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CASO: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS EN UNA EMPRESA 1. Información General La empresa Universal S.A. es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de útiles de oficina y está ubicado en la Av. Dos de Mayo 345 distrito de San Isidro. La empresa tiene como prioridad identificar y definir los problemas que existen en el Dpto. de Bienes y Servicios que pueda permitir mejoras potenciales.

2. Usuarios Departamentales que participan en la Adquisición de Bienes.  

Jefe de Compras. Auxiliar Administrativo.

3. Políticas a tomar en cuenta en la Adquisición de Bienes. 3.1. Los Pedidos de compras deben ser autorizados y firmados por el jefe responsable de cada área. 3.2. Los Pedidos de compra deben tener presupuesto asignado. 3.3. Las Cotizaciones del proveedor deben cubrir las especificaciones técnicas requeridas. 3.4. Las cotizaciones de los proveedores tienen fecha única de recepción. 3.5. Toda compra debe ser aprobada por el Jefe de Compras adjuntando el acta de otorgamiento y el cuadro comparativo. 3.6. Para tramitar el pago a contabilidad se debe tener el VB de la conformidad del Jefe de Compras.

4. Proceso General              

El jefe de compras recepciona los pedidos de compra de las áreas solicitantes. (Recibir Pedidos) El Jefe de Compras autoriza la compra (Autorizar Compra) El Jefe de Compras deriva al auxiliar administrativo la orden de compra autorizada. (Autorizar Compra) El Auxiliar recepciona (Autorizar Compra) El Auxiliar toma conocimiento de la orden compra a realizar. (Autorizar Compra) El auxiliar administrativo solicita las cotizaciones a los proveedores enviando para ello la orden de cotización. (Autorizar Compra) Los proveedores entregan al auxiliar administrativo las cotizaciones solicitadas. (Recibir Propuesta) El auxiliar administrativo procede a analizar (Evaluar Propuesta) El auxiliar administrativo elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones (Evaluar Propuesta) El auxiliar administrativo elabora el acta de otorgamiento (Evaluar Propuesta) El auxiliar administrativo elabora la orden de compra (Evaluar Propuesta) El auxiliar administrativo deriva al Jefe de compras la orden de compra. (Evaluar Propuesta) El jefe de compras revisa y da la conformidad y lo deriva al auxiliar administrativo. (Evaluar Propuesta) El auxiliar administrativo cita al proveedor y le otorga la orden de compra.

  

(Procesar Compra) El proveedor entrega los bienes al almacén El proveedor entrega copia de la guía de conformidad con la factura al auxiliar administrativo. (Tramitar Pago) Finalmente se debe generar un informe a la gerencia. (Tramitar Pago)

5. Funciones Específicas. 5.1. El Jefe de compras recepciona el pedido del área solicitante que contiene el VB y conformidad. (1 día) 5.2. El Jefe de compras autoriza la compra y lo deriva al auxiliar administrativo. Dicho auxiliar recepciona y registra el pedido de compra, toma conocimiento y procede a solicitar cotizaciones a los proveedores, generando y enviando la orden de cotización. (1 día) 5.3. El auxiliar administrativo recepciona y registra las cotizaciones enviadas por los proveedores. (4 día) 5.4. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo de cotizaciones y el acta de otorgamiento derivándolo al Jefe de Compras. (1 día) 5.5. El auxiliar administrativo procesa la compra citando al proveedor para entregarle la orden de compra previamente revisada y con autorización del Jefe de Compras. (2 días). 5.6. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la guía de conformidad para darle trámite al pago respectivo.