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“UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN”

Facultad de Ciencias Económicas, Contables y Financieras Escuela Académica Profesional de Ciencias Contables

ASIGNATURA: AUDITORIA OPERATIVA DOCENTE: MG. CASTRO BURGOS, PEDRO GUSTAVO CICLO: VII – B TEMA: AUDITORIA OPERATIVA EN EL AREA DE COMPRAS DE MOLITALIA S.A.

INTEGRANTES: ESCOBAR ATUSPARIA, Julia Cristina MEZA CORCINO, Sandra JULCA MELGAREJO, Arnold CHAVEZ PAREDES, Josué

HUACHO – PERÚ 2019 1 | 28 Auditoria Operativa

INDICE INTRODUCCIÓN MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS DE LA EMPRESA MOLITALIA OBJETIVOS DE LA AUDITORA PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MOLITALIA 1. 2. 3. 4.

Objetivo……………………………………………………………………………………9 Alcance…………………………………………………………………………………….10 Definiciones……………………………………………………………………………….10 Responsabilidad………………………………………………………………………….11 4.1 solicitantes varios……………………………………………………………………12 4.2 panificadores…………………………………………………………………………13 4.3 compradores………………………………………………………………………….14 4.4 jefe de compras………………………………………………………………………15 4.5 jefatura y gerencia…………………………………………………………………...15 4.6 almacén……………………………………………………………………………….15 4.7 Planta de produccion ………………………………………………………………16 4.8 Marketing………………………………………………………………………………16 4.9 Desarrollo……………………………………………………………………………..16 4.10 Calidad ……………………………………………………………………………17 4.11 Seguridad…………………………………………………………………………17 4.12 RR.HH……………………………………………………………………………..17 4.13 Mantenimiento …………………………………………………………………..17 4.14 Mesa de parte…………………………………………………………………….18 4.15 Contabilidad………………………………………………………………………18 4.16 Tesoreria………………………………………………………………………….18 5. Disposiciones especificas………………………………………………………………18 5.1 de los requerimiento ……………………………………………………………….18 5.1.1 horarios de atención……………………………………………………….18 5.1.2 fechas de entrega…………………………………………………………..18 5.1.3 tipos de requerimiento que puede solicitar al área de compras…..19 5.1.4 informacion mínima requerida para cotizar …………………………..20 5.2 de la generación de la OC…………………………………………………………20 5.2.1 proceso de generación oc……………………………………………….20 5.2.2 tiempo de generación de oc…………………………………………….21 5.2.3 selección de proveedores……………………………………………….21 5.2.4 generacion de contratos ………………………………………………..22 5.2.5 generacion de convenios ………………………………………………..23 5.3 de las liberaciones………………………………………………………………..24 5.3.1 liberacion de la solicitud de pedido…………………………………..24 5.3.2 liberacion de la orden de compra…………………………………….24 5.3.3 liberacion de la hoja de entrega de servicio ……………………….24

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5.4 de la entrega del material…………………………………………………………..24 5.4.1 programacion de entrega………………………………………………….24 5.4.2 programaciono de entregas en lima de compras importantes……..25 5.4.3 programacion de entregas en provincias………………………………25 5.4.4 programacion de adelnatis y retrasos en la entrega…………………25 5.4.5 tolerancia en la cantidad de entrega del material ……………………25 5.5 de la conformidad de un servicio ………………………………………………..25 5.6 el reclamo a proveedores………………………………………………………….26 5.7 de la aprobación de los artes, prototipos y elaboración de las fichas técnicas………………………………………………………………………………26 5.8 del pago a proveedores…………………………………………………………..26 5.9 de las auditoras ……………………………………………………………………27 5.10 de la recepción de facturas …………………………………………………27 5.11 del desarrollo de proveedores y productores ……………………………28

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INTRODUCCIÓN La auditoría operativa en el área de compras, se requiere de un auditor confiable, que evalúe y examine el control interno que se da en todo el procedimiento de compras, teniendo como datos todo los elementos y miembros que están vinculados al área de compras. Debemos tener en cuenta sus funciones que se requiere para obtener un buen seguimiento de los procesos de las compras de materias primas e insumos paras la empresa. El procedimiento de compras ayudará al control interno de la auditoría que se va realizar, garantizando eficiencia en costos, contabilidad y transparencia en el área de compras.

