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• Manuel José Rodríguez Millán

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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADEMICO AREA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

TRABAJO DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

AUTOR: ALVARO ARTURO SALAZAR CEDULA DE IDENTIDAD: 8.894.964

CENTRO LOCAL: UNA-BOLIVAR CARRERA: CONTADURIA PUPLICA NUMERO DE ORIGINALES: 1 ASIGNATURA: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA CODIGO: 618 FIRMA DEL ESTUDIANTE

CIUDAD BOLIVAR, JUNIO 2007.

INDICE

Página Introducción

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1.- Importancia de los Sistemas Computarizados

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2.- Ventajas y desventajas de los Sistemas Computarizados

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3.- Consideraciones Generales

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4.- Metodología

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5.- Asientos Contables

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6.- Elaboración de Informes

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7.- Anexos

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8.- Conclusión

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9.- Bibliografía

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INTRODUCCIÓN El mundo globalizado que se esta viviendo en los últimos años, requieren contar con organizaciones flexibles que se puedan adaptar a los diferentes cambios que se presentan día a día. Uno de las variables que ha impactado más a las organizaciones son los avances que se han visto a nivel tecnológico que ha acelerado la velocidad en la toma de las diferentes decisiones. El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las últimas cuatro décadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas Automatizados. La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados. Modalidades. Existe una amplia gama de Software o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas

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Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores. En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseñado diversidad de programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las actividades que realiza. Dentro de estos Software, los más conocidos son: -. Dac Easy Accounting System.

-. Monica.

-. PeachTree.

-. Quickbook.

-. Macola.

-. SBT.

-. 20-20. Existen paquetes que son creados para determinada área de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software aplicado al área de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinación de los costos de los alimentos por cantidad de ingredientes, así es más fácil para el analista de costos aplicar los porcentajes correspondientes y determinar el costo de venta de los alimentos. Al igual que este, existen software ideados para determinada empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales. Entre los software comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de los Software de Contabilidad más completos. Desde

los inicios, las organizaciones han considerado

la

información contable como una herramienta importante para definir

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estrategias que los lleven a alcanzar las metas fijadas. Los gerentes utilizan la información contable al fijar las metas generales de la compañía, al evaluar el desempeño de los distintos departamentos e individuos, al decidir que acción tomar o la hora de cualquiera decisión. Los

gerentes

y

empleados

de

una

compañía

necesitan

constantemente esa información, con el fin de manejar y controlar las operaciones diarias del negocio. Gran parte de la información contable es financiera por naturaleza pero ha sido organizada de tal forma que se relaciona directamente decisión a la mano. Como bien se menciono antes, el mundo de los negocios de hoy necesita una rápida capacidad de respuesta, de manera de aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado. Es aquí donde entra en juego la tecnología, ya que con la introducción de estos avances tecnológicos, han facilitado la toma de acciones que orientan al logro de los objetivos organizacionales. La aparición de las computadoras, la generación de grandes empresas, el surgimiento de trasnacionales, la globalización de los comercios internacionales, dio origen

a la necesidad de crear los

Sistemas de Contabilidad Computarizados que fueren más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, para que las informaciones fuesen efectivas, confiables y oportunas. A través de estos sistemas de contabilidad computarizada, se pueden registrar sistemas contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales. Con el presente trabajo evaluar los objetivos 1, 2, 3 y 4 de la materia Contabilidad Computarizada, en el mismo se pretende poner en práctica los conocimientos sobre los procedimientos contables adquiridos

