y en la parte inferior los valores por pagar. Por lo general los valores que ingresan es por cuentas cobradas a clientes, mientras que los valores a pagar es para proveedores, a continuación vamos a observar un flujo de fondos donde se muestran los ingresos y egresos que se han registrado en la semana del 14 al 18 de septiembre de 2009.

En el caso expuesto, el saldo de Caja es positivo, hemos recibido ingresos por $ 5.500,00 y hemos realizado pagos por $ 4.900,00, que nos da una diferencia positiva de $ 600,00 más los $ 2.000,00 del saldo inicial de la Caja nos da como resultado $ 2.600,00. Sin embargo es necesario considerar que cuando tengamos saldo negativo, el flujo no puede quedar desfinanciado, de manera que para cubrir ese déficit tenemos que incrementar las ventas de contado y si esto no es posible debemos recurrir a préstamos bancarios. ↑ volver al índice ↑

3. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. libro bancos. Conciliación bancaria Con anterioridad o desde la constitución legal de las entidades, éstas aperturan cuentas corrientes en los Bancos locales para efectuar depósitos y realizar retiros. La aperturación de cuentas corrientes tiene como objetivos principales a los siguientes: Asegurar el dinero contra cualquier riesgo de pérdida, robo, incendio, asalto u otra contingencia imprevista.Convertir a las entidades en clientes de los bancos, para que puedan utilizar los servicios de préstamos, de emisión de cartas de crédito para importaciones, otorgamientos de avales y garantías, realización de giros, cobranzas, etc.Obligar a los Cajeros de recaudación y Agentes de depósito para que diariamente realicen los depósitos de dinero y fundamentalmente de los cheques, a fin de que sean acreditados o devueltos por cámara de compensación; y,Obligar a los tesoreros, cajeros pagadores y de fondos rotativos, a que los pagos se realicen mediante cheques, que permitan la confrontación de los desembolsos y eventualmente atender reclamaciones. Cuando una entidad abre una o más cuentas corrientes, contablemente se origina la cuenta de BANCOS, en la que se debitan los valores depositados y se acreditan los giros realizados. Para cada cuenta corriente hay que llevar una subcuenta de mayor auxiliar con la denominación específica del banco correspondiente. Los mayores auxiliares de la cuenta de Bancos permiten ejercer el control diario de los ingresos y egresos; y facilitan la conciliación bancaria en cualquier momento por razones de auditoría o de chequeo mensual, con el propósito de verificar que las sumas de saldos netos en las cuentas corrientes correspondan en igualdad al saldo total de la cuenta de Bancos.[1] Libro Bancos Este registro sirve para llevar un mejor control de los depósitos, notas de crédito, notas de débito y cheques girados contra una cuenta bancaria, vamos a diseñar en una hoja de Excel el siguiente registro:

Según podemos observar este registro está compuesto de las siguientes columnas: Fecha.- Para registrar las fechas de los movimientos realizados. Cheque.- Para hacer constar el cheque emitido o en su lugar notas de débito o crédito. Beneficiario.- Para registrar los nombres de las personas a quien se ha girado los cheques. Descripción.- Para detallar brevemente el concepto del pago o depósito realizado. Debe.- Para registrar los valores depositados o acreditados. Haber.- Para anotar los valores de los cheques o notas de débito. Saldo.- Para determinar cual es el valor resultante después de cada movimiento, para esto en la celda H5, hemos registrado la fórmula: =+F5-G5, para que se refleje la diferencia entre los valores del debe y haber, pero a partir de la celda H6 y las siguientes hacia abajo, se registra la siguiente fórmula: =+H5+F6-G6, para que tome el saldo anterior, sume los depósitos si acaso lo hay y reste los cheques, también si los hay; de esta forma aparece siempre un saldo actualizado de acuerdo a los movimientos que se vayan registrando. Este tipo de registro se puede llevar para cada cuenta bancaria que tenga la entidad. Se puede también incluir filtros en cada columna para facilitar la

búsqueda de cualquier dato como: beneficiario, concepto o cheque como lo vemos en la siguiente imagen:

Para esto primero marcamos el rango A4:H4, hacemos clic en “Ordenar y filtrar” y escogemos “Filtro”, hecho esto vamos a observar que aparece en el lado derecho de cada columna, un cuadradito que nos permite ubicar fácilmente cualquier dato.

Conciliación Bancaria Es un proceso que nos permite verificar si los registros de nuestro libro bancos coincide con los registros del banco, de acuerdo nuestro ejemplo, en nuestro libro del Banco Nacional tenemos la siguiente información

Al 30 de junio de 2009, terminamos con un saldo de $ 13.333,81, mientras que el estado de cuenta del Banco, nos da la siguiente información:

Según podemos ver el saldo del estado de cuenta del Banco es $ 16.762,45, existe una diferencia de $ 3.428,64, que tenemos que conciliar, es decir encontrar el porqué de esta diferencia, que es precisamente el objetivo de la conciliación bancaria.

Para conciliar estos valores, primero cotejamos los valores de nuestro libro con los valores del estado de cuenta del banco, tarjando cada valor para no equivocarnos, luego preparamos el documento de conciliación de la siguiente manera:

Como se puede apreciar a través de la conciliación bancaria hemos encontrado el porque de la diferencia de $ 3.428,64 que se explica restando de los $ 5.700,00 (suma de los cheques girados y no cobrados), los $ 2.271,36 (valor del depósito en tránsito).

[1] Orozco Cadena José, Contabilidad General, Pág. 79 ↑ volver al índice ↑

4. Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliación bancaria diaria

Estados de cuenta Los estados de cuenta son los listados que preparan los bancos para reflejar en ellos todos los movimientos registrados por sus clientes durante un mes, como observamos en el capítulo anterior, los estados de cuenta de los bancos al igual que los libros de bancos que se llevan en las empresas, tienen columnas similares para registrar las fechas de los movimientos, detalle de la transacción, documento de referencia, débitos, créditos y saldos. En los estados de cuenta del banco, la columna de créditos, sirve para registrar los depósitos y notas de crédito, mientras que en la columna de débitos se registra los cobros de los cheques y las notas de débito. Normalmente los estados de cuenta bancarios llegan a la entidad después de que se ha terminado un mes y es el momento en que se deberá preparar la conciliación bancaria. Consultas de fondos por Internet En la actualidad, todas las entidades bancarias disponen de páginas web para que sus clientes puedan realizar consultas, realizar transferencias de fondos, pagos de servicios básicos como energía eléctrica, agua, teléfonos, nómina, etc. Esto ha facilitado y ha simplificado en alto grado todas las operaciones tanto para los bancos como para las entidades en general. Existen diversas formas de presentar los estados de cuenta, dependiendo de cada banco, sin embargo se mantienen vigentes las columnas mencionadas anteriormente. A continuación vamos a observar un estado de cuenta donde en una misma columna, se pueden observar débitos y créditos identificados con un signo + para los depósitos y un signo – para los retiros, además se pueden ver dos columnas para saldos, una para saldo contable y otra para saldo disponible.

Este, al igual que otros estados de cuenta, se puede bajar directamente de Internet, ya que hay opciones para hacerlo directamente a Excel, en el caso anterior, en la columna de fecha se incluye también la hora en que se realizó la operación, se observa también una columna de la oficina donde se realizó la transacción. Cuando se dispone de una columna para “saldo disponible” como en el caso que estamos presentando, sirve para una mejor toma de decisiones con respecto a la disponibilidad de fondos de la entidad, en un momento dado. Conciliación Bancaria Diaria Cuando hay la opción de realizar consultas diarias de los saldos y estados de cuenta por Internet como en los tiempos actuales, ya no es necesario esperar que llegue el estado de cuenta mensual para entonces realizar la conciliación, sino que se lo puede realizar en forma diaria y el control es mucho más eficiente. A continuación vamos a observar como se debe llevar en estos casos el registro del libro bancos:

En la imagen anterior observamos que el saldo final cuadra con el estado de cuenta bancario, en la fecha 03-jun-09, $ 14.130,86 esto se da por cuanto llevamos un control diario; es decir, una conciliación bancaria diaria. Para mantener el control de este registro es necesario registrar los valores tanto en el debe como en el haber, en el caso de los cheques, se dejará el valor en el haber una vez que constatemos que ya se cobró dicho cheque y entonces para hacerlo más evidente lo ponemos los valores con color azul, de manera similar podemos proceder con los depósitos, una vez que se hayan acreditado en el banco, ponemos estos valores con color verde y únicamente en el debe. En la gráfica anterior observamos el grupo de cheques desde el número 1427 hasta el 1437, estos valores constan en el debe y en el haber, esto equivale a decir “cheques girados y no cobrados”, en la medida que estos cheques se cobren, se dejará el registro únicamente en el haber y con color azul, lo propio sucede con los depósitos en cheques (depósitos en tránsito), ya que no por el hecho de realizar el depósito quiere decir que ya está disponible ese dinero, sino después de que se haya constatado de que no hubo ninguna novedad con los cheques depositados, entonces, se podrá dejar el valor únicamente en el debe y con color verde, éstos colores propuestos pueden cambiar de acuerdo a la preferencia de cada usuario. ↑ volver al índice ↑

5. Inventarios. Principales sistemas de control

Inventarios Los inventarios en las empresas comerciales, están integrados por los bienes tangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de otros bienes que posteriormente también serán destinados a la venta. En las empresas industriales, los inventarios comprenden además de las materiales primas, productos en proceso y productos terminados, materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios. La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario para tener un control oportuno para la reposición de dichos bienes y también conocer al final del período contable la situación económica de la entidad. Los inventarios son parte del activo corriente de la empresa y constituye toda aquella mercadería que se encuentra lista para la venta, valorada al costo de adquisición. Principales sistemas de control Para el control de inventarios tenemos básicamente dos métodos: El sistema de cuenta múltiple o inventario periódico y el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo. En el sistema de cuenta múltiple como su nombre lo indica, utilizamos varias cuentas para el control de la mercadería como: Compras, Descuento en compras, Devolución en compras, Mercaderías, Ventas, Descuento en ventas, Devolución en ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas. En este sistema al finalizar el período contable es necesario realizar ajustes de regulación de las cuentas. En el sistema de inventario permanente, utilizamos las siguientes cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas; además en este método se utiliza el Kardex de mercaderías que consiste en llevar registros para cada artículo en tarjetas individuales, los sistemas computarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas, sin embargo conservan en sus registros, las columnas básicas para conocer las entradas, salidas y existencias físicas de cada artículo en forma permanente. El sistema que más se utiliza en las empresas es el de inventario permanente, para ilustrar de mejor manera este sistema vamos a

plantear un ejercicio para nuestra empresa Modelo S.A. que inicia sus actividades en septiembre de 2009 con lo siguiente: en efectivo $ 700,00; Mercaderías $ 600,00; Equipo de oficina $ 1.700,00; un vehículo de $ 13.000,00, un terreno de $ 14.000,00. Cuentas por Pagar $ 500,00; Documentos por Pagar $ 600,00 Septiembre 2.- Compra en efectivo según factura No. 150; $ 250,00 de mercadería, comprobante de egreso 01. Septiembre 3.- Venta de $ 200,00 de mercaderías en efectivo, factura No. 01, comprobante de ingreso 01 (su costo es de 105,00). Septiembre 4.- De la compra realizada con factura No. 150, se devuelve $ 40,00 de mercaderías por no estar de acuerdo con el pedido inicial, comprobante de ingreso 02. Septiembre 7.- Compra $ 270,00 Factura 248, 5% de descuento por ser en efectivo, comprobante de egreso 02. Septiembre 8.- Devolución en venta realizada con factura 01 del 40% de la mercadería, comprobante de egreso 03. Septiembre 14.- Se devuelve a los proveedores el 45% de la mercadería adquirida con factura 248, comprobante de ingreso 03. Septiembre 15.- Venta con el 6% de descuento de $ 180,00 de mercaderías en efectivo, factura 02, comprobante de ingreso 04 (su costo es de $ 130,00). Septiembre 21.- Compra según factura 1439, $ 260,00 de mercaderías, con el 15% de descuento sobre el 60% que se paga en efectivo y la diferencia a 15 días plazo, comprobante de egreso 04. Septiembre 22.- Devolución de $ 50,00 de mercadería vendida con factura No. 02, comprobante de egreso 05. Septiembre 28.- Venta de mercadería por $ 230,00, factura No. 03, con el 8% de descuento sobre el 30% que se cobra en efectivo, comprobante de ingreso 05; 20% a crédito personal; por la diferencia se acepta una letra de cambio a 90 días plazo, (su costo es de $ 150,00). Septiembre 29.- Devolución del 70% de la mercadería vendida con factura No. 03. Se elimina la letra de cambio, se elimina el crédito simple y la diferencia se entrega en efectivo, comprobante de egreso 06.