}

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MISION Ser una empresa multinacional especializada en la industria alimenticia, reconocida por su alta productividad y fuerte cultura, propia de una empresa familiar, manteniendo liderazgo en el mercado nacional

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VISION Desarrollar el espíritu empresarial creando actividades productivas, en el ámbito alimenticio, dentro del marco de una cultura familiar que trascienda de generación en generación. Satisfacer netamente a nuestros clientes y consumidores, impulsando el crecimiento de nuestra empresa

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OBJETIVO DE LA EMPRESA MOLITALIA En Molitalia hacemos negocios teniendo en cuenta que somos responsables del bienestar de nuestra comunidad, por eso nuestras acciones están guiadas por los siguientes objetivos: a. Objetivos generales Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son: 

ser el líder del mercado.



incrementar las ventas.



generar mayores utilidades.



obtener una mayor rentabilidad.



lograr una mayor participación en el mercado.



ser una marca líder en el mercado.



ser una marca reconocida por su variedad de diseños.



aumentar los activos.



sobrevivir.



crecer.

b. Objetivos específicos  Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son:  aumentar las ventas mensuales en un 20%.  obtener una rentabilidad anual del 25%.  lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre.  producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión.  elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes.  vender 10 000 productos al finalizar el primer año.

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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA EN COMPRAS Dentro de la ejecución del proceso de auditoría de compras, se busca resaltar dentro de los objetivos principales los que se mencionan a continuación. 

Proveer información profesional, que le permita a la empresa saber del resultado de la eficiencia de las políticas y procedimientos del procesode compras y así poder tener una opinión experimentada e Independiente.



Proveer una opinión Independiente acerca de la ética, eficiencia yefectividad respecto al debido uso de los recursos de la compañía en el proceso de compras.



Detectar posibles actividades no éticas o fraudulentas, y mitigar suposible impacto en un futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar los procedimientos y políticas implementadas por la compañía.



Proveer Información Independiente respecto a la Ética y Eficiencia del personal que integra el proceso de compras de la compañía.



Oportunidades de reducción en costos en el proceso de adquisiciones.

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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MOLITALIA S.A. 1. OBJETIVOS Sistematizar las actividades correspondientes al abastecimiento de los productos y servicios locales e importados necesarios para la continuidad de la operación de Molitalia S.A. garantizando eficacia en costos, confiabilidad

transparencia en la

gestión de compras.

2. ALCANCE 

ESTE PROCEDIMIENTO ES APLICADO L ABASTECIMIENTO: Insumos y materiales directos para producción: materia prima, insumos, empaques y embalajes.



MATERIALES

INDIRECTOS:

misceláneos,

Trade

Marketing,

maquinarias, activos fijos y materiales de mantenimiento. 

PRODUCTOS TERMINADOS: productos elaborados por Carozzi (Intercompany) o empresas terceras listos para su distribución (conservas, frunas, chupetes, etc.).



Servicios: transporte, inspecciones, etiquetados, maquila de productos, etc.

3. DEFINICIONES  ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIOS: documento emitido por el usuario y autorizado por su jefe para aceptar un servicio, detallando su fecha de finalización, proveedor, orden de compra, hoja de entrada y el informe de la conformidad. Los fletes o cualquier otro servicio que tenga una guía de transporte no requiera esta acta.  COTIZACION: documento en PDF o correo electrónico que contenga la cotización del proveedor. Este documento como mínimo debe detallar precio,

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condición de pago, descripción del material, vigencia de la oferta, lugar de entrega y fecha de despacho. 

CUADRO COMPARATIVO: documento en Excel que analiza las alternativas cotizadas de forma cuantitativa y cualitativa.



FORMATO DE PROVEEDOR PREFERIDO: documento en PDF firmado por el jefe del área usuaria y el jefe de compras, que sustenta por que se selecciona a un proveedor a pesar de no contar con un comparativo o ser ganador.



INDICADOR DE URGENCIA: determina la urgencia de un requerimiento y que el solicitante de adicionar al a realizar la solicitud de pedido en SAP.  urgencia por riesgo de personal  Urgente por perdida de venta/parada planta  Urgente por riesgo calidad  Compra de rutina



LICITACION: proceso de concurso por el cual el comprador recibe propuestas económicas de los proveedores invitados a participar cumpliendo las especificaciones técnicas

requeridas, para luego realizar un análisis

cuantitativo y cualitativo seleccionando al proveedor que tenga mayor calificación en el cuadro comparativo. 

PRODUCTOS CORPORATIVOS: aquellos que se coordinan en conjunto con el equipo de materia prima de Carozzi, consolidando volúmenes y licitando de forma conjunta.



