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Área Sistema Nacional de Contabilidad

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V

Sistema Nacional de Contabilidad

V

Ficha Técnica Autor : C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes* Título : Recomendaciones para el cierre contable 2011 Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 40 - Febrero 2012

Sumario 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Introducción Elaboración y presentación de estados financieros Presentación de estados financieros Cuentas por cobrar Cuentas con crédito fiscal Ingresos diferidos Provisiones por pasivos contingentes Traslado de otros gastos diversos de activos no financieros Reconocimiento de gastos registrados en inversiones intangibles Entrega de bienes y documentos entre Unidades Ejecutoras Traspasos de fondos y/u entrega de documentos entre Unidades Ejecutoras del mismo pliego o por fusión, liquidación Reconocimiento de gastos por intereses Terrenos o edificios afectados en uso sin contraprestación

1. Introducción Ante la proximidad del cierre contable y la formulación de estados financieros del ejercicio 2011, es necesario comentar algunas recomendaciones precisas respecto al tratamiento contable de ciertas operaciones que menciona la directiva de cierre y que requieren ser tomadas en cuenta por su importancia. Es preciso señalar también que la Dirección Nacional de Contabilidad ha * Asesor y consultor de gobiernos regionales y locales. Asesor de sociedades de auditoría externa. Conferencista a nivel nacional.

emitido la R.D. Nº 016-2011-EF/51.01, que modifica formatos y anexos e incluye algunas denominaciones en los mismos, contenidos en el numeral 4.2 Entidades Ejecutoras de Gastos e Inversión de la Directiva Nº 003-2010-EF/93.01,”Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República.

2. Elaboración y presentación de estados financieros La formulación y presentación de los estados financieros por las entidades del sector público que aplican la contabilidad gubernamental, se efectuará de conformidad con las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en el país y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NIC-SP, oficializadas por el Consejo Normativo de Contabilidad.

3. Presentación de estados financieros Los estados financieros se presentan en moneda nacional a nivel de dos decimales. a) Para efectos comparativos, los saldos que muestran los estados financieros del ejercicio anterior, deben presentarse netos de estimaciones, debiendo ser los mismos que presentaron en dicho período. 1501 Edificios y estructuras 1501.01 Edif. residenciales 1508 Deprec., amort. y agot. (cr) 1508.01 Depreciación acum., edificios y estructuras

200,000 50,000) 150,000

b) Para una adecuada presentación del balance general, las entidades gubernamentales deben efectuar las reclasificaciones, según las pautas dispuestas por el Plan Contable Gubernamental.

Actualidad Gubernamental

El saldo de las subcuentas 1101.05 Fondos sujetos a restricción,1101.07 Depósitos en instituciones financieras no recuperados y 1102.99 Inversiones disponibles no recuperados, se presentarán en el rubro otras cuentas del activo. 1101.05 Fondos sujetos a restricción Es el efectivo o fondos depositados en cuentas corrientes de la entidad, pero que no se pueden disponer libremente, ya sea por disposición expresa de alguna autoridad competente, por mandato judicial, por convenio o acuerdo con el contratista o proveedor (fondos de garantía por contratos de obra) o por algunas otras circunstancias que garanticen el destino de dichos fondos. Por ejemplo: - Se tienen fondos que garanticen el pago de sentencias judiciales, fondos con medida cautelar. - Fondos provenientes de depósitos de garantías retenidas por adelantos de contratos y otros. - Aquellos fondos que estén destinados a garantizar una deuda y los depósitos se encuentren embargados por una medida cautelar por el juzgado civil. - Aquellos que se utilizan para depositar los fondos de garantía, descontados contratistas cuando presenten las valorizaciones correspondientes o retenciones efectuadas a proveedores por garantías ofrecidas sobre venta de bienes o servicios. - Aquellos que han sido recepcionados como garantía por alquiler de inmuebles, maquinaria y otros. - Aquellos fondos que han sido liberados de una cuenta corriente o de ahorros, de las cuentas de la entidad para ser depositadas en el banco, a cambio de una carta fianza solicitado por terceros.

La norma señala que en caso de existir los supuestos mencionados anteriormente, serán tranferidos a esta divisionaria (1101.05), las mismas que serán reveladas con las explicaciones del caso en notas a los estados financieros del período que se informa.

