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TRABAJO DE PRÁTICA, OPTIMIZACIÓN DE TIEMPOS Y PROCESOS

SANDRA JULIET HENAO HENAO

CORPORACIÓN POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUAREZ ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TECNOLOGÍA EN GESTION EMPRESARIAL BELLO 2014

TRABAJO DE PRÁTICA, OPTIMIZACIÓN DE TIEMPOS Y PROCESOS

SANDRA JULIET HENAO HENAO

Trabajo de prácticas para optar al título de TECNOLOGA EN GESTION EMPRESARIAL

NOMBRE DE LA PROFESORA TITULO DE LA PROFESORA

CORPORACIÓN POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUÁREZ ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TECNOLOGIA EN GESTION EMPRESARIAL BELLO 2014

TABLA DE CONTENIDO

Pag. INTRODUCCION 1. Aspectos generales de la práctica empresarial……………………….............1 1.1 Centro de práctica………………………………………………………….. 1 1.2 Misión………………………………………………………………………... 1 1.3 Visión………………………………………………………………………... 1 1.4 Valores Corporativos……………………………………………………… 2 1.5 Objeto social…………………………………………………………………2 2. Jefe de práctica…………………………………………………………………….. 3 3. Datos generales de la empresa………………………………………………….. 4 4. Datos generales del área de desempeño……………………………………… 5 4.1 Organigrama del área……………………………………………………… 5 5. Actividades desempeñadas……………………………………………………… 6 6. Objetivos de la práctica…………………………………………………………… 8 7. Justificación de la práctica………………………………………………………. 9 8. Duración de la práctica…………………………………………………………… 10 9. Cronograma de actividades…………………………………………………….... 11 10. Propuesta de mejoramiento……………………………………………………..12

10.1 Formulación del problema………………………………………………. 12 10.2 Justificación del problema……………………………………………….. 12 10.3 Causa del problema……………………………………………………… 14 10.4 Objetivos…………………………………………………………………… 14 10.5 Acción de mejora…………………………………………………………. 15 10.6 Análisis DOFA……………………………………………………………. 15 10.7 Estrategias y actividades para el desarrollo de la propuesta……… 16 10.8 Propuesta de mejoramiento …………………………………………….. 18 10.8.1 Desarrollo de la actividad……………………………………… 18 10.8.2 Datos importantes………………………………………………. 19 10.8.3 Esquema del programa………………………………………… 19 10.8.4 Base de datos…………………………………………………… 21 10.8.5 Descripción del programa …………………………………….. 22 10.8.6 Seguimiento …………………………………………………….. 24 CONCLUSIONES……………………………………………………………………… 25 ANEXOS………………………………………………………………………………… 26

INTRODUCCIÓN

La práctica académica es una etapa clave en la formación profesional de un estudiante, es un periodo significativo que se desarrolla al final de la carrera pues en esta parte del ciclo, el estudiante convertirá todos los conocimientos adquiridos en producción para una empresa, así, comienza a obtener la experiencia y técnica para desenvolverse en el campo laboral de su profesión. Este trabajo es importante porque representa la evidencia cualitativa de la etapa de prácticas académicas como estudiante de gestión empresarial, es la evidencia de estancia en la empresa Cementos Argos S.A y de las labores desempeñadas durante el periodo de práctica.

Además de lo anterior, también se plantea una propuesta de mejoramiento, en donde se ha identificado un problema en la empresa Cementos Argos S.A, el cual consiste en una labor que ocupa un excesivo tiempo de la agenda de quien ocupa el puesto de profesional en gestión empresarial, y se ha recurrido a los medios digitales para poder solucionarlo, usando un software diseñado especialmente para la empresa y que simplifique la labor usando bases de datos y recuperación de información y así, lograr los objetivos propuestos en el trabajo.

Finalmente, en este trabajo se anexa un registro en forma de diario de campo, donde se muestran cada una de las actividades desarrolladas día tras día durante el la estancia en la empresa; este diario de campo es la base de la investigación, de allí, se saca toda la información necesaria para enfocar el desarrollo del software y obtener los resultados esperados.