PRODUCTOS DE CAMPAÑA: productos que se adquieren de acuerdo a la temporada de abundancia o disponibilidad del mercado. Dentro de esta categoría se encuentran: conservas de frutas, pescados y panetones.



PRODUCTOS

INTERCOMPANY:

Insumos

de

Molitalia

S.A.

compra

directamente a Carozzi. 

RESERVA: documento generado e

SAP en la transacción para solicitar

materiales del almacén que no estén formulados en la receta de materiales y que se imputan a un centro de costos y cuenta mayor. 

REPOSICION AUTOMATICA: proceso que permite generar solicitudes de pedido automático para que los compradores repongan el stock. La habilitación

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para que un material tenga MRP debe ser acordada entre el jefe del usuario y el jefe de compras. 

REPORTE DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Reporte obtenido de SAP con la transacción ME6H, que detalla el nivel de servicio brindado por el proveedor. Los puntos de evaluación que considera son:  Cumplimiento de plazos de entrega.  Cumplimiento de cantidades.  Cumplimiento de normas de envío y seguridad.  Cumplimiento de normas de calidad.



TABLA DE LEAD TIME: Detalla los tiempos de entrega por cada categoría de compra, incluyendo el tiempo de generación de OC, su liberación; así como el tiempo de ingreso de almacén y liberación de calidad del material.

4. RESPONSABILIDADES. 4.1. 

SOLICITANTES VARIOS.

Los colaboradores de Molitalia S.A. cuando requieran un material deben solicitarlo a través de UNA RESERVA al almacén generándola en SAP con la MB21.



Los requerimientos deben hacerse teniendo en cuenta la Tabla de Lead Time de Compras.



En caso el almacén, no cuente con stock y el material no tenga una reposición automática o una OC anual, debe contactar a compras en cualquiera de estas formas según sea el caso:

Caso

(1) Materiales de consumo frecuente

Tipos de Requerimiento

Permite almacenar

Con solicitud de pedido manual

SI

Con solicitud de pedido automático

SI

El sistema genera solicitud

Requiere aprobación

SI

NO

SI

SI

SI

NO

Debe tener código SAP

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(2) Material que se compra por única vez

(3) Material que se compra por primera vez y urgente



Con Formato de Consumo Directo

NO

NO

NO

SI

Si el solicitante, desea que sus solicitudes sean automáticas, debe coordinar con su jefatura directa y la de Compras según el punto 5.1. de este procedimiento.



Es responsabilidad del solicitante, tramitar la liberación de la solicitud del pedido en SAP o la autorización vía correo electrónico de su jefe inmediato del Formato de Consumo Directo.



De continuar vigente el requerimiento, debe crearse una nueva solicitud, ya que SAP eliminará automáticamente las solicitudes con más de 2 meses de antigüedad.



Los responsables para realizar las solicitudes de pedido son:

Área

Responsable

Almacén Insumos

Jefe de Almacén Insumos

Almacén PT

Supervisor Central Almacén

Almacén Provincias

Jefe de Almacenes PT Provincias

Calidad

Supervisores o Jefes de Calidad

Contabilidad

Asistente de Contabilidad

Desarrollo

Ingenieros de desarrollo

Finanzas-Tesorería

Jefe de Tesorería

Food Service

Supervisor de Visibilidad

Mantenimiento

Planificadores de Mantenimiento

Marketing

Jefe de Administrativo de Marketing

Plantas

Planificadores de Mantenimiento

Trade Marketing

Supervisor de Visibilidad

RRHH

Secretaria RRHH

Seguridad y SSGG

Planificadores de Mantenimiento

Sistemas – TI

Técnicos de Soporte

Insumos Plantas

Planificadores de Materiales

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Insumos Hawas

Planificadores de la Demanda

Gerencia Olivos

Secretaria Operaciones

Gerencia Venezuela

Asistente de Gerencia



En caso se requiera únicamente información de mercado o investigación de precios, el solicitante debe enviar a compras el Formato de Cotización, ya que no es una compra en firme.

4.2.

PLANIFICADORES

Los planificadores deben estimar las cantidades a producir o comprar, generar las solicitudes de pedido en SAP y mantener los parámetros de planificación actualizados en SAP, según la siguiente distribución: Tipo de Materiales

Descripción

Responsable de la Planificación

ROH, LEER, VERP

Materia Prima, envases, embalaje

Planificadores de Materiales.

ERSA

Piezas de recambio

Jefe de Compras

HAWA

Productos terminados que se compran para vender en el mismo estado.

