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• Cecilia Navarrete

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INTRODUCCION La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos de la contabilidad, también detectaba fraudes y malversación de fondos. La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación del capital aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visión de la contabilidad, se considero como una información que permite una buena gestión administrativa, los auditores ampliaron su ámbito de revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control interno. De aquí la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc. A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente en que medida se están cumpliendo los objetivos y como se están utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situación de la empresa. Entonces la atención de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeño de un grupo humano que persigue un objetivo. De esto trata este trabajo de explicar que es la Auditoria Operativa.

I

INDICE

CAPITULO I 1.

AUDITORIA 1.1

GENERALIDADES DE LA AUDITORA 1.1.1

CONCEPTO

1.1.2

FILOSOFIA DE LA AUDITORIA 1.1.2.1 EVIDENCIA 1.1.2.2 DEBIDO CUIDADO DEL AUDITOR 1.1.2.3 PRESENTACION ADECUADA 1.1.2.3.1 Propiedad de la Contabilidad 1.1.2.3.2 Desglose Adecuado 1.1.2.3.3 Obligación de Auditor 1.1.2.4 INDEPENDENCIA 1.1.2.5 CONDUCTA ETICA

1.1.3

HISTORIA Y DESARROLLO

1.1.4

OBJETIVOS

1.1.5

RAMAS DE LA AUDITORIA 1.1.5.1 AUDITORIA INDEPENDIENTE 1.1.5.2 AUDITORIA INTERNA 1.1.5.3 AUDITORIA GUBERNATIVA

1.1.6

CLASIFICACION DE LA AUDITORIA 1.1.6.1 AUDITORIA FINANCIERA

II

1.1.6.2 AUDITORIA OPERATIVA 1.1.6.3 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO 1.1.6.4 AUDITORIA DE RENDIMIENTO 1.1.6.5 AUDITORIA DE REVISIONES ESPECIALES 1.1.7

BASES TEORICAS DE LA AUDITORIA

1.1.8

NORMAS DE AUDITORIA 1.1.8.1 NORMAS GENERALES 1.1.8.1.1 Normas para el Trabajo 1.1.8.1.2 Normas de la Información

1.1.9

PATRON DE LA AUDITORIA 1.1.9.1 PLANIFICACION DEL TRABAJO DE CAMPO 1.1.9.2 REALIZACION DEL TRABAJO DE CAMPO 1.1.9.3 ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA

1.2

RIESGOS DE AUDITORIA 1.2.1

RIESGO INHERENTE

1.2.2

RIESGO DE CONTROL

1.2.3

RIESGO DE DETECCION

CAPITULO II 2

AUDITORIA OPERACIONAL 2.1.1

GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA 2.1.1.1 FUENTE 2.1.1.2 TERMINOLOGIA

2.1.2

CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL III

2.1.3

ELEMENTOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.3.1 DIAGNOSTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.1.3.2 PRONOSTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.1.3.3 GRADO DE DIFICULTAD 2.1.3.4 FRECUENCIA 2.1.3.5 UTILIDAD O BENEFICIO 2.1.3.5.1 Beneficios Eficiencia o Efectividad 2.1.3.5.2 Beneficios Economía o Ecomocidad 2.1.3.5.3 Beneficios Eficiencia 2.1.4 IMPORTANCIA 2.1.5 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.5.1 OBJETIVO A CORTO PLAZO 2.1.5.2 OBJETIVO A LARGO PLAZO 2.1.5.3 EVALUACION DE CONTROL 2.1.5.4 EVALUACION DE RENDIMIENTO 2.1.5.5 ASISTENCIA A LA DIRECCION 2.1.5.6 ALCANCE A LA AUDITORIA OPERACIONAL 2.1.6 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.7 2.1.8

AREA CRITICA O DEBIL DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y

LA AUDITORIA OPERACIONAL. 2.1.9 RELACIÓN CON LA AUDITORIA INTERNA IV

2.2.0 CONTRASTE CON LA AUDITORIA FINANCIERA 2.2.1 EL AUDITOR DE OPERACIONES 2.2.1.1 CUALIFICACIONES 2.2.1.2 ATRIBUTOS 2.2.1.3 RESPONSABILIDAD GENERAL 2.2.1.4 RESPONSABILIDAD POR POLITICAS 2.2.1.5 ESTATUS EN LA ORGANIZACIÓN 2.2.2 LA METODOLOGIA DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.2.1 TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.2.1.1 Técnicas de Auditoría Operacional 2.2.2.1.2 Procedimientos de Auditoría operacional 2.2.2.1.3 Plan Para La Auditoria Operativa 2.2.2.1.4 Programa De Auditoria Operativa 2.2.3

EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.3.1 PLANEACION Y PROGRAMA 2.2.3.2 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR 2.2.3.2.1 Recopilación de Información 2.2.3.2.2 Antecedentes 2.2.3.2.3 Marco Legal 2.2.3.2.4 Organización 2.2.3.2.5 Operaciones 2.2.3.2.6 Financiamiento V

2.2.3.2.7 Control 2.2.3.2.8 Información Adicional

2.2.3.2.9 Características de la Fase I de Estudio Preliminar 2.2.3.2.10 Procedimientos Generales para el Desarrollo 2.2.3.2.11 Modelo de Programa General Fase I 2.2.3.3FASE II: COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA 2.2.3.3.1 Actividades Mínimas para Comprender 2.2.3.3.2 Modelo de Programa General de Auditoría 2.2.3.4 FASE III - IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN 2.2.3.4.1 Aspectos Básicos 2.2.3.4.2 Control Interno Operacional 2.2.3.4.3 Selección de las áreas débiles o críticas 2.2.3.4.4 Modelos de Programa General 2.2.4 FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE AREAS 2.2.4.1 ACTIVIDADES QUE COMPRENDE EL EXAMEN 2.2.4.2 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA EL EXAMEN 2.2.5 CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO 2.2.5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

2.2.5.2 PROGRAMA DE EVALUACION VI

2.2.5.3 CONSTANCIA DE LAS EVIDENCIAS 2.2.5.3.1 Papeles de Trabajo en Auditoría Operacional 2.2.5.3.2 Cédulas 2.2.5.3.3 Documentos 2.2.5.3.4 Utilidad de los Papeles de Trabajo 2.2.5.3.5 Normas de preparación de los Papeles de Trabajo 2.2.5.3.6 Índice 2.2.5.3.7 Marcas 2.2.5.3.8 Archivo de los Papeles de Trabajo 2.2.5.3.9 Modelo de Cédula Sumaria de un HAO 2.2.6 FASE V - COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS 2.2.6.1 Aspectos Básicos de la Comunicación de Resultados

2.2.6.2 EL INFORME DE LA AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.6.2.1 Contenido del Informe 2.2.6.2.2 Síntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo) 2.2.6.2.3 Información Introductoria 2.2.6.2.4 Resultado 2.2.6.2.5 Anexos

2.2.6.3 REQUISITOS DEL INFORME CAPITULO III 3 EL AUDITOR 3.1 RESPOSABILIDAD Y FUNCIONES DEL AUDITOR 3.1.1 COMPENDIO 3.1.2 PAPEL DEL AUDITOR

VII

3.1.2.1 NORMA GENERAL Nº 1 3.1.2.2 NORMA GENERAL Nº 2 3.1.2.3 NORMA GENERAL Nº 3 3.1.3 REQUISITOS ETICOS

5 MANUAL DE AUDITORIA OPERATIVA 4 ANEXOS

VIII

RESUMEN EJECUTIVO Dado que nuestro desempeño como futuros auditores, depende en gran manera de desarrollar nuestras destrezas, es importante que ampliemos conocimientos, esto incluye saber definir a la auditoria, reconocer su importancia en las organizaciones empresariales, identificar los distintos tipos de auditoria lo que incluye saberlos aplicar y reconocer cual de estos se aplicara según la necesidad de la empresa auditada. En este momento de nuestra carrera, estamos analizando el modulo de auditoria operativa, por tal motivo hemos desarrollado esta investigación donde ampliamos los contenidos de dicha auditoria. En un breve resumen analizaremos, donde principio, como se desarrollo a través de la historia, aprenderemos como conceptualizar la auditoria operacional, recalcaremos su importancia, identificaremos y definiremos cada una de sus fases. Además revisaremos y hondaremos en el desarrollo, realización y emisión de los planes de auditoria así como de los programas de la misma lo que nos permitirá realizar un estudio preliminar de la entidad auditada. Dentro de la aplicación practica hemos realizado la creación de un manual de auditoria operativa, en el cual se indicaran los procedimientos a seguir para poder realizar una auditoria operacional de manera eficiente y eficaz, allí mostraremos un modelo de un plan, de un programa y de los papeles de trabajo a utilizarse en dicha actividad. De esta manera también incluiremos algunas de las herramientas que podremos poner en practica para facilitar y perfeccionar nuestra investigación. Mediante este trabajo investigativo pretendemos colaborar con la formación profesional de nuestros compañeros de clase, aportando así con nuestros esfuerzos e investigaciones.

0

1.-AUDITORIA

1.1.1 CONCEPTO DE AUDITORIA Es un examen sistemático de los estados financieros, registros y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos. 

“Es una evaluación planeada, independiente y documentada para determinar el cumplimiento de requerimientos acordados con anterioridad.”1.



“Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.”2

Controles Evaluación de cumplimiento

Informe de Resultados

Y eficacia.

Hechos

1

1

ISO 10011-1-1990 Guidelines for Quality System as Audits

2

Alvin A. Arens y James K. Loebbecke Auditing: An Integrated Approach 2a ed. Hall

Englewood

1.1.2 FILOSOFIA DE LA AUDITORIA Existen cinco conceptos fundamentales en auditoria:     

Evidencia Debido cuidado del Auditor Presentación adecuada Independencia Conducta ética.

1.1.2.1. EVIDENCIA.- Competente y suficiente, debe obtenerse mediante inspección, observación, indagaciones y confirmaciones para obtener una base razonable para expresar una opinión relacionada con los estados financieros bajo auditoria. 1.1.2.2. DEBIDO CUIDADO DEL AUDITOR.- Se refiere a la amplitud de la revisión necesaria para llevar a cabo una auditoria. Requiere una revisión crítica a cualquier nivel de supervisión de trabajo efectuado. 1.1.2.3. PRESENTACION ADECUADA.- Se refiere a tres conceptos de auditoria: 1.1.2.3.1 Propiedad en la Contabilidad.- Es la conformidad con los principios contables generalmente aceptados, resulta útil abstraer de las prácticas contables aceptadas la esencia de los principios actualmente vigentes. 1.1.2.3.2 Desglose adecuado.- Consiste en la idea de que el auditor no ha desempeñado su función en relación al desglose necesario de la información financiera. 1.1.2.3.3 Obligación de Auditar.- El auditor debe tomar medidas que protejan a los lectores de su informe de malentendidos sobre el alcance de su examen o sobre la naturaleza de su opinión.

