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• Fernanda Robles

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Administración turística Proyecto de equipo: Cena de gala para recibir el año nuevo.

Empresa: Diamond Events

Equipo cuatro:    

Muñoz Rivera Gloria Guadalupe. Ramírez García Carla. Vásquez Robles María José. Vázquez Robles Fernanda Daniela. Grupo: 801 – C

Fecha: 08/06/2017

1

Índice

Misión .................................................................................................................... 3 Visión ..................................................................................................................... 3 Objetivos................................................................................................................ 3 Objetivos generales ........................................................................................... 3 Objetivos específicos ......................................................................................... 3 Valores ................................................................................................................... 3 Justificación ........................................................................................................... 4 Introducción .......................................................................................................... 5 Organigrama.......................................................................................................... 6 Matriz de responsabilidades .................................................................................. 7 Caracterización de la empresa y del evento, cena de gala para recibir el año nuevo ...................................................................................................................... 9 Público objetivo ................................................................................................... 10 Cronograma ......................................................................................................... 11 Desarrollo logístico.............................................................................................. 15 Minuto a minuto .............................................................................................. 15 Check list .......................................................................................................... 26 Análisis Costo- Beneficio .................................................................................... 29 Cotización de banquete para la cena de gala para recibir el año nuevo: .. 29 Costeo Cocktail de bienvenida ....................................................................... 32 Cotización de bebidas para la cena de año nuevo. ....................................... 34 Determinación del precio por pax. ................................................................ 36 Análisis FODA..................................................................................................... 39 Estrategias de comercialización.......................................................................... 40 Bibliografía .......................................................................................................... 41 Anexos.................................................................................................................. 42

2

Misión Somos una empresa socialmente responsable, la cual permite a nuestros clientes el disfrute y la mejor de las experiencias es cada uno de sus eventos, a través de mucha entrega por parte de nuestros colaboradores, para si hacer su evento inolvidable.

Visión Ser una de las empresas más reconocida y líder en el ámbito de los eventos en Huatulco y el estado, brindando los mejores de los eventos a través de constante innovación, creatividad en todos nuestros eventos.

Objetivos Objetivos generales  Convertirse en la empresa líder en la organización de eventos del sector. 

Ser la empresa más empleadora de Bahías de Huatulco.



Incrementar el margen anual de ingresos de manera responsable y proactiva.

Objetivos específicos  Realizar dos eventos mínimos al mes para poder obtener ganancias. 

Incrementar nuestra promoción en eventos.



Fomentar entre los empleados la cultura del crecimiento, el ahorro y la educación de manera sostenida.



Incrementar el porcentaje de ventas cada semestre.



Realizar por lo menos un evento benéfico cada mes para el destino con fin de promocionar nuestra empresa.



Atraer al mercado canadiense.

Valores 

Honestidad



Perseverancia



Responsabilidad



Tolerancia



Calidad 3

Justificación En México el turismo ha ido creciendo durante los últimos años y por ende es de gran importancia para la economía del país. Este fenómeno es una fuente generadora de empleos y se ha diversificado de manera que ahora existen nuevas tendencias dentro del turismo. Uno de los motivadores es festejar en algún destino alguna ceremonia ya sea boda, quince años, cenas de gala, bautizos, etc. Según la página del Enlace de la Costa “El estado de Oaxaca está considerado dentro de los diez destinos turísticos más importantes a nivel nacional por sus costumbres, tradiciones, cultura, gastronomía y su gente. Por ello, la Secretaría de Turismo y Desarrollo Económico de Oaxaca (STyDE) a través de la Oficina de Convenciones y Visitantes (OCV), asistió en días pasados a una reunión en Bahías de Huatulco para realizar una vinculación estratégica con representantes de la Mesa Directiva de la Asociación de Hoteles y Moteles de Huatulco y prestadores de servicios, con el objetivo de coordinar actividades a futuro con temas relacionados en capacitación del segmento Turismo de Reuniones y Turismo de Romance”. Por estos motivos y el gran auge que este segmento ha dado los últimos años en el destino, decidimos establecer una empresa organizadora de eventos ya que el destino la cual brindará servicios en este lugar. Nuestras fortalezas son muchas dentro de estas se destacan nuestro mobiliario y equipo novedoso y nuestro profesionalismo. Somos una empresa emprendedora que pretende romper con la estacionalidad en Huatulco agendando eventos todo el año con fin de generar ingresos y generar empleos. Las estrategias implementadas en el FODA dentro de este documento, son claves para que poder cumplir los objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo. El posicionamiento de la empresa es importante ya que nos encontramos con varios competidores dentro de la zona, queremos destacar por nuestras fortalezas, la calidad y el profesionalismo aprovechando cada oportunidad que se nos presente.