Planificadores de la Demanda.

FERT

Productos fabricados por Molitalia S.A.

Planificadores de Producción.

HIBE

Materiales Generales (EPPs, Uniforme, Limpieza, Economato, etc)

Jefe de Almacén de Insumos.

WERB

Medios de Publicidad, varios de trade marketing o marketing

Jefe Administrat. de Marketing y Supervisor de Visibilidad.

Asimismo, deben realizar la liberación de las solicitudes o en su defecto hacer el seguimiento a la liberación para que pueda iniciarse la compra. a. Planificadores de la Demanda  Responsables de generar las solicitudes de pedido de los productos HAWA. 13 | 28 Auditoria Operativa

 Asimismo, deben informar a nivel de Producto Terminado las estimaciones de venta cargando los móviles de al menos los cuatro próximos meses. b. Planificadores de Materiales  Responsables de explosionar las estimaciones de Planificación de la Demanda, generando solicitudes de pedido en SAP con la cantidad de insumos a comprar.  Asimismo, pueden solicitar a los compradores vía email postergaciones de entrega de las OC, en función al programa de producción y al espacio de almacén con 1 semana de anticipación; y adelantos según la urgencia. c. Planificadores de la Producción.  Responsables de la planificación de los productos a fabricar en Molitalia y de elaborar el programa de producción. d. Planificadores de Mantenimiento.  Responsables de la generación de solicitudes de repuestos, seguridad, proyectos y servicios generales.

4.3. 

COMPRADORES

Son los responsables de cumplir con la Matriz de Metodología de Compra para generar la orden de compra garantizando eficiencia en costos, transparencia y la continuidad de la operación de Molitalia S.A.



Deben convertir las solicitudes de pedido en OC en un plazo máximo de 7 días a menos que por la naturaleza del producto y del mercado no sea conveniente enviar la compra dentro de ese periodo de tiempo.



Para el caso de los compradores de importación, adicionalmente son responsables del costeo del producto incluyendo los gastos de importación y aduana.



Deben homologar proveedores y desarrollar productos alternativos.



Asimismo, deben revalidar la vida útil y buscar opciones de venta para los insumos con obsolescencia.



Deben mantener carpetas compartidas con las fichas técnicas de los materiales que no gestiona desarrollo.

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

Para el caso de las OC que requieran un pago anticipado, el comprador debe gestionarlo en SAP y en coordinación con el área contable y tesorería. Asimismo, debe realizar el seguimiento su compensación.



Finalmente, deben coordinar la reposición dentro del mes en curso de los materiales bloqueados.

4.4.

JEFE DE COMPRAS



Responsable del cumplimiento de este procedimiento.



Genera en SAP las compras con contrato marco.



Generará los indicadores de evaluación de desempeño de los compradores trimestralmente.



Mantendrá actualizados los parámetros de planificación de los repuestos de mantenimiento, previa validación del jefe de mantenimiento.

4.5.

JEFATURAS Y GERENCIAS.

Las jefaturas y gerencias son responsables de la efectiva aplicación de este procedimiento. Asimismo, deben liberar las solicitudes de pedido, las OC y las Hojas de entrada de servicio en un plazo no mayor a 48 horas, a menos que haya una observación en la OC.

4.6. 

ALMACÉN

Son los responsables de generar las solicitudes de pedido de Materiales Generales según la necesidad de reposición de la bodega.



Asimismo, deben coordinar con el proveedor los ingresos a almacén de acuerdo a las existencias utilizando las OC anuales.



Deben atender al proveedor según la cita pactada, con una tolerancia de 30minutos a máximo 1 hora.



Deben realizar el ingreso del stock a SAP durante el día de la entrega registrando correctamente el número de guía de remisión. 15 | 28

Auditoria Operativa



El jefe de almacén deberá eliminar las reservas con antigüedad mayor o igual a 1 año; o aquellas que ya no sean requeridas por el usuario.



De requerir algún Material General deben hacerlo a través de una reserva en SAP a almacén.

4.7. 

PLANTAS DE PRODUCCIÓN.

De requerir algún Material General deben hacerlo a través de una reserva en SAP a almacén.

4.8.

MARKETING.



Debe validar y aprobar el matchprint de ser el caso.



Responsable de validar el material en la prueba en máquina o prueba industrial.



Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido realizado a su solicitud.



Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas promocionales y enviarla al comprador de la categoría.



De requerir algún Material General deben hacerlo a través de una reserva en SAP a almacén.

4.9. 

DESARROLLO.