2

1.1.2.4. INDEPENDENCIA.- Es importante para los auditores, la independencia de la dirección, debido a sus amplias responsabilidades con terceras partes. 1.1.2.5. CONDUCTA ETICA.- Debe llevar a cabo su trabajo dentro del marco de un código profesional de ética. Puede consistir en unas afirmaciones generales de conducta o reglas específicas que definan procederes inaceptables.

1.1.3 HISTORIA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA La auditoria se practico en tiempos remotos, el echo de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. La Auditoria como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades anónimas de 1862. 1.1.4OBJETIVOS DE LA AUDITORIA El objetivo primordial de una auditoria es la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación como se indica en los estados financieros del cliente, de tal manera que pueda ofrecerse una opinión sobre la adecuación de estas presentaciones a las partes interesadas. 1.1.5 RAMAS DE LA AUDITORIA Se interesa en la revisión de la forma en la cual los acontecimientos de los negocios han sido evaluados y comunicados. La Auditoria profesional puede ser clasificada en tres ramas:  Auditoria Independiente  Auditoria Interna  Auditoria Gubernativa 1.1.5.1 AUDITORIA INDEPENDIENTE.- Es realizada por contadores públicos titulados independientes, El Auditor es el principal responsable ante un público que confía en su opinión acerca de los estados financieros. 3

1.1.5.2 ADUITORIA INTERNA.- Es una actividad considerada independiente, dentro de una organización para la revisión de la contabilidad y otras operaciones, y como una base de servicio a la dirección. 1.1.5.3 AUDITORIA GUBERNATIVA.- Es la más amplia de las tres ramas de la auditoria, Las unidades gubernamentales, tales como la Oficina General de Contabilidad (GAO), están formadas con el propósito expreso de efectuar auditorias de otras unidades del gobierno, y también de empresas privadas que realizan negocios con el gobierno. 1.1.6 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA La tipología que puede dividir la auditoría depende, esencialmente, de la necesidad empresarial de establecer controles o pautas en el cumplimiento de las actividades que se desenvuelven en el ámbito de la organización. La auditoría administrativa u operativa se encarga de analizar los sistemas, los procedimientos, las estructuras, los recursos humanos, los materiales y los programas de los diferentes complejos de organización Es decir, todas las funciones que integran la gestión a excepción de la financiera, para verificar su buen funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales. Lo expuesto anteriormente nos muestra que la auditoría se puede clasificar según sea el enfoque de su aplicación, de la misma manera podemos decir que ésta se divide según sus objetivos en: Financiera u operacional; o según algunos autores en: externa, interna o gubernamental     

Financiera Operacional De cumplimiento. De rendimiento Revisiones especiales.

1.1.6.1 AUDITORIA FINANCIERA.- Es la revisión de las manifestaciones hechas en los Estados Financieros publicados. La auditoria financiera no es de ninguna manera una revisión detallada; es una prueba de auditoria sobre la contabilidad y sobre otros registros.

4

1.1.6.2 AUDITORIA OPERATIVA.- Es una revisión de cualquier parte de los procedimientos y métodos operativos de una organización, con el propósito de evaluar su “Eficiencia y Efectividad”. 1.1.6.3 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO.- Tiene

por objeto determinar si se han

mantenidos ciertos acuerdos contractuales. 1.1.6.4 AUDITORIA DE RENDIMIENTO.- Es la que no esta sujeta a un contrato, gran parte del trabajo del auditor interno es relativo a la auditoria de rendimiento. Con el fin de lograr un control interno eficaz en una organización. 1.1.6.5. AUDITORIA DE REVISIONES ESPECIALES.- Es una auditoria mixta que incluye auditorias que no son consideradas como financieras, operativas, de cumplimiento, o de rendimiento. 1.1.7 BASES TEORICAS DE LA AUDITORIA El fundamento de la auditoría moderna está argumentado en una serie de ideas que determinan la base fundamental de su aplicación. Dichos argumentos son:  La función de auditoría se basa en el supuesto de que la información pueda ser verificada.  No existe necesariamente un conflicto de larga duración entre los auditores y los administradores de las organizaciones que auditan, pero si existe un posible conflicto a 

corto plazo. Los administradores pueden requerir utilidades elevadas y otras mediciones

favorables, para satisfacer el sistema de retribución en el cual operan.  La auditoría examina y evalúa las afirmaciones hechas por los administradores. Puede haber un intento de "ocultar" afirmaciones que pudieran resultar embarazosas para los administradores.  Unos controles internos eficaces disminuyen la probabilidad de que se cometan fraudes irregularidades en una organización.  Salvo pruebas en contrario, lo que fue cierto en el pasado seguirá ocurriendo en el futuro. 1.1.8 NORMAS DE AUDITORIA 1.1.8.1 NORMAS GENERALES 5

- La auditoría debe ser realizada por una persona o personas que cuentan con la capacitación técnica

adecuada y la competencia de un auditor.

-En todos los asuntos relativos a un contrario, el o los auditores han de conservar una actitud mental de independencia. - Debe tenerse cuidado en el desempeño de la auditoría y en la preparación del informe. 1.1.8.1.1 Normas para el Trabajo. - El trabajo ha de ser planteado adecuadamente y los asistentes deben ser supervisados de forma adecuada. - Ha de conseguirse suficiente y competente evidencia mediante inspección, observación, consultas y confirmaciones para tener así una base razonable para una opinión con respecto a la información o área que se está auditando. 1.1.8.1.2 Normas de la información. - El informe debe manifestar si la información o área auditada se presenta de conformidad con los principios o bases establecidos como guía de auditoría. - Las elevaciones informativas han de considerarse razonablemente adecuadas a no ser que se indique lo contrario en el informe. - El informe debe contener una opinión general presentada y de los puntos que involucren relevancia en el contexto auditado. Cuando no se pueda expresar una opinión global, deben manifestarse las razones de ello. ¿Cuándo realizar una Auditoría y por qué? Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser las siguientes, Razones Externas. a) Cambios en el marco legislativo. La liberación o la legislación cambian el entorno, convirtiéndolo en menos previsible, ya que se sustituye una situación perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia.

6

La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas, obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones. La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos. b) Fluctuaciones del mercado. Los ciclos económicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientación. La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores

industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios.

Razones externas. La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación de nuevos valores internos o fichaje de personal externo. La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave. La resolución de problemas de comunicación motiva la auditoría, tamo para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones. También podemos encontrar: Razones interno - externas, Es conveniente realizar una auditoría entre la firma de los acuerdos iníciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo directivo coparticipe y analizar la posición competitiva de la empresa. (b) La reorganizar de la empresa. Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creación de un nuevo producto. 7

(c) La emisión de ofertas públicas en mercados financieros. El éxito de una oferta pública radica en la capacidad de convicción de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditoría puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales. 1.1.9 PATRON DE LA AUDITORIA El patrón general de cualquier auditoria consiste en:  Planificación del Trabajo de Campo  Realización del trabajo de campo  Entrega del informe de auditoria 1.1.9.1 PLANIFICACION DEL TRABAJO DE CAMPO.- Tiene como objetivo la preparación de un programa de trabajo de forma que pueda realizarse una auditoria lo más efectiva y eficiente posible. Este programa de auditoria debe ser guía completa del trabajo a realizar un objetivo. 1.1.9.2 REALIZACION DEL TRABAJO DE CAMPO.- es una auditoria independiente, el trabajo de campo normalmente se realiza bajo la supervisión de un sénior o supervisor de auditoria. 1.1.9.3 ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA.- Es la entrega del informe de auditoria es responsabilidad del auditor encargado del trabajo. Cuando el borrador de la opinión y los papeles de trabajo le son enviados para su revisión 1.2 RIESGOS DE AUDITORIA El riesgo de auditoria puede evaluarse en el nivel de la afirmación, para cada cuenta de los estados financieros, el riesgo de auditoria consiste en la posibilidad de: a) Que se haya presentado un error material, en la cuenta b) Los auditores no detecten el error 1.2.1 RIESGO INHERENTE.- La posibilidad de un error material en una afirmación antes de evaluar el control interno del cliente. 8

Las siguientes características son indicativas para un riesgo inherente:  Rentabilidad inconsistente del cliente en comparación con otras firmas de la industria.  Resultados de operación que son muy sensibles a los factores económicos.  Problemas para mantener el negocio en marcha.  Grandes errores conocidos y probables, detectados en auditorias anteriores  Alta rotación, reputación cuestionable, o prácticas de contabilidad inadecuadas de la gerencia. 1.2.2 RIESGO DE CONTROL.- El riesgo de que el control interno del cliente no haya evitado o detectado un error material en forma oportuna. Este riesgo se basa completamente en la efectividad del control interno del cliente. 1.2.3 RIESGO DE DETECCION.- El riesgo de que los auditores no logren detectar el error con sus procedimientos de auditoria. Es la posibilidad de que los procedimientos de los auditores los conduzcan a concluir que no existe un error material en una cuenta o afirmación cuando de hecho ese error si existe.

2 AUDITORIA OPERACIONAL 2.1.1 GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA 2.1.1.1 FUENTE La auditoría operativa nació por la necesidad que de ella tenía la dirección y por la habilidad del auditor interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas crecieron. El trabajo de los directivos 9

ejecutivos fue trasladándose desde las actividades no financieras en las que provenían hacia sectores concretos de los registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. La fuente más real y objetiva de seguridad o de advertencia era el auditor interno; un profesional entrenado y observador, que era independiente de las actividades que auditaba. El término “operaciones” como designación de las actividades y funciones no financieras apareció en la Declaración de las Responsabilidades de los Auditores Internos, publicada por el IIA.

La

declaración de 1947 decía que la auditoría interna “se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que también sería apropiado que tratara con asuntos de naturaleza operativa” La Declaración de 1957 orientó este concepto hacia una auditoría más amplia exponiendo: “La auditoría interna es una actividad de valoración independiente dentro de una organización, para la revisión de las actividades contables, financieras, así como otras operaciones”. La versión de 1971 adoptó el concepto final cuando mencionó que el auditor interno simplemente es responsable de “la revisión de operaciones como un servicio a la dirección”

2.1.1.2 TERMINOLOGIA En materia contable se presentan problemas de terminología, pues para calificar un mismo hecho se utilizan expresiones diferentes de un país a otro, de un continente a otro y con mayor significación de un idioma a otro. En el caso de la auditoría operacional ocurre un fenómeno parecido, pero fundamentalmente originado en el proceso de desarrollo y evolución de la auditoría, que ha ido utilizando, según el autor o según las operaciones objeto de la evaluación, diferentes denominaciones para calificar un mismo proceso de auditoría. Así por ejemplo se ha escrito sobre el control de resultados, control de eficiencia, control de gestión, auditoría administrativa, auditoría gerencial, auditoría de eficiencia, auditoría del resultado de programas, auditoría operativa, auditoría del rendimiento, auditoría operativa y auditoría operacional. De todas estas expresiones, que pueden considerarse sinónimas, se destaca la auditoría operativa por ser este último calificativo una palabra castiza. No obstante, la técnica profesional ha ido imponiendo otro nombre utilizando una nueva palabra en español: “operacional.” En nuestra opinión esta expresión si bien no es la más castiza, es la más adecuada por cuanto que califica también una nueva especialidad en el campo de la auditoría cuya acción recae directamente sobre las operaciones o actividades que realizan los entes públicos o privados.