4

Introducción En la actualidad, la organización de eventos es de gran importancia; debido a que es una industria que a lo largo del tiempo ha ido creciendo cada vez más, y se ha ido especializando en un sin número de eventos que se pueden llegar a realizar. Con la finalidad de abarcar este tipo de mercado en Bahías de Huatulco; se desarrollará la realización de una cena de gala para recibir el año nuevo, mediante la empresa “Diamond Events”, la cual tiene como objetivo ofertar la realización de todo tipo de eventos, así como el asesoramiento que conlleva llevarlo a cabo antes, durante y después de este mismo. La organización de este tipo de eventos nos permite interrelacionar diferentes recursos como son: los materiales, los humanos, los financieros y los tecnológicos para poder llevar a cabo la realización del evento y por ende exceder las expectativas del cliente. Durante la planeación de la cena de gala para recibir el año nuevo, se utilizarán las siguientes herramientas: check list, cronograma, organigrama y minuto a minuto; éstas nos ayudarán a llevar una mejor planificación de la cena, al establecer las actividades, fechas y responsables de cada aspecto que se debe considerar para la realización de la cena; asimismo esto nos sirve como base para llevar a cabo cualquier tipo de evento. La realización de la cena de gala para recibir el año nuevo requiere de la elaboración de un análisis costo-beneficio para determinar el precio que esta misma tendrá, así como el margen de ganancia que resulta por la realización de este evento. Una vez analizados todos los puntos a considerar anteriormente, se elaborará la presentación de la cena de gala para recibir año nuevo en la empresa “Diamond events”; en la que se busca crear valor agregado, por eso se requiere: la elección del objetivo y planificación del servicio; además nuestra empresa ofrece eventos con innovación. A continuación, encontrarás punto a punto los aspectos que se deben realizar para la elaboración de un evento como: la caracterización de la cena, determinar el público objetivo, la realización del análisis FODA para obtener posibles estrategias de mejora y las estrategias de comercialización para dar a conocer la cena de gala y demás eventos que puedes realizar en “Diamond Events”.

5

Organigrama A continuación, se presenta el organigrama de la empresa, donde se plantean los puestos de manera jerárquica según el puesto.

6

Matriz de responsabilidades MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Equipo 4: Cena de gala para recibir el año nuevo

Procesos operativos Responsable (s) 1.1

Actividades clave para la realización de la cena

E P S C

Proponer la temática de la cena y el público objetivo

7 C, 24 C

P S C

Seleccionar el menú de la cena

23 C, 3 C

P S C

3C

P S C

Realizar el concentrado de reservaciones para la cena

24 C

P S C

Hacer las reservaciones para la cena de gala

24 C

P S C

Diseñar el menú para la cena de gala

23 C

P S C

Promocionar la cena de gala para recibir el año nuevo

24 C

Elaborar presupuesto para la cena

3C

Seleccionar los recursos humanos, materiales y técnicos para la cena

P S C

Procesos de Apoyo Responsable (s) 1.1.1.1

Cotización y contratación de provedores y anticipos Cotización de la cena de gala para recibir el año nuevo

E P S C 3C

P S C

Cotizar y comparar precios de los proveedores

3 C, 24 C

P S C

Revisar en coordinación con la comisión de contraloría el anticipo a los proveedores

24 C, 3 C

P S C

Asignar las mesas reservadas

23 C

P S C

Establecer los anticipos para los proveedores

3C

P S C

7

1.1.1.2

Actividades de apoyo y estrategias para la realización de la cena de gala Establecer el horario de la cena de gala y el cocktail Confirmar proveedores Promocionar la cena de gala Difundir mediante la publicidad el menú de la cena de gala Establecer el tipo de montaje para la cena Establecer la asignación de lugares para la cena Promocionar todo lo que incluye la cena de gala

E P S C 7C 24 C, 3 C 24 C 24 C 7C 23 C 24 C

P P P P P P P

S S S S S S S

C C C C C C C

Responsable (s) 1.1.1.3

Programa de actividades de la cena de gala, justificación y objetivos Realizar el programa de la cena Elaborar el formato minuto a minuto Establecer el público objetivo Elaborar la justificación de la realización de la cena de gala para recibir el año nuevo Realizar la caracterización de la cena de gala para recibir el año nuevo Realizar el análisis FODA para establecer posibles estrategias de mejora Elaborar el checklist de todas las actividades a realizar para llevar acabo la cena de gala

E P S C 7C 24 C 24 C 3C 7C 7C

P P P P P P

S S S S S S

C C C C C C

24 C

P S C

Fuente: Elaboración propia.