Son los responsables de mantener las fichas técnicas actualizadas, así como de la aprobación de los artes y prototipos.



Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido realizado a su solicitud.



Es responsable de validar y aprobar productos y/o proveedores alternativos en coordinación con el área de compras.



Son los responsables de informar los proyectos de reingeniería o lanzamiento a las áreas de planificación de la demanda, planificación de materiales y compras con al menos 60 días de anticipación.

4.10. CALIDAD. 16 | 28 Auditoria Operativa



Son los responsables de inspeccionar las instalaciones de los proveedores según el Programa Anual de Auditoría, para certificación externa, elaborando la lista de proveedores aprobados para compra.



Deben validar y autorizar el ingreso del stock al almacén de disponibles en un plazo máximo de 48 horas, calificando al proveedor en SAP.

4.11. SEGURIDAD 

Responsables de determinar las fichas técnicas a utilizar para los EPPs (Elementos de Protección Personal) y los materiales necesarios para mantener los niveles de seguridad de la planta y equipos.

4.12. RRHH 

Responsables de enviar los listados de personal que ingresarán a laborar, con 21 días de anticipación al almacén para que pueda reponer el stock.



De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme, Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de una reserva en SAP a almacén.

4.13. MANTENIMIENTO El jefe de mantenimiento debe: 

Enviar al cierre de cada trimestre, el listado de los materiales obsoletos con un plan de acción para liberación del almacén.



Validar el listado de materiales que tendrán MRP.



Enviar el forecast anual de mantenimiento de las plantas a nivel de material y enviarla a los planificadores para que tramiten las solicitudes de pedido.

4.14. MESA DE PARTES

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

Son los responsables de recibir la factura adjunta a la OC, guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio según corresponda; previa validación del documento en SAP



Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del documento en el Formato de Rechazo de Factura para que el proveedor pueda resolver las observaciones con los contactos correspondientes.

4.15. CONTABILIDAD Son los responsables de realizar el registro de facturas dentro de los 5 días de haber sido recibido el documento en mesa de partes.

4.16. TESORERÍA Son los responsables de realizar el pago al proveedor según la condición de pago de la OC.

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

5.1.

DE LOS REQUERIMIENTOS.

El primer paso de todo solicitante es haber validado el stock con el almacén, para definir si es necesario tramitar un requerimiento de compra nuevo. 5.1.1. Horarios de atención: Los solicitantes pueden enviar sus requerimientos de lunes a viernes antes de las 2pm. Las solicitudes luego de este horario comenzarán a ser trabajadas el día siguiente. Únicamente, son excepción de este horario los requerimientos urgentes. 5.1.2. Fechas de entrega: Deben considerar la tabla de lead times . De requerir una fecha anterior, se debe considerar la solicitud como un urgente, detallando el indicador de urgencia y alertar al comprador vía e-mail.

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5.1.3. Tipos de requerimientos que puede solicitar al área de compras.

Caso

Tipos de Permite Debe tener Requerimiento almacenar código SAP Con solicitud de pedido manual

(a) Materiales de consumo Con solicitud de frecuente pedido automático (b) Material que se compra por única vez Con Formato de Consumo (c) Material que Directo se compra por primera vez y urgente

El sistema Requiere genera aprobación solicitud

SI

SI

NO

SI

SI

SI

SI

NO

NO

NO

NO

SI

a) Solicitud de pedido manual: El usuario en cumplimiento de este procedimiento deberá generar la solicitud de pedido en la transacción SAP ME51N. Asimismo, según la estrategia de liberación asignada en SAP, los liberadores deben aprobar la solicitud en la transacción ME55. b) Solicitud

de

pedido

automática

(MRP):

Para

que

un

T001-

INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA POR CATEGORÍA material tenga este tipo de reposición, el jefe del solicitante debe indicar al jefe de compras:  Código SAP del material.  Consumo promedio mensual del material.  Frecuencia de consumo del material.  Stock de seguridad mínimo que requiere. Con esta información el jefe de compras configurará el material en SAP y ya no habrá necesidad de generar solicitudes manuales.

c) Formato de Consumo Directo: El solicitante debe enviar el formato Excel, vía correo electrónico al comprador con el historial de aprobación del jefe del usuario solicitante. 19 | 28 Auditoria Operativa

5.1.4. Información mínima requerida para cotizar o realizar una compra por primera vez, de un material que no cuente con ficha técnica.