Septiembre 30.- Devolución del 60% de la mercadería adquirida con la factura 1439, se disminuye el crédito simple por el valor de la mercadería, comprobante de ingreso 06. Se requiere: Libro diario, libro mayor y balance de comprobación.

El libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, aparece de la siguiente manera:

Vamos a observar ahora el Balance de Comprobación, según podemos constatar, el saldo de $ 729.67 coincide con el valor presentado en el

balance en la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, podemos deducir también que con estas transacciones se ha conseguido obtener una Utilidad Bruta en Ventas de $ 100.68 (Ventas $302.68 (-) Costo de Ventas $ 202).

En capítulos posteriores entraremos más en detalle, con respecto al manejo del kardex de mercaderías. ↑ volver al índice ↑

6. Activos fijos. Depreciación y registro en Excel Activos Fijos Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no están destinados a la venta, tienen una duración mayor a un año y son físicamente tangibles. Las principales cuentas que conforman este rubro son: TerrenosEdificiosVehículosPlantaciones ForestalesMaquinarias y EquiposInstalacionesMuebles y EnseresActivos en TránsitoEquipos de

Computación y SoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing)Depreciación acumulada Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes raíces como terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadería, ya que estos bienes si están destinados para la venta. En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de vehículos, estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no como activo fijo. Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conducción, en este caso los vehículos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo, mas no como Vehículos en sí, igualmente sucede con las empresas aéreas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operación. Valor Nominal Se considera valor nominal el precio que la empresa pagó por el bien, si se trata de un bien importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y demás rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propósito de uso en la entidad. Vida Útil La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo. Valor Residual Es el valor del activo fijo, después que ha cumplido su ciclo o su vida útil en favor de la entidad, también se lo denomina valor de rescate. Depreciación

La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente: 1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original. 2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados. 3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo. 4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son menores. Existen activos fijos como los terrenos que no están sujetos a depreciación, muy por el contrario, estos se revalúan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que realizan los municipios. Registro en Excel Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el siguiente registro:

Según podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que vamos a explicar de inmediato: En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y 18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO, no requiere mayor explicación; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE ADQUISICIÓN, según la factura de compra, en la columna D, registramos la DEPRECIACIÓN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la fórmula: =SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, será necesario también aumentar el rango para la suma. En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIÓN menos DEPRECIACIÓN ACUMULADA, la fórmula para la celda E7 es =C7-D7, las fórmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como observamos en el cuadro, después de cada grupo destinamos una fila para totalizar los valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciación, como vemos, este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar. A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con color azul el valor de 3,33, como

resultado de aplicar la siguiente fórmula para la depreciación de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750 de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor de la depreciación anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciación diaria y multiplicamos por los 16 días que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7, en la fórmula utilizamos el signo $ antes y después de la letra F y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la fórmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de la depreciación que corresponden a los días desde que compramos el activo hasta el final del primer mes. Para los meses siguientes, la fórmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es =C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la fórmula con respecto a la otra registrada para los días del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de días entre mes y mes varía entre 30 y 31 (con excepción de febrero), preferimos utilizar 30 días para todos los meses, esa es la razón del porqué también utilizamos 360 (12 meses por 30 días de cada mes), para determinar la depreciación diaria. El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque sirve para determinar con mayor precisión los valores de la depreciación de los primeros días. Conforme se adquieran mas activos fijos, se deberán ubicar dentro de su respectivo grupo, por tanto se insertarán y se incrementaran filas; también conforme avance el tiempo se registrarán los meses respectivos, por tanto se incrementarán los registros de mayor número de columnas hacia la derecha. En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciación mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

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7. Activos diferidos y amortización Activos Diferidos Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflación, inclusive en lo que se refiere a su amortización. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros : - Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organización, exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. - Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los útiles y papelería. - El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta líquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos contables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la legislación fiscal, protección de inversiones, bienes recibidos en pago,

causación del impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias. Sobre este punto, tal parece que - en la práctica - no debería existir impuesto de renta diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos señalados en el Plan Único de Cuentas, y transcritos aquí literalmente, son diferencias de carácter permanente y no temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un año, mal podría solicitarse en períodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados para posibles contingencias. -

Publicidad, propaganda y promoción.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones periódicas pues estas últimas deberán clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflación. La amortización de los cargos diferidos se efectúa de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Plan Único de Cuentas: - Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (software) en un período no mayor a cinco y a tres años, respectivamente. - Por concepto de organización y preoperativos, en función directa con el consumo. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prórrogas, y su vida útil probable. - El impuesto de renta diferido, de naturaleza débito por diferencias temporales, en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, según la índole de la deducción o cuando desaparezcan las causas que la originaron. - Publicidad y propaganda, durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. - Contribuciones y afiliaciones, durante el período prepagado pertinente. Amortización

Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitución, Gastos de investigación, etc. están sujetos a amortización, según las normas vigentes, estos activos deben amortizarse en 5 años; esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor directamente al gasto ya que en un inicio, no podrían soportar todo el peso que implica registrar estos valores en el gasto. Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadro similar al de los activos fijos y registrar en el, la amortización mes tras mes, las fórmulas son las mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razón de que estos activos deben amortizarse en 5 años.

El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente:

Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:

Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando las cuentas AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN y AMORTIZACIÓN GASTOS DE INVESTIGACIÓN y acreditando (-)

AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN Y (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN para enviar proporcionalmente al gasto, los valores calculados hasta completar los 5 años. Cuando se hayan cumplido los 5 años, los activos diferidos, se mostrarán en el Balance de la siguiente forma: GASTOS DE CONSTITUCIÓN (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN 2.400,00

2.400,00 0,00

GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3.000,00 (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3.000,00

0,00

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8. Rol de pagos general e individual Rol de pagos general El rol de pagos, también denominado nómina, es un registro que realiza toda empresa para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de manera general, en este documento se consideran dos secciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social, cuotas por préstamos concedidos por la compañía, anticipos, etc. A continuación vamos a observar un rol de pagos general

Este rol consta de lo siguiente:

Columna A: Para registrar el número de empleados de la empresa Columna B: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado Columna C: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado Columna D: Para los días trabajados por los empleados Columna E: Para el sueldo nominal Ingresos Columna F: Para el sueldo ganado, este valor está en función de los días trabajados; es decir si el empleado trabajó el mes completo, recibe su sueldo completo, pero si no es el caso recibe el proporcional de acuerdo a los días trabajados, por ejemplo en la celda D8, observamos que el contador laboró 27 días, por lo tanto en la celda F8 se registra $ 450,00 en lugar de $ 500,00 Este resultado se da por cuanto en F8 tenemos registrada la siguiente fórmula =E8/30*D8 que quiere decir: el sueldo nominal E8, dividimos para 30 días y multiplicamos por D8, la misma fórmula está registrada en el rango F7:F16. NOTA: Para todas las demás columnas donde se apliquen fórmulas, se va a exponer las fórmulas de la fila 7 como ejemplo, pero se aclara que las mismas se debe aplicar para el resto de empleados es decir hasta la fila 16, que corresponde a la última persona del rol. Columna G: Para registrar el número de horas extras trabajadas por el empleado que tienen el 50% de recargo, estas corresponden a las horas suplementarias de trabajo después de la jornada normal de lunes a viernes hasta las 12 de la noche. Columna H: Para la cantidad de horas extras que tienen el 100% de recargo, estas son las horas trabajadas después de las 12 de la noche hasta las 6 de la mañana del siguiente día o las ejecutadas los fines de semana y días feriados. Estos datos se obtienen de las marcaciones que cada empleado ejecute en el reloj de control de horas laboradas. Columna I: Para calcular el número total de horas extras en base a la siguiente fórmula: =(G7*1,5)+(H7*2) en donde multiplicamos por 1,5 las horas registradas en la columna G por que son con el 50% de recargo y multiplicamos por 2 las horas de la columna H por cuanto son con el 100% de recargo.

Columna J: Para calcular el valor de las horas extras en base a la siguiente fórmula: =(E7/30)/8*I7 en donde el sueldo nominal dividimos para 30 días de trabajo del mes, este resultado dividimos para 8 horas laborables en el día y este resultado que es el valor de las horas extras multiplicamos por el total de horas extras obtenidas en la columna I, cabe señalar que también podemos dividir directamente el sueldo nominal para 240 para obtener el valor de la hora extra. Esta fórmula puede variar dependiendo del número de horas que se labora en cada país, en el caso de Ecuador son 8 horas diarias de trabajo. Columna K: Para registrar el valor de la comisión ganada por los vendedores, según la política de cada empresa. Columna L: Para totalizar los ingresos de cada empleado con la siguiente fórmula: =F7+J7+K7, en donde sumamos el sueldo ganado, horas extras y comisiones de cada empleado. Descuentos Columna M: Para calcular los aportes para la Seguridad Social (IESS), según la Ley, cada trabajador o empleado debe estar asegurado, el patrono aporta con una parte y otra parte se debe descontar al trabajador, en el caso de Ecuador, se descuenta el 9,35% del total de ingresos, por tanto aplicamos la siguiente fórmula =L7*9,35% Columna N: Para descontar a las personas que han realizado Préstamos Quirografarios, las cuotas que corresponda en el mes, estos préstamos son otorgados por el IESS, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Columna O: Para descontar los anticipos y préstamos otorgados por la empresa, por lo general los empleados solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo, otros en cambio deben un monto mayor por préstamo solicitado a la compañía y por este concepto se les debe descontar en el rol la cuota pactada. Columna P: Para sumar el total de descuentos aplicando la siguiente fórmula: =SUMA(M7:O7), en donde sumamos los valores desde la columna M hasta la columna O. Columna Q: Para establecer el valor líquido a pagar; es decir, la diferencia entre el total de ingresos (L), menos el total de descuentos (P), aplicando la siguiente fórmula: =L7-P7.

En la fila 17, totalizamos los valores desde la columna E hasta la columna Q con fórmulas iguales a la siguiente =SUMA(E7:E16). En este rol de pagos general hemos registrado a la totalidad del personal que trabaja en la empresa en el mes de mayo, se podrá incluir las filas necesarias para las personas que ingresen a la entidad en los meses siguientes. Rol de pagos individual Con el propósito de que cada persona tenga su propio rol y con el objeto de que no tengan acceso al rol general para evitar que hagan comparaciones entre empleados se realiza el rol de pagos individual, este rol se debe imprimir por duplicado, uno corresponde al empleado y otro debe reposar en los archivos de la compañía debidamente firmado como constancia del pago realizado para hacer frente a cualquier reclamo o demanda posterior. En la misma hoja de Excel, se puede proceder a realizar el rol individual que recoge la misma información del rol general, vamos a observar la siguiente gráfica y a explicar como se establecen los valores y las fórmulas para cada empleado.