1. ASPECTOS GENERALES DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL

1.1. CENTRO DE PRÁCTICA

Empresa Cementos Argos S.A

1.2. MISIÓN

Lograr interacciones transparentes entre todos sus trabajadores y clientes a través de redes convergentes que soporten a los empleados y optimicen el servicio al cliente. Argos tiene como fundamento de su misión trabajar en armonía con el medio ambiente y la comunidad. Conscientes de este principio y del desafío mundial por proteger nuestro hábitat bajo condiciones de explotación y aprovechamiento racional de los recursos, tendrá en cuenta dentro de sus estándares de gestión compromisos ambientales.

1.3. VISIÓN

Cementos

Argos

es

una

organización

multi

doméstica,

productora

y

comercializadora de cemento y concreto con presencia en Colombia, Estados Unidos y Caribe. En 2010 realizó ventas por 1,6 billones de dólares en el negocio del cemento y se proyecta para el 2015 como una multinacional con gran participación en el mercado latinoamericano y de Estados Unidos; Argos en este 1

momento es el quinto productor más grande en América Latina y el segundo más grande en el sureste de Estados Unidos.

1.4. VALORES CORPORATIVOS

Fundamentados en los conceptos de INNOVACIÓN Y SOSTENIBILIDAD, Cementos Argos define los siguientes valores dentro de su empresa traducidos en pilares culturales:

 Respeto a las personas  Organización que trasciende los resultados  Liderazgo  Flexibilidad y apertura al cambio  Logro colectivo sobre el individual  Orientación al aprendizaje  Organización que da sentido de vida

1.5. OBJETO SOCIAL

Producción y comercialización de cemento y concreto.

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2. JEFE DE PRÁCTICA

Nombre: Ana Catalina Villa. Cargo: Profesional Gestión de Talento Teléfono: 3198700 EXT. 6496 Correo: [email protected]

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3. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Razón social: Cementos Argos S.A NIT: 890100251-0 Presidente: Jorge Mario Velásquez. Dirección: Calle 7D # 43 A 99 Barrio Astorga. Teléfono: 3198700.

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4. DATOS GENERALES DEL ÁREA DE DESEMPEÑO

4.1 ORGANIGRAMA DEL ÁREA

ESTRUCTURA GERENCIA DE TALENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GERENTE DE TALENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Dirección de desarrollo humano (8)

Director de estrategia y métricas. (4)

Líder talento (2) Profesional de métricas (2)

Métricas (SRV, GH Y COMPAÑIAS). DJSI y sostenibilidad

Coordinadora de estrategia y métricas (1)

EDUCA

Patrocinios académicos

BILINGUISMO

Becarios

LIDERANDO Desdoblamiento y seguimiento a la planeación

PILOS

Líder de cultura y talento (1)

Profesional de talento (2)

Gestión

Convenios con universidades

Asignado temporalmente a proyecto Synergy (SAP).

del desempeño

Profesional de gestión de talento (3)

Data de talento para SAP, informes e indicadores de gestión humana, control presupuestal

Profesional cultura y talento (1)

Asignados Internacionales Identificación de Talento y sucesión Selección Inducción

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Líder de arquitectura de procesos (13)

Arquitecto de procesos (12)

Diseño y administración del modelo de procesos Soporte a la Arquitectura de Procesos del Proyecto Synergy

5. ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS

 Conocimientos de la empresa: Cementos Argos es una empresa que se está expandiendo cada día más en el mercado nacional e internacional, las funciones ejecutadas consistían en conocer la estructura interna de la empresa, las áreas que la componen y las funciones del personal asignado a los diferentes puestos, con esta información se logra entender el funcionamiento de la misma.  Verificación de datos: Cementos Argos tiene empleados en otros países, las actividades ejecutadas se enfocaban en almacenar y actualizar constantemente los datos de los trabajadores que laboran en otros países, dirección, teléfono, correo, y papelería en general que es de valioso interés para la organización.  Seguimiento: Los trabajadores que realizan capacitaciones en Estados Unidos se mantienen informados y actualizados de cambios de su situación y se archivan sus documentos.  Actualización de bases de datos: Los documentos importantes como actas de grado, nivel de competencia por cada cargo y demás, son tabulados y almacenados en bases de datos, así bien, esta información se debe actualizar constantemente.  Correspondencia: A las plantas en otros países y ciudades se les envía periódicamente la correspondencia, cartas y certificados, reportando novedades e información de interés para la compañía.