10

Sin embargo, es necesario mencionar que varias de las expresiones que antecedieron al término auditoría operacional, se han continuado utilizando para calificar campos especializados de la auditoría operacional, como es el caso de la auditoría administrativa.

2.1.2 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL La auditoría operacional puede definirse como el “examen y evaluación profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo” 1. Figura #1 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL

Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete “El término auditoría operacional se refiere a un examen completo de una unidad de operación o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, en la forma medida por los objetivos de su gerencia” 2.

1

“Auditoría Interna Operacional “Memoria del Segundo Simposio de Auditoria Interna Operacional, Editorial

IFESA 2

BENJAMIN FRANKLI, Enrique “Principios de Auditoria” Editorial: MC Graw Hill México, 2005

11

La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito fundamental el préstamo de un mejor servicio a la administración proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad.

2.1.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA 2.1.3.1 Diagnóstico de Auditoría Operacional De la anterior definición se desprende que el desarrollo de una auditoría operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalúan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia.

2.1.3.2 Pronóstico de Auditoría operacional Una vez establecido el diagnóstico sobre la eficacia, economía y eficiencia, la auditoría operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estén afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pública o a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se están realizando. 2.1.3.3 Grado de Dificultad

Durante el desarrollo de la Auditoria Operativa existen muchas dificultades al efectuar el mismo; por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia. El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles a la empresa. Debido a que el trabajo del Auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a

las

formas

y

lenguaje

de

los

diferentes

12

departamentos

de

una

organización.

2.1.3.4 Frecuencia Una Auditoría Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio. En el caso de existir carencia de políticas o la no comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles, dan lugar a la realización de una auditoría operativa.

2.1.3.5 Utilidad O Beneficio De La Auditoria Operacional La auditoría operacional puede entenderse y practicarse de una manera específica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor rendimiento de una auditoría operacional la evaluación debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobación y análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. A continuación nos referiremos por separado a la auditoría de eficacia, a la auditoría de economía y a la auditoría de eficiencia, así como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicación o práctica.

2.1.3.5.1 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficacia o Efectividad La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pública auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), también con criterio independiente, una evaluación de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encaminó hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.

2.1.3.5.2 Beneficios de la Auditoría Operacional de Economía o Economicidad

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La auditoría operacional de economía es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditoría operacional de economía proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pública o titular de la entidad le proporciona una evaluación sobre los costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.

2.1.3.5.3 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficiencia La auditoría operacional de eficiencia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y formular recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel óptimo.

2.1.4 IMPORTANCIA

La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público. La importancia de la Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados, obtenidos. La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos.

2.1.5 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo.

2.1.5.1 Objetivos a Corto Plazo

14

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.

2.1.5.2 Objetivos a Mediano y Largo Plazo Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero). Existen otros objetivos de la auditoria operativa que varían entre las organizaciones; pueden establecerse por el grado de aceptación de la dirección, por el historial, por el entrenamiento y educación de los auditores o por la filosofía fundamental de la organización auditora. En la misma organización los objetivos pueden cambiar en función de cómo los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones y de cómo desarrollen su competencia técnica para tratar asuntos operativos tal y como tratan los financieros. Los distintos objetivos (algunos de los cuales pueden solaparse y otros excluirse mutuamente) son los siguientes.

2.1.5.3 Evaluación de control Un punto de vista ampliamente aceptado sobre la auditoría operativa es que está dirigida hacia el control en vez de hacia el rendimiento, en el que evita la implicación técnica. Se ocupa de los controles administrativos que se ejercen sobre todas las fases del negocio, y su propósito es determinar si los controles establecidos son los adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y con sus planes operativos. Los auditores examinan e informan directamente sobre los controles implicados.

Por ejemplo,

considérese un informe de producción en el que la información que contiene es inadecuada. El principal interés del auditor es encontrar el fallo de control que permite la acumulación de información inapropiada. Al corregir el control, los auditores suponen un instrumento de mejora para los informes futuros. No están tan interesados en los casos aislados con implicaciones financieras o sobre los costos excesivos de producción (que son el resultado de una mala decisión de la dirección, basada en la falta de información del dictamen examinado), como en los casos reiterativos que producen controles pobres y, por tanto, efectos negativos en decisiones futuras.

15

Los partidarios de esta filosofía de la auditoría operativa creen que el auditor no tiene responsabilidad para evaluar la bondad con que se realiza la operación de una actividad. Al auditor le interesa estar seguro de que los controles establecidos por el departamento o por la dirección están operando conforme a las normas y controles establecidos, o a aquellas que en general se acordaron como aplicables en esas operaciones. Al concentrarse en los aspectos de control operativo, el auditor pretende proporcionar información y seguridad a la dirección sobre lo adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante el tiempo de la auditoría, sino también en el futuro, suponiendo que no habrá un cambio significativo en el sistema de control. Por ejemplo, en una auditoría sobre una actividad de gestión, al auditor no le interesa si un comprador ha adquirido un artículo en particular al costo más bajo posible, considerando los requerimientos de calidad y envío. Su interés principal será saber si la dirección, a través de la instalación de un sistema de control satisfactorio, tiene la seguridad de que el comprador tomará todas las medidas necesarias previstas para que el resultado sea una compra satisfactoria (es decir, ofertas competitivas, un sistema de supervisión de aprobaciones, análisis de costos y precios, etc.). Si el auditor ve que tales costos se han establecido y están funcionando, considerará adecuados los controles. Si comprueba, a través de las pruebas apropiadas sobre las transacciones, que los compradores siguen los procedimientos establecidos, considerará efectivos los controles.

2.1.5.4 Evaluación de rendimiento Los auditores internos se han considerado tradicionalmente auditores de los controles. Como tales, están familiarizados con los controles sobre cualquier operación de la empresa. Los especialistas en dirección ejecutiva son responsables del control de cualquier actividad (hasta aquellas sobre las que quizá no tengan entrenamiento técnico o experiencia). Así también, se espera de ellos que evalúen lo adecuado y efectivo de tales controles de dirección. Los auditores internos de hoy en día, sin embargo, están dirigiéndose hacia auditorías de rendimiento, las cuales no están restringidas a la contabilidad o a funciones de oficina en las que no son expertos por razones de conocimiento especial o historial. La base de estas evaluaciones del rendimiento es el desarrollo y aplicación de las normas de ejecución. Los auditores de operaciones han aprendido que prácticamente cualquier actividad –no importa lo exótica que sea- puede utilizarse para medir el cumplimiento.

Las Normas para la Práctica

Profesional de Auditoria Interna mantienen la responsabilidad del auditor interno para evaluar las normas operativas. Y, cuando no existen normas, se espera de ellos que las desarrollen.

16

2.1.5.5 Asistencia a la dirección El objetivo principal de la auditoria operativa –auditoria orientada a la dirección- es el de ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa. Es menos importante la crítica a la dirección que la ayuda para mejorarla. Para ayudar a los directores a realizar su trabajo, los auditores internos deben entender las funciones de dirección. Deben estar tan versados en los principios de dirección como los propios directores. El auditor orientado hacia la dirección debe estar preparado para asistir a los directores en sus cuatro funciones primordiales: planificación, organización, dirección y control.

2.1.5.6 Alcance de la Auditoria Operacional El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan. Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.

2.1.6 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL El enfoque inicial de una auditoría operacional está dirigido hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o ineficientes. Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditoría Operacional" que se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.

2.1.7 AREA CRITICA O DEBIL 17

Es el área que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En una área crítica se supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de que sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como críticas o débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia las mas importantes de la organización. En general, un razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debería asumir máximo el examen de dos áreas críticas o débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo también razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.

2.1.8 DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y LA AUDITORIA OPERACIONAL La auditoría, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditoría operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denominó a la auditoría tradicional como auditoría de estados financieros o auditoría financiera, la cual con respecto a la auditoría operacional presenta múltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientación, los parámetros o criterios de medición, el método, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluación del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras. En el Cuadro Nº1 que se presenta a continuación, se relacionan las diez diferencias mencionadas.

Cuadro # 1 “DIFERENCIAS BÁSICAS ENTRE LA AUDITORIA FINANCIERA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL” En Cuanto a:

Financiera

Operacional

Objetivo

Emitir opinión o dictamenDeterminar

el

grado

de

sobre la razonabilidad de laeficacia, economía y situación financiera de unaeficiencia de las operaciones entidad a una fecha dada, así

para

18

formular

las

como sobre el resultado de susrecomendaciones

para

operaciones financieras y elcorregir deficiencias o para flujo de fondos para el periodomejorar dicho grado de que termina en dicha fecha. Proporcionar

un

grado

eficacia,

economía

y

deeficiencia.

confiabilidad de dichos estados para usarlos en la toma de decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de

Contribuir

al

logro

de

la

prosperidad razonable de la empresa o entidad.

dar cuenta de la gestión.

Ilimitado. Puede cubrir todas Alcance

Limitado a las operacioneslas operaciones o actividades financieras

que realiza un organismo, entidad o empresa.

Hacia la situación financiera y Orientación

resultados

de

las

operaciones de la entidad desde un punto de vista retrospectivo.

Medición

Principios de contabilidad generalmente aceptados.

Hacia

las

operaciones

o

actividades de la entidad en el presente con proyección el futuro. No existen aún criterios de medición

de

aceptación

general. No existen todavía normas de auditoría

operacional

generalmente aceptadas. El Método

Las normas de auditoría generalmente aceptadas.

método

se

determina

de

acuerdo al criterio del auditor operacional.

Pueden

adaptarse normas de auditoría financiera

generalmente

aceptadas. Interesados

Principalmente

externos:Desde el punto de vista

Accionistas,

Gobierno,interno: la alta dirección.

Bancos; Entidades 19

deDesde el punto de vista

externo los accionistas y el Crédito

e

Inversionesgobierno y la comunidad

potenciales.

cuando se trata de una entidad del sector público. Contadores

públicos

con

Los contadores públicos conparticipación del personal de Quienes la Ejecutan

personal de apoyo de lala misma profesión y de misma profesión

profesionales

de

otras

disciplinas. Su contenido esta relacionado Su Contenido del Informe

contenido

esta

exclusivamente relacionado con los estados financieros

con cualquier importancia

aspecto de

administración

o

de la

de

las

operaciones de la entidad, organismo o empresa pública.