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a través de la carrera y aplicarlos al programa a evaluar en el presente curso adaptándolo al sistema propuesto. Como se menciono anteriormente existen diversos sistemas contables, en esta oportunidad aplicaremos el sistema contable facilitado por la UNA y la empresa DATAPRO/PROANSYS denominado Sistema de Gestión Tributaria, el cual fue diseñado para obtener de manera automatizada todos los resultados contables, presupuestarios, fiscales y financieros necesarios en nuestro actual sistema económico y fiscal, lo que ayudará a la toma de decisiones de las organizaciones. Se evaluara la efectividad del sistema, la rapidez en la generación de la información. Igualmente es importante cuan amigable es el sistema para el trabajo del día a día, manteniendo en mente que lo importante es la veracidad de los reportes que se generen, como la rapidez de la misma además de los procedimientos aplicados. La empresa seleccionada es “La educativa, C.A”, en el periodo 0101-2007 al 31-12-2007. Acá tenemos el primer comentario, aunque se sabe que es una empresa ficticia y un periodo económico ficticio, esto viola los principios contables aceptados, ya que el periodo real no ha terminado. Por otro lado, aunque la empresa tiene denominación de Compañía anónima, el ejercicio se desarrolla como una firma personal, por lo tanto los registros se realizan como una empresa personal.

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1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores. Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; se puede manejar un volumen de operaciones mayor; se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

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2.VENTAJAS COMPUTARIZADOS.

Y

DESVENTAJAS

DE

LOS

SISTEMAS

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes: 

Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. 

Volumen de producción.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento. 

Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores. 

Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. 

Preparación automática de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados

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Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. 

Impresión automática de documentos. Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos

que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros. Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son: 

Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado.



El costo de mantenimiento es alto y complejo.



El alto costo en el entrenamiento del personal.



Los programas deben ser confiables.



La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas. En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un

sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

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3.- CONSIDERACIONES GENERALES El presente trabajo esta constituido por toda la información solicitada por ente evaluador. La misma se generó a través del programa tutorial de la empresa DataPro/Proandsys, basado en la información de la empresa “Educativa, C.A.”; durante el ejercicio fiscal 01-01-2007 al 31-012007. Como se menciono en la introducción, este ejercicio viola con los preceptos contables acepatdos, ya que el ejercicio fiscal, aún no ha terminado, por lo tanto no se podría cerrar, sin embargo se asume como parte de la dinámica de evaluación de la materia. Dentro de los informes que se mostrarán, están:            

Comprobantes Contables Plan de Cuentas Cuentas por Cobrar Documentos Pendientes Listado de Clientes Cuentas por Pagar Documentos Pendientes Listado de Proveedores IVA Libro de Compras IVA Libro de Ventas Libro Mayor Contable (Analítico) Balance de Comprobación Balance General Estado de Ganancias y Perdidas

4.- METODOLOGIA Siguiendo las instrucciones generales del trabajo, se procedió en primera instancia a realizar una revisión del todo material entregado. Como bien lo menciona la guía de evaluación, el programa esta compuesto por partes: 

Módulo de Gestión Tributaria



Módulo de Contabilidad.

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Como primer paso se actualizó la fecha del programa y se selecciono la empresa sugerida en el ejercicio. Luego, para cada una de las transacciones realizadas, se elaboró su respectivo comprobante contable, en la opción actualizada, tomando como fechas las sugeridas por el trabajo. Se tomo como base el plan de cuentas del programa adaptándolo a las necesidades de la empresa. Las compras y ventas de mercancías, los ingresos y egresos de dinero producto de la compra y venta de mercancía, fueron procesados por el modulo de Gestión Tributaria.

Los Egresos y los Ingresos de dinero producto de la compra y venta de mercancía deben ser procesados por el módulo de gestión tributaria. Los activos fueron incorporados de acuerdo a la información suministrada por el trabajo práctico.

El resto de los asientos contables de las operaciones realizadas por la empresa “La Educativa”, en el periodo indicado, se realizaron utilizando el modulo de contabilidad y el Plan de Cuentas Sugerido en el CD. Tutorial. Las depreciaciones y amortizaciones, se procesaron conforme a los fundamentos y principios de contabilidad generalmente aceptados. El cierre del ejercicio fiscal se realizó el día 31-12-2007.

