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• Johanna Hio Vargas

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REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE FIRMAS COMERCIALES, INSTITUCIONES Y AGENCIAS GUBERNAMENTALES Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e instituciones Los documentos correspondientes a instituciones públicas, privadas, autónomas, semiautónomas, educativas, eclesiásticas y de servicios se ordenan tal y como aparece el nombre escrito de cada una, es decir, no se indizan; cada una de las palabras se considerará una unidad de archivo excepto las conjunciones, los artículos, los adverbios y las preposiciones. Ejemplo: FIRESTONE Hotel Fiesta Farmacia FischelCondominios Margarita Banco Interfín Universidad Nacional Escuela Braulio Morales Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD Banco Condominios Escuela FIRESTONE Hotel Universidad

II UNIDAD Interfín Margarita Braulio

III UNIDAD

Morales

Fiesta Nacional

TOTAL DE UNIDADES 2 2 3 1 2 2

Artículos al inicio del nombre de una institución Los artículos al inicio del nombre de una institución se consideran unidades de archivo. Ejemplo: La Nación Periódico La Prensa Libre Periódico La República Periódico El cometa Ferretería Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

TOTAL DE UNIDADES

El

Cometa

La

Nación

Periódico

3

La

Prensa

Periódico

3

La

República

Periódico

3

2

Artículos dentro del nombre de una institución Los artículos escritos con letra mayúscula o minúscula que aparecen incluidos en el nombre de una institución, no se consideran unidades de archivo. Se encierran entre paréntesis y se incluyen como parte de la unidad anterior.

Ejemplo: Almacén El Favorito Hotel Las Cabañitas Resort Servicio Catering La Exquisita Clínica Médica La Inmaculada Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD

II UNIDAD

Almacén (El) Clínica Hotel (Las) Servicio

Favorito Médica (La) Cabañitas Catering (La)

III UNIDAD

TOTAL DE UNIDADES

2 3 3 3

Inmaculada Resort Exquisita

Preposiciones, conjunciones y adverbios en el nombre de una institución Las preposiciones, las conjunciones y los adverbios que aparecen incluidos en el nombre de una institución, no se consideran unidades de archivo, se encierran entre paréntesis y se dejan en el mismo lugar. Conjunción: El Diccionario Enciclopédico Larousse consigna la siguiente definición de conjunción: “Parte invariable que enlaza dos vocablos o dos oraciones” Entre las conjunciones están las siguientes palabras: y, ni, que, o, porque, sino, aunque, sin embargo, no obstante, además, asimismo, por lo tanto, entre otras. Adverbio: Es la parte invariable de la oración que modifica la significación del verbo, del adjetivo o de otro adverbio Ejemplo: Dimacoto y Asociados Quirós y Compañía Almacén El Gallo más Gallo Universidad de Costa Rica Ministerio de Agricultura y Ganadería Supermercados Más X Menos Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD Almacén (El) Dimacoto (y) Ministerio (de)

II UNIDAD Gallo (más) Asociados Agricultura (y)

Quirós (y) Supermercados Universidad (de)

Compañía Más (X) Costa

III UNIDAD Gallo

TOTAL DE UNIDADES 3

Ganadería

2 3 2

Menos Rica

3 3

Abreviaturas en el nombre de una institución Cada abreviatura del nombre de una institución se considera una unidad de archivo y se trata como si la palabra estuviera escrita completamente. Para efectos de archivo, las palabras abreviadas se pueden escribir tal y como aparecen abreviadas. Abreviatura: El Diccionario Enciclopédico Larousse consigna la siguiente definición como: “Representación abreviada de una palabra. Palabra representada de ese modo”. (1994, pág. 3). Hnos . Ltda.

= =

Hermano s Limitada

Cía.

=

Compañía

Co.

=

Compañía

Ejemplo: Almacén Camacho y Co. Servicio Nacional de Helicópteros Ltda. Almacenes Quirós y Hnos. Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD Almacén

II UNIDAD Camacho (y)

III UNIDAD Co.

Almacenes Servicio

Quiros (y) Nacional (de)

Hnos. Helicópteros

IV UNIDAD

Ltda .

TOTAL DE UNIDADES 3 3 4

Abreviaturas en el nombre de una institución Sigla: “Letra inicial o grupo de letras iniciales que se emplean para abreviar” (Diccionario Enciclopédico Larousse 1994, pág. 605). Inicial: “Primera letra de una palabra o nombre” (Diccionario Enciclopédico Larousse 1994, pág. 332). Cuando los nombres de instituciones se escriben con siglas o iniciales, cuyo significado se conoce, se deben considerar para efectos de archivo como palabras completas y cada una constituye una unidad de archivo. Generalmente, en el membrete del documento vienen las siglas y el nombre completo de la institución. 1.

En el caso de las iniciales S.A. (Sociedad Anónima) y R.l. (Responsabilidad Limitada) se acostumbra dejarlas como están escritas en el membrete, porque el nombre de la institución aparece escrito antes de estas iniciales. Ejemplo: ICE OEA ONU UCR Malteados de Costa Rica S.A. Cooperativa Montecillos R.L.

Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma:

2.

IV UNIDAD L.

TOTAL DE UNIDADES

I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

Cooperativa

Montecillos

R.