Determinar la naturaleza y Objetivo de la Evaluación del alcance control Interno

de los

procedimientos de auditoría financiera a emplear.

Determinar las áreas débiles o críticas más importantes para hacia ellas orientar todos los esfuerzos

de

auditoría

operacional. Reciente. Aún se encuentra es su

Historia

Larga existencia

etapa de formulación teórica y de experimentación. Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.1.9 RELACIÓN CON LA AUDITORIA INTERNA La auditoría operativa no es diferente de la interna; es una mera aplicación de las técnicas modernas de auditoría interna a todas las actividades de una empresa, y se caracteriza (en ambas áreas, financiera y operativa) por el enfoque y la orientación auditora. La auditoría operativa lógicamente evoluciona hacia el auditor por la delegación inicial de la responsabilidad de la protección de los intereses de la empresa. Esto se aproxima a la aplicación de técnicas de análisis y evaluación de actividades no financieras por parte de los auditores internos. Dado que éstos empiezan a poder evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van 20

profesionalizando en le elaboración de información no financiera, basándose en formas y métodos a los que están acostumbrados, examinando los resultados desde el punto de vista de la dirección. Este conocimiento puede volverse a utilizar luego en las áreas financieras tradicionales, pudiendo así la dirección general estudiar directamente los controles financieros, sin necesidad de hacerlo a través de los auditores. La auditoría operacional es, por lo tanto, una forma a través de la cual los auditores internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los resultados. Para ello deben adoptar las técnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.

2.2.0 CONTRASTE CON LA AUDITORIA FINANCIERA El modelo clásico de auditoría financiera se interesa principalmente en la verificación de los estados financieros. Trata de la veracidad de ciertas cuentas, pues está restringida a los controles contables. Se practica mayormente en las áreas financieras de la empresa. Se interesa esencialmente en el historial de la información financiera. En cambio, la operativa se interesa en los controles operativos (administrativos). Puede aplicarse a todas las partes de la empresa. Es igual para las áreas financieras que para las que no lo son. Interpreta tanto los usos operativos como la información financiera.

Analiza el historial de la

información como medio para encontrar caminos que conduzcan a mejorar las operaciones futuras del negocio.

2.2.1 EL AUDITOR DE OPERACIONES Las cualidades, atributos, responsabilidades y estatus del auditor interno de operaciones son algo similar a las del auditor financiero tradicional, pero más orientados hacia la perspectiva de dirección. Esencialmente, son los siguientes:

2.2.1.1 Cualificaciones En la auditoría de operaciones puede ser deseable un historial contable, pero no indispensable. Muchas organizaciones de auditoría incluyen en sus nóminas a personal cuya experiencia anterior está basada en especializaciones en el campo de la industria, ingeniería y análisis de sistemas. La habilidad del auditor para acumular, poner en orden y analizar información de naturaleza operativa es tan importante en las auditorías operativas como en las financieras. Más importante es el conocimiento expreso del auditor sobre la evaluación del control. A través del conocimiento y de la familiaridad con el control interno, el auditor puede sentirse como en su casa en 21

cualquier área operativa de la empresa. Esta familiaridad dependerá del buen conocimiento que tenga de ella, de la relación entre las distintas actividades dentro de la empresa, del flujo del trabajo y del personal que lo realiza. Probablemente la más importante cualificación de un auditor es la habilidad para pensar como un director. Después de reunir y analizar la información, debe sopesar los resultados como si fuese un director y sugerir las mejoras. Sólo pensando así, podrá ayudar verdaderamente a la dirección.

2.2.1.2 Atributos El auditor de operaciones debe tener curiosidad y persistencia. Debe ser adaptable y debe tener un enfoque constructivo y mucho sentido del negocio. Finalmente debe ser cooperados. Estos atributos se comentan a continuación. Curiosidad.- El auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por todas las operaciones. Cuando revisa una operación debe preguntarse: “¿Qué esta haciendo?”; “¿es necesario hacer esto?”; “¿cómo encaja con el resto del negocio?”; “¿se estará duplicando el trabajo?”; “¿existe algún medio mejor de hacerlo, más fácil o más barato?”. Persistencia.- No se debe seguir adelante hasta que se está seguro de que se entiende la situación. Se aplican pruebas, verificaciones, o se comprueba de cualquier otra forma que las cosas realmente se realizan como se ordenó o como deben hacerse. Adaptabilidad.- Debido a que su trabajo lo lleva a conocer todas las áreas de la empresa, debe sentirse cómodo en los distintos entornos. Por ejemplo, debe ser capaz de adaptarse rápida y fácilmente a las formas y lenguaje del departamento de producción, del de ingeniería y del de publicidad y mejorar su habilidad de trato con todo el personal en su terreno. Constructivo.- No hay que considerar los errores o deficiencias como el final de su estudio. Debe comprobar que se evitan las repeticiones en lugar de enfatizar los errores. Considerar la deficiencia como una guía de mejora para el futuro. Sentido del negocio.- Debe observarlo todo desde la perspectiva del efecto sobre la eficacia y el beneficio de la operación del negocio. Cuando evalúa un área en particular, debe tener en mente la interface de la operación con otras y su relación con el conjunto del negocio. Cooperación.- Debe considerarse a sí mismo como un asesor del negocio, no como un rival o crítico de aquellos con los que trata. Trabaja con ellos, los consulta, y revisa sus recomendaciones. Su interés es mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores.

2.2.1.3 Responsabilidad general 22

El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la general. A los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones constructivas que apunten hacia la mejora de las operaciones. A los generales debe proporcionarles una descripción de lo que ve y darles una opinión sobre los asuntos que ha revisado. Al realizar su función, los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de auditoría en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas conciernen a la adecuación y claridad de ejecución de su trabajo y a la adecuación del informe.

2.2.1.4 Responsabilidad por políticas y procedimientos Los auditores tienen ciertas responsabilidades básicas hacia la dirección con respecto a las políticas, procedimientos y otras medidas de control de dirección que se establezcan. Al revisar estas políticas y procedimientos deberá considerarse los siguientes temas: Coherencia.- El enlace de procedimientos, empezando con las declaraciones de política general y terminando con las políticas departamentales de detalle, deben ser coherentes consigo mismas. El auditor es responsable de comprobar que todos los procedimientos estén bien coordinados. Adecuación.- Los procedimientos deben constituirse de tal manera que puedan proporcionar una medida del cumplimiento de los objetivos de la dirección. El auditor es responsable de determinar que los procedimientos sean adecuados para su propósito. Cumplimiento.- El trabajo realmente efectuado debe estar de acuerdo con los procedimientos establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento. Efectividad.- Deben obtenerse los resultados deseados. El auditor es responsable de diseñar las pruebas que indicarán si los procedimientos son verdaderamente efectivos.

2.2.1.5 Estatus en la organización Es esencial que el auditor de operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a igual al director de operaciones (no como un subordinado que trata de persuadirlo de que es capaz de ayudarle). Como regla general, la función de auditoría se asigna organizativamente a la división financiera bajo la directa supervisión de un alto ejecutivo (como el vicepresidente, el contralor o el tesorero). Esta posición en la empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al que la auditoría informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no es el supervisor inmediato de las operaciones contables.

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Un estatus inadecuado crea grandes problemas para lograr una acción correctiva de las deficiencias descritas en el informe de auditoría. Si se ignoran los hallazgos del auditor, éste no puede funcionar eficazmente.

2.2.2 LA METODOLOGIA DE AUDITORIA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE AUDITORIA El método general para realizar una auditoría operacional es similar al utilizado en auditoría financiera. Esta dado por unas normas, unas técnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo. A continuación nos referimos a la metodología, que en sentido general, se aplica en auditoría operacional. 2.2.2.1 TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.2.1.1 Técnicas de Auditoría Operacional Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar, método Gantt, Pert, C.P.M En general son las mismas usadas en auditoría financiera: de observación, interrogación, análisis, verificación, investigación y evaluación; pero específicamente incluye algunas de uso exclusivo en auditoría operacional como las últimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la técnica PERT y el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido método GANTT, en control interno operacional, técnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes computacionales. Una breve explicación de estas dos técnicas se presenta a continuación: PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminación (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigación). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinación costo duración de cada

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actividad, para lograr el costo total mínimo de las operaciones (Construcción de Obras en General). 2.2.2.1.2 Procedimientos de Auditoría Operacional Son el conjunto de técnicas aplicables a una Operación o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situación que afecta la eficacia, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoría Operacional- HAO) y de ser así, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solución pertinente. 2.2.2.1.3Plan Para La Auditoria Operativa Enfoque Existen dos enfoques básicos de auditoría operativa: 1) organización, y 2) funcional. Con el enfoque de organización, los auditores se ocupan de la administración de un departamento u otra unidad de mando. Examinan, además de las funciones o actividades dentro de una organización, la administración de la misma. Consideran su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación del personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa, y estudiar su forma desde numerosos ángulos. Los auditores tenderán a gravitar hacia los problemas de administración de éste. Aun cuando no deben olvidar la forma en que el producto de la organización se utiliza en otras unidades de la empresa, su interés principal se encamina hacia la administración de una unidad única de ésta. En contraste, en el enfoque funcional los auditores se ocupan del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusión. Referencian todas las funciones a través de las unidades implicadas en ellas, y están menos pendientes de las actividades de administración general dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan.

Donde la función sea

suficientemente significativa, podrá ser de gran ayuda para la dirección general una visión amplia, ya que ésta pocas veces puede hacer un seguimiento de ella a través de la masa organizativa, mientras que el auditor normalmente sí puede. Este enfoque tiene mucho más que ofrecer. Una auditoría de organización puede ser de gran ayuda para la dirección del departamento, si el auditor tiene firmemente dominados los controles de dirección y administración. En los departamentos eficaces, obviamente puede ser escaso el grado de asistencia necesario.

25

Las auditorías funcionales son con frecuencia muy difíciles. Mientras que la de organización ofrece un microcosmos a examinar, la financiera suele realizar un experimento largo e indirecto. En una gran empresa, el impacto de las funciones sobre muchas unidades y el de éstas sobre la función puede frustrar tremendamente a quien trate de entender los muchos aspectos del flujo del trabajo. Y esto impide la evaluación de la operación de la función. Por este motivo, el auditor competente que logra familiarizarse con una función en toda su complejidad y evaluar su efectividad realiza un servicio señalado a la dirección, debido a que seguramente casi nadie de la empresa puede alguna vez contemplar el problema con el mismo detalle y amplitud. Método La auditoria de cualquier operación, ya sea de organización o funcional, implica cuatro características distintas:

1. 2. 3. 4.

Familiarización. Verificación. Evaluación y recomendación. Informar de los resultados a la dirección.