5.- ASIENTOS CONTABLES Los servicios profesionales cancelados al abogado, para la realización de la inscripción del negocio y la legalización de la contabilidad

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ante el registro mercantil, se consideraron como Gastos de Organización y/o de Constitución, amortizados en cuatro (4) años y se contabilizaron en la cuenta “Gastos de Organización” contra “Banco”. Los Gastos de Amortización, de los Activos Intangibles, como el pago de honorarios de Abogado, para la constitución y organización de la empresa “la Educativa”, fueron contabilizados automáticamente por el sistema, aplicando el método directo, para que los Estados Financieros muestren su costo y la amortización acumulada realizada hasta esa fecha, el asiento para registrar las amortizaciones de este activo intangible, se realizó

de

la

siguiente

manera.

“Gastos Amortizaciones”

contra

“Amortizaciones Acumuladas”, señalando las cuentas amortizadas.

Los gastos de alquileres pagados por anticipado a Inmobiliaria Mina, se consideraron como cargos diferidos los cuales son cuentas de activo circulante que se refieren a los desembolsos que en forma anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. Por lo tanto estos son desembolsos por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa “La Educativa” por varios ejercicios económicos y por otra parte, porque son realizados ocasionalmente. Estos gastos, fueron amortizados mensualmente, como gastos de alquileres, a razón de Bs. 1.000.000,00 por mes.

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Los gastos de seguro pagados por anticipado a “Seguros Maracay”, se consideraron como Gastos Pagados por Anticipado, debido a que son cuentas de Activo Circulante que se refieren a los desembolsos que de manera anticipada realizó la empresa “La Educativa” por servicios que se irán consumiendo a medida que transcurre el tiempo, por espacio de doce meses y fueron amortizados mensualmente, como gastos de seguro, a razón de Bs. 708.333,33 por mes.

Los

prestamos

concedidos

al

Sr.

Carlos

Gonzalez,

se

contabilizaron como “Cuentas por Cobrar a Socios”, contra “Banco o Caja Principal” según el caso, ya que estas no provienen de las operaciones de la empresa. Los aportes realizados por el Sr. Carlos Gonzalez, fueron contabilizados en la cuenta “Banco”, contra “Aportes de Capital Socios”. Asimismo, la cancelación del Impuesto Al Valor Agregado IVA, se contabilizo tomando en cuenta las siguientes cuentas “IVA Ventas-débitos fiscales” contra el “IVA Compras-créditos fiscales” y “Retención IVA Pagado/Anticipado por Aplicar”. En aquellos casos, donde no aplicó el Crédito Fiscal, debido a que no hubo operaciones de compra de mercancía, como en los meses de Marzo y Julio, se contabilizó el pago del IVA, de la siguiente manera: “IVA Ventas-débitos

fiscales”,

contra

la

cuenta

“Retenciones

IVA

Pagado/Anticipado/Aplicar”, para lo cual se tomó en cuenta el criterio siguiente: Para la cancelación del Impuesto al Valor Agregado IVA, se realizara de acuerdo a los débitos y

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créditos fiscales, los cuales se

determinaran por periodos de imposición de un mes calendario, de la siguiente forma: al monto de los débitos fiscales, se les deducirá o restara el monto de los créditos fiscales, a cuya deducción, tenga derecho el contribuyente y el resultado será la alícuota del impuesto a pagar correspondiente al periodo de imposición, es decir, se cancelara el IVA, si los Débitos Fiscales producto de las operaciones de ventas, menos la alícuota retenida por los contribuyentes especiales o terceros, son mayores que los Créditos Fiscales provenientes de las compras de mercancía, es decir, si (Db Fs – Ret. Iva ≥ Cr Fs).

En los casos, cuando el monto de los créditos fiscales deducibles de conformidad con la Ley, fuere superior al total de los débitos fiscales debidamente ajustados; la diferencia resultante será un crédito fiscal a favor del contribuyente, el cual se traspasará al periodo de imposición siguiente o a los sucesivos y se añadirá a los créditos fiscales de esos nuevos periodos de imposición, hasta su deducción total.

