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EJE 4 INFORME DE LA AUDITORIA

ESTUDIANTE

MYRIAM ANGELICA GRILLO TRIVIÑO

FUNDACION UNIVERSITARIA AREA ANDINA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 2019 (VIRTUAL) INTRODUCCION En este trabajo se pretende dar un concepto más detallado de la de la auditoria y lograr por medio de este informe que se dé una manera, clara, sencilla y concreta. Colocando en práctica los conocimiento adquiridos en los diferentes ejes presentados dentro del programa Es importante destacar que la auditoria es un examen que se realiza con el fin, de evaluar la eficiencia y la eficacia de la organización Además de ser una revisión metódica, periódica e intelectual de los registros, tareas y resultados de la empresa, con el in de diagnosticar el comportamiento global en el desarrollo de sus actividades y operaciones Por tal motivo se pretende establecer el estado actual de la empresa, en mira de encontrar posibles falencias que puedan impedir el adecuado desempeño de las actividades propias de la empresa, contribuyendo así al mejoramiento de la seguridad, producción servicio y ben manejo de la información, con el fin de que sean tenido en cuenta como observaciones para mejorar

TITULO: PROGRAMA PARA LA EVALUACION DEL PROCESO DE VENTAS PERIODO AUDITAR 1 DE ENERO AL 30 DE ABRIL 2019 OBJETIVO DEL PROGRAMA: La auditoría tiene como propósito evaluar y verificar el cumplimiento el correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento previo adquirido ALCANCE DEL PROGRAMA: La auditoría se aplicará a todas las ventas realizadas por el periodo bajo revisión donde para determinar la muestra se adoptar el siguiente procedimiento a) Se determinara el número de ventas realizadas bajo el periodo de revisión b) E indicara el monto realizado de las ventas en este periodo c) Determinado el número de ventas y el monto de las ventas se procederá a seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en cuenta tanto la ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior a ese valor d) En ningún caso la muestra será inferior a un número de eventos que represente el 10%

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA Evaluar que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturación Analizar que las ventas hechas en el periodo corresponden y concuerdan con el inventario existente Comprobar si la empresa tiene implementado procesos de ventas Analizar el comportamiento de las ventas y el resultado esperado según el objetivo

DIAGNOSTICO El diagnóstico es fundamental en la percepción que nosotros como auditores tenemos en este momento de la organización como producto de nuestra experiencia y visión Si bien aún no exciten los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que e puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeño en el trabajo Con base en este conocimiento se preparó un marco de referencia que es fundamental a razón por la que sirgue la necesidad de aditar, para ello se ha considerado los siguientes elementos.

GENESIS DE LA ORGANIZACIÓN

 Creación de la organización: La empresa esta registrada en la cámara de comercio bajo la estructura de una persona natural como régimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad  Cambios en la forma jurídica: Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una S.A.S

INFRAESTRCTURA

FORMA DE OPERACIÓN

POSICION COMPETITIVA

 Conversiones del objetivo en estrategias: Falta de definición de objetivos para la operación o de ventas y carencia de políticas / falta de vigilancia  Es quema de operaciones  Fallas en la estructura organiza del departamento de ventas. La empresa cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequeña empresa  Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del logro y objetivos  Nivel de desarrollo tecnológico. La empresa a evolucionado pero aún no cuenta con la licencia para todos los software  Ausencia de estudios de mercado en el lanzamiento de nuevos productos  No lleva un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos, no lleva control adecuado al manejo de inventarios ya que la venta de los servicios de minuto e internet quedan registrados en el PC  No hay procedimientos escritos para lo procesos de ventas  No tiene un esquema donde se registre los alcances ni cumplimiento de los objetivos  Presupuesto inexistente, alta de explicación de las deviaciones  Incentivo inadecuados en unción al volumen de compra de los clientes y alta de información sobre los costos relativos  Sistema de distribución inadecuado  Productos y/o líneas con márgenes de utilidad poco satisfactorios  Poco conocimiento de la competencia  Tiene buena posición competitiva frente a su competencia en el sector de las telecomunicaciones  Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organización incentivando al cumplimiento de la visión y misión donde se genere compromiso de los empleados

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROCESO AUDITADO VENTAS

EVALUACION RIESGO No existe un método o una Saber cuáles estrategia en la son las cual se conozca necesidades las necesidades del cliente de los clientes Mercadeo y ofrecimiento del producto

No hay un plan publicitario para el producto

Atención de No existe un los posibles diseño de compradores pronóstico de

ENFASIS

FECHA INICIO

FECHA FINAL

FECHA INFORME

Se requiere verificar con mayor énfasis Buscar una estrategia publicitaria que aumente la ventas Instalación de un programa que arroje un pronóstico de