Familiarización. Para empezar, los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad, cómo van a lograrse y cómo se determinarán los resultados. Esto se logra por muchos caminos. Los auditores comentarán la actividad con el personal que la conoce. Se ocuparán de saber cómo determina la dirección si se está funcionando correctamente; cómo se informa de los resultados; cómo evalúa a sus empleados y qué efecto tiene esta actividad en las restantes. Efectuarán pruebas de auditoría en el departamento o seguirán la función hasta que tengan una idea suficientemente clara de qué se ha realizado, cómo y por qué se ha hecho, para cumplir con los objetivos de la empresa. Los auditores no pueden completar su encargo de evaluar los controles a menos que conozcan lo que está siendo controlado. Cuando se tiene una comprensión adecuada de los objetivos específicos, el auditor tratará de familiarizarse con los controles que la dirección ha establecido, con el fin de comprobar que dichos objetivos se ha alcanzado. Inicialmente, los auditores examinan la estructura organizativa, la ubicación de las unidades de la empresa, su relación con las demás y la asignación de funciones y responsabilidades. Posteriormente, plasman las actividades significativas en diagramas de flujo o hacen un seguimiento de los documentos seleccionados a través de los puntos clave de control. Después revisan las políticas y procedimientos que regulan la unidad o función examinada.

Los procedimientos escritos, bien

entendidos por los empleados y razonablemente calculados para realizar los planes de la empresa y alcanzar sus objetivos, indican una actividad bien controlada. Donde los procedimientos no están 26

escritos, los auditores deben determinar, basándose en entrevistas con la dirección, qué es lo que se espera de su personal y cómo se realizan las actividades asignadas. Posteriormente, revisan los registros generados o afectados por la actividad de la que se ocupan, ya que deben conocer la función específica de los mismos, por qué son necesarios y si están duplicados. Finalmente preguntará qué hace la dirección para evaluar el trabajo efectuado (qué clase de informes recibe de su personal y cuáles somete a los niveles más altos de la gerencia). El proceso de familiarización se realiza durante la totalidad de la auditoría. Es necesario al iniciarla una familiarización suficiente para preparar el programa. Verificación.- Mediante la realización de pruebas sobre las transacciones, igual que en las auditorías financieras, los auditores pueden determinar el grado real de acuerdo entre los controles, las actividades y las descripciones escritas u orales que la dirección les ha transmitido. La verificación requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente mediante muestreo estadístico. El tamaño de ésta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población desde la cual se seleccionó. Al realizar la verificación, los auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, período correcto y costo. Cuando han establecido el grado en el que las transacciones son correctas y se manejan rápida y económicamente, determinan si se puso en práctica o no lo siguiente:

1. La estructura organizativa y la asignación de funciones cumplen los planes de control de la dirección del departamento. 2. Se llevan a la práctica los procedimientos establecidos por la dirección. 3. Se realizan las verificaciones internas establecidas. 4. Los procedimientos prescritos y otros controles son efectivos para la coordinación del trabajo con el realizado en los otros departamentos. 5. Los registros operativos y los informes son completos, oportunos, fiables y significativos. 6. Las normas de ejecución proporcional bases efectivas para la evaluación de los resultados operativos. La evidencia obtenida debe registrarse en los papeles de auditoría. La marca de calidad del auditor profesional es el desarrollo de unos papeles de trabajo bien estructurados, que no requieran explicaciones orales, que sean comprensibles y creíbles. Evaluaciones y recomendaciones.- Para los auditores con experiencia, la evaluación comienza al inicio de su revisión y continúa durante la fase de familiarización. Frecuentemente, una primera impresión 27

de la actividad indica al auditor si ésta está bien controlada o si, por el contrario, algo va mal. A través de la verificación esto puede confirmarse, o las pruebas pueden revelar condiciones no detectadas durante el estudio inicial. La evaluación final, o la confirmación de la impresión inicial, no se tiene hasta los resultados de tales pruebas. Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro de que se comprende la actividad, que la evaluación contiene la verdadera medida de la misma y que las recomendaciones toma en cuenta todos los factores que afectan a la operación. Como resultado de su examen y evaluación, el auditor debe estar en una posición en la que pueda responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Operan efectivamente los controles establecidos? Si no, ¿qué medidas constructivas pueden recomendarse? 2. Si existen desviaciones numerosas de las políticas y procedimientos establecidos, ¿está la razón con las políticas y procedimientos o con los otros factores? 3. ¿Están los controles y prácticas del departamento de acuerdo con la política de la empresa? Si no, ¿qué se recomienda? 4. ¿Ayudan los controles establecidos a que la dirección alcance los objetivos operativos? 5. ¿Utiliza la dirección operativa sus controles para obtener las máximas ventajas? 6. ¿Sigue la estructura de las cuentas, registros e informes, el modelo de responsabilidad operativa y está de acuerdo con la forma en que la dirección analiza sus operaciones? 7. ¿Existe la adecuada coordinación y cooperación con los otros departamentos? ¿Existen lagunas o duplicaciones de controles? Al hacer sus recomendaciones a la dirección los auditores deben ver los problemas desde la perspectiva de ésta. Deben sopesar los beneficios de las salvaguardas logradas al incrementar el control, y compararlos con los costos en que incurrirá. Deben sopesar la extensión del riesgo contra el volumen de pérdida potencial. Naturalmente, existirán ocasiones en que los auditores se encontrarán en una situación fuera del alcance de su experiencia o entrenamiento (cuando no estén en posición para hacer sugerencias prácticas que corrijan la aparente deficiencia). Entonces deben presentar sus hallazgos a la dirección, especificando que todos los hechos se han presentado adecuadamente y dejando que sea ella quien determine la acción correctora que debe tomarse. Informe.- El informe no debe reservarse para la conclusión del examen. Los auditores proporcionan un mejor servicio a la gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado.

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Los asuntos menos importantes usualmente pueden aclararse a medida que la auditoría va progresando, y no es necesario incluirlos en el informe formal. Será suficiente hacer una referencia a los mismos en los papeles de trabajo, mencionando cómo se corrigieron. Generalmente los asuntos de mayor importancia deben comentarse con los niveles más bajos de la dirección con capacidad para ejecutar acciones correctoras. Cualquier informe formal que le muestre a la gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección general como de la operativa. A pesar de que los auditores no están obligados a ofrecer soluciones para los problemas que encuentren (la responsabilidad de corregir los defectos corresponde a la dirección operativa), los hallazgos de la auditoría recibirán una atención mayor si se acompañan de sugerencias razonables y económicas.

2.2.2.1.4 Programa De Auditoria Operativa El programa de auditoría operativa se preparará mejor después de un estudio preliminar. El auditor experimentado generalmente rehúsa programas estándar debido a que las operaciones y la mayoría de los sistemas contables cambian a menudo de una auditoría a otra. La auditoría operativa generalmente incluye la evaluación de lo adecuado y efectivo de los controles designados para realizar los objetivos de dirección en la organización o función que se está revisando. Para permitir tal evaluación, el programa debe tener dos conceptos claves:

los objetivos y los

controles. El auditor normalmente prepara el programa después de que el estudio preliminar le ha proporcionado una razonable familiaridad con los objetivos de una actividad y con los controles necesarios para llevarlos a cabo. El motivo del programa es establecer guías por las que los auditores puedan realizar los propósitos del encargo de auditoría y obtener la evidencia necesaria que proporcione las bases para emitir una opinión. En algunas actividades los auditores están lo suficientemente familiarizados con la operación como para poder emitir una opinión sobre la efectividad de su realización. Para otras, que sobrepasen su competencia técnica, solamente podrán emitir una opinión sobre lo adecuado y efectivo de los controles administrativos. Por ejemplo, en el caso de una actividad administrativa como archivar formatos, el auditor estará cualificado para emitir una opinión sobre la efectividad de la actividad en sí misma. Sin embargo, en la preparación de los dibujos de ingeniería para los que se prepararon los

29

formatos, el auditor quizá quiera restringir su opinión sobre lo adecuado y efectivo de los controles sobre tal actividad. En cualquier circunstancia, el programa de auditoría sirve mejor para sus propósitos si establece los objetivos principales de operación determinando los controles que están, o que deben estar, instalados, y enumera las pruebas sobre las transacciones que deben hacerse. A continuación se describe un programa para una función de compras que muestra de forma general cómo están unidos conjuntamente los objetivos de operación, los controles clave relacionados con ellos y las pruebas sobre las transacciones.

Objetivos de la operación El objetivo principal de la función de compras es obtener el producto adecuado al precio correcto, en la cantidad y en el tiempo correcto. Controles clave sobre la operación El sistema de control diseñado por la dirección para lograr su objetivo incluye procedimientos, instrucciones, informes, métodos y mecanismos. Estas medidas de control usualmente operan de la siguiente manera:

1. Para estar seguros de que se obtiene el producto correcto, un control en forma de procedimientos escritos proporciona a la organización compradora la posibilidad de poder actuar solamente en el momento de la recepción de una solicitud de compra apropiadamente aprobada, con el soporte, cuando es necesario, de las especificaciones de ingeniería del producto que se pretende obtener. 2. Para estar seguro de que se obtiene el precio correcto, se establecen las siguientes medidas de control: a. Unos procedimientos escritos que requieren ofertas competitivas de compras cuando se sobrepasa un montante especificado. b. Una forma de organización que prevé la aprobación de un supervisor de las ofertas que deben solicitarse y unos métodos que proporcionen una vigilancia estricta sobre las ofertas, solicitudes y recibidas.

30

c. Unas tarjetas de precios que muestren todas las compras anteriores del mismo producto y un requerimiento para que estas tarjetas acompañen al paquete de la compra en la revisión del supervisor. d. Instrucciones por escrito para que los pedidos de compra sean firmados por los supervisores de los niveles apropiados, dependiendo del montante implicado. 3. Para tener la seguridad de si la cantidad comprada es la correcta, deben establecerse unos procedimientos por escrito que prevean que las cantidades estipuladas por la unidad solicitante no puedan ser modificadas (excepto dentro de ciertos límites) sin la autorización por escrito de tal unidad. 4. Para estar seguros de que los productos comprados se obtienen oportunamente, se establece un control en forma de procedimientos, mecanismos e informes. Cada comprador debe poner pestañas de color identificativas sobre las copias de sus pedidos, de tal manera que muestren las fechas de vencimiento, tal y como se planificaron, y la fecha de retraso de los pedidos. Adicionalmente, se prevé un control en forma de un informe periódico a la dirección para mostrar las medidas tomadas para corregir los retrasos. Pruebas operativas Después del examen y evaluación del sistema de control, y a la luz de los objetivos principales, los auditores realizan las pruebas apropiadas para determinar si los controles actuales operan como está establecido. También querrán ver si cualquier control actual puede ser seguramente ineficaz en algunos aspectos, o si son necesarios controles adicionales. Las pruebas pueden incluir:

1.