Los ingresos extraordinarios por concepto de alquiler de camión, pagados por anticipado, se contabilizaron como Créditos Diferidos en la cuenta “Ingresos Cobrados/Anticipado”, ya que fueron ingresos recibidos antes de recibir el valor total o parcial del servicio, por el cual se recibió el ingreso, los mismos fueron amortizados al final del periodo o cierre del ejercicio.

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Todas las compras de mercancía fueron contabilizadas utilizando una cuenta de Costos (5.1.2.10), denominada “Compras Brutas”. Igualmente, los ingresos por concepto de ventas de mercancía, fueron contabilizados en una cuenta de Ingresos (4.1.1.10), denominada “Ventas Nacionales Sector Privado”. Las compras de artículos de oficina se contabilizaron en una cuenta de Activo (1.1.2.4.20.20), denominada “Artículos de Oficina”

La compra de equipos de computación, se contabilizo en una cuenta de Activos (1.2.6.22), denominada “Equipos de Computación”. Igualmente, la compra de artículos de papelería, se contabilizó en una cuenta de Activos (1.1.2.4.20.20), denominada “Artículos de Papelería”

El pago de sueldos, se contabilizó en una cuenta de Gastos (6.1.01.11), denominada “Sueldos Empleados”, contra

“Banco”. Sin

embargo, este concepto, también se pudo contabilizar en una cuenta de costos, si las condiciones el ejercicio especificaran el área de desempeño del personal dentro de la empresa, y por otra parte, porque la empresa se dedica a la compra y venta de mercancía, por lo que se considero realizar el asiento en una cuenta de gastos.

Los servicios de luz, teléfono y agua, se contabilizaron en una cuenta de gastos (6.1.20.49); (6.1.20.48) y (6.1.20.49), denominadas “Consumo de Electricidad”; “Consumo de Teléfono” y “Servicio de Agua“

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respectivamente, contra “Banco”. Asimismo, los anuncios de publicidad, se contabilizaron en la cuenta de Gastos (6.1.20.95), denominada “Publicidad y Avisos Comerciales”, contra “Banco”.

Los aportes correspondientes al Seguro Social Obligatorio, Ley de Política Habitacional, se contabilizaron en las cuentas de gastos (6.1.01.61); (6.1.01.64), denominadas “Aporte S.S.O” y “Aporte L.P.H” respectivamente, contra “Bancos”, sin embargo, las mismas, también se pudieron contabilizar utilizando las cuentas “Aportes de los Trabajadores” y “Aportes del Patrono”, contra “Banco”, conociendo los respectivos porcentajes

de

aplicación

de

cada

alícuota,

sin

embargo,

la

contabilización se realizo, tal como se indica inicialmente. Es de hacer notar que no se pide que se efectúen retenciones de S.S.O ni de política habitacional, pero se cancela.

Los impuestos Municipales se contabilizaron en una cuenta de gastos, (6.1.20.68), denominada “Impuestos Municipales” contra “Banco”, debido a que la empresa “La Educativa” realiza actividades de compra y venta de mercancía, sin embargo, el pago de los impuestos, también pudieron contabilizarse utilizando una cuenta de Costos.

El pago del estacionamiento de los vehículos, se contabilizaron en una cuenta de Gastos (6.1.20.10), denominada “Varios”, contra luna cuenta de activo (1.1.1.1.10), denominada “Caja Principal”.

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La reparación de los vehículos de carga, se contabilizó en una cuenta de gastos (6.1.20.12), denominada “Reparaciones y Mantenimiento de Vehículos”, contra una cuenta de activos (1.1.1.2.20), denominada “Bancos”

La compra del transformador, se contabilizó en una cuenta de activos (1.2.3.12), denominada “Maquinaria y Equipos de Operación”, contra el “Banco”. Asimismo, la compra del Edificio, se contabilizó en una cuenta de activos (1.2.1.10), denominadas “Edificios”, contra el “Banco”.