Celda V2: Para que aparezca el nombre de la empresa utilizamos la fórmula =A1 Celda AA2: Para el número de empleado, registramos la fórmula =U6 Celda V4: Digitamos ROL DE PAGOS INDIVIDUAL Celda Z4: Para registrar el mes, utilizamos la fórmula: =B3 Celda AA4: Para que se registre el año, ponemos la fórmula: =C3 Celda W6: Para que aparezca el nombre del empleado, podemos observar la fórmula: =BUSCARV(U6;A7:Q17;2), esto significa que Excel busca en base al dato de la celda U6 (número de la celda A7), el nombre de la columna B (número 2 en el sentido de izquierda a derecha) del rango A7:Q17 que corresponde al rol general, como resultado aparece el nombre del empleado de la celda B7. Celda W7: Para que aparezca el cargo del empleado, aplicamos la misma fórmula anterior =BUSCARV(U6;A7:Q17;2) con la diferencia de que en lugar del número 2, ponemos el 3, que corresponde a la columna C donde se encuentran los cargos de los empleados, de tal manera que la fórmula queda de la siguiente manera: =BUSCARV(U6;A7:Q17;3) Celda W11: Para obtener el sueldo ganado aplicamos la siguiente fórmula: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;6), aquí se nota una variante, en cada letra antes y después se registra el signo $, esto es para facilitar la copia de la fórmula para las siguientes celdas. Celda W 12: Para que aparezca el valor de horas extras: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;10) Celda W13: Para obtener el valor de las comisiones: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;11) Celda AA11: Para que se reflejen los aportes IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;13) Celda AA12: Para préstamos quirografarios IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;14) Celda AA13: Para préstamos y anticipos de la empresa: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;15)

Celda W16: Registramos el total de ingresos con la fórmula: =SUMA(W11:W15) Celda AA16: Registramos el total de descuentos con la fórmula: =SUMA(AA11:AA15) Celda Y18: Para obtener el neto a pagar utilizamos la fórmula: =W16AA16 En la celda W23, el empleado deberá consignar su firma con el número de su cédula de identidad. Para obtener el rol individual de los demás empleados bastará con cambiar el número de la celda U6 y todos los demás datos cambiarán en función de los valores del rol general. ↑ volver al índice ↑

9. Provisiones de beneficios sociales Provisión Según la Real academia de la lengua española, Provisión es la prevención de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando haga falta. De aquí se desprende que la provisión busca prever una cosa para cuando haga falta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modo que la provisión tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta, para cuando se necesiten para cumplir una obligación o compromiso. La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro es incierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones. La empresa, así como genera dinero así mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligación, la empresa no disponga del dinero necesario. Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales.

Al crear la provisión, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa. En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribución de utilidades o incluso por el pago de impuestos. Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye más utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones. Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que la operatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansión, depende de la disponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando las provisiones necesarias.[1] De modo que, adicional al cálculo del rol, según la legislación de algunos países, los empleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesario provisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivo de la contabilidad de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales que legalmente se deben calcular mes a mes, tenemos las siguientes: Beneficios Sociales Aporte patronal.- Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el día 15 del mes siguiente. Décimo Tercer Sueldo o Bono Navideño.- Estos valores corresponden a una doceava parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del año anterior, hasta el 30 de noviembre del año en que se procede al pago, se cancela hasta el 23 de diciembre de cada año. Décimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar.- Este bono equivale a la doceava parte de un salario mínimo vital general (SMVG) y es una ayuda económica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para la región costa y en agosto

para la región sierra, cabe anotar que este bono reciben todos por igual, independientemente de si tienen hijos o no. Fondo de Reserva.- A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un año; es decir gana a partir del segundo año y corresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de julio del año anterior, hasta el 30 de junio del año en que se procede al pago, se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos. Vacaciones.- Todo trabajador tiene derecho a 15 días continuos de vacaciones cuando haya cumplido un año de trabajo en la misma entidad, el pago corresponde a la 24ava. parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales. Pueden haber otras provisiones dependiendo de la política que cada empresa tenga hacia sus empleados, las cuales deberá provisionar en forma mensual. A continuación se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas.

Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer término, las columnas A, B y C, contienen la misma información del rol general, luego hemos registrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemos con el propósito de conocer cuales personas ya tienen más de un año en la entidad, para efectos del cálculo de los fondos de reserva. En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el cálculo de los

beneficios sociales, estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16. Para el cálculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la fórmula =E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 650,00 obtenemos el 12,15%, la misma fórmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16. En cuanto al cálculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la fórmula =E7/12 lo cual significa que los $ 650,00 dividimos para 12, como en el caso anterior y las columnas siguientes, copiamos la fórmula para el resto de filas hasta la celda G16. Para obtener el 14to. Sueldo, primero registramos el valor del salario mínimo vital general S.M.V.G. en la celda H2 ($ 218,00), luego en H7, ponemos la fórmula =$H$2/12, es decir la doceava parte de 218, en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y después de la letra H, para que el valor de la celda H2 permanezca fijo en la fórmula. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deberá calcularse la parte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 días, la fórmula será =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los días trabajados. En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra “SI” y otras se encuentran en blanco, esto se da por aplicar la fórmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" "); es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, con esta fórmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 días, entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada. En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula únicamente para aquellas personas que tengan mas de un año en la compañía como lo dicta el reglamento para el cálculo de estos fondos, la fórmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0), esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra “SI”, entonces dividimos el total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta fórmula se la aplica en coordinación con los datos de la columna anterior. Para el cálculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente fórmula =E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razón de que la provisión es para 15 días de vacaciones, si las

vacaciones fueran de un mes completo dividiríamos para 12, pero como son solo 15 días, dividimos para 24.

[1] http://www.gerencie.com/objetivo-de-las-provisionescontables.html ↑ volver al índice ↑

10. Participación de trabajadores en la utilidades de la empresa Utilidades Como sabemos el objetivo final de toda empresa comercial es obtener utilidades y como reconocimiento al trabajo desempeñado por sus empleados, se les paga un porcentaje de los beneficios obtenidos, este cálculo se lo realiza una vez terminado el ejercicio contable y antes del cálculo del impuesto a la renta. Según la legislación ecuatoriana se considera un porcentaje del 15% para trabajadores, este porcentaje esta dividido en dos partes, un 10% para todos los empleados y un 5% adicional para los empleados que tienen cargas familiares, considerados como tales el o la cónyugue y los hijos menores de edad, para lo cual cada empleado deberá presentar en la empresa, la documentación que respalden estas cargas. A continuación presentamos un registro en Excel con el cálculo de las utilidades de nuestra empresa Modelo S.A. por el año 2008; es decir el ejercicio contable que va desde el 1 de enero, al 31 de diciembre del mismo año, luego explicaremos las principales fórmulas aplicadas para obtener todos los valores.

Las columnas A, B, C y D son similares al registro anterior donde realizamos el cálculo de las provisiones de beneficios sociales, el nombre de la persona que se encuentra en la celda C9 cambia en razón de que esta persona estuvo antes ocupando ese cargo, ya que PEREZ BARRENO JENNY, secretaria actual, ingresó a la empresa el 15 de enero de 2009 y estos cálculos se realizan para las personas que laboraron durante el año 2008. En la celda E4, tenemos la fecha del último día del año 2008, esta nos sirve de referencia para realizar el cálculo de los días trabajados, en la celda E7 observamos la siguiente fórmula: =SI(($E$4D7)>365;365;$E$4-D7), esto quiere decir que si la resta de la última fecha del 2008 menos la fecha de ingreso del empleado es mayor a 365, entonces debe ir 365, caso contrario se registrará la diferencia entre el último día del 2008 y la fecha de ingreso del empleado, de esta forma obtenemos los días trabajados por cada empleado, la misma fórmula copiamos para las demás filas hasta la celda E16. En la celda E17 registramos la fórmula =SUMA(E7:E16) para sumar el total de días trabajados, este dato nos servirá posteriormente para calcular el índice que consta en la celda H4 para determinar el valor del 10% de utilidades. La columna F es para registrar el número de cargas familiares en base a los documentos presentados por cada empleado, aquí no existe ninguna fórmula; los datos registrados en esta columna determinan los valores que serán calculados en la columna I. En la columna G, celda G7, realizamos una multiplicación de los días trabajados por el número de cargas familiares, la fórmula que aplicamos es =E7*F7, esta fórmula copiamos para las demás filas hasta la celda

G16, en aquellos casos donde no hay cargas familiares, el valor registrado es igual a 0 (cero). En la celda G17 totalizamos estas multiplicaciones con la fórmula =SUMA(G7:G16), este dato nos servirá luego para calcular el índice que consta en la celda I4 para determinar el valor del 5% de utilidades por cargas familiares. En la celda J2, tenemos el valor total de las utilidades obtenidas que asciende a $ 95.901,00, de este valor el 15% se reparte a los trabajadores, de modo que en la celda J3, aplicamos la fórmula =J2*15% y obtenemos el valor de $ 14.385,15 que lo vamos a repartir de la siguiente manera: 10% para todos sin excepción y el 5% únicamente para los trabajadores que registran cargas, por esta razón en la celda H3 registramos la fórmula =J2*10% y obtenemos el valor de $ 9.590,10; en la celda I3 ponemos la fórmula =J2*5% y obtenemos el valor de $ 4.795,05, si sumamos 9.590,10 mas 4.795,05 obtenemos 14.385,15 comprobando de esta forma que están bien realizados estos cálculos. En la celda H4, registramos la siguiente fórmula =H3/E17, de esta forma obtenemos el índice que nos va a permitir calcular para cada empleado el valor del 10%. En la celda H7 aplicando la fórmula =$H$4*E7 obtenemos el valor que le corresponde al trabajador por concepto de 10% de utilidades, colocamos el signo $ antes y después de la letra H para que en el momento de copiar la fórmula para las demás filas (hasta la celda H16), el índice de la celda H4, se mantenga fijo. En H17 totalizamos los valores con la fórmula =SUMA(H7:H16), nos da un total de $ 9.590,10, valor que coincide con el que calculamos previamente en la celda H3. En la celda I7, tenemos la fórmula =$I$4*G7 para multiplicar el índice de la celda I4 por el dato de la celda G7 y obtener el valor del 5% correspondiente al valor adicional que reciben los trabajadores por concepto de cargas familiares, lógicamente el empleado que no registra cargas familiares, solo se hace acreedor al 10% por concepto de utilidades. En la celda I17 registramos la fórmula =SUMA(I7:I16) para totalizar los valores y comprobamos que cuadra con el valor previamente registrado en la celda I3. Para obtener el total que le corresponde cobrar a cada empleado, aplicamos en la celda G7, la fórmula =SUMA(H7:I7) de esta forma sumamos el 10% registrado en la columna H mas el 5% registrado en la columna I, existen formularios que expiden los organismos de control para reportar el pago de estos valores. Finalmente en la celda J17 registramos la fórmula =SUMA(J7:J16) para totalizar los valores y

comprobar que coincide con el dato registrado con anterioridad en la celda J3 con lo cual concluimos este capítulo y esta unidad. ↑ volver al índice ↑

Facturación, cobros, pagos e impuestos Lecciones 1. Facturación de ventas. Registro contable 2. Comprobantes de ingreso y papeletas de depósito 3. Registro de compras. Bienes, servicios y activos fijos. Liquidación de compras 4. Los cheques y comprobantes de egreso 5. Asientos de diario recurrentes, seguros pagados por anticipado 6. Registros para personas no obligadas a llevar Contabilidad 7. Préstamos. Tabla de pagos 8. Impuesto a la Renta 9. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta 10. Impuesto al Valor Agregado I.V.A.