N° 40 - Febrero 2012

V 1

Informe Especial

Recomendaciones para el cierre contable 2011

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Informe Especial

—————— X ——— ———

DEBE

1101 CAJA Y BANCOS 50,000 1101.05 Fondos sujetos a restricción 1101 CAJA Y BANCOS 1101.04 Depósitos en instituciones privadas Por la reclasificación de cuentas de los fondos sujetos a restricción ordenados Por el juzgado de la sala laboral, en sentencia consentida y ejecutoriada contra la entidad… Por despido y reposición de servidores públicos.

HABER

50,000

c) Al saldo de la subcuenta 2104.04 Encargos recibidos, se le deberá deducir el saldo de las subcuentas 1101.06 Encargos y 1205.0602 Ejecución de encargos recibidos, por los saldos disponibles para la ejecución del encargo y por el monto que alcanza la ejecución del mismo; esta situación debe ser revelada como práctica contable en la nota Nº 2 a los estados financieros por las entidades receptoras de encargos.

—————— X ——— ———

DEBE

Mayor auxiliar entidad “B” 11 01 06

—————— X ——— ——— 1205 SERVIC. Y OTROS CONTR. POR ANTIC. 980,000 1205.06 Encargos generales 2103 CUENTAS POR PAGAR 2103.99 Otros gastos por pagar Para registrar los gastos y desembolsos en la construcción del hospital (obras por encargo) Este asiento lo registra la entidad “B”.

980,000

1,000,000

980,000 20,000

1,000,000

1,000,000

980,000

980,000

980,000

980,000

1,000,000

1,000,000

1,000,000

V 2

980,000

980,000

980,000

Nota: si el saldo S/.20,000 no se hubiera devuelto, entonces se deberá mostrar en el balance general y en nota a los estados financieros de la siguiente forma: 2102 Remuner, pensiones y benefic. por pagar 2102.03 Compensac. por tiempo de servic. por pagar 1202 Cuentas por cobrar diversas 1202.08 Al personal saldo neto

10,000 (2,000) 8,000

Activo

2009

2008

Activo corriente Efectivo y equivalente de efectivo

Nota

1101 - (1101.05, 1101.06, 1101,07), 1102

Inversiones disponibles

Nota

1102 - (1102,99)

Cuentas por cobrar (neto)

Nota

[1201 - (1201.0304) - (1209.01)], 2103.0102

Otras cuentas por cobrar (neto)

Nota

[1202 - (1202.0803), 1203 - (1209.02, 1209.03, 1209.04)], 2101.010501*, 2101.010502, 2101.010505

Existencias (neto)

Nota

1301, 1302, 1303, 1304, 1305, 1306, 1307, 1308, 1309 - (1310)

Gastos pagados por anticipado

Nota

1204, 1205.01, 1205.02, 1205.03, 1205,0401, 1205.0402, 1205.05 , 1205.06, 1205.98, 1205.99

Cuentas por cobrar

Nota

[1201 - (1201.0304) - (1209.01)], 2103.0102 [1202 - (1202.0803), 1203 - (1209.02, 1209.03, 1209.04)], 2101.010501*,

Otras cuentas por cobrar

Nota

2101.010502, 2101.010505

Total activo corriente Activo no corriente

—————— X ——— ——— 2103 CUENTAS POR PAGAR 980,000 2103.99 Otros gastos por pagar 1101 CAJA Y BANCOS 1101.06 Encargos Para registrar los cheques girados y pagados en la construcción del hospital, obras por encargo.

980,000

a) Presentación A efectos de una presentación adecuada en el balance general, los saldos de las cuentas 1201 Cuentas por cobrar, 1202 Cuentas por cobrar diversas y 1203 Préstamos deberán presentarse en el activo corriente y/o activo no corriente, en atención a las fechas de vencimiento de sus componentes (en los rubros que establece el Plan Contable Gubernamental).

21 04 04 1,000,000

2103.04

4. Cuentas por cobrar

12 05 06

HABER

1101 CAJA Y BANCOS 1,000,000 1101.06 Encargos 2104 INTERMEDIAC. DE RECURSOS MONET. 1,000,000 2104.04 Encargos recibidos Para registrar la recepción de fondos transferidos por encargo, para la construcción del centro hospitalario (este asiento lo registra la entidad b).