Los prestamos a realizados al empleado Cesar Martínez, se contabilizó en la cuenta (1.1.2.2.20.10), denominada “Cuenta/Cobrar Empleados”, contra la cuenta (1.1.1.2.10) “Banco”

Los Impuestos Estadales, se contabilizaron en la cuenta (7.3.10), denominada “Impuesto Sobre la Renta”, contra “Banco”. Por otra parte, los aguinaldos de los empleados, se contabilizaron en la cuenta (6.1.01.19), denominada “Utilidades”, contra la cuenta “Banco”.

Para cerrar la cuenta de inventario se realizó el siguiente asiento: se traslado el inventario al costo utilizando las cuentas: (5.1.1) Inventario Inicial de mercancía, (1.1.2.3.10) Inventario de Mercancía y la cuenta (5.1.9) Inventario final de mercancías.

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Por último, los Gastos de Depreciaciones Acumuladas de Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehículos de Carga y de Reparto, Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones, fueron contabilizadas de manera automática por el sistema, contra las cuentas de Depreciaciones Acumuladas de Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehículos de Carga y de Reparto, Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones.

6.- ELABORACIÓN DE INFORMES Una vez concluida la data suministrada, se procedió a elaborar los diferentes reportes solicitados como parte de la evaluación. En primer lugar generé los diferentes comprobantes contables de las transacciones realizadas en el mismo se pueden apreciar los datos de el número de comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta, la descripción de la transacción, las fechas en orden creciente y el cierre de los mismos. Luego realiza un resumen de las ventas a Clientes Nacionales en el periodo fiscal, donde discrimina las ventas, tipo de transacción, es decir si fue a crédito, de contado; luego el IVA retenido, luego las ventas al sector Privado. Seguidamente genera un reporte resumen de las compras con la información de la cuenta contable, número de comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta, las diferentes retenciones, las cuentas por pagar, las compras brutas. Se genero también un resumen de las diferentes depreciaciones de los activos, la información contenida fue número de comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta. También se generó información de los egresos e ingresos durante el año fiscal

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dando la información sobre la retención en el caso de los ingresos. Por último la información del cierre del ejercicio fiscal.

Por otro lado se generó el respectivo plan de cuenta. En el mismo se aprecia el número de cuenta, la descripción. Además se aprecia la actualización generadas para efectos del ejercicio.

Luego se procedió a la generación de los documentos pendientes en ventas y las cuentas por cobrar. En la misma se aprecia la siguiente información: Cliente, Tipo de documento, fecha de la transacción, monto neto, monto pagado, monto de saldo, fecha de pago y número de recibo. Seguidamente se generó la información de los clientes, la misma aparece bajo el título “Listado de Agentes de Retención”. Se puede apreciar la información del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona, domiciliado o no, y el teléfono.

Se generó la información de los documentos pendientes por cobrar donde se aprecia la siguiente información: Proveedor, tipo de documento, número de documento, fecha, monto neto, monto pagado, monto de saldo, fecha de pago, número de recibo y se cierra con el saldo de las cuentas por pagar. Seguidamente se generó la información de los proveedores, la misma aparece bajo el título “Listado de Agentes de Retención”. Se puede

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apreciar la información del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona, domiciliado o no, y el teléfono. Luego se generó el libro de IVA para las compras, en el mismo se detalla el mes a que corresponde, el día, tipo de documento, Rif, razón social, compra más IVA, cuales son exentas, importaciones la base, el %, y el impuesto a pagar. Considero que este punto es el menos amigable del programa, ya que hay que generarlo mes a mes, lo que implica una inversión de tiempo adicional. Lo ideal sería que se pudiera generar con un solo comando. En cuanto al libro de IVA para las ventas, contiene la siguiente información mes a que corresponde, el día, tipo de documento, Rif, razón social, ventas más IVA, cuales son exentas, importaciones la base, el %, impuesto e IVA retenido. Al igual que las compras debería ser más automático el sistema en este punto. Se genero el mayor contable y se puede apreciar la información de todas las de acuerdo al orden en que aparecen en el plan de cuentas. Cada cuenta contiene la descripción de las transacciones y al final se realiza el respectivo cierre general del mayor.

