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• ALFREDO MARIANO VILLEGAS ORIHUELA

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INTERESADOS 1. Un proyecto se considera exitoso si alcanza sus objetivos y logra o supera las expectativas de los interesados. ¿Quién de los siguientes no es un interesado del proyecto? Seleccione una: a. La competencia que aspira al mismo proyecto b. El cliente que define sus necesidades y requisitos del proyecto c. El equipo de proyecto que realizará las actividades del proyecto d. El Project manager, como responsable de ejecutar el proyecto Retroalimentación Ya que, aunque la competencia es afectada por la adjudicación del proyecto a otra compañía no tiene influencia sobre el proyecto –podría darse el caso de que, durante la ejecución, se les contrate una parte del trabajo, pasando a ser proveedores y entonces sí serían una parte interesada 2. Eres el director del proyecto de desarrollo de una nueva evaluación por competencias en tu hospital. Para lograr el éxito del hospital, deben participar activamente todos los departamentos y secciones del hospital. Con el objetivo de gestionar adecuadamente los muchos intereses que confluyen en este proyecto, deberás realizar las siguientes actividades excepto Seleccione una: a. recoger todas las especificaciones de los interesados relevantes en el proyecto b. clarificar y solucionar los problemas de forma pro-activa c. abordar inquietudes y preocupaciones que tengan sobre el impacto del proyecto en su trabajo d. implicar a los interesados en los momentos oportunos del ciclo de vida del proyecto Retroalimentación No siempre se puede recoger todas y cada una de las especificaciones de los interesados del proyecto por muy relevantes que sean. Puede haber especificaciones que sean incompatibles o que pongan en peligro el cumplimiento de los objetivos del proyecto. 3. Eres el director del proyecto de diseño e implantación de una comunidad de práctica en una multinacional con varias oficinas en una decena de países situados en 3 continentes. Este proyecto forma parte de un programa más amplio que busca implantar la tan ansiada gestión del conocimiento en la empresa. Los interesados de proyecto son numerosísimos. vas a comenzar el proceso de identificar los interesados para poder completar así el registro de interesados. Para ello, revisarás toda la información siguiente menos una ¿Cuál?

Seleccione una: a. acta de constitución b. requerimientos de comunicación c. documentos de adquisiciones d. activos de los procesos de la organización Retroalimentación Las entradas son el acta de constitución, los documentos de adquisiciones, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización. Los requerimientos de comunicación serán una salida del proceso de planificar la gestión de las comunicaciones que deberá tener en cuenta a su vez el plan de gestión de interesados. 4. Eres el director del proyecto de diseño e implantación de una comunidad de práctica en una multinacional con tres continentes y con varias oficinas en una decena de países. Este proyecto forma parte de un programa más amplio que busca implantar la tan ansiada gestión del conocimiento en la empresa. Habéis acabado de planificar cómo vais a gestionar los interesados de proyecto documentándolo en el plan de gestión de interesados que contendrá todo EXCEPTO Seleccione una: a. la persona responsable de enviarles información delicada y confidencial b. las interrelaciones entre interesados y potenciales solapamientos de intereses c. los requisitos de comunicación de los interesados durante la fase actual del proyecto d. la razón por la que se les envía la información y el impacto esperado en su implicación en el proyecto Retroalimentación Será el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto el que recoja, si procede, la persona responsable de enviarles información delicada y confidencial. 5. Eres el Project manager para el lanzamiento de un nuevo modelo de coche eléctrico. Tras elaborar el registro de interesados descubres un problema. Buena parte de los interesados no tienen asociadas sus necesidades y expectativas respecto al proyecto. Y ves que no está claro su interés e impacto en el proyecto. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer? Seleccione una: a. Aplicar el análisis de producto para resolver los inconvenientes producidos b. Revisar la estructura de desglose del trabajo. c. Revisar el registro de interesados y actualizarlo correctamente