1. Facturación de ventas. Registro contable Ventas Se conceptúa como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercialización, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto. Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas, nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercialización de los bienes o servicios que preste la empresa, así como de dictar las políticas de comisiones para los vendedores, trámites y demás operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas.

A continuación vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actúan en forma conjunta para realizar la facturación. En este caso vamos a exponer un sistema de facturación de servicios, que tiene 4 rubros: cursos de conducción, exámenes psicosensométricos, manuales del conductor y permisos de aprendizaje, se pueden facturar todos o por separado.

Como vemos las 3 hojas del archivo son: base, factura y control. En la primera hoja “base” disponemos de una base de datos para la facturación, es decir, todos estos datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura, vamos a observar los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el número 5, AVILA FLORES JOSE LUIS. Tomando como referencia las fórmulas aplicadas en el rol de pagos, vamos a observar que en base al número 5, Excel puede encontrar con la fórmula =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2), el nombre del cliente, de la misma forma puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja “factura”

Aquí podemos observar que la información de la hoja “base”, la hemos recuperado aplicando las fórmulas: =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2) para obtener el nombre del cliente =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;3) para que aparezca la cédula del cliente =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;4) para ver la dirección =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;5) para ver el teléfono De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja “base”, en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores respectivos, es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de aprendizaje no están grabados con el impuesto del iva, de tal forma que, estos rubros sumados constan en “base 0”, una vez completa la factura, se procede a imprimir, por lo general el original es para el cliente, una copia para Contabilidad y otra para archivo.

En esta tercera hoja “control”, observamos un detalle con el número de factura, fecha, nombre del cliente, la facturación con base 0%, base 12%, iva y total. Es necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la voluntad de la persona que realiza la facturación suele suceder que hay facturas que se imprimen con errores, si esto sucede es necesario anular el documento, con todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores, tal como se muestra en el detalle. Para agilitar el registro de esta hoja, según se puede observar a partir de la columna B, existen fórmulas para traer los datos de la hoja anterior “factura” y son las siguientes: =factura!$G$4 para actualizar la fecha =factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente =factura!$I$19 para los valores de base 0% =factura!$I$17 para los valores de base 12% =factura!$I$20 para ver el valor del iva =factura!$I$21 para ver el total de la factura Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente después de realizar la factura, nos trasladamos a la hoja “control”, anotamos el rango de la factura impresa, luego escogemos pegado especial, valores, aceptar; de esta forma quedan fijos los valores en la hoja “control”.

Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores, para realizar el asiento contable, debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%, ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos, de acuerdo a la referencia del rango D2:G2.

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2. Comprobantes de ingreso y papeletas de depósito Comprobantes de ingreso Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo. El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el voucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el día de la recaudación y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa. Papeletas de depósito Cuando las empresas o las personas naturales realizan depósitos bancarios, las entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depósito como constancia de la transacción realizada, es así que para un control adecuado de los ingresos de la empresa, cada comprobante de ingreso debe ir acompañado de la papeleta de depósito respectiva.

A continuación vamos a observar un comprobante de ingreso con su respectiva papeleta de depósito.

Como podemos observar, el comprobante de ingreso resume la información necesaria sobre la fecha, de donde proviene el pago, por que concepto, que valor, si es en efectivo se marca en el casillero que se encuentra en la celda H9, de haber sido el pago con cheque tendríamos que haber registrado el número en la celda C9 y el nombre del banco en la celda E9 y lo propio si hubiera sido con tarjeta de crédito, si bien estos comprobantes se pueden diseñar en Excel, es muy conveniente que se disponga de libretines impresos.

Aquí podemos observar una papeleta de depósito que emiten los bancos, este documento se lo debe archivar junto con el comprobante de ingreso como prueba de que los valores recaudados, están depositados en el banco, dando cumplimiento a las normas de control interno, el asiento contable del depósito es el siguiente:

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3. Registro de compras. Bienes, servicios y activos fijos. Liquidación de compras Registro de compras El registro de compras en Excel es muy útil para llevar un control de los bienes, servicios y activos fijos adquiridos por la entidad, también facilita la declaración mensual de los impuestos. En este detalle se puede observar de una manera panorámica todas las compras realizadas para un mejor análisis.

Según podemos observar en el registro anterior, existen columnas para: mes, comprobante de egreso (C/E), número de factura, beneficiario, compras de bienes con tarifa 0%, compras de bienes con base 12%, iva 12% de bienes, compras de servicios con tarifa 0%, compras de servicios con base 12%, iva 12% de servicios, compras de activos fijos, iva 12% de activos fijos, liquidación de compras, compras que no sustentan crédito tributario y cuentas por pagar para conocer cuanto se pagó en cada caso. Este registro está diseñado de acuerdo a las necesidades tributarias de la entidad, ya que se necesita que las compras se encuentren desglosadas de esta manera, para facilitar luego el registro en el formulario para la declaración del iva (Impuesto al Valor Agregado. Cada compra ya sea de bienes o servicios va acompañado de una columna para el iva. Como se puede notar en el registro, las compras de activos fijos van por separado, junto con el iva respectivo. Cada empresa o persona que se dedica al comercio debe tener impresas sus propias facturas, que son los documentos habilitantes para poder culminar la negociación de cualquier bien o servicio y exigir el cobro respectivo; sin embargo existen personas que se dedican a determinadas actividades económicas y no tienen cultura tributaria, entonces estas personas no disponen de facturas, para estos casos el Servicio de Rentas Internas (S.R.I.) ha creado la Liquidación de Compras de bienes y servicios. Liquidación de Compras de bienes y servicios Es un documento que debe tener disponible la empresa para suplir a las facturas, cuando los proveedores no disponen de ellas, este documento

debe contener la respectiva autorización del S.R.I. (Servicio de Rentas Internas), no puede ser utilizado por mas de dos veces en un mismo ejercicio contable (un año calendario), pues la tendencia es que cada persona disponga de sus propias facturas, su formato es similar a cualquier factura, como se puede observar en la siguiente imagen:

Como podemos observar, éste documento sirve para documentar una compra de bienes o servicios, ya que ninguna transacción puede quedar sin un documento fuente. Cuando ya se ha utilizado este documento para un mismo proveedor por dos ocasiones y el proveedor aún no se ha regularizado, se debe realizar las compras o contratar los servicios a un proveedor que si disponga de facturas. Los asientos contables para registrar las compras pueden variar dependiendo si son por bienes, servicios o activos fijos, en todo caso vamos a exponer un asiento de cada tipo:

En la imagen que antecede, observamos en primer término una compra de bienes, en este caso mercaderías que pasa a formar parte de los inventarios, por tanto en el asiento de diario 203, debitamos la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, debitamos también el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR, en la descripción incluimos el nombre del proveedor y la factura respectiva. En segundo lugar con el asiento de diario 204, debitamos la cuenta MANTENIMIENTO DE OFICINAS, el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR, son servicios del Sr. Fausto Rea, quién nos ha entregado la factura 2874. Finalmente tenemos una compra de activos fijos muebles a la compañía ATU, según factura 52481, en el asiento de diario 205, debitamos MUEBLES Y ENSERES, IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR. ↑ volver al índice ↑

4. Los cheques y comprobantes de egreso El Cheque

El cheque es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. Jurídicamente el cheque es un titulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.[1] Los cheques son utilizados por la mayoría de empresas para realizar el pago a sus proveedores, a sus empleados y demás acreedores, con el objetivo de llevar un adecuado control de los desembolsos realizados, pues todos estos movimientos, en algún momento pueden estar sujetos a una auditoria para verificar el adecuado manejo de los fondos. Para un mejor control de los egresos algunas compañías acostumbran registrar en las instituciones bancarias doble firma, de esta forma se aseguran que sean dos personas las que decidan los pagos. Con el objeto de que los beneficiarios de los cheques no resulten perjudicados, existen entidades que emiten los cheques cruzados, es decir se puede incluir dos líneas en la parte superior izquierda del cheque, de esta forma se aseguran de que el cheque emitido, sea depositado directamente en otra cuenta bancaria del beneficiario. En caso de que el beneficiario no disponga de cuenta bancaria, se debe utilizar un sello que diga “Páguese a la orden del primer beneficiario”, de esta forma evitamos que se pueda registrar un falso endoso. Otra medida de seguridad, una vez emitido el cheque y para evitar cualquier alteración en el valor, se recomienda cubrir el valor en letras con cinta adhesiva transparente, cuando se trata de dinero no están demás todas estas precauciones. Comprobantes de egreso Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización, estos formularios por lo general son preimpresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el contador se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos. A continuación vamos a observar un comprobante de egreso, un cheque y el asiento de diario en nuestro sistema de Contabilidad, todo realizado en Excel.

Como podemos observar, las mismas cuentas utilizadas previamente en el comprobante de egreso, se utilizada también para el registro en la hoja DIARIO del sistema contable, nótese las dos líneas en la parte superior izquierda del cheque, esto significa que es un cheque cruzado, también es válido utilizar un sello con el texto “cheque cruzado”.

[1] http://es.wikipedia.org/wiki/Cheque ↑ volver al índice ↑

5. Asientos de diario recurrentes, seguros pagados por anticipado Asientos de diario recurrentes Es muy común en una Contabilidad, registrar asientos de diario que se repiten mes a mes, como el caso de depreciaciones, amortizaciones, roles de pago, provisiones, seguros pagados por anticipado, etc. Estos asientos por lo general utilizan las mismas cuentas deudoras y acreedoras, existen meses donde incluso los valores son los mismos,

como en el caso de las amortizaciones. Por ejemplo para registrar el asiento de Amortización de Gastos de Constitución que ya vimos en el capítulo 7 de la unidad 3, debitábamos la cuenta de gastos Amortización de Gastos de Constitución y acreditábamos la cuenta de activo Amortización acumulada de Gastos de Constitución, este mismo asiento se repite cada mes. Es importante conservar un archivo exclusivo en Excel para registrar todos estos asientos, en la hoja 1 pueden ir las depreciaciones, en la hoja 2 las amortizaciones y en la hoja 3, los seguros pagados por anticipado. Seguros pagados por anticipado Esta cuenta se la utiliza para cargar los pagos de pólizas de seguros contratados por la entidad para un tiempo determinado. Suele suceder en toda empresa, para que sus bienes estén protegidos se contrata pólizas de seguro que cubren posibles desastres, siniestros o robos, dependiendo de las coberturas, los valores pueden variar. Es necesario realizar un registro en Excel para llevar el control de los ajustes de la cuenta Seguros pagados por anticipado, que mes a mes realizamos hasta completar el tiempo para el cual fue contratado el seguro.

En este cuadro podemos observar, la contratación de dos pólizas de seguros que suman $ 1.560,00, el tiempo de vigencia va desde el 15 de agosto de 2009 a las 12:00, hasta el 15 de agosto de 2010 a las 12:00.

En la celda C8 tenemos la fórmula =$C$6/360*15 esto quiere decir que los $ 1.560,00 estamos dividiendo para 360 días y multiplicando por 15 que es el valor que corresponde enviar al gasto del 15 al 30 de agosto de 2009. En la celda C9 se encuentra la fórmula =$C$6/360*30, para obtener el valor del ajuste por 30 días de septiembre de 2009, a partir de este mes la fórmula se mantiene igual hasta la celda C20, la última fórmula en la celda C21 es igual a la primera =$C$6/360*15 y corresponde a los 15 días del mes de agosto de 2010. En el rango E8:I21 observamos los asientos que se realizan para este tipo de operaciones: Registramos el pago de las pólizas, debitando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO y acreditando la cuenta BANCO PICHINCHA por el valor de $ 1.560,00.Registramos el asiento de ajuste de las pólizas debitando GASTO PÓLIZAS DE SEGURO y acreditando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO por el valor de los 15 días, que da como resultado $ 65,00.Registramos el mismo asiento anterior, pero esta vez por 30 días, este asiento se tiene que registrar por los 11 meses siguientes, con las mismas cuentas y los mismos valores, esto es hasta julio de 2010.En agosto de 2010 se vuelve a registrar un asiento similar al del numeral 2, por los que días de agosto 2010. Si se renueva la póliza en los mismos términos (como suele suceder generalmente), se tendrá que incluir otro asiento en el mismo mes por los otros 15 días de agosto. Al examinar el Mayor de la cuenta de activo SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO, podemos observar que esta cuenta va disminuyendo su valor mes a mes, hasta quedar en cero.