5/08/2019

30/09/2019

Realización y cierre de ventas

ventas

ventas

No se maneja un manual de funciones

Elaborar un manual de funciones

No existe un diseño de planeación de las actividades

Elaborar un cronograma de actividades

No existe n control interno

16/09/201 9

Implementar un sistema de control interno

ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO Sector al que pertenece: pertenece al sector de telecomnicaciones, como organismo regulador e encuentra la COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIÓN (CRT) ANALISIS SECTORIAL Basado en los activos estratégicos permite comprender el dinamismo que existe en un sector determinado, porque hay empresas que son exitosas y cuáles son sus reales ventajas y capacidades para negociar en mejores condiciones. Este trabajo, se refiere a las ventajas del uso de los activos estratégicos en el análisis sectorial A través del análisis sectorial se persigue al menos dos objetivos claramente diferenciados. Por un lado el analizar la cantidad de competidores, el tamaño del mercado el consumo, las necesidades de capital el crecimiento del sector.

Cada conjunto de empresas que participe en un mimo negocio, será percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza su actividad Lo competidores de otros negocios que se dedican a la misma actividad dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes actividades que orecen ventas de minuto FAMILIARIZACION Familiarización general con el entorno económico, político social y legal, en el que actúa la empresa y con la operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus políticas, su estructura orgánica, sus sistemas, sus procedimientos y sus prácticas, que permita la ubicación de ventas en el lujo de operaciones En esta etapa se puede detectar fallas tales como la carencia de los aspectos que se pretende estudiar, la falta de adecuación de los objetivos específicos de ventas con los generales de la empresa, la no actualización de ellos, etc. Mas específicamente, puede llevarse a cabo investigando, entro otros, las características y estratificaciones de los siguientes aspectos. 

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Los productos que vende la empresa Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales celular, local, internet, internet móvil, servicios de capacitación anillado, laminado, fotocopias, fax, trascripción. Las características de los productos: Artículos de primera necesidad p de lujo, de demanda permanente, estacional o de “moda”. Los servicios de la empresa satisfacen la necesidad de comunicación y contribuyen también a la educación. La política de crédito que se tenga establecida: No maneja ventas a crédito todas las venta son al contado, e internamente manejan compras con crédito a 30 días La política de publicidad establecida: La empresa carece de una política de calidad establecida RIESGOS Y RECOMENDACIONES

FACTOR

RIESGOS RECOMENDACIONES La inexistencia de un análisis que indique los pro Elaborar un plan y los contra pueden conllevar a decisiones poco estratégico detallado acertadas por parte de la gerencia que indique: Plan de acción Los planes no documentados son fácilmente secuencial que defina descuidados conllevando a pérdida de objetivos, etapas

oportunidades

tiempos, responsables y un presupuesto Los planes no documentados conllevan a una deteCOrminado Inexistencia de un mayor susceptibilidad y aun mal interpretados u plan estratégico olvidados por parte del personal Se reduce la posibilidad de evaluar resultados al con contar con una especificación de responsabilidades documentadas Se pierde la posibilidad de obtener financiamientos debido a que el plan indica la serenidad de la empresa por cumplir sus objetivos

Estudio eficiente y formal del mercado

Inexistencia de la documentación de asignación de responsabilidade s

Puede percibirse como una resistencia en acatar Establecer una las preferencias de los clientes conllevando a la estrategia/visión de pérdida de clientes mercado más agresivo tomando en cuenta Perdida de la ventaja competitiva obre el preferencias de clientes mercado conllevando a la pérdida de clientes actuales y clientes potenciales potenciales, aumentar publicidad para expandir el mercado meta y no limitarse a clientes actuales Ineficiencia productiva por parte de los Documentación formal empleados y detallada de la asignación de responsabilidades y la autorización por parte del gerente CONCLUSIONES

La auditoría realizada en la empresa, determino que esta cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en u generalidad en la fase del rpoceso administrativo ya que se tiene este definido en orden y por escrito, aunque no todo, asi como cada uno de los elementos que los integran, tales como:      

Objeticos Misión Visión Reglas Procedimientos Principios

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Valores

Sin embargo, algunos elementos requieren de revisión y actualización para que contribuyan a la calidad de la empresa El trabajo realizado permito determinar las área de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa, anqué se dirija hacia la mejoría continua, existan elementos que le dificulten y/o obstaculicen El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para fomentar el dialogo y la confianza entre el personal y el equipo investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verifico la información proporcionada en lo cuestionarios y por lo tanto tener mas elementos de comparación entre uno y otro empleado y así presentar datos lo mas cercanos a la realidad posible Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solución, las cuales se espera, sean de gran utilidad para la empresa

REFERENCIAS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA.. Recuperado el 19 de septiembre de 2019 de: https://concepto.de/auditoria-administrativa/

Auditoria administrativa (universidad interamericana para el desarrollo, PDF).. Recuperado el 20 de septiembre de 2019 de: https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/AA/S01/AA01_Lectura.pdf