La verificación de que los pedidos de compra tienen la justificación de documentos y

especificaciones apropiadamente autorizadas. 2. La revisión de la operación sobre las de las ofertas, mediante pruebas de ofertas seleccionadas, determinando si existe una justificación adecuada para no haber solicitado ofertas o para no haber pedido a los ofertantes precios más bajos, y examinar la aprobación de los supervisores. 3. La verificación de modificaciones significativas de las cantidades pedidas en relación con las aprobadas por las unidades que las solicitaron. 4. El examen de las pestañas en los pedidos abiertos; la verificación de si son adecuadas y un examen de los informes sobre los pedidos recibidos con retraso y la evaluación de la efectividad de las medidas tomadas para corregir esta situación.

2.2.3 EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONAL 31

Todo trabajo de auditoría, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificación; ejecución del examen; e informe.

Figura # 2

Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete 2.2.3.1 Planeación y Programación de la Auditoría La planeación y programación del trabajo de una auditoría operacional se efectúa en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programará el trabajo de la Fase I y con base en sus resultados se programará la Fase II, y así sucesivamente. La presupuestarían del tiempo a insumir en la ejecución de una auditoría operacional es de por sí difícil; pero lo es aún mas cuando se trata de una primera auditoría para una entidad o 32

simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecución de cada una de las cinco fases del proceso de auditoría operacional, como resultado de la planeación general del trabajo que dio origen a los Términos de Referencia. Con la elaboración de este cronograma termina la preparación de la auditoría y con base en él, se procederá a la ejecución de cada una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se esquematizan en el Figura Nº 3 y se explican a continuación. Figura # 3 “Proceso de Auditoria Operacional”

Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete 33

2.2.3.2 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR El objeto de esta fase del proceso de Auditoría Operacional, es el de obtener información sobre la entidad, organismo o empresa pública, la cual deberá servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustración general del personal de Auditoría que sea agregado a la ejecución del trabajo.

2.2.3.2.1 Recopilación de Información Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en el tiempo más corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos: 2.2.3.2.2 Antecedentes 

Por qué y para qué se creó la empresa o entidad



Cambios en los objetivos iníciales



Informes financieros recientes



Informes técnicos recientes

2.2.3.2.3 Marco Legal 

Disposición legal de creación



Estatutos



Reglamentos



Pacto o Convenio Laboral



Leyes, decretos y demás normas de carácter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa.

2.2.3.2.4 Organización

34



Organigrama



Asignación de Responsabilidad



Delegación de autoridad o grado de autonomía



Manual de Funciones



Reglamento Interno o Manual General Administrativo

2.2.3.2.5 Operaciones 

Operaciones actividades de importancia



Manuales de procedimiento

2.2.3.2.6 Financiamiento 

Fuentes de Financiamiento



Presupuesto

2.2.3.2.7 Control 

Manual de Auditoría Interna



Manuales específicos de control

2.2.3.2.8 Información Adicional La demás información de carácter interno o externo, que tenga relación con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la Auditoría Operacional. 2.2.3.2.9 Características de la Fase I de Estudio Preliminar La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes características: 

No es una lectura detallada de información o de manuales 35



Es un proceso rápido de recopilación de información escrita y mediante entrevistas con funcionarios.



Si en la ejecución de esta fase se observan indicios de áreas críticas, no se deben examinar; solamente se dejará constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

2.2.3.2.10 Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar A continuación se relacionan los procedimientos de carácter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditoría. 

Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y demás funcionarios de importancia, para obtener información sobre los 7 aspectos.



Recopilación de la información sobre dichos aspectos.



Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.

En síntesis la fase de estudio preliminar en auditoría operacional es similar a la auditoría financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la información a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditoría, y, en que para su revisión y análisis existe una fase específica en el proceso. 2.2.3.2.11 Modelo de Programa General para la Ejecución de la Fase I En las páginas siguientes se presenta un modelo del Programa de Auditoría para el desarrollo de la Fase I del proceso de auditoría operacional de una entidad u organismo público (Cuadro Nº2). Este Programa debe ser preparado por el Supervisor del equipo de Auditoría con la colaboración del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobación de la Dirección específica a la cual corresponda la entidad que se está auditando. Igualmente, 36

deberá ser adaptado a las características de la entidad, organismo o entidad pública respectiva.

CUADRO Nº 2 AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Organismo o entidad) MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE I ( Estudio Preliminar o Recopilación de Información) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO:

FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS 1. OBJETIVO DE LA FASE I

Recopilar información, clasificarla y referenciala, sobre los 7 aspectos a que se refiere la Sección 3.3.1 anterior. 2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Prepare un calendario para las entrevistas con el Ministro y Viceministros o Autoridades de la entidad (si este procedimiento no se cumplió en la reunión inicial de presentación del Equipo de Auditoría) y con los Directores de Áreas y Subáreas, con el fin de explicarles el objetivo de la auditoría e identificar y solicitar información adicional a la ya identificada en la elaboración de los Términos de Referencia y que no esté en los archivos de la Contraloría. 2.2 Recopile información escrita sobre: a. Antecedentes 37

Ref. P/T

Ejec. Por

b. Marco legal c. Organización d. Operaciones, Proyectos y Programas e. Financiamiento f.

Control

g. Información Adicional

2.3 Obtenga información verbal sobre los aspectos que no Existiere información escrita (Elabore un calendario de entrevistas y tramítelo con el Coordinador de la Entidad). 2.4 Visite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y establezca con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva dirección. En esta visita salude a los funcionarios responsables de las dependencias y explíqueles brevemente el enfoque constructivo de esta auditoría. Deje constancia por escrito de esta visita. 2.5 Clasifique la información recopilada (incluyendo la que esté en poder de la CGR, por cada uno de los 7 aspectos ya mencionados. Para cada aspecto referencie cada uno de los documentos de la información con una relación sumaria del respectivo aspecto y arme los siete legajos correspondientes. (Uno para cada aspecto). Nota:

Los

programas

detallados

para

desarrollar

los

procedimientos generales, serán elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. REVISADO:

FECHA: Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.2.3.3 FASE II: COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA

38

En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la entidad, organismo o empresa pública. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta – Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

2.2.3.3.1 Actividades Mínimas para Comprender la Entidad Auditada 

Determinar por qué se creó la entidad, organismo o empresa pública. Cuál fue la necesidad de su creación y los propósitos u objetivos que señalaron su creación.



Determinar si los objetivos iniciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.



Determinar con claridad la misión primordial de la entidad, organismo o empresa pública y cuáles son los objetivos principales para alcanzar la misión primordial.



Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propósitos de cada actividad.



Determinar con claridad la regulación de carácter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pública.



Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento serán o no revisados posteriormente según la determinación de las áreas críticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditoría operacional el Auditor habrá adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que está actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones válidamente con los funcionarios de la administración. Una de las evidencias de que el Auditor ha cumplido con los objetivos de la fase, es la presentación gráfica de la misión primordial, los objetivos principales y las operaciones o actividades más significativas, jerarquizando su importancia mediante la asignación de un número en orden

39

consecutivo correspondiendo el No.1 a la mayor jerarquía. Esta presentación gráfica constituye lo que se denomina el "Árbol de Misión, Objetivos y Operaciones". Un modelo de gráfico se presenta a continuación en el Figura Nº 4.

Figura # 4

Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.2.3.3.2Modelo de Programa General de Auditoría para la Ejecución de la Fase II A continuación, en el Cuadro Nº 3, se presenta un modelo de programa general para la ejecución de esta Fase: 40

CUADRO Nº 3 AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Organismo o Entidad) PROGRAMA GENERAL DE LA FASE II (COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO: OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS

REF. P/T

EJE. POR TOTAL HORAS

1. OBJETIVO DE LA FASE II

El propósito de esta Fase es que el equipo responsable de la auditoría comprenda la misión principal, los objetivos principales y las operaciones de importancia del ministerio o entidad auditada. Igualmente, que el equipo tenga claridad sobre la organización, procedimientos generales, fuentes de financiamiento y demás aspectos de importancia, relativos al ente auditado. Esta Fase se basa en los resultados de la Fase I de Estudio Preliminar.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Analice la información sobre antecedentes recopilada en la Fase I y determine con claridad:

41

a. Por qué y para qué se creó el ministerio o entidad auditada b. Si los objetivos iniciales han sido modificados desde su creación hasta la fecha de inicio de la auditoría.

2.2 Analice los antecedentes, marco legal y planificación estratégica de la entidad auditada y establezca con claridad la visión y misión primordial actual y los objetivos principales que debe desarrollar para cumplir su misión primordial. 2.3 Analice la información sobre marco legal de la entidad auditada y establezca y relacione o liste con precisión las disposiciones legales vigentes que regulan las operaciones y actividades, indicando los aspectos que regulan o reglamentan. 2.4 Analice la información sobre organización de la entidad auditada y establezca con claridad la organización formal y real, las principales delegaciones de autoridad y asignación de responsabilidades a las diversas unidades que integran la organización. 2.5 Analice la información sobre operaciones de la entidad auditada y determine con claridad las operaciones típicas de importancia que debe ejecutar en el año actual para lograr los objetivos principales y las actividades que debe cumplir para desarrollar las operaciones de importancia. Deben incluirse los Proyectos y sus operaciones principales, que se hayan terminado o estén en ejecución en el año actual. Indique los procedimientos generales para la ejecución de las operaciones principales de la entidad auditada. 2.6 Analice la información sobre financiamiento de las operaciones de la entidad auditada y establezca con claridad las principales fuentes de recursos para el año actual y previstas para el año siguiente, especificando

42

ingresos presupuestales corrientes, ingresos derivados de crédito externo, ingresos por donaciones y fuentes de recursos propios. 2.7 Establezca las generalidades del sistema de control interno y externo. En cuanto al control interno deje constancia de la existencia de una unidad de auditoría interna y de su composición. Si además de esta unidad, existen otras unidades o dependencias que ejercen controles internos de cualquier clase, indique claramente en los papeles de trabajo cuáles son esas unidades y la clase de control que ejercen. En cuanto al control externo indique si además del control que corresponde a la CGR, la entidad contrató con una firma privada de contadores públicos, en el año anterior y en el año actual, servicios de auditoría externa de la entidad o de cualquiera de sus Proyectos y si tiene previsto contratar estos servicios en el año próximo. 2.8 Analice la información adicional que haya recopilado y liste o indique los aspectos principales a que se refiere. 2.9 Elabore el árbol de la misión primordial, objetivos principales, operaciones y actividades de importancia. De ser necesario elabore varios árboles que faciliten la comprensión gráfica de los objetivos, operaciones y actividades de la entidad. 2.10 Correlacione el árbol de misión, objetivos principales y operaciones principales con la estructura orgánica de la entidad Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, serán elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. FECHA DE FINALIZACION: REVISADO:

FECHA: 43

Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.2.3.4 FASE III - IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRÍTICAS QUE SERÁN AUDITADAS 2.2.3.4.1 Aspectos Básicos El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios años de auditoría. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoría es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un número que razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo también prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del sector público, una adecuada planificación del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pública de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus áreas más importantes en el transcurso de varios años, que se contemplarían en el plan general. La realidad respecto a una entidad específica es que se hace necesario identificar cuales áreas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquélla que tendrá la prioridad en la evaluación. Por principio de auditoría operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las áreas débiles o críticas y dentro de estas seleccionar las más significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicación de la auditoría operacional. El grado de dificultad en la identificación y selección de las áreas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y justificadas para sugerir el área a ser examinada; o la Contraloría conoce previamente problemas o debilidades específicas en la entidad; o en la entidad existen áreas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoría financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditoria financiera indican que áreas se consideran críticas para ser sometidas a auditorías operacionales.