Instituto

Costarricense (de)

Electricidad

3

Organización (de)

Estados

Americanos

3

Organización (de las)

Naciones

Unidas

3

Universidad (de)

Costa

Rica

3

4

En el caso de los nombres de instituciones constituidos por iniciales o letras aisladas separadas o no por un punto, cuyo significado no se conoce, se considera a cada una de ellas como una unidad de archivo. Son unidades de archivo porque cada letra puede significar un nombre, un apellido u otro. Ejemplo: Mueblería y Colchonería H.B. Computadores IPL CSPN Internacional Equipos de Protección Eléctrica UPS WWP Continental de Costa Rica RF Comunicaciones S.A.

Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD

II UNIDAD S

III UNIDAD

I

P Eléctrica

U.

H.

B.

R

Protecció n Colchone ría F

S.

A.

5

W

P

Comunicacione s P.

Costa

Ri c

5

C Computadore s Equipos (de) Mueblería (y)

P

IV UNIDAD N L

V UNIDAD INTERNACIONA L

VI UNIDAD

P.

S.

TOTAL DE UNIDADES 5 4 6 4

Nombres de instituciones con adjetivos Cuando el nombre de una institución está formado por un adjetivo ubicado antes o después del sustantivo se debe considerar unidad de archivo, porque en la mayoría de los casos define el orden. Adjetivo: El Diccionario Enciclopédico Larousse consigna la siguiente definición como: “Palabra que se agrega al sustantivo para designar un actualidad o determinar o limitar su extensión”. (1994, pág. 10).

Ejemplo: Beneficios San Gabriel San Anthony School Supermercado Santo Tomás Restaurante El Gran Papá Financiera El Nuevo Mundo Tienda Talla Grande Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD Beneficio Financiera (El) Restaurante ( El) San Supermercado Tienda

II UNIDAD San Nuevo Gran Anthony Santo Talla

III UNIDAD Gabriel Mundo Papá School Tomás Grande

TOTAL DE UNIDADES 3 3 3 3 3 3

Nombres de instituciones formados por palabras separadas por guiones Cuando una parte del nombre de una institución está formado por palabras separadas por un guión, ambas se consideran una sola unidad, porque separadas no tienen significado. Ejemplo: Radio-Servicio de Localización al Instante Bicicletas Super.Pro Loco-Motoras S.A. Mega-Bloks S.A. Cpmcre-Tec S.A. Granja Roble-Alto S.A. Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD Bicicletas Concre-Tec Granja Loco-Motoras Mega-Bloks

II UNIDAD Super-Pro S. Roble-Alto S. S.

III UNIDAD

IV UNIDAD

A. S. A. A.

A.

TOTAL DE UNIDADES 2 3 4 3 3

Nombres de instituciones con números arábicos y romanos Los números en el nombre de una institución se consideran unidades de archivo y se mantienen en el mismo lugar deonde aparecen. Se consideran como si estuvieran escritos en letras.

Ejemplo: Boutique 500 Jeans Shop Siglo XXI Librería Escuela 15 de Setiembre 2 X 1 Pizza Disco Móvil 2001 S.A. Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma: I UNIDAD

II UNIDAD

III UNIDAD

Boutique

500

Jeans

IV UNIDAD Shop

V UNIDAD

Disco

Movil

2001

S.

2 (X)

1

Pizza

3

Escuela

15 (de)

Setiembre

3

Siglo

XXI

Librería

3

A.

TOTAL DE UNIDADES 4 5

Nombres iguales de empresas Cuando todas las unidades que forma el nombre de una institución son idénticas, entonces, se usará el número de cédula Jurídica o la dirección para establecer el orden en que deben aparecer. Los números de la cédula jurídica y las direcciones no se consideran unidades de archivo. Número de cedula jurídica: Al considerar el número de cédula como elemento para determinar el orden de ubicación de un nombre, se recomienda establecer la clasificación en forma ascendente a partir del primer número de cédula. Ejemplo: Boutique 500 Jeans Shop, Cedula Jurídica 3-101-339842 Boutique 500 Jeans Shop, Cedula Jurídica 3-101-789364 Boutique 500 Jeans Shop, Cedula Jurídica 3-101-234798 Los nombres quedan ordenados correctamente de la siguiente manera. I UNIDAD

II UNIDAD

Boutique Boutique Boutique

Shop

NÚMERO DE CÉDULA JURIDICA 3-101-234798

TOTAL DE UNIDADE 4

Jeans

Shop

3-101-339842

4

Jeans

Shop

3-101-789364

4

IV UNIDAD

500

III UNIDAD Jeans

500 500

Dirección: Cuando se debe ordenar a partir de la dirección de una Institución, el nombre geográfico ordenado alfabéticamente determina el orden, partiendo de lo General a lo particular. 1.

Nombre del país.

2.

Nombre de la Provincia

3.

Nombre del Cantón.

4.

Nombre del Distrito.

5.

Nombre del Pueblo.

6.

Nombre del Barrio.

7.

Calle o Avenida

Ejemplo: 2 X 1 Pizza, Panamá, Cuidad de Panamá, San Miguel 2 X 1 Pizza, México, Sonora, Hermosillo 2 X 1 Pizza, Costa Rica, Guanacaste, Santa Cruz Los nombres quedan ordenados correctamente de la siguiente manera.

I 2 (X) 2 (X)

II 1 1

III Pizza Pizza

DIRECCIÓN Costa Rica, Guanacaste, Santa Cruz México, Sonora, Hermosillo

2 (X)

1

Pizza

Panamá, Cuidad de Panamá, San Miguel

TOTAL DE UNIDADES

3 3 3