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 Retroalimentación: Hacer un seguimientos de los empleados en otros países y ciudades como Bogotá, haciendo la retroalimentación y el seguimiento de procesos para saber si las capacitaciones realizadas fueron exitosas.  Verificación de nómina de países diferentes a Colombia: Se hacía un check-list de todos los trabajadores y sus diferentes nóminas, se verificaba que el valor fuera correcto o se cambiaba cualquier novedad.  Verificación de hojas de vida: Se recolectaban las hojas de vidas de los aspirantes a ocupar cualquiera de las vacantes disponibles en la empresa, se organizaban, revisaban que estuvieran los datos requeridos y se pasaban al área de talento humano para su análisis.

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6. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

Fortalecer el sistema académico de cada individuo, por medio de la realización de actividades y funciones que son aplicables en la cotidianidad del mercado empresarial, las cuales aumentan las capacidades y desarrollarán nuevas habilidades para el continuo mejoramiento personal y profesional y así complementar los conocimientos teóricos con los prácticos.

Ubicar al estudiante en el contexto laboral, centrándolo en la aplicación de los conceptos aprendidos a través del trabajo y de la solución de un problema real, con una solución innovadora y viable.

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7. JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁTICA

La práctica empresarial es un proceso por el cual un estudiante amplía los conocimientos y habilidades que obtuvo durante su formación académica; estos le permitirán desenvolverse en un entorno laboral a través de la realización de tareas asignadas y ejecución de procesos, acostumbrándose a un ambiente laboral donde predomina la aplicación de los conceptos aprendidos, motivando así la creatividad e implementación de cambios favorables dentro de las organizaciones, logrando demostrar sus aportes con cifras positivas y contribuyendo al buen funcionamiento y sostenibilidad de la empresa, gracias a la contribución brindada por los colaboradores, los cuales hacen posible el logro de objetivos, por medio de estrategias y métodos implementados durante el periodo de las practicas.

Así bien, las prácticas académicas son una pieza clave en la formación de un estudiante, lo ayudan a aplicar los conceptos en la praxis, tal y como lo exige el competitivo mercado; hoy en día no basta con saber acerca de la materia que se estudia, se debe crear una armonía entre el ser, el saber y el saber hacer, y esto solo se puede lograr con un periodo significativo en que se pueda desarrollar la habilidad necesaria para convertir todas las ideas y conceptos en producción.

Finalmente las prácticas académicas son tan importantes tanto para los estudiantes como para las empresas que hacen un servicio social con la aceptación de los practicantes y así saldan la deuda de los impuestos parafiscales que el estado les exige, además de que el practicante deja un aporte al presentar una propuesta de mejora donde soluciona un posible problema de la empresa.

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8. DURACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ACADEMICAS

Las prácticas tienen una duración aproximada a 6 meses; comenzaron a los trece días del mes de diciembre del año 2013 y finalizaron el 16 de Junio del año 2014, en la empresa Cementos Argos S.A.

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9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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10. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

10.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Luego de un análisis exhaustivo en el tema de registro de personas que asisten a capacitaciones, el proceso para su radicación requiere mucho más tiempo del que debería una labor tan simple, la actividad se desarrolla buscando dato por dato y copiando cada uno en diferentes hojas de Excel, así, esta operación se convierte en una manualidad que demanda mucho tiempo de la persona encargada que podría utilizar este tiempo en otras labores más productivas. De lo anterior, surge la siguiente duda: ¿Cómo se pueden utilizar las nuevas tecnologías para automatizar el proceso de planeación de las capacitaciones en la empresa Cementos Argos S.A?