8

Caracterización de la empresa y del evento, cena de gala para recibir el año nuevo El proyecto que se propone desarrollar es una idea enfocada a la realización de eventos en este destino turístico que es Bahías de Huatulco, aprovechando la tranquilidad de sus playas ideales para realizar eventos y los paisajes con los que cuenta el destino. “Diamond Events” será una empresa que ofrecerá servicios para la organización de todo tipo de eventos; este proyecto nace para cubrir las necesidades de un segmento específico del mercado en este destino, el principal objetivo de: “Diamond Events” es: brindar un servicio de asesoramiento al momento de realizar cualquier tipo de evento antes, y durante la realización de este mismo, teniendo en cuenta que el destino favorece a la realización de eventos por las características con las que cuenta; así también se ofrecerá asesoramiento en el diseño o temática, en la cotización, en el montaje y sobre todo se ofrecerá una gama de posibles lugares para la realización de cualquier evento solicitado. Planeación de la cena de gala para recibir el año nuevo. “Diamond Events” es: La organizadora de eventos ideal para la realización de una cena de gala para recibir el año nuevo, con una capacidad de 100 invitados, considerando todos los detalles para asegurar que su evento sea único e inolvidable; la cena incluye las instalaciones como: Salón, jardín o terraza con vista frente al mar, montaje, servicio de banquete por, servicio profesional de meseros, luz y equipo de sonido, decoración y ambientación. Personal de servicio para el montaje: meseros, bar tender, personal de limpieza durante todo el evento y para el banquete se ha escogido unos de los mejores platillos, 1. Crema de espárragos, 2. langosta thermidor, 3. Verduras al grill 4. Crème brûlée; 5. Vinos tintos, blancos, vodka, ron, jugos de sabores.

9

Público objetivo El mercado objetivo del evento “cena de gala para recibir el año nuevo” son todos aquellos locales y turistas que ese encuentren en el destino Bahías de Huatulco, principalmente los turistas nacionales ya que en temporadas decembrinas son los que más visitan Bahías de Huatulco, los eventos que nuestra empresa realizara no solo son cenas si no nuestra empresa “Diamond events” cuenta con la capacidad para realizar todo tipo de eventos. Nuestros servicios de planeación de eventos van dirigido a todas aquellas personas que quieran disfrutar de un buen momento en Bahías de Huatulco y con el fin de generar empleos durante todo el año, nos atrevemos a realizar la organización de todo tipo de eventos además de contar con diversas opciones para nuestros clientes, y poder realizar desde eventos sencillos hasta grandes eventos de gala. Nuestros clientes recibirán productos y servicios de calidad ya que contamos con los mejores proveedores, y una amplia gama de productos al alcance de cualquiera de nuestros clientes, nuestros clientes principales serán los locales ya que nuestra empresa se encuentra en Bahías de Huatulco y pretendemos realizar eventos todo el año, aprovechando así el mercado que tenemos en Huatulco, por supuesto sin dejar de lado a los clientes de otras ciudades o incluso países pues también contamos con opciones para ellos ayudando así a que a Huatulco lleguen turistas y no hagan uso solo de nuestros servicios sino también de los de otras empresas dedicadas al turismo. Ayudando así a los proveedores locales, para lograr esto debemos de implementar una buena estrategia de comercialización que no solo oferte los productos dentro del destino si no también

fuera

de

este.

10

Cronograma UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUS HUATULCO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CRONOGRAMA PERÍODO MARZO-ABRIL 2018

GRUPO PROYECTO: EQUIPO RESPONSABLE:

801 c Cena de gala para recibir el año nuevo Equipo 4 MARZO

ACTIVIDADES J 1

1

2

3

4

5

6

V 2

L 5

M 6

M 7

J 8

V 9

L 12

M 13

M 14

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ABRIL V 16

M 20

M 21

J 22

V 23

L 26

V 23

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J 5

V 6

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M 10

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V 13

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J 19

V 20

L 23

M 24

M 25

J 26

R O P R O P Designar a los integrantes R una comisión para la O realización del evento. P Realizar un cronograma R de actividades. O P Definir la temática de la R cena O P Realizar programa de R actividades para la cena O Conformar equipos para la realización de los eventos. Rifar la temática de los eventos.