HABER

2104 INTERMEDIAC. DE RECURSOS MONET. 1,000,000 2104.04 Encargos recibidos 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRAT. POR ANTIC. 980,,000 1205.06 Encargos generales 1101 CAJA Y BANCOS 20,000 1101.06 Encargos Para registrar la cancelación de la obra ejecutada por encargo, así como la devolución del saldo no gastado (Este asiento registra la entidad “B”).

Registro contable de los gastos y desembolsos de la entidad encargada —————— X ——— ———

DEBE

En otras palabras, se deberá reclasificar la parte no corriente como si fuera corriente de aquellas cuentas por cobrar, cuyo vencimiento no vaya más allá de los doce meses. 980,000

b) Los saldos de las cuentas mencionadas en el literal anterior cuyos vencimientos se consideren de naturaleza no corriente, no serán objeto de estimaciones de cobranza dudosa.

Actualidad Gubernamental

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5. Cuentas con crédito fiscal Las entidades que al cierre del ejercicio fiscal, y de acuerdo con sus actividades operativas, cuenten con crédito fiscal constituido por IGV, deberán mostrarlo en el rubro Otras cuentas por cobrar del balance general, cuando se espera que su realización se efectúe en el curso normal de sus operaciones, salvo convenio que especifique lo contrario.

V

Área Sistema Nacional de Contabilidad Compra de mercaderías (grifo municipal-combustible) —————— X ——— ———

DEBE

1302 BIENES PARA LA VTA. 50,000 1302.01 Mercaderías 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUC. Y OTROS 9,500 2101.01 Imptos. y contrib. 2103 CUENTAS POR PAGAR 2103.01 Bienes y servicios por pagar

HABER

59,500

Venta de mercaderías-combustible —————— X ——— ———

DEBE

1202 CTAS. POR COBRAR DIVERSAS 35,700 1202.01 Venta de activos no financ. p. cobrar 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUC. Y OTROS 2101.01 Imptos. y contribuc. 4301 VENTA DE BIENES 4301.09 Venta de otros bienes Para registrar la venta de bienes corrientes.

HABER

5,700 30,000

Ahora, determinación del costo de ventas —————— X ——— ———

DEBE

HABER

5701 COSTO DE VENTA DE ACT. NO FINANC. 20,000 5701.06 Costo de venta de bienes 1302 BIENES PARA LA VENTA 20,000 1302.01 Mercaderías Para registrar el costo de ventas de la mercadería vendida determinado de la siguiente manera: Inventario inicial de merc. 3,000 (Más) compras del ejerc. 50,000 (-) Inventario final (33,000) = Costo de ventas 20,000 IGV compras (9,500) IGV ventas 5,700 Crédito fiscal 3,800, se muestran en el balance general reclasificado como otras cuentas por cobrar

La subcuenta 2201.01 Deuda por operaciones de tesorería, no debe presentar saldo al cierre del ejercicio. En otras palabras, las obligaciones por sobregiros bancarios, pagarés o cualquier operación de cortísimo plazo debieron ser canceladas antes del 31.12.11 para que no aparezca saldo alguno.

anticipados por venta de bienes y servicios no entregados o prestados aún, se utiliza también en la venta al crédito de bienes o servicios, por un periodo mayor a 12 meses, cuyas ventas generalmente se efectúan a crédito y el por el lapso mayor a 1 año. Abonándose el importe total a la cuenta 2501 Ingresos diferidos, y mes a mes se reconocerá el ingreso a medida que se vayan cancelando las letras efectos por cobrar. Venta de mercaderías Valor de venta de mercaderías IGV Precio de venta Inicial Saldo en 20 meses Cuota mensual S/.2,450 x 11 (devengado) S/.26,950 costo de la mercadería vendida

—————— X ——— ———

S/.50,000 9,500 59,500 10,500 49,000 S/.30,000

DEBE

1201 CTAS. POR COBRAR 59.500 1201.03 Venta de bbs. y servicios y derech. adminis, 2101 IMPTOS., CONTRIBUC. Y OTROS 2101.01 Imptos. y contribuc. 2501 INGRESOS DIFERIDOS 2501.01 Venta de bienes y servicios Para registrar la venta de mercaderías al crédito.

