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• Oscar Martínez Benites

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CASO MIDWEST ICE CREAM COMPANY La compañía en 1972 había implementado un sistema de planificación y control financiero. En 1973 Jim Peterson, presidente de Midwest le solicito al vicepresidente comercial, Frank Robert que comentará en la próxima reunión las razones de la desviación favorable de 71,700 dólares sobre los beneficios presupuestados. Con este análisis se quiere conocer las áreas que requieren acción correctora, así como aquellas otras que merecen una felicitación. La meta presupuestada para 1973 en lo referente a la cobertura de mercado se fijo en 50% respecto a un mercado potencial de 11'440,000 galones, por lo tanto su previsión de ventas fue de 5'720,329 galones. La base de la previsión del año 1973 fueron las mismas ventas del año 1972. De igual manera los costos variables estándar del producto y los costos fijos se tomo como base los costos de 1972. En el siguiente cuadro se aprecia el resumen del presupuesto para el año 1972, con un beneficio presupuestado de 645,400 Plan de beneficios 1973 (En Dólares) Ventas 9,219,900 Costes variables de ventas 6,628,600 Margen de contribución 2,591,300 Costes Fijos 1,945,900 Beneficio de las operaciones 645,400 En la primavera de 1973 ya era una certeza que las ventas eran superior a lo previsto, sus ventas llegaron a 5'968,366 galones, superaron la meta prevista en 248,000 galones. Sin embargo teniendo en cuenta un estudio que indicaba que el mercado total de helados donde opera Midwest es de 12'180,000 galones, la participación en el mercado se ha reducido en 1 punto porcentual, alcanzando solo el 49%. (5'968,366/12'180,000). Con esta información se reviso el plan de beneficios para el año 1973, al volumen real, en el siguiente cuadro se resume el plan de beneficios revisado que no es otra cosa que el presupuesto flexible en donde también se han ajustado los costos variables para reflejar un volumen mayor y los costos fijos se mantiene constante. El beneficio llega a US$. 763,100 Plan de beneficios flexible (En Dólares) Ventas Costes variables de ventas Margen de contribución Costes Fijos Beneficio de las operaciones

9,645,300 6,936,300 2,709,000 1,945,900 763,100

En el siguiente cuadro se presenta el informe de pérdidas y ganancias real de 1973. Se aprecia una utilidad de o beneficio de explotación de 717,100.

Informe de resultados 1973 (En Dólares) Ventas Costes variables de ventas Margen de contribución Costes Fijos Beneficio de las operaciones

9,645,300 6,936,300 2,709,000 1,945,900 763,100

No se puede comparar directamente el beneficio presupuestado con el estado de resultados real, por que tienen diferentes volúmenes de ventas, la comparación se debe hacer entre el informe de resultados real con el presupuesto flexible o lo que es lo mismo, con el beneficio presupuestado al volumen real. La desviación favorable de US$. 71,700 es la correcta por que esta dada por la diferencia entre el informe de beneficios real y el plan de beneficios presupuestado a volumen real (presupuesto flexible) ver anexo 3. Si queremos determinar o calcular las desviaciones favorables y las desfavorables con respecto al volumen de ventas y en la parte de fabricación u operativa, es imprescindible su descomposición en lo que respecta al volumen de ventas en la parte atribuible a la composición de la línea de productos y a cambios en la participación en el mercado, y la parte realmente atribuible a cambios de volumen; así como es necesario calcular la desviaciones de fabricación o operativas en la parte explicada por diferencias de precios y la parte explicada por diferencias de cantidad. Desviación por volumen Para calcular la desviación por volumen total se estima las desviaciones entre el beneficio presupuestado y el beneficio presupuestado a volumen real (presupuesto flexible). Se tiene en el siguiente cuadro una desviación favorable de 117,700 explicado por el mayor volumen de ventas. Plan de beneficios presupuestado Ventas 9,219,900 Costes variables de ventas 6,628,600 Margen de contribución 2,591,300 Costes Fijos 1,945,900 Beneficio de las operaciones 645,400