El Balance de comprobación presenta los resultados y una relación

de todas las cuentas reales y nominales que se abrieron en el Mayor General, indicando en la fecha determinada el total de cargos y abonos y registrando en cada una de las cuentas, los movimientos de las mismas. Luego se generó el Balance General, presenta la información de la empresa, la fecha hasta donde llega el ejercicio fiscal. Recordando que la

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composición básica de un balance general es los bienes, derechos y deudas que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y derechos integran el activo del balance general. Las deudas forman parte del pasivo de dicho balance. La diferencia entre el activo y las deudas, se denomina patrimonio neto. El pasivo está compuesto por deudas (proveedores y préstamos bancarios) y por el patrimonio neto. Las principales cuentas o rubros del activo son las siguientes: 

Activo Fijo: Lo forman aquellos elementos del activo que permanecerán en la empresa más de un año e inmovilizado financiero (participaciones en Otras empresas...).



Activo Circulante: En contraste con el inmovilizado, el activo circulante

lo

forman

aquellos

elementos

del

activo

que

permanecerán en la empresa un año como máximo. 

Existencias: Son las materias primas, productos en curso y productos acabados que están en proceso de fabricación o en el almacén.



Deudas a Largo Plazo: También denominadas exigible a largo plazo; están compuestas por las deudas cuyo plazo de vencimiento es superior a los doce meses (préstamos bancarios a largo plazo, préstamos de accionistas a largo plazo.



Capitales

Permanentes:

También

denominados

recursos

permanentes o pasivos fijo. Es la suma del patrimonio neto y las deudas a largo plazo. 

Deudas a Corto Plazo: También denominadas pasivo circulante o exigible a corto plazo. Están compuestas por las deudas cuyo plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses (proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con la hacienda y la Seguridad Social a corto plazo...). En cambio, las deudas con proveedores suelen ser exigibles a muy corto plazo. También pueden diferenciarse dentro de las cuentas del activo las

que son funcionales (imprescindibles para la actividad ordinaria de la

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empresa) y las que son extrafuncionales (no directamente necesarias para la actividad ordinaria). Por ejemplo, la maquinaria suele ser funcional. Los activos extrafuncionales son los que pueden ser vendidos cuando la empresa precisa de liquidez urgente para salir adelante. En cambio, si se produce la situación contraria y el valor de mercado de un activo cae por debajo de su valor de adquisición, se utilizará el valor de mercado para reflejar el activo en el balance de la empresa. Las deudas figurarán en el balance por su valor de reembolso. Como se puede apreciar en los anexos, los reportes del balance general, se describen las cuentas de Activos, Pasivos y Patrimonios. Describe los diferentes impuestos, depreciaciones, refleja los principios aceptados de valuación

y amortización, sin embargo, como no se

menciona el método de valuación usado. En cuanto al informe de Pérdidas y Ganancias,

tenemos que e l

funcionamiento de la empresa genera la percepción de unos ingresos y realización de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del período: Resultado= Ingresos-Gastos Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los ingresos más recurrentes son las ventas. Los gastos más frecuentes son los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de tesorería, el resultado de la gestión de la empresa suele dividirse en función de dos tipos de actividades:

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

Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias, ya que se derivan como consecuencia de la realización de sus actividades típicas, que generan el resultado ordinario o de explotación.



Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que sólo se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el resultado extraordinario o atípico. El beneficio por la venta de un terreno en una empresa que se dedica a la fabricación de muebles es un ejemplo de resultado extraordinario. Este informe refleja las cuentas que debe mencionar el informe el

estado de Pérdidas y Ganancias.

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ANEXOS

CONCLUSIONES Al elaborar las conclusiones tengo que realizarlas desde dos aspectos. El primer aspecto es mi opinión sobre el sistema en el cual trabajamos. Por otro evaluaré los diferentes estados financieros de la empresa la Educativa, C.A, de manera de suministrar la información necesaria a la Gerencia de manera de que pueda tomar las decisiones que sean pertinentes.