11

P R O P R O P R O P R O P R O P

Montar oficina 7

8

9

10

11

Activar cuenta regresiva para el evento Realizar lista de requerimientos para el evento. seleccionar sitio para el evento Reunión con las comisiones para revisar avances

1

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MAYO

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31

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JUNIO

33

34

35

JULIO

ACTIVIDADES M 2

1

Realizar presupuesto general para la

J 3

V 4

S 5

L 7

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J 10

V 11

L 14

M 15

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S

D

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M

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R O

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10

cena Realizar cotizaciones de cada requerimiento para la cena Diseñar logo para la cena de acuerdo a la temática elegida Calcular costo de la cena (para el público) Definir menú para la cena

P R O P R O P

R O P R O P Diseñar R publicidad para O la cena P publicar R información de O la cena P Realizar R reservaciones O P Reunión con las R comisiones para O checar avances P Realizar R contratos con los O diversos P

13

11

proveedores Realizar un informe de ingresos y egresos

R O P 37

38

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J 1

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NOVIEMBRE

ACTIVIDADES

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V 2

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M 6

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DICIEMBRE J 15

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N 25

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v 28

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d

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J

31

Acudirá a hoteles y otros sitios a publicitar la cena

R O P Diseñar pases, R invitaciones y menus O impresos P Realizar lista final de R reservaciones O P Realizar croquis de R instalación de mesas O P Compras para R decoración y montaje O

14

compras para la cena 17

18

instalación de audio e iluminación

19

Montaje de mesas y decoración del lugar

20

Realizar reporte final de ingresos y egresos Reporte final de todo el evento

P R O P R O P R O P P P P P P P

Fuente: Elaboración propia.

Desarrollo logístico Minuto a minuto

NOMBR FECH E DEL ord A EVENTO LUG en AR cena de gala

Chec k list

PARTICIPANTES, RESPONSABLES Y ENCARGADOS 1

2

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1 8

Estatu s

15

para recibir el año nuevo codr comis Capit . Comis comisi ión de Maestr Gru Áre án Fuegos gen ión de ón de Decor Ch alime Host Bar Ilumina Fotog o de po D as Sh Mese fotóg R de pirotéc eral progr contra ador ef ntos y ess man ción rafo cerem musi J publ ow ros rafo P mese nicos ama loría bebid onias cal ica ros as

HOR ACTIVID A ADES

07:00 1 07:15

07:16 2 07:30

Reunión con coordina dores de cada área coordina r con el encargad o de montaje de mobiliari o

Sitio del eve nto

Sitio del eve nto

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16

07:31 3 08:45

08:46 4 09:00

09:15 5 09:30

09:45 6 10:00

Coordina r con el encargad o de decoraci ón Coordina r con el encargad o del equipo de sonido Coordina r con el chef del banquet e Coordina r con el maestro de ceremon

Sitio del eve nto

Sitio del eve nto Sitio del eve nto Sitio del eve nto

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ias Verificar que todos los suministr 10:15 os 7 necesari 10:30 os se encuentr en en el sitio del evento.

Sitio del eve nto Sitio 10:45 Coordina del 8 r con el eve 11:00 barman nto Coordina r con el 11:15 encargad Sitio 9 o de del 11:30 manteler eve ía loza y nto

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18

plaque

11:45 10 12:00

12:15 11 12:30

12:45 12 01:00 01:15 13 01:30

Coordina r con encargad o de áreas publicas checar que haya suficient es suministr os en los baños Coordina r con el capitán de meseros Coordina r con el grupo

Sitio del eve nto

Sitio del eve nto Sitio del eve nto Sitio del eve

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19

01:30 14 02:30

02:30 15 03:30

musical y dj coordina r el montaje de mesas y sillas con el capitan de meseros y los meseros Checar montaje de iluminaci ón

nto

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Sitio del eve nto

Sitio del eve nto Sitio 03:30 Coordina del 16 r con las eve 04:00 hostess nto

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X X

20

04:00 17 04:30

04:31 18 04:45

04:46 20 05:00

05:00 21 05:30

checar montaje del coctel de bienveni da verificar que la cena esta lista verificar la lista d invitados para colocarlo s en sus respectiv os lugares Realizar última prueba de audio