Categoría de material

Especificaciones mínimas enviadas

Materias Primas e Insumos

-

Fichas Técnicas Cantidad Fecha de entrega en planta Solicitud de Pedido

Empaques, Embalajes (Displays, cajas, stickers)

-

Prototipos, artes aprobados en CD y/o fichas Técnicas Cantidad Fecha de entrega en planta

-

-

Misceláneos

Trigo

-

Productos Intercompany

-

Insumos Intercompany

-

Marca, Modelo y Descripción Cantidad Fecha de entrega en planta

Factura del Embarque Cuadro de Pedidos a Carozzi. Solicitud de Pedido

Maquinarias, activos fijos y materiales de mantenimiento.

-

Part Number y plano técnico. Marca, Modelo y Descripción Cantidad Fecha de entrega en planta Requerimiento de Inversión únicamente para Activos Fijos.

Productos Corporativos

-

Cuadro de Compras Corporativo. Contrato de Licitación.

Productos Terminados (HAWA)

-

Cuadro de Pedidos a Proveedor.

Productos de campaña

-

Fichas Técnicas Cantidad Fecha de entrega en planta

Servicios directos (Transporte, Inspecciones, etiquetados y maquila de prod.)

-

Fichas Técnicas Cantidad Fecha de ejecución Lugar de entrega

5.2.

DE LA GENERACIÓN DE LA OC.

5.2.1. Proceso de generación de OC: El comprador debe ejecutar diariamente la transacción ME5A para conocer el listado de solicitudes a trabajar. Luego debe utilizar la transacción ME21N para generar el pedido de compra y 20 | 28 Auditoria Operativa

adjuntar los sustentos correspondientes. En caso fuera una compra de importación, adicionalmente debe incluir los gastos de transporte internacional y aduanas. 5.2.2. Tiempo de generación de OC: El tiempo para convertirse una solped a OC es de 8 días calendario, los cuales se consideran desde la fecha de la liberación de la solicitud de pedido hasta el envío de la OC al proveedor. 5.2.3. Selección de proveedores: El proveedor será definido en función al tipo de compra, teniendo en cuenta la siguiente Matriz de Metodología de Compra. Para el caso de materias primas, envases y embalajes el proveedor además debe ser aprobado por las áreas de desarrollo y control de calidad.

MATRIZ DE METODOLOGÍA DE COMPRA Tipo de Compra

Selección de Proveedor por

Adjuntar en OC

Compras con reposición automática o compra frecuente y que tengan estabilidad en precios**

Licitación Anual y convenio

Número de Licitación o convenio

Trigos

Licitación por temporada

Factura de Embarque y /o contrato

Compras Intercompany

Proveedor Intercompany

Factura de Embarque y /o contrato

Compras de productos de campaña o HAWA.

Licitación Anual y contrato

Licitación o Factura Proforma

Compras spot o de productos con variabilidad en precios.

Matriz de Monto y Vigencia de Cotizaciones

Cuadro Comparativo y cotizaciones

Formato de Proveedor Preferido

Formato de proveedor preferido y cotización

1 sola cotización

Adjuntar cotización

1 sola cotización anual

Número de proveedor único y cotización

Compras con proveedor seleccionado por usuario y que no tenga comparativo o el comparativo no lo favorezca. Compras menores a S/. 500 soles y no recurrente. Compras a proveedor único, representante de marca o distribuidor exclusivo Compras de proyectos o de activos fijos.

Matriz de Monto y Vigencia de Cotizaciones Compras de Servicios

Compras urgentes o de regularización.

Cuadro Comparativo, cotizaciones y Requerimiento de Inversión firmado

Matriz de Monto y Vigencia de Cotizaciones

Cuadro Comparativo y cotizaciones. *Para consultoría es obligatorio un contrato.

Cotización del usuario

Cotización y correo autorizado por jefatura de usuario

21 | 28 Auditoria Operativa

MATRIZ DE COTIZACIONES POR VIGENCIA Y MONTO

Limite Inferior Límite Superior S/.0 S/.500 S/.500 S/.6,000 S/.6,000 S/.15,000 S/.15,000

S/.50,000

S/.50,000

Regla Mínima cotización cotizaciones cotizaciones

Validez año año año

cotizaciones

años

cotizaciones

años

5.2.4. Generación de Contratos: La generación de un contrato en Molitalia al menos debe considerar los siguientes puntos:  Principales cláusulas: Definiciones de los términos utilizados en la compra. Antecedentes de los participantes del contrato:  Objeto del contrato.  Términos y condiciones de la entrega del producto o servicio.  Obligaciones de las partes.  Precio y vigencia del contrato.  Confidencialidad.  Titularidad de las marcas, diseños y símbolos.  Independencia de las partes  Cesión - Resolución del contrato.  Notificaciones y Ley Aplicable.  Información necesaria del proveedor:  Ficha RUC  Poderes de los representantes legales que firmarán.  Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa, donde se compruebe la propiedad de la misma.  Formato para la creación de proveedores. 22 | 28 Auditoria Operativa