HABER

9,500 50,000

—————— X ——— ——— 1101 CAJA Y BANCOS 10,500 1101.04 Depós. en instituc. financ. privadas 1201 CUENTAS POR COBRAR 1201.03 Venta de bbs. y servicios y derech. adminis, Por la recepción de la cuota inicial.

10,500

—————— X ——— ——— 2501 INGRESOS DIFERIDOS 30,000 2501.02 Costos diferidos 1302 BIENES PARA LA VENTA 1302.01 Mercaderías Por el costo de la mercadería vendida y salida de almacén.

30,000

—————— X ——— ———

El rubro Ingresos diferidos agrupa las subcuentas que representan ingresos y costos, cuya liquidación parcial o total se debe realizar en ejercicios posteriores.

2501 INGRESOS DIFERIDOS 26,950 2501.01 Venta de bienes y servicios 4301 VENTA DE BIENES 4301.09 Venta de otros bienes Para registrar el reconocimiento de los ingresos por venta de mercaderías.

a) 2501.01 Venta de bienes y servicios Es utilizada cuando se efectúa cobros

Nota: p.30 NIC-SP 9 “Ingresos de transacciones con contraprestación señala que:

6. Ingresos diferidos

26,950

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Si la entidad retiene, de forma significativa, riesgos de la propiedad, la transacción no será una venta y por tanto no se reconocerán los ingresos. Una entidad puede retener riesgos significativos de diferentes formas. Ejemplos de situaciones en las que la entidad puede conservar riesgos y ventajas significativos, correspondientes a la propiedad, son los siguientes: (a) cuando la entidad asume obligaciones derivadas del funcionamiento insatisfactorio de los productos, que no entran en las condiciones normales de garantía; (b) cuando la recepción de los ingresos de una determinada venta es de naturaleza contingente porque depende de la obtención, por parte del comprador, de ingresos derivados de la venta posterior de los bienes (por ejemplo, cuando por una operación gubernamental de edición de libros se distribuye material escolar a los colegios para la venta o para que sean devueltos) b) 2501.02 Costos diferidos Son los importes diferidos que se registran en una operación de venta de bienes o servicios que se realizan, para reconocer el costo estimado que debe ascender en el futuro los bienes o servicios a entregar, los costos diferidos están asociados al costo de ventas que se registra en la entrega de bienes o a la salida de almacén de los bienes vendidos o a los hechos sustanciales que las generaron en cuanto a la imputación de costos a distintos periodos distintos, debiendo seguir las siguientes reglas: a) Si el costo se relaciona con un ingreso determinado, debe ser cargado al resultado del mismo período al que se imputa el ingreso. b) Si el costo no puede ser vinculado con un ingreso determinado pero sí con un período, debe ser cargado al resultado de ese período. c) Si no se da ninguna de las dos situaciones anteriores, el costo debe ser cargado al resultado en forma inmediata”. —————— X ——— ———

DEBE

HABER

2501 INGRESOS DIFERIDOS 30,000 2501.02 Costos diferidos 1302 BIENES PARA LA VENTA 1302.01 Mercaderías Por el costo de la mercadería vendida y salida de almacén.

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30,000

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c) 2501.03 Intereses diferidos Son los intereses generados en una transacción cuyo reconocimiento se debe diferir hasta que ellos se cobren o puedan ser devengados, al respecto el p. 34 NIC-SP 9 señala que los ingresos deben reconocerse utilizando los siguientes tratamientos contables: (a) Los intereses deben reconocerse sobre la base de la proporción de tiempo transcurrido, teniendo en cuenta el rendimiento efectivo del activo. Ejemplo. Se realizó el cobro del préstamo efectuado a los beneficiarios del programa “fondo rotatorio para el incremento de ganado agrícola” en las condiciones siguientes: préstamo efectuado S/.1,000 más intereses por devengar S/.100. —————— X ——— ———

DEBE

1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 1,100 1202.07 Convenios por endeudamiento 1101 CAJA Y BANCOS 1101.04 Depós. en instituc. financ. privadas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 2501.03 Intereses diferidos Para registrar el préstamo realizado a los beneficiarios del programa.