Sitio del eve nto Sitio del eve nto

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Sitio del eve nto Sitio del eve nto

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05:31 22 05:46

05:46 23 06:00

06:00 24 06:30

e iluminaci ón checar que el staff tenga todos los suministr os necesari os Recibir al equipo que presenta ra el show de danza aérea Reunión con los colabora

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Sitio del eve nto

Sitio del eve nto Sitio del eve

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dores para checar los últimos detalles

nto

Sitio 06:30 del 25 Descans eve 07:30 o nto Sitio 07:30 Recepció del 26 n de los eve 08:30 invitados nto Coctel Sitio 08:30 de del 27 bienveni eve 09:30 da nto Bienveni 09:30 da a los Sitio 28 invitados del 10:00 por eve parte del nto

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animado r toda la Sesión 29 noch fotográfi e ca

Sitio del eve nto Sitio 10:00 Show de del 30 danza eve 10:30 aérea nto Sitio 10:30 del 31 Inicio de eve 11:40 la cena nto Sitio 11:40 Brindis del 32 de año eve 12:00 nuevo nto Sitio 12:00 Fuegos del 33 - 12: artificial eve 15 es nto

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Sitio 12:15 del 34 Tanda de eve 03:15 baile nto Sitio 03:15 Desmont del 35 ar el eve 04:15 área nto Checar siguie cuentas Sitio 36 nte y realizar del día reporte eve final nto

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Fuente: Elaboración propia.

25

Check list

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Análisis Costo- Beneficio Cotización de banquete para la cena de gala para recibir el año nuevo: El siguiente costeo es el costo que tendrá por persona cada platillo. Entrada

Crema de espárragos

Ingredientes Mantequilla Cebolla Espárragos Ajo Fondo de pollo Leche Leche evaporada Queso parmesano Sal

Cantidad 5 2.500 10 0.25 5 3 3 1.500 0.015

Unidad kg kg kg kg Lt Lt Lt kg kg

Costo unitario $78.90 $13.50 $250.00 $199.00 $140.00 $15.00 $40.00 $800.00 $12.00 Costo R Costo P/P (100) Factor Q (problemas o gastos extras) (5%)

Importe $394.50 $33.75 $2,500.00 $49.75 $700.00 $45.00 $120.00 $1,200.00 $0.18 $5,043.18 $50.43 $2.52 $52.95

Total, costo Precio sugerido (3.5%) 16% I.V. A

$185.34 $29.65

Precio venta

$214.99

29

Plato fuerte

Langosta thermidor

Ingredientes Langostas Cebolla Mantequilla Vino blanco seco Salsa bechamel Tomate Queso gruyere Queso parmesano pimienta molida sal

Cantidad 25 5 2.500 0.250 2.500 1 0.300 0.1500 2 2

Unidad kg Kg Kg Kg Kg Lt Kg

Costo unitario $180.00 $78.90 $13.50 $199.00 $29.90 $55.00 $750.00

Kg

$12.00

Lt Lt

$120.00 $15.00 Costo R Costo P/P (100) Factor Q (problemas o gastos extras) (5%) Total costo Precio sugerido (3.5%) 16% I.V.A Precio venta

Importe $4,500.00 $394.50 $33.75 $49.75 $74.75 $55.00 $225.00 $1.80 $240.00 $30.00 $5,604.55 $56.05 $2.80 $58.85 $205.97 $32.95 $238.92

30

Postre

Crème brûlée

Ingredientes Mantequilla Vainilla Leche Azúcar Huevos

Cantidad 5 1.250 6.250 7 50

Unidad Kg Lt Lt Kg pza.

Costo unitario $78.90 $85.41 $15.00 $24.25 $1.50 Costo R Costo P/P (100) Factor Q (problemas o gastos extras) (5%) Total costo Precio sugerido (3.5%) 16% I.V.A

Precio venta Guarniciones

Importe $394.50 $106.76 $93.75 $169.75 $75.00 $839.76 $8.40 $0.42 $8.82 $30.86 $4.94

$35.80

31

Verduras al grill

Ingredientes Berenjena Zanahoria Calabaza Pimientos

Cantidad 10 10 10 10

Unidad Kg Kg Kg Kg

Costo unitario $39.90 $14.50 $22.90 $39.40 Costo R Costo P/P (100) Factor Q (problemas o gastos extras) (5%) Total costo Precio sugerido (3.5%) 16% I.V.A Precio venta

Importe $399.00 $145.00 $229.00 $394.00 $1,167.00 $11.67 $0.58 $12.25 $42.89 $6.86 $49.75

Fuente: Elaboración propia.