En cambio la cuenta GASTO POLIZAS DE SEGUROS, observamos que el gasto se va incrementado, hasta el cierre del ejercicio contable de 2009, se registra un valor de $ 585,00.

Para el ejercicio económico de 2010, la cuenta GASTO PÓLIZAS DE SEGUROS, registra un valor acumulado a Agosto 15 de $ 975,00, es decir es un gasto compartido entre dos ejercicios contables.

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6. Registros para personas no obligadas a llevar Contabilidad Personas no obligadas a llevar Contabilidad Como sabemos según la legislación de cada país, existen personas obligadas a llevar Contabilidad y otras personas No obligadas a llevar Contabilidad. Las primeras tienen que diseñar una serie de comprobantes, facturas, notas de débito, notas de crédito, etc., con el fin de llevar adecuadamente su Contabilidad, también debe contar con un software contable con su respectiva licencia que le permita emitir los principales reportes. En cambio las personas No obligadas a llevar Contabilidad, si bien la ley no les exige llevar todos los libros contables, pero si deben cumplir con llevar ciertos registros.

Por lo general las personas No obligadas a llevar Contabilidad, no se les exige, por cuanto sus transacciones son de baja cuantía, sin embargo si están obligados a llevar: Detalle de Compras y GastosDetalle de Ventas Detalle de Compras y Gastos Este registro sirve para detallar todas las compras y gastos de las personas que realizan actos de comercio, mas conocidos como comerciantes, este detalle contiene: · Una columna para No., en donde se registra un número consecutivo de las transacciones realizadas. · Una columna para RUC o C.I., aquí se registra el número del Registro único de contribuyentes que debe tener todo comerciante, en caso de no tener el RUC, se debe registrar el número de la Cédula de Identidad, esto para las personas que no poseen cultura tributaria y no tienen todavía su RUC. · Razón Social, para registrar el nombre de la entidad donde hemos realizado la compra o efectuado el gasto. · Número de Comprobante de Compra, para poner el número de factura con la serie respectiva que son los seis primeros números que tiene toda factura, en caso de que se trate de Liquidación de Compras, también estos documentos disponen de una serie similar. · Fecha de factura de compra, para registrar la fecha en la que se realizó la compra. · Base Imponible 12%, para registrar el subtotal de la factura de aquellos productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado). · Base Imponible 0%, para aquellos productos o servicios que no graban IVA. · IVA 12%, para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado, en el caso de Ecuador, se encuentra en la tarifa del 12%, en otros países esta tarifa puede ser diferente en más o en menos .

· Columna de Total, para sumar todas las compras registradas en cada línea, se debe totalizar también las cuatro últimas columnas y sacar las sumas por mes, como podemos ver en el cuadro siguiente:

Detalle de Ventas Este detalle sirve para registrar todas las ventas realizadas por el comerciante a sus clientes, consta de: Una columna para el No., donde se registra el consecutivo de las ventas realizadas en el mes.Una columna para RUC o C.I., aquí se registra el número del Registro único de contribuyentes que debe tener todo comerciante, en caso de no tener el RUC, se debe registrar el número de la Cédula de Identidad.Razón Social, para registrar el nombre del cliente que nos ha comprado.Número de Comprobante de Venta, para anotar los números consecutivos de las facturas emitidas a los clientes, en esta columna no debe faltar ninguna factura, en caso de que el documento de anule, igualmente se lo debe hacer constar como anulada, en estos casos no se registra ningún valor.Fecha de emisión, para dejar constancia de la fecha en que se realizó la venta. · Base Imponible 12%, para registrar el subtotal de la factura de aquellos productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado). · Base Imponible 0%, para aquellos productos o servicios que no graban IVA. IVA 12%, para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.

· Columna de Total, para sumar todas las ventas registradas en cada línea. · Retenciones en la fuente de Renta, esta columna sirve para registrar el valor que los clientes han retenido por concepto de retención del Impuesto a la Renta, por lo general se trata de un porcentaje del subtotal de la factura, estos valores sirven como anticipo para el pago del impuesto a la renta y debe estar reflejado en el respectivo comprobante de retención. · % de Retención, para registrar el porcentaje aplicado según la normativa vigente, estos porcentajes pueden cambiar dependiendo de la política de la administración tributaria, estos porcentajes se calculan sobre la base 12% o 0%. · Retenciones de IVA, esta columna sirve para registrar el valor que el cliente a retenido por concepto de IVA, igualmente se trata de un porcentaje aplicado a los valores de la columna H. · Finalmente en la columna M, tenemos el % de retención del IVA, que varía en función de las ventas realizadas, igual que en las compras se deben totalizar, todas los columnas de valores y calcular los totales por mes, como podemos ver en el cuadro siguiente:

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7. Préstamos. Tabla de pagos Préstamos Existen en algunas organizaciones o empresas, la política de conceder préstamos a sus empleados, esto con el fin de darles facilidades para el pago y a una tasa de interés razonable, por lo general inferior a la que ofrecen otras instituciones del sistema financiero. Estos préstamos se

otorgan también con el objetivo de incentivar al personal para que se desempeñe mejor en sus actividades. Dependiendo de la política de cada empresa, existen parámetros para solicitar los préstamos, de manera general el valor del préstamo depende de los años de servicio que tenga un empleado, también del sueldo que percibe, del cargo que ocupa, del motivo para el cual va destinado, etc. Si el empleado cumple con los requisitos establecidos, debe llenar un formulario y realizar la solicitud correspondiente, una vez aprobada la solicitud se prepara en Excel la tabla de pagos. Tabla de pagos Para preparar estas tablas por lo general se requiere los siguientes datos: Nombre del empleado: Segundo AsimbayaFecha de ingreso a la empresa: 8 de noviembre de 2006Sueldo nominal: 218 dólaresValor del préstamo: 500 dólaresPlazo para el pago: 12 mesesTasa de interés aplicada: 10%Fecha de solicitud: 2 de octubre de 2009 A continuación vamos a observar la tabla de pagos programada para 12 meses:

En el rango A1:F5, constan los datos antes solicitados, en la celda B8 tenemos la fórmula: =C5+30 para definir la fecha del primer pago que es 30 días después de la fecha de solicitud (C5). En la celda B9, registramos la fórmula=B8+30 para obtener la segunda fecha de pago, a partir de esta celda, podemos copiar la fórmula para el resto de filas, hasta la celda B19. En la celda E8, registramos la fórmula =PAGO($F$3/12;$F$4;-$F$5) para definir las cuotas (dividendos), las mismas que como se puede observar son iguales para todos los meses, la misma fórmula se aplica hasta la celda E19. En la celda D8 aplicamos la fórmula =F5*$F$3/12, para conocer el valor del interés de la primera cuota; es decir, el valor del préstamo (500) multiplicamos por la tasa de interés (10%) y dividimos para 12. En la celda C8, registramos =E8-D8 es decir el valor del dividendo menos el interés, esta fórmula podemos copiar para el resto de filas, hasta la celda C19. En F8, registramos la fórmula =F5-C8, para disminuir del valor original del préstamo, el valor del primer abono al capital y así obtener el capital reducido. En la celda D9 aplicamos la fórmula =F8*$F$3/12 para calcular la tasa de interés de un mes, del capital reducido, a partir de esta celda copiamos la fórmula hasta la celda D19. En F9 en cambio registramos

=F8-C9 para seguir descontando los abonos al capital y seguir actualizando el capital reducido, esta fórmula se puede copiar hasta la celda F19. Finalmente en la fila 20 totalizamos las columnas C, D y E, para comprobar si la suma de los abonos al capital da como resultado el valor del préstamo como en efecto así es, también podemos conocer el valor total del interés cobrado y el total del capital mas el interés que es la suma de todos los dividendos. Lo interesante de este método es que se obtienen cuotas o dividendos iguales para todos los meses y el empleado puede programar cuanto puede solicitar según su capacidad de pago y de acuerdo al tiempo que dispone para cancelar el préstamo. Las cuotas o dividendos, se les descuenta a los empleados en el rol de pagos de cada mes. ↑ volver al índice ↑

8. Impuesto a la Renta Renta El objetivo principal de toda empresa comercial como sabemos, es obtener ganancia o renta, pero por desarrollar esta actividad, los estados, llevan su parte a través de los impuestos. Uno de los impuestos aplicados a quienes desarrollan una actividad comercial es el impuesto a la renta. Impuesto a la Renta Para entender de mejor manera el impuesto a la renta, vamos a plantearnos algunas preguntas que inmediatamente daremos respuesta. ¿Quién debe pagar? Deben pagar las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, ecuatorianas o extranjeras, residentes o no en el país, que hayan percibido rentas gravadas. ¿Sobre que se paga? Se paga sobre la base imponible, entendiéndose por tal, el monto de las rentas gravadas percibidas en el año menos los costos o gastos denominados deducciones. Para las personas naturales existe una

cantidad desgravada, que es la cantidad fijada por la Ley sobre la cual la tarifa del impuesto es de 0%. ¿Cuál es el período tributario? El período tributario es anual, empieza el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año, en él se deben incluir todas las rentas y presentar una declaración, salvo los ingresos por herencias, legados y donaciones; premios; e ingresos ocasionales de no residentes, que son declarados en forma separada. ¿Existen retenciones de este impuesto? Sí, estas constituyen un prepago del impuesto. Su porcentaje y monto depende del tipo de renta. En rentas del trabajo en dependencia (remuneraciones), el empleador, durante el año, retiene el total del impuesto causado; en los demás tipos de rentas el porcentaje varía entre el 1% y el 8% del ingreso o renta. ¿Cuándo se debe pagar? La declaración y pago del Impuesto a la Renta se debe realizar desde el primero de febrero del año siguiente, hasta las fechas que se detallan a continuación: Noveno Dígito

Personas Naturales

Sociedades

1

10 de marzo

10 de abril

2

12 de marzo

12 de abril

3

14 de marzo

14 de abril

4

16 de marzo

16 de abril

5

18 de marzo

18 de abril

6

20 de marzo

20 de abril

7

22 de marzo

22 de abril

8

24 de marzo

24 de abril

9

26 de marzo

26 de abril

0

28 de marzo

28 de abril

¿Cuánto se tiene que pagar? El monto que se debe pagar depende de la base imponible, sobre la cual las sociedades pagan el 25%, y las personas naturales y las sucesiones indivisas deben aplicar la tabla progresiva que a continuación se expone. Año 2009 En dólares

Fracción básica

Exceso hasta

Impuesto Fracción % Impuesto Fracción Básica Excedente

0

8.570

0

0%

8.570

10.910

0

5%

10.910

13.640

117

10%

13.640

16.370

390

12%

16.370

32.740

718

15%

32.740

49.110

3.173

20%

49.110

65.480

6.447

25%

65.480

87.300

10.540

30%

87.300

en adelante

17.086

35%

Res. No. NAC-DGER2008-1467 de 12 de diciembre de 2008

¿Cómo declara una persona natural? Las personas naturales y las sucesiones indivisas, deberán presentar su declaración en el formulario 102, utilizando las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magnético, solo en el caso de Contribuyentes Especiales.A través de Internet, utilizando el DIMM (Declaración por Internet en Medio Magnético). ¿Cómo declara una sociedad? Las sociedades deberán presentar su declaración en el formulario 101, utilizando las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magnético, solo en el caso de Contribuyentes Especiales.A través de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaración. [1] Existen formatos desarrollados por la administración tributaria en Excel para que los contribuyentes realicen su declaración del impuesto a la renta, vamos a observar una parte de los formularios 101 y 102.