HABER

1,000

100

100

7. Provisiones por pasivos contingentes Las provisiones por pasivos contingentes se reconocen cuando la administración haya sido informada por la Procuraduría correspondiente o las Oficinas de Asesoría Jurídica de la entidad pública demandada, sobre el resultado desfavorable de los

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DEBE

5802 PROVISIONES DEL EJERCICIO 10,000 5802.01 Sentencias judic., laudos arbítrales y otros 2401 PROVISIONES 2401.01 Provis. sentenc. judic, laud. arbitr. y otros Para registrar la provisión por reconocimiento de daños y prejuicios a la propiedad del sr… Luego de haber recibido la sentencia de reparación civil emitida por el Sexto Juzgado Civil. Sentencia n|…

HABER

10,000

2401 PROVISIONES 10,000 2401.01 Provis. sentenc. judic, laud. arbitr. y otros 2103 CUENTAS POR PAGAR 2103.99 Otros gastos por pagar Para registrar el reconocimiento como pasivo de las provisiones efectuadas, luego de haber recibido la sentencia judicial y ha sido considerada en el presupuesto de la entidad, el monto y la fecha para su afectación presupuestal y financiera.

10,000

8. Traslado de otros gastos diversos de activos no financieros Al cierre del ejercicio, se deberá efectuar el traslado del saldo de los componentes de la subcuenta 1505.03 Otros gastos diversos de activos no financieros en las cuentas de construcciones de edificios residenciales, no residenciales y estructuras en curso residenciales. Curso, inversiones intangibles, estudios de preinversión.

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Expedientes técnicos según corresponda. Caso uno. Edificio no residencial, maquinaria y equipo destruido por fenómeno de la natraleza. Edificios no residenciales Deprec. del ejercicio 3% Computadora Deprec. del ejercicio 25% Maquinaria pesada Depreciac. del ejercicio 10 %

500,000 150,000 2,000 500 150,000 15,000

Baja de bienes La baja de bienes consiste en la extracción del patrimonio de la entidad de activos calificados como no operativos, en desuso, obsoletos o en estado de deterioro, sobre la base de la autorización que deberá estar contenida en la respectiva Resolución Administrativa o Acuerdo. Este procedimiento está regulado por la resolución Nº 0212002/SBN que aprueba la Directiva Nº 004-2002/SBN. Órgano responsable para tramitar la baja El órgano responsable para tramitar la baja de los bienes muebles de las distintas entidades del Estado es el Comité de Altas, Bajas y Ventas, el cual también será designado por resolución o acuerdo emitido por la autoridad competente de cada entidad. El Comité de Altas, Bajas y Ventas estará integrado por personas con formación técnica y/o profesional que les permita efectuar la evaluación integral de la documentación recabada para dicho trámite. Adicionalmente, podrá solicitarse asesoramiento de personas naturales o jurídicas con experiencia en tasación de bienes.

—————— X ——— ——— 1,100

—————— X ——— ——— 2501 INGRESOS DIFERIDOS 100 2501.03 Intereses diferidos 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 4501.01 Rentas de la propiedad financiera Para registra el reconocimiento de los ingresos por interéses cobrados en el préstamo otorgado al “programa fondo rotatorio”.

2401 Provisiones Son obligaciones expresas, nacidas de mandato legal expreso (sentencia judicial) o cláusulas contractuales tácitas que provienen de compromisos o contratos, claramente especificadas en un documento en cuanto a su naturaleza, pero que en la fecha de la elaboración del balance o cierre del ejercicio, son indeterminados en cuanto a su monto por situaciones en que la entidad tenga que incluir en su presupuesto y la fecha en que se producirá el pago, de acuerdo con el calendario de pagos, fecha en que en ese momento se convertirán en obligaciones presentes (pasivos reconocidos). —————— X ——— ———

—————— X ——— ——— 1101 CAJA Y BANCOS 1,100 1101.04 Depósitos en instituciones financ. privadas 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 1202.07 Convenios por endeudamiento Para registrar el ingreso a banco por los préstamos cancelados “programa fondo rotatorio”.

fallos, sentencias o resoluciones de la judicatura, recaídos contra la entidad por las demandas judiciales, laborales, tributarias u otras, interpuestas en su contra y que es probable que requieran de un flujo de recursos para su atención, los cuales pueden estimarse confiablemente, aunque no se cuente con la fecha de pago.