Costeo Cocktail de bienvenida

Ingredientes Pepino Salmón ahumado Queso a las finas hierbas Alcaparras

Cantidad 10 2 2

Unidad kg kg kg

Costo unitario $200.00 $1,515.00 $800.00

Importe $2,000.00 $3,030.00 $1,200.00

1

kg

$600.00

$600.00 $6,830.00

Costo R Fuente: Elaboración propia.

32

Ingredientes Champagne Zumo de naranja

Cantidad 9 6.000

Unidad botella kg

Costo unitario $78.90 $13.50 Costo R

Importe $710.10 $81.00

Costo unitario $14.00 $13.50 Costo R

Importe $126.00 $27.00

$791.10

Fuente: Elaboración propia.

Ingredientes Pepino Menta

Cantidad 9 2

Unidad botella kg

$153.00

Fuente: Elaboración propia.

El siguiente cuadro, representa el total que se invertirá por las 100 personas para la cena. Platillo

Costo por 100 personas

Crema de espárragos

$5,043.18

Langosta thermidor

$5,604.55

Crème brûlée

$839.76

Verduras a grill

$1,167.00

TOTAL:

$12,654.49

Fuente: Elaboración propia.

33

La siguiente tabla muestra el total que se invertirá en el cocktail de bienvenida. Platillo o bebida Mimosa Agua de pepino con menta Canapes de salmón con pepino TOTAL

Costo $ 791.00 $ 153.00 $ 3,870.00 $ 4,814.00

Fuente: Elaboración propia.

Cotización de bebidas para la cena de año nuevo. A continuación, se presenta una cotización de las bebidas que se ofrecerán en la cena de gala para recibir el año nuevo.     

Vino tinto (25 botellas) Vino blanco (25 botellas) Jugos de sabores (30 cajas) Vodka (15 botellas) Ron (15 botellas)

Bebida

Precio unitario

Concha y toro carmenere (vino tinto)

Núm. de botellas

$ 100.00

Costo total

$

2,500.00

$

2,500.00

$

1,650.00

$

1,650.00

$

300.00

$

8,600.00

25 Vino blanco Concha y Toro reservado sauvignon (vino blanco)

$ 100.00

Wyborowa 1lt (vodka)

$ 110.00

Ron Appleton (ron)

$ 110.00

Jugos

$ 10.00

25

15 15 30 Total Fuente: Elaboración propia.

Recursos humanos La siguiente cotización es sobre todo el personal que será necesario para llevar a cabo la cena de gala. Recurso humano Núm. De personas Sueldo por persona Total 1 $1000 $ 1,000.00 Maestro de ceremonias

34

Meseros

15

$ 500.00

$

7,500.00

Barman Hostess Personal de limpieza Chef Ayudantes

2 1 4 1 5

$ 1,000.00 $ 500.00 $ 400.00 $ 3,000.00 $ 500.00

$ $ $ $ $

2,000.00 500.00 1.600.00 3,000.00 2,500.00

Seguridad

5

$ 500.00

$ 2,500.00 $ 20,600.00

Total Fuente: Elaboración propia.

Recursos técnicos En esta tabla, se muestra la cotización de todos los recursos para la ambientación de la cena. Recursos técnicos

Costo de servicio por evento

Grupo musical Especialista en audio e iluminación

$ $

6,000.00 4,000.00

Decorador de evento Espectáculo extra (danza aérea)

$ $

1,500.00 2,000.00

Fotógrafo Total

$ $

1,000.00 14,500.00

Fuente: Elaboración propia.