 Responsables de la revisión y firma del contrato:  Jefe de Asesoría Legal  Jefe de Compras  Gerente de Logística  Gerente de Finanzas  Gerente General  Gerente del área solicitante IMPORTANTE: Para el caso de los servicios de consultoría, es obligatorio especificar los entregables en el contrato.

5.2.5. Generación de Convenios. La generación de un convenio en Molitalia al menos debe considerar los siguientes puntos:  Principales cláusulas:  Antecedentes de los participantes del contrato.  Objeto del Convenio.  Términos y condiciones de la entrega del producto o servicio.  Obligaciones de las partes.  Precio y vigencia del contrato.  Confidencialidad.  Cesión - Resolución del contrato.  Ley Aplicable.  Información necesaria del proveedor:  Ficha RUC  Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa, donde se compruebe la propiedad de la misma.  Formato para la creación de proveedores.  Responsables de la revisión y firma del contrato: 23 | 28 Auditoria Operativa

 Jefe de Asesoría Legal  Jefe de Compras  Jefe del área solicitante  Subgerente de Compras

5.3.

DE LAS LIBERACIONES.

Cada liberador debe aprobar según corresponda: la solicitud de pedido, la orden de compra y/o la hoja de entada, en un máximo de 48 horas para que pueda gestionarse una compra. 5.3.1. Liberación de la solicitud de pedido. Según la estrategia de liberación establecida en SAP, las solicitudes de pedido manuales deben ser aprobadas por al menos dos jefaturas en la transacción ME55. 5.3.2. Liberación de la orden de compra. Una OC tiene como mínimo 02 liberadores y un máximo de 05 liberadores, cada uno de los cuales debe realizar la liberación en un plazo máximo de 48 horas. Para esto utilizan la transacción ME28. 5.3.3. Liberación de la hoja de entrega de servicio. Una OC de Servicio, a diferencia de la de materiales que tiene una entrada de mercadería; tiene una conformidad de servicio. Esta aprobación a la conformidad de servicio está determinada en la estrategia de liberación de SAP, y debe ser aprobadas por las jefaturas en la transacción ML85.

5.4.

DE LA ENTREGA DEL MATERIAL.

5.4.1. Programación de entregas en Lima de compras locales: Es responsabilidad del almacén confirmar la cita para la entrega de mercadería con 24 horas de anticipación copiando al proveedor y al comprador para que programe la fecha de entrega en SAP en la transacción ME22N. 24 | 28 Auditoria Operativa

5.4.2. Programación de entregas en Lima de compras importadas: El comprador debe informar la llegada con 2 días de anticipación como mínimo al almacén. Se indica la OC, empresa de transportes y la agencia de aduana que realiza del despacha. 5.4.3. Programación de entregas en Provincia: El encargado de almacén de provincia coordina con el comprador vía correo electrónico y/o con copia al jefe de almacén de lima, la entrega y/o traslado de materiales que se requieran. 5.4.4. Programación de adelantos y retrasos en la entrega: En caso se requiera adelantar o retrasar un pedido, el área de planeamiento debe enviar un correo detallando en el asunto que es urgente y usando el siguiente formato. FORMATO DE REPROGRAMACIONES Nueva Fecha fecha Código #OC + solicitada de Planificador Urgente Descripción Motivo confirmada Material Posición adelanto o por postergación compras

5.4.5. Tolerancia en la cantidad de entrega del material: Para los productos con lotes corridos de producción, se permite una tolerancia en la cantidad de entrega. Esta debe ser coordinada previamente entre el proveedor y el comprador. Por defecto, el sistema otorga un 10% de tolerancia máxima en las categorías de embalaje, envases y materias primas.

5.5.

DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO.

La conformidad del servicio debe realizarse con la firma del Acta de Conformidad del Servicio por el usuario solicitante y su jefe. Como sustentos, se debe detallar el informe del servicio realizado con registros fotográficos y/o documentos que 25 | 28 Auditoria Operativa

evidencien esta ejecución. Los fletes o cualquier otro servicio que pueda ser sustentado por una guía de transporte, no requieren de esta acta de conformidad. Para todos los demás servicios, el usuario debe adjuntar esta acta al momento de dar la conformidad en SAP por la ML81N. 5.6.