d. Elaborar una matriz de probabilidad-impacto para clasificar los errores. Retroalimentación Ya que lo que aparentemente no se hizo bien y habrá que revisar es la recogida de forma sistemática y el análisis de la información sobre las partes interesadas. 6. Eduardo dirige un proyecto cuyo objetivo es elaborar una tablet destinada a público infantil. Está en una fase crítica del proyecto, muy próxima al cierre de una fase. Está preparando la reunión en la que se presentará al comité de dirección los resultados para que tome la decisión de pasar a la fase de prototipo. Cuando te reúnes con el director financiero, observas que lejos de apoyar el proyecto lo ve como una amenaza para la unidad de negocio de la que depende y te echa en cara que no le hayas informado antes del avance y las decisiones que afectaban al coste de fabricación previsto. ¿Qué es lo que ha podido fallar? Seleccione una: a. el alcance del proyecto no estaba claro b. el plan de gestión de interesados no se hizo bien c. el control de costes fue deficiente d. no falló nada, es director financiero es libre de tener su opinión al respecto Retroalimentación La respuesta correcta es la b). La estrategia de gestión de este interesado (recogida en el plan de gestión de interesados) fue inadecuada ya que no se recogieron las necesidades y expectativas de un interesado, aparentemente relevante como es el director financiero o si se recogieron, no se evaluó su interés y posición respecto al proyecto o, si sí hizo, luego no se gestionó adecuadamente durante la ejecución del proyecto. 7. Tu compañía acaba de adquirir una empresa con el objetivo de entrar en el mercado asiático. Los procesos, procedimientos y sistemas son bien diferentes debido a las diferencias culturales, económicas y organizativas entre ambas empresas. Eres el director del proyecto y lleváis ya casi ocho meses en la fase de integración de ambas organizaciones, pero esto no parece que vaya a acabar nunca. Personas que pensabais que apoyaban el proyecto están haciendo todo lo posible por qué no avance, personas que pensabais que eran neutras están poniendo continuas pegas, haciéndote la vida imposible. ¿Qué es lo debieras haber hecho mejor? Seleccione una: a. haber estado atento a las métricas de desempeño del trabajo b. haber delegado la gestión de interesados en el patrocinador c. nada, es un proyecto complejo y debes tener la paciencia necesaria d. haber recogido todos los requisitos de los interesados

Retroalimentación El control de la implicación de los interesados exige tener indicadores que te permitan saber si todo el mundo está alineado y detectar a tiempo problemas para afrontarlos. De las respuestas posibles la única que aborda este tema es la que habla de métricas de desempeño del trabajo como indicadores de que algo falla. No tienes porqué recoger todos los requisitos de todos los interesados. 8. El proyecto que diriges es el de restauración de las fachadas de un conjunto de edificios históricos. Es un proyecto con cierta contestación social y en el que la comunicación proactiva y la gestión de intereses que confluyen es clave. En este momento estás informando del desempeño a los representantes de los partidos del ayuntamiento. ¿Qué técnicas o herramientas NO utilizarás? Seleccione una: a. métodos de comunicación b. habilidades directivas c. habilidades interpersonales d. análisis de los interesados Retroalimentación Estás gestionando a los interesados luego tendrás que utilizar los métodos de comunicación más apropiados, habilidades interpersonales y habilidades directivas. El análisis de los interesados es una técnica o herramienta de otros procesos como el de identificar a los interesados. 9. Estás evaluando el impacto potencial y la relevancia de la larga lista de interesados que tienes en tu proyecto de nuevo centro de comunicaciones de una televisión regional. Estás analizando una matriz que agrupa a los interesados en función de su participación activa y su capacidad de efectuar cambios. ¿Cómo se llama esta matriz? Seleccione una: a. matriz de poder-interés b. matriz de poder-influencia c. matriz de influencia-impacto d. modelo de prominencia Retroalimentación Es una matriz que agrupa a los interesados en función de su participación activa (influencia) y su capacidad de efectuar cambios en el proyecto (impacto). 10. Eres el director de un proyecto que pretende, de momento con poco éxito, diseñar un producto que mejore la movilidad y autonomía de las personas con discapacidad

funcional. En cada reunión aparecen nuevos incidentes entre el equipo y entre los múltiples interesados de proyecto. Un incidente es todo menos Seleccione una: a. un asunto cuestionado sobre el que existe controversia en el proyecto b. deben recogerse en el registro de riesgos c. un asunto que sigue pendiente de resolver porque está analizándose d. es una salida del proceso de gestionar la participación de los interesados del proyecto Retroalimentación Los incidentes, puntos o asuntos cuestionados respecto a los cuales existe una controversia o que no se han resuelto y siguen siendo analizados, o respecto a los cuales existen posturas opuestas o desacuerdo, se recogen en el registro de incidentes que será una salida del proceso de gestionar la participación de los interesados. 11. Usted está utilizando una matriz poder-interés para clasificar a todas las personas y organizaciones identificadas en el registro de interesados. ¿Qué sería lo más recomendable para el uso de esa información? A. Qué esté disponible para todos los interesados B. Que sea información confidencial para la utilización del PM y los miembros claves de su equipo C. Que sea información pública, pero de acceso con clave y contraseña D. Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el deseado de cada interesado 12. Un proyecto que consiste en la implementación de un sistema de información para la generación de reportes automáticos, está enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no están de acuerdo con la forma en que se está tratando al personal de ese proyecto. ¿Quién es el principal responsable de gestionar la participación en el proyecto de ese grupo de ambientalistas? A. El Director del proyecto B. El Patrocinador C. Los empleados de la empresa D. Greenpeace 13. Te han encomendado la dirección integral para la construcción de un centro comercial. Este proyecto requiere una inversión estimada de $100 millones y se han identificado más de 80 interesados. ¿Durante qué fase del proyecto los interesados tendrán mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la comunidad? A. Inicio