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En cuanto al programa DataPro/Proandsys, cumple con los requerimientos de las empresas de hoy en día. Como lo manifesté al inicio, las exigencias del este mundo globalizado, requiere que las organizaciones procesen una gran cantidad de información de manera rápida y eficaz, de forma tal que puedan tomar las decisiones que consideren conveniente para la organización. El programa contable utilizado para este ejercicio, demostró que cumple con las exigencias de las empresas de hoy. Deben ser rápidos y oportunos en el procesamiento de la información, tener la capacidad de manejar grandes volúmenes de información, que realizarlo de manera manual consumiría muchas horas hombres. Hay menor probabilidad de cometer errores a la hora de realizar los cálculos, ya que al estar automatizado, solo queda dar el imput de manera de que se procesen los datos. Los pases automáticos al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. La preparación automática de los informes, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. La impresión automática de los datos, permite imprimir de manera automática una serie de datos necesarios en el día a día de la empresa tales como: comprobantes contables, informe de cuentas por cobrar y

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cuentas por pagar, listado de proveedores, listado de clientes, entre otros informes. A

través

de

este

ejercicio,

pudimos

poner

práctica

los

conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y comprobar lo práctico que es trabajar con estos sistemas computarizados contables y la generación de información. Pudimos generar: El Balance General, Balance de Comprobación, el Estado de Ganancias y Perdidas, el Estado del Flujo de Efectivo y el Estado de Movimiento del Patrimonio, asimismo, permite obtener los reportes contables auxiliares de control y verificación, entre

los cuales se

Comprobantes

encuentran; el Balance

Contables

Detallados,

de

Comprobación,

Comprobantes

Contables

Resumidos, Mayor Analítico, entre otros.

En cuanto a la situación financiera de la empresa empezaremos por analizar su Balance General. La distribución de la cuenta de Activos es la siguiente: Activos Circulantes:Bs. 155.025.322,28 que representa un 44,76% de los activos totales. De este circulante el 79,19% es disponible y el 20,82% es realizable. Esto le permite a la empresa contar con la liquidez necesaria para aumentar sus inventarios o hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Activos Fijos: Bs. 178.638.333,10, lo cual representa un 51,58% del total de activos.

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Otros Activos: Bs. 47.938.803,36, lo cual representa un 13,84%. Total activos: Bs. 346.290.792,04. En cuanto a los pasivos, es de Bs. 222.821.191,44. Siendo el circulante de Bs. 92.650.000,00. En cuanto al capital suscrito es de Bs. 308.200.000,00. Como se puede observar la empresa “La Educativa, C.A” cuenta con la liquidez necesaria para hacer frente a sus obligaciones y esto lo podemos apreciar al calcular la razón de liquidez lo cual consiste en dividir los activos circulantes entre los pasivos circulantes: 155.025.322,28/92.650.000= 1,67. Esto indica que la empresa tiene activos circulantes 1,67 veces más que pasivos circulantes, lo que le permite hacer frente a sus obligaciones. Si queremos ser más específicos podemos aplicar la prueba acida, que consiste en dividir los activos circulantes disponibles entre los pasivos, así tenemos: 122.747.752,43/92.650.000,00= 1,32. Esto quiere decir que la empresa tiene suficiente liquidez para atender los compromisos con sus acreedores.

Al calcular su capital de trabajo tenemos que= 155.025.322,28-92.650.000= 62.375.322,28. Esto significa que la empresa tiene la posibilidad de tener mayor liquidez a corto plazo mostrando mayor solvencia.

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Índice

de

endeudamiento:

222.821.191,44/346.290.792,04=

64,34%. Esto quiere decir que la empresa tiene suficiente solidez para hacer frente a sus deudas. Además, le da credibilidad con los bancos a la hora de la búsqueda de créditos a largo plazo. En cuanto al capital, presenta un sólido capital suscrito de Bs. 308.200.000,00. La empresa tiene utilidades de 15.808.600,00.