DEL RECLAMO A PROVEEDORES.

 La conformidad en cuanto a cantidad y descripción según orden de compra debe ser dada por almacén. Adicionalmente balanza da la conformidad cuando la unidad de medida está relacionada al peso.  La conformidad en cuanto a modelo, serie y operatividad de un repuesto, debe ser dada por el técnico y/o jefe de mantenimiento.  Adicionalmente, aquellos productos que en el muestreo no cumplan con la ficha técnica, serán rechazados por calidad impidiendo su ingreso.  En caso, el producto haya sido recibido y el rechazo se genere una vez ingresado, el área que realice el hallazgo debe informar al comprador con copia al Jefe de Compras para que solicite el reemplazo del proveedor y el plan de acción. El plazo de formalización de este reclamo es de máximo 6 meses desde que se recibió el producto.  Semanalmente, el analista de existencias se encarga de pasar un reporte de materiales bloqueados pendientes de devolución, el cual debe ser gestionado por los compradores para conseguir la reposición del material como máximo en un plazo de 30 días.

5.7.

DE

LA

APROBACIÓN

DE

LOS

ARTES,

PROTOTIPOS

Y

ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS.  La elaboración y aprobación de las especificaciones técnicas, artes y prototipos son responsabilidad del área de desarrollo, quien debe tener actualizados estos documentos en SAP.  Para productos nuevos o reingenierías, el área de desarrollo debe enviar con al menos 60 días de anticipación los artes, prototipos y fichas técnicas.

5.8.

DEL PAGO A PROVEEDORES.

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 La gestión del pago a los proveedores es responsabilidad del área de tesorería, según la condición pactada en la orden de compra.  Los anticipos deben ser aprobados por las gerencias correspondientes y son válidas para las compras importadas. Las únicas excepciones son aquellas compras locales que no tengan un proveedor o producto alternativo.  El comprador debe negociar en lo posible el pago a través de transferencias bancarias con las entidades que estén afiliadas a Molitalia (BCP, BBVA y SCOTIABANK) y evitar el uso de facturas negociables.

5.9.

DE LAS AUDITORÍAS.

 BRC (British Retail Consortium): Exclusivamente para la planta Caramelos. Esta auditoría exige que el área de compras tenga los siguientes documentos:  Organigrama y funciones de Compras.  Lista de proveedores aprobados por Calidad.  Procedimiento para manejo de compras en SAP.  Seguridad: Esta auditoría exige que el área de compras tenga las Hojas de Seguridad (MSDS) de los productos químicos y compre los EPPs y mobiliarios del personal siguiendo la ficha técnica aprobada por el Área de Seguridad, Salud y Medio Ambiente.  Disney: Esta auditoría tiene que ser aprobada por Molitalia y por los proveedores de envases, embalajes y aquellos que maquilan algún producto con diseños de Disney para campaña. Debe tramitarse a partir de Marzo.  Certificación Externa para Proveedores: Anualmente en coordinación con calidad, el área de compras valida qué proveedores deben aprobar esta certificación con una entidad externa. El costo es asumido por el proveedor.

5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS.  Mesa de partes, debe recibir la factura adjunta a la OC, guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio según corresponda; previa validación en SAP.

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 Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del documento en el Formato de Rechazo de Factura para que el proveedor pueda resolver las observaciones con los contactos correspondientes.  Si el motivo del rechazo es atribuible a Molitalia, se debe recibir el documento y entregar al área responsable de la observación.  La tolerancia máxima para la diferencia entre el monto de factura y la orden de compra es de $1.5 o S/5.10 por documento. Para documentos con mayor diferencia deben venir aprobados por el Jefe de Compras.

5.11. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS.  El comprador en coordinación con las áreas de calidad y desarrollo debe solicitar muestras que cumplan con la ficha técnica de Molitalia.  Desarrollo debe confirmar que a nivel económico representa una oportunidad para Molitalia.  Luego, calidad procede a realizar el análisis físico-químico y realiza una inspección documentaria y en planta del proveedor para validarlo.  Desarrollo realizará una prueba de laboratorio y de ser positiva, tramita un nuevo pedido con compras para la prueba industrial.  Finalmente, Si Desarrollo valida la prueba industrial, se procede a homologar el producto y/o el proveedor, generando el RAI para que compras pueda generar pedidos de este nuevo insumo o proveedor.

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