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• Diego Winter

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Escuela Nacional de Ciencias Comerciales Coban, Alta Verapaz Jornada Matutina

Integrantes:

Diego Alejandro Winter Chun Carlos Daniel Sagui Chub Raúl Alberto Muñoz Ramirez Chrystian Alexander Pop Putul Ervin José Cahuec Mo

Grado: 5to P.C

Sección: “C”

Curso: Catalogación y archivo

Profe: Edin Chocooj

Introducción El ordenamiento de todo archivo es muy importante, para un mejor orden y que cuando se necesite sea fácil y rápido de encontrarlos, también ser protegidos de pérdidas y deterioros. Las bases y procedimientos son técnicas que permiten ordenar adecuadamente un documento así mismo la clasificación sea correctamente y al momento de buscar el archivo sea de mucha facilidad.

Objetivos  

Conocer las bases y procedimientos para archivar, así mismo nos ayude a ordenar adecuadamente los Documentos. Analizar cada procedimiento y base para que al momento De poner lo aprendido en práctica sea de mucha facilidad

Bases y procedimientos para archivar Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración. Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si se sabe cómo hacerlo se podrá liberar espacio para que una computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente. Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero. Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos ahorrará tiempo y espacio.

Archivos de oficina Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y apoyo en la

Organización de los Archivos de Oficina La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios: 1. Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad, y de la unidad responsable del archivo de oficina.

2. Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto. 3. Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

Normas Básicas para la Organización de los Archivos 1. Comprar un archivador, clasificador o carpeta. Se necesita un sistema para archivar documentos que sea tan grande como para soportar la cantidad de archivos que necesitas. Si no se puede comprar un fichero de última generación, se pueden buscar unos modelos usados en las tiendas de segunda mano o tiendas de muebles. 2. Comprar muchos fólderes. Separar los documentos en proyectos o subconjuntos de proyectos. 3. Utilizar un fichero diferente para proyectos en proceso y para proyectos terminados. Si el fichero tiene muchos niveles, se puede utilizar la parte superior para proyectos en proceso y la parte inferior para proyectos completados. 4. Codificar los fólderes por color. Los fólderes están disponibles en una gran variedad de colores. Comprar un color diferente para cada tipo de proyecto. Por ejemplo, todos los archivos financieros pueden ser azules, mientras que los archivos de diseño pueden ser rosados. 5. Etiquetar los fólderes. Muchos fólderes para ficheros vienen con etiquetas de plástico. Se pueden usar para asegurar que se pueda abrir el fichero y encontrar inmediatamente lo que se necesite. 6. Guardar los nuevos documentos en la parte delantera de la fila. Hay que mantenerlos en orden cronológico al colocar los archivos más antiguos en la parte de atrás. Esto ahorrará tiempo cuando se necesite encontrar un documento. 7. Utilizar un sistema semanal para archivar documentos. Si se tienen muchos documentos, se pueden conseguir por lo menos siete fólderes que se puedan utilizar de acuerdo a los días de la semana. Hay que colocar los documentos que uno necesita terminar en el sistema de días para que se pueda organizar lo que se necesita cada día. 9. No utilizar el escritorio como un sistema para archivar documentos. Debido a que se tienen fólderes para proyectos en proceso, se deben guardar los documentos importantes en estos. Se perderán menos archivos si están en el lugar correcto. 10. Deshacerse de los archivos que no son necesarios. Una parte de un buen sistema para archivar documentos es tirar o triturar aquellos que no son esenciales. Esto reducirá el tamaño de los archivos y permitirá encontrar otros documentos de forma más fácil. 11. Hacer un sistema numérico o codificado de archivo si la oficina utiliza códigos. Esta puede ser una buena forma de utilizar la información específica del trabajo para archivar los documentos de forma más precisa. 12. Considerar cambiar a un sistema para archivar digitalmente si existen pocos documentos físicos, pero bastantes archivos digitales. Algunos documentos, como los recibos, están creados para desteñirse con el paso del tiempo, así que es mejor guardarlos en un sistema para archivar documentos digitalmente. 13. Guardar todo tipo de documentos juntos. En lugar de mantener secciones separadas para discos, memorias USB, carpetas o folletos, guarda juntos todos los tipos de documentos siempre y cuando sean parte del mismo proyecto o sub-proyecto.