10.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

La optimización del tiempo es un factor vital en cualquier empresa porque se puede usar en actividades más importantes para la toma de decisiones; si se encuentran métodos de realizar la misma labor, con la misma calidad y en un menor tiempo, las empresas invierten en esto; así entonces en cualquier área que tenga una empresa se busca que las actividades se ejecuten lo más rápido posible. En el área de desarrollo organizacional de la empresa se realizan muchas actividades en un solo día, pues hay que coordinar todas las otras actividades, 12

incluso son programadas para los trabajadores de otras plantas de producción; es por esto que no se puede perder mucho tiempo en una sola actividad, y la recolección de la información para las capacitaciones de los empleados de Estados Unidos es la que más tiempo demanda a pesar de ser una actividad tan sencilla y repetitiva.

De lo anterior, se deduce que es importante implementar un método o sistema, nuevo para ejecutar esta actividad; esto es importante para la empresa ya que se puede llenar la agenda con otras labores y dedicarle más tiempo a aquellas que son más importantes. Además de lo anterior, la investigación y desarrollo del modelo de este nuevo método es importante para mí como estudiantes ya que aprendo a usar la investigación como herramienta de búsqueda de soluciones alternativas a problemas simples o complicados, en cualquier caso, lo importante es desarrollar la capacidad de análisis para hacer mejor la labor que me corresponda en otra organización.

La razón más importante por la cual esta situación es un problema dentro de la empresa, es que el objetivo de la misma es expandirse a mercados muchos más grandes y ser más competitiva en el mercado de los cementos y concretos; es por esto que la empresa tiene que mejorar cada una de sus áreas constantemente, casi que debe buscar la perfección en cada uno de sus procesos, cuando se quiere competir a tan alta escala, no se puede permitir sobrecostos por ninguna causa, así bien, es importante que se tecnifique todas las áreas que interactúan en la empresa.

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10. 3 CAUSA DEL PROBLEMA

MUCHOS DOCUMENTOS POR ARCHIVAR

MANEJO DE BASE DE DATOS EXISTENTES

EXCESO DE TIEMPO EN LA OPERACIÓN POCA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS 10

POCO FLUJO DE LOS DATOS

10.4 OBJETIVOS.

10.4.1 OBJETIVO GENERAL

Reducir el tiempo de desarrollo de la configuración de la base de datos para los trabajadores que van a hacer los procesos de capacitación en Estados Unidos.

10.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Buscar un sistema que ayude a solucionar el problema del tiempo, apoyado en las nuevas tecnologías informáticas.



Analizar el impacto de la propuesta en los tiempos de respuesta del proceso de capacitación de los empleados.

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10.5 ACCIÓN DE MEJORA

La mejor opción para solucionar el problema planteado es diseñar un software que tenga la capacidad de reutilizar información guardándola en una base de datos segura, así se reduce el tiempo, ya que empleados que ya asistieron a otros espacios, ya tienen registrados sus datos en el sistema, así que solo habría que ingresar los nuevos; además, no hay que organizar la información en un estándar como hay que hacerlo en Excel, no hay que crear cuadros ni perder tiempo organizando la información, el esquema del programa solucionaría esa problema; finalmente, un programa pequeño, diseñado especialmente con ese objetivo, garantiza flexibilidad y rapidez porque no está sobrecargado de otras funciones, su única tarea será guardar y mostrar información

10.6 ANÁLISIS DOFA DEL SOFTWARE ESTRATEGIAS DE ANÁLISIS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Accesibilidad de la información. 2. Establecer todo el software en los parámetros legales. 3. Tener un aplicativo que ayude a la toma de decisiones.

1. Compra de nuevos software que impidan la aplicación de la herramienta. 2. Cambios en los procesos tecnológicos de la empresa. 3. Exigencias políticas o gubernamentales para la implementación de procesos al interior de las organizaciones. 4. Robo de información.

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FORTALEZAS

ESTRATEGIAS FO

ESTRATEGIAS FA

1. Reducción del tiempo de ejecución. 2. Organización de archivos en bases de datos. 3. Automatización del proceso.

1. Almacenar los datos en el software, en tiempo real. O1, F2. 2. Crear base de datos para evitar la búsqueda de estos. F3, O1. 3. Utilizar el estándar legal de software. O2. 4. Entregar informes constantes de los resultados obtenidos. O3, F1. ESTRATEGIAS DO

1. Utilizar parámetros de seguridad informática en el software. A4, A3. 2. Hacer el programa personalizado para los equipos. F3, A2. 3. Mostar informes de eficiencia del software. A1, F2, F1.

