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• Isra Herrera

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Cierre del Proyecto

Cierre del proyecto   El cierre del proyecto incluye: o  Cierre contractual: acuerdos legales, contratos,

garantías, manuales, comunicados, etc. o  Cierre administrativo: entre otras cosas sirve para facilitar

referencias posteriores de información del proyecto, se documenta el presupuesto y programa finales, se incluye un índice de archivos del proyecto, reporte de cambios, directorio de los participantes y resumen de experiencias aprendidas. 2

Cierre del proyecto   Algunas herramientas que se han utilizado durante el

desarrollo del plan y ejecución del proyecto nos pueden ayudar a realizar el cierre. o  WBS o  Matriz de roles y funciones o  Reportes de estatus (semanal, mensual) o  Programa de tiempos de las actividades del proyecto o  Programa de costos o  Matriz de administración de riesgos o  etcétera

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Cierre contractual   Involucra la verificación de los entregables y el cierre

administrativo de cada contrato celebrado en el proyecto.   Los términos de cada contrato y sus condiciones

pueden determinar los procedimientos específicos para su cierre, por ejemplo terminar antes o después de una fecha programada pueden implicar condiciones particulares.

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Cierre contractual   Incluye los siguientes documentos. o  archivos de contrato o  carta finiquito – no adeudos o  manuales, garantías y fianzas o  planos actualizados o  comunicados, cartas, notas, correos, etc. o  evaluaciones cliente-proveedor y proveedor-cliente o  lecciones y experiencias aprendidas o  bitácoras o  cierre de cada contrato o  aceptación formal – acta de recepción o  cualquier otro documento involucrado, dependiendo del 5

contrato.

Cierre administrativo   Consiste en verificar y documentar los resultados del

proyecto para formalizar la aceptación de los entregables, ya sea por parte del cliente o del patrocinador.   Se incluye la recolección de documentos que

aseguren que las especificaciones finales queden efectivamente registradas, así como un análisis de efectividad y éxito del proyecto.

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Cierre administrativo   Se debe realizar un reporte final que incluya la

información más relevante del proyecto:   presupuesto final   programa final   lecciones y experiencias aprendidas   fotografías finales o secuencia del desarrollo   índice de archivos   reporte de control de cambios   directorio de participantes, proveedores, consultores, equipo         7

ejecutor y directivo, etc. actualización de la datos como costos, tiempo acta de recepción de documentos finales cartas de recomendación para miembros del equipo, proveedores y consultores cualquier otro documento importante dependiendo del tipo de proyecto.

Cierre administrativo   Todos los documentos del proyecto deben entregarse

impresos en una carpeta (engargolado o empastado) debidamente ordenados y numerados, incluyendo apéndices o anexos que fortalezcan la documentación del proyecto.   También deben incluirse los archivos electrónicos de la

documentación, ejecutables o código fuente dependiendo del proyecto realizado. Deberán agregarse en un CD debidamente ordenados, el CD debe ir etiquetado con el nombre del proyecto, la fecha de entrega y la imagen o logotipo del proyecto. 8