—————— X ——— ———

DEBE

5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO

165,500

HABER

5801.01 Deprec. acum. edificios y estructuras 150,000 5801.02 Deprec. acum. maquinaria y equipo 15,500 1508 DEPREC, AMORTIZAC. Y AGOTAMIENTO (CR) 1508.01 Deprec. acumulada edificios y estructuras 150,000 1508.02 Deprec acumulada de vehíc, maquin. y otros 15,500 1508.0202 Maquinaria, equipo, mobiliario y otros. Para registrar la estimación de las depreciaciones del ejercicio.

165,500

V

Área Sistema Nacional de Contabilidad —————— X ——— ———

DEBE

1508 DEPREC, AMORTIZAC. Y AGOTAMIENTO (CR) 165,500 1508.01 Deprec. acum. de edificios y estructuras 150,000 1508.02 Deprec acumulada de vehíc, maquin. y otros 15,500 1508.0202 Maquinaria, equipo, mobiliario y otros 5506 OTROS GASTOS DIVERSOS 486,500 5506.01 Baja de bienes 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 1501.01 Edificios residenciales 1501.02 Edificios o unidades no residenciales 1503 VEHÍCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS 1503.02 Maquinarias, equipo, mobiliario y otros Para registrar la baja de bienes de capital deteriorados y destruidos por fenómenos de la naturaleza. Según informe de perito colegiado y el informe de defensa civil respectivo, así como la resolución correspondiente.

HABER

—————— X ——— ———

500,000

152,000

El reconocimiento de gastos registrados con las cuentas 1504 Inversiones intangibles se efectuará con cargo a la sub cuenta 5506.99 Otros gastos diversos al cierre del ejercicio, siempre y cuando sus componentes representen gastos consumidos. a) Gasto devengado de los estudios y proyectos concluidos efectuados en mejoramiento de la calidad de gestión y fortalecimiento institucional DEBE

1504 INVERS. INTANGIBLES 30, 000 1504.02 Sistemas de informac. tecnológicas 1504.03 Mejoramiento de procesos 1504.04 Diseño de Instrum. para mejorar la calidad del servic. 1504.05 Formación y capacitación 1504.07 Otras inversiones intangibles 2103 CUENTAS POR PAGAR 2103.02 Activos no financieros por pagar Para registrar los gastos efectuados en el estudio y proyecto en el mejoramiento de la calidad de gestión y fortalecimiento institucional.

DEBE

5506 OTROS GASTOS DIV. 30,000 5506.99 Otros gastos diversos 1504 INVERS. INTANGIBLES 1504.02 Sistemas de informac. tecnológicas 1504.03 Mejoramiento de procesos 1504.04 Diseño de instrum. para mejorar la calidad del servic. 1504.05 Formación y capacitación 1504.07 Otras inversiones intangibles Para registrar el gasto devengado de los estudios y proyectos concluidos efectuados en mejoramiento de la calidad de gestión y fortalecimiento institucional.

HABER

30,000

HABER

6101 SUPERÁVIT O DÉFICIT. 30,000 6101.01 Resultado por operación 5506 OTROS GASTOS DIV. 5506.99 Otros gastos div. Para registrar el gasto acumulado y la reversión correspondiente al cierre del ejercicio.

30, 000

b) El monto efectivamente cancelado de la cuenta 1504 Inversiones in-

DEBE

5506 OTROS GASTOS DIV. 30,000 5506.99 Otros gastos diversos 1504 INVERS. INTANG. 1504.02 Sistemas de informac. tecnológicas 1504.03 Mejoramiento de procesos 1504.04 Diseño de instrum. para mejorar la calidad del servic. 1504.05 Formación y capacitación 1504.07 Otras inversiones intangibles Para registrar el gasto devengado de los estudios y proyectos concluidos efectuados en mejoramiento de la calidad de gestión y fortalecimiento institucional.