Organización de Archivos digitales

1. Crear una copia de seguridad del sistema antes de empezar a organizar. La parte más importante de archivar documentos digitalmente es que pueden asegurar que los archivos no se pierdan si un disco duro deja de funcionar, si alguien roba la computadora o si se pierde una contraseña. Mejor aún, se deberían crear dos copias de seguridad. 2. Establecer el sistema de copia de seguridad para hacer una copia de seguridad diaria de toda la computadora o de la información de una página Web. Para los negocios que registran una gran cantidad de información a diario, es recomendable que realicen la copia de seguridad a cada hora. 3. Comprar un escáner que se conecte a la computadora. Se puede escanear cada documento importante cuando llegue al correo para crear una copia de seguridad digital y un sistema para archivar documentos. Para proyectos extensos que archivar documentos digitalmente, comprar un escáner de documentos con un alimentador de documentos y un software para archivar documentos de manera automática para ahorrar tiempo. 4. Proteger tu copia de seguridad con una contraseña. Es más seguro escribir personalmente la contraseña en un pedazo de papel y guardarlo en la billetera o en el escritorio, que guardarlo en un documento en la computadora. Un ladrón digital tiene menos probabilidades de atacar la oficina, en vez de atacar tu computadora. 5. Decidir si se quiere usar un software o no. Si se desea controlar todos los archivos directamente, simplemente se deben establecer unas carpetas y unas subcarpetas en el disco duro de la computadora. Si sea desea utilizar un sistema de gestión de documentos, se puede comprar un software para archivar documentos y un programa de escaneado con reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). El OCR significa que el documento escaneado que se crea será ubicable. La computadora puede leer documentos cuando se escriben términos de búsqueda en el programa de software. Los sistemas OCR para archivar documentos permitirán buscar entre estos al utilizar un texto que puede estar dentro de estos. Por ejemplo, el nombre de una tienda o un subtítulo. 6. Crear un sistema estándar de nombramiento. Nombrar cada documento de la misma forma, incluyendo el tema, la fecha y otra información pertinente. Por ejemplo, los recibos deben tener el nombre de la tienda, la fecha y los productos que compraste. 7. Codificar las carpetas y subcarpetas. Es necesario separar los documentos por fechas, temas o proyectos. 8. Evitar la tentación de guardar archivos en el escritorio de la computadora. Una vez que se descargues los archivos, se deberán nombrar de acuerdo al sistema y comprimirlos de inmediato para poder acceder a ellos fácilmente.9 9. Catalogar los documentos archivados para que con el tiempo otras personas y tú puedan encontrar los archivos que necesiten. Este proceso puede ser tan simple como nombrar los archivos o carpetas con el nombre del contenido y las fechas que incluyen los archivos. Consejos para el Archivo Perfecto 1. Dividir los distintos expedientes a organizar 2. Se debe dar una estructura a los expedientes, la incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad. 3. Organizar los Expedientes, los mismos deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)

Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes. Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él. Organización de los Expedientes Para lograr todo esto se recomienda tener una organización interna de los expedientes a archivar En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas, méritos, certificaciones, etc. -documentación que acompaña-). En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc.) Los expedientes a su vez forman parte de una serie. Organización de las Series Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo. No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc. Identifique serie con procedimiento. Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos. Ordenación de las Series Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación. Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del Claustro, etc. Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión). Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes codificados como becas, etc. Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético). Instalación y Conservación de Documentos Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.

Conclusión El proceso de archivar puede ser una actividad un poco complicada, llena de procedimientos y protocolos para mantener el orden del historial que la empresa haya creado a corto o largo plazo. Actualmente una computadora de escritorio nos facilita este procedimiento ya que podemos crear carpetas de información fácilmente; sin embargo, si no usamos el computador tenemos la necesidad de archivar físicamente los documentos, si así lo hacemos tenemos que ser cuidados, como vimos podemos archivar por el color del folder, su fecha y otras maneras, y si utilizamos la forma digital tenemos que crear copias de seguridad para así no perder la información. Cabe destacar que cada tiempo hay que eliminar documentos que no sean necesarios. Sin nada más que agregar esta fue nuestra redacción del procedimiento correcto para archivar.

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