1. Diseñar el software con base en modelo de aprendizaje fácil y didáctico. D1, O2. 2. Establecer parámetros de seguridad. D2, O2. 3. Utilizar un equipo capacitado para trabajar con software personalizado. D3, O3.

1. Encriptar la información más relevante. D2, A4. 2. Utilizar estrategias de preparación en sistemas informáticos. D1, A1.

DEBILIDADES 1. Capacitación del personal involucrado. 2. Divulgación interna del uso del software. 3. Capacidad operativa de los equipos al servicio de la herramienta.

ESTRATEGIAS DA

10.7 ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR LA PROPUESTA

El desarrollo de un software que tenga como objetivo cumplir una labor específica, requiere un trabajo más extenso que realizar un software de uso general, se necesita hacer un análisis completo de las variables que interactúan, los protagonistas, la información relevante, etc. Son muchos factores que afectan la

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presentación final de la aplicación. Es por esto que se definen las siguientes estrategias y actividades para determinar obtener estos datos.

No 1

ACTIVIDAD Hacer

una

RESPONSABLE

PERIODO

descripción Profesional de gestión Semanal

EVALUACIÓN Observación

detallada paso a paso de la empresarial. actividad. 2

Extraer de la descripción, las Profesional de gestión Semanal características

de

Observación

los empresarial.

trabajadores y de quien va a usar el programa. 3

Hacer

el

esquema

del Profesional de gestión Semanal

programa (DIAGRAMA DE empresarial.

Resultados obtenidos.

FLUJO O ALGORITMO) 4

Actualización de la base de Talento Humano

Día

datos 5

Primer programa

6

Chequear obtenidos

ejecutable

del Profesional

de Mensual

sistemas resultados Profesional en gestión Mensual empresarial

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Resultados obtenidos Evaluación de tiempos.

ESTRATEGIAS PARA DESARROLLAR EL SOFTWARE



Consultar con un experto en programación para orientación de que lenguaje usar y cómo enfocar el algoritmo para hacer más eficiente el programa.



Usando lo aprendido, hacer un diagrama de flujo de cómo se va a mover la información en el programa.



Aprender a usar una interfaz gráfica de programación sencilla.



Finalmente, hacer la aplicación.

10.8 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO: SOFTWARE

10.8.1 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Dentro del paquete de responsabilidades que tengo en las prácticas en la empresa Cementos Argos S.A, debo coordinar y programar las capacitaciones de los empleados de Estados Unidos; la operación se desarrolla, primero que todo determinando los asistentes a la capacitación, luego se extraen los datos importantes, nombre, número de identificación, área, cargo, tiempo de duración de la capacitación, etc. Todos los días los trabajadores reciben diferentes capacitaciones sobre: actos seguros, usos del celular, estrés, uso de maquinaria, implementos de seguridad, etc. Toda la información recolectada se tabula y

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almacena en diferentes hojas de Excel, luego se guarda para su posterior uso. El proceso tarda entre 1 y 2 horas, el problema radica en que se debe hacer en diferentes hojas de Excel, este proceso toma mucho tiempo mientras se tabula toda la información.

10.8.2 DATOS IMPORTANTES

La actividad cuenta con dos protagonistas, el primero es quien programa la actividad, el segundo es el trabajador; en este caso no es importante saber nada de quien programa la actividad pues su función técnica esta por fuera de la misma acción aunque es importante pues es quien va a utilizar el software, la única influencia que tiene este sobre el programa, es que este debe ser fácil de utilizar si se quiere evitar los costos que se tienen de capacitar personal para usar el programa. El trabajador es el eje del programa, los datos que se necesitan de él, son los campos que se deben introducir al programa y la función del programa es crear la base de datos en un espacio determinado donde se pueda acceder a la información de manera fácil y rápida. 10.8.3 ESQUEMA DEL PROGRAMA INICIO DE LA ACTIVIDAD

PEDIR IDENTIFICACIÓN DE USUARIO

¿SE HAN IDENTIFICADOS CORRECTAMENTE?