Recursos materiales Esta tabla muestra la cotización de todo el mobiliario necesario para la cena, como mesas, cristalería, plaque, mantelería, etc. Recursos materiales

Cantidad

Precio unitario

Precio total

25

$

20.00

$

Silla plaque (cuchara, tenedor, cuchillo, cuchara para postre) Mantelería

120 480

$ $

10.00 3.00

$ 1,200.00 $ 1,440.00

25

$

15.00

$

375.00

Forros sillas

120

$

10.00

$

1,200.00

Mesas

500.00

35

Cristalería (vasos, copas para vino) Adornos para mesas

500

$

3.00

$

1,500.00

20

$

30.00

$

750.00

- $ 1,000.00

$

1,000.00

Adornos para el salón Invitaciones

100

$

15.00

$ 1,500.00

loza (platos entrada)

110

$

3.00

$

330.00

Loza (platos para palto fuerte)

110

$

4.00

$

440.00

Loza (platos para postre)

110

$

3.00

$

330.00

$

10,565.00

Total Fuente: Elaboración propia.

Recursos financieros

Esta tabla es sobre la cotización del salón donde se realizará la cena. Establecimiento

$9,000.00

Fuente: Elaboración propia.

Determinación del precio por pax. La siguiente tabla se elaboró con base en todos los gastos necesarios para la realización de la cena, el total de cada gasto se dividió entre las 100 personas, para después sumarlo y dar el precio por pax, al cual se le agrego un porcentaje por cualquier cancelación o perdida y el 16% de IVA. Costos

numero

Banquete Bebidas Cocktail de bienvenida

100 100 1

Precio unitario 0 0 $4,814.00

Precio total

precio por pax

Maestro de ceremonias

1

$1,000.00

$1,000.00

$

10.00

Meseros

15

$500.00

$7,500.00

$

75.00

Barman

2

$1,000.00

$2,000.00

$

20.00

Hostess

1

$500.00

$500.00

$

5.00

Personal de limpieza

4

$400.00

$1,600.00

$

16.00

$ 12,654.49 $ 8,600.00 $4,814.00

$ $ $

126.54 86.00 48.14

36

Chef Ayudantes

1 5

$3,000.00 $500.00

$3,000.00 $2,500.00

$ $

30.00 25.00

Seguridad Grupo musical

5

$500.00 $6,000.00

$2,500.00 $6,000.00

$ $

25.00 60.00

$4,000.00

$4,000.00

$

40.00

$1,500.00

$1,500.00

$

15.00

$2,000.00

$2,000.00

$

20.00

$1,000.00

$1,000.00

$

10.00

25 120 480

$20.00 $10.00 $3.00

$500.00 $1,200.00 $1,440.00

$ $ $

5.00 12.00 14.40

25

$15.00

$375.00

$

3.75

120 500

$10.00 $3.00

$1,200.00 $1,500.00

$ $

12.00 15.00

20

$30.00

$750.00

$

7.50

$1,000.00

$1,000.00

$

10.00

1 Especialista en audio e iluminación

1

Decorador de evento 1 Espectáculo extra (danza aérea) 1 Fotógrafo 1 Mesas Silla plaque (cuchara, tenedor, cuchillo, cuchara para postre) Mantelería Forros sillas Cristalería (vasos, copas para vino) Adornos para mesas -

Adornos para el salón Invitaciones

100

$15.00

$1,500.00

$

15.00

loza (platos entrada)

110

$3.00

$330.00

$

3.30

Loza (platos para palto fuerte)

110

$4.00

$440.00

$

4.40

Loza (platos para postre)

110

$3.00

$330.00

$

3.30

1

$9,000.00

$9,000.00

$

90.00

Precio por pax

$

807.33

precio sugerido (3.5% problemas, cancelaciones, etc.) IVA 16% Precio venta

$ $ $

1,211.00 193.76 1,404.76

Precio total por pax

$

Establecimiento

1,500.00

Fuente: Elaboración propia.

37

Total, de todos los gastos Gasto Banquete Bebidas Recursos humanos Cocktail de bienvenida Recursos técnicos

Total $ 12,654.49 $ 8,600.00 $ 20,600.00 $ 4.814.00 $ 14,500.00

mobiliario y equipo Instalaciones

$ 10,565.00 $ 9,000.00

TOTAL

$ 80,733.49

Fuente: Elaboración propia.

Total, de ganancias

La siguiente tabla, es el costeo final, donde podemos observar el total que se obtendrá por la venta de los 100 pax en $1,500.00 pesos, lo cual nos da un total de $150,000.00 y a esto se le resto el total de todos los gastos, dando, así como resultado el total de ganancias que se obtendrán por la realización de esta cena de gala para recibir el año nuevo.

Total de ingresos por pax $150,000.00 * 100 - Total, de gastos Total de utilidad que se obtendrá

$ 150,000.00 $ 80,733.49 $ 69,266.51

Fuente: Elaboración propia.