A volumen real 9,645,300 6,936,300 2,709,000 1,945,900 763,100

desviaciones 425,400 307,700 117,700 117,700

F D F F

Descomposición de la desviación favorable por volumen: Para calcular la descomposición primera calcularemos el plan de beneficios a volumen real revisado (presupuesto flexible revisado). Primero calculamos la estructura o composición de venta de los helados establecido en el plan de beneficios presupuestado de 5’720,329 galones

Ventas previstas Producto en galones Vainilla 2,409,854 Chocolate 2,009,061 Avellana 48,883 Nata 262,185 Fresa 204,774 Crocanti 628,560 Almendrado 157,012 Total 5,720,329

% 42.10% 35.10% 0.90% 4.60% 3.60% 11.00% 2.70% 100.00%

En segundo lugar, a la composición o estructura presupuestada se le aplica al volumen de venta real de 5’968,366 y se calcula el margen de contribución considerando el mismo margen estándar presupuestado.

Producto Vainilla Chocolate Avellana Nata Fresa Crocanti Almendrado Total

Ventas reales en galones 2,512,682 2,094,896 53,715 274,545 214,861 656,520 161,147 5,968,366

Margen Margen de % Estandar/galón contribución 42.10% 0.4329 1,087,740 35.10% 0.4535 950,035 0.90% 0.5713 30,687 4.60% 0.4771 130,985 3.60% 0.5153 110,718 11.00% 0.4683 307,448 2.70% 0.5359 86,359 100.00% 0.4531 2,703,972

Por último se calcula el beneficio presupuestado a volumen real revisado, en este caso los costos fijos se mantienen en 1’945,900 con lo cual restándole al margen de contribución nos da un beneficio de US$. 758,073. a) Descomposición por cambios en el volumen. La diferencia entre los beneficios presupuestados y el presupuesto a volumen real revisado (presupuesto flexible revisado) me da las desviaciones por volumen. Beneficio presupuestado Beneficio presupuestado flexible revisado Desviación por cambios en el volumen

645,400 758,073 112,673 F

Con el incremento del volumen de helados en 248,037 galones el beneficio se incrementa en US$. 112,673.

b) Descomposición por cambios en la línea o composición de productos. Beneficio presupuestado flexible Beneficio presupuestado flexible revisado Desviación por cambios en la composición del producto

763,100 758,073 5,027 F

Existe un incremento en el beneficio de US$. 5,026.96 por que la composición o mescla del producto real es mucho mejor que el presupuestado. Calculo de la desviación por fabricación u operativo Para realizar este análisis es necesario hacer las comparaciones entre el informe de resultados reales y el plan de beneficios a volumen real (presupuesto flexible), para hacer el análisis mas explicito se han unido en los cuadros de los anexos 3 y 4 en un solo cuadro para realizar tal comparación. ACUMULADO ANUAL Beneficio Real Presupuestado al volumen real Ventas netas 9,657,300 9,645,300 Costos variables 6,970,400 6,936,300 Ingredientes lácteos 3,679,900 3,648,500 Desviación del precio leche 57,300 Azúcar 599,900 596,800 Desviación del precio azúcar 23,400 Aromatizantes 946,800 982,100 Envases de cartón 567,200 566,900 Envoltorios de plásticos 28,700 29,800 aditivos 235,000 251,000 Provisiones 31,000 35,000 Varios 3,000 3,000 Publicidad 607,700 578,700 Envíos 190,500 244,500 Margen de contribución 2,686,900 2,709,000 Costos fijos 1,969,800 1,945,900 Mano de obra (cartón y refrig) 425,200 390,800 Mano de obra (varios) 41,800 46,000 Reparaciones 32,200 25,000 Amortizaciones 81,000 81,000 Electricidad y agua 41,500 40,000 Varios 1,500 30,000 Desperdicios 29,500 Envíos 516,300 516,300 Ventas 362,800 368,800 Administrativos 438,000 448,000 Beneficios de explotación 717,100 763,100