[1] http://www.sri.gov.ec/sri/portal/main.do?code=150&external=#anchor 8

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9. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta Las retenciones en la fuente del impuesto a la renta, son porcentajes que se deben aplicar según disposiciones de la administración tributaria a los subtotales de las facturas que recibe la empresa antes de proceder al pago de las mismas. La retención es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos. Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para quien esta retención le significa un prepago o anticipo de impuestos. ¿Quién debe retener impuestos? El agente de retención, que como regla general, es quien compra bienes o servicios. Pueden ser personas naturales obligadas a llevar contabilidad, sucesiones indivisas o sociedades dependiendo de las disposiciones de las normas vigentes para cada tipo de impuesto. ¿Existe alguna autorización especial para retener impuestos? No, ésta obligación nace directamente de la Ley o del Reglamento. Sin embargo, la Administración Tributaria puede disponer que una persona se constituya en agente de retención mediante una autorización o disposición especial. ¿Qué documento debo entregar al retener un impuesto? Un comprobante de retención, que acredita las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención, éste deberá estar a disposición del proveedor dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentación de la factura, nota de venta o de la emisión de la liquidación de compras y prestación de servicios. ¿Qué obligaciones tengo como agente de retención? Retener los impuestos legalmente establecidos.Declarar y depositar los valores retenidos.Entregar el comprobante de retención.Proporcionar la información requerida.Registrar contablemente las retenciones y pagos

realizados; y,Mantener un archivo de los comprobantes y de las declaraciones. [1] A continuación vamos a observar el formato que se emplea para imprimir los comprobantes de retención y luego los porcentajes de acuerdo a la normativa vigente para realizar las retenciones en la fuente del impuesto a la renta. Se encuentran resaltados los conceptos más utilizados.

A continuación vamos a suponer que nuestra empresa MODELO S.A., realiza con fecha 5 de octubre de 2009, la compra de muebles de oficina por $ 1.250,00 más el impuesto al valor agregado al contado, según factura 3645 de Muebles Colineal; antes de realizar el pago, aplica el 1% de retención de acuerdo al cuadro anterior, por tanto el asiento de diario debe registrarse de la siguiente manera:

Como podemos observar en este asiento de compra, debitamos MUEBLES Y ENSERES por $ 1.250,00, debitamos también el valor del IVA EN COMPRAS por $ 150,00 y en lugar de acreditar BANCO PICHINCHA por $ 1.400,00 que es el valor total de la factura, acreditamos la cuenta RETENC. FUENTE 1% por $ 12,50 y por la

diferencia emitimos el cheque 854 del BANCO PICHINCHA, es decir por $ 1.387,50. Todas las empresas o los contribuyentes obligados a llevar Contabilidad, que realicen compras por los conceptos sujetos a retención, expuestos en el cuadro anterior, por Ley deben realizar las retenciones y una vez concluido el mes deben realizar la declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta en el formulario 103 y pagar en las instituciones financieras autorizadas para realizar esto cobros que por lo general son todos los bancos. A continuación vamos a observar una parte del formulario 103, donde se exponen las casillas de la base imponible que equivale al subtotal de las facturas y las casillas donde debe ir el valor retenido.

Cuando vamos a realizar la declaración de las retenciones en la fuente, es necesario primero consultar el Balance de Comprobación, lo que podemos observar es lo siguiente:

Luego para cancelar estos impuestos, el asiento debe registrarse de la siguiente manera:

[1] http://www.sri.gov.ec/sri/portal/main.do?code=3&external=#anchor5 ↑ volver al índice ↑

10. Impuesto al Valor Agregado I.V.A. Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestación de servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de comercialización pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa. ¿Quién debe pagar? Deben pagar todos los adquirentes de bienes o servicios, gravados con tarifa 12%. El pago lo hará al comerciante o prestador del servicio, quien a su vez, luego de percibir el tributo lo entrega al Estado mediante una declaración. En el caso de importaciones paga el importador el momento de desaduanizar la mercadería.

¿Sobre qué se paga? El IVA se paga sobre la base imponible que está constituida por el precio total en el que se vendan los bienes o se presten los servicios, precio en el que se incluirán impuestos, tasas u otros gastos atribuibles. En importaciones sobre el valor CIF más impuestos, aranceles y otros gastos imputables al precio. ¿Cuál es el Período Tributario? El IVA es un impuesto que debe ser declarado y pagado en forma mensual, sin embargo, la declaración puede ser semestral cuando los bienes vendidos o los servicios prestados están gravados con tarifa cero por ciento. ¿Cuánto se tiene que pagar? El valor a pagar depende del monto de ventas de bienes y de servicios gravados, realizados en un mes determinado, suma total sobre la cual se aplicará el 12%, y del valor obtenido se restará: el impuesto pagado en las compras y las retenciones, del mismo mes; además el crédito o pago excesivo del mes anterior, si lo hubiere. ¿Cuándo se debe pagar? La declaración y pago del IVA se debe realizar desde el primer día hábil del mes siguiente al que corresponde la información hasta las fechas que se detallan a continuación:

Las Instituciones del Sector Público pueden presentar su declaración hasta el 28 del mes siguiente al que corresponde la información, independientemente de su noveno dígito. ¿Cómo declara una persona natural? En el formulario 104 las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y que realizan operaciones de comercio exterior, el resto de personas naturales presentarán su declaración en el formulario 104A. Para la declaración podrán utilizar las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magnético, solo en el caso de Contribuyentes Especiales.A través de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaración.[1] ¿Cómo declara una sociedad? De la misma forma que las personas naturales obligadas a llevar Contabilidad, en el formulario 104. A continuación vamos a observar una parte de los formularios 104 y 104-A

Para la declaración del IVA, es necesario primero consultar el Mayor General de la cuenta IVA EN COMPRAS y la cuenta IVA EN VENTAS.

Como podemos observar el saldo de la cuenta IVA EN VENTAS, es mayor al saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS, en este caso se debe establecer la diferencia y proceder al pago, el asiento se debe registrar de la siguiente manera:

En el caso de que el saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS, sea mayor al saldo de la cuenta IVA EN VENTAS, es cuando existe crédito tributario, se realiza la declaración pero no hay pago y el saldo de ese crédito tributario se traslada al mes siguiente.

[1] http://www.sri.gov.ec/sri/portal/main.do?code=304&external=#anchor 9 ↑ volver al índice ↑

Estados financieros, ejercicios y herramientas auxiliares Lecciones 1. El Balance General o Estado de Situación 2. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias

3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2) 4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2) 5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2) 6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2) 7. Kardex y métodos de valoración de inventarios (1/2) 8. Kardex y métodos de valoración de inventarios (2/2) 9. ÍNdices financieros 10. Microsoft Outlook y correo electrónico

1. El Balance General o Estado de Situación Balance General El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que le deben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o socios a una fecha determinada, es como una fotografía de la situación del negocio y está compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio. Básicamente existen dos formas de presentar un Balance General: En orden de liquidezEn orden de solidez En orden de liquidez Es la forma más usual de presentación de un Balance, según esta modalidad se debe presentar en primer lugar las cuentas más líquidas o que tiendan a convertirse en efectivo más rápidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha considerado tres grupos básicos para la presentación del Activo y estos son: Activo corrienteActivo fijoOtros Activos Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse en dinero en efectivo más fácilmente dentro de un plazo no superior a un año, como Caja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En el caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar la respectiva Provisión de Cuentas Incobrables.

Activo fijo.- Dentro de este grupo tenemos bienes de características más sólidas y que sirven para desarrollar las actividades de la empresa, normalmente no están destinados a la venta, dentro de este tenemos: Vehículos, Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres, Equipos de Computación, Edificios, Terrenos, etc. Con excepción de la cuenta Terrenos, todos los activos fijos tangibles están sujetos a depreciación y esta cuenta debe reflejarse en el Balance. Otros Activos.- Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en las dos primeras categorías como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado, depósitos en garantía, etc. Algunos de estos activos están sujetos a amortización, de ser así se debe registrar este valor restando a los activos mencionados. En orden de solidez Esta forma de presentación se utiliza en algunos países europeos y consiste en presentar primeros lo más sólido como es el activo fijo y luego lo más líquido que es el activo corriente. A continuación vamos a observar la sección del Activo con sus tres segmentos principales:

En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe, se suele presentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos: Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo Pasivo corriente o de corto plazo.- Son los valores que la empresa debe pagar en un plazo no mayor a un año, dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar a proveedores, obligaciones bancarias, sobregiros, documentos por pagar, provisiones sociales, impuestos por pagar, etc. Pasivo a largo plazo.- Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de un plazo superior a un año como por ejemplo: Cuentas, documentos e hipotecas por pagar a largo plazo.

También se tiene que incluir en esta sección, lo correspondiente al Patrimonio, que son los valores netos que pertenecen a los socios, dicho de otra forma es la diferencia entre activo menos pasivo. En el grupo de patrimonio se debe incluir el Capital, las reservas y el resultado del ejercicio, éste último valor es el vínculo que existe entre el Balance General y el Estado de resultados o pérdidas y ganancias. A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio:

Los valores de esta sección están antecedidos del signo (-), esto es para indicar que son de naturaleza acreedora. Como podemos ver por un lado el activo suma $ 38.683,98, por otro lado el pasivo + el patrimonio también suman $ 38.683,98, con lo que se concluye que este balance está cuadrado. Al pie de este documento se debe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el número de su licencia. ↑ volver al índice ↑

2. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias Estado de Resultados Este estado financiero también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, demuestra las causas que generaron la utilidad o pérdida obtenida durante un ejercicio contable o período determinado. En este estado se detalla todos los ingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio, así como también ingresos no operacionales, obtenidos por rendimientos financieros o venta de activos fijos. Rentas Se conceptúan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que significan utilidades para las empresas en cada período contable, en cuanto incrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las entidades. De acuerdo al principio contable de REALIZACIÓN, todo ingreso, renta o utilidad, debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilización. Las rentas se originan en mayor proporción en las transacciones de intercambio o venta de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, también provienen de operaciones financieras de otorgamiento de créditos o de otras actividades complementarias de diversa índole al giro empresarial.[1] Gastos Se conceptúan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticios realizados por las entidades en cada ejercicio o período contable, que generalmente, significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a las rentas, original pérdida o déficit en el período o ejercicio contable de su registro. Por otra parte, los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminución del activo disponible; y cuando NO se pagan en dinero constituyen créditos por pagar que incrementan el pasivo empresarial. De acuerdo con el principio contable de “reconocimiento inmediato”, los gastos deben ser contabilizados con cargo al período en el que fueron

pagados o dieron lugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelación. Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para la realización de las actividades típicas de las entidades.[2] A continuación vamos a observar el estado de Pérdidas y Ganancias, en primer término el segmento de ingresos, luego el segmento de gastos. En este caso vemos que se ha obtenido una utilidad de $ 412,38 y precisamente este valor se refleja también en el balance general como parte del patrimonio. Los valores de la sección de ingresos tienen signo negativo, para indicar que estas cuentas tienen saldo acreedor, mientras que los gastos tienen saldo deudor, al igual que en el balance general también se deben registrar al pie de este estado financiero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el número de su licencia.