NO

PEDIR NUEVAMENTE EL USUARIO Y CONTRASEÑA 19

SI PEDIR EL NUMERO DE ASISTENTES A LA CAPACITACIÓN.

MIRAR EN LA BASE DE DATOS POR INFORMACION YA EXISTENTE.

¿EXISTE INFORMACIÓN DE ALGÚN ASISTENTE?

NO COMENZAR A LLENAR LOS CAMPOS POR ASISTENTE

SI REUTILIZAR LA INFORMACIÓN

ALMACENAR TODO EN LA BASE DE DATOS

FIN DE LA ACTIVIDAD

En el diagrama anterior se puede observar que el funcionamiento del software es muy básico, no tiene muchas entradas y la información requerida es muy sencilla, la utilidad es la reutilización de información, cuando se almacena información en las bases de datos, esta se puede usar nuevamente cuando se requiera, teniendo un registro contable de las capacitaciones pasadas; así pues se optimiza el tiempo de esta operación y se pueden tomar decisiones rápidamente.

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10.8.4 BASE DE DATOS

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. La base de datos es uno de los problemas que presenta la operación de organización de las capacitaciones, esto significa que si un trabajador fuera a ir a la capacitación por décima vez, habría que volver a hacer el mismo proceso para inscribirlo que las 9 veces pasadas; las siguientes acciones se enfocan en solucionar este problema:

PLAN DE MEJORA BASE DE DATOS ACCIÓN DE MEJORA

TAREAS

RESPONSABLE

Recolectar la información de los trabajadores en Estados Unidos

1. Sacar la información de los trabajadores

Responsable de la Gerencia de talento

TIEMPO

15 días a partir de iniciado el proyecto

Crear la base de 1. Sistematizar A cargo del 15 días datos. la información. proyecto después de tener la 2. Ingresarla al información programa

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RESPONSABLE SEGUIMIENTO

A cargo del proyecto

A cargo del proyecto

10.8.5 DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

El método que se utiliza en este momento en Cementos Argos para desarrollar la actividad tiene la siguiente forma, en una hoja de Excel se colocan los datos así:

Los datos que se tabulan son el número de identidad, el nombre, la empresa en que trabaja, el nombre del empleado, la posición, el área de trabajo, el lugar donde trabaja, y el tiempo; cada vez que hay capacitaciones se debe llenar esta base de datos para todos los asistentes asociados a cementos Argos.

El software que se va a diseñar simplifica esta operación así: como se trabaja con información de los trabajadores, el programa tiene un pequeño protocolo de seguridad que consiste en pedir una clave y contraseña para que solo el encargado tenga acceso a la información; luego se pasa a un menú, allí están las

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opciones de ingresar a la base de datos, crear evento o borrar un objeto de la base de datos, así se puede tener total control de la información de los empleados. La opción de crear evento es en la que se van a llenar las entradas de la nueva capacitación, usando información nueva o directamente de la base de datos. Las siguientes imágenes son las preliminares del programa:

Pantalla de Inicio.

Menú.

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Crear evento.

10.8.6 SEGUIMIENTO

Para verificar la reducción en el tiempo en que se tarda la persona en realizar la operación, se tendrá un periodo de prueba de un mes donde se anotará el tiempo en hacer la actividad con este nuevo método, al final se comparan los resultados con los tiempos que tardaba antes del software y se tabulará la información en la siguiente tabla: FECHA

NOMBRE

DEL

ENCARGADO

NUMERO

DE

PARTICIPANTES

24

TIEMPO

DE

DESARROLLO

TIEMPO

DE

RESPUESTA

CONCLUSIONES Las prácticas académicas son de gran importancia en el desarrollo de un estudiante, conforman un porcentaje del aprendizaje donde hay un primer acercamiento al mundo laboral, ayudan a que el estudiante se familiarice con los posibles cargos que va a ocupar en su vida laboral y lo ayudan a ganar experiencia laboral; se puede concluir que las prácticas son tan significativas en el desarrollo académico que constituyen el periodo productivo del estudiante donde usa todos sus conocimientos para materializar una idea.