Desviaciones 12,000 34,100 31,400 57,300 3,100 23,400 (35,300) 300 (1,100) (16,000) (4,000) 29,000 (54,000) (22,100) 23,900 34,400 (4,200) 7,200 1,500 (28,500) 29,500 (6,000) (10,000) (46,000)

Se aprecia que existe una desviación desfavorable de US$. 46,000 debido a las operaciones, observándose desviaciones significativas tanto en los costos variables como en los costos fijos. El costo variable se incrementa en un monto neto de US$. 34,100 se debe ahondar mas en el análisis para determinar si el margen de contribución esta bien calculado o ha existido una falta de control en los costos variables. Los costos fijos se incrementan en US$. 23,900 lo cual es preocupante si se tiene en cuenta que como costos fijos son constantes. Aquí definitivamente ha existido una falta de control y supervisión de los costos fijos.

En el siguiente cuadro se resume todos los cálculos realizados de las desviaciones favorables y desfavorables y nos sirve para sacar conclusiones importantes que se deben tener en cuanta para el presupuesto del próximo año 1974. Por volumen Por cambios en el volumen Por composición del producto (mix) precio del producto Por operaciones Precio de los insumos ( leche, azúcar) Ingredientes lácteos Azúcar Aromatizantes Envases de cartón Envoltorios de plásticos aditivos Provisiones Publicidad Envíos Mano de obra (cartón y refrig) Mano de obra (varios) Reparaciones Electricidad y agua Varios Desperdicios Ventas Administrativos Desviación total

117,700 112,673 5,027 12,000 58,000 80,700 31,400 3,100 35,300 300 1,100 16,000 4,000 29,000 54,000 34,400 4,200 7,200 1,500 28,500 29,500 6,000 10,000

F F F F D D D D F D F F F D F D F D D F D F F

71,700

F

1. La empresa no cumplió con su objetivo estratégico del 50% de la cuota de mercado en el 2. 3.

4. 5.

6.

año 1973. Se debe revisar sus estrategias de marketing para alcanzar en 1974 el 50% de mercado que es su meta propuesta. Existe una desviación favorable en ventas por US$. 129,700 de los cuales por cambios en el volumen son de US$. 112,673 sumado los US$. 5,027 por la composición favorable del producto y por el efecto del incremento en el precio de US$. 12,000. Los gastos operativos muestran una desviación negativa de US$. 58,000 si se hubieran controlado, monitoreado y supervisado adecuadamente se hubiera tenido un mayor beneficio. Ha existido un deficiente control de calidad de la fábrica de helados que ha originado que exista en el año 1973 un monto de US$. 29,500 en desperdicios. Se han usado mas ingredientes lácteos por un monto de US$. 31,400 que es un costo variable indicando falta de control en el coeficiente técnico estándar. Se debe determinar la persona responsable. Se ha contratado más mano de obra (cartón y refrigeración) de la estimada por un monto de US$. 34,400 este rubro esta considerado como costo fijo, se debe evaluar si realmente es un costo fijo por que como esta destinada a las labores de cartón y refrigeración puede que una parte sea variable.

7. Llama la atención que haya disminuido el costo variable de aromatizantes en US$. 35,300 y los aditivos en US$. 16,000 mientras que los ingredientes lácteos disminuyeron. No se esta manejando adecuadamente el control de calidad del producto, con la consiguiente disminución de la calidad del producto, esto es grabe por que afectara su ventas. Recomendaciones Es necesario que la empresa inmediatamente realice un control eficiente de los coeficientes técnicos estándar para mejorar la calidad del producto. Se debe monitorear que se cumplan el presupuesto de los costos fijos a través del departamento de presupuesto, comunicando inmediatamente las desviaciones producidas.