[1] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General. Pág. 476 [2] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General, Pág. 471 ↑ volver al índice ↑

3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2) En este capítulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que se encarga de prestar servicios turísticos, la empresa se llama “Fragata Tours Cía. Ltda.” y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros, los sitios más atractivos del país. A través de

las transacciones propuestas, vamos a conocer como se desarrollan sus operaciones. Transacciones Junio 1.- Se crea la Agencia de viajes “Fragata Tours Cía. Ltda.” con un capital de $ 80.000,00 entre 4 socios que aportan $ 20.000,00 cada uno. Junio 2.- Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el Banco Pichincha y se deposita $ 70.000,00, según papeleta 203591, Comprobante de ingreso 001. Junio 3.- Se paga una garantía de $ 3.000,00 a Juan Valdéz, propietario de un local comercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001, comp. Egreso 001, además se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razón de $ 1.500,00 más iva cada mes, según egreso 002, cheque 002, liquidación de compras 01. Junio 4.- Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.A., según factura 102548, por el valor de $ 8.500,00 más iva, se paga el 50% con cheque 003, comp. Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 días con el 16% de interés. Junio 5.- Se adquiere 3 computadores a razón de $ 400,00 más iva por computador en Computrón, según factura 682451, se paga de contado con cheque 004, comprobante de egreso 004. Junio 8.- Se firma el contrato de publicidad No. 104125 con Telesistema por $ 6.000,oo mas iva para 6 meses, se paga con cheque 005, comprobante de egreso 005. Junio 9.- Se vende 7 paquetes turísticos a la empresa CERSA por $ 800,oo más iva cada paquete, nos descuenta la retención en la fuente, se cobra de contado, dinero que se recibe en Caja, comprobante de ingreso 002, factura 001. Junio 10.- Se deposita en el Banco Pichincha la recaudación del día anterior, según papeleta de depósito 524126. Junio 11.- Se paga al Hotel Barceló Colón Miramar $ 2.000,00 en calidad de anticipo y reservación para el personal de CERSA que viajará a la playa de Salinas, comprobante de egreso 006, cheque 006.

Junio 12.- Se paga a transportes Ecuador $ 540,00 por servicios de transporte de Quito a Salinas con el personal de CERSA, según factura 25481, no graba iva, se paga con cheque 007, egreso 007. Junio 15.- Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas: Santiago Jácome (Gerente) 008

$650,00, cheque 008, egreso

Rita Varela (Secretaria) 009

$150,00, cheque 009, egreso

Jenny Samaniego (Contadora) 010

$250,00, cheque 010, egreso

Freddy Muñoz (Mensajero) 011

$120,00, cheque 011, egreso

Pedro Soto (Vendedor) 012

$180,00, cheque 012, egreso

Se pide: -Realizar los asientos de diario, con las retenciones que exige el SRI en las transacciones que corresponda. Desarrollo del ejercicio Los asientos de las transacciones en el Diario General, deben aparecer de la siguiente manera:

Como podemos ver cada transacción tiene su asiento correspondiente, se ha incluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislación vigente, se debe aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION, pues ésta, en ocasiones varía ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos, por ejemplo siempre que utilicemos las cuentas de bancos, para acreditar, se debe incluir en la descripción el cheque, esto facilitará posteriormente la conciliación bancaria. Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente, retenemos el porcentaje respectivo cuando compramos, pero como la Ley es para todos, a nosotros también nos retienen cuando vendemos. En el asiento AD 011 están incluidos todos los anticipos entregados al

personal, el criterio contable también es válido, si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado, pero implica más trabajo. En el siguiente capítulo vamos a incluir más transacciones para concluir el mes de junio, realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos. ↑ volver al índice ↑

4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2) En este capítulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio: Junio 16.- Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100,00, para gastos pequeños, con cheque 013, egreso 013, este fondo está bajo la custodia y manejo de la Srta. Rita Varela. Junio 17.- Se vende 10 paquetes turísticos a la Cía. Invesplan, a razón de $ 900,00 más iva cada paquete, según factura 002, se concede crédito sin documento de 15 días, nos envían la retención en la fuente. Junio 18.- Se compra suministros y útiles de oficina en PACO, según factura 26584, por $ 850,00 más iva, pagamos con cheque 014, egreso 014, realizamos la retención respectiva. Junio 19.- Se adquiere Equipo de alta montaña para alquilar a turistas, en equipos Cotopaxi, por el valor de $ 5200,00 más iva, según factura 6582, realizamos la retención en la fuente, nos conceden 10 días de crédito con letra de cambio 2684. Junio 22.- Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barceló Colón Miramar, por $ 2.800,00 más iva, realizamos la retención respectiva, descontamos el anticipo entregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015, egreso 015. Junio 23.- Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8 turistas extranjeros por $ 160,00, según egreso 016, cheque 016. Junio 24.- Alquilamos el equipo de alta montaña a los 8 turistas extranjeros a razón de $ 50,00 más iva por persona, nos cancelan de contado, comprobante de ingreso 003, factura 03.

Junio 25.- Se deposita en el Banco Pichincha, la recaudación del día anterior, papeleta de depósito 692. Junio 26.- Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO, el valor de $ 30,00, según factura 2485, realizamos la retención respectiva, pagamos con cheque 017, egreso 017. Junio 29.- Realizamos el pago de los equipos de montaña, adquiridos a Equipos Cotopaxi en junio 19, comprobante de egreso 018, cheque 018. Junio 30.- La compañía Invesplan nos cancela el valor de los paquetes turísticos facturados en junio 17, recibe caja, según ingreso 004. Además se realiza y se paga el rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos: Santiago Jácome (Gerente) 019

$1.300,00, cheque 019, egreso

Rita Varela (Secretaria) 020

$300,00, cheque 020, egreso

Jenny Samaniego (Contadora) 021

$500,00, cheque 021, egreso

Freddy Muñoz (Mensajero) 022

$240,00, cheque 022, egreso

Pedro Soto (Vendedor) 023

$360,00, cheque 023, egreso

Se pide: Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos, con descuento de los anticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances En el diario general, los asientos deben registrarse de la siguiente forma:

Como podemos ver, en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024 que corresponden a la contabilización del rol de pagos y las provisiones de junio respectivamente. El rol de pagos y el cuadro de provisiones, se presentan incluyendo al pie, la contabilización. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones, pero se conservan las columnas para cuando llegue el

momento, agregar esos cálculos; la columna préstamos quirografarios va en blanco en razón de que los empleados aún no han solicitado este tipo de préstamos, en la columna de anticipos y préstamos se descuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun2009). En el cuadro de provisiones, no se realiza el cálculo de los fondos de reserva, en razón de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor, los empleados deben estar por lo menos un año en la empresa, es a partir del segundo año, que tienen derecha a este fondo, de todas maneras se conserva la columna para realizar el cálculo cuando llegue el momento. Para la contabilización del rol, debitamos las cuentas del gasto y acreditamos cuentas de pasivo a excepción de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es una cuenta de activo. En cuanto a la contabilización de las provisiones debitamos las cuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al final del cuadro.

A continuación vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado, arriendos que se pagó en forma adelantada para 3 meses y publicidad, para 6 meses, además vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos, adquiridos en el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera:

Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguiente cuadro:

A los valores de adquisición de los activos, aplicamos los porcentajes de depreciación: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computación, estos valores que son anuales, dividimos para 12 para obtener el valor mensual y éstos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciación diaria, por último estas cuotas multiplicamos por los días transcurridos desde que se adquirieron los activos hasta el 30 de junio, que es la fecha de cierre del mes. Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009.

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5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2) En el presente capítulo, realizaremos un ejercicio práctico de una empresa comercial, con transacciones del mes de julio de 2009. Transacciones 1.- La empresa “DTK” dedicada a la compra venta de mercaderías, posee como inventario inicial 90 unidades del artículo “Q”, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $ 18.000,00 en el Banco Pichincha. 2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, según factura No. 30 de Comercial Mery, cheque No. 01. 3.- Efectúa una venta de 35 unidades al contado, según factura No. 01 a $ 110,00 cada una. 4.- Vende 20 unidades a crédito, según factura No. 02 a $ 120,00 cada una. 5.- De la venta anterior, según factura No. 02, devuelven 10 unidades. 6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, según factura No. 45 de Importadora Ruiz, cheque No. 02. 7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades 8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a $ 130,00 cada una. 9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, según comprobante de depósito No. 543. Se requiere: Libro diarioLibro mayor Desarrollo del ejercicio

Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema, el libro mayor se muestra de la siguiente manera:

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6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2) En este capítulo, vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables: ·

Balance de Comprobación

·

Balance General

·

Estado de Resultados

·

Kardex de mercaderías con el método Promedio ponderado

Como podemos ver en el Balance de Comprobación que antecede, todas las cuentas que han intervenido en los asientos y están previamente mayorizadas, aparecen con las sumas y saldos debidamente cuadrados, se ha procurado incluir únicamente cuentas que faciliten nuestro ejercicio, pero esto no quiere decir que la empresa no necesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en los ejercicios de capítulos anteriores. En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas, tanto en el activo como en el pasivo y son las siguientes: CAJA GENERAL BANCO DEL PICHINCHA C.C. 3864-4 CAJA, BANCOS

1.672,50 14.571,00 16.243,50

RETENCIONES EN LA FUENTE

127,50

IVA EN COMPRAS

1.434,00

IMPUESTOS ANTICIPADOS

1.561,50

RETENCIONES EN LA FUENTE 1%

139,00

IVA EN VENTAS

1.386,00

OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS

1.525,00

Para mejorar la presentación del balance también se a omitido los códigos de los grupos de cuentas, esto se logra marcando el rango donde se encuentran los códigos, luego seleccionamos color de fuente blanco, como lo podemos ver en la siguiente imagen:

A continuación presentamos el Balance General:

El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera:

Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996,98 fue también registrada en el Balance General, dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO. En algunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas de la siguiente manera: VENTAS

11.550,00

(-) COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

10.553,02 996,98

A esto se suman OTROS INGRESOS, luego se restan los GASTOS, en todo caso cada contador puede realizar la presentación de este estado de la forma que considere mas apropiada para un mejor análisis. De la forma que se presente, la utilidad o pérdida no va a cambiar.

Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderías, se trata de una tarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos informativos de los artículos que vende la empresa, estos son nombre del artículo, método de valoración, unidad de medida, que puede ser: unidades, kilos, litros, galones, etc., máximo y mínimo. En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con cantidades, valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor unitario y valor total y existencias con cantidades, valor unitario y valor total. La tarjeta que vamos a ver a continuación refleja el movimiento del artículo “Q” del presente ejercicio.

Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra perfectamente con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS que aparece en el Balance General, las compras de las fechas 2 y 6 están de acuerdo a los asientos contables correspondientes, al igual que la devolución en compras de la fecha 7. Todos los movimientos registrados en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo de Ventas, y acreditando Inventario de Mercaderías, a excepción de la fecha 5, donde el asiento es al revés por cuanto se registra una devolución en ventas. Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, vamos a observar que los valores de existencias coinciden con los saldos del mayor. En este caso únicamente tenemos el artículo “Q”, pero normalmente en las empresas tienen varios artículos para la venta y como sabemos para cada artículo se debe realizar una tarjeta kardex, luego entonces la suma de todas las tarjetas kardex, debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE MERCADERÍAS en el libro mayor.