DEBE

HABER

6101 SUPERÁVIT O DÉFICIT 30,000 6101.01 Resultado por operación 5506 OTROS GASTOS DIV. 5506.99 Otros gastos div. Para registrar el gasto acumulado y la reversión correspondiente al cierre del ejercicio.

30,000

10. Entrega de bienes y documentos entre Unidades Ejecutoras

1601.03 Traspasos internos Se utiliza para registrar los traslados internos de: fondos, bienes de capital y otros recursos de capital recibidos o entregados entre los distintos pliegos, programas, subprogramas y proyectos de un mismo pliego.

30,000

b) El monto efectivamente cancelado de la cuenta 1504 Inversiones intangibles al cierre del ejercicio será trasladado a la cuenta 5506 Otros gastos diversos, de quedar saldo se presentará en el rubro Otras cuentas del activo. —————— X ——— ———

—————— X ——— ———

La entrega de bienes y documentos entre Unidades Ejecutoras del mismo pliego debe afectar la cuenta 1601.03 Traspasos internos.

—————— X ——— ———

9. Reconocimiento de gastos registrados en inversiones intangibles

—————— X ——— ———

tangibles al cierre del ejercicio será trasladado a la cuenta 5506 Otros gastos diversos, de quedar saldo se presentará en el rubro Otras cuentas del activo.

HABER

30,000

Actualidad Gubernamental

Se utiliza también para registrar los traspasos de bienes, personal y acervo documentario en el caso de desactivación, transferencia y/o liquidación debiendo efectuarse, a través de esta cuenta de enlace. Vamos a suponer que la entidad x obtiene un préstamo vía endeudamiento externo a través del MEF - Dirección Nacional de Endeudamiento Público por la suma de 1,000,000, el mismo que ha sido avalado por el Gobierno. a) Por la recepción de fondos préstamos obtenidos-DNEP —————— X ——— ———

DEBE

HABER

1101 CAJA-BANCOS 1’000,000 1101.03 Depósitos en instituc. financ. públicas 1601 TRASPASOS Y REMESAS 1’000,000 Por la recepción de fondos provenientes de préstamos externos recibidos para otras entidades.

b) La DNEP transfiere los fondos obtenidos-endeudamiento externo a la entidad beneficiaria —————— X ——— ———

DEBE

HABER

1601 TRASP. Y REMESAS 1’000,000 1601.01 Traspasos de fondos 1101 CAJA-BANCOS 1’000,000 1101.03 Depósitos en instituc. financ. públicas Por la transferencia de fondos provenientes de endeudamiento externo a la entidad beneficiaria.

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V

Informe Especial

c) La entidad beneficiaria recibe el préstamo solicitado —————— X ——— ———

DEBE

HABER

1101 CAJA-BANCOS 1’000,000 1101.03 Depósitos en instituc. financ. públicas 2302 DEUDAS DIRECTAS A LARGO PLAZO 1’000,000 2302.02 Externas Por la recepción de préstamos recibidos de endeudamiento externo.

Nota: no olvidemos que el pago de intereses o los intereses por devengar se reconocen y registran solo al momento de pagar las cuotas mensuales. d) Por circunstancias ajenas, la entidad no puede cancelar dicho préstamo Por insolvencia financiera y otras causas, por situaciones de coyuntura la DNEP se hace cargo de dicha deuda y se obliga a pagar por haber avalado, (solo es suposición). —————— X ——— ———

DEBE

HABER

1601 TRASP. Y REMESAS 1’000,000 160102 Traspasos de documentos 2301 DEUDA PÚBLICA 1’000,000 2301.01 Externa Para registrar la entrega de documentos cancelatorios de la deuda a la entidad beneficiaria y al haber asumido dicha deuda.

La entidad beneficiaria recibe los documentos cancelatorios de la siguiente manera: —————— X ——— ———

DEBE

HABER

2302 DEUDAS DIRECTAS A L/P 1’000,000 2302.02 Externas 1601 TRASP. Y REMESAS 1’000,000 1601.02 Traspasos de documentos Para registrar la entrega de documentos cancelatorios de la deuda a la entidad beneficiaria y al haber asumido dicha deuda la DNEP.