Además, se puede concluir que el desarrollo de un programa especializado que tenga como objetivo ser una base de datos y que ayude a simplificar la labor de recolectar la información de los trabajadores que van a presentar capacitaciones en Estados Unidos es una idea de mejora factible y eficiente, pues reduce el tiempo que normalmente tarda el desarrollo de esta actividad, esto es importante porque la actividad no es prioridad de la empresa y consume más tiempo que otras actividades que son más importantes.

Finalmente, de este trabajo se puede concluir que las herramientas informáticas son las que hoy en día moldean las empresas, en ellas está la solución de cualquier problema pues son moldeables al gusto de quien las usa, son el canal de comunicación entre la máquina y el hombre y su uso es indispensable en cualquier actividad tecnificada, incluso en algo tan sencillo como lo es la programación de un evento, las herramientas informáticas pueden usarse para simplificar el proceso, ahorrar tiempo, tomar decisiones más rápido y utilizar más eficientemente la información.

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ANEXOS

A. DIARIO DE CAMPO

DIARIO DE CAMPO Actividad Inducción, entrenamiento, conociendo a Argos. Su estructura organizacional y todas sus actividades Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Sistematización asistencia formación- capacitación USA Sistematización asistencia formación- capacitación USA Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Sistematización asistencia formación- capacitación USA Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Sistematización asistencia formación- capacitación USA Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Sistematización asistencia formación- capacitación USA Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Sistematización asistencia formación- capacitación USA Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Sistematización asistencia formación- capacitación USA Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas

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Mes

Día

Dic-13 Dic-13 Enero

17-18-19-20-23-24 26-27-30-31 02-ene

Enero Enero Enero

7-8-91013-14-15-16-17-

Enero Enero

20-2122-23-24-

Enero Enero

27-28-2930-31-

Febrero Febrero

3-45-6-7-

Febrero

10-

Febrero Febrero Febrero

11-12-13-1417-1819-20-21-24-25-26

Febrero Marzo

27-28 3-4-5-6-

Marzo

7-

Marzo Marzo

10-11-1213-14-

Marzo Marzo

17-1819-20-

en Colombia Sistematización asistencia formación- capacitación USA Sistematización asistencia formación- capacitación USA Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Retroalimentación, seguimiento de procesos, verificar si las capacitaciones en Colombia fueron claras Sistematización asistencia formación- capacitación USA Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Sistematización asistencia formación- capacitación USA Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Actualización de direcciones por medio de carpetas Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Sistematización asistencia formación- capacitación USA Actualización de direcciones por medio de carpetas Sistematización asistencia formación- capacitación USA Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Digitación, verificación nómina de asignados internacionales Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Sistematización asistencia formación- capacitación USA Verificación, confirmación datos, direcciones de los empleados asignados Actualización de direcciones por medio de carpetas Sistematización asistencia formación- capacitación USA seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales Sistematización asistencia formación- capacitación USA Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia Archivo de documentos, hojas de vida, cursos realizados por los asignados internacionales seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Sistematización asistencia formación- capacitación USA Envío de correspondencia, caratas, certificados para las otras plantas en Colombia 27

Marzo Marzo

2125-26-

Marzo

27-28-31-

Abril Abril Abril

1-2-347-8-

Abril Abril

9-1011-14-15-

Abril Abril

1621-22

Abril Abril Abril Abril

23 2425 28-29-30-

Mayo

2-

Mayo Mayo

5 6

Mayo Mayo

7 8-

Mayo Mayo Mayo Mayo

11 12-1314-1519-20-

Mayo Mayo

21-22 23-26-27-

Mayo

28

Mayo Mayo Junio Junio

29 30 3 4-5-

Junio

6

Digitación, verificación nómina de asignados internacionales seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá Actualización de direcciones por medio de carpetas Sistematización asistencia formación- capacitación USA seguimiento de procesos, retroalimentación Bogotá y entrega del puesto

28

Junio Junio Junio Junio

09-oct 11 12 13

Junio

16