En cuanto a sus estado de Perdidas y Ganancias tenemos que esta conformado por las cuentas de acuerdo a los principios contables. Para eso tenemos que El funcionamiento de la empresa genera la percepción de unos ingresos y realización de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del período: Resultado= Ingresos-Gastos Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los ingresos más recurrentes son las ventas. Los gastos más frecuentes son los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de tesorería, el resultado de la gestión de la empresa suele dividirse en función de dos tipos de actividades: 

Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias, ya que se derivan como consecuencia de la realización de sus actividades típicas, que generan el resultado ordinario o de explotación.

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

Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que sólo se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el resultado extraordinario o atípico. El beneficio por la venta de un terreno en una empresa que se dedica a la fabricación de muebles es un ejemplo de resultado extraordinario.

Diferencias Entre Gastos, Pago E Inversión 

Gasto: El gasto es un concepto de la contabilidad, que se refiere él mismo, básicamente, a aquellos conceptos relacionados con la adquisición de bienes y servicios para su consumo, sea en el proceso de producción o para terceros, y relacionados con la actividad que la empresa realiza.



Pago: El pago es una salida de tesorería. En cambio, hay pagos que no corresponden a gastos ni costos, como la devolución del principal de un préstamo, por ejemplo.



La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre ingreso y cobro. En cambio, el ingreso es consecuencia, principalmente, de las ventas que realiza la empresa.



Inversión: Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso de producción.

Ordenación De La Cuenta De Resultados Para analizar la cuenta de resultados, también denominada cuenta de pérdidas y ganancias, es recomendable dividir todos sus gastos e ingresos tal y como sigue: 

Ventas Netas: Incluye los ingresos por la actividad propia de la explotación de la empresa, de la que se deducen los descuentos y bonificaciones en factura y los impuestos sobre dichas ventas.



Costo De Ventas o Costo De Los Productos Vendidos: Suma de los gastos variables de fabricación y de comercialización.

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

Provisiones: Reflejan la perdida de valor no definitiva de determinados activos, tales

como el inmovilizado, las existencias

o los clientes, 

Gastos de Estructura: Son todos aquellos gastos provocados por la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los gastos de estructura se les llama a menudo gastos fijos, en contraposición a los gastos proporcionales, que son variables en relación a las ventas. Los sueldos de los departamentos de contabilidad, personal o gerencia son ejemplos de gastos de estructura (llamados gastos de administración y ventas). Estos gastos de estructura pueden desagregarse en las distintas funciones

de

la

empresa

(aprovisionamiento,

fabricación,

administración, comercialización, dirección, etc.).Por ejemplo, subvenciones de explotación, ingresos del economato de la empresa, etc. 

Gastos e Ingresos Financieros: Este grupo incluye todos los gastos e ingresos financieros de la empresa. Así, no sólo se han de agrupar los gastos bancarios (intereses y comisiones), sino también los intereses financieros cobrados por la empresa, los descuentos por pronto pago a favor o en contra, el costo de los timbres de los efectos comerciales, etc. De hecho, sólo coincidirían en aquella empresa que cobrase y pagase al contado todos sus ingresos y gastos de explotación.

Al evaluar la tasa de utilidad bruta tenemos que= Ventas/Utilidad Bruta 109.159.600,83/169.459.600,83= 64,41%, esto nos indica que ha obtenido muy buena utilidad con las ventas realizadas.

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Se puede concluir que la empresa “ La educativa, C.A.”, presenta una situación financiera buena, que le permitirá hacer frente a los compromisos adquiridos. Para concluir este trabajo podemos decir que el contar con sistemas computarizados de contabilidad, facilitan la generaciones de reportes y estados financieros, que en condiciones normales implicaría una gran inversión de tiempo. Esta ganancia en la toma de decisiones ayuda las empresas de hoy a ser más competitivas.

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