B. Planificación C. Ejecución D. Cierre 14. En su proyecto ya han finalizado de identificar a todos los interesados agregando información sobre sus roles, áreas de conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. ¿Cuál debería ser el próximo paso? A. Clasificar a los interesados según su influencia, intereses y participación. B. Evaluar cómo podrían influir los interesados en el proyecto C. Monitorear el involucramiento de los interesados en el proyecto D. Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo de interesados COMUNICACIONES 15. Eres el director del proyecto de peatonalización del centro histórico de una ciudad y debes tener especial cuidado con los intereses que confluyen en el proyecto. Por eso dedicas mucho tiempo a comunicarte e interactuar con los interesados durante la ejecución del proyecto para tratar de lograr su implicación más adecuada y participación en las decisiones del proyecto en el momento oportuno ¿Cuál de las siguientes NO es una técnica o herramienta dentro del complejo proceso de gestión de la participación de los interesados? Seleccione una: a. los conocimientos y la formación técnica sobre el proyecto b. los métodos de comunicación c. las habilidades interpersonales d. las habilidades de comunicación Retroalimentación Las habilidades interpersonales, los métodos de comunicación y las habilidades de gestión son las tres técnicas y herramientas del proceso de Gestionar la participación de los interesados. 16. Existe una discrepancia sobre el alcance del contrato y sobre si una actividad debe incluirse o no en el proyecto. ¿Qué tipo de comunicación utilizarías con los interesados afectadas? Seleccione una: a. Formal escrita. b. Informal escrita

c. Formal verbal. d. Informal verbal. Retroalimentación Todas las relaciones relativas al contrato y posibles problemas deben quedar reflejadas formalmente por escrito por lo que será el tipo de comunicación que se utilizará. 17. Eres el director de sistemas de una empresa de telefonía. Vas a proceder a implantar un nuevo sistema de gestión de clientes que os permitirá una recogida y análisis de datos de los usuarios más rápido y cómodo. El patrocinador te solicita un informe sobre el valor ganado del proyecto. Tú le darás Seleccione una: a. un informe que integre indicadores de alcance, tiempo y coste para valorar el desempeño del proyecto b. una descripción de dónde está el proyecto en relación a la línea de base del desempeño c. un informe que predice cuándo y a qué coste se va a concluir el proyecto d. un análisis de la evolución de los indicadores de desempeño para ver si éste está mejorando o empeorando Retroalimentación El informe sobre el valor ganado del proyecto es un informe que integra indicadores de alcance, tiempo y coste para valorar el desempeño del proyecto. 18. Diriges un proyecto que pretende implantar un innovador sistema de gestión del conocimiento e incentivar la innovación desde la base de la organización. El proyecto implica herramientas, procesos, formación y proyectos de cambio cultural y organizativo. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es clave. Dentro de este contexto, la comunicación no verbal Seleccione una: a. es muy relevante ya que lleva buena parte del mensaje b. es poco relevante ya que lo importante es lo que dices c. solamente es relevante a la hora de negociar contratos d. es relevante para ponerte en el lugar del otro Retroalimentación La comunicación no verbal lleva un porcentaje muy alto del mensaje.

19. ¿Cuáles de los siguientes factores es menos relevante a la hora de decidir qué tecnología de información vas a utilizar para tu proyecto de integración de los sistemas de comunicación entre las diferentes sedes de tu organización? Seleccione una: a. la urgencia de la necesidad de la información b. la ubicación de los miembros del equipo c. el organigrama de la organización d. la duración del proyecto Retroalimentación Los factores más importantes -el organigrama de la organización no tiene porqué reflejar el organigrama y roles y responsabilidades del proyecto concreto- son los indicados en las respuestas 1, 2 y 4 así como la disponibilidad de la tecnología o el entorno del proyecto. 20. Eres el responsable de un proyecto cuyo objetivo es desarrollar una nueva vacuna contra el cáncer que revolucionará el tratamiento de este tipo de enfermedades. Al inicio preparasteis una intranet en la que tú y las personas autorizadas incorporarías toda la documentación relevante del proyecto. Estás en una fase crítica de pruebas cuando el departamento encargado del diseño del equipamiento te informa que va con retraso puesto que nadie le informó de que los ensayos previos estaban listos. Tu respondes que todo estaba disponible en la intranet del proyecto ¿Qué pudo fallar? Seleccione una: a. la tecnología de comunicación b. el modelo de comunicación c. el método de comunicación d. el sistema de gestión de la información Retroalimentación La respuesta correcta es la c). El método de comunicación utilizado es tipo pull/tirar. En él que se coloca la información en un lugar accesible para todos los miembros del equipo. Tiene la ventaja de poner a disposición de un número importante de personas toda la información. Pero tiene como desventaja que no garantiza que los destinatarios accedan a ella. Los modelos tienen más que ver con la adecuada codificación y decodificación para evitar ruidos. Y los sistemas de gestión de la información son herramientas y aplicaciones que dan soporte al resto. 21. Diriges un proyecto que pretende implantar un innovador sistema de gestión del conocimiento e incentivar la innovación desde la base de la organización. El proyecto implica herramientas, procesos, formación y proyectos de cambio cultural y organizativo.