38

Análisis FODA En el destino Bahías de Huatulco se encuentra establecida la empresa “Diamond events”; la cual organiza eventos de alto nivel, es por eso que se eligió ese destino por su gran potencial en la realización de este tipo de eventos; a continuación, se presenta un análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa de “Diamond events”; con estos dos últimos aspectos a analizar se pretende realizar estrategias de mejora en dicha empresa. Oportunidades

Amenazas

O1-Nuevos mercados. O2-Obtención de certificación CMP. 03-Obtención del distintivo S, M, Q. 04-Posicionarse como empresa líder en la realización de todo tipo de eventos. 05-Posicionamiento de marca. 06-Realizar inversiones en la infraestructura. 07-Ser una empresa líder a nivel destino. FO

A1-Aparición de otras empresas que oferten los mismos servicios. A2-En temporada baja pocos eventos. A3Incremento de costos. A4-Desastre natural.

F1-Ubicación. F2-Precios. F3-Canales de venta. F4-Mobiliario y equipo moderno. F5-Gama de lugares para la realización de eventos. F6-Servicio de excelencia. F7-Innovación. F8-Servicios novedosos. F9-Profesionalismo.

F1-F2-01-02. Fortalecer la marca de la empresa de eventos. F3-F4-O3-04. Mejorar la infraestructura de la empresa F5-F6-06-07. Buscar posicionar la empresa como la mejor del destino.

F7-F8-A1-A2. Ofrecer servicios de calidad F9-F10-A3-A4. Crear promociones en la temporada baja.

Debilidades

DO

DA

FODA Estrategias

Fortalezas

D1-D2-O1-O2. Estrategias para la D1-Rotación de personal. captación de nuevos mercados. D2-Gastos elevados. D3-D4-O3-O4. Diversificar la D3-Competencia en precios. D4-Ser una empresa joven en el oferta D5-O5-O6-O7. Realizar un mercado. servicio post-venta D5-No contar con un servicio post venta

FA

D1-D2-A1. Realizar una estandarización de costos D3-A2. Crear paquetes u ofertas en temporada baja. D4-A3. Tener proveedores leales con la empresa.

Fuente: Elaboración propia. 39

Estrategias de comercialización A continuación, se describirán algunas de las estrategias que la empresa “Diamond Events” llevara a cabo para comercializar sus servicios. Una de las primeras estrategias que utilizaremos es la utilización del internet, ya que hoy en día se ha convertido en una herramienta muy importante, de la que muchas personas hacen uso, el primer paso será crear una página de Facebook ya que es una de las principales fuentes de comunicación de las que hacen uso nuestros clientes, también utilizaremos cuentas de Instagram, Twitter y una página web de la empresa en donde detallaremos cada uno de nuestros servicios. Una vez que nos encontremos comunicados con nuestros clientes, ya sea por teléfono o internet trataremos de empatizar con él, de entender cada una de sus necesidades y así de esta forma brindarles el mejor servicio. Pero no solo debemos tomar en cuenta a los clientes sino también a nuestros proveedores pues son una parte importante dentro de nuestra empresa, por esta razón debemos mantener una buena relación y comunicación con ellos. A partir de este trato amable y sobre todo el comprender las necesidades de nuestros clientes, podremos aprovechar esta situación para que surja la promoción de boca en boca ya que nuestros clientes al sentirse satisfechos con nuestros servicios nos recomendaran con amigos y familiares. Otra estrategia que utilizaremos será el asistir a algunas ferias de eventos en donde les mostraremos a los clientes un poco de lo que podemos hacer con su evento, así como las opciones que tenemos para ellos. La publicidad por radio también nos será de gran utilidad por este medio es por donde podremos lanzar alguna promoción de descuentos o algunas rifas de organización de eventos, etc. haciendo uso principalmente de las radiodifusoras locales. A pesar de que contamos con más de una estrategia de comercialización, creemos que la más importante es el internet, ya que como mencionamos antes, es una de las fuentes más utilizadas hoy en día, es por eso que nuestra página web siempre debe permanecer actualizada y mostrar cada uno de nuestros paquetes y promociones que como empresa ofrecemos, además de tratar de siempre ponernos en el lugar de nuestros clientes y así hacer que su evento sea algo inolvidable.

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Bibliografía

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Anexos Menú que se colocara en las mesas para que los asistentes sepan sobre el banquete.

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