44

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia ), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no será óptima. Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de identificación de áreas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de auditoría. De otra parte, si la Contraloría ha realizado auditoría financiera previamente a la auditoría operacional que se practicará , la evaluación del control interno que se haya efectuado debería indicar las áreas débiles de la entidad, resultado que sería utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la selección del área a examinar y evaluar. Por tanto, es conveniente que la evaluación de la eficacia del sistema de control interno que efectúe la Contraloría en ejercicio de la auditoría financiera, no solo se enfoque a los propósitos de este tipo de auditoría, sino que también debe proporcionar resultados útiles a futuras auditorías operacionales. De no ser así, en esta fase o etapa del proceso de auditoría operacional se revisaría y evaluaría el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la organización administrativa que amerite orientar hacia ellas la acción de auditoría operacional. Para el efecto con base en la información acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarán operaciones típicas y representativas de todas las actividades, examinándolas para obtener evidencias prácticas sobre: 

Forma en que se efectúan las operaciones en la realidad.



Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento



Resultados de las transacciones según los objetivos, políticas y normas .

El auditor operacional considerará en la evaluación, con respecto a cada área de actividades, los elementos básicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluación del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administración y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el análisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluará los elementos relativos al proceso de control interno de carácter gerencial u operacional que se señalan a continuación.

2.2.3.4.2 Control Interno Operacional 45

El control interno operacional para una entidad o de un área determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: 

El Desarrollo de los Objetivos

El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben señalar los objetivos de la Unidad y las metas periódicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y políticas generales de la organización como conjunto. La Efectividad del control interno operacional está relacionada directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas.



La medición de los resultados

Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medición del rendimiento actual para determinar si la unidad está progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta información tiene que estar disponible oportunamente.



Comparación del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas

Esta comparación hace posible la identificación de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos débiles en el proceso.



Análisis de las causas de las diferentes desviaciones

Determinar por que resultaron las desviaciones significativas.



La determinación de la acción gerencial apropiada

Al analizar la situación es necesario determinar que acción correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.



La toma de acción

La acción correctiva debe ser tomada lo más rápido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos.



Revisión continua

46

Después de haber efectuado la acción correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.

2.2.3.4.3 Selección de las áreas débiles o críticas Al finalizar la evaluación del control interno, el auditor con base en los resultados de esta evaluación establecerá las áreas débiles o críticas, que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionará dentro de éstas las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoría operacional. El alcance del examen detallado estará relacionado con los recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medición y de información sobre los resultados obtenidos en la ejecución de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto también podrá reducir su examen a las operaciones o actividades mas importantes del área crítica seleccionada para efectuar su evaluación en un tiempo razonable. Para poder identificar las áreas Débiles o Críticas, el auditor operacional debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administración y en las áreas tanto de administración como sustantivas. En dicha matriz presentará a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha se titularán los objetivos del Control Interno, los sistemas de administración y las áreas de la entidad. Con una x se marcará, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el último renglón se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administración y cada área de la entidad. Los sistemas y áreas con más x serán los sistemas y las áreas débiles o críticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionará las más importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Fase II y dentro de estas, escogerá las más propicias para el examen detallado.

2.2.3.4.4 Modelos de Programa General para la Ejecución de la Fase III

47

A continuación se presenta un modelo de Programa General para la Ejecución de esta Fase III (Cuadro Nº 4).

CUADRO Nº 4 AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad) MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE III (IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS CRITICAS O DÉBILES A SER AUDITADAS O EXAMINADAS EN DETALLE) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO:

FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO DE LA FASE III

El propósito de esta Fase es el de identificar las áreas débiles o críticas de la entidad, mediante la evaluación del control interno contable financiero y operacional o gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar las mas importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoría. Las limitaciones de tiempo y de recursos pueden limitar el alcance de la auditoría operacional a una sola área, en cuyo caso se seleccionarán las operaciones o actividades mas importantes que de acuerdo a la disponibilidad de recursos puedan ser examinadas a profundidad. 2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Identifique los ciclos de transacciones de la entidad, elabore los flujo gramas respectivos y efectúe pruebas de

48

REF. P/T EJE.

TOTAL

POR

HORAS

recorrido. 2.2 Analice el diseño de los sistemas de administración financiera. 2.3 Identifique los controles clave y deficiencias y formule conclusiones al respecto. 2.4 Compruebe el funcionamiento de los sistemas. 2.5 Evalúe el control interno operacional o gerencial. 2.6 Elabore un informe sobre la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administración y la efectividad del control gerencial u operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para mejorar. 2.7 Identifique las áreas débiles o críticas, con base en los resultados de la evaluación del control interno. 2.8 Seleccione según su importancia el área débil o crítica hacia la cual se orientarán los esfuerzos de auditoría y dentro de ésta las operaciones que se examinarán en detalle. Nota 1: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, serán elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. FECHA DE FINALIZACIÓN: REVISADO:

FECHA: Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.2.4 FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE AREAS CRITICAS 49

Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoría operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditoría son limitados para examinar en detalle todas las operaciones del área o existen limitaciones de tiempo para la ejecución del examen detallado, el alcance del trabajo se podrá limitar a algunas de las operaciones más significativas, de tal forma que se puedan obtener resultados en un tiempo prudencial. Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor operacional tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean significativos y tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe.

2.2.4.1 Actividades que Comprende el Examen Detallado de las Áreas Críticas o Débiles Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deberá desarrollar las siguientes actividades:



Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que tenga relación con el área crítica seleccionada.



Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc.



Determinación de la precisión, confiabilidad y utilidad de la información del área para uso de la gerencia o dirección de la entidad.



Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto programático o en el Programa Anual de Operaciones PAO, estándares de desempeño, indicadores de rendimiento).



Determinación de la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas.

50



Selección de la operación u operaciones que se consideren más importantes o significativas y dentro de estas las más viables, para ser examinadas a profundidad.



Identificación y desarrollo de las características de los posibles hallazgos de auditoría operacional (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del área examinada están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del área o unidad y de la entidad y para establecer la economía y eficiencia en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las áreas criticas.



Formulación de las conclusiones e identificación de las recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditoría operacional.

Los anteriores puntos serán la base para elaborar el Programa general de la Fase, el cual contemplará como último procedimiento la discusión de los resultados de los HAO con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.

2.2.4.2 Programas de Auditoría para el Examen de las Áreas Críticas Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos generales de auditoría operacional para desarrollar la Fase IV, pero será necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, según sean el tipo y la naturaleza del área, unidad u operaciones que serán evaluadas. Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indicó en la sección dedicada a la metodología, en auditoria operacional los programas deberán ser lo suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación. A continuación se presenta un modelo de Programa General de la Fase IV de una auditoría operacional (Cuadro Nº 5), en el cual se incorporan las actividades básicas mencionadas y que deberá desarrollarse mediante la elaboración de programas a la medida para la ejecución de cada uno de los procedimientos. 51

CUADRO Nº 5 AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad) PROGRAMA GENERAL DE LA FASE IV (EXAMEN DETALLADO DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRITICAS) AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO: OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO DE LA FASE IV

Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el grado de efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y para formular las conclusiones y recomendaciones para mejorar dicho grado. 2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Revise detenidamente la información recopilada en las Fases anteriores que tenga relación con el área crítica. 2.2 Recopile información adicional sobre el área por medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones

y

por

otros

medios

que

considere

conveniente. 2.3 Determine la precisión, confiabilidad y utilidad de la

52

REF. P/T EJE.

TOTAL

POR

HORAS

Información para uso de la gerencia o dirección. 2.4 Clasifique los posibles criterios de medición que se podrán utilizar (Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto programático o en el Programa Anual de Operaciones PAO, estándares e indicadores) 2.5 Determine la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. 2.6 Seleccionar la operación u operaciones que se consideren más importantes o significativas para ser examinadas a profundidad. 2.7 Identifique y desarrolle las características de los posibles Hallazgos de Auditoría Operacional (HAO). 2.8 Establezca sí las operaciones seleccionadas del área Examinada están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del área o unidad y de la entidad. 2.9 Establezca la economía y eficiencia de las operaciones 2.10 Redacte las conclusiones de los HAO. 2.11 Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en los HAO. 2.12 Discuta los HAO con los funcionarios responsables de las operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los mismos. Nota: Los programas detallados para desarrollar los 53

procedimientos generales, serán elaborados a la medida por el Auditor Encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor. FECHA DE FINALIZACION: REVISADO:

FECHA: Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.2.5

CARACTERÍSTICAS

DEL

HALLAZGO

DE

AUDITORÍA

OPERACIONAL Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economía o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoría operacional. En cumplimiento del examen detallado de las áreas críticas o débiles (4ta.fase o etapa del proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus características. Las características del hallazgo de auditoría operacional son cuatro a saber: * La Condición Esta característica está dada por la situación actual encontrada por el auditor ( Lo que es ) . * El Criterio El criterio, está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que ¨ el criterio ¨ es ¨ lo que debe ser¨, es decir la situación ideal. * El Efecto Es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos irrescatables. * La Causa

54

Es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la condición.

2.2.5.1 Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las características de un hallazgo estará en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solución, para formular finalmente la recomendación o recomendaciones, propósito de su trabajo.



La Conclusión es la síntesis redactada con objetividad y con impacto, de las características del hallazgo (condición, criterio, efecto y causa). Dicha síntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.



Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarán orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoria operacional, deben ser practicables, útiles y costeables.

Finalmente, la evaluación del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo.

2.2.5.2 Programa de Evaluación de un HAO La evaluación de los Hallazgos de Auditoría Operacional debe efectuarse mediante el desarrollo de programas específicos. 2.2.5.3 Constancia de las Evidencias de la Evaluación de los HAO en Papeles de Trabajo La esencia de la ejecución de la Fase de examen detallado de las áreas críticas es la evaluación de los hallazgos. Le corresponde por lo tanto al auditor operacional dejar constancia de las evidencias de esta evaluación en papeles de trabajo, en concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua, NAGUN.