Por otro lado, la cuenta Traspasos y remesas tiene que quedar saldada, por lo tanto realizamos el asiento de transferencia a la cuenta Hacienda nacional adicional. —————— X ——— ———

DEBE

HABER

1601 TRASP. Y REMESAS 1’000,000 1601.02 Traspaso de documentos 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 1’000,00 3201.01Traspasos y remesas Para cancelar la cuenta Traspasos y remesas y transferir a la cuenta Hacienda nacional adicional.

V 6

Nota: en algunas circunstancias la cuenta Traspasos y remesas tiene un saldo acreedor o deudor al efectuar el cierre del ejercicio; por lo tanto, tenemos que realizar un asiento de ajuste y cancelar dicha cuenta, trasladando dicho saldo a la cuenta Hacienda nacional adicional (esta cuenta siempre tiene que estar cancelada, con la Hacienda nacional, porque no es cuentas de balance ni cuenta del estado de gestión). —————— X ——— ———

DEBE

HABER

1601 TRASP. Y REMESAS 200,000 1601.02 Traspaso de documentos 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 200,000 3201.01 Traspasos y remesas Para trasladar el saldo acreedor a la cuenta Hacienda nacional adicional.

Caso práctico Deuda contraída el 16.09.11 Amortización de capital Saldo de capital

—————— X ——— ——— 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 200,000 3201.01 Traspasos y remesas 1601 TRASP. Y REMESAS 1601.02 Traspaso de documentos Para trasladar el saldo deudor a la cuenta Hacienda nacional.

200,000

a) Asimismo, los traspasos de fondos entre Unidades Ejecutoras del mismo pliego o por fusión, liquidación y/o absorción se registra con la cuenta 1601.03 traspasos internos. b) La entrega de documentos entre pliegos, en el transcurso de sus operaciones normales, debe afectar el resultado del ejercicio.

12. Reconocimiento de gastos por intereses El monto de los intereses y otros gastos generados por deudas devengadas pendientes de pago, se registraran como gastos devengados del período, correspondiendo su rebaja del control en cuentas de orden. a) Reconocimiento de los gastos por interés La entidad reconocerá los gastos por intereses de la deuda cuando exista una obligación presente (pago de

N° 40 - Febrero 2012

10,000 5,000 5,000

Interéses devengados año 2011 2,000 Interéses por devengar al año 2012 2,000

11. Traspasos de fondos y/u entrega de documentos entre Unidades Ejecutoras del mismo pliego o por fusión, liquidación

Actualidad Gubernamental

interés comprometido y devengado) derivado de un préstamo o una operación de financiamiento y tenga una finalidad u objetivo asociado a las funciones y competencias de la misma. El p.17 NIC-SP 5 señala que los costos por préstamos deben ser reconocidos como gastos del período en que se incurre en ellos, salvo que fueran capitalizados de acuerdo con el párrafo 18 de la NIC-SP 5 (Activos calificados), siempre y cuando su importe o cuantía pueda valuarse o estimarse con fiabilidad; por lo tanto, conlleva el registro y reconocimiento simultáneo de un incremento en el pasivo (2101, 2102,2103…etc.) o una disminución en el activo (1101). Producto del gasto, costo o desembolso efectuado.

—————— X ——— ———

DEBE

1101 CAJA Y BANCOS 10,000 1101.04 Depós. en instituc. financ. privadas 2201 OPERAC. DE CRÉDITO 2201.01 Deuda por operac. de tesor. p amortiz. en el ejerc. Para registrar las obligaciones asumidas por la recepción de préstamo obtenido.

HABER

10,000

—————— X ——— ——— 5601 INTERESES DE LA DEUDA 5601.02 Intereses de deuda interna 2201 OPERACIONES DE CRÉDITO 2201.01 Deuda por operac. de tesor. p amortiz. en el ejerc. Reconocimiento del gasto devengado por intereses vencidos durante el ejercicio 2011.

5,000

5,000

Nota: los intereses por devengar en el año 2012 se reconocerán posteriormente.

13. Terrenos o edificios afectados en uso sin contraprestación Las entidades deben tener en cuenta que, cuando entregan terrenos o edificios Afectados en Uso sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a una incorporación del activo para quien lo recibe y un retiro de los mismos para quien entrega.