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Caso de Estudio: Compras en Betapharm Corp. (A) 1.

Antecedentes de la empresa Betapharm era una de las compañías farmacéuticas más grandes, pues tenía entre el 5% y 10% del mercado mundial de productos farmacéuticos y su desempeño en la industria había sido el mejor, con un crecimiento entre el 15% y 17% a comparación con el 13% a 15% exhibido por el promedio de la industria. Sin embargo, tenía grandes retos por superar, como son: 

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La mayoría de las patentes de los productos que tenían ventas muy exitosas (productos con ventas en pequeñas cantidades) que constituían la mayor parte de las ventas de la empresa, caducarían dentro de los dos próximos años, lo que generaba inquietud acerca de su tendencia de crecimiento. La reducción de sus gastos en compras. La empresa tenía la meta de reducir costos a cerca de un 12.5% durante el año 2004.

En ese sentido, al igual que otras empresas de la industria, Betapharm buscó la reducción de sus costos a través del mejoramiento de la gestión de compras, con la implementación de herramientas de abastecimiento por internet, que hacían participar a una gran cantidad de proveedores en cada oferta. La empresa había puesto recientemente en práctica el sistema ePass de Emptoris que facilita las actividades de compra mediante internet y, específicamente, las subastas inversas. Antes de la implementación del sistema ePass, la compañía había utilizado el sistema de subastas inversas. Según Heizer y Render (2015), en una subasta inversa on-line (o subastas holandesas) un comprador inicia un proceso enviando una descripción del producto o servicio deseado, es allí donde los potenciales proveedores presentan sus ofertas. La competencia en precio se produce en la parte del vendedor de la operación, pujando a la baja. El nuevo proceso de compras de la empresa, establecía que por cada producto que se compraba se formaba un grupo de proveeduría (equipo interfuncional compuesto por representantes de calidad, compras, aspectos técnicos, finanzas y logística), quienes formulaban la estrategia para abastecerse de dicho producto. Para que un producto fuera subastable debía cumplirse lo siguiente:  Prestarse a negociación,  Tener al menos tres proveedores dispuestos a competir y,  Contar con especificaciones y requisitos que pudieran documentar claramente. Las subastas inversas podían disminuir el gasto de la compañía, debido al ahorro de tiempo y recursos por el uso de herramientas tecnológicas en el proceso de compra. El grupo de proveeduría basaba sus decisiones de compra en “el costo total de poseer” un producto, el cual incluía; detección de problemas técnicos, gestión del desempeño, mejora de los procesos asistencia requerida por Betapharm y finalmente, el precio unitario. Y antes de abastecerse del producto o servicio,

realizaba auditoría técnicas y de calidad e inspecciones generales, de ser un proveedor nuevo.

2. Análisis de la Situación Actual a. Hoteles Globales: La frecuencia de viaje de los empleados hacía que Betapharm reservara aproximadamente 500,000 noches-habitación de hotel al año. En el 2003 el costo total de este rubro fue de 70 millones de euros. Un costo muy alto de viaje y alojamiento, que se buscaba reducir Normalmente, los empleados de Betapharm habían funcionado como agentes independientes cuando hacían sus reservaciones de hotel, lo que hacía que hubiera una alta variabilidad y fuera difícil la supervisión o poder sobre los costos y la firma de contratos con los hoteles o cadenas hoteleras. Existían más de 1500 hoteles que Betapharm utilizaba actualmente y consistían en cadenas mundiales como Marriot y Hilton, cadenas nacionales y hoteles locales tipo boutique. Entonces, debido al alto gasto en este servicio, la empresa consideraba la oportunidad de ahorrar y uniformizar la prestación del servicio, planteando la estrategia de proveeduría de hoteles globales y encajarlas en el proceso nuevo de compras electrónicas de Betapharm.

b. Ácido Málico: Era un ingrediente clave para un nuevo fármaco, llamado Exelon. A la gerencia le interesaba conseguir un proveedor de bajo costo para este componente, pero teniendo en cuenta que el nuevo proveedor estaría sujeto a una aprobación reglamentaria, lo cual se podría llevar un par de años. Según la gerencia, Asia ofrecía las mejores opciones para encontrar un proveedor de bajo costo. El departamento de compras sostenía que los ahorros posibles serían considerables, ya que un típico proveedor de Asia podría ofrecía más de 50% de ahorro, en comparación con uno occidental.

3. Toma de Decisión La empresa debe de tomar la decisión de determinar su método de proveeduría para cada uno de los dos productos mencionados anteriormente. ¿Podrían abastecerse ambos productos con éxito usando el mismo método? Según Chase (2014), las actividades de adquisición varían en gran medida y dependen del artículo que se compre. En la figura líneas abajo podemos identificar los diferentes procesos para adquirir o comprar un producto o servicio.

Figura 1: Matriz de diseño de adquisición / compra

Fuente: Chase, R. Administración de Operaciones Para el caso de los hoteles globales, creemos que estos son servicios de mediana especificidad, los costos de transacción son medio/bajo y tienen una duración de contrato a mediano plazo, además es un costo que no está relacionado directamente con el core business de la compañía, es por ello por lo que, consideramos que se debería adquirir a través del sistema ePass. De esta manera se conseguiría un mejor control y supervisión de los gastos por concepto de hoteles. Para el caso del ácido málico, al ser este un insumo clave para un nuevo producto, que requerirá de altos costos de transacción (diferentes pruebas), con una especificidad mediana/alta, la duración del contrato debería ser a largo plazo, ya que será muy difícil migrar a otro proveedor. Lo más certero seria solicitar propuestas completas de los proveedores pre-seleccionados (incluido el proveedor actual) y luego realizar un contrato a largo plazo, con miras a una alianza estratégica, ya que luego de adaptarse a las necesidades del cliente, el nuevo proveedor podría proveer en el futuro de otros productos con alta especificidad. ¿Cómo reaccionarían los proveedores y los empleados ante el proceso de compras por internet? Los proveedores se están alineando a las tendencias actuales del uso de herramientas online, estandarizando sus procesos, los que más rápido se adecuen, más posicionamiento obtendrán. Sobre los empleados de la empresa, luego de la experiencia de la subasta inversa online, tienen buena predisposición a utilizar el ePass, ya que pueden generar menos costos de transacción y contar con una herramienta que mejore el análisis de ofertas para la toma de decisiones y optimice el abastecimiento, lo que es un estímulo preponderante para las personas que gestionan las compras.

4. Lecciones aprendidas y Conclusiones 

Las herramientas tecnológicas pueden ayudar a las compañías en el ahorro de costos y tiempos, haciendo que los costos de transacción disminuyan.

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Las subastas inversas pueden ser adecuadas para insumos o servicios que tengan una mediana especificidad y que puedan tener muchos proveedores en el mercado, lo cual generaría una tendencia a la baja en el precio.

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En un mercado tan delicado como el farmacéutico, no se puede dejar un mínimo plazo para actualizar las patentes de los fármacos, ya que puede dañar la reputación de la organización y afectar directamente a las utilidades

5. Bibliografía 

Kulp, S. y Randall, R. (2007). Compras en Betapharm Corp. (A). Recuperado de la base de datos de Harvard Business School.

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Heizer, J. y Render, B. (2015). Dirección de la Producción y de operaciones. Editorial Pearson. Edición Decimo Primera.

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Chase, R. (2014). Administración de Operaciones Producción y Cadena de Suministros. Editorial McGraw-Hill Interamericana. Edición Decimo Tercera