En el próximo capítulo vamos a analizar los distintos métodos de valoración y vamos a establecer comparaciones entre cada uno de ellos. ↑ volver al índice ↑

7. Kardex y métodos de valoración de inventarios (1/2) Kardex El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta. Métodos de valoración de inventarios Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son los siguientes: Método Promedio PonderadoMétodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en SalirMétodo U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en SalirMétodo Último precio de compra Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior, vamos a estudiar estos 4 métodos. Método Promedio Ponderado El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto su aplicación es más sencilla, vamos a analizar el kardex del artículo “Q” para conocer como se debe aplicar este método:

Fila 8 Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90 por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8. Fila 9 Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, éste valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en la celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9. Fila 10 En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al último costo promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades, similar fórmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la fórmula =K10/I10, para conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15. Fila 11 Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15 c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la celda I11 aplicando la fórmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da como resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $ 106,15. Fila 12 En julio 5, de la última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas, registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra de esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la devolución es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12, registramos con signo

menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12 obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, también equivale al signo negativo. En cantidades de la sección existencias, registramos la fórmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de 7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15. Fila 13 Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo promedio que subió a $ 116, 92. Fila 14 En julio 7, se registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de $ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las registramos en la sección de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, en K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado. Fila 15 Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al último costo promedio registrado de $ 115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140 menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior. Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90 unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52. Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los costos de las primeras mercaderías en entrar, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformado la tarjeta kardex, utilizando el método P.E.P.S. Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es igual aplicando cualquier método, es decir que no existe variación, esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se mantendrán en cualquier método de valoración que apliquemos lo que si cambia en cada método son los valores totales como lo vamos a demostrar a continuación.

Fila 26 Al igual que en el método promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00. Fila 27 Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios. Fila 28

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100, pues el método exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $ 3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en el caso anterior, trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29 conforman la actual existencia del artículo “Q”. Fila 30 En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos disponibilidad de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120. Fila 32 Se registra una devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120. Fila 34 En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00 por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130. Fila 37 En julio 7, registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130, que ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolución registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130. Fila 40 y 41 En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a 100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35 mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos el total de inventarios $

11.350,00. Como podemos observar utilizando este método se elevó el valor del inventario. En el próximo capítulo vamos a continuar analizando los otros dos métodos para valorar los inventarios. ↑ volver al índice ↑

8. Kardex y métodos de valoración de inventarios (2/2) Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex.

Fila 52 Al igual que en el método anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00. Fila 53 Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 54 Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120, porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y según el método, deben ser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120. Fila 56 y 57 En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son las últimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00. Fila 58 Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta de 10 unidades, registramos a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolución, a un costo de 100, nos da 8.500. Fila 59 Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130. Fila 61 En julio 7, registramos la devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130. Fila 63 Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este método observamos que el valor del inventario bajó. A continuación vamos a ver el último método. Método último precio de compra

Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el precio de la última compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que se registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este método.

El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer método Promedio ponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolución en venta o devolución en compra. A diferencia de los otros métodos, este conserva el precio de la última compra. Como podemos ver en la fila 76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias teníamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130 unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues éste es el último precio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de $ 15.600,00. En nuestra Contabilidad tenemos registrado: En julio 1, el inventario inicial por

$ 9.000,00

En julio 2, la compra por un total de

$ 4.800,00

Total En el kardex en cambio tenemos un total de Tenemos una diferencia que debemos ajustar por

13.800,00 15.600,00 1.800,00

Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asiento que debemos registrar es el siguiente:

De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual al del kardex $ 15.600,00 en esta fecha. Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este método es mas utilizado en épocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios. Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los inventarios, obtenida con los 4 métodos: 1. Método Último precio de compra 11.700,00

$

2.

Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir

11.350,00

3.

Método Promedio Ponderado

10.396,98

4.

Método Últimas en Entrar, Primeras en Salir

9.150,00

Según los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el método de último precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego el método promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.E.P.S. Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el método último precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas práctico es el método P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el método promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el método U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios. Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como

hemos visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros únicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderías. Además en bodega no interesa que método de valoración se está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para las entradas como para las salidas. ↑ volver al índice ↑

9. ÍNdices financieros Para realizar un mejor análisis de la situación de las empresas, los expertos contables han determinado algunos índices que se obtienen estableciendo comparaciones entre los diferentes segmentos o grupos de cuentas de los balances, esto sirve para determinar posibles debilidades o fortalezas de las entidades e indica también probabilidades y tendencias. Los índices financieros constituyen la forma más común del análisis financiero. Indicadores o Índices de Liquidez a Corto Plazo Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo (menores a un año) y para atender con normalidad sus operaciones. Sirven para establecer la facilidad o dificultad que presente la empresa para pagar sus pasivos corrientes con el producto de convertir en efectivo sus activos corrientes. [1] En base a los balances de la empresa “OPQ” que se muestran a continuación, vamos a determinar los principales índices.

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Para el análisis es necesario incluir los siguientes datos adicionales:

1.- Índice de Solvencia Sirve para medir las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para pagar sus deudas también de corto plazo, también se le denomina relación corriente.

El índice Standard puede ubicarse entre 1,5 y 2,5. 2.- Índice de Liquidez También sirve para medir la disponibilidad de la empresa a corto plazo, para cubrir las deudas de similar período, pero en esta fórmula, se resta los inventarios.

El Standard de este índice puede ubicarse entre 0.5 y 1.0 3.- Índice de Liquidez Inmediata o Prueba Ácida Este índice mide la capacidad inmediata de pago que tiene la entidad, frente a sus obligaciones corrientes, se considera un índice más rígido para medir la liquidez de la empresa, igual que en el caso anterior, el Standard se ubica entre 0.5 y 1.0. Para calcular este índice existen dos fórmulas que se presentan a continuación.

4.- Índice de Inventarios a Activo Corriente Sirve para indicar la proporción que existe entre los rubros menos líquidos del grupo del activo corriente y el total del grupo, el Standard se ubica entre 0.5.

5.- Índice de Rotación de Inventarios Este índice sirve para señalar el número de veces que el inventario de productos terminados o de mercaderías se ha renovado como resultado de las ventas realizadas en un determinado período. De preferencia es aceptable una rotación elevada, aunque esto depende del tipo de actividad de la entidad y de la naturaleza de los bienes comercializados. El promedio de los inventarios se obtiene sumando el inventario inicial más el inventario final y dividiendo para dos.

6.- Permanencia de Inventarios Este índice se refiere al número de días que en promedio, el inventario ha permanecido en las bodegas antes de venderse. De preferencia es aceptable un plazo medio menor frente a un mayor, pues esto implica una reducción de gastos financieros y como consecuencia una inversión menor.

7.- Rotación de Cuentas por Cobrar Sirve para establecer el número de veces que en promedio, se han recuperado las ventas a crédito dentro de un ciclo de operación. Es aceptable una rotación alta a una rotación lenta, se deben tomar en consideración los problemas de pérdidas de clientes por presión en los cobros principalmente.

· El promedio de cuentas por cobrar se obtiene sumando las cuentas por cobrar al inicio del período más las cuentas por cobrar al final del período y se divide para dos.[2]

8.- Permanencia de Cuentas por Cobrar Este índice señala el número de días que la entidad se demora en promedio, para recuperar las ventas a crédito, consigue evaluar la eficiencia de la gestión comercial y de cobros. Se compara con el plazo medio normal que la empresa da a sus clientes y se puede establecer un atraso o adelanto promedio en los cobros.

9.- Capital de Trabajo Indica la cantidad de recursos que posee la entidad para realizar sus operaciones, después de pagar sus obligaciones a corto plazo.

10.- Inventarios a Capital de Trabajo Indica el porcentaje de los Inventarios sobre el Capital de Trabajo; si es demasiado alto, demuestra una excesiva inversión en la formación de los inventarios de la empresa.[3]

Como se puede observar, en una misma hoja de Excel, se puede aplicar todas las fórmulas que posibilitan obtener los índices; es aconsejable para colocar los datos de las fórmulas hacer referencia a la ubicación de las celdas donde se encuentren los valores, de tal forma que si las cifras de los balances cambia, la fórmula continúe operativa. Por ejemplo en la imagen que aparece a continuación, en la celda C113, se hace referencia al valor de la celda C18 de la hoja GENERAL, con la fórmula =GENERAL!C18 igual situación se da con el valor del Capital de Trabajo, hasta aplicar la división para determinar el porcentaje.

Todos los índices estudiados, sirven para realizar un mejor análisis de la situación de una entidad para tomar adecuadas decisiones con respecto a varios rubros de los balances. Se puede establecer más índices dependiendo de los requerimientos de los ejecutivos para un análisis mas detallado.

[1] BRAVO, Mercedes. Contabilidad General. Pág. 337 [2] BERSTEIN, Leopold A. Análisis de Estados Financieros, Pág. 556. [3] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Pág. 339

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10. Microsoft Outlook y correo electrónico El avance de la tecnología ha hecho posible el envío y la recepción de archivos, documentos, videos y un número muy significativo de datos en cuestión de segundos a cualquier parte del mundo. A nivel de Contabilidad como está demostrado, se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistema contable y éste a su vez se lo puede enviar por vía electrónica. Ventajas de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook a más de servir como correo electrónico, tiene otras opciones que sirven de mucha ayuda para la organización y programación del tiempo y la agenda dentro de una entidad.

De acuerdo a la imagen anterior, podemos observar que Outlook dispone de Correo, Calendario, Contactos y Tareas. Correo Es la opción más utilizada de este programa, dependiendo de las actividades que realice cada persona, por lo regular a más de documentos se puede recibir y enviar, archivos en varios formatos de audio y video, todo esto ha facilitado el trabajo a muchas personas. Dentro del aspecto contable, hoy en día se tiene la facilidad de escanear cualquier documento contable y enviarlo por correo, de modo que todos los documentos fuente de una Contabilidad, pueden ser susceptibles de enviar por correo. Hace algún tiempo atrás era necesario que las empresas cuenten con un contador de planta, sin embargo ahora con el avance de la tecnología, un contador bien puede realizar la Contabilidad de una entidad a

kilómetros de distancia, se le puede proveer los documentos fuente a través del correo y dado que como está demostrado, se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel, el contador también puede enviar su trabajo por el mismo medio, incluso el pago también se lo puede realizar mediante transferencia electrónica, de tal manera que los profesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquier lugar donde cuenten con una conexión a Internet. Es necesario indicar que para mayor facilidad de los envíos por correo electrónico es mejor empaquetar los archivos con programas exclusivos para este propósito, también es necesario grabar los archivos de Excel con contraseña para mayor seguridad. Calendario Esta opción de Outlook es muy útil para que la computadora nos recuerde citas, o actividades que debemos cumplir en determinadas fechas. Dentro de las actividades de Contabilidad por ejemplo, se puede anotar en el calendario, las fechas para pagos de servicios básicos como: agua, electricidad, teléfonos, Internet, etc. los cuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido, las empresas que prestan estos servicios proceden a cortar el servicio. Es importante anotar en el calendario con dos o tres días de anticipación, el concepto del pago, la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemos observar en la siguiente imagen.

Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del computador, para que llegada la fecha y hora señalada, Outlook nos recuerde lo que debemos hacer. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna para realizar todos los pagos, emitiendo los cheques a tiempo, es decir con esto actuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos. Es muy útil también para que nos recuerde las citas o compromisos que debemos cumplir en cualquier fecha del calendario. Contactos Microsoft Outlook, también permite que se puedan almacenar contactos, ingresando nombres, organización a la que pertenece, teléfonos, fax, etc. Igualmente es útil para comunicarnos con proveedores, clientes y demás personas con las que tenemos vínculos de negocios, relaciones laborales, patronales, etc. Los datos se pueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen:

Tareas Esta opción nos permite redactar tareas que tengamos que realizar, se puede incluir una fecha de vencimiento, permite también tachar o cruzar una raya cuando la tarea ha sido cumplida, de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestras tareas en las fechas previstas, seremos reconocidos como personas responsables y eficientes dentro de la empresa. Palabras Finales Al término de este curso, quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas más utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida, con el objeto de que el alumno conozca los temas contables más comunes dentro del aspecto laboral, todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temática de la Contabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos. Como hemos observado, Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con la Contabilidad, se lo puede adaptar para múltiples

trabajos, lo que hemos visto es una muestra de lo mucho que se puede hacer, les deseo muchos éxitos a todos los lectores. Su servidor, Arturo Efraín Ortiz