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Hechos                 

La compañía tuvo su primera perdida en la historia La compañía es un distribuidor de artículos de oficina para instituciones y empresas Excelente reputación debido a su servicio al cliente y capacidad de respuesta Cuando se recibían los productos s de los proveedores, estos eran movidos a los lugares designados hasta que los clientes solicitaban el articulo Agregaban un 16% para cubrir costo de almacenamiento, proceso de pedido, y transporte Agregaban un 6% para cubrir gastos generales, de venta, administrativos y ganancia La fijación de precios era independiente del servicio requerido Los pedidos se entregaban a través de empresas comerciales de reparto Recientemente se habilito la entrega a domicilio por parte de la misma empresa para los clientes locales Se rentaron cuatro camiones y se contrataron cuatro choferes para el servicio a domicilio de clientes locales Se introdujo un sistema de captura de pedidos electrónicos automatizado El espacio de la bodega necesario, el headcount para el manejo de las cajas dentro y fuera del almacén y enviarlas, depende solamente del número de cajas EL costo para los envíos por tranporte comercial solo se basa en el volumen Los tiempos de entrega para envíos locales hechos por la misma empresa van desde los 30 minutos hasta más de 8 horas Los gastos de entrada de pedidos incluían el sistema de procesamiento de datos, los operadores de entrada de datos y los supervisores Se emplean dos maneras de capturar los pedidos de los clientes, manualmente y a través de la plataforma electrónica (automatizada) Datos recolectados o En 80K cajas procesadas en el 2003 o 75K cajas enviadas por transporte comercial y 5K enviadas por el sistema de entrega local o 2K entregas realizadas por el sistema local o 80K cajas procesada y enviadas era la capacidad que se tenia establecida en las condiciones actuales o 16 operadores para entrada de pedidos manuales o $840K de costos de entrada de pedidos que incluían salarios, incentivos, supervisión, costos de ocupación, y de equipo de los operadores. o 1,750 horas trabajadas al año por cada operador o 1,500 horas de trabajo productivo por año estimaban los supervisores o 9 min para capturar la información básica de un pedido de forma manual mas 4.5 minutos adicionales para la captura de cada línea de articulo en el pedido o 6 minutos en promedio para validar la información de un pedido electrónico o 30, 60 y 120 dias es el tiempo que toman los clientes en realizar el pago de los pedidos o La compañía recientemente había tomado un préstamo con un 1% de interés por mes

Problema  La empresa está presentando perdidas debido a varios factores 1. A pesar de tener un sistema electrónico de pedidos, no todos los clientes hacen uso de él, lo que ocasiona que los operadores inviertan mas tiempo en cada pedido. 2. A pesar de que el transporte de la misma empresa representa un plus para el cliente, este también representa un gasto mayor, ya que resulta mas costoso que la entrega por una empresa comercial 3. La empresa siempre manejaba el mismo precio en sus productos para los clientes independientemente de cuanto fuera el plazo que estos mismos tomaban para pagar

Alternativas de Solución  Invitar a los clientes a usar el método de pedidos electrónicos argumentando que este método les representara una mejoría en el tiempo de entrega de sus productos  La cancelación de las entregas por la misma empresa es lo más razonable. La entrega en un menor tiempo hacia los clientes locales se puede solventar contratando un servicio de entrega express en las compañías comerciales  Evaluar el incremento de un porcentaje mayor dependiendo el plazo de pago de cada cliente

Ventajas 

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De aumentar el número de clientes que usan el sistema electrónico de pedido, se podría reducir la plantilla de operadores necesaria para la captura de ordenes lo cual representaría un ahorro directo para la compañía Se tendría un ahorro directo para la compañía al ya no realizar gastos en choferes y rentas de camiones Los clientes solventarían los intereses del préstamo

Desventajas (Riesgos o Requerimientos)  

Las empresas comerciales podrían quedar mal en la entrega de los productos Los clientes podrían estar molestos al recibir un aumento en el precio del producto al solicitar plazos mayores de pago

Acciones para reducir los riesgos 

Se puede buscar negociar con alguna empresa comercial los envíos express realizando algún contrato de compromiso con multas por incumplimiento

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Se deberá tener un acercamiento personal con aquel cliente que presente alguna molestia para explicarle el por que del incremento del precio y argumentar que entre menores los plazos de pago puede tener un ahorro

Dado que los problemas presentados están repercutiendo en el desempeño de la compañia, yo implementaría los tres 1. Implementaría una campaña telefónica con los clientes argumentándoles las ventajas que se tienen al realizar los pedidos electrónicamente y a la vez ofreciendo algún descuento simbólico por algún tiempo limitado en lo que los clientes se acostumbran a la nueva forma de pedidos 2. Cancelaria el sistema de entregas por la misma compañía 3. Efectuaría el incremento igual al 1% mensual en los pedidos para mitigar el interés por el prestamo