Tienes contabilizados 15 interesados. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es clave. ¿Cuál será el número de canales de comunicación posibles? Seleccione una: a. 12 b. 210 c. 105 d. 140 Retroalimentación Los canales de comunicación se calculan como n(n-1)/2, esto es, 15(15-1)/2= 15x14/2=105. 22. El proyecto está en marcha y tú estás recopilando información y distribuyéndola para dar a conocer a los interesados el estado de avance y pronósticos del coste y plazo final. ¿En qué proceso estás? Seleccione una: a. Distribuir información b. Gestionar las comunicaciones del proyecto c. Gestionar la participación de los interesados d. Dirigir y gestionar los trabajos del proyecto 23. Necesitas buscar correspondencia e informes anteriores del proyecto y el acta de la reunión en la que se trató un riesgo que ahora te preocupa. ¿Dónde los podrás encontrar? Seleccione una: a. en la actualización de los activos de los procesos de la organización b. en los informes del proyecto c. en los documentos del proyecto d. en documentación sobre lecciones aprendidas Retroalimentación Los registros del proyecto -que están dentro de las actualizaciones de los activos de los procesos de la organización- son el documento concreto donde buscar correspondencia, memorandums e informes anteriores del proyecto, así como el acta de la reunión. 24. Trabajas en un proyecto en el que ya hay 8 interesados. Debido a la incorporación de varios miembros del equipo y proveedores, el número total de interesados sube a 12. ¿Cuántos nuevos canales de comunicación habrá?

Seleccione una: a. 38 b. 48 c. 40 d. 60 Retroalimentación la respuesta correcta es la a). Si hay 12 interesados, el número de canales de comunicación serán n(n-1)/2= 12(12-1)/2= 12*11/2=66. Antes había 8x7/2= 28. Por lo tanto, habrá 66-28= 38 nuevos canales de comunicación. 25. Usted ha planificado con los miembros de su equipo las Olimpiadas en su ciudad y cuenta con total apoyo de las autoridades gubernamentales. Durante la fase de ejecución del proyecto ingresan nuevos miembros a su equipo y empiezan a atravesar por varios conflictos que están poniendo en riesgo el éxito del proyecto. ¿Qué es lo mejor que podría hacer? A. Mantener comprometidos a los miembros del equipo que realizaron la planificación para que ellos sean quienes completen el proyecto durante la ejecución B. Retener información a los nuevos miembros del equipo hasta no estar completamente seguro que no va a equivocarse C. No considerar nuevas ideas innovadoras de los miembros del equipo, si no fueron consideradas esas ideas en la etapa previa de planificación D. Mantener a todos los interesados informados, especialmente cuando el cumplimiento de compromisos está en riesgo 26. En un proyecto de elaboración de teclados virtuales para computadoras te acaban de nombrar como director de proyecto. Mientras revisas el estado actual del proyecto descubres que un miembro del equipo no está respetando las normas de calidad establecidas por la compañía para el armado de teclados. ¿Cuál es la mejor forma de comunicarte con esta persona para solucionar el problema? A. Formal escrita B. Informal verbal C. Formal verbal D. Informal escrita 27. Frases tales como "estás loco, eso nunca lo hemos realizado antes" o "eso va a ser carísimo" o "ni lo sueñes, es imposible de realizar", son ejemplos de: A. Comunicación interactiva

B. Retroalimentación C. Generadores de conflicto D. Ruidos o bloqueadores 28. Eres el director del proyecto para la remodelación de una escuela rural. Para lograr un proyecto exitoso será muy importante tener una comunicación fluida con el Cliente (directora de la escuela). ¿Por qué será tan importante una buena comunicación entre estos interesados? A. La Directora completará una encuesta de satisfacción sobre el desempeño del trabajo del director del proyecto B. La Directora no comprende la terminología moderna de gestión de proyectos, por lo que deberá ser educada C. A pesar que el alcance del proyecto está detallado en el contrato, la comunicación entre los interesados facilitará la comprensión de los objetivos D. Se evitarán los ruidos de la comunicación entre receptor y emisor