55

La teoría general de los Papeles de Trabajo en auditoria financiera es aplicable y adaptable a los requerimientos de papeles de trabajo en auditoría operacional. A continuación se presentan los aspectos más significativos de dicha adaptación.

2.2.5.3.1 Papeles de Trabajo en Auditoría Operacional Los papeles de trabajo en auditoría operacional son el conjunto de cédulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de:



Información obtenida en el transcurso del examen.



Evaluación de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la identificación y selección de las áreas críticas.



La evaluación o desarrollo de los hallazgos.

2.2.5.3.2 Cédulas Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analíticas. Las cédulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO (condición, criterio, efecto, causa, conclusión y recomendación). Las cédulas analíticas sustentan, fundamentan o demuestran los HAO.

2.2.5.3.3 Documentos Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del Auditor.

2.2.5.3.4 Utilidad de los Papeles de Trabajo En auditoría operacional los papeles de trabajo sirven para: 

Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia.



Suministrar información suficiente para la preparación del Informe de Auditoría Operacional 56



Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditoría.



Permitir la supervisión del trabajo de Auditoría.



Guiar la conducción de Auditorías Operacionales subsiguientes.

2.2.5.3.5 Normas de preparación de los Papeles de Trabajo 

Debe tener un encabezamiento que indique el área bajo examen o evaluación, la fecha de la evaluación y el título de su contenido.



Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramática.



Deben ser elaborados con limpieza y matemáticamente exactos



Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor.



Deben contener las informaciones que demuestren la realización de las pruebas y procedimientos realizados.



Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisión no requiera de la presencia de quien los elaboró.

2.2.5.3.6 Índice Es la codificación de las áreas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.

2.2.5.3.7 Marcas Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas, observaciones y explicaciones.

2.2.5.3.8 Archivo de los Papeles de Trabajo 

Archivo corriente está compuesto por los papeles de trabajo de interés exclusivo para una Auditoría determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorías posteriores, como son los análisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditoría, etc. 57



Archivo Permanente está integrado por los papeles de trabajo de utilización continua o necesarios en auditorías posteriores como son: disposiciones legales, políticas, procedimientos, organización de la entidad, evaluación de control interno, etc. Este archivo es similar al Expediente Continuo de Auditoría (ECA) que actualmente utiliza la Contraloría.

Finalmente, es importante señalar que en auditoría operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditorías financiera ya elaborados, como cédulas analíticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditoría operacional es parte de una auditoría con enfoque integral.

2.2.5.3.9 Modelo de Cédula Sumaria de un HAO En la siguiente página se presenta un modelo de Cédula Sumaria de un HAO.

Figura #5

“Modelo de Cédula Sumaria de un HAO”

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Fuente “Auditoría Interna Operacional” Elaborado por Mercedes Navarrete

2.2.6 FASE V - COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.6.1 Aspectos Básicos de la Comunicación de Resultados El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditoría. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. 59

La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoria operacional, se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Asimismo, la comunicación oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentación equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas. El auditor Operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los principios para redacción del informes y si es el caso consultar bibliografía al respecto, para asegurarse de la adecuada presentación del informe final. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos:



Importancia.



Utilidad y Oportunidad



Sustentación exacta, suficiente y adecuada



Convicción



Objetividad y Concisión



Integridad



Tono Constructivo

2.2.6.2 El Informe de Auditoría Operacional 2.2.6.2.1 Contenido del Informe El informe de auditoria operacional, puede contener básicamente las siguientes partes:



Síntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo)



Información introductoria (Introducción) 60



Resultados de la Auditoría (Capítulos individuales sobre hallazgos de auditoría)



Anexos (cuando sean considerados necesarios)

2.2.6.2.2 Síntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo) En esta parte del Informe el Auditor deberá exponer brevemente las características de la auditoría realizada y las conclusiones y recomendaciones mas significativas de su trabajo, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rápidamente una visión general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad motive a los interesados (Congreso Nacional, Accionistas, Ministros, Director, Gerente, etc.) en su cuidadosa lectura.

2.2.6.2.3 Información Introductoria El Auditor deberá incluir en su informe una introducción, en la cual hará referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creación, naturaleza y determinación de sus actividades, organización y administración, en términos muy generales. Igualmente, manifestará en la introducción las áreas examinadas y la naturaleza y alcance del examen practicado. En resumen, en esta parte del informe se incluirá cualquier antecedente y datos que puedan ser útiles para leer los demás capítulos, teniendo especial cuidado de no presentar información innecesaria que pueda tratarse en las secciones que siguen y de que no exceda de tres o cuatro páginas.

2.2.6.2.4 Resultados de la Auditoría (Hallazgos de Auditoría Operacional) En estas secciones del Informe deben presentarse suficientemente sustentados y en orden de importancia, respecto a las áreas críticas examinadas, los hallazgos desarrollados durante la Auditoría. Debe tenerse en cuenta que para cada hallazgo de Auditoría es conveniente destinar una sección o capítulo en esta parte del Informe, siguiendo el siguiente orden: Conclusión a. Condición 61

b. Criterio c. Efecto d. Causa Comentarios de los funcionarios responsables Recomendaciones, incluyendo cualquier acción ya tomada al respecto La presentación de cada HAO debe llevar como título el asignado al respectivo hallazgo en la Sumaria; pero no es necesario que al presentar los hallazgos se titule cada una de las características o elementos de los mismos, excepto las recomendaciones. Basta relacionarlos en párrafos consecutivos siguiendo el orden anterior.

2.2.6.2.5 Anexos Finalmente, en el Informe el auditor operacional podrá adjuntar los documentos que considere estrictamente necesarios o sea aquellos que por su naturaleza no pudieron desmembrarse y presentarse para su análisis en la sección correspondiente. El auditor operacional debe tener en cuenta que remitir al lector el examen de anexos presentados al final del informe, desmotiva el interés en la lectura de un documento.

2.2.6.3 Requisitos del Informe. El Informe del Auditor, debe tener los siguientes requisitos mínimos:

La Claridad y Simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una cabal comprensión de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el Informe está falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretación, ocasionando de este modo que, se torne inútil y/o pierda su utilidad. La Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misión respecto a la Exactitud, es presentar información digna de creencia y confiabilidad, es decir 62

que no genere duda, porque si esto último ocurriera, el Informe perdería su validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional. Concisión, El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias así lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes. El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe.

Oportunidad, Los Informes, deben ser Oportunos, de modo tal que la administración de la empresa pueda tomar acción inmediata;, los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar la forma de su presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales. Utilidad, El Informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó, es decir, si el contrato fue examinar el área de ventas, pues debemos informar sobre esa área, de tal manera que la empresa conozca la situación, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés; esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompañada de su correspondiente recomendación. Tono , El Informe, debe tener un Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideración las virtudes de la cortesía y el respeto; además no deben menospreciarse los métodos de trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe utilizarse jerga.

Sustentación, El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; así mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciación entre lo que son: hechos, opiniones y, declaraciones. Integridad, Además de las características o requisitos ya indicados, el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, además debe contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones, con el fin de tener una información 63

completa.

3

EL AUDITOR

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3.1RESPOSABILIDAD Y FUNCIONES DEL AUDITOR INDEPENDIENTE. 3.1.1 COMPENDIO El propósito del auditor independiente es determinar si los estados financieros del cliente son presentados de manera razonable, en todos los posibles aspectos y de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Esta determinación solo puede afectarse después que el auditor ha realizado una auditoria de acuerdo con las NAGA. Una firma de auditoria tiene la responsabilidad de diseñar un sistema de control de calidad que asegure razonablemente que las normas profesionales serán seguidas en una auditoria.

3.1.2 PAPEL DEL AUDITOR Lo adecuado de la estructura de control interno de un cliente incidirá directamente sobre la exactitud de los informes financieros del cliente. En otras palabras, cuanto mas es efectiva será la estructura de control, menor será la posibilidad de que aparezcan errores de importancia o irregularidades en los estados financieros. “El auditor puede recomendar cambios en su formato, terminología o contenido o podría de hecho asistir en su preparación. El cliente debe decidir si acepta las recomendaciones del Auditor”.3 “El

Auditor hace uso de una considerable dosis de juicio profesional, Esta basado en y es limitado por la pericia

profesional del auditor”4 La responsabilidad del auditor esta guiada por tres normas importantes (NAGA): 3.1.2.1 NORMA GENERAL Nº 1.- El auditor esta adecuadamente adiestrado en lo técnico y tenga la pericia para actuar como auditor , esto incluye trabajar con materiles técnicos de contaduría así como también una buena educación general . 3.1.2.2 NORMA GENERAL Nº 2.- Establece que un auditor sea independiente , esto se refiere a la imparcialidad del auditor con respecto al cliente y aquellos que confían en los estados financieros . Un auditor no puede ser un empleado del cliente. 3.1.2.3 NORMA GENERAL Nº 3.- Requiere que se ejercite el celo profesional en la conducción del trabajo, incluyendo la preparación de un informe de auditoria. Un auditor puede ser competente e independiente, pero si

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el trabajo no es concluido en forma profesional, las conclusiones expresadas en el informe de auditoria podrían resultar dudosas.

3.1.3 REQUISITOS ETICOS

CONCLUCIONES  La auditoria operacional es de vital importancia sobre todo en las organizaciones gubernamentales ya que estas desarrollan sus actividades sin animo de lucro es asi como los servicios que prestan deben de ser evaluados constantemente para determinar las áreas débiles y criticas.  En la Auditoria Operativa existen muchas dificultades ya que cada examen llega hacer un caso único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia. 66

 La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos.

RECOMENDACIONES  Como futuros auditores la evaluación debe efectuarse de manera secuencial para que existe un mayor rendimiento de la auditoría operacional. Por tal motivo se recomienda iniciar por la comprobación y análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar comprobando y evaluando la eficiencia.  Dado que un área critica supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. Se recomienda que los esfuerzos de auditoría deben orientarse inmediatamente hacia las más importantes de la organización.  Se recomienda el emplear el manual de auditoria eso facilita nuestro trabajo, distribuye de la mejor manera el uso del tiempo y realizar una labor de calidad.

BIBLIOGRAFIA  ALVIN A, Arens y James K. Loebbecke “Auditing: An Integrated Approach” Edición 2da. Hall Englewood  BENJAMIN FRANKLI, Enrique “Principios de Auditoria” Editorial: MC Graw Hill México, 2005 67

 ISO 10011-1-1990 “Guidelines for Quality System as Audits”  OCEANO CENTRUN, “Enciclopedia De la Auditoria” Edición: MC Graw Hill México Pag: 219-241  SIMPOSIO, Segundo “Auditoria Interna Operacional” Editorial: IFESA México, D.F. Pag: 520-585 NETGRAFIA http://atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm http://drupal.puj.